Konstfacks uppgiftsfördelning av arbetsmiljöarbete

Konstfacks uppgiftsfördelning av arbetsmiljöarbete Version 1.3 2012-01-03

Innehåll Fördelning av arbetsmiljöuppgifter vid Konstfack... 3 1 Allmänt...... 3 2 Ansvar...... 3 3 Förutsättningar...... 4 4 Arbetsmiljöuppgifter...... 4 5 Uppgiftsfördelning...... 5 5.1 Rutin för uppgiftsfördelning och returnering av arbetsmiljöuppgifter... 5 5.2 Fördelningsnivåer av arbetsmiljöuppgifter... 5 6 Revidering av uppgiftsfördelning av arbetsmiljöuppgifter... 6 7 Blanketter och bilagor... 6 7.1 Uppgiftsfördelning - fördelningsnivå 5.2.1... 6 Rektors uppgiftsfördelning Blankett 7.1.1... 7 Arbetsmiljöuppgifter Bilaga 7.1.2... 8 Returnering till rektor Bilaga 7.1.3... 11 7.2 Uppgiftsfördelning - fördelningsnivå 5.2.2... 12 Prefekt/Förvaltningschefs uppgiftsfördelning Blankett 7.2.1... 13 Arbetsmiljöuppgifter Bilaga 7.2.2... 14 Returnering till prefekt/förvaltningschef Bilaga 7.2.3... 16 7.3 Uppgiftsfördelning - fördelningsnivå 5.2.3... 18 Chefs/arbetsledares uppgiftsfördelning Blankett 7.3.1... 19 Arbetsmiljöuppgifter Bilaga 7.3.2... 20 Returnering till chef/arbetsledare Bilaga 7.3.3... 23 7.4 Ordlista - Arbetsmiljöbegrepp Bilaga 7.4... 24 2

Fördelning av arbetsmiljöuppgifter vid Konstfack 1 Allmänt Enligt arbetsmiljölagen (AML) 3 kap 2 är arbetsgivaren huvudansvarig för arbetsmiljön och arbetsförhållandena på arbetsplatsen. Arbetsgivaren ska vidta alla de åtgärder som behövs för att förebygga att arbetstagare/studenter utsätts för ohälsa eller olycksfall i arbetet. Enligt AML: 3 kap 2 Arbetsgivaren skall vidta alla åtgärder som behövs för att förebygga att arbetstagaren utsätts för ohälsa eller olycksfall. 3 kap 2a Arbetsgivaren skall systematiskt planera, leda och kontrollera verksamheten på ett sätt som leder till att arbetsmiljön uppfyller föreskrivna krav på en god arbetsmiljö. 3 kap 3 Arbetsgivaren skall se till att arbetstagaren får god kännedom om hur arbetet bedrivs, och att arbetstagaren upplyses om de risker som kan vara förbundna med arbetet. 3 kap 4 Arbetstagaren skall medverka i arbetsmiljöarbetet och delta i genomförandet av de åtgärder som behövs för att åstadkomma en god arbetsmiljö. Följa givna föreskrifter samt använda de skyddsanordningar och skyddsutrustning som behövs vid arbetsplatsen. Rektor har det yttersta ansvaret för arbetsmiljöarbetet vid Konstfack. Alla arbetstagare och studenter är skyldiga att delta i arbetsmiljöarbetet (AML3 kap 4 ), det kan innebära att t.ex. svara på medarbetarenkäter, rapportera risker, sjukdom, olycksfall och tillbud samt ge förslag till åtgärder och lämna synpunkter på det som åtgärdats. 2 Ansvar Med uppgiftsfördelning av arbetsmiljöuppgifter följer ett skyddsansvar, enligt arbetsmiljölagen. Ett straffrättsligt ansvar fastställs i efterhand och kan inte beslutas om genom uppgiftsfördelning av arbetsmiljöuppgifter. Skyddsansvar innebär skyldighet att vidta åtgärder för att se till att arbetsmiljön blir tillfredsställande och att eventuella risker elimineras. Skyddsansvar är ett ansvar för förebyggande arbetsmiljöåtgärder. Straffansvar enligt svensk rätt måste alltid riktas mot en fysisk person. Det är domstolen som i efterhand fastställer vem som ska hållas ansvarig för en olycka/tillbud och bestämmer var straffansvaret ska placeras. Det är inte möjligt att slutgiltigt bestämma straffansvarets placering genom fördelning av arbetsmiljöuppgifter inom myndigheten. Fördelningen är således inte avgörande för placeringen av det straffrättsliga ansvaret men får normalt ändå stor betydelse vid domstolsbehandlingen. Vid prövningen beaktas om de skyldigheter en fysisk person fått motsvaras av tillräckliga befogenheter och resurser samt om personen haft tillräcklig kompetens för att fullgöra skyldigheten. Vidare ska det visas att personen handlat uppsåtligt eller oaktsamt. Bestämmelser om straffansvar finns i brottsbalken, arbetsmiljölagen och i vissa av Arbetsmiljöverkets, tidigare Arbetarskyddsstyrelsens föreskrifter. 3

