2016-04-19 1 (15) Plats och tid Sammanträdesrum 3, den 19 april, kl 15.00-16.30 Beslutande Övriga deltagare Utses att justera Justeringens plats och tid Sören Eriksson (S), 1:e vice ordförande Monica Toll (S) Maria Brihall, (VF), ordförande Petra Brannestam, (VF) Carina G Hördegård, (C), 2:e vice ordförande Cajsa-Lena Håkanson, (M) Göran Martinsson, (C), tjänstgörande ersättare Stewe Jonsson, förvaltningschef Lena Svensson, sekreterare Lars-Inge Lundgren, (VF), ersättare Gun-Britt Sigfridsson, KD, ersättare Petra Brannestam Kultur- och fritidsförvaltningen 2016-04-26 Underskrifter Sekreterare Paragrafer 45-56 Lena Svensson Ordförande Maria Brihall Justerare Petra Brannestam Anslag/bevis Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ 2016-04-19 Datum för anslagets uppsättande Förvaringsplats för protokollet Underskrift 2016-04-26 Datum för anslagets nedtagande Kultur- och fritidsförvaltningen Lena Svensson 2016-05-17
2016-04-19 2 (15) 45 Dnr:2016/KU0015 Ansökan om bidrag Länskommittén av stiftelsen Sveriges nationaldag i Jönköpings län s beslut avslår begäran om bidrag. Stiftelsen Sveriges Nationaldag är en opolitisk, ideell sammanslutning under ledning av Riksdagens talman, med syfte att väcka aktning och intresse för vår nationalsymbol. Länskommittén tar emot ansökningar från enskilda och organisationer om önskemål att få flaggor och fanor och utdelar dessa årligen på Nationaldagen i den mån som medel disponeras. Stiftelsen ansöker nu om ett bidrag på 1.000 kr/år under en 5-årsperiod. Utdrag Länskommittén av stiftelsen Sveriges nationaldag i Jönköpings län, sekreterare Gerd Asklid
2016-04-19 3 (15) 46 Synpunkt Vetlanda kvartal 1, 2016 s beslut Synpunkter inkomna till kultur- och fritidsförvaltningen via Synpunkt Vetlanda under första kvartalet 2016 noteras med godkännande till handlingarna. Under första kvartalet 2016 har sju synpunkter inkommit till kultur- och fritidsförvaltningen. Tråkigt nog är fem av dessa klagomål.
2016-04-19 4 (15) 47 Delegationsärende kvartal 1, 2016 s beslut Redovisning angående delegationsbeslut vid kultur- och fritidsförvaltningen för första kvartalet 2016 gällande bidrag, kurser/konferenser, konstinköp, personal och tjänsteärende noteras med godkännande till handlingarna. Delegationsärenden vid kultur- och fritidsförvaltningen för första kvartalet 2016 gällande arrangemangsbidrag, kurser/konferenser, konstinköp, personal och tjänsteärende delges kultur- och fritidsnämnden.
2016-04-19 5 (15) 48 Hantering av toppning inom idrotten s beslut Kultur- och fritidsförvaltningen föreslår att lagidrottsföreningar som ansöker om föreningsbidrag av Vetlanda kommuns kultur- och fritidsnämnd, ska i sin ungdomsverksamhet följa de riktlinjer som gemensamt framtagits av förvaltningen och föreningarna enligt följande: Ingen toppning av lag, utöver undantagen nedan, är tillåten upp till och med åldersgruppen 16 år. För vinteridrotter gäller detta till och med den säsong som avslutas när spelaren är 16 år. Undantag: Toppning vid laguttagning och under match får ske vid matcher ingående i DM och SM samt vid spel i ungdomselitserie, exempelvis pojkallsvensk fotbollsserie. Bidragsbestämmelser ändras enligt ovan samt att berörda föreningar, vid ansökan om föreningsbidrag, bekräftar att de läst igenom Hantering av toppning inom idrotten. Carina Strömbäck (Vänsterpartiet) lämnade våren 2015 en motion till kommunfullmäktige om att en förening inte ska kunna få föreningsbidrag från Vetlanda kommun utan att visa upp en handlingsplan eller policy för hanteringen av toppning inom ungdomsidrotten, Dnr 2015/KA0127. blev remissinstans till kommunfullmäktige och svarade att toppning tveklöst kan utgöra ett problem. Nämnden beslöt också att kalla samman ett råd som kan diskutera motionens förslag, väga in Riksidrottsförbundets synpunkter och, om man kommer fram till att det är en bra lösning, formulera ett förslag till policy/riktlinjer. Kultur- och fritidsförvaltningen har haft två träffar med ungdomsansvariga i lagidrottsföreningarna i Vetlanda kommun. Vid dessa träffar har framkommit att föreningarna på ett bra sätt arbetar mot att toppning ska förekomma. De flesta föreningar har styrdokument där det påtalas vikten av att informera ledare om det negativa med toppning. Riksidrottsförbundets definition av toppning är: Att välja ut de för tillfället bästa, eller de som i framtiden bedöms bli de bästa, till matcher, läger, lag eller träningsgrupper. Att de bästa vid ett givet tillfälle får en eller flera fördelar i tävlingssammanhang, exempelvis en given plats i laget och mer speltid än övriga. Toppning kan ge tidig utslagning, för tidig idrottsspecialisering, fasta positioner istället för variation av platser i lag och att barn delas in i grupper utan rotation.
