Vägledning för avrop från Flyttjänster Version 1.1, 2015-05-04
Innehållsförteckning 1. OM VÄGLEDNINGEN... 1 1.1 Inledning... 1 1.1.1 Innehåll och disposition... 1 1.2 Avropsberättigade och ramavtalsleverantörer... 1 1.2.1 Avropsberättigade... 1 1.2.2 Ramavtalsleverantörer... 1 1.2.3 Underleverantörer... 2 1.3 Fortsatt arbete... 3 2. FLYTTJÄNST... 4 2.1 Ramavtalsområdets omfattning och avropsordning... 4 2.2 Ramavtalens omfattning... 4 2.2.1 tjänsteområde... 4 2.2.2 Priser... 5 2.2.3 Ändring av uppdrag... 8 2.2.4 Övrigt... 8 2.3 Ramavtalens giltighetstid... 9 2.4 Avropsordning... 9 2.4.1 Samtliga villkor fastställda (rangordning)... 9 2.5 Stöddokument för avrop... 9 3. AVROPET... 10 3.1 Utformning av avropsförfrågan... 10 3.1.1 Dialog med leverantörerna... 10 3.1.2 Avropsförfrågans innehåll... 10 3.1.3 Övrig information i avropsförfrågan... 12 3.2 Utskick av avropsförfrågan... 13 3.2.1 Avvikelse från fastställd rangordning... 13 3.2.2 Avropssvar... 13 3.2.3 Eventuellt avbrytande av avrop... 14 3.3 Teckna kontrakt... 15 3.3.1 Kontrakt... 15 3.3.2 Kontraktets giltighetstid... 15
3.3.3 Kontraktsvillkor... 15 3.3.4 Sekretessavtal... 16 3.3.5 Kontraktsuppföljning... 16 4. PRAKTISKA RÅD... 17 4.1 Fakturakontroll... 17 4.2 Krav i upphandlingen avseende uppdrag... 18 5. BILAGOR... 19 5.1 Information i form av bilagor... 19
Versioner Publicerad datum: Uppdaterade avsnitt: 1.0 2013-04-22 1.1 2015-05-04 Ny layout. p. 2.2.2 Priser p. 4.1 Fakturakontroll
1. Om vägledningen 1 1.1 Inledning Statens inköpscentral vid Kammarkollegiet (nedan kallad SIC) har tagit fram denna vägledning i syfte att ge stöd till avropsberättigade myndigheter / organisationer vid avrop mot ramavtal gällande Flyttjänster. Även ramavtalsleverantörer kan ha nytta av vägledningen även om den i första hand ger ett myndighetsperspektiv på avrop. På www.avropa.se finner du mer information om ramavtalsområdet, samt kontakt-uppgifter till ramavtalsansvarig och ramavtalsleverantörer. Vägledningen innehåller rekommendationer från SIC, men det är avropets omfattning och komplexitet, samt eventuell användning av elektroniska system för avrop, som avgör i vilken grad vägledningen är tillämplig. 1.1.1 INNEHÅLL OCH DISPOSITION I vägledningens inledande del presenteras avropsberättigade och ramavtalsleverantörer. I vägledningens avsnitt om ramavtalet får myndigheten information om själva ramavtalsområdet. Kapitlet om avropet redogör i sin tur för de olika stegen i avropsprocessen. Slutligen följer ett kapitel med praktiska råd kring avropet, samt bilaga. 1.2 Avropsberättigade och ramavtalsleverantörer 1.2.1 AVROPSBERÄTTIGADE Ramavtalen för Flyttjänster kan nyttjas av statliga myndigheter, samt offentligt styrda organ som lämnat fullmakt [vissa stiftelser och andra organisationer med anknytning till staten]. Avropsberättigade organisationer finns angivna på www.avropa.se. 1.2.2 RAMAVTALSLEVERANTÖRER Ramavtalsområdet är uppdelat i län, med minst en leverantör per län. Ramavtalsleverantörer inom Flyttjänster framgår av www.avropa.se. Leverantörerna har i upphandlingen kvalificerat sig genom att: -De uppfyller kraven på att det inte föreligger uteslutningsgrund avseende LOU (Lagen om offentlig upphandling) 10 kapitlet paragrafer 1 och 2.