3 Förutsättningar För att bedriva ett väl fungerande systematiskt arbetsmiljöarbete krävs att den som tilldelats arbetsmiljöuppgifter har befogenheter, resurser (t.ex. ekonomiska medel, tillgång till personal, utrustning, lokaler, tid och kunskaper), samt kompetens. Vidare krävs att den som tilldelats arbetsmiljöuppgifter ska använda de befogenheter som följer med funktionen, se bilagor Fördelning av arbetsmiljöuppgifter. vara förtrogen med Konstfacks arbetsmiljöpolicy, regler och arbetsmiljöinstruktioner. känna till, förstå och tillämpa de föreskrifter och allmänna råd från Arbetsmiljöverket som gäller för den egna verksamheten. genomgå utbildning i arbetsmiljöfrågor som är nödvändig för att klara fördelade arbetsmiljöuppgifter. Utbildningen bestäms i samråd med den som fördelat arbetsmiljöuppgifterna. avsätta tid för arbetsmiljöarbetet. Arbetstagarens rättigheter enligt 6 AFS 2001:1 (uppgiftsfördelning). De som av arbetsgivaren tilldelats arbetsmiljöuppgifter ska få tillgång till arbetsskadeanmälningar enligt lagen om arbetsskadeförsäkring (1976:380), få tillgång till information om de förebyggande arbetsmiljöåtgärderna i verksamheten och om åtgärdskrav från Arbetsmiljöverket samt få lämna synpunkter till arbetsgivaren på - valet av andra arbetstagare med uppgifter i arbetsmiljöarbetet, - valet av de arbetstagare som behövs för att genomföra första hjälpen, brandbekämpning och utrymning, - anlitande av företagshälsovård eller motsvarande sakkunnig hjälp utifrån, - uppläggningen av arbetsmiljöarbetet, - riskbedömningar, - åtgärder för att förebygga ohälsa och olycksfall, - den personliga skyddsutrustning som kan behövas, - arbetsskadeanmälningar, - vilken information de behöver få tillgång till om förebyggande arbetsmiljöåtgärder i verksamheten och om åtgärdskrav från Arbetsmiljöverket samt - hur informationen i dessa frågor ska utformas. (AFS 2008:15) 4 Arbetsmiljöuppgifter Verksamheten inom Konstfack omfattar bland annat undervisning, administration, drift och utställningsverksamhet. Arbetsmiljöuppgifterna omfattar att verka för en god psykosocial och fysisk arbetsmiljö. Detta innebär bland annat att: Initiera och bedriva ett systematiskt arbetsmiljöarbete enligt Arbetsmiljöverkets Föreskrift om Systematiskt Arbetsmiljöarbete inom det egna verksamhetsområdet. Undersöka, genomföra och följa upp arbetsmiljön. 4

5 Uppgiftsfördelning Det är arbetsuppgifter och befogenheter i det systematiska arbetsmiljöarbetet som uppgiftsfördelas. Detta innebär att verksamhetsansvarig är den som inom sitt ansvarsområde representerar arbetsgivaren och fattar beslut i arbetsmiljöfrågor. Efter uppgiftsfördelning kvarstår rektors ansvar att bevaka hur arbetet genomförs. Rektor ansvarar för att uppgiftsfördelning av arbetsmiljöarbetsuppgifter är klarlagd samt att de som fått fördelade arbetsuppgifter har tillräckliga befogenheter, resurser och kompetens för uppgiften. Arbetet ska fullgöras inom fastställda ekonomiska ramar, enligt gällande lagar och förordningar, samt inom ramarna för vad som anges i Konstfacks olika policys, riktlinjer samt handlingsplaner. Uppgiftsfördelning återgår till närmaste chef vid längre semester och sjukdom om arbetsuppgifter inte fördelas vidare till ställföreträdande. 5.1 Rutin för uppgiftsfördelning och returnering av arbetsmiljöuppgifter Arbetsmiljöarbetsuppgifter med tillhörande befogenheter och resurser kan fördelas vidare. Fördelning ska klargöra vilka arbetsmiljöarbetsuppgifter som avses samt vilka befogenheter och resurser som följer med fördelningen för arbetsmiljöuppgifter. Uppgiftsfördelning görs skriftligen och bekräftas av båda parter. Originalet ska diareföras och förvaras hos registrator medan kopior ska finnas hos varje individ som tilldelats arbetsmiljöuppgifter, dessa förvaras hos var och en. Samtliga anställda och studenter ska ha kännedom om vilka arbetsuppgifter som fördelats och till vilken funktion. Om den som mottar uppgiftsfördelning inte kan fullfölja sitt uppdrag ska de fördelade arbetsmiljöuppgifterna returneras till närmsta chef. En returnering syftar till att korrigera brister. Returneringen görs skriftligen på särskild blankett. 5.2 Fördelningsnivåer av arbetsmiljöuppgifter Nivå 5.2.1 Nivå 5.2.2 Nivå 5.2.3 Rektor Prefekt och Förvaltningschef Chef och arbetsledare Medarbetare 5

