1(7) Bilaga 1, Teknisk Specifikation, till FMV Anbudsinfordran 373861-AI855480 Ramavtal Tekniska Skribenter Innehåll Inledning... 2 Resursbehov över projektfaser... 2 Resursbehov per år... 2 Arbetsbeskrivning... 2 Särskilda avgränsningar... 3 FMV definition av materielpublikationer... 3 Krav... 4 Konsultkompetens... 4 Krav för tilldelning av ramavtal... 4 Precisering av krav vid förnyad konkurrensutsättning... 5 Exempel på arbetsuppgifter... 5 Produktion av:... 5 Förkortnings- och definitionslista... 6
2(7) Inledning För varje materielobjekt som FMV anskaffar till Försvarsmakten ingår att anskaffa och leverera teknisk information i form av olika materielpublikationer. Beroende på den ursprungliga upphandlingen kan FMV ha behov av att under materielobjektets livslängd revidera/uppdatera materielpublikationerna. Det förekommer även att helt nya materielpublikationer måste tas fram för ett materielobjekt. Resursbehov över projektfaser Produktion av materielpublikationer kommer in i systemlivscykelfaserna 3 och 4 d.v.s. produktion och användning/underhåll (vidmakthåll). Indelning av ILS delområden inom systemlivscykelfaser. Resursbehov per år Det ramavtal som kommer tecknas kommer endast omfatta upphandling av uppdragskonsulttjänster. Avrop kommer göras med tydliga leverabler och leveranstider. FMV har bedömt att resursbehovet per år är ca 10 000 timmar över hela området materielpublikationer. Inom området som rör position 2 är det bedömda behovet ca 500 timmar per år. Avropen kommer att variera i omfattning, från att omfatta en specifik publikation om 10 timmar upp till ett uppdrag som gäller ett komplett publikationspaket för ett materielobjekt. FMV garanterar inte att de uppskattade antalet timmar kommer att avropas under kontraktstiden. Arbetsbeskrivning Detta avtal ska användas vid produktion av materielpublikationer utgående från framtagna underlag. Att utarbeta rådataunderlag/rättningsunderlag ingår inte i detta avtal. Avrop kommer endast att ske då FMV har underlag att tillhandahålla och en ny publikation eller ny utgåva ska produceras. Underlag kan behöva översättas från ett annat språk till svenska. FMV kommer att tillhandahålla underlag för nyproduktion eller ändring av materielpublikationer i form av t.ex. - Wordfiler - FrameMaker-filer - Bilder (t.ex. jpg, gif, bmp, png, TIFF, AI m.fl.)
3(7) - PDF-filer (både redigerbara och inskannade) - Pappersformat - Rödrättade underlag i t.ex. Word, Excel, papper m.fl. De färdiga publikationerna kan levereras i olika antal och format t.ex. CD/DVD-skivor, källfiler, tryckta publikationer med layout enligt FMV leveransavtal. Vid beställning av flera olika typer av publikationer med fast pris kommer FMV huvudsakligen beställa publikationerna som olika leveranspositioner. Detta för att tydliggöra priset per publikation. Uppgifter som anbudsgivare kan avropas för, är att utifrån av FMV tillhandahållet underlag producera nya materielpublikationer och/eller uppdatera befintliga materielpublikationer. FMV kommer vid den förnyade konkurrensen huvudsakligen att kräva ett fast pris på det uppdrag som avropas men möjlighet till att avropa uppdrag på löpande räkning kommer att finnas. För att leverantören vid den förnyade konkurrensutsättning, då FMV kräver ett fast pris, ska kunna offerera på uppdraget kommer FMV specificera minst följande (viss rad nedan behöver inte alltid vara tillämplig): Omfattningen av det underlag som kommer att tillhandahållas av FMV alternativt skickas underlaget ut till anbudsgivarna Slutproduktens ungefärliga antal sidor Ungefärligt antal nya eller uppdaterade illustrationer/streckteckningar Antal publikationer som ska tryckas, färg eller svartvitt, format, pärm, papperskvalité Antal CD/DVD-skivor Särskilda avgränsningar Produktion av reservdelskatalog i system PMF ingår inte i detta avtal. Enbart tryck eller