Förfrågningsunderlag 2015-12-02 Upphandlande organisation ARBETSFÖRMEDLINGEN Lena Kempe Upphandling Företagshälsovårdstjänster Af-2015/348212 Sista anbudsdag: 2016-01-18 23:59 Symbolförklaring: Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten ingår i kvalificeringen Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Texten kommer att ingå i avtalet Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan besvaras av köparen 4. KRAVSPECIFIKATION 4.1 Prioriterade områden Arbetsförmedlingen arbetar aktivt för att vara en god och attraktiv arbetsgivare och för att skapa hälsofrämjande arbetsplatser. För att skapa förutsättningar för att uppnå detta mål är följande utmaningar prioriterade: Minska sjukfrånvaron Skapa ett öppet klimat på arbetsplatserna Hantera utsatthet Leverantören bör kunna bistå med att: 1. Fullt ut implementera det hälsofrämjande arbetet med ett tydligt fokus på vad som främjar hållbar hälsa på arbetsplatsen och visa på hur det kopplas till det systematiska arbetsmiljöarbetet. 2. På samtliga arbetsplatser uppnå ett välfungerande systematiskt arbetsmiljöarbete på arbetsplatsnivå, där man kontinuerligt fångar upp arbetsmiljörisker på gruppnivå kopplat till arbetsbelastning, konflikter mm. 3. På samtliga arbetsplatser uppnå ett välfungerande systematiskt arbetsmiljöarbete på individnivå, där chefer utövar ett gott ledarskap genom att bland annat ha avstämningar med medarbetare för att fånga upp hälsosignaler och behov av förebyggande åtgärder. 4. På samtliga arbetsplatser uppnå ett välfungerande systematiskt arbetsmiljöarbete på individnivå genom ett aktivt rehabiliteringsarbete i rehabiliteringskedjans alla delar och med ett fokus på återgång i ordinarie tjänst. Möjliggöra och säkerställa flexibilitet avseende anpassning vid återgång i arbete. 5. Säkerställa att det finns tillräckligt stöd i att hantera den fysiska arbetsmiljön, till exempel metodstöd för införande av ny kontorstruktur, men också den psykosociala arbetsmiljön kopplat till de fysiska lokallösningar myndigheten väljer. 6. Säkerställa att samtliga arbetsplatser arbetar med att främja ett gott arbetsklimat och agerar mot en lösning då konflikter uppstår. 7. Säkerställa att jämställdhet och mångfald genomsyrar verksamheten samt säkerställa Sida 1 av 17
kompetens för att hantera utsatthet, både externt och internt. Beskriv hur ni uppfyller ovanstående (bör-krav) punkter utifrån systemnivåer organisation, arbetsplats, individnivå. Beakta fastställda principer vid beskrivning. (Fritextsvar) Anbudsgivaren uppfyller bör-kravet i punkt 1? (Ja/Nej svar) % 1,13 Anbudsgivaren uppfyller bör-kravet i punkt 2? (Ja/Nej svar) % 1,13 Anbudsgivaren uppfyller bör-kravet i punkt 3? (Ja/Nej svar) % 1,13 Anbudsgivaren uppfyller bör-kravet i punkt 4? (Ja/Nej svar) % 1,13 Anbudsgivaren uppfyller bör-kravet i punkt 5? (Ja/Nej svar) % 1,13 Anbudsgivaren uppfyller bör-kravet i punkt 6? (Ja/Nej svar) % 1,13 Anbudsgivaren uppfyller bör-kravet i punkt 7? (Ja/Nej svar) % 1,13 4.2 Historik Under 2014 köpte Arbetsförmedlingen nedanstående företagshälsovård, fördelningen av tjänster enlig nedan; Inriktning Rehabilitering Förebygga Främja Organisation 1% 22% 1% Grupp 0% 9% 3% Individ 27% 34% 3% Under 2014 var 64 % individinsatser, 12 % gruppinsatser och 23 % insatser på organisationsnivå. Arbetsförmedlingen har köpt motsvarande kompetens (löpande per timme) under 2014; Personalkategori Totalt i timmar *Psykolog ca 6 300 *Företagsläkare ca 4 500 *Beteendevetare ca 4 000 *Företagssköterska/rehabiliteringssamordnare ca 2 000 *Sjukgymnast/fysioterapeut ca 1 900 *Organisationskonsult ca 1 000 *Arbetsmiljöingenjör ca 700 Samt övrigt såsom hälsoutvecklare, controller (hälsoekonomi) med mera. Arbetsförmedlingen bedömer att nyttjande av organisationskonsult, företagsläkare, företagssköterska/rehabiliteringssamordnare och arbetsmiljöingenjör kan tänkas öka. 4.3 Målsättning Sida 2 av 17
Arbetsförmedlingen hade 2014 ett sjuktal motsvarande 6,5 % (procent sjukfrånvaro utifrån maximal tillgänglig arbetstid totalt och dag 1-14.) och korttidssjukfrånvaro på 2,5 %. Under avtalsperioden avser Arbetsförmedlingen utveckla ett aktivt samarbete med företagshälsovården för att skapa förutsättningar att nå ett sjuktal om högst 4,5 %. Under avtalsperioden strävar Arbetsförmedlingen mot ett förbättrat hälsoläge och att det systematiska arbetsmiljöarbetet (SAM) ska vara välfungerande och en självklar del av verksamhetsutvecklingen. Arbetsförmedlingen vill att företagshälsovården ska bistå med analys och insats på olika systemnivåer i verksamheten. Beskriv kort och motivera hur ni kommer att arbeta för att arbetsförmedlingen säkerställer ovanstående (Fritextsvar) 4.4 Funktionella krav 4.4.1 Tjänsten 4.4.1.1 Uppdragsbeskrivning En viktig del i myndighetens arbetsmiljöarbete är att kunna erbjuda arbetsförmedlingens chefer och medarbetare en