5.2.1 Rektor Rektor fördelar arbetsmiljöuppgifter till prefekt och förvaltningschef (utom vissa delar t.ex. fastställande av Konstfacks arbetsmiljöpolicy.) Se bilaga 7.1.2 5.2.2 Prefekt och Förvaltningschef Prefekt och förvaltningschef fördelar vidare delar av arbetsmiljöuppgifterna till övriga chefer och arbetsledare. Se bilaga 7.2.2 5.2.3 Chef och arbetsledare Chef och arbetsledare kan fördela vissa arbetsmiljöuppgifter till medarbetare. Se bilaga 7.3.2 6 Revidering av uppgiftsfördelning av arbetsmiljöuppgifter Dokumentet revideras årligen i mars. Personalenheten ansvarar för detta. 7 Blanketter och bilagor Det finns två blanketter och en bilaga till varje fördelningsnivå. Blanketterna består av 1) Blankett för uppgiftsfördelning; Rektor till prefekt och förvaltningschef, nivå 5.2.1 Prefekt och förvaltningschef till chef och arbetsledare, nivå 5.2.2 Chef och arbetsledare till medarbetare, nivå 5.2.3 2) Bilaga till blankett för uppgiftsfördelning som specificerar arbetsmiljöuppgifterna som har fördelas 3) Blankett för returnering per fördelningsnivå 7.1 Uppgiftsfördelning - fördelningsnivå 5.2.1 Fördelningsnivå 5.2.1 består av 1) Rektors uppgiftsfördelning till prefekter och förvaltningschef blankett 7.1.1 2) Arbetsmiljöuppgifter bilaga 7.1.2, som förtydligar det som uppgiftsfördelas 3) Returnering till rektor blankett 7.1.3 6

Rektors uppgiftsfördelning Blankett 7.1.1 (Nivå 5.2.1) Diarienummer original sparas hos registrator Rektors fördelning av arbetsmiljöuppgifter Rektor har det yttersta ansvaret för arbetsmiljöarbetet vid Konstfack. Prefekt/Förvaltningschef ansvarar inför rektor för fördelade arbetsmiljöuppgifter inom respektive verksamhet. I min funktion som Rektor uppgiftsfördelar jag... (namn) till dig... (namn) i din funktion som... (prefekt/förvaltningschef) arbetsuppgifter rörande arbetsmiljön inom ditt ansvarsområde enligt bilaga 7.1.2 Datum:... Underskrift rektor:... Namnförtydligande:... Mottagandet av arbetsuppgifter som rör arbetsmiljön I egenskap av prefekt/förvaltningschef tar jag på mig de arbetsuppgifter som följer av denna uppgiftsfördelning, Datum:... Underskrift Prefekt/Förvaltningschef:... Namnförtydligande:... I den mån befogenheter, resurser eller kompetens inte räcker till för att utföra arbetsuppgifterna eller delar av dessa ska uppgiftsfördelning (eller delar av denna) skriftligen returneras till verksamhetsansvarig (blankett 7.1.3), som då återtar ansvaret. 7

Arbetsmiljöuppgifter Bilaga 7.1.2 Sid 1 (3) (Nivå 5.2.1) Rektor delegerar arbetsmiljöuppgifter till prefekter och förvaltningschef enligt nedan. Befogenhet som följer med uppgiftsfördelningen: att utföra och verkställa arbetsuppgifter nedan. Resurser som följer med uppgiftsfördelningen: ekonomi enligt budget, tid och personal inom verksamheten. Initiera och bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete Ta fram konkreta mål för arbetsmiljöarbetet i den specifika verksamheten. Verka för att gällande lagregler, arbetsmiljölagen (AML), arbetsmiljöförordningen (AMF), Arbetsmiljöverkets föreskrifter (AFS), Arbetsmiljöverkets förelägganden eller rekommendationer och att våra interna regler som framgår av våra dokument i det systematiska arbetsmiljöarbetet efterföljs. Vara uppmärksam på och genast rapportera eventuella risker och hot i arbetsmiljön till din närmsta chef eller till ett skyddsombud. Organisera arbetsmiljöarbetet det vill säga delegera uppgifter, befogenheter och resurser för att förebygga och lösa arbetsmiljöproblem. Se till att roller och ansvar avseende det systematiska arbetsmiljöarbetet definieras, tydliggörs och finns tillgängligt för alla anställda enligt uppgiftsfördelingen av arbetsmiljöuppgifter. Genomföra förebyggande åtgärder och anpassa arbetet till den enskilde arbetstagarens förutsättningar för att minska fysisk och psykisk belastning, t.ex. kompetensutveckling. Vid behov hjälpa anställda med prioritering av arbetsuppgifter samt ge stöd och återkoppling. Se till att personer med arbetsmiljöuppgifter har nödvändig kompetens, befogenhet och resurser inom arbetsmiljö- och miljöområdet. Se till att vid längre frånvaro ska dina ansvarsområden/arbetsuppgifter skriftligt fördelas vidare till en eller flera anställda i organisationen. Se till att riskbedömningar och arbetsmiljökonsekvenser ingår i beslutsunderlaget vid allt förändringsarbete samt att personalenheten och skyddsombuden är delaktiga. Anmäla till närmsta högre chef när vissa arbetsmiljöinsatser inte kan genomföras inom ramen för tilldelade befogenheter eller resurser, eller på grund av bristande kunskaper och tid till detta arbete. Svara för att kostnaderna för en säker arbetsmiljö tas med i den årliga budgeten. Vid behov initiera riktade kartläggningar i samverkan med specialistansvariga. Se till att personal och studenter inom det egna verksamhetsområdet får genomgå lagstiftade hälsoundersökningar. Upprätta speciella arbetsmiljöinstruktioner (hanteringsinstruktioner, varselmärkning mm) där så är nödvändigt. 8

