ARKIVHANDBOK 2010-04-30 Landstingsarkivet 2. Offentlighet och sekretess Innehållsförteckning Offentlighet och sekretess..2 Offentlighet och offentlighetsprincipen... 2 Tryckfrihetsförordningen... 2 Offentlighets- och sekrtesslagen... 2 Arkivlagen... 2 Förvaltningslagen... 3 Personuppgiftslagen... 3 Patientdatalagen... 3 Myndighet... 3 Handlingsbegreppet... 3 Allmän handling... 4 Förvarad... 4 Inkommen... 4 Upprättad... 5 Inte allmän handling... 5 Bolag och offentlighetsprincipen... 6 Sekretess... 6 Offentlighets- och sekretesslagen... 6 Sekretess mellan myndigheter och verksamheter... 7 Överföring av sekretess... 7 Hur länge är handlingar sekretessbelagda?... 7 Hemligstämpling/sekretessmarkering... 8 Undantag från sekretess... 8 Begränsning av sekretess... 8 Generalklausulen... 9 Samtycke med mera... 9 Förbehåll med mera... 10 Begäran om utlämnande av allmän handling... 10 Vem prövar utlämnandet?... 12 Neka att lämna ut allmän handling... 12 Avgifter... 12 Registrering... 13
ARKIVHANDBOK 2 (14) 2. Offentlighet och sekretess Offentlighet och offentlighetsprincipen En offentlig verksamhets informationshantering styrs av ett omfattande regelverk och däribland våra grundlagar. Offentlighetsprincipen skyddas av våra grundlagar och innebär att vi har förhandlingsoffentlighet, yttrandeoch informationsfrihet, handlingsoffentlighet och meddelarfrihet. Handlingsoffentligheten innebär att vem som helst har rätt att ta del av allmänna handlingar. Med stöd av offentlighetsprincipen kan man anonymt, om man så önskar, ta del av allmänna handlingar. Bara när det gäller allmänna handlingar som omfattas av sekretess kan man behöva identifiera sig. Denna handlingsoffentlighet som första gången slogs fast som grundlag 1766 är, genom sin utformning, något unikt för Sverige och ger en insynsmöjlighet i offentlig förvaltning som utgör en bra grund för demokrati. Liknande lagstiftning finns även i andra länder men det som utmärker Sverige är en omfattande rätt till insyn för medborgaren. För att denna rätt till insyn ska kunna säkras och därmed offentlighetsprincipen, så gäller det att den offentliga verksamheten/ myndigheten har sin information strukturerad, sökbar och tillgänglig. Det är inte bara till nytta då man ska efterleva regelverket utan underlättar också verksamhetens eget arbete. Det finns en mängd lagar som styr informationshanteringen inom offentlig verksamhet varav de viktigaste för landstinget är: Tryckfrihetsförordningen Den ger allmänheten rätt till insyn i offentlig verksamhet. I lagen står Till främjande av ett fritt meningsutbyte och en allsidig upplysning skall varje svensk medborgare ha rätt att taga del av allmänna handlingar. (TF 2:1) Det innebär att medborgarnas rätt till insyn är garanterad genom att rätten att ta del av allmänna handlingar är lagfäst. Offentlighets- och sekretesslagen I offentlighets och sekretesslagen (OSL) begränsas allmänhetens rätt till insyn. Den reglerar också den skyldighet att registrera allmänna handlingar som en offentlig förvaltning har. Offentlighets- och sekretesslagen ersatte sekretesslagen (SekrL) den 30 juni 2009. Arkivlagen Den reglerar arkivvården för stat, kommun och landsting. Den talar mer detaljerat om hur informationen ska vara strukturerad för att myndigheten ska tillgodose allmänhetens rätt till insyn, den egna verksamhetens behov, rättskipningens behov och framtidens forskning.
