Framgångsrik implementering av automatisk varupåfyllning

Framgångsrik implementering av automatisk varupåfyllning Case: AB Karl Hedin - Bygghandel Projektledare: Robin Eriksson robin.eriksson@abkarlhedin.se

Presentation 1. Kort företagsfakta 2. Bakgrund 3. Varför valde vi att införa Inköpsförslag? 4. Varför valde vi Relex? 5. Hur jobbade vi i projektet? 6. Resultat genom att använda Relex

Företagsfakta AB Karl Hedin är ett svenskt familjeägt sågverks-, emballage-, och handelsföretag med verksamhet i Sverige och Baltikum Företaget grundat 1917 Omsättning 3,3 miljarder SEK Varav bygghandel 1,7 miljarder SEK Ca 965 anställda i koncernen Karl Hedin är en av Sveriges större privata skogsägare - Drabbades hårt av den stora skogsbranden augusti 2014

AB Karl Hedin - Bygghandel Vi säljer kvalitetsprodukter från de ledande leverantörerna inom bygg- & industri. Fokus på kvalité, kunnig personal, hög service och vara det självklara valet för kunden.

Sortiment Vårt sortiment består av allt från infästning, förnödenheter, handverktyg, maskiner till tungt byggmaterial som virke, gips, isolering, bruk. Just nu 37 filialer runt om i mellansverige Ca 275 000 lagermarkerade produkt-platser Lagervärde på ca 340 miljoner kronor Mycket säsongsbetonade sortiment Lokalt sortimentsval från avtalsleverantörer Inget centrallager

Bakgrund Vi har under flera år jobbat med att effektivisera vår verksamhet med hjälp av olika IT-stöd med goda resultat. Projekten hänger samman och det gäller att skapa sig en bra grund för att nå önskat resultat. Våra nyckelord för lyckade projekt: Skapa en bra grund Kvalitetssäkra data i affärssystem Börja i liten skala Gör allt i en kontrollerad takt Skapa GODA exempel som sprider sig inom organisationen Jobba nära personalen FAKTURAMATCHNING Stor tidsbesparing och kvalitetssäkrar även inleveranserna RULLANDE INVENTERINGAR Kvalitsäkring av lagersaldon Automatiska mailutskick till butik varje måndag med sortiment som ska inventeras under veckan. Inventera rätt artikel vid rätt tillfälle AUTOMATISKA INKÖPSFÖRSLAG LAGERREDOVISNING Förutsättning för en effektiv vardag

Varför valde vi att införa automatiska inköpsförslag? Effektivisera inköpsprocessen Mycket tid gick åt att syna hyllor och bygglager istället för på service mot våra kunder. Lagerinköp skapades med hjälp av handdatorer. Optimerade lagernivåer Fel mängd på hyllorna, både för mycket och för lite Ökad tillgänglighet Effektivare uppackning Inte vara beroende av en viss person på filialen för att göra lagerinköp Rätt lagernivåer inför / under säsong Minskade fraktkostnader, internförflyttningar Ökad service mot våra kunder Mål med projektet: Kunna fortsätta växa på befintlig kostnad och ge ökad service och tillgänglighet för våra kunder Inget mål om att kraftigt sänka lagervärdet

Inbyggt stöd för inköpsförslag i vårt centrala affärssystem TRYGG2000 Vi använder oss av vårt gemensamma affärssystemet TRYGG2000 som är ett komplett system med allt från orderläggning, kassafunktion, lagerhantering, inköp mm. = Motorn i vår verksamhet! Utvecklat för vår typs bransch. Vi använde den inbyggda modulen för lagerstyrning i TRYGG2000 till en början med okej resultat men vi insåg så småningom att den krävde allt för mycket administrativt jobb och underhåll! Nackdelarna som gjorde att vi valde att titta på en extern lösning: - Ingen prognoshantering utan enbart min-max punkter - För dålig hantering kring vikt, brytkoder, säsonger - Ingen hänsyn till ekonomiska beräkningar - Svårt att få det tyngre materialet som trä, gips, bruk mm att fungera optimalt - Skapade för mycket administrativt jobb! Fungerade för ett fåtal butiker men inte i större skala.