2 -De är registrerade i aktiebolags-, handels- eller liknande register och innehar F-skattebevis. -De fullgör sina åtaganden och skyldigheter avseende skatter och sociala avgifter. -De uppfyller en ekonomisk ställning med rating lägst 40 enligt CreditSafes ratingklasser. -De förfogar över den tekniska kapacitet i form av fordon och personal som krävs för genomförande av uppdrag. -De har redovisat referenser för uppdrag inom området flyttjänster. -De innehar trafiktillstånd för godstrafik och fordon som används inom ramavtalsområdet är registrerade för yrkesmässig trafik. -De arbetar aktivt med kvalitets- och miljöledningssystem. Leverantören tillhandahåller personal inom olika kategorier. Med personal avses både förare och övrigt anställda såsom bl.a. arbetsledare, förman, packmästare, bärare, expressarbetare, montör, tungarbetare m.m. Leverantörerna har beställningscentral med erfarenhet från olika sorters flyttuppdrag och med god lokal kännedom avseende det geografiska området som omfattas av ramavtalet. Leverantör och eventuella underleverantörer har sedvanlig ansvarsförsäkring som täcker skador på person och egendom vållade vid utförande av uppdrag. 1.2.3 UNDERLEVERANTÖRER Ramavtalsleverantören äger rätt att anlita, av SIC godkänd, underleverantör i enlighet med ramavtalet. En underleverantör är ett företag som bistår leverantören med tjänster som omfattas av detta ramavtalsområde. Underleverantörer har ingen rätt att ta emot beställningar eller att ha en direkt avtalsrelation med myndigheten. Underleverantör kan inte teckna kontrakt med myndigheten.
3 1.3 Fortsatt arbete Vägledningen uppdateras i takt med utvecklingen av domstolspraxis och i takt med erhållen praktisk erfarenhet. Det är alltid den senaste publicerade versionen på www.avropa.se som gäller. Dina kommentarer till vägledningen är värdefulla. E-posta gärna dina synpunkter till ramavtalsansvarig (se www.avropa.se) eller till ramavtalsservice@kammarkollegiet.se.
4 2. Flyttjänst 2.1 Ramavtalsområdets omfattning och avropsordning Nedan följer en kort beskrivning av ramavtalsområdets omfattning och den avropsordning som gäller vid avrop. För mer fördjupad information om ramavtalet hänvisas till www.avropa.se. 2.2 Ramavtalens omfattning Ramavtalsområdet omfattar flyttuppdrag av varierande storlek med både kort och lång framförhållning och kan avse såväl interna som externa flyttuppdrag. Uppdrag som avropas kan avse flytt inom ett våningsplan, mellan två olika våningsplan, inom samma byggnad, flytt från en byggnad till en annan eller flytt till ny adress, inom eller mellan län. Uppdrag ska kunna utföras måndag-fredag, lördag, sön- och helgdagar, dagtid, kvällstid samt under semestertider. Ramavtalen omfattar inte bohagstransport. 2.2.1 TJÄNSTEOMRÅDE Nedanstående uppställning visar vilka tjänsteområden som ingår i ramavtalsområdet. Flyttjänst Kontor Tjänsten omfattar flytt av allt som förekommer inom ett kontor. Det kan röra sig om möbler, inventarier, kontorsmaterial, närarkiv, utrustning, maskiner, förvaringsskåp, värdeskåp, kassaskåp, utsmyckning, växter, köksutrustning, IT-utrustning, AV-utrustning, belysningsarmaturer etc. Flyttjänst Arkiv Tjänsten omfattar flytt av allt som förekommer inom ett arkiv. Det kan röra sig om arkivbestånd, arkivmaterial, dokumentskåp, värdeskåp, kassaskåp samt hyllsystem och övrig arkivinredning. RA-FS 2006:1 anger i 11 att säkerhetsnivån vid transport ska vara sådan att handlingarna skyddas mot skingring, tillgrepp och obehörig åtkomst. Specifik information från upphandlingen avseende flytt av arkiv finns i vägledningens bilaga 1.
5 Flyttjänst Övrig Behoven varierar bland myndigheterna och därför kan även följande flyttobjekt avropas via ramavtalen Flytt av bibliotek Flytt av laboratorier Flytt av undervisningslokaler Flytt av verkstäder Flytt av förråd Leverantören ska vid begäran från myndigheten slänga det flyttgods som myndigheten bedömt vara kasserbart (sopor). Tilläggstjänst Med tilläggstjänst avses utrustning och anlitande av hantverkstjänster som normalt inte tillhandahålls av leverantören. (truck, kranbil, magasinering, hantverkstjänster i form av t.ex. elektriker, vvs-personal, etc). Demontering- och monteringstjänster av lös och fast inredning ska kunna tillhandahållas. Avveckling av överblivna inventarier samt tung transport kan avropas som tilläggstjänst från leverantör som tillhandahåller uppdragstypen ( Huvudtexten p. 1.1.3 angående avveckling och Allmänna villkor p. 2.1.15 "..kund ska informera leverantören om särskilt tunga och skrymmande föremål"). Särskild objektsförsäkring ska på sedvanliga försäkringsvillkor kunna förmedlas avseende hela uppdraget, eller för särskilda i uppdraget ingående föremål, för att säkerställa ersättning för inträffad skada även i de fall då leverantören inte är ersättningsskyldig. Ansvarsbegränsningar beskrivs bl.a. i ramavtalsbilagan Kontor 2003. Innan leverantören anlitar hantverkstjänster eller hyr utrustning, magasin eller annat som räknas som tilläggstjänst, ska villkoren och ersättningskraven skriftligen godkännas av avropande myndighet. 2.2.2 PRISER Respektive leverantörs priser framgår av prisbilaga publicerad på www.avropa.se. Generellt gäller att: - Ersättning för bemanning utgår för den tid leverantörens personal utför flyttjänster på av myndigheten angiven adress.
6 - Ersättning för transporter utgår för frakt av flyttgods från en angiven adress till en annan. Regeln omfattar även transport av kasserbart flyttgods. - Vid transporter utgår endast kilometerersättning, d.v.s. ingen timersättning för fordon, chaufför eller övrig bemanning. Leverantören har rätt att debitera en ersättning för ställkostnad för att med överenskommen bemanning och utrustning infinna sig på den/de adress/er som avropande myndighet anger. Ersättning får debiteras med 600SEK, per flyttuppdrag eller med ett påslag om två procent (2 %) av det totalt fakturerade beloppet per flyttuppdrag exklusive moms. I det fall att avropat uppdrag förändras med tillkommande flyttuppdrag får leverantören debitera ytterligare ställkostnad per förändrat uppdrag. Överenskommelse om ändrat uppdrag ska ske skriftligen med avropande myndighet. Tilläggstjänst debiteras enligt överenskommelse med avropande myndighet. Grundregeln om tilläggstjänst är att de tjänster som behövs för ett fullständigt utfört flyttuppdrag beräknas som tilläggstjänst om det inte är en tjänst som ingår i ramavtalets priser avseende tim- och km.kostnad eller annat som, i enlighet med ramavtalet, ingår utan tillkommande kostnad i uppdraget. Se nedan samt Allmänna villkor p. 2.1.9, 2.1.17 och 2.1.23. Som tilläggstjänst räknas bland annat demonterings- och monteringstjänster av lös och fast inredning, packa ner och/eller packa upp flyttgods inför och under flyttuppdraget, skyddstäckning av golv m.m. som leverantören bedömt nödvändig för undvikande att skador. Vid transport till en avfallsstation debiteras myndigheten endast för verifierade utlägg som leverantören har i samband med detta, dvs. inte leverantörens egna tippavgifter utan avfallsstationens avgifter för det gods som kasseras samt leverantörens kostnad för personal. Särskild objektsförsäkring som myndigheten begärt debiteras i sin helhet till myndigheten. I Flyttuppdrag ingår utan kostnad: *Vid behov besiktning och planläggning av flyttuppdraget. *Vid behov ska leverantörens arbetsledare eller motsvarande medverka tillsammans med ansvariga hos myndigheten, på flyttmöten angående uppdragets genomförande. *För flyttuppdraget lämpligt fordon. *Lastning och lossning. *Ändamålsenligt packningsmaterial.
7 *Omhändertagande av emballage. *Resekostnader för personal till/från respektive arbetsplats. *System för märkning och märketiketter. *Emballage som används för att skydda känsligt flyttgods under transport samt vid förflyttning in och ut ur bilen. *Lämplig utrustning för att genomföra uppdraget fackmannamässigt. *Kontroll av utfört arbete. *Att införskaffa de hjälpmedel, även maskinella hjälpmedel, som behövs för att utföra flyttuppdraget. Ersättningsform Ersättning för uppdrag kan utgå enligt löpande räkning eller till ett bestämt högsta pris. Löpande räkning: När uppdrag utförs enligt löpande räkning utgår timarvode enligt tidsåtgången för leveransens utförande. Tid som utgör grund för debitering sträcker sig längst från tidpunkt när beställt uppdrag påbörjas inom uppdragsområde (arbetsplats), till det avslutas inom uppdragsområde (arbetsplats). Kostnadsberäkning: Vid begäran från myndighet ska leverantören lämna en kostnadsberäkning för ett av myndigheten specificerat uppdrag. Leverantören ska kunna genomföra en kostnadsfri besiktning inför uppdraget, för att informera sig om uppdragets omfattning, art och förutsättningar. Beräkningen ska baseras på i ramavtalet angivna priser och ska i specificerade poster omfatta minst följande, inklusive det som efterfrågats av myndigheten: -Uppskattat antal timmar för respektive tjänst som montering, demontering, nedpackning, uppackning etc. -Transportkostnad -Total kostnad Om myndighet avropar ett uppdrag där en av leverantören lämnad kostnadsberäkning är avropets specifikation, får vid genomförande av uppdraget, omfattningen inte överskridas utan skriftligt medgivande av myndigheten. I de fall resursutnyttjandet blir lägre än vad som uppgivits i prisförslaget medges endast debitering för det faktiska resursutnyttjandet. Flyttkartonger I flyttuppdrag ingår en (1) utkörning och en (1) avhämtning av
8 flyttkartonger utan debitering. För tillkommande utkörning resp avhämtning får leverantören debitera 600SEK för inställelse samt kilometerersättning (enligt prislista) vid sträckor över 5 mil. Leverantören ska upprätta en kvittens för både utkörning och hämtning av flyttkartonger. Kvittensen ska signeras av både leverantören och myndighet. Flyttkartonger tillhandahålls utan kostnad, under förutsättning att de återlämnas senast 45 dagar efter utfört uppdrag. Om myndighet väljer att, efter de 45 dagarna, hyra flyttkartonger får dessa debiteras med 15kr/kartong/månad. Om myndigheter väljer att köpa flyttkartonger får dessa debiteras med 20kr/kartong för begagnade och 30kr/kartong för nya. Om parterna inte överenskommit om annat gäller att: Flyttkartonger som leverantören inte hämtat efter 45 dagar får avropande myndighet avräkna kostnad för, från fakturan, med 20kr/kartong för begagnade och 30 kr/kartong för nya. Flyttkartonger som efter 45 dagar inte är tömda, ihopvikta och klara för avhämtning, får leverantören debitera med 20kr/kartong för begagnade och 30kr/kartong för nya. 2.2.3 ÄNDRING AV UPPDRAG Ändringar under uppdragstiden ska godkännas av beställaren (Allmänna villkor p. 2.1.18). Förändringar som påverkar uppdragets storlek samt alla i uppdraget förekommande tilläggstjänster ska godkännas skriftligen (Allmänna villkor p. 2.1.32 samt Prislistan). 2.2.4 ÖVRIGT Samtliga fordon som används för uppdrag inom ramavtalsområdet ska: vara lämpade och godkända för transporter av efterfrågade tjänst. vara besiktigade av Svensk Bilprovning eller annat godkänt besiktningsorgan. vara försedda med kraftigt skåp som är låsbart och som står emot dålig väderlek. invändigt ha förankringsmöjligheter på olika nivåer för att säkra flyttgodset. öppna fordon eller kapellfordon får inte användas.
9 vid samtliga uppdrag ska fordonets utrymme vara låst eller bevakat. avseende lätta fordon < 3,5 ton ska vid genomförandet av flyttuppdraget fordon som lägst uppfyller kraven i Euro 4 användas. avseende tunga fordon > 3,5 ton ska vid genomförandet av flyttuppdraget fordon som lägst uppfyller kraven i Euro IV användas. 2.3 Ramavtalens giltighetstid Ramavtalen inom område Flyttjänster har tecknats vid olika tidpunkter. Ramavtalet gäller i 24 månader från avtalstecknandet. Ramavtalen kan förlängas på initiativ av SIC i upp till 24 månader. På www.avropa.se framgår giltighetstid för ramavtal med respektive leverantör. 2.4 Avropsordning Nedan beskrivs avropsordningen i det aktuella ramavtalet. 2.4.1 SAMTLIGA VILLKOR FASTSTÄLLDA (RANGORDNING) För detta ramavtalsområde gäller en fastställd rangordning som finns angiven på www.avropa.se. En fast rangordning innebär att avropsförfrågan ska ställas till den först rankade leverantören inom det län där avropande myndighet har sitt säte eller är lokaliserad. 2.5 Stöddokument för avrop SIC tillhandahåller avropsblanketter som rekommenderas för att underlätta avrop för myndigheter och leverantörer. Avropsblanketten och tillhörande instruktion publiceras på www.avropa.se. Om en myndighet väljer att göra sin avropsförfrågan med hjälp av en sådan blankett, måste myndigheten specifikt ange att leverantören ska lämna avropssvar i avropsblanketten om detta ska vara bindande för leverantören.
10 3. Avropet 3.1 Utformning av avropsförfrågan Inför avrop från ramavtalen bör en behovsanalys göras för att fastställa vilka tjänster inom ramavtalsområdet som myndigheten har behov av. Om omfattningen av uppdraget senare behöver förändras ska parterna överenskomma skriftligen om detta. Var tydlig med vilka leveranser eller vilket resultat ni förväntar er och beskriv utförligt hur leveranskontroll och godkännande ska gå till. Tydliggör ansvarsfördelningen mellan parterna, vad ni som beställare ska bistå med och vad ert ansvar är samt vad som är leverantörens åtagande och ansvar. 3.1.1 DIALOG MED LEVERANTÖRERNA Vid oklarheter om t.ex. någon viss tilläggstjänst ingår i leverantörens utbud kan myndigheten ställa en fråga, s.k. Request for information (RFI), innan själva avropet görs. Frågeställningen kan även avse en budgetförfrågan, d.v.s. myndigheten kan begära in ett förhandsbesked om pris på t.ex. en tilläggstjänst för att få en uppfattning om den budget som myndigheten avsatt för avropet är tillräcklig. Kontakt med leverantören sker via den beställningscentral som leverantören har. På www.avropa.se finns kontaktuppgifter publicerade. Beställningscentralen ska vara möjlig att kontakta vardagar, under kontorstid, kl 08.00-16.00. 3.1.2 AVROPSFÖRFRÅGANS INNEHÅLL Avropsförfrågan kan föregås av möte med leverantören avseende uppdragets omfattning. I avropsblankett som publicerats på avropa.se framgår vilka uppgifter som avropande myndighet respektive leverantören ska ange i det fall blanketten används. I de fall att blankett inte används, för det skarpa avropet,kan den användas som källa för vilken typ av information som bör anges i ett avrop. Leverantören ska, om inte avropande myndighet lämnat tillräckliga uppgifter, begära in uppgifter om uppdragets omfattning för att på så sätt kunna anpassa insatsen.
11 Avropsförfrågan ska normalt vara skriftlig. Vid ett begränsat behov och/eller vid kort framförhållning, där myndigheten anser att det är tillräckligt, kan avropet ske muntligt till leverantörens beställningscentral. Vid muntlig beställning är det viktigt att, för uppföljning, få beställningens omfattning bekräftad skriftligen av leverantören. Tänk på att det, i förekommande fall, ska finnas tid för leverantören att besöka objektet (bli visad runt och informeras) innan avropssvar kan lämnas. Ge extra tid för avropssvar i samband med semestertider och långhelger. Nedan ges exempel på uppgifter i avropsförfrågan: Särskilt vid omfattande/komplexa behov samt då behovet är definierat på detaljnivå, anges följande uppgifter i avropsförfrågan: Hänvisning till det ramavtal som avropet avser. I ärenderaden i e-postmeddelande bör anges att det är ett avrop från ramavtal, så att leverantörerna lättare kan urskilja avropsförfrågningar. Myndighetens kontaktperson och kontaktuppgifter. Myndighetens referens-id på flyttuppdraget. Omfattning av tjänstens innehåll. Omfattning av inventarier, lokalytor och biutrymmen i de lokaler som omfattas av flyttuppdraget. Tillfart till lastnings- och lossningsadresser samt förekomst av fungerande hiss och dess lastförmåga och dimensioner. Information om särskilt tunga eller utrymmeskrävande föremål såsom kassaskåp, tyngre maskininventarier eller dylikt, och vid behov lämna uppgift om vikt och tyngdpunkt. Flyttgods som på grund av sin beskaffenhet kan skada personer eller flyttmaterial. Information om särskilt värdefulla eller ömtåliga föremål. Hur ersättning ska utgå, t.ex. som kostnadsberäknat pris eller som timpris på löpande räkning. Leveranstid, tidplan eller önskad leveransdag. Tidpunkt när avropssvar ska vara inlämnade.
