FI2 - språket som förenar

FI2 - språket som förenar Utgivare: Föreningen för Förvaltningsinformation

Fastighetsbranschen är överens: FI2 är språket som förenar Fastighetsägare och förvaltare har äntligen enats kring ett gemensamt språk till sina IT-system. Med en standard kan man ställa krav på den information som tas fram vid byggprojektering. Olika system kan samtala med varandra. Ett utmärkt sätt att spara både tid och pengar i användnings- och förvaltningsskedet. -Äntligen är fastighetsbranschen överens om ett gemensamt språk till sina IT-system, säger Bo Tyrefors, ordförande i Föreningen för Förvaltningsinformation och ansvarig för utvecklingen av FI2 språket som förenar fastighetsbranschen. Han och Kjell Svensson har under många år har arbetet för att FI2 skall bli den standard som branschen själv väljer. Nu har den gjort sitt val. FI2 handlar om ett strategiskt och långsiktigt teknikskifte för hela fastighetsbranschen. De företag som ligger i täten hoppas naturligtvis nå störst fördelar. Gemensamt språk Varför är det så viktigt med ett gemensamt språk inom fastighetsbranschen? Många förvaltare ställer idag allt högre krav på att deras olika datasystem skall kunna samtala med varandra. Hyressystemet måste dagligen prata med ekonomisystemet. Fastighetssystemet skall kunna kommunicera med CAD-ritningar och areor för att man ska kunna se var lediga lokaler och befintliga kontrakt finns. Och för att göra det behövs ett gemensamt språk. Vad är problemet? Varför har detta varit så svårt förut och vad gör det lätt med FI2? Det hela hänger på att man tidigare inte hade bestämt sig för hur man benämner och strukturerar olika saker. Om ett kostnadsställe benämns XXXX i hyressystemet och YYYY i ekonomisystemet blir det svårt att föra information mellan systemen. Brist i kommunikationen helt enkelt. Lösningen är en integrationsfil som översätter och tolkar. Men som förvaltare har man ju många olika IT-system som ska kunna kommunicera. Då blir det väldigt många integrationsfiler. - Med FI2 kan vi hoppa över alla integrationsfiler, påpekar Bo Tyrefors. Eftersom FI2 är språket som förenar slipper förvaltaren den problematiken. Gaspedalen till vänster? Låt oss ta en parallell med bilindustrin. Tänk om de olika biltillverkarna inte hade enats kring en standard för hur man placerar pedalerna i en bil. I Volvo satt gaspedalen till vänster, i SAAB till höger och i BMW i mitten. Vilken röra. I och med att fastighetsbranschen har enats kring FI2 som standard måste IT-leverantörerna anpassa sina system därefter. FI2 är baserat på de rutiner som fastighets- och byggföretag i stor utsträckning arbetar efter, och är dessutom anpassad till nationella och internationella standarder. Alltså både en sammanställning av befintlig information plus en systematisering av branschens processer för informationshantering. -Äntligen är fastighetsbranschen överens om ett gemensamt språk till sina IT-system, säger Bo Tyrefors, ordförande i Föreningen för Förvaltningsinformation och ansvarig för utvecklingen av FI2 - språket som förenar fastighetsbranschen. 2

Var sak på sin plats Det handlar om att varje komponent i varje rum kan definieras på ett otvetydigt sätt. Det gäller både installationer och utrustning som finns i rummet och de byggdelar, inklusive ytskikt, som skapar rummet. Flera rum utgör tillsammans t ex en bostad eller ett våningsplan. Kommersiella lokaler definieras på samma sätt liksom hela fastigheter. Även tak, hissar och allt annat som ingår i fastigheten kan definieras på ett entydigt standardiserat sätt. FI2 innehåller regler för hur alla komponenter, rum och fastighetsenheter logiskt kan kopplas ihop. -Genom att använda system som är gjorda för FI2 kan förvaltarna vara säkra på att de får ett obrutet och kostnadseffektivt informationsflöde under en fastighets livscykel, menar Bo Tyrefors. Det sparar både pengar och tid. Som medlem i Föreningen för Förvaltningsinformation får du ta del av färdiggjorda upphandlingsmallar som gör det enkelt för dig. Liksom mallar för hur man beskriver verksamheten som processer. Dörren står