professionell samarbetspartner med expertkompetens och erfarenhet inom arbetsmiljö- och hälsoområdet. För att kunna vara en professionell samarbetspartner behöver leverantörer ha god kännedom om arbetsförmedlingens uppdrag och verksamhet. Det är av särskild vikt att ha kunskap om kärnverksamheten och dess utmaningar. Viktigt för arbetsförmedlingen är också att kvinnor och män erbjuds samma möjligheter samt behandlas lika i mötet med företagshälsovårdens anställda. Leverantören kompletterar arbetsförmedlingens personalfunktion samt arbetsförmedlingens övriga leverantörer inom området personalstöd via nuvarande leverantör Falck Healthcare samt samarbetspartner vid problem vid skadligt bruk via Alna. Arbetsförmedlingen vill skapa förutsättningar att bli en hälsofrämjande arbetsplats och en attraktiv arbetsgivare. Leverantören ska ge cheferna ett professionellt stöd i problemanalys och beslut av insats, vilket vi ser som en av företagshälsovårdens viktigaste uppgifter. Vi tror att lösningen till många individproblem finns på annan systemnivå, vilket gör att vi värderar den första bedömning av insats som en ytterst viktigt i vår strävan att flytta insatser från individ till annan systemnivå när det behövs. Leverantören ska därför vid varje beställning inkludera en formulering av behov utifrån ett nuläge och önskat resultat. Leverantören ska vid alla beställningar av insats (oavsett systemnivå) återkoppla till beställaren (kan vara chef eller personalavdelning) om uppnått resultat. Arbetsförmedlingen vill att det hälsofrämjande arbetet ska ha fokus på hälsa på arbetsplatsen, varför leverantören framförallt ska kunna bistå med insatser som fokuserar på verksamhetsrelaterad hälsoutveckling. I samarbetet med företagshälsovården ser vi under avtalsperioden en ökning av processtöd i enskilda rehabiliteringsärenden. Det innebär t.ex. att anbudsgivaren ska stödja cheferna genom hela rehabiliteringsprocesser eller vid behov andra former av utredningar. Sida 3 av 17
Det kan innebära telefonkonsultationer, second opinion, stöd vid eller inför rehabiliterings-/hälsosamtal med medarbetare samt stöd vid eller inför flerpartsmöten med externa aktörer såsom Försäkringskassan, sjukvården, behandlingshem och andra inblandade parter. Det kan vid långtidsrehabilitering även innefatta behandlande tjänster med syfte att skapa så bra förutsättningar som möjligt för återgång i arbete. Leverantören ska i samarbetet kring rehabilitering formulera rimliga krav på individen och arbetsgivaren och bidra till tydlighet i rehabprocessen utifrån ett arbetsgivarperspektiv/verksamhetsperspektiv. Arbetsförmedlingen ställer höga krav på att företagshälsovården bistår med en stor kunskap och förmåga att leverera utifrån eventuella förändringar i sjukförsäkringen som kan påverka arbetsförmedlingens rehabiliteringsarbete. Det innebär att den försäkringsmedicinska kompetensen är viktig för rehabiliteringens resultat. I förbättrings- och utvecklingsarbetet av SAM kan utbildningsinsatser eller andra aktiviteter till olika målgrupper, med olika teman, i olika storlek och omfattning bli aktuella såsom AML, psykisk och social arbetsmiljö, grupp- och organisationsutveckling etc. Innehåll och upplägg på utbildningar och andra aktiviteter tas fram i samarbete mellan arbetsförmedlingen och företagshälsovården. Vid behov av kartläggningar av större karaktär avseende organisationshälsa ska leverantören erbjuda organisationskonsulter som med sin kompetens och erfarenhet kan komplettera Arbetsförmedlingens bild av nuläget. I SAM är också arbetet med den fysiska arbetsmiljön viktigt. Leverantören ska därför kunna analysera och föreslå lösningar på fysiska arbetsmiljöproblem såsom luft, ljus ljud, brand och personsäkerhet i våra lokaler. Leverantören ska även kunna bistå Arbetsförmedlingen vid behov av från Arbetsmiljöverket beordrade utredningar. Leverantören ska kunna bistå vid skyddsronder, planering av förändringar/byte av lokaler samt vid byte från cellkontor till arbete i kontorslandskap samt aktivitetsbaserade kontorslösningar. I det senare fallet ska leverantören kunna bistå både med ergonomisk kompetens samt ha kompetens i förändringsledning och gruppdynamiska teorier som kan bidra till en lyckad implementering. Leverantören ska vid behov av arbetstekniska hjälpmedel rekommendera dessa med hänsyn tagen till, av Arbetsförmedlingens, upphandlade leverantörer. I arbetet med att sänka sjuktal finns extern sjuk- och friskanmälan/vab-anmälan där medarbetaren får direktkontakt med sjukvårdsutbildad personal och chefen stöd i att ta sitt ansvar. Insatsen bidrar till tryggare medarbetare och är ett stöd till cheferna att komma igång med tidig bedömning av arbetsförmåga och rehabiliteringsplanering. Leverantören ska kunna att stötta chefen i ledarskapet och i situationer som handlar om diskriminering, mobbning, trakasserier och konflikter. Stödet ska innehålla analys och åtgärdsförslag samt kompetens i att genomföra samtal för att reda ut vilket problemet är, hjälpa till med konfliktlösning och medling, ge stöd till inblandade samt vid behov utbilda grupp/arbetsplats. Leverantören ska dokumentera utredningen. Vid behov ska chef kunna avropa rådgivning/bollplank utifrån rollen som personalansvarig chef. Stödet kan innefatta rådgivning gällande hur man hanterar olika situationer i Sida 4 av 17