2016-04-19 6 (15) 49 Redovisning av intern kontrollplan 2015 s beslut noterar redovisad intern kontrollplan 2015 för kultur- och fritidsförvaltningen och lägger den med godkännande till handlingarna. Förvaltningssekreteraren redogör för uppföljningsarbetet av kultur- och fritidsförvaltningens interna kontrollplan för 2015, se bilaga.
2016-04-19 7 (15) 49 bilaga fortsättning Rutin Kontrollmoment Ansvar Frekvens Resultat Kommentarer Delegationsbeslut Efterlevnad av regler för rapportering Ekonomisk uppföljning Lönerapportering Fakturahantering Inköp av varor och tjänster Månadsprognos Halvårsbokslut Årsredovisning Att korrekt baslön, sysselsättningsgrad och frånvaro är registrerade i HRsystemet. Priskontroll mot offerter och avtal Kultursekr. Fritidsskonsulent Enhetschef Förvaltn.chef Förvaltn.sekr. 1gång/kvartal Utan 10 ggr/år Utan Enhetschef 2 ggr/år Utan Beställare/ Attestant Kontinuerlig Utan gällande förv egna offerter och avtal Stickprov görs gällande inköpskontorets inköpsavtal. Inköpskontoret informeras vid avvikelser Att regelverken följs Enhetschef Kontinuerlig Anmärkning Om akuta behov uppstår kan det hända att inköp inte görs enligt gällande avtal Gallring Enhetschef Årligen Utan Dokhanteringsplan Konstsamling Inventering Museichef Kontinuerlig Utan Medieplanering Rätt underbyggda Bibliotekschef Kontinuerlig Utan inköps- och gallringsbeslut Arvode till uppdragskontroll av skattsedel Kultursekreterare Kontinuerlig Utan tagare Bidragskontroll Utöver gängse kontroll Fritidskonsulent 2 föreningar Utan vid ansökan om föreningsbidrag sker ytterligare, fördjupad kontroll där extra handlingar efterfrågas: medlemsmatrikel, ritningar över lokaler, stadgar och alternativt besök hos föreningen. Kultursekreterare per år
2016-04-19 8 (15) 50 Intern kontrollplan 2016 s beslut godkänner framlagt förslag till intern kontrollplan för 2016. ska ta fram kultur- och fritidsförvaltningens interna kontrollplan för 2016. Med utgångspunkt från föregående års kontrollplan läggs förslag på intern kontrollplan för 2016, se bilaga.