Varför valde vi just Relex? Efter att ha använt den inbyggda modulen i TRYGG2000 för inköpsförslag under ca 2 år i ett fåtal butiker insåg vi att det inte var hållbar i det långa loppet. Därför valde vi att utvärdera olika externa lösningar för att få en hållbar framtidlösning. Varför föll valet till slut på Relex? - Lyhörda och lösningsorienterade - Bra organisation och hög kundskapsnivå inom området - Smidig och flexibel beräkning av inköpsförslag. Enkelt att justera regler vid behov! - Lättarbetat och dynamiskt gränssnitt - Smidig integration mot affärssystem - Mycket automatik = Mindre underhållsjobb - Driften går att hantera med en smal organisation - Prisvärt, snabb ROI - Möjlighet till pilotprojekt utan krav på att gå vidare. Minimerar risken med projektet.

Införandet av Relex Projektorganisation: Robin Eriksson (Huvudanvändare) Helen Smidig Annette Damin Vi har även haft stöd av vår Trainee Lina Olofsson i vissa delar av projektet. Det är Robin, Helen och Annette som sköter hela den dagliga driften när det gäller projekt, utveckling, support mm för våra 37 butiker idag. Hela Relexprojektet har hanterats från start till mål inom denna grupp. Vi valde en slimmad projektgrupp för att snabbare komma igång och nå resultat. Från projektstart tills vi gjorde första skarpa beställningen tog det ca 3 månader. Till skillnad mot många andra har vi valt att driva projektet utan att involvera inköp, ledning, platschefer i projektet. Inom AB Karl Hedin har vi en mycket liten central organisation och jobbar mycket decentraliserat vilket har varit en utmaning för projektet. Butiken har fortfarande samma valfrihet kring sortimentet som tidigare.

Införandet av Relex Pilotprojekt För att se effekten och säkerställa funktionaliteten valde vi att rulla igång ett pilotprojekt med Relex i 4 st utvalda butiker under ca 4 månader sommaren 2014 (högsäsong). Butikerna valdes utifrån olika storlekar, sortimentsinriktning och regioner för att testa systemet åt olika håll. Vi begränsade pilotsortimentet till ett antal olika leverantörer i dessa butiker. Totalt aktiverade vi ca 60% av artikelnumren och dessa omfattade både butik och lagersortiment. Mycket goda resultat redan efter kort tid i drift! Tillgänglighet-% Lagervärde +2,2% (98,5%) - 4% medvetet val för att få med personalen Leveransrader - 8% Relex EOQ-beräkning ger effekt Antal nollsaldon - 45% -65% där vi inte haft lagerstyrning tidigare

Införandet av Relex Fortsatt Utrullning Efter ett lyckat pilotprojekt tog vi under hösten 2014 ett beslut om att rulla ut Relex i alla våra butiker. Utrullningen pågår just nu och i dagsläget har vi 17 / 37 butiker i drift. Vi har valt att rulla ut samma sortiment som vi använde under piloten till en början, ca 60% av artiklarna. Ryktet sprider sig hur bra systemet fungerar och nu vill många butiker igång! Vi håller oss dock till vår utrullningsplan för att kvalitetssäkra resultatet. Steg under löpande utrullningen av butiker: 1. Kvalitetssäkra masterdatan 2. Utbildning med all personal där vi förklarar syfte, effekt, resultat mm. Förståelsen hos personalen är mycket viktig för lyckade resultat! 3. Visa och förklara de första beställningarna för att alla ska vara med på tänket 4. Skicka de första beställningarna tillsammans med personalen på plats för att kunna bemöta eventuella frågor 5. Vara med och packa upp varor tillsammans med personalen för att säkra så allt fungerar och bemöta eventuella frågor direkt 6. Löpande uppföljning och visa resultat för anläggningen Detta har skapat ett stor förtroende för systemet hos personalen.

Införandet av Relex Vi har inte valt att automatisera hela flödet utan Butikerna sänder själva iväg förslagen inne i vårt affärssystem. Vi ser detta som en viktig del för att de ska känna sig trygga med modellen samt ha kvar det decentraliserade tänket. Nattjobb Centrala morgonrutiner TRYGG2000 (Masterdata skickas varje kväll) Försäljningsdata på transaktionsnivå Lagersaldon/Lagervärden Innerliggande order Innerliggande inköp Artikeldata inkl. vikt, pris mm Ledtider Beställningsdagar mm RELEX (Beräkning av inköpsförslag) EOQ (kostnader för lagerhållning, uppackning mm) Säsonger Trender Ordervärde Viktgränser Förpackningsstorlekar Brytkoder Inköpspris mm RELEX (Morgonrutin) Varje morgon loggar vi in i Relex och granskar avvikelser för att säkra inköpsförslagen. Anledningen till detta är för att kvalitetssäkra inköpsförslagen innan butikerna ser dem och även fånga upp artiklar som eventuellt behöver ärva statistik mm. Vi lägger ca 30 minuter på detta varje morgon totalt för våra butiker Vi godkänner sedan in förslagen i affärssystemet för vidare hantering. Dagliga butiksrutiner Varorna anländer sedan direkt från leverantören till butik EDI-beställning direkt till våra olika leverantörer Butiken Butikerna godkänner sedan sina egna inköpsförslag varje dag för att känna sig säkra med modellen. TRYGG2000 Vi importerar optimerade och färdiga inköpsförslag varje morgon efter granskning.

Bättre samarbete mellan sågverk och bygghandel med hjälp av Relex Löpande prognoser baserade på Bygghandelns efterfrågan på TRÄ Nästa steg blir att nyttja försäljningsprognoserna i Relex för att planera och styra sågverksproduktionen. Kommer leda till effektivare produktion och lager på sågverket och även säkerställa varuförsörjningen till bygghandeln. Viktigt eftersom stor andel av den sågade volymen säljs internt inom Bygghandeln.

Bättre samarbete mellan sågverk och bygghandel med hjälp av Relex Samordnade beställningar När fler butiker är i drift kan vi börja optimera beställningar till gemensamma turer. Tex: Beställning tisdag max 30 paket på 1 bil KÖPING 5PKT ESKILSTUNA 15PKT STRÄNGNÄS 10PKT

Resultat från pilotstart - Lagervärde Ingen lagerstyrning sedan tidigare Ingen lagerstyrning sedan tidigare

Resultat från pilotstart - Nollsaldon Ingen lagerstyrning sedan tidigare Ingen lagerstyrning sedan tidigare

Sammanfattning Sammanfattningsvis är vi mycket nöjda med både resultat och Relex sätt att jobba. Vi har samarbetat och lärt av varandra vilket är nyttigt under ett så pass stort projekt. Vi har stött på motgångar, brottats mycket med den mänskliga fingertopskänslan hos personal men i slutändan nått önskade resultat och fått personalen att gilla inköpförslagen! Personalen inser nu fördelarna och det sprider sig nu till övriga butiker som ännu inte är igång. Tongången är nu istället varför har vi inte inköpsförslag på den här leverantören? Våra tips för en framgångsrik implementering: Jobba nära butikerna och var lyhörd på deras åsikter och kunskaper Börja inte med att skära hårt i sortiment eller lagervärde Glöm inte att det är människor vi jobbar med. Får man inte med personalen på noterna når man aldrig önskat resultat! Då spelar det ingen roll hur mycket man skruvar på parametrar osv. Säkra gärna upp känsliga sortiment lite extra i början för att säkerställa så de verkligen inte tar slut. Detta ser vi som en mycket viktig del för att personalen ska lita på modellen Glöm inte att jobba med det visuella så det är ser snyggt ut i hyllor och lagerplatser även om de inte säljer så mycket Säkerställ rutiner och ha en stabil grund att stå på innan man drar igång, underlättar enormt Kvalitetssäkra lagerredovisningen med hjälp av rullande inventeringar Säkra masterdatan i affärssystemet Tack! Frågor?