Forts. Arbetsmiljöuppgifter Bilaga 7.1.2 Sid 2 (3) Undersöka, åtgärda och följa upp Årlig skyddsrond och handlingsplan Genomföra årlig skyddsrond tillsammans med skyddsombud och studerandeskyddsombud. Upprätta handlingsplan för det systematiska arbetsmiljöarbetet inom eget ansvarsområde enligt arbetsmiljölagen. Handlingsplanerna ska tas fram i nära samarbete med anställda och skyddsombud. Ansvara för att aktiviteterna i handlingsplanen utförs inom angiven tidsram. Kontrollera att genomförda åtgärder varit effektiva. Genomföra riskbedömningar när ändringar i verksamheten planeras. Årligen återrapportera verksamhetens arbetsmiljöarbete/handlingsplaner till arbetsmiljösamordnaren. Utrustning och kemikalier Se till att pågående och planerad verksamhet planläggs och bedrivs med beaktande av arbetsmiljölagens krav på teknik, arbetsinnehåll och arbetsorganisation. Se till att material och kemikalier hanteras på ett sådant sätt att risk för ohälsa eller olycksfall undviks enligt gällande AFS. Se till att teknisk utrustning är försedd med erforderlig CE-märkning samt att rutiner finns för att vid inköp säkerställa att den utrustning som införskaffas överensstämmer med kraven enligt gällande AFS. Se till att teknisk utrustning underhålls, kontrolleras och besiktigas regelbundet. Samarbete och information Årligen planera och genomföra medarbetarsamtal och genomföra personalmöten där arbetsmiljön diskuteras. Kommunicera löpande med de anställda på ett sådant sätt att signaler om psykisk och fysisk påfrestning eller ohälsa kan fångas upp i ett tidigt skede. Upprätta introduktionsplan för nyanställda och se till att nyanställda och studenter får introduktion i arbetet/utbildningen samt kännedom om alla policys och riktlinjer. Se till att fylla i uppgiftsfördelningen för arbetsmiljöuppgifter vid introduktion av nyanställda när så är relevant. Samverka med specialistansvariga (t ex arbetsmiljösamordnare, maskinsäkerhetsansvarig, kemikalieombud, miljösamordnare och personalenheten). Se till att relevant information inom verksamhetsområdet och informationsflödet om arbetsmiljöfrågor fungerar. Detta innefattar såväl att se till att arbetsmiljöinformation från ledning till personal, tillfälligt anställda och studenter fungerar, som att se till att rutiner för rapportering av arbetsmiljöproblem från anställda, tillfälligt anställda och studenter till ansvarig för arbetsmiljöuppgifterna fungerar. Se till att personalenheten får erforderlig information om specifika regler och instruktioner som gäller arbetsmiljöfrågor. Informera om att alla anställda och studenter har ansvar för att påtala till dem på arbetsplatsen som inte följer de föreskrifter, instruktioner och rutiner som gäller på arbetsplatsen. 9

Forts. Arbetsmiljöuppgifter Bilaga 7.1.2 Sid 3 (3) Informera alla anställda och studenter om de arbetsförhållanden som kan medföra speciella arbetsskaderisker, om eventuella skyddsanordningar och dess funktion samt var första hjälpen, brandsläckare och samlingsplatser finns. Informera om hur krisorganisationen är anordnad och organiserad. Se till att alla anställda och studenter som vistas i särskilt farliga miljöer får information och nödvändig utbildning. Informera att studenter ska vända sig till studentrepresentant i arbetsmiljökommittén om studenten anser att arbetsmiljölagens krav inte uppfylls eller om studenten har synpunkter på arbetsmiljön som den inte får gehör för hos prefekt. Se till att alla anställda och studenter informeras om att de omedelbart ska anmäla ett inträffat olycksfall till personalenheten. Personalenheten kontaktar studerandeskyddsombud för upprättande av skadeanmälan till Kammarkollegiet. Se till att rapportera tillbud omedelbart till ansvarig chef på en tillbudsblankett. Ohälsa och olycksfall Genomföra rehabiliteringsutredningar i samråd med personalenheten. Påtala och anmäla ohälsa, tillbud, personskador samt dödsfall till personalenheten. Gäller samtliga anställda. Initiera åtgärder vid sjukdom, upprepad korttidsfrånvaro eller förebyggande åtgärder i samarbete med personalenheten och vid behov ha avstämningsmöten tillsammans med företagshälsovården och försäkringskassan. Ta kontakt med sjukskriven inom en vecka från sjukskrivningstillfället och fortlöpande hålla kontakt. Rapportera, utreda och följa upp arbetsskador/tillbud som orsakats av arbetet. Bevaka arbetsklimatet, så att tecken på diskriminering, trakasserier, drog- eller annat missbruk upptäcks. Övrigt som fördelas enligt nedan Samtliga tre sidor signeras och bifogas blankett 7.1.1 som sparas hos registrator. Underskrift Rektor Prefekt/Förvaltningschef 10

Returnering till rektor Bilaga 7.1.3 (Nivå 5.2.1) Diarienummer original sparas hos registrator Returnering av arbetsmiljöuppgifter Om en prefekt eller en förvaltningschef bedömer att hon eller han inte kan utföra sina uppgifter på ett bra sätt är denne skyldig att anmäla detta till överordnad chef. Härmed returnerares nedanstående arbetsuppgifter i de frågor som ligger inom mitt ansvarsområde Datum:... Underskrift Prefekt/Förvaltningschef:... Namnförtydligande:... Anledning till returneringen:... Arbetsuppgifter som returneras (anges om endast delar av ansvaret returneras):............ Rektors mottagande av returneringen Datum:... Underskrift rektor:... Namnförtydligande:... 11