12 Kontraktets giltighetstid (avtalsperiod), eventuella optioner och förlängningsklausuler. Syftet och målsättningen med avropet. Krav avseende SUA och/eller sekretess. Krav på specifik objektsförsäkring. Krav på eventuella tilläggstjänster. Eventuell beskrivning av hur uppdraget ska levereras och redovisas. Beskrivning av hur leveranskontroll ska genomföra (inom ramen för vad som stadgas i ramavtalet). Beskrivning av hur kontraktet kommer att följas upp. Ev. krav på elektroniska fakturor och beställningar. 3.1.3 ÖVRIG INFORMATION I AVROPSFÖRFRÅGAN Specifika krav, sekretess och SUA Om myndigheten vill ha en särskild sekretessförbindelse finns det möjlighet att bilägga detta till kontraktet. Detta bör anges redan i avropsförfrågan. De myndigheter som omfattas av säkerhetsskyddslagsstiftningen måste till kontraktet bilägga ett säkerhetsskyddsavtal. Ange i avropsförfrågan om avropet omfattas av säkerhetsskydd, vilken nivå som avses och hur detta kommer att hanteras. Säkerhetsskyddsavtal (SUA) För att uppdrag inom samhällskritisk verksamhet ska kunna påbörjas måste en säkerhetsprövning och eventuell registerkontroll utföras på berörda personer. Leverantören samt eventuella underleverantörer blir då på myndighetens begäran föremål för kontroll enligt säkerhets-skyddslag (1996:627) samt säkerhetsskyddsförordning (1996:633). De närmare villkoren för ett säkerhetsskyddsavtal och dess vidmakthållande under kontraktsperioden ska fastställas mellan myndigheten och leverantören.
13 Vid begäran från myndigheten förbinder sig leverantören att senast två (2) arbetsdagar innan uppdragsstart och omgående vid personalförändringar under uppdraget, redovisa fullständiga namn och personnummer för samtlig personal som ska utföra det aktuella uppdraget. Leverantören äger inte rätt att använda personal som inte på förhand är godkänd av myndigheten. 3.2 Utskick av avropsförfrågan 3.2.1 AVVIKELSE FRÅN FASTSTÄLLD RANGORDNING Myndigheten ska i första hand kontakta den leverantör som har plats ett i rangordningen inom respektive län. I de fall någon av omständigheterna nedan är tillämpliga har myndigheten rätt att avvika från avropsordningen och kontakta nästkommande leverantör i rangordningen: A) Om leverantören inte skickar en beställningsbekräftelse inom två (2) arbetsdagar. B) Om leverantören inte kan åta sig uppdraget. C) Om leverantören inte kan erbjuda tillräckligt med bemanning för det enskilda uppdraget. D) Om leverantören inte kan leverera enligt den leveransdag som begärts av avropande myndighet. E) Om leverantören avbryter uppdraget, och detta beror på leverantören. F) Om myndighet avbeställer uppdraget, och detta beror på leverantören. G) Om myndighet hävt eller sagt upp uppdraget och detta beror på leverantören. För några län finns endast en leverantör antagen och i det fall att leverantören inte kan åta sig uppdraget gäller för myndigheten att genomföra en upphandling för behovet. 3.2.2 AVROPSSVAR Leverantören ska senast inom två (2) arbetsdagar bekräfta om de kan eller inte kan åta sig uppdraget i avropsförfrågan. Leverantörer som vid avropstillfället inte kan erbjuda tjänsten ska skriftligen meddela myndigheten detta. Anledningen till att avropssvar inte lämnas ska framgå av beskedet.