ARKIVHANDBOK 3 (14) Förvaltningslagen Reglerar mer i detalj vilka skyldigheter vi har gentemot allmänheten bland annat när det gäller tillgänglighet, öppettider, svarstider och så vidare. Personuppgiftslagen Omfattar en stor del av den information vi hanterar och kräver att man tänker till hur och i vilket syfte man använder någon form av personuppgift. Patientdatalagen Eftersom mycket av landstingets verksamhet är vårdrelaterad så påverkar denna lag en stor del av vår verksamhet. Den reglerar bland annat hur informationen om patienters vård dokumenteras och hanteras. När det gäller vården finns även andra lagar som påverkar, till exempel lagen om yrkesverksamhet på hälso- och sjukvårdens område. Myndighet Att landstingets verksamhet är en offentlig verksamhet, både den vård vi ger, den administration som krävs för detta och våra övriga verksamheter, råder det ingen tvekan om. Däremot kan begreppet myndighet vara lite svårare. Myndighet är ett begrepp som används flitigt i den lagstiftning som vi omfattas av och som egen myndighet räknas de offentliga verksamheter som har egen nämnd eller styrelse. Även de verksamheter som är bolagiserade eller drivs i stiftelseform och där landstinget har ett rättsligt bestämmande inflytande ska jämställas med myndigheter vid tillämpning av offentlighets- och sekretesslagstiftningen. Det innebär att de regler som gäller dokumenthantering inom Stockholms läns landsting även gäller dem. Handlingsbegreppet Begreppet handling som man använder sig av inom offentlig verksamhet finns definierat i tryckfrihetsförordningens 2 kap. 3 skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniska hjälpmedel. Lagens formulering är en heltäckande beskrivning som visar att det långt ifrån bara är pappersdokument som menas med begreppet handling. Begreppet är teknikneutralt och omfattar information som är fästad på någon form av bärare, det vill säga: ett brev, ett protokoll, en patientjournal eller en faktura på papper. ett brev (e-post), ett protokoll, en patientjournal eller en faktura i digital form. ett brev, ett protokoll, en patientjournal eller en faktura på mikrofilm/fiche. en ritning eller en karta på papper, mikrofilm eller i digital form. fotografier och filmer som papperskopia, negativ eller i digital form. Man kan sammanfatta det med att en handling är bärare av viss information oavsett vilken databärare man använder. Det är informationen som är det viktiga. Om man valt att hacka in den i en stentavla, brodera den
ARKIVHANDBOK 4 (14) på en tygbit, ha den på en röntgenplåt eller i form av ettor och nollor i en dator, spelar ingen roll. Det är ändå en handling i lagens mening. Lagringsmediet har alltså ingen betydelse utan det är informationen som är viktig och att den är lagrad på något sätt. Röstmeddelandet i en tjänstetelefon är en handling eftersom den finns lagrad, däremot inte ett samtal förrän en anteckning görs. Allmän handling En allmän handling är en handling som är förvarad och inkommen till eller upprättad hos en offentlig förvaltning (TF 2:3). Förvarad Begreppet förvarad enligt tryckfrihetsförordningen innebär att handlingen är tillgänglig för handläggning hos verksamheten, oavsett var den fysiskt befinner sig. En upptagning anses vara förvarad hos en myndighet om den är tillgänglig med tekniska hjälpmedel som myndigheten själv använder. Det innebär att man inte ska behöva skaffa specialverktyg i form av till exempel programvaror för att komma åt informationen. En sammanställning av uppgifter ur en upptagning för automatiserad behandling anses förvarad hos myndigheten endast om myndigheten kan göra sammanställningen tillgänglig med rutinbetonade åtgärder. Inkommen En handling är inkommen så snart den anlänt till verksamheten eller kommit behörig befattningshavare tillhanda. Med begreppet att handlingen anlänt menas att den har kommit till verksamhetens lokaler men tänk på att en handling inte behöver ha lämnats i myndighetens lokaler för att anses som inkommen. Handlingen anses inkommen även då den har kommit behörig befattningshavare tillhanda oavsett var han/hon befinner sig. Med behörig befattningshavare brukar man mena någon som har anknytning till den verksamhet som handlingen rör. Skulle någon personligen överlämna en handling rörande ett personalärende är det i princip tillräckligt att mottagaren arbetar på personalavdelningen, även om han/hon inte har hand om den typen av ärenden som handlingen rör. Det är då vederbörandes skyldighet som anställd i en offentlig verksamhet att se till att handlingen blir korrekt omhändertagen så snart som möjligt. En vaktmästare på myndigheten räknas däremot inte som behörig eftersom han/hon inte alls arbetar med personalfrågor i någon form. Handlingen ska också vara tillgänglig för verksamheten i sådan form att den kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas, för att räknas som inkommen. Det spelar ingen roll om den kommit in med posten, via faxen, e-posten, telefonen eller blivit kastad in genom fönstret. När det gäller e- post så räknas den som inkommen när den nått mottagande dator vare sig det är myndighetsbrevlådan eller enskild tjänstemans inkorg. Det spelar ingen roll att man inte har öppnat meddelandet. Det betraktas som
ARKIVHANDBOK 5 (14) inkommet när det finns tillgängligt i e-brevlådan. Samma sak gäller för meddelanden som lämnas på tjänstetelefoner, både fasta och mobila. En handling behöver inte vara diarieförd eller på annat sätt registrerad för att räknas som inkommen. Registreringsskyldigheten som regleras i lag, har ingenting att göra med handlingens status som inkommen. Vissa handlingar som till exempel anbud och tävlingsskrifter som lämnas i slutna kuvert eller låsta filer är inkomna vid den tidpunkt som bestäms för öppnandet. Upprättad Enligt tryckfrihetsförordningen är en handling upprättad när den har: expedierats, det vill säga skickats eller på annat sätt gjorts tillgänglig utanför den egna verksamheten till exempel på en hemsida. slutbehandlats, det vill säga en handling som inte ska expedieras på något sätt anses som upprättad när det ärende till vilken den hör har slutbehandlats hos myndigheten. justerats eller på annat sätt färdigställts. färdigställts för införande av löpande information till exempel diarier, patientjournaler eller andra typer av register och förteckningar. Inte allmän handling Det finns vissa handlingstyper som inkommit till eller upprättats hos en offentlig förvaltning men som ändå inte är att betrakta som allmänna (TF 2: 4, 8-11 ). Exempel på sådana handlingar är: minnesanteckningar som bara fungerat som minnesstöd eller underlag och inte tillför ärendet någon ytterligare information. Minnesanteckningar som innehåller någon väsentlig sakuppgift ska alltid tas om hand för arkivering. Med minnesanteckning menas i detta fall inte den handlingstyp som många gånger ersätter ett protokoll, de är alltid allmän handling. direktadresserade brev som inte har med tjänstemannens arbete att göra, så kallade privatbrev. Brev till politiker i landstinget som uteslutande har att göra med hans eller hennes roll som politiker eller handlingar hos fackliga förtroendemän är inte allmänna handlingar. Är det däremot ett brev ställt till en politiker i en sjukvårdsstyrelse rörande någon sjukvårdsangelägenhet, då är brevet att betrakta som allmän handling. brev, telegram eller annan sådan handling som har inlämnats till eller upprättats hos myndighet endast för befordran av meddelande. handlingar som ingår i förvaltningens bibliotek till exempel författningssamlingar, böcker och tidskrifter som inte ingår i något ärende.
ARKIVHANDBOK 6 (14) arkiv från enskild som lämnats in till offentlig förvaltning enbart för vård och förvaring. handlingar som förvaras hos offentlig förvaltning endast som led i teknisk bearbetning eller teknisk lagring för annans räkning. till exempel klimatförvaring av foto och filmer eller bara drift av digitala system. Det som är gemensamt för samtliga undantag från allmän handling är att de inte tillför någon väsentlig information. Bolag och offentlighetsprincipen Genom ett tillägg i dåvarande sekretesslagen (1:9) 1995 förstärktes allmänhetens rätt till insyn även hos kommunala bolag. Detta innebär att offentlighetsprincipen gäller även för dem och att allmänheten hos domstol kan överklaga (landstings-) kommunala bolags beslut att inte lämna ut handlingar. Kammarrättsdomar har även slagit fast att handlingsoffentligheten omfattar även de allmänna handlingar som tillkommit före tillägget trädde i kraft 1 januari 1995. I offentlighets- och sekretesslagen finns dessa bestämmelser i 2 kap. 3. Inom Stockholms läns landsting omfattas aktiebolag, handelsbolag, ekonomiska föreningar och stiftelser där landstinget utövar ett rättsligt bestämmande inflytande även av SLLs dokument- och arkivreglemente. Sekretess Öppenhet är tryckfrihetsförordningens (TF) huvudprincip och allmänna handlingar ska som regel vara offentliga men det finns även begränsningar i rätten att ta del av allmänna handlingar. I TF tar man upp sju olika skyddsområden där rätten att ta del av allmänna handlingar begränsas i särskild lag: rikets säkerhet eller dess förhållande till annan stat eller mellanfolklig organisation. rikets centrala finans-, penning- eller valutapolitik. myndighets verksamhet för inspektion, kontroll och annan tillsyn. intresset att förebygga eller beivra brott. det allmännas ekonomiska intresse. skyddet för enskilds personliga eller ekonomiska förhållanden. intresset att bevara djur- eller växtart. Offentlighets- och sekretesslagen Den särskilda lag man syftar på är offentlighets- och sekretesslagen (OSL). Där finns undantagen från offentlighetsprincipen detaljerat beskrivna. Rätten att ta del av allmän handling kan enbart begränsas av dess paragrafer eller annan lag som offentlighets- och sekretesslagen hänvisar till. Den gäller för all offentlig verksamhet inklusive de bolag, ekonomiska
ARKIVHANDBOK 7 (14) föreningar och stiftelser där landstinget har ett rättsligt bestämmande inflytande (OSL2:3). Med sekretess menas förbud att röja uppgift, vare sig det sker muntligen, genom att allmän handling lämnas ut eller om det sker på annat sätt (OSL 3:1). Det spelar inte någon roll om man inte längre är anställd inom offentlig verksamhet, har man en gång varit det har man fortfarande tystnadsplikt. Inom landstingets vårdverksamhet är det vanligen tjugofemte kapitlet i offentlighets- och sekretesslagen, som behandlar skyddet för enskilds personliga förhållanden och hälsotillstånd, som tillämpas. Sekretessen är till för att skydda uppgifter om någons hälsotillstånd eller personliga förhållanden och kan omfatta allt från bostadsadress till uppgift om färdtjänst. Om uppgiften kan omfattas av sekretess och någon begär att få ta del av den måste en menbedömning göras. Med men menas till exempel andras ringaktning på grund av att personliga förhållanden blivit kända eller bara det faktum att vissa personer känner till en ömtålig uppgift som kan uppfattas som kränkande eller som man känner obehag av. Utgångspunkten för bedömningen är alltid den enskildes egen upplevelse. Eftersom landstingets verksamhet är så varierad kan även andra former av sekretess än den som gäller enskilds hälsotillstånd eller personliga förhållanden vara tillämpliga. När det gäller landstingets affärsförhållanden så kan affärssekretess, till exempel för upphandlingar eller annan affärsverksamhet som landstinget ägnar sig åt, gälla. Sekretessen för djur och växtart är även den tillämplig på vissa delar av landstingets verksamhet. Sekretess mellan myndigheter och verksamheter Sekretess gäller mellan olika myndigheter men också mellan olika nämnder, styrelser och olika verksamhetsgrenar inom samma myndighet när de är att betrakta som självständiga i förhållande till varandra (OSL 8:2). Vad som är självständig verksamhet har visat sig svårt att tolka och måste avgöras från fall till fall, men grundprincipen är att sekretess råder. Överföring av sekretess För forskningsverksamhet som bedrivs av myndighet gäller samma sekretessnivå på handlingarna i den inlånande verksamheten som hos den utlånande (OSL 13:3). På samma sätt överförs sekretessen när en verksamhet levererar handlingar till arkivmyndighet (OSL 11:6). För enskild verksamhet som förvarar handlingar med stöd av lag (SFS 1994:1383) om överlämnande av allmänna handlingar till andra organ än myndigheter för förvaring, gäller samma sekretess som om de skulle ha varit förvarade av en offentlig förvaltning. I kapitel 10 Privatiseringar och nya driftsformer finns mer information. Hur länge är handlingar sekretessbelagda? För uppgifter från hälso- och sjukvård, socialtjänst och skola gäller sekretess som längst i 70 år från sista anteckning (OSL 25:1) En patientjournal som skrevs mellan åren 1923-1933 är alltså inte offentlig
ARKIVHANDBOK 8 (14) förrän 2003. När det gäller vissa handlingar som rör personalsocial eller personaladministrativ verksamhet gäller sekretess i högst 50 år (OSL 39:1-5). Denna sekretessfrist gäller också för uppgift i anmälan eller utsaga av en enskild om någons hälsotillstånd eller andra personliga förhållanden, i förhållande till den som anmälan eller utsagan avser, endast om det kan antas att fara uppkommer för att den som har lämnat uppgiften eller någon närstående till denne lider annat allvarligt men om uppgiften röjs. (OSL 25:7). I kapitel 19 i offentlighets- och sekretesslagen står om skyddet för det allmännas ekonomiska intresse och här finns skyddet för affärsverksamhet, avtal och upphandling. Sekretess för den här typen av handlingar gäller som längst i 20 år. I offentlighets- och sekretesslagens 5:e avdelning, från kapitel 21 och framåt, behandlas sekretessen till skydd för den enskildes personliga och ekonomiska förhållanden i en rad olika sammanhang med varierande tidsgränser. Hemligstämpling/sekretessmarkering Det är tillåtet att med stämpel, anteckning eller på annat sätt markera om det kan antas att det finns hinder mot att lämna ut uppgift i allmän handling enligt någon sekretessbestämmelse (TF 2:16 och OSL 5:5). Anteckningen ska innehålla ordet hemlig, den sekretessbestämmelse som tillämpas, datum när anteckningen gjorts och den myndighet som har låtit göra den. Sekretessmarkeringen i sig gör aldrig en handling hemlig utan ska bara fungera som en varningssignal till handläggaren att vara uppmärksam. En hemligstämpling gäller inte generellt utan varje gång handlingen begärs utlämnad ska en sekretessprövning göras. Undantag från sekretess Begränsning av sekretess Offentlighets och sekretesslagen reglerar möjligheterna att begränsa rätten att ta del av allmän handling men det finns också undantag från detta och till exempel i kapitel 10 finns uppräknat när handlingar kan lämnas ut trots att sekretess råder. Här följer några exempel. Sekretess hindrar inte att uppgift lämnas: till annan myndighet om uppgiftsskyldighet följer av lag eller förordning (10:28). För personal inom hälso- och sjukvård kan sådana lagar vara till exempel socialtjänstlagen (SFS 2001:453), smittskyddslagen (SFS 2004:168) och lag om yrkesverksamhet på hälso- och sjukvårdens område (SFS 1998:531). till åklagarmyndighet, polismyndighet eller annan myndighet som har att ingripa mot brottet vid misstanke om brott om fängelse är föreskrivet för brottet och brottet kan antas ge annan påföljd än böter. OBS! för uppgift som omfattas av bland annat hälso- och sjukvårdssekretess måste det vara misstanke om brott med ett års fängelse som minsta påföljd eller försök till brott där minsta straffpåföljd är två år eller om det gäller försök till brott som
ARKIVHANDBOK 9 (14) innebär överföring av allmänfarlig sjukdom (enligt smittskyddslagen 1:3 måste lägsta straffpåföljd vara ett år). till åklagarmyndighet, polismyndighet vid misstanke om brott mot liv och hälsa, frihet och frid eller sexualbrott (brottsbalken 3, 4 och 6 kapitlet) eller brott som avses i lagen (1982:316) med förbud mot könsstympning av kvinnor, om brottet riktats mot någon som inte fyllt 18 år. Detta gäller för uppgift som omfattas av bland annat hälso- och sjukvårdssekretessen. till myndighet inom socialtjänsten eller hälso- och sjukvården om det behövs för att någon som inte fyllt 18 år eller som missbrukar alkohol och/eller andra liknande droger ska få nödvändig vård, behandling eller annat stöd. Detta gäller även ofödda barn. Detta gäller för uppgift som omfattas av bland annat hälso- och sjukvårdssekretessen. till den enskilde själv och den han väljer att efterge sekretessen till om ingen annan paragraf i lagen motsäger detta. till part i mål om inget annat föreskrivs i annan lag. till myndighet som utövar tillsyn över eller revision hos annan myndighet och som behöver handlingarna för att fullgöra sitt uppdrag. Det finns även vissa beslut som man kan tycka skulle vara sekretessbelagda enligt OSL 25:1, men som man särskilt har skrivit inte omfattas av sekretess. Det gäller bland annat beslut i ärenden: som gäller frihetsberövande enligt lagstiftning om psykiatrisk tvångsvård, rättspsykiatrisk vård och smittskyddslagen (OSL 25:10). som gäller ansvar eller behörighet för personal inom hälso- och sjukvården (OSL 25:8). Generalklausulen I offentlighets- och sekretesslagen finns en paragraf som kallas generalklausulen (10:27). Den säger att sekretessbelagd uppgift får lämnas ut till annan myndighet om det är uppenbart att intresset av att uppgiften lämnas ut överstiger den skada det skulle kunna innebära. Undantag från generalklausulen är vissa i offentlighets- och sekretesslagen specificerade verksamheter och deras hantering av uppgift som rör enskilds personliga och ekonomiska förhållanden. En sådan verksamhet som är undantagen från generalklausulen är hälso- och sjukvården. Samtycke med mera Uppgift som är sekretessbelagd med stöd av OSL 25:1, det vill säga uppgift om enskilds hälsotillstånd eller andra personliga förhållanden, kan man få ta del av om man har berörd persons samtycke. Vårdnadshavare för minderårigt barn förfogar över barnets sekretessbelagda uppgifter men
ARKIVHANDBOK 10 (14) observera att det i OSL 12:3 även finns skydd för det omyndiga barnet i förhållande till vårdnadshavaren samt att barnet i samband med tonåren ofta anses förfoga över sina sekretessbelagda uppgifter på sådant vis att vårdnadshavaren inte utan vidare har möjlighet att utan barnets samtycke ta del av dessa. Det är alltså inte helt självklart att en vårdnadshavare har rätt att ta del av all information gällande minderårig. God man är en annan kategori som kan ha rätt att ta del av information rörande den person som de företräder. I de fall den gode mannens uppdrag avser att sörja för huvudmannens person kan det finnas ett berättigat intresse för den gode mannen att få ta del av till exempel uppgifter i en patientjournal om de behövs för att han ska kunna fullgöra sitt uppdrag. Observera att det inte gäller den som enbart är god man i ekonomiska ärenden. Förbehåll med mera Enskilda personer kan ibland få tillgång till sekretessbelagd information till exempel för forskning, genom att skriva på ett förbehåll (OSL 12:2). Genom förbehållet uppkommer en tystnadsplikt för den person som förbehållet riktar sig till. Förbehållet bör vara utformat så att den enskilde förbinder sig: att iaktta gällande sekretess. Enbart använda informationen för det syfte som utlämnandet grundats på (t ex forskning), och publicera på ett sådant sätt att det inte är möjligt att identifiera enskilda personer. att förstöra kopior, avskrifter eller liknande som erhållits när syftet uppnåtts, t ex forskningsarbetet färdigställts. Lagen (2003:460) om etikprövning av forskning som avser människor innehåller bestämmelser om etikprövning av forskning som avser människor och biologiskt material från människor. Forskning som avses i lagen får utföras bara om den har godkänts vid en etikprövning. Forskningen får innefatta behandling av känsliga personuppgifter bara om behandlingen har godkänts vid etikprövningen, såvida inte forskningspersonen har lämnat sitt uttryckliga samtycke till behandlingen. Den verksamhet som ska lämna ut uppgifterna bör alltid begära att få in en kopia av det beslutet och underlaget, för att ha som underlag till sitt eget utlämnandebeslut. Det är flera regelverk som styr hur integritetskänsligt material får hanteras i forskningen och hur uppgifter kan lämnas ut från en myndighet till forskning. Offentlighets- och sekretesslagen är ett sådant regelsystem som bland annat reglerar tystnadsplikten inom den offentliga hälso- och sjukvården och överföring av sekretess. Begäran om utlämnande av allmän handling Vem som helst kan komma till en offentlig förvaltning och begära att få ta del av en allmän handling eller uppgift ur allmän handling på stället, det vill
ARKIVHANDBOK 11 (14) säga i förvaringsmyndighetens lokaler, eller i form av kopia. Personen ska kunna tala om vilken eller vilka handlingar han/hon vill se eftersom myndigheten inte är skyldig att göra omfattande efterforskningar för att fastställa vad det är personen vill ta del av. Myndigheten bör däremot underlätta för sökanden genom att visa de sökingångar till exempel arkivförteckningar, register eller diarier som finns tillgängliga. I de flesta fall får man inte fråga efter eller efterforska personens identitet eller vad han/hon ska ha uppgiften till. Undantag gäller om handlingen är sekretessbelagd för då är man skyldig att ställa de frågor som behövs för att kunna göra en menbedömning. I tryckfrihetsförordningens 2 kapitel står att allmän handling skall tillhandahållas genast eller så snart som möjligt och att begäran att få avskrift eller kopia av allmän handling skall behandlas skyndsamt. Exakt vad som menas tidsmässigt är svårt att säga men en tumregel är att en allmän offentlig handling som beställaren begär att få ta del av på stället ska tillhandahållas samma dag eller i undantag dagen efter. Det kan följaktligen krävas att handläggaren arbetar övertid för att få fram handlingen medan beställaren väntar. Arbetstider och arbetsplatsens öppettider spelar ingen roll (givetvis inom rimliga gränser). Gäller beställningen en avskrift eller kopia av handlingen eller, som anges i nästa stycke, att handlingen delvis omfattas av sekretess, kan en handläggningstid på någon eller några dagar vara acceptabel. En skyndsam handläggning av begäran om utlämnande av allmän handling gäller även för handlingar som omfattas av sekretess. Handläggaren måste dock få tillräckligt med tid på sig för att pröva om handlingen kan lämnas ut. Vad tillräcklig tid är i det här fallet är den tid man behöver för att läsa igenom handlingarna, eventuellt komplettera uppgifter och ändå inte låta alla andra arbetsuppgifter helt stanna upp. Tidsåtgången beror på hur komplicerad bedömningen är. När det gäller handlingar som finns på andra medier än papper så är myndigheten skyldig att ställa upp med den utrustning som gör det möjligt för beställaren att läsa, avlyssna eller på annat sätt uppfatta innehållet i handlingen. Beställaren kan då själv kopiera handlingen genom att skriva av den, spela av den, fotografera den eller kopiera den med medhavd utrustning. Detta naturligtvis under förutsättning att handlingarna inte omfattas av sekretess eller är i sådant skick att de inte tål den typen av behandling. Det finns ingen skyldighet att lämna ut en originalhandling om man tillhandahåller en bestyrkt avskrift eller kopia av den och det kan behövas för att skydda ömtåliga handlingar. Om en verksamhet hanterar allmänna handlingar i digital form så kan ett utlämnande ske i den formen att beställaren får direkttillgång via en av verksamhetens datorer. En del myndigheter har valt att ha speciella presentationsdatorer där allmänheten själva kan söka information eller att informationen är tillgänglig via Internet. Det underlättar för allmänheten och stör den egna verksamheten mindre. Den här möjligheten till direkttillgång begränsas bland annat av att om myndigheten är villig att
ARKIVHANDBOK 12 (14) göra en utskrift av handlingen istället så räcker det. Ytterligare orsaker att neka direktåtkomst via en av myndighetens datorer är om det finns möjlighet att beställaren kommer åt andra handlingar som inte är allmänna eller som kan omfattas av sekretess. Det går även att neka direkttillgång till datorn om det finns risk för att handlingarna förvanskas eller förstörs. Sådana nekanden ska hanteras på samma sätt som andra nekanden om att lämna ut allmän handling, se avsnittet Neka att lämna ut allmänna handlingar. Vem prövar utlämnandet? I de flesta fall är det registrator eller ansvarig handläggare som prövar om handlingen kan lämnas ut. I vissa verksamheter kan det finnas speciellt utsedda personer som ansvarar för den här typen av ärenden. Inom sjukvården är det till exempel inte helt ovanligt att chefsöverläkaren tar hand om förfrågningar rörande utlämnande av journal. Det är viktigt att tänka på att handläggningen av ärendet inte fördröjs. Skulle ansvarig handläggare vara sjuk eller på semester måste handläggningen övertas av någon annan. Neka att lämna ut allmän handling Om handläggande tjänsteman anser att handlingen inte kan lämnas ut helt eller delvis utan hinder av paragraf i offentlighets- och sekretesslagen, ska den som begärt ut handlingen underrättas om att han/hon kommer att nekas tillgång till informationen och att han/hon kan begära ett myndighetsbeslut på att handlingen inte kommer att lämnas ut helt eller delvis. Den person som begärt utlämnandet ska även underrättas om att han/hon behöver myndighetsbeslutet om han/hon vill överklaga myndighetens nekande om utlämnande till högre instans. Myndighetsbeslutet fattas av styrelse/nämnd eller den de har delegerat beslutsrätten till. Gör myndigheten samma bedömning som handläggaren och nekar att lämna ut handlingen kan sökanden med myndighetsbeslutet som grund överklaga till kammarrätten. Gör kammarrätten samma bedömning så är nästa instans regeringsrätten. Samma tågordning gäller om sökanden är en annan myndighet. Avgifter Man kan inte ta betalt för att på plats tillhandahålla allmän handling för läsning eller för arbetet som åtgår för att ta fram handlingen. Gäller det däremot en kopia av allmän handling kan en avgift tas ut om beslut om detta finns fattat av landstingsfullmäktige. Samma sak gäller för kommuner. Statliga verksamheter kan tillämpa avgiftsförordningen (1992:191) men kommuner och landsting måste fatta egna beslut. Inom Stockholms läns landsting finns ett av landstingsfullmäktige fattat beslut om avgifter som gäller för landstingsstyrelsens verksamheter (Landstingsfullmäktigeprotokoll 1997:5 161). Däremot råder vissa tveksamheter om detta beslut omfattar bolagen och stiftelserna och därför bör dessa verksamheter fatta egna beslut om att tillämpa det av landstingsfullmäktige fattade avgiftsreglementet.
ARKIVHANDBOK 13 (14) I landstingsfullmäktiges beslut står att: papperskopior av allmänna handlingar som lämnas ut till Stockholms läns landstings verksamheter skall vara gratis. Med Stockholms läns landstings verksamheter menas även bolag, handelsbolag, stiftelser och ekonomiska föreningar där landstinget utövar ett rättsligt bestämmande inflytande. myndigheter utanför Stockholms läns landsting som enligt lag eller förordning har rätt till uppgifter får papperskopior gratis. alla övriga beställare, såväl privatpersoner som myndigheter och bolag utanför Stockholms läns landsting, ska betala avgift om beställningen överstiger nio sidor. Till den här kategorin räknas också privata vårdgivare inom länet. samtliga grupper, även de avgiftsbefriade, skall debiteras eventuell rekommendationsavgift. För papperskopior gäller att de första nio sidorna är gratis, den tionde kostar 50 kr och alla kopior däröver kostar 2 kr per sida. För kopior på andra media gäller följande: för kopiering av allmän handling till cd-skiva tas en avgift om 20 kr ut för skivan och 10 kr per påbörjad Mb av information. för kopiering av allmän handling till diskett (3 ½ flexskiva) tas en avgift om 5 kr ut för skivan och 10 kr per påbörjad Mb av information. för kopiering av allmän handling till DLT-band tas en avgift om 1 000 kr ut för bandet och 10 kr per påbörjad Mb av information. för kopia av ljudband, videoband, röntgenbild, karta, ritning och fotografi debiteras aktuell kostnad som anlitat företag tar för kopiering. Registrering Allmänna handlingar som har kommit in eller upprättats skall registreras utan dröjsmål. Det är huvudprincipen i 5 kap. OSL. Sådana allmänna handlingar som kan hållas ordnade så att man ändå lätt kan hitta dem och se när de inkommit/upprättats, måste man inte registrera. Exempel på sådana handlingsslag är protokoll, beslut och verifikationer. Naturligtvis får man registrera även denna typ av handlingar om verksamheten anser att det är ett enklare och bättre sätt att hålla dem ordnade och sökbara. Andra handlingsslag som är undantag från registreringsplikten är patientjournaler (sekretessförordningen). Digitala register som är tillgängliga för flera myndigheter är undantagna från registreringsskyldigheten på så sätt att det bara är myndigheter som gör registreringar som är skyldiga att registrera, inte samtliga myndigheter som har tillgång till registret. När det gäller handlingar som omfattas av sekretess skall dessa registreras om de inte givits dispens i sekretessförordningen.
ARKIVHANDBOK 14 (14) Av registret ska framgå: datum då handlingen inkom eller upprättades. unik identifikationsbeteckning på handlingen. från vem handlingen har skickats eller till vem. vad handlingen rör. Läs mer i kapitel 3 Registrering/diarieföring och ärendehantering.