öppen välkommen in -Med FI2 öppnar man dörren för datakommunikation mellan hyresgäster, fastighetsägare, byggföretag, byggkonsulter och arkitekter, säger Bo Tyrefors och Kjell Svensson. Ingen behöver längre få ett pappersdokument för att sedan manuellt föra in text och ritningar i sitt eget datasystem. En revolution helt enkelt eftersom manuell inskrift från mottagna dokument är helt normalt idag. Innehållsförteckning Sid 2-3 FI2 är språket som förenar Sid 4 Tydlig vinst vid försäljing Sid 5 Vi får mer tid för fastighetsförvaltning Sid 6 Standarden FI2 argument för förändring Sid 7 Fakta om FI2 Kontaktinformation Utgivare: Föreningen för Förvaltningsinformation Design: Hilde Foss Christensen, Cad-Q AS Text: Håkan Johansson och Anna Wennerblom, Cad-Q AB 3

Tydlig vinst vid försäljning Gösta Ångell, vd för ABB Fastighet, som bland annat förvaltar merparten av de fastigheter som koncernens svenska företag använder. Det är när fastigheten ska byta ägare som vinsten med standardiserade informationssystem är tydligast. Gösta Ångell vet. Han är vd för ABB Fastighet, det företag som förvaltar merparten av de fastigheter och lokaler som ABB-koncernens svenska företag använder. ABB Fastighet har länge använt avancerad IT för att skapa ordning i arbetet. Det innebär också att man snabbt blev varse om systemens svagheter. När branschen enades om att använda en standard förändrades förutsättningarna totalt, konstaterar Gösta. Genom FI2002, som idag utvecklats till FI2, finns en gemensam grund att bygga på. Gemensam spårvidd Han beskriver det som att man i ett land har bestämt att alla järnvägar ska ha samma spårvidd: Det är ett mycket stort steg, när företagen tidigare använt helt olika mått mellan rälsen. När alla använder samma principer för att samla in och lagra data blir det inte bara enklare och rationellare hantering inom fastighetsbolagen, betonar Gösta. Viktigast är de nya förutsättningarna för utbyte av data mellan företag. Det gäller till exempel information mellan leverantörerna i ett stort byggprojekt, men också mellan säljare och köpare när en fastighet ska byta ägare. Om en fastighetsägare använder förvaltningssystem som bygger på FI2 kan det spara oerhört mycket tid och arbete under såväl värdering som överlåtelse. 4 Hittills har diskussionerna om FI2 handlat mycket om initialkostnaderna. Det kan kosta en hel del att lägga över alla ritningar till CAD-filer. Inom ABB Fastighet har vi använt digitaliserade ritningar sedan 1990- talets början, så vi är lyckligt lottade, säger Gösta. Vi kan använda vårt ritningsmaterial som XML-filer. Det betyder till exempel att all information om lokalernas areor kan exporteras och länkas till våra hyreskontrakt och andra viktiga data. Fokus på förvaltningen Gösta har själv varit engagerad i arbetet med att ta fram standarden som utvecklats till FI2. Det var först när vi fokuserade på fastighetsförvaltarnas roll och behov som bilden blev riktigt tydlig, förklarar han. Det är när en fastighet ska förvaltas som lätt tillgänglig information får en tydlig prislapp. När alla ritningar finns på en snabb server, länkade till kontrakt och all annan information som man väljer ut, finns det mycket stora pengar att tjäna. Snabba resultat Under 90-talet fanns det många systemleverantörer som försökte skapa informationssystem som baserades på data från olika aktörer inom byggsektorn. Nu, när utvecklingen istället utgår från förvaltarnas behov, har resultaten kommit snabbt. De företag som utvecklar system och program har tidigare varit koncentrerade på att förfina funktionerna hos sin produkt, förklarar Gösta. Nu tar de allt oftare också nästa steg och bygger in funktioner för kommunikation. Två goda råd Gösta har två råd att ge den som ännu inte beslutat att satsa på IT-baserad fastighetsförvaltning: Analysera era behov noga. Räkna! Det finns stora möjligheter att effektivisera och förbättra med hjälp av IT, men det är inte självklart att kostnaden står i proportion till insatsen. Satsa på beprövade system. Köp bara program som använder gränssnitt och andra standarder enligt kraven i FI2.

Vi får mer tid för fastighetsförvaltning Genom FI2 har ansvaret för att utveckla fungerande kopplingar mellan systemen flyttats till programleverantörerna. Det spar tid och energi som vi istället kan lägga på att utveckla det vi är bäst på; att utveckla vår fastighetsförvaltning. Det säger Patrik Gertsson, IT-chef vid Regionfastigheter i Skåne och ytterst ansvarig för att företaget blev pionjärer inom FI2. Regionfastigheter förvaltar landstingets fastigheter i Skåne. Beståndet är blandat. Här ingår naturligtvis sjukhus och vårdinrättningar, men också kontor och andra slag av lokaler. Vi har ungefär 70 000 rum i bolaget, förklarar Patrik. Vårt uppdrag handlar om att förvalta detta så smidigt och flexibelt som möjligt. Automatiserade funktioner För att bli en så effektiv organisation som möjligt har Regionfastigheter valt att automatisera många funktioner. Det är möjligt när det finns enkla kopplingar mellan databaser, CAD-ritningar och annan information som hyresgäster och personal behöver ha tillgång till. Patrik tar ett enkelt exempel på tidsvinster: Tidigare mättes varje rum 3-4 gånger per år i genomsnitt. Nu behövs det aldrig! Alla mått som behövs finns lagrade på CAD-ritningarna i vårt system. Kvalitetsvinst Effektivare arbete alltså, men också en kvalitetsvinst. Risken för felmätningar är liten och det är lätt att korrigera misstag. Därmed får leverantörer ett bättre underlag vid offerter och det blir lättare att till exempel göra jämförelser av energiförbrukning eller andra kostnadeer mellan olika lokaler. vara ännu bättre. Vi skulle vilja ha ännu fler leverantörer med på tåget, säger Patrik. Det är fortfarande dåliga kunskaper om FI2 på många håll, trots alla uppenbara fördelar. Byggbranschen trög Han tror att det kan bero på byggbranschens traditionella tröghet. Här finns både regelverk och traditioner som bromsar införandet av nyheter. Det är många grupper aktiva under ett stort byggprojekt, men få av dem ser till helheten. Ofta är det inte förrän i förvaltningsskedet som det är uppenbart att CAD-ritningar och text kan samordnas till en ovärderlig kunskapsbank. Ändå har vi redan nått långt, konstaterar han. På mindre än fem år har vi etablerat ett helt nytt system. Vinsterna blir bara större ju längre vi är igång och ju mer komplett systemet blir. Tack vare FI2 kan informationen om ett fastighetsbestånd bli tillgänglig för alla. Det blir lätt att diskutera uppdrag med leverantörer, olika leverantörer kan växla information med varandra, men framför allt innebär systemet en kvalitetsförbättring längst ut i linjen. Det blir helt enkelt mer ordning och reda i alla led, säger Patrik. Och det vinner alla på. - Tidigare mättes varje rum 3-4 gånger per år - i genomsnitt, säger Patrik Gertsson, fd. IT-Chef på Regionsfastigheter Skåne. Nu behövs det aldrig! Alla mått som behövs finns lagrade på CAD-ritningarna i vårt system. Vi har en tight organisation i företaget, berättar Patrik. En person är ensam ansvarig för vår CAD-sida, en för ritningarna. Ett sådant upplägg förutsätter att vi har funktionella förvaltningssystem. Men, det är klart att han tycker att det skulle kunna 5

Standarden FI2 argument för förändring Fast3k har öppnat dörrarna till framtiden för fastighetsorganisationen på Tekniska kontoret i Jönköpings kommun. FI2 är den standard som gjort det möjligt bygga en informationsplattform för att införa effektivare förvaltningssystem. Trots att vi nyss kommit igång har systemet redan sparat massor, säger Torbjörn Isacsson, driftschef på Tekniska kontoret. Ett enkelt system där det alltid är ordning och reda vinner alla på. Jönköpings kommun har valt en lite annorlunda väg mot informationshanteringen i framtidens fastighetsförvaltning. När vi analyserade möjligheterna såg vi att vi antingen kunde köpa ett komplett system, eller bygga upp en helt egen informationsplattform. Vi valde det senare eftersom vi ville utnyttja de system vi redan äger och nyligen