2016-04-19 9 (15) 50 bilaga fortsättning Rutin Kontrollmoment Ansvar Frekvens Metod Rapport till Ekonomisk uppföljning Inköp av varor och tjänster Riskbedömning Delegationsbeslut Lönerapportering Fakturahantering Dokumenthanterings plan Efterlevnad av regler för rapportering Månadsprognos Halvårsbokslut Årsredovisning Korrekt baslön, sysselsättsgrad, frånvaro är regade i HR-systemet Priskontroll mot offerter och avtal KS, FK, FC 1 gång/ kvartal Skriftlig delgivn. Nämnd/FC FC, FS 10 ggr/år Eksyst Nämnd ekkontor KF Medel Hög FC 2 ggr/år Stickprov FC, nämnd Medel Best/ attestant Kont. Stickprov FC, nämnd Medel Att regelverken följs FC Kont. Stickprov FC, nämnd Hög Gallring FC Årligen Stickprov FC, nämnd Medel Konstsaml. Inventering MC Kont. Stickprov Nämnd Hög Medieplan. Arvode till uppdragstagare Kontroll av skattsedel KS Kont. Koll vid kontraktskrivning Bidragskontroll Rätt underbyggda inköps- och gallringsbeslut BC Kont. Utlån- o efterfråge analys Utöver gängse kontroll vid ans om föreningsbidrag sker, fördjupad kontroll där extra handlingar efterfr: medlemsmatrikel, ritningar över lokaler, stadgar och alternativt besök hos föreningen. KS=kultursekreterare KS, FK 2 förening. / år FK =fritidskonsulent FC, nämnd FC, nämnd Hög Hög Stickprov FC, nämnd Hög FC=förvaltningschef BC=bibliotekschef MC=Museichef FS=förvaltningssekreterare
2016-04-19 10 (15) 51 Datum för medborgarskapsceremoni 2016 s beslut beslutar att medborgarskapsceremonin för 2016 hålls den 13 oktober. Förvaltningen anser att den medborgarskapsceremoni som hölls 15 oktober 2015 var lyckad, och att den ska stå som mall för kommande ceremonier. Valet av tidpunkt var bra eftersom arrangemanget hölls en tid på året då det inte är så många andra arrangemang som konkurrerar om de nya medborgarnas tid. Att ordna ceremonin som ett eget arrangemang istället för som en del av exempelvis nationaldagsfirandet 6 juni föll också väl ut. Det blev en ceremoni som kunde utföras utan tidspress och som helt tydligt upplevdes som högtidlig av deltagarna. Förslag på tidpunkt 2016 är 13 oktober.
2016-04-19 11 (15) 52 Ändrad tid för nämndsammanträde s beslut beslutar ändra starttid för kultur- och fritidsnämndens sammanträde, från 15.00 till 15.30, från och med augusti månads sammanträde. För att bättre passa tågtider föreslås starttid för kultur- och fritidsnämndens sammanträde ändras från 15.00 till 15.30 från och med augusti månads sammanträde.
2016-04-19 12 (15) 53 Ansökan om bidrag Belysning träningsplan på Vitalavallen s beslut beslutar att ansökan läggs till ordinarie ansökan om investeringsbidrag där beslut tas nästa gång i februari 2017. Noteras kan dock att om inte innevarande års investeringsbidrag blir till fullo utbetalt kan ansökan tas upp på nytt i slutet av år 2016. Vetlanda FF driver sin egen anläggning, Vitalavallen. De har idag tre stycken gräsytor, varav två fullplan och en 7-mannayta. Utöver detta har de en grusplan. Historiskt sett har de, med viss anpassning, kunnat träna i någorlunda dagsljus. De senaste tre åren har deras inriktning och verksamhet förändrats och utökats med: Större flickverksamhet Mixverksamhet för funktionshindrade Moderförening till FC Vetlanda dam Moderförening till Myresjö/Vetlanda FK (herr) Integrationsprojekt På grund av dålig belysning kan Vetlanda FF inte erbjuda de olika träningsgrupperna träningstid i önskad mån på de träningsytor som finns. På grund av rötskada föll en belysningsstolpe ner på planen under stormarna 2015/2016. Vid kontroll och genomgång upptäcktes flera rötskadade stolpar vilket innebär en stor säkerhetsrisk. Vetlanda FF har svårt att finansiera detta på egen hand och söker därför bidrag av kultur- och fritidsnämnden. Utdrag Vetlanda FF
2016-04-19 13 (15) 54 Inbjudan till årsmöte Jönköpings läns folkrörelsearkiv s beslut Ingen av kultur- och fritidsnämndens ledamöter har möjlighet att delta på mötet. Medlemsorganisationer och nämnder kallas till årsmöte med Jönköpings läns folkrörelsearkiv, onsdagen den 27 april klockan 18.00 på Vrigstad Värdshus.
2016-04-19 14 (15) 55 Inbjudan till årsmöte Länskommittén av rikskommittén Sveriges nationaldag i Jönköpings län s beslut Ingen av kultur- och fritidsnämndens ledamöter har möjlighet att delta på mötet. Länskommittén kallar till årsmöte, onsdagen den 11 maj klockan 15.00 i Länsstyrelsens sessionssal Vättern våning 8 i Jönköping.
2016-04-19 15 (15) 56 Övrigt Inget övrigt att notera.