hälsoarbetet men också stöd i att utveckla ledarskapet. Relevant kompetens utifrån behov. Beskriv hur ni säkerställer att kvinnor och män behandlas lika i mötet med företagshälsovården. (Fritextsvar) Beskriv hur ni uppfyller ovanstående ska-krav (Fritextsvar) Beskriv hur ni kommer att dokumentera utredningen (Fritextsvar) 4.4.2 Beställning av tjänst Inför varje nytt uppdrag kontaktar beställande chef företagshälsovården, gör en beskrivning av nuläge och önskat mål. Utifrån förslag från företagshälsovården kommer parterna överens om uppdrag, dess innehåll och mål, kompetens som ska utföra uppdraget samt omfattning och tidsramar. Vissa avrop kan komma att kräva beslut av Personalavdelningen före genomförande. Leverantören ska i samarbete med Arbetsförmedlingen ta fram uppdragsbeskrivning som definierar följande; a) typ av tjänst innehåll/omfattning b) målsättning c) kompetens som ska utföra arbetet d) tidsramar e) ort för genomförande f) eventuell delfakturering (om tjänsten utförs under en längre period) g) reseersättning (om tjänsten utförs utanför leveransort enligt bilaga 3) samt h) återkoppling Leverantören ska säkerställa att den som tar emot beställningen har kompetens att utifrån chefens problembeskrivning göra en bedömning av om och på vilken systemnivå insatsen är aktuell. All informationsöverföring ska ske enligt Personuppgiftslagen (PUL) avseende känsliga uppgifter. Arbetsförmedlingen förbehåller sig rätten att i efterhand granska och utvärdera föreslagna insatser. Beskriv hur ni avser att lösa ovanstående ska-krav (Fritextsvar) 4.4.2.1 Återrapportering Leverantören ska återrapportera till Arbetsförmedlingen efter slutfört uppdrag. Av rapporteringen ska det framgå resultat, mål och eventuella skäl till om resultatet avviker från det mål som satts. I rehabiliteringsärenden ska dessutom framgå hur rehabiliteringsprocessen utvecklats och skäl till om individen inte uppnått målet för rehabiliteringen. Avstämningar mellan leverantör och beställare görs fortlöpande i samband med individärenden eller processer. Beskriv kort hur ni uppfyller ovanstående ska-krav (Fritextsvar) Hur ska återrapportering sker? (Fritextsvar) 4.4.3 Avbeställning Arbetsförmedlingen ska kunna avboka enskilda individärenden senare än fyrtioåtta (48) timmar före avtalad tid, eller om individ uteblir från avtalat besök, har leverantören rätt till full Sida 5 av 17
ersättning Vad som anges ovan gäller inte om bokningen avser dag efter allmän helgdag. I det fallet, liksom vid akut sjukdomstillstånd, ska avbokning ske senast kl. 15.00 närmast föregående arbetsdag. Om så inte sker har leverantören rätt till full ersättning. Beställda hel- eller halvdagsuppdrag, utredningar, utbildningar och övriga grupprelaterade tjänster (inklusive tjänster för flera individer som beställts vid samma tillfälle), kan avbokas kostnadsfritt intill femton (15) dagar före avtalad tid. Vid avbokning därefter, intill sju (7) dagar före avtalad tid, utgår femtio procent (50 %) av ersättningen. Vid senare avbokning utgår full ersättning. Samma tidsramar eller likvärdiga avseende avbeställning bör gälla leverantören. Anbudsgivaren accepterar ovanstående krav? (Ja/Nej svar) % 1,13 4.4.4 Efterfrågade kompetenser Företagshälsovården ska bemannas med erforderlig kompetens se avsnitt 4.4.3.1-4.4.3.11 och antal personer för att kunna leverera beskrivna uppdrag, tjänsterna under avsnitt 4.4.4 särskilda tjänster, samt de tjänster som krävs för att leva upp till arbetsmiljölagens definition av företagshälsovård dvs. expertresurs inom områdena arbetsmiljö och rehabilitering". Företagshälsovården ska särskilt arbeta för att förebygga och undanröja hälsorisker på arbetsplatser samt ha kompetens att identifiera och beskriva sambanden mellan arbetsmiljö, organisation, produktivitet och hälsa. För att kunna visa på att man ligger i framkant avseende forskning och utveckling ska leverantören använda sig av evidensbaserade metoder. Anbudsgivaren ska lämna beskrivning av bemanning och kompetenser på sin egna största (antal anställda) och minsta mottagning samt övriga kompetenser som finns för att uppfylla kraven (Fritextsvar) 4.4.4.1 Arbetsmiljöingenjör Arbetsmiljöingenjör ska ha arbetsmiljöingenjörsutbildning (från universitet/högskola, Arbetslivsinstitutet eller annan huvudman) Dokumenterad erfarenhet som arbetsmiljöingenjör. Dokumenterad erfarenhet av att hålla arbetsmiljöutbildningar. 4.4.4.2 Beteendevetare Beteendevetare ska ha avlagd universitets/högskoleexamen inom beteendevetenskap och dokumenterad erfarenhet. Konsulterna bör ha kognitiv beteendeterapeutisk inriktning och bör ha erfarenhet av att ha arbetat med utvecklingsuppdrag i offentlig förvaltning. Uppfylls bör-kravet på utbildningsinriktning? (Ja/Nej svar) % 1,13 Sida 6 av 17
Uppfylls bör-kravet på erfarenhet? (Ja/Nej svar) % 1,13 4.4.4.3 Ergonom Ergonom ska ha avlagd sjukgymnast/fysioterapeutexamen, samt vidareutbildning till ergonom. Dokumenterad erfarenhet som ergonom. Krav beträffande legitimation för sjukgymnast framgår av 4 kap. 1 patientsäkerhetslagen 2010:659). Uppgift om sjukgymnastens legitimation ska finnas i Socialstyrelsens HOSP-register. 4.4.4.4 Företagsläkare Företagsläkare ska ha avlagd läkarexamen, inklusive allmäntjänstgöring samt specialistkompetens i företagshälsovård eller arbets- och miljömedicin. Dokumenterad erfarenhet som företagsläkare inom företagshälsovård. Krav beträffande legitimation för läkare framgår av 4 kap. 1 patientsäkerhetslagen (2010:659). Uppgift om läkarens legitimation ska finnas i Socialstyrelsens HOSP-register. 4.4.4.5 Företagssköterska Företagssköterska ska ha avlagd sjuksköterskeexamen med någon form av vidareutbildning till företagssköterska. Dokumenterad erfarenhet som företagssköterska inom företagshälsovård. Krav beträffande legitimation för sjuksköterska framgår av 4 kap. 1 patientsäkerhetslagen (2010:659). Uppgift om sjuksköterskans legitimation ska finnas i Socialstyrelsens HOSP-register. 4.4.4.6 Hälsovetare/ Hälsopedagog Hälsovetare/ Hälsopedagog ska ha universitet/högskoleutbildning till Hälsopedagog eller motsvarande, Arbetsförmedlingen avgör likvärdigheten Dokumenterad erfarenhet som hälsopedagog. Erfarenhet av hälsofrämjande arbete på individ- grupp och organisationsnivå. 4.4.4.7 Läkare Läkare ska lägst ha avlagd läkarexamen, inklusive allmäntjänstgöring (legitimerad läkare). Dokumenterad erfarenhet som legitmerad läkare. Krav beträffande legitimation för läkare framgår av 4 kap. 1 patientsäkerhetslagen (2010:659). Uppgift om läkarens legitimation ska finnas i Socialstyrelsens HOSP-register. Sida 7 av 17
4.4.4.8 Organisationskonsult Konsulterna ska för uppdraget ha relevant utbildning och erfarenhet i övrigt. Detta kan uppnås genom relevant utbildning på högskolenivå i kombination med arbetslivserfarenhet som konsult. Konsulten ska därtill redovisa fler erfarenheter. De ovan erbjudna konsulterna ska ha erfarenhet av att ha arbetat med utvecklingsuppdrag i offentlig förvaltning. Erfarenhet av processledning för verksamhetsutveckling ses som ett mervärde. Meriterande med påbyggnadsutbildning inriktning organisationspsykologi/organisationsutveckling. Dokumenterad erfarenhet som organisationskonsult 4.4.4.9 Psykolog Psykolog ska ha avlagd psykologexamen (legitimerad psykolog). Dokumenterad erfarenhet som legitimerad psykolog. Krav beträffande legitimation för psykolog framgår av 4 kap. 1 patientsäkerhetslagen (2010:659). Uppgift om psykologens legitimation ska finnas i Socialstyrelsens HOSP-register. Bör ha kognitiv beteende terapeutisk inriktning. Uppfylls bör-kravet på utbildningsinriktning? (Ja/Nej svar) % 1,13 4.4.4.10 Sjukgymnast/fysioterapeut Sjukgymnast/fysioterapeut ska ha avlagd sjukgymnast/fysioterapeutexamen Dokumenterad erfarenhet som sjukgymnast/fysioterapeut. Krav beträffande legitimation för sjukgymnast framgår av 4 kap. 1 patientsäkerhetslagen (2010:659). Uppgift om legitimation ska finnas i Socialstyrelsens HOSP-register. 4.4.4.11 Sjuksköterska Sjuksköterska ska ha avlagd sjuksköterskeexamen (legitimerad sjuksköterska). Dokumenterad erfarenhet som legitimerad sjuksköterska. Krav beträffande legitimation för sjuksköterska framgår av 4 kap. 1 patientsäkerhetslagen (2010:659). Uppgift om sjuksköterskans legitimation ska finnas i Socialstyrelsens HOSP-register. Sida 8 av 17
4.4.4.12 Kontaktperson Kontaktpersoner ska finnas lokalt/regionalt så att det blir en väg in för beställande chef. Kontaktpersonen ska ha kompetens om avtalets innehåll och utformning, ha kompetens om Arbetsförmedlingens uppdrag och särskilda utmaningar samt ha en så pass bred kompetens i sakfrågor så att, utifrån ett beskrivet nuläge, hänvisning och rekommendation kan ske till relevant kompetens. Kontaktperson ska kunna hantera frågor rörande offertförfrågningar rörande specifika uppdrag. Vid byte av kontaktperson hos anbudsgivaren, ska anbudsgivaren ansvara för att bjuda in till ett överlämningsmöte. Beskriv på vilket sätt ni säkerställer överlämning. (Fritextsvar) 4.4.4.13 Tillgång till särskilda kompetenser Arbetsförmedlingen ser i enstaka fall att särskild specialistkompetens är nödvändig för att ge chefer och medarbetare rätt stöd. Dessa kompetenser bör finnas att tillgå hos leverantören/underleverantörer när behov uppstår alternativt ska arbetsförmedlingen kunna få hjälp med remisstöd. 1) Psykiatrisk kompetens, 2) Neuropsykologisk kompetens 3) Beteendevetare och psykologer med särskild kunskap och erfarenhet av konflikthantering/konfliktlösning vid trakasserier, sexuella trakasserier eller vid diskriminering av kön, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionshinder, sexuell läggning, ålder samt könsöverskridande identitet eller uttryck. 4) Av socialstyrelsens godkända kompetenser som rör behandling av smärta och obalanser exempelvis leg. Naprapat, leg. Kiropraktor. 5) Dietist. 6) Handledare utbildade i metoden ACT (Acceptance Commitment Training/therapy) eller metod som ger motsvarande resultat och effekt. 7) Talpedagog/logoped specifikt tränade för medarbetare i t ex kundtjänst, växel, resebyrå. 8) Kompetens att stödja medarbetare med syn/hörsel nedsättning vid behov av anpassningar efter genomförd utredning inom primärvården. Redogör för hur ni har tillgång till dessa särskilda kompetenser. (Fritextsvar) Erbjuds kompetens enligt punkt 1? (Ja/Nej svar) % 1,13 Erbjuds kompetens enligt punkt 2? (Ja/Nej svar) % 1,13 Erbjuds kompetens enligt punkt 3? (Ja/Nej svar) % 1,13 Erbjuds kompetens enligt punkt 4? (Ja/Nej svar) % 1,13 Erbjuds kompetens enligt punkt 5? (Ja/Nej svar) % 1,13 Erbjuds kompetens enligt punkt 6? (Ja/Nej svar) % 1,13 Sida 9 av 17
Erbjuds kompetens enligt punkt 7? (Ja/Nej svar) % 1,13 Erbjuds kompetens enligt punkt 8? (Ja/Nej svar) % 1,13 4.4.5 Särskilda tjänster Samtliga särskilda tjänster ska levereras och i förekommande fall beskrivas. 4.4.5.1 Debriefing vid extra ordinära händelser Krisbearbetning är en form av bearbetning med syfte att minska stressreaktionerna efter ett trauma (posttraumatiskt stressyndrom) samt påskynda återhämtningsprocessen. Möjlighet till akut stöd för chef genom debriefing och stöd vid extraordinära händelser ska kunna levereras enligt nedan: akut stöd för chefer över telefon omgående för att säkra krisledarskapet handledning, bedömning av situation och uppföljning fördjupad avlastning, efter bedömning vid behov, där det handlar om en fördjupad bearbetning med stöd av expert debriefing ska genomföras vid behov på arbetsplatsen med utbildad personal 2-3 dagar efter incidenten. Samtalsledare ska ha avlagd universitetsexamen inom beteendevetenskap (socionomexamen eller kandidat/magisterexamen eller annan likvärdig utbildning (Arbetsförmedlingen avgör likvärdigheten) samt utbildning i debriefing. Beskriv tjänsten Debriefing vi extra ordinära händelser. (Fritextsvar) Beskriv hur ni säkerställer kompetenskravet. (Fritextsvar) 4.4.5.2 Ergonomi i grupp För att skapa hållbar hälsa ska ergonomisk utbildningsinsats för grupp kunna erbjudas. Detta för att medarbetare ska lära sig hur de ska använda sin arbetsutrustning (stol, bord, dator mm) och arbetsplats. 4.4.5.3 Vaccination Arbetsförmedlingen erbjuder endast vaccination för sina medarbetare vid extraordinära situationer, bedömning görs vid varje särskilt fall eller på rekommendation av Folkhälsomyndigheten. Möjlighet till vaccin och vaccination ska finnas för influensa och andra epidemiska sjukdomar. Möjlighet till vaccin och vaccination inför utlandstjänstgöring ska finnas. I pris för vaccination ska ingå bedömning, vaccination, dokumentation och vaccinationsjournal för varje anställd. Priset för vaccin ska inte anges. Vid större insatser eller utbrott av pandemi ska särskilt pris lämnas vid förfrågan från Arbetsförmedlingen. Tjänsten ska utföras i enlighet med Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (SOSFS), 2000:1 och 1999:26. 4.4.5.4 Medling Sida 10 av 17
Meningsskiljaktigheter i sakfrågor kan komma att orsaka samarbetssvårigheter personer emellan. En viktig del i Arbetsförmedlingens framtida målbild är att var och en av oss (både chefer och medarbetare) lever ett självledarskap som går ut på att vi är proaktiva och ta ansvar våra egna delar och för helheten utifrån värdegrundsorden: professionell, inspirerande och förtroendeingivande. Leverantören ska kunna bistå med medling som tjänst där syftet är att få hjälp med att ställa en konfliktdiagnos utifrån parternas rätt att få sina synpunkter hörda; analysera och kommunicera med parterna vilken konfliktnivå konflikten ska hanteras på; identifiera hur långt konflikten har eskalerat för att utforma en handlingsplan med parterna. Medlarens uppgift är att bistå parterna att fatta bra beslut om hur de ska hantera situationen och skapa goda förutsättningar för konstruktiv kommunikation mellan parterna så att dessa kan hitta fram till den lösning som är lämplig. Beskriv metoden medling (Fritextsvar) 4.4.5.5 Kompetensutveckling för bättre arbetsmiljö Leverantören ska kunna bistå i utveckling av olika interna utbildningar i olika former inom arbetsmiljö- och hälsoområdet. Företagshälsovården ska kunna vara med och leverera alltifrån hela utbildningar till delar av utbildningar samt och andra kompetenshöjande insatser inom arbetsmiljö- och hälsoområdet i syfte att bidra till ökad kunskap om hälsa i myndigheten. Det kan handla om att vara en del i att utbilda i det systematiska arbetsmiljöarbetet för att förhindra ohälsa och stötta chefer i det vardagliga arbetsmiljöarbetet. Det kan också handla om särskilda insatser utifrån signaler som Arbetsförmedlingen eller företagshälsovården har fångat upp centralt eller lokalt. Ett nyfiket och inspirerande förhållningssätt i bemötandet vid beställningar av insatser är ledstjärna baserat på evidensbaserade metoder vid utformningen av utbildningar. 4.4.5.6 Livsstilsrelaterade insatser inom det hälsofrämjande området Specifika hälsoförebyggande och hälsofrämjande tjänster på individ och gruppnivå bör kunna avropas vid behov. Leverantören ska använda sig av evidensbaserade metoder. Finns det möjlighet att avropa hälsoförebyggande och hälsofrämjande tjänster på individ och gruppnivå? (Ja/Nej svar) Använder ni er av evidensbaserade metoder? (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja % 1,13 Nej 4.4.5.7 Arbetsförmågeutredning Leverantören ska använda sig av evidensbaserade metoder för arbetsförmågeutredning. Leverantören ska kunna erbjuda en helhetsbedömning vid behov av fördjupad utredning av arbetsförmåga som innefattar en genomgång av arbetsförmåga avseende fysiska, psykiska, intellektuella och sociala/privata aspekter. Utredningen ska utmynna i en skriftlig rapport med tydlig bedömning av medarbetarens arbetsförmåga mot den tjänst man har eller mot andra arbetsuppgifter inom eller utanför Sida 11 av 17
myndigheten, inklusive skyddad sektor. Utredningen bör vid behov besvara följande frågor: kognitiv svikt (minnesproblem, bristande omdöme, svårigheter att planera och organisera etc), för detta behövs också psykologiska tester. tydligare belysa motivation och eventuella inlåsningseffekter innehåller en tydlig analys av arbetsgivarens krav och medarbetarens förmåga att leva upp till dem. Insatsens utformning avseende kompetens och omfattning ska planeras genom dialog mellan beställare och leverantör. Upphandling av komplexa arbetsförmågeutredningar kommer upphandlas separat. Denna bedömning görs av Arbetsförmedlingen. Beskriv tjänsten Arbetsförmågeutredning. (Fritextsvar) Anbudsgivaren uppfyller bör-kravet i punkt 1? (Ja/Nej svar) % 1,13 Anbudsgivaren uppfyller bör-kravet i punkt 2? (Ja/Nej svar) % 1,13 Anbudsgivaren uppfyller bör-kravet i punkt 3? (Ja/Nej svar) % 1,13 4.4.5.8 Second Opinion En andra bedömning hos läkare, team eller annan profession i syfte att hitta alternativa insatser i rehabiliteringsärende eller för komplettering, fördjupning eller korrigering av tidigare gjorda bedömningar av arbetsgivare eller annan part. Beskriv tjänsten Second Opinion. (Fritextsvar) 4.4.5.9 Samtalsstöd För enskilda individer: Samtalsstöd enskilt vid risk för eller i samband med upplevd arbetsrelaterad ohälsa som påverkar arbets- och prestationsförmågan- det vill säga både förebyggande och som rehabiliterande insats. För arbetsgrupper: Samtalsstöd vid påfrestningar i den psykosociala arbetsmiljön. 4.4.5.10 Chefsstöd Vid behov ska chef kunna avropa rådgivning/bollplank utifrån rollen som personalansvarig chef. Stödet kan innefatta rådgivning gällande hur man hanterar olika situationer i hälsoarbetet men också stöd i att utveckla hälsofrämjande ledarskapet. Relevant kompetens utifrån behov. Leverantören ska stämma av med Arbetsförmedlingen om uppdraget gränsar till verksamhetsutveckling, där eventuellt andra leverantörer kan komma i fråga. Arbetsförmedlingen gör bedömningen. 4.4.5.11 Läkarintyg Antagen leverantör ska vid behov utfärda: - läkarintyg from 8:e dagen av sjukperioden - sjukintyg from första dagen av sjukperioden, kan utfärdas av leg. läkare alternativt leg sjuksköterska - förstadagsintyg from den första dagen av varje kommande sjukperiod under högst tolv Sida 12 av 17
månader. 4.4.5.12 Sjuk- och friskanmälan/anmälan vård av barn (vab) Pris för tjänsten sjuk- och friskanmälan/vab ska anges som ett belopp per ärende. Vid vab räknas barnets sjuktillfälle som ett ärende, inte föräldrars vab-anmälan. Arbetsförmedlingen beskriver tjänsten som ett emottagande av sjuk- och friskanmälan i kombination med hälso- och sjukvårdsrådgivning samt vägledning till rätt vårdnivå. Ansvarig chef i myndigheten meddelas om sjuk- och friskanmälan via sms och e-post. Informationsöverföringen ska uppfylla kraven i PUL. Leverantören bör erbjuda en teknisk lösning där chef via single sign on kan gå in och se aktuellt ärende samt gruppstatistik över sina medarbetare. Påminnelser om rehabiliteringskedjans brytpunkter ska skickas till ansvarig chef på Arbetsförmedlingen via sms och mail enligt PUL-krav. Leverantör bör kunna erbjuda att kontakt tas med chef vid specifika tillfällen i rehabiliteringskedjan om behov finns och överenskommelse med Arbetsförmedlingen görs om detta. Statistik i realtid ska finnas tillgänglig för chef samt andra behöriga funktioner liksom möjligheten att enkelt ta fram rapporter om arbetsplatsens sjukfrånvarostatistik. Uppgifter om orsak till sjukfrånvaro ska finnas men medarbetarna ska tillfrågas om det får anges. Under avtalsperioden ska frågan om statistikens integrering i Arbetsförmedlingens lönesystem utredas och om möjligt införas. Leverantören ska säkerställa att tjänsten innebär att 80 % av totala antalet samtal i samband med sjuk/vab anmälan besvaras inom 5 minuter. Leverantör ska säkerställa att sjuk/vab anmälan kan genomföras och ansvarig chef blir kontaktad. I de fall som tekniska problem uppstår ska leverantör meddela Arbetsförmedlingens Servicedesk omgående om tidsramar för problemhantering, så att informationen kan nå Arbetsförmedlingens medarbetare via intranätet. Avvikelser följs upp en gång i halvåret i samband med uppföljningsmöten på myndighetsnivå. Tjänsten sjukanmälan är en telefonjour som ska ha öppet alla dagar alla timmar varje dag s.k. 24/7, året runt. Vid bristande direkttillgänglighet ska återuppringning från leverantören ske, helst inom 15 minuter. Sjukanmälan ska handhas av medicinskt utbildad person, minst legitimerad sjuksköterska med särskild utbildning för sjukvårdsrådgivning via telefon. Tekniska krav se bilaga 1. Personuppgiftsbiträdesavtal se bilaga 4. Beskriv tjänsten sjuk- och friskanmälan (Fritextsvar) Redovisa hur statistiken presenteras (Fritextsvar) Ska- och bör-krav redovisas i bifogad bilaga vilken ska bifogas anbudet (Bifogat Tekniska krav enligt bilaga 1 uppfylls (Fasta svarsalternativ) % 1,13 100 11 poäng 91 10 poäng 82 9 poäng 73 8 poäng 64 7 poäng 55 6 poäng 45 5 poäng Sida 13 av 17
36 4 poäng 27 3 poäng 18 2 poäng 9 1 poäng 0 0 poäng 4.4.5.13 ACT (Acceptance Commitment Training/ Therapy) Företagshälsovården bör kunna leverera metoden ACT, eller likvärdig, då Arbetsförmedlingen sedan 2013 genomfört denna insats för både chefer och medarbetare i syfte att hantera en stressig vardag. Metoden ska kunna erbjudas både i grupp om max 8 deltagare samt individuellt. Metoden syftar till att träna medarbetares förmåga till en hållbar hälsoutveckling och öka förmågan till självledarskap. Möjlighet till leverans av ACT eller likvärdig metod ger ett mervärde för Arbetsförmedlingen och kommer att utvärderas. Arbetsförmedlingen avgör likvärdigheten. Tjänsten ska kunna levereras på alla större orter i landet och inom respektive marknadsområde. Beskriv hur ni kommer att arbeta med ovanstående (Fritextsvar) 4.4.5.14 Grupputveckling Leverantören ska kunna leverera grupputvecklingsinsatser vid behov och vid beställning informera om vilka evidensbaserade teorier de grundar sitt arbetssätt. 4.4.5.15 Hälsoundersökning vid utlandsarbete Vid särskilda situationer såsom till exempel inför en utlandstjänstgöring ska leverantören kunna leverera hälsoundersökning samt eventuella tillägg. Leverantören ska tillhandahålla evidensbaserad metod. 4.4.5.16 Rehabiliteringssamordnare Uppgift att samordna, bevaka och initiera rätt åtgärder i dialog med personalansvarig chef i samband med individuella rehabiliteringsärenden. För att kunna vara en professionell samarbetspartner behöver leverantören ha god kännedom om vårt uppdrag och vår verksamhet. Det är av särskild vikt att ha kunskap om kärnverksamheten och dess utmaningar. 4.4.5.17 Arbetsmiljökartläggning Vid särskilda situationer kan behov av en arbetsmiljökartläggning uppstå. I dessa fall bör leverantören använda sig av evidensbaserade metoder och bistå Arbetsförmedlingen med kostnadseffektiva lösningar utifrån en tydligt formulerad och överenkommen målbild. Det kan både röra sig om fysiska såväl som psykosociala arbetsmiljökartläggningar. Uppfylles ovanstående bör-krav? (Ja/Nej svar) % 1,13 4.4.6 Övriga tjänster Sida 14 av 17
4.4.6.1 Journalhantering och dokumentation Anbudsgivaren ska ansvara för ett journalregister som läggs upp för arbetsförmedlingens räkning. Anbudsgivaren ska journalföra genomförda besök/undersökningar. Hantering och dokumentation ska hålla vid en arbetsrättslig prövning. Anbudsgivaren ska snarast möjligt, på begäran av Arbetsförmedlingen och i uppdraget skapade journaler, överlämna patientjournaler till självkostnadspris. Med självkostnadspris avses i detta hänseende ersättning för direkta kostnader i form av kopieringskostnad, porto eller andra fraktkostnader. Inga övriga kostnader får tillkomma. Ovanstående ska-krav avser både företagshälsovård och sjuk- och friskanmälan. 4.4.6.2 Statistik Statistik enligt rådande organisationsstruktur på olika nivåer ska tillhandahållas utan extra kostnad till kontaktpersoner, utsedd av Arbetsförmedlingen, fyra (4) gånger per år enligt nedan. 1. På individnivå bör statistik redovisas med avropade insatser för medarbetare uppdelat utifrån om man vid genomförandet ingår i gruppen mindre än 14 dagars sjukskrivning eller mer än 14 dagars sjukskrivning) timmar, SEK och ort där det ägt rum. 2. Gruppinsatser redovisas separat - SEK, antal, ort där genomförarande ägt rum. 3. De kompetenser som utfört tjänsterna redovisas i antal timmar och kostnader (SEK). 4. Köns- och åldersuppdelad statistik timmar och kostnad. 5. Statistiken ska även presenteras i grafer som diagram som visar på trender i jämförelse med annan period. Statistiken ska tillhandahållas i det format som arbetsförmedlingen bestämmer, företrädesvis i elektronisk form som kan importeras till Office-miljö (Excel). Leverantören ska utöver ovan, mot överenskommen ersättning, kunna tillhandahålla en annan/fördjupad information efter önskemål. Statistiken ska utformas med hänsyn till gällande sekretesslagstiftning samt i överensstämmelse med personuppgiftslagen (1998:204) (PUL). Statistiken ska redovisas utan att den anställdes identitet röjs. Beskriv hur statistiken redovisas. (Fritextsvar) Bifoga hur rapport av statistik kan se ut (Bifogat Bör-krav punkt 1, uppfylles? (Ja/Nej svar) % 1,13 4.5 Ej funktionella krav 4.5.1 Tillgänglighet 4.5.1.1 Tillgänglighet, orter På orter där Arbetsförmedlingen har fler än 40 anställda ska i första hand anbudsgivarens företagshälsovård finnas. I andra hand ska det finnas underleverantör på orten. Om underleverantör ej har motsvarande kompetens ska anbudsgivaren komplettera med sin kompetens om anbudsgivaren finns inom 10 mil utan extra kostnad. Sida 15 av 17
På orter där Arbetsförmedlingen har färre än 40 anställda och där ingen etablerad leverantör av företagshälsovård finns, ska anbudsgivaren eller underleverantör finnas att tillgå inom 10 mils resväg från orten. I första hand bör insats då genomföras på den ort varifrån beställningen kommer och i andra hand inom en 10 mils resväg från orten. Leverantören betalar för egen restid då leverans inte sker på orter enligt bilaga 2. 4.5.1.2 Tillgänglighet, tidsbokning Leverantör ska vara tillgänglig för tidsbokning per telefon under helgfri måndag till fredag 08.00 till 17.00, med eventuellt avbrott för max en (1) timmes lunch. Anbudsgivaren ska kostnadsfritt tidsboka tjänster. 4.5.1.3 Tillgänglighet, telefonrådgivning/beställning 1. Råd och stöd i medicinska frågor samt i övriga arbetsmiljörelaterade frågor. Leverantören ska finnas tillgänglig för telefonrådgivning under vardagar kontorstid, kl. 8:00-17:00, med avbrott för lunch. 2. Råd och stöd i enskilda individärenden. Företagshälsovårdens kontaktperson ska besvara frågor kring enskilda individärenden inom två arbetsdagar via telefon eller e-post. 3. Leverantören ska inom ramen för akut krisstöd finnas tillgänglig dygnet runt per telefon. 4. Leverantören bör inkomma med förslag på planering av gruppinsats inom en vecka från att chef fått kontakt med företagshälsovården. För samtliga alternativ ovan gäller att leverantören äger rätt till debitering för varje påbörjad 15 minuter (taxa= timkostnaden). Leverantören ska för varje samtal, för vilken debitering sker, informera om aktuella debiteringsregler Anbudsgivaren har inkommit med förslag på planering av gruppinsats inom en vecka från att chef fått kontakt med företagshälsovården, enligt punkt 2 (Ja/Nej svar) Beskriv hur ni uppfyller ovanstående (Fritextsvar) % 1,13 4.5.1.4 Tillgänglighet för besök Medarbetaren ska kunna få bedömning inom rimlig tid från det att chef fått kontakt med företagshälsovården. Bedömningen ska utföras av person med rätt kompetens. Tid från kontakt till besök ska bedömas utifrån typen av ärende och graden av angelägenhet, med rimlig tid menas dock längst två veckor. Beskriv kort hur ni uppfyller ovanstående krav: (Fritextsvar) 4.5.1.5 Kundansvarigs tillgänglighet Kundansvarig på myndighets och regionalnivå ska besvara frågor från Arbetsförmedlingens HR-strateg inom 2 arbetsdagar per telefon eller e-post. Kundansvarig ska kunna hantera frågor rörande administration, statistik, avtal, offertförfrågningar rörande specifika uppdrag, uppföljning, planering mm. Anbudsgivaren uppfyller ovanstående krav? (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Sida 16 av 17
Nej 4.5.2 Etiska riktlinjer - FSF Svensk Företagshälsovård Anbudsgivare ska följa de Etiska riktlinjerna - FSF Svensk Företagshälsovård, se bilaga 5. 4.5.3 Sekretess Leverantören och andra personer som leverantören ansvarar för (personal, underleverantörer m.fl.) får inte röja uppgifter för utomstående rörande klienter och är skyldig att även i övrigt iaktta tystnadsplikt för uppgifter som omfattas av sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Leverantören är i förekommande fall skyldig att informera sig om innebörden av sekretesslagens bestämmelser om handlingssekretess och tystnadsplikt. Sida 17 av 17