investerat i. Det handlar bland annat om att dra nytta av innehållet i fastighetsinformationsregister, ekonomisystem, personalhanteringssystem, dokumenthanteringssystem och ett geografiskt informationssystem (GIS). Lättillgänglig information Idag har Jönköping ett helt webb-baserat informationssystem som är mycket lättillgängligt. Hittills har 140 användare tillgång till de olika expertsystemens information. Vi införde CAD-standard för inlevererade ritningar under 1990-talet, säger Patric Jacobsson, IT-samordnare. I slutet av årtiondet scannade vi dessutom in stora delar av vårt ritningsmaterial. Nu ligger det ungefär 65 000 ritningar lagrade digitalt vilket motsvarar cirka 50 procent av tillgängliga dokument. Med informationen som utgångspunkt har Jönköping utvecklat fast3k. Idén är att kommuner och organisationer med jämförbar verksamhet ska kunna välja det system som Jönköping utvecklat som bas för sin fastighetsinformation. Samarbetet kring fast3k drivs i ett kommunalt nätverk i samarbetet med Sveriges kommuner och landsting. informationsöarna som tidigare endast var tillgängliga för de som var invigda i de enskilda expertprogrammen. Integrerade system Bosse Johansson, Referat Fastighetsinformation AB, har samarbetat med Tekniska kontoret under utvecklingen av fast3k. Han tycker själv att projektet startade i precis rätt tid. Jönköpings kommun hade tidigare lagt grunden för informationsbygget genom att skapa samordnade regler för digital förvaltningsinformation. Det finns ett stort spöke som många fastighetsförvaltare inte upptäckt ännu, konstaterar han krasst. Inom fem år går ungefär 30 procent av nyckelpersonerna inom fastighetsförvaltningen i pension. Om inte de kommunala fastighetsföretagen ser till att bygga upp nya informationssystem nu finns det stor risk att de tappar information. Vi har integrerat ekonomisystem, personalsystem, ekonomisystem, dokumenthantering, fastighetsregister, kartsystem och en del andra administrativa system i fast3k, förklarar Torbjörn. Tack vare det standardiserade FI2-gränssnittet ger det här programmet stor frihet att läsa och analysera data. Arbetet faller också väl in i sambruksplattsformens grundtankar om informationsstandard inom 24-timmarsmyndigheten. Det ger snabba vinster på många plan. Så många att det faktiskt kan vara svårt att räkna fram exakta siffror men utvärdering pågår. Bara att slippa ge sig ner i ett arkiv och leta efter ritningar sparar många mantimmar, konstaterar Torbjörn. Om ritningarna dessutom inte är justerade sedan senaste renoveringen kan läget bli ännu värre Nu är det mycket lätt att hitta ritningarna via webben, och det framgår tydligt när materialet reviderats senast. FI2 bygger broar Det informationssystem som Jönköpings kommun infört bygger till stor del på FI2. Med hjälp av standarden har man skapat broar och förståelse mellan de isolerade Från vänster: Patric Jacobsson, ansvarig för IT-samordning, Bo Johansson, referat fastighetsinformation ab samordnare för in formationsbygget och Torbjörn Isacsson, driftchef och ansvarig 6 för projektet fast3k. Intresset växer I takt med att användningen av Tekniska kontorets fastighetsinformationssystem ökar växer också intresset för likartade projektet bland andra kommuner och landsting. Hittills har bland annat Malmö kommun valt att satsa på samma system. Pilotprojekt pågår i ett antal andra kommuner. Gränssnittet i FI2 gör det möjligt att utveckla och anpassa informationssystemet till ständigt nya behov. Vid årsskiftet kom en ny lag som ställer krav på systematiskt brandskyddsarbete, lag om skydd mot olyckor, berättar Torbjörn. Då kunde vi snabbt fånga in kompletterande information i vårt system. Där finns till exempel provningsintervall och andra data som gäller anläggningar som faller under den här lagen. Och skulle olyckan ändå vara framme är informationssystemet öppet för både SOS Alarmering och Räddningstjänsten. Då kan FI2 spara både liv och pengar.

