Bilden hämtad från http://www.liu.se/cul-resurser/lips/kartor/fore.htm Projektplanering Om inte projektet planeras noga, kommer det garanterat att misslyckas Projektplanen Krav på en projektplan Beskriver hur projektet ska utföras En specifikation för projektet Planen ska synliggöra för projektmedlemmar (gamla som nya) och andra berörda hur projektet ska utföras Planen är dynamisk och ska hela tiden visa hur projektet ska utföras för att uppsatta mål ska nås Projektledaren ansvarar för projektplanen Nedskriven Beskriva Vad som ska göras Hur det ska göras Vem som ska göra det Vilka resurser som behövs När det ska göras Läsbar för alla Förutseende Så att oväntade händelser kan hanteras Projektplanen Innehåll Exempel på innehåll Projektorganisation Projektmål Resurser Färdigdatum och delleveranser Milstolpar och beslutspunkter Ingående dokument Rapporter Mötestäthet Ingående aktiviteter Tidplan och resursplan I det följande visas exempel på rubriker i LIPs mallen Mer instruktioner finns i LIPs-kompendiet Redaktör = projektledaren 1
Dokumenthistorik Innehåll (2) Version Datum Utförda förändringar Utförd av Granskad 0.1 2008-08-30 Första utkast ab, cd as 0.2 2008-09-10 Ändrade kapitelnr. ab, fr jr Viktigt att alltid uppdatera historiken då planen är dynamisk Innehåll (3) Beställare Översiktlig beskrivning av projektet Syfte och mål Repetera syfte (nyttan) och mål från kravspecen Lägg till era mål med projektet! Leveranser Ange slutleverans och delleveranser. Dessa finns ofta i kravspecifikationen eller i ett kontrakt Begränsningar Vad ingår inte Innehåll (4) Fasplan GROV beskrivning av de aktiviteter som ingår i varje fas. Ge en översikt! Före projektstart Under projektet Efter projektet Innehåll (5) Organisationsplan för hela projektet Gör en enkel organisationsplan (figur?) Definiera innehållet i de ansvarsområden ni har i er projektgrupp Organisationsplan per fas Organisationsplan hos kunden Villkor för samarbetet inom projektgruppen Använd gärna LIPs-mallen Underlag för gruppkontrakt Definition av arbetsinnehåll och ansvar Ange alla inblandade personer och deras ansvarsområden Definiera arbetsinnehållet för projektets roller Innehåll (6) Dokumentplan Lista de dokument som ska produceras i tabellen Ange ansvar, vem som godkänner, syftet, vem de ska distribueras till och när dokumentet ska vara klart Dokument Kravspec. Ansvarig/godk änns av Ts/Ckr Syfte Definierar alla krav på systemet Distribueras till beställare, ckr Färdigdatum 2006-09-18 Innehåll (7) Utvecklingsmetodik Tänker ni använda er av någon speciell metodik? Utbildningsplan Egen utbildning Toolkit,... Kundens utbildning 2
Innehåll (8) Innehåll (9) Rapporteringsplan Ange de rapporter som ska skrivas (tid, status) Vem ska skriva dem och vem ska få dem Ange en plan för när de ska skrivas Mötesplan Gör en plan för era projektmöten Ange datum eller hur ofta de ska ske Tänk på att möten tar tid! Resursplan Personer Ni, handledare (x timmar) Material Begränsningar? Lokaler Var ska ni vara? Ekonomi Ange det antal timmar ni har till förfogande Innehåll (10) Milstolpar och beslutspunkter Milstolpar Beskriv de milstolpar som ni har kommit fram till att ni ska ha Nr 1 2 Beskrivning Kravspecifikationen är klar Beslutspunkter Beskrivning av alla beslutspunkter som beställaren vill ha, OBS fasta nummer 0-6 Datum 2006-09-23 Innehåll (11) Aktiviteter Gör en tabell med de aktiviteter som har identifieras i projektet. Alla aktiviter ska ha ett unikt aktivitetsnummer Ange den tid ni planerar att varje del ska ta CENTRAL DEL! Tidplan Beskriver när en aktivitet ska utföras, och av vem Tidplanen bifogas t.ex. i ett Excel-dokument OBS se till att ni refererar till rätt aktivitet i tidplanen Förändringsplan Ha en plan om det blir förändringar Innehåll (12) Innehåll (13) Kvalitetsplan Granskningar Ska kod, dokument, schema, presentationer etc. granskas? Ange i så fall hur Testplan Ange vilka tester som ska utföras och när de ska ske Riskanalys Identifierade risker och hur de ska hanteras Prioriteringar Vad är viktigast vid förseningar? Projektavslut Definiera hur projektet avslutas Referenser Kravspecifikationen LIPs Kursbok Mer? 3
Projektledning Projektledningsprocessen Består av att Planera Organisera Hantera aktiviteter Hantera resurser så att ett bestämt mål uppnås inom begränsade tids- och resursramar Skapa aktiviteter och schemalägg dessa Planera in personal och resurser Förmedla projektinformation till projektdeltagare och beställare Följ upp arbetet Planera om! Projektledaren Kommunicera Lyssna på medarbetare Skriv ned vad som sades Läs på om projektplanering Var en hjälpande hand Förse medarbetare med verktyg Föreslå lösningsvägar Fördela arbetet Skriv ned vem som ska göra vad Projektledaren 2 Planera arbetet Vem har ansvar för vad? När ska det vara klart? Vilken tid får det ta? Personalplanera När ska nya medarbetare tas in? Se till att nya lärs upp Risk för förseningar Rapportera Teknisk och ekonomisk status Hur ska man möta nya krav eller förutsättningar? Vad gör du om: Kravspecifikationen behöver ändras? Designen ändras? De tekniska förutsättningarna ändras? De sociala förutsättningarna ändras? Projektdeltagarna blir sjuka, slutar eller inte klarar uppgiften? Fel begås under projektet? Råd för projektplanering Använd tidigare erfarenheter vid tidsuppskattning Jämför med tidigare liknanade projekt Fråga experter Ha inte för utdragna aktiviteter Dela upp i underaktiviteter Sätt in reservtid Vid känsliga tidpunkter under året Vid uppgifter som är svåra att uppskatta Efter aktiviteter med hög risk 4
Råd för projektplanering 2 Till slut Kontrollera att resurserna används på bästa sätt Kontrollera att en resurs inte är överutnyttjad Gör en resursinventering innan du fördelar aktiviteter Gör en reservplan Planera om så snart det sker större förändringar Lycka till med planeringen och projektet! 5