14 Om leverantören accepterar uppdraget ska skriftlig beställningsbekräftelse översändas till myndigheten senast den dag som myndigheten angivit som sista dag att besvara förfrågan. Beställningsbekräftelse baserad på avropsförfrågan ska minst innehålla följande information: Beställarens referens-id på uppdraget Beställarens kontaktperson och kontaktuppgifter Tidpunkt/er för uppdragets genomförande Tidplan (start och slutdatum för uppdraget) Erforderliga resurser för att kunna genomföra uppdraget (antal personer, typ av fordon, utrustning etc.) Om underleverantör används anges kontaktuppgifter samt dennes åtagande De flyttjänsteuppdrag som kan avropas inom detta ramavtalsområde är godkända enligt de krav som SIC ställt i upphandlingen. Leverantören är begränsad till att leverera dessa varor och tjänster och inte några andra som eventuellt ingår i leverantörens utbud. Notera att leverantören inte har rätt att delegera rätten att ta emot avrop/kontraktstecknande till underleverantör. Innehåller leverantörens avropssvar uppgifter som inte efterfrågats i avropsförfrågan, exempelvis hänvisning till leverantörens egna allmänna villkor eller motsvarande, ska dessa inte accepteras av den avropande myndigheten. 3.2.3 EVENTUELLT AVBRYTANDE AV AVROP En avropande myndighet har möjlighet att avbryta en avropsförfrågan förutsatt att det föreligger sakliga skäl och att dessa är förenliga med LOU, till exempel om det har tillkommit omständigheter som inte var kända vid tidpunkten för avropet eller om förutsättningarna för avropet på annat sätt väsentligen har förändrats. Skälen till ett beslut om avbrytande måste anges och kunna motiveras då beslutet kan bli föremål för en prövning i domstol.
15 3.3 Teckna kontrakt 3.3.1 KONTRAKT Med kontrakt avses det avtal som tecknas mellan leverantören och myndigheten efter genomfört avrop. Oavsett om avropet avser en enstaka beställning (enskilt avrop) eller för återkommande leveranser under en längre period, bör parterna alltid upprätta ett kontrakt. Kontraktet reglerar det rättsliga förhållandet mellan parterna för den avropade leveransen. Om kontrakt tecknas för successiva leveranser kan myndigheten vid behov beställa från detta under hela kontraktets giltighetstid utan att göra ett nytt avrop inför varje beställning. Tänk på att i behovsanalysen och avropsförfrågan ange det uppskattade samlade behovet under hela kontraktstiden. Ändring av kontraktet kan endast ske efter skriftlig överenskommelse mellan parterna. För mer information om avbeställning och ändring se Allmänna villkor punkt 2.1.33. 3.3.2 KONTRAKTETS GILTIGHETSTID Ett kontrakt måste avropas och tecknas inom ramavtalets giltighetstid. Statens inköpscentral bedömer att ett avrop från ramavtalet kan ha en löptid om maximalt 48 månader. Kontraktet ska ha tecknats inom ramavtalets giltighetstid men fullgörandet kan ske även efter att ramavtalet har upphört. 3.3.3 KONTRAKTSVILLKOR Kontraktsvillkoren för Flyttjänst återfinns i respektive ramavtal på www.avropa.se. Ramavtalets huvudtext och de Allmänna villkoren är gemensam för alla ramavtalsleverantörer medan prisbilagan är specifik för respektive leverantör. Vid avrop ska Allmänna villkor gälla mellan myndigheten och leverantören. Däri anges den inbördes rangordning av kontraktsdokument. Dessa kontraktsvillkor får inte ersättas av andra om det inte framgår specifikt i respektive villkor. Vissa myndigheter omfattas av säkerhetsskydds-lagsstiftningen och måste därmed till kontraktet bilägga ett säkerhetsskydds-avtal. Ett sådant avtal kommer att, vid motstridiga uppgifter med övriga bilagor, gälla som högst i rang.
16 Därutöver måste även en specifikation (det vill säga överenskommen omfattning av leveransen samt funktionella och andra krav) upprättas och bifogas med kontraktet. 3.3.4 SEKRETESSAVTAL Om myndigheten begär en särskild sekretessförbindelse ska en sådan bifogas till kontraktet. Detta bör anges redan i avropsförfrågan. Se punkt 2.1.43 i Ramavtalets Allmänna villkor. 3.3.5 KONTRAKTSUPPFÖLJNING När ni tecknat kontrakt med en leverantör, tänk på att följa upp priser, leveranser och övriga villkor ni har kommit överens om och som framgår av kontraktet. Avvikelser och brister kan vara både vites- och hävningsgrundande. Var noga med att notera alla avvikelser och brister skriftligt inför ett eventuellt tvisteförfarande Om avvikelsen är vitesgrundande bör vite krävas ut med en faktura. Prisavdrag eller liknande uppgörelse synliggör inte problemet för leverantörens ledning. Försening föreligger när leverans sker efter avtalad leveransdag eller då leverans har skett men inte uppfyller avtalad specifikation. Information om viten vid försening och hävningsmöjlighet finns i Allmänna villkor punkt 2.1.35. Information om Leverantörens ansvar för skada finns i Allmänna villkor punkt 2.1.38 och ramavtalsbilagan Kontor 2003. På avropa.se finns en blankett för synpunkter/reklamation publicerad under fliken "Gemensamma dokument". Synpunkter/reklamationer ska ramavtalsleverantör besvara inom tre (3) arbetsdagar (Allmänna villkor p. 2.1.8) Se vidare Vägledning för kontraktsuppföljning som finns att ladda ner från Upphandlingsstödets webbplats www.upphandlingsstod.se.