Fakta om FI2 FI2 är ett standardiserat sätt att kommunicera fastighetsinformation mellan ITsystem. FFi har som uppgift att förvalta och vidareutveckla FI2, som säkerställer ett obrutet och kostnadseffektivt informationsflöde under en fastighets livscykel. FI2 har lett fram till praktiska upphandlingsmallar, som också underlättar bedömningen av olika IT-leverantörer och konsulter. Tillämpning av FI2 är kostnadsbesparande. Den ger smarta och nyskapande koncept och arbetssätt som är enkla att använda. FI2 är fortsättningen på FI2002 som var en del av FoU programmet IT Bygg och Fastighet 2002. Ett utvecklingsprojekt med deltagare från flera stora privata fastighetsägare, staten, landsting, kommuner, Svenska Kyrkan m fl. FI2 standarden sköts av Föreningen för Förvaltningsinformation, FFi. FFi stöds av tongivande aktörer i fastighetssektorn bl a offentliga fastighetsföretag som UFOSgruppen, SABO, Byggherreföreningen och Fastighetsbranschens Utvecklingsforum. Dessa organisationer representeras genom bland andra ABB Fastighet AB, Akademiska Hus AB, AP Fastigheter AB, Castellum AB, Fastighets AB Tornet, Vasakronan AB, Statens Fastighetsverk, Stockholmshem AB m fl. För att kunna flytta data mellan IT-system har man i FI2 utgått från xml-standarden och skapat branschspecifika märkord för fastighetsinformation. FI2s standardiserade format används till att utväxla information mellan olika förvaltningssystem. FI2 har även färdigdefinierade processmallar som kan användas när fastighetsföretag utvecklar de egna processerna. Med dem får man stöd för att peka ut vilka informationsmängder som behöver kunna hanteras i ett IT-system, när det ska upphandlas. FI2s definition av ett standardiserat filformat har använts till att utväxla information mellan olika förvaltningssystem. FI2 medverkar till effektivare verksamhet och ökad kundnytta Medlemskap Som medlem i FI2 kan du tillsammans med andra aktörer i fastighetssektorn vara med och påverka den fortsatt utveckling av FI2. Du får även ta del av praktiska upphandlingsmallar, som kan underlätta för bedömningen av olika leverantörer och för att peka ut vilka informationsmängder som behöver kunna hanteras i ett IT-system, när det ska upphandlas. Ansök om medlemskap på www.fi2.se Nyhetsbrev Vill du prenumerera på våra kostnadsfria nyhetsbrev kring FI2? Anmäl dig på www.fi2.se Kontaktinformation FI2, Vasagatan 52, 3tr 111 22 Stockholm tel 08-23 32 40, fax 08-20 38 28 info@fi2.se, www.fi2.se 7