7.2 Uppgiftsfördelning - fördelningsnivå 5.2.2 Fördelningsnivå 5.2.2 består av 1) Prefektens/Förvaltningschefens uppgiftsfördelning till övriga chefer och arbetsledare blankett 7.2.1 2) Arbetsmiljöuppgifter bilaga 7.2.2, som förtydligar det som uppgiftsfördelas 3) Returnering till prefekt/förvaltningschef blankett 7.2.3 12

Prefekt/Förvaltningschefs uppgiftsfördelning Blankett 7.2.1 (Nivå 5.2.2) Diarienummer original sparas hos registrator Prefektens/Förvaltningschefens fördelning av arbetsmiljöuppgifter till chefer och arbetsledare Rektor har det yttersta ansvaret för arbetsmiljöarbetet vid Konstfack. Prefekt/Förvaltningschef ansvarar inför rektor för fördelade arbetsmiljöuppgifter för respektive verksamhet. Chef eller arbetsledare ansvarar inför prefekt respektive förvaltningschef för fördelade arbetsmiljöuppgifter. I min funktion som prefekt/förvaltningschef uppgiftsfördelar jag... (namn) till dig... (namn) i din funktion som...(chef/arbetsledare) arbetsuppgifter rörande arbetsmiljön inom ditt ansvarsområde enligt bilaga 7.2.2 Datum:... Underskrift prefekt/förvaltningschef:... Namnförtydligande:... Mottagandet av arbetsuppgifter som rör arbetsmiljö I egenskap av verksamhetsansvarig tar jag på mig de arbetsuppgifter som följer av denna uppgiftsfördelning. Datum:... Underskrift chef/arbetsledare:... Namnförtydligande:... I den mån befogenheter, resurser eller kompetens inte räcker till för att utföra arbetsuppgifterna eller delar av dessa ska uppgiftsfördelningen (eller delar av denna) skriftligen returneras till prefekt/förvaltningschef (blankett 7.2.3), som då återtar ansvaret. 13

Arbetsmiljöuppgifter Bilaga 7.2.2 Sid 1 (3) (Nivå 5.2.2) Prefekt/Förvaltningschef fördelar arbetsmiljöuppgifter till chef eller arbetsledare enligt nedan. Befogenhet som följer med uppgiftsfördelningen: att utföra och verkställa nedan ikryssade uppgifter Resurser som följer med uppgiftsfördelningen (ekonomi, tid, personal): Kryssa i nedan tillämpliga rutor. (Text som är fetmarkerad bör kryssas för.) Initiera och bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete Ta fram konkreta mål för arbetsmiljöarbetet i den specifika verksamheten. Verka för att gällande lagregler, arbetsmiljölagen (AML), arbetsmiljöförordningen (AMF), Arbetsmiljöverkets föreskrifter (AFS), Arbetsmiljöverkets förelägganden eller rekommendationer och att våra interna regler som framgår av våra dokument i det systematiska arbetsmiljöarbetet efterföljs. Vara uppmärksam på och genast rapportera eventuella risker och hot i arbetsmiljön till din närmsta chef eller till ett skyddsombud. Organisera arbetsmiljöarbetet det vill säga delegera uppgifter, befogenheter och resurser för att förebygga och lösa arbetsmiljöproblem. Se till att roller och ansvar avseende det systematiska arbetsmiljöarbetet definieras, tydliggörs och finns tillgängligt för alla anställda enligt uppgiftsfördelningen av arbetsmiljöuppgifter. Genomföra förebyggande åtgärder och anpassa arbetet till den enskilde arbetstagarens förutsättningar för att minska fysisk och psykisk belastning, t.ex. kompetensutveckling. Vid behov hjälpa anställda med prioritering av arbetsuppgifter samt ge stöd och återkoppling. Se till att personer med arbetsmiljöuppgifter har nödvändig kompetens, befogenhet och resurser inom arbetsmiljö- och miljöområdet. Se till att vid längre frånvaro ska dina ansvarsområden/arbetsuppgifter skriftligt fördelas vidare till en eller flera anställda i organisationen. Se till att riskbedömningar och arbetsmiljökonsekvenser ingår i beslutsunderlaget vid allt förändringsarbete samt att personalenheten och skyddsombuden är delaktiga. Anmäla till närmsta högre chef när vissa arbetsmiljöinsatser inte kan genomföras inom ramen för tilldelade befogenheter eller resurser, eller på grund av bristande kunskaper och tid till detta arbete. Svara för att kostnaderna för en säker arbetsmiljö tas med i den årliga budgeten. Vid behov initiera riktade kartläggningar i samverkan med specialistansvariga. Se till att personal och studenter inom det egna verksamhetsområdet får genomgå lagstiftade hälsoundersökningar. Upprätta speciella arbetsmiljöinstruktioner (hanteringsinstruktioner, varselmärkning mm) där så är nödvändigt. 14

Forts. Arbetsmiljöuppgifter Bilaga 7.2.2 Sid 2 (3) Undersöka, åtgärda och följa upp Genomföra årlig skyddsrond tillsammans med skyddsombud och studerandeskyddsombud. Upprätta handlingsplan för det systematiska arbetsmiljöarbetet inom eget ansvarsområde enligt arbetsmiljölagen. Handlingsplanerna ska tas fram i nära samarbete med anställda och skyddsombud. Ansvara för att aktiviteterna i handlingsplanen utförs inom angiven tidsram. Kontrollera att genomförda åtgärder varit effektiva. Genomföra riskbedömningar när ändringar i verksamheten planeras. Årligen återrapportera verksamhetens arbetsmiljöarbete/handlingsplaner till arbetsmiljösamordnaren. Utrustning och kemikalier Se till att pågående och planerad verksamhet planläggs och bedrivs med beaktande av arbetsmiljölagens krav på teknik, arbetsinnehåll och arbetsorganisation. Se till att material och kemikalier hanteras på ett sådant sätt att risk för ohälsa eller olycksfall undviks enligt gällande AFS. Se till att teknisk utrustning är försedd med erforderlig CE-märkning samt att rutiner finns för att vid inköp säkerställa att den utrustning som införskaffas överensstämmer med kraven enligt gällande AFS. Se till att teknisk utrustning underhålls, kontrolleras och besiktigas regelbundet. Samarbete och information Årligen planera och genomföra medarbetarsamtal och genomföra personalmöten där arbetsmiljön diskuteras. Kommunicera löpande med de anställda på ett sådant sätt att signaler om psykisk och fysisk påfrestning eller ohälsa kan fångas upp i ett tidigt skede. Upprätta introduktionsplan för nyanställda och se till att nyanställda och studenter får introduktion i arbetet/utbildningen samt kännedom om alla policys och riktlinjer. Se till att fylla i uppgiftsfördelningen för arbetsmiljöuppgifter vid introduktion av nyanställda när så är relevant. Samverka med specialistansvariga ( t ex arbetsmiljösamordnare, maskinsäkerhetsansvarig, kemikalieombud, miljösamordnare och personalenheten). Se till att relevant information inom verksamhetsområdet och informationsflödet om arbetsmiljöfrågor fungerar. Detta innefattar såväl att se till att arbetsmiljöinformation från ledning till personal, tillfälligt anställda och studenter fungerar, som att se till att rutiner för rapportering av arbetsmiljöproblem från anställda, tillfälligt anställda och studenter till ansvarig för arbetsmiljöuppgifterna fungerar. Se till att personalenheten får erforderlig information om specifika regler och instruktioner som gäller arbetsmiljöfrågor. Informera om att alla anställda och studenter har ansvar för att påtala till dem på arbetsplatsen som inte följer de föreskrifter, instruktioner och rutiner som gäller på arbetsplatsen. Informera alla anställda och studenter om de arbetsförhållanden som kan medföra speciella arbetsskaderisker, om eventuella skyddsanordningar och dess funktion samt var första hjälpen, brandsläckare och samlingsplatser finns. Informera om hur krisorganisationen är anordnad och organiserad. 15

Forts. Arbetsmiljöuppgifter Bilaga 7.2.2 Sid 3 (3) Se till att alla anställda och studenter som vistas i särskilt farliga miljöer får information och nödvändig utbildning. Informera att studenter ska vända sig till studentrepresentant i arbetsmiljökommittén om studenten anser att arbetsmiljölagens krav inte uppfylls eller om studenten har synpunkter på arbetsmiljön som den inte får gehör för hos prefekt. Se till att alla anställda och studenter informeras om att de omedelbart ska anmäla ett inträffat olycksfall till personalenheten. Personalenheten kontaktar studerandeskyddsombud för upprättande av skadeanmälan till Kammarkollegiet. Se till att rapportera tillbud omedelbart till ansvarig chef på en tillbudsblankett. Ohälsa och olycksfall Genomföra rehabiliteringsutredningar i samråd med personalenheten Påtala och anmäla ohälsa, tillbud, personskador samt dödsfall till personalenheten. Gäller samtliga anställda. Initiera åtgärder vid sjukdom, upprepad korttidsfrånvaro eller förebyggande åtgärder i samarbete med personalenheten och vid behov ha avstämningsmöten tillsammans med företagshälsovården och försäkringskassan. Ta kontakt med sjukskriven inom en vecka från sjukskrivningstillfället och fortlöpande hålla kontakt. Rapportera, utreda och följa upp arbetsskador/tillbud som orsakats av arbetet. Bevaka arbetsklimatet, så att tecken på diskriminering, trakasserier, drog- eller annat missbruk upptäcks. Övrigt som fördelas enligt nedan: Samtliga tre sidor signeras och bifogas blankett 7.2.1 som sparas hos registrator. Underskrift Prefekt/Förvaltningschef Chef /arbetsledare 16

Returnering till prefekt/förvaltningschef Bilaga 7.2.3 (Nivå 5.2.2) Diarienummer original sparas hos registrator Returnering av arbetsmiljöuppgifter Om en chef/arbetsledare bedömer att hon eller han inte kan utföra sina uppgifter på ett bra sätt är denne skyldig att anmäla detta till överordnad chef. Härmed returnerares nedanstående arbetsuppgifter i de frågor som ligger inom mitt ansvarsområde Datum:... Underskrift chef/arbetsledare:... Namnförtydligande:... Anledning till returneringen:... Arbetsuppgifter som returneras (anges om endast delar av ansvaret returneras):............ Prefekts/Förvaltningschefs mottagande av returneringen Datum:... Underskrift prefekt/förvaltningschef:... Namnförtydligande:... 17

7.3 Uppgiftsfördelning - fördelningsnivå 5.2.3 Fördelning av arbetsmiljöuppgifter 5.2.3 består av 1) Chefs / arbetsledares uppgiftsfördelning till medarbetare blankett 7.3.1 2) Arbetsmiljöuppgifter bilaga 7.3.2, som förtydligar det som fördelas 3) Returnering till chef / arbetsledare blankett 7.3.3 18

Chefs/arbetsledares uppgiftsfördelning Blankett 7.3.1 (Nivå 5.2.3) Diarienummer original sparas hos registrator Chef/arbetsledares uppgiftsfördelning av arbetsmiljöuppgifter till medarbetare Rektor har det yttersta ansvaret för arbetsmiljöarbetet vid Konstfack. Prefekt/Förvaltningschef ansvarar inför rektor för fördelning av arbetsmiljöuppgifter för respektive verksamhet. Chef/arbetsledare ansvarar inför prefekt respektive förvaltningschef för fördelade arbetsmiljöuppgifter. I min funktion som chef/arbetsledare uppgiftsfördelar jag... (namn) till dig... (namn) i din funktion som... (t ex kemiombud, medarbetare) arbetsuppgifter rörande arbetsmiljön inom ditt ansvarsområde enligt bilaga 7.3.2 Datum:... Underskrift chef/arbetsledare:... Namnförtydligande:... Mottagandet av arbetsuppgifter som rör arbetsmiljö Datum:... Underskrift:... Namnförtydligande:... I den mån befogenheter, resurser eller kompetens inte räcker till för att utföra arbetsuppgifterna eller delar av dessa ska fördelningen (eller delar av denna) skriftligen returneras till chef/arbetsledare (blankett 7.3.3), som då återtar ansvaret. 19

Arbetsmiljöuppgifter Bilaga 7.3.2 sid 1 (3) (Nivå 5.2.3) Chef/arbetsledare fördelar arbetsmiljöuppgifter till medarbetare i enligt nedan. Befogenhet som följer med uppgiftsfördelningen: att utföra och verkställa nedan ikryssade uppgifter Resurser som följer med uppgiftsfördelningen (ekonomi, tid):. Kryssa i nedan tillämpliga rutor. (Text som är fetmarkerad bör kryssas för.) Initiera och bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete Ta fram konkreta mål för arbetsmiljöarbetet i den specifika verksamheten. Verka för att gällande lagregler, arbetsmiljölagen (AML), arbetsmiljöförordningen (AMF), Arbetsmiljöverkets föreskrifter (AFS), Arbetsmiljöverkets förelägganden eller rekommendationer och att våra interna regler som framgår av våra dokument i det systematiska arbetsmiljöarbetet efterföljs. Vara uppmärksam på och genast rapportera eventuella risker och hot i arbetsmiljön till din närmsta chef eller till ett skyddsombud. Se till att vid längre frånvaro ska dina ansvarsområden/arbetsuppgifter skriftligt fördelas vidare till en eller flera anställda i organisationen. Se till att riskbedömningar och arbetsmiljökonsekvenser ingår i beslutsunderlaget vid allt förändringsarbete samt att personalenheten och skyddsombuden är delaktiga. Anmäla till närmsta högre chef när vissa arbetsmiljöinsatser inte kan genomföras inom ramen för tilldelade befogenheter eller resurser, eller på grund av bristande kunskaper och tid till detta arbete. Svara för att kostnaderna för en säker arbetsmiljö tas med i den årliga budgeten. Vid behov initiera riktade kartläggningar i samverkan med specialistansvariga. Se till att personal och studenter inom det egna verksamhetsområdet får genomgå lagstiftade hälsoundersökningar. Upprätta speciella arbetsmiljöinstruktioner (hanteringsinstruktioner, varselmärkning mm) där så är nödvändigt. Undersöka, åtgärda och följa upp Genomföra årlig skyddsrond tillsammans med skyddsombud och studerandeskyddsombud. Ansvara för att aktiviteterna i handlingsplanen utförs inom angiven tidsram. Kontrollera att genomförda åtgärder varit effektiva. Genomföra riskbedömningar när ändringar i verksamheten planeras. 20

Forts. Arbetsmiljöuppgifter Bilaga 7.3.2 sid 2 (3) Utrustning och kemikalier Se till att pågående och planerad verksamhet planläggs och bedrivs med beaktande av arbetsmiljölagens krav på teknik, arbetsinnehåll och arbetsorganisation. Se till att material och kemikalier hanteras på ett sådant sätt att risk för ohälsa eller olycksfall undviks enligt gällande AFS. Se till att teknisk utrustning är försedd med erforderlig CE-märkning samt att rutiner finns för att vid inköp säkerställa att den utrustning som införskaffas överensstämmer med kraven enligt gällande AFS. Se till att teknisk utrustning underhålls, kontrolleras och besiktigas regelbundet. Samarbete och information Kommunicera löpande med de anställda på ett sådant sätt att signaler om psykisk och fysisk påfrestning eller ohälsa kan fångas upp i ett tidigt skede. Upprätta introduktionsplan för nyanställda och se till att nyanställda och studenter får introduktion i arbetet/utbildningen samt kännedom om alla policys och riktlinjer. Samverka med specialistansvariga ( t ex arbetsmiljösamordnare, maskinsäkerhetsansvarig, kemikalieombud, miljösamordnare och personalenheten). Se till att relevant information inom verksamhetsområdet och informationsflödet om arbetsmiljöfrågor fungerar. Detta innefattar såväl att se till att arbetsmiljöinformation från ledning till personal, tillfälligt anställda och studenter fungerar, som att se till att rutiner för rapportering av arbetsmiljöproblem från anställda, tillfälligt anställda och studenter till ansvarig för arbetsmiljöuppgifterna fungerar. Se till att personalenheten får erforderlig information om specifika regler och instruktioner som gäller arbetsmiljöfrågor. Informera om att alla anställda och studenter har ansvar för att påtala till dem på arbetsplatsen som inte följer de föreskrifter, instruktioner och rutiner som gäller på arbetsplatsen. Informera alla anställda och studenter om de arbetsförhållanden som kan medföra speciella arbetsskaderisker, om eventuella skyddsanordningar och dess funktion samt var första hjälpen, brandsläckare och samlingsplatser finns. Informera om hur krisorganisationen är anordnad och organiserad. Se till att alla anställda och studenter som vistas i särskilt farliga miljöer får information och nödvändig utbildning. Informera att studenter ska vända sig till studentrepresentant i arbetsmiljökommittén om studenten anser att arbetsmiljölagens krav inte uppfylls eller om studenten har synpunkter på arbetsmiljön som den inte får gehör för hos prefekt. Se till att alla anställda och studenter informeras om att de omedelbart ska anmäla ett inträffat olycksfall till personalenheten. Personalenheten kontaktar studerandeskyddsombud för upprättande av skadeanmälan till Kammarkollegiet. Se till att rapportera tillbud omedelbart till verksamhetsansvarig/prefekt på en tillbudsblankett. 21

Forts. Arbetsmiljöuppgifter Bilaga 7.3.2 sid 3 (3) Ohälsa och olycksfall Påtala och anmäla ohälsa, tillbud, personskador samt dödsfall till personalenheten. Gäller samtliga anställda. Rapportera, utreda och följa upp arbetsskador/tillbud som orsakats av arbetet. Bevaka arbetsklimatet, så att tecken på diskriminering, trakasserier, drog- eller annat missbruk upptäcks. Övrigt som fördelas enligt nedan Samtliga tre sidor signeras och bifogas blankett 7.3.1 som sparas hos registrator. Underskrift Chef/arbetsledare Medarbetare 22

Returnering till chef/arbetsledare Bilaga 7.3.3 (Nivå 5.2.3) Diarienummer original sparas hos registrator Returnering av arbetsmiljöuppgifter Om en medarbetare på Konstfack bedömer att hon eller han inte kan utföra sina fördelade uppgifter på ett bra sätt är denne skyldig att anmäla detta till överordnad chef. Härmed returneras nedanstående arbetsuppgifter i de frågor som ligger inom mitt tilldelade ansvarsområde Datum:... Underskrift medarbetare:... Namnförtydligande:... Anledning till returneringen:... Arbetsuppgifter som returneras (anges om endast delar av ansvaret returneras):............ Chef/arbetsledares mottagande av returneringen Datum:... Underskrift chef/arbetsledare:... Namnförtydligande:... 23

7.4 Ordlista - Arbetsmiljöbegrepp Bilaga 7.4 Ordlistan innehåller ett urval av termer som används i dokumentet, i övrigt hänvisas till Arbetsmiljöverket. Arbetsmiljöarbete Arbetsmiljökommitté Arbetsmiljösamordnare Kemikalieombud Maskinsäkerhetsansvarig Miljösamordnare Systematiskt arbetsmiljöarbete Revidering Omfattar allt från ansvarsfrågor, vad som ska ingå i ett systematiskt arbetsmiljöarbete och vem som gör vad. Roller och ansvarsområden behöver klargöras för att arbetsmiljöarbetet ska fungera på ett bra sätt. Arbetsgivaren ansvarar för arbetsmiljön och ska se till att arbetsmiljöarbetet ingår naturligt i verksamheten. Arbetsmiljölagen Kap. 6 8 Vid arbetsställe, där minst femtio arbetstagare regelbundet sysselsättes, ska finnas skyddskommitté, sammansatt av företrädare för arbetsgivaren och arbetstagarna. Skyddskommitté ska tillsättas även vid arbetsställe med mindre antal arbetstagare, om det begärs av arbetstagarna. Företrädare för de anställda utses bland arbetstagarna av lokal arbetstagarorganisation som är eller brukar vara bunden av kollektivavtal i förhållande till arbetsgivaren. Finns ej sådan organisation utses företrädare av arbetstagarna. Samordnar arbetsmiljöarbetet vid arbetsplatsen och särskilt det systematiska arbetsmiljöarbetet. Kemikalieombudet samordnar kemifrågorna ute på avdelningarna i samarbetet med Nordic Port, i KLARA, som är Konstfacks digitala kemikalieregistreringssystem. Maskinsäkerhetsansvarig ansvarar för maskinsäkerheten vid Konstfack vid reparationer och nyanförskaffning. Samordnar miljöfrågorna vid arbetsplatsen med fokus på ledningssystemet. Ett förebyggande, systematiskt arbetsmiljöarbete leder till en bra arbetsmiljö som gynnar alla. Ett systematiskt arbetsmiljöarbete handlar om att i det dagliga arbetet uppmärksamma och ta hänsyn till alla förhållanden i arbetsmiljön som kan påverka de anställdas hälsa och säkerhet. I det systematiska arbetet ingår att 1) undersöka 2) riskbedöma 3) åtgärda 4) kontrollera. Avser noggrann granskning av dokumentet och vid behov görs ändringar. 24