Arbetsmiljömodulen i MedControl - Snabbguide Inledning Arbetsmiljömodulen är ett stödsystem för effektiv hantering av tillbud, arbetsskador och förbättringsförslag och ett verktyg i vårt systematiska arbetsmiljöarbete. Syftet med systemet är att kvalitetssäkra arbetet med tillbud och arbetsskador i enlighet med AFS 2001:1 samt underlättar arbetet med ständiga förbättringar i arbetsmiljön och därigenom främja hälsa och förebyggande ohälsa och skador. Ärendeflöde Händelse Registrera Orsaksutredning Åtgärdsutredning Uppföljning Avslut Dra lärdom Roller och ansvar I första hand är det den som uppmärksammar en förbättring, ett tillbud eller drabbats av arbetsskada som registrerar ärendet i Medcontrol. Närmste chef enligt arbetsmiljödelegation ansvarar för att ärendet utreds, åtgärdas och avslutas. Uppföljning Som en del i det systematiska arbetsmiljöarbetet är det viktigt att löpande sammanställa och gå igenom ärendena på olika nivåer, för att dra lärdom av det som framkommer och göra ständiga förbättringar i arbetsmiljön. Arbetsmiljömodulen i Medcontrol 1
Registrering av ärende 1. Tillbud eller arbetsskada/arbetssjukdom? A. Tillbud är något har hänt men ingen blev skadad eller sjuk. B. Arbetsskada/arbetssjukdom är någon har blivit skadad eller sjuk. Det är i slutligen Försäkringskassan som beslutar om skadan/sjukdomen ska formellt ska klassas som en arbetsskada eller inte. Ärendeansvarig (chefen) kan trycka ut blanketten som ska till försäkringskassan ifylld men uppgifterna gjorda av registreraren. Den som drabbats av arbetsskada ansvara för att anmälningsblankett skickas till AFAföräkring. Länk till AFA-blanketten kommer fram på registreringsformuläret när man klickat i arbetsskada/arbetssjukdom. 2. Vilken arbetsplats ska jag välja? Det är viktigt att man noggrant fyller i sin arbetsplats där man har sin anställning och närmaste chef. Detta för att rätt chef får hand om ärendet. 3. Medicinteknisk produkt Det är också viktigt att man anger om någon medicinteknisk produkt är inblandad i händelsen. Detta för att man kan snabbt kunna dra tillbaka farliga produkter. 4. Akuta åtgärder Fyll även i om akuta åtgärder har vidtagits i samband med händelsen. 5. Informera ditt skyddsombud Ditt skyddsombud bör så snart som möjligt informeras om att något hänt. Ärendehantering - Ärendeansvarig 1. Ärendeansvarig Ärendeansvarig för arbetsmiljöärenden är per automatik den som är närmste chef för den drabbade. Styrs av den drabbades organisatoriska tillhörighet. 2. Kvittering Ärendet behöver kvitteras inom tre arbetsdagar annars genereras påminnelse. Vid längre frånvaro eller semester är det viktigt att säkerställa att någon tar över hanteringen. 3. Klassificering vid arbetsskada/tillbud Klassificera arbetsskadan/tillbudet så noggrant som möjligt för att statistiken ska bli tillförlitlig. Arbetsmiljömodulen i Medcontrol 2
Hjälp vid klassificering vid arbetsskada Olycksfall i arbetet Smitta som kommit in i kroppen genom stick- eller skärsår räknas som olycksfall. April 2010 Olycksfall till och från arbetet Observera att olycksfall som inträffar under tjänsteresa räknas inte som färdolycksfall utan hänförs till kategorin olycksfall i arbetet. Arbetssjukdom Bara vissa typer av smitta räknas som arbetsskada. Det ska röra sig om exempelvis gulsot, salmonella, mul- och klövsjuka, tuberkulos, stelkramp och difteri. De så vanliga typerna av smitta, såsom influensa, och vinterkräksjuka som dagbarnvårdare ofta drabbas av, hör inte till dem som godkänns av försäkringskassan. 4. Allvarlighetsgradering vid tillbud och arbetsskada Allvarlighetsgraden ska anges enligt exempel som finns under det blå frågetecknet. Allvarlighetsgrad tillsammans med sannolikhetsgradering ger ett riskvärde. 5. Anmälan till Arbetsmiljöverket Både allvarliga tillbud och arbetsskador/arbetssjukdomar ska anmälas till Arbetsmiljöverket av arbetsgivaren inom 24 timmar. Det finns en länk i det gula fältet längst ner i ÄA-fältet till blanketten. 6. Anmälan till Försäkringskassan Alla arbetsskador/arbetssjukdomar ska anmälas till Försäkringskassan. Länken till blanketten ifylld med den information som går att hämta från Medcontrol, kommer fram när ärendet är sparat. Blanketten går inte att spara på datorn så eventuella kompletteringar behöver göras manuellt. Från länken kan dock blanketten skrivas ut flera gånger om tex ny information skrivits in i Medcontrol. Medarbetare, chef och skyddsombud ska skriva under blanketten innan den postalt skickas till försäkringskassan, i enlighet med förvaltningens/divisionens rutiner. Orsaksutredning varför hände det? Det viktigaste syftet med att utreda oönskade händelser är att man ska dra lärdom och åtgärda för att förhindra så att det inte upprepas. 1. Orsaksutredning Det är viktigt att söka bakomliggande orsaker, vilket oftast inte är det första man tänker på. Ställ de fem varför-frågorna och försök vara förutsättningslös i utredningen. Ofta är det fler samverkande faktorer som orsakar en oönskad händelse och därför kan det vara bra att utredeningen präglas av ett MTO-perpektiv, där Människa, Teknik och Organisation ses i ett sammanhang. Involvera skyddsombud och medarbetare. 2. Klassificera orsaken För statikuttag och vidare analys behöver klassificering göras i box-till boxrutan. Förklara också tydligt med ord hur händelsen har gått till. Arbetsmiljömodulen i Medcontrol 3
3. Sannolikhetsgradering Orsaken till händelsen ska graderas utifrån hur stor sannolikheten bedöms vara för att den oönskade händelsen ska inträffa igen. Se exempel under frågetecknet. 4. Riskvärde Riskvärdet anger en indikation på hur stor risken är för ohälsa. Sannolikheten för upprepning tillsammans med allvarlighetsgraden ger ett riskvärde. Riskvärde 1 Ej så stor risk för skada/upprepning, men bör beaktas och ev åtgärdas Riskvärde 2 Behöver åtgärdas och förs in i handlingsplan Riskvärde 3 Behöver åtgärdas omedelbart Åtgärdshantering hur kan vi hindra att detta händer igen? 1. Åtgärdsutredning Vad är det som behöver göras för att undvika att detta upprepas? 2. Klassificera åtgärderna Förklara noggrant vad som gjorts och klassificera åtgärden i box-till boxrutan. Involvera medarbetare och skyddsombud. Alla åtgärder som inte görs direkt kan med fördel även skrivas in i verksamhetens handlingsplan för systematiskt arbetsmiljöarbete. Hjälp vid analysen inför åtgärdshantering - Vilka faktorer var avgörande för händelsen? - Hur kan vi förhindra att något liknande inträffar? - Tänk utifrån MTO-perspktivet. Det kan vara tekniska, mänskliga eller/och organisatoriska åtgärder. Skicka för kännedom Det kan finnas personer som bör veta om händelsen men inte vara direkt inblandade i hantering. Här kan man skicka en länk av ärendet till dessa personer. Personerna man vill skicka till behöver vara inlagda i Medcontroll, görs av er IT-administratör. Följ upp åtgärderna Efter en tid bör man göra en uppföljning av att åtgärderna har gett förväntad effekt. I annat fall är man tvungen att ändra åtgärd. När en uppföljning ska göras beror lite på händelsens art. Allt från ca 1 mån till ett halvår eller år kan vara relevant. Avslut När orsaken till ärendet har åtgärdats på ett framgångsrikt sätt ska ärendet avslutas. Ett mail skickas då med länk till ärendet till alla som haft en roll i ärendet, inkl den som registrerat ärendet, när ärendet är avslutat. Arbetsmiljömodulen i Medcontrol 4
Löpande arbete ständiga förbättringar Som en del i det systematiska arbetsmiljöarbetet är det viktigt att löpande sammanställa och gå igenom ärendena på olika nivåer, för att dra lärdom av det som framkommer och göra ständiga förbättringar i arbetsmiljön. Träffflistan För att få en överblick över de ärenden du har behörighet att se, går du in på sök ärenden. Där får du upp en träfflistan som bla visar hur långt handläggningen i befintliga ärendet har kommit i statusbaren längs till höger. Grön ruta i statusbaren visar att denna fas i ärendegången är klar. Träfflistan kan också justeras utifrån önskade värden, tex ärenden under en viss tidsperiod. Statistikrapport I MedControl finns det statikrapporter som visar antalet ärenden per förvaltning. Välj statistik i menyn till vänster för att få upp tillgängliga rapporter. För mer förfinad statisk använd prodiver. Kartläggning och analys Förslag på frågeställningar: Hur ser fördelningen ut mellan tillbud och arbetsskador? Vilken typ av tillbud och arbetsskador är vanligast? Vilka omständigheter bidrar till en ökad risk för ohälsa? Finns det några arbetsmoment som är särskilt olycksdrabbade? Andra mönster som kan utläsas tex vid vissa tidpunkter eller för viss ålder, yrkeskategori? Vilken typ av åtgärder har gjorts? Vad säger det? Finns goda exempel på förebyggande arbete från andra enheter? Kommunikation och löpande uppföljning Sammanställning av ärenden ska göras inför dialog i samverkansgrupp och utgör ett underlag inför verksamhetsplanering. Avvikelser och förbättringsförslag samt vidtagna åtgärder bör löpande redovisas på arbetsplatsträffar för att rapporteringsförfarandet ska upplevas meningsfullt. Sammanställ, sprid och använd kunskapen om risker, åtgärder och goda exempel till andra inom organisationen! Årlig uppföljning På olika nivåer inom landstinget sammanställs statistik hämtat från arbetsmiljömodulen som underlag för kommande års planering. Arbetsmiljömodulen i Medcontrol 5