4. Praktiska råd 17 4.1 Fakturakontroll Innan fakturering ska uppdraget godkännas av myndigheten. Leverantören ska upprätta ett dokument i form av leveranssedel/order över aktuellt uppdrag som efter utfört uppdrag kan kvitteras av båda parter.leverantören ansvarar för att leveranssedeln/ordern innehåller samtliga uppgifter som ligger till grund för debitering och att ersättningar och ersättningsnivåer är i enlighet med avtalsvillkoren. Avropande myndighet bör kontrollera fakturaposter mot leverantörens gällande ramavtalsprislista samt egna anteckningar över uppdragets utförande (antal personal, uppdragsutförandetid, transportsträckor, debiterade ställkostnader, debiterade tilläggstjänster e.t.c) innan utbetalning. Där myndigheten så kräver ska leveranssedeln/ordern bifogas fakturan. Leverantören har inte rätt att debitera faktureringsavgift eller andra liknande avgifter. Ramavtalsnumret bör framgå av fakturan i övrigt ska faktura innehålla följande uppgifter om inte annat anges:. Datum för utfärdandet. Namn, adress, kostnadsställe samt referens Myndighetens namn och referens Leverantörens namn, organisationsnummer, adress, telefonnummer, plus eller bankgiro Fakturerat belopp i SEK specificerat i förekommande delposter med priser i enlighet med ramavtalsprislista eller särskild överenskommelse (skriftlig) med kund samt mervärdesskatt. Specifikation av tjänst samt leveransdatum Eventuella övriga uppgifter som myndigheten önskar
18 4.2 Krav i upphandlingen avseende uppdrag Nedan följer ett antal krav som ställdes i upphandlingen, och som kan vara bra att känna till inför avrop. Vid framkomsten till angiven adress ska det transporterade flyttgodset levereras till anvisat rum/utrymme. Uppdrag ska bedrivas med hänsyn till myndighetens verksamhet så att störningar i möjligaste mån undviks. Om störande arbeten måste utföras ska myndigheten meddelas i rimlig tid före arbetet påbörjas. För de fall bristande kompetens hos leverantörens /underleverantörens personal uppmärksammas före eller i samband med flyttuppdraget ska utbyte av personal ske utan kostnad för avropande myndighet. Synpunkter eller klagomål ska besvaras av leverantören inom högst tre (3) arbetsdagar. Med arbetsdag avses helgfri vardag mellan kl 08.00 till 16.00. Eventuella nycklar/passerkort som behövs för uppdraget kvitteras och återlämnas vid uppdragets slut. Nycklar ska förvaras på ett betryggande sätt. Förlorad nyckel/förlorat passerkort anmäles omgående. Leverantören ska betala kostnader för av leverantören orsakade falsklarm och borttappade nycklar. Vid varje flyttuppdrag ska personalen vara utrustade med åtminstone en enklare uppsättning av verktyg som minst omfattar: borrmaskin skruvdragare mätutrustning skiftnyckel tejp/märk utrustning enklare skruv och plugg Denna utrustning samt packmaterial ska finnas med när personalen anländer till av myndigheten anvisad plats. Vid begäran från myndigheten ska leverantörens personal och eventuella underleverantörers personal kunna styrka sin anställningstillhörighet med giltiga identitetshandlingar (t.ex. behörighetskort eller entreprenörskort). Leverantören får inte ge personer, som inte är anställda hos leverantören eller av leverantören anlitad samt godkänd underleverantör, tillträde till myndighetens lokaler. Leverantören bedömer när det finns behov av att täcka/skydda golv, väggar och övrig inredning för eventuella skador under flyttuppdraget. Leverantören ska informera myndigheten när behov av täckning/skydd etc. finns. Det är leverantörens uppgift att täcka/skydda golv, väggar och övrig inredning.