mångfaldigande av färdiga publikationer ingår inte i detta avtal. FMV definition av materielpublikationer Materielpublikationer omfattar de publikationer som krävs för säker och rationell användning, handhavande, förvaltning, drift, underhåll, försörjning och modifiering av ett materielobjekt i ett livscykelperspektiv. Med materielobjekt avses en som är avsedd för viss verksamhet, t ex brödrost, stridsbåt, TV-apparat, radioapparat, container, programvara mm. Observera att denna definition inte är begränsad till militär materiel. En publikation kan t ex. vara en tryckt bok/häfte, en CD/DVD-skiva eller en IETP, interactive electronic technical publication. Exempel på materielpublikationer som behövs för materielobjekt kan vara 1 : Reparationsbok/underhållsföreskrifter - ger slutanvändaren instruktioner om hur felsökning och avhjälpande underhåll genomförs. Instruktionsbok/Handhavandebeskrivning - ger övergripande information om ett materielobjekts konstruktion och funktion samt handhavande. 1 Se även FMV Handbok Materiel Publikationer (del 3) tillgänglig på www.fmv.se
4(7) Systembeskrivning ger en övergripande beskrivning av hur materielobjektet är uppbyggt/konstruerat. Materielvårdsscheman avses i huvudsak materielvård för förebyggande underhåll på materiel som är i drift, i bruk eller förrådsförvarad. Teknisk order, TO - är en direktiv publikation som reglerar konfiguration, hantering, drift och underhåll av materiel och förnödenheter som FMV anskaffar och överlämnar till Försvarsmakten. Scheman - används vid felsökning och kontroll och till djupare teknisk utbildning. Exempel på scheman: elschema, rörschema, hydraulschema, rostskyddsschema mm. Produktkatalog - ger användaren information om tekniska data, användningsområde och olika beroenden till andra materielobjekt både i form av bilder och informativ text, för ett kluster av materielobjekt. Informationen kan utgöra underlag för användaren vid utbildning i materielobjekten samt vid behovssättning till förband. Krav Konsultkompetens Erfarenhet - Minst 3 års erfarenhet som teknisk skribent. Ha utfört ett flertal uppdrag som teknisk skribent av materielpublikationer. Självständighet - Kan arbeta självständigt Språkkunskaper - Konsulter under uppdrag skall kunna använda svenska och engelska i arbetsuppgifterna. Krav för tilldelning av ramavtal SKALL-krav Med anbudsgivare menas de resurser som anbudsgivaren har tillgång till vid anbudstillfället. S.1 Anbudsgivaren ska ha producerat minst tio materielpublikationer för materielobjekt under de tre senaste åren, se definition ovan. Kravet bevisas genom att minst tio publikationer listas med publikationens titel, materielobjekt som publikationen rör, kundreferens och slutförandedatum. För att FMV ska kunna avgöra att publikationen är godkänd av uppdragsgivaren kan endast slutlevererade publikationer användas för uppfyllande av detta krav. Listan bifogas anbudet, se bilaga 2. S.2 Anbudsgivaren ska ha dokumenterad XML-kompetens. Kravet bevisas genom att minst ett(1) uppdrag redovisas med uppdragsnamn, vad som producerats i XML samt kundreferens anges som kan styrka detta, se bilaga 2 S.3 Anbudsgivaren förbinder sig att under ramavtalet tillhandahålla konsulter med kompetens enligt ovan, Konsultkompetens, under hela kontraktstiden, inklusive optioner. BÖR-krav B.1 Anbudsgivaren bör kunna tillhandahålla konsulter som kan producera publikationer enligt standarden S1000D. Detta bevisas genom att anbudsgivaren eller någon av dennes exempelkonsulter har producerat publikationer enligt standarden S1000D. Kravet bevisas genom att minst ett,(1) uppdrag redovisas med uppdragsnamn, aktuell konsult, vad som producerats i S1000D samt kundreferens anges som kan styrka detta, se bilaga 2. B.2 Anbudsgivaren bör kunna tillhandahålla konsulter som kan producera publikationer i FrameMaker och SGML i kombination.
5(7) Kravet bevisas genom att minst ett,(1) uppdrag redovisas med uppdragsnamn, aktuell konsult, vad som producerats i FrameMaker och SGML samt kundreferens som kan styrka detta, se bilaga 2. Precisering av krav vid förnyad konkurrensutsättning Vid den förnyade konkurrensutsättningen kan FMV ställa detaljerade och projektspecifika krav på uppdraget och konsulten. De preciserade kraven ställs med utgångspunkt i de krav som återfinns i detta dokument samt i form av exempel på arbetsuppgifter. Observera att krav på leverantören ska inte förekomma i detta skede, utan kraven riktas mot leverans/uppgift och/eller konsulten. Alla krav ska vara utformade i enlighet med LOU och ha en direkt koppling till uppgiften som avropas. Vissa uppdrag kräver att konsulten har: Specifika kunskaper i vissa produktionsmiljöer, t ex FrameMaker och SGML Specifika kunskaper i olika DTD:er (document type definition), t ex S1000D Övriga EU-språkkunskaper Hur den förnyade konkurrensutsättningen går till och hur värdering av utvärderingskriterier kan göras framgår av ramavtalets huvuddokumentation. Exempel på arbetsuppgifter Produktion: Handböcker, instruktionsböcker, reparationsböcker, schemaböcker: Utifrån av FMV tillhandahållet underlag i redigerbart format ingår att sammanställa underlaget och producera materielpublikationer och/eller uppdatera befintliga materielpublikationer såsom handböcker, instruktionsböcker, reparationsböcker, schemaböcker mm. Illustrationer: Utifrån av FMV tillhandahållet underlag producera illustrationer såsom streckteckningar för vidare införande i reservdelskatalog. (I detta avtal ingår endast produktion av illustrationer/streckteckningar till reservdelskataloger.) Materielvårdscheman: Utifrån av FMV tillhandahållet underlag i redigerbart format ingår att sammanställa underlaget och producera ny och/eller uppdatera befintliga materielvårdsscheman. Mallar för dessa scheman är tillgängliga på www.mvif.se. Produktion av Teknisk order, TO: FMV tillhandahåller underlag i redigerbart format som av leverantören sätts samman och utformas till en TO. Fastställd TO-mall, tillgänglig på www.fmv.se, används. Konvertering av dokument: - FMV tillhandahåller underlag i form av PDF-filer som innan bearbetning kräver konvertering till redigerings- och bearbetningsbart format. - FMV tillhandahåller underlag t ex i form av en broschyr eller annan trycksak som innan bearbetning kräver konvertering till redigerings- och bearbetningsbart format. - FMV tillhandahåller en CD-skiva innehållande FrameMaker och SGML filer som ska konverteras till XML innan uppdatering eller annan bearbetning. Ursprungliga format på ovanstående exempel på arbetsuppgifter kan vara A3, A4 eller A5
6(7) Migrering av materielpublikationer Migrering av materielpublikationer från befintliga format och lagringsmiljöer till nya format och lagringsmiljöer. Uppgiften kan inkludera planering, genomförande och verifiering av sådan migrering. I samband med framtida införande av nytt system för förvaltning av materielpublikationer kommer FMV ha behov av att migrera befintliga materielpublikationer till nytt system. Nya format och miljöer är för närvarande okända för FMV. Detaljerad information och eventuell utbildning kommer tillhandahållas av FMV. Förkortnings- och definitionslista Definition DTD FM FMV IETP ILS Materielobjekt Materielpublikation Materielvårdsschema Redigerbart format Reparationsbok Reservdelskatalog S1000D SGML Teknisk dokumentation Teknisk publikation TO Beskrivning Document Type Definition Försvarsmakten Försvarets materielverk Interactive Electronic Technical Publication Integrated Logistic Support Vara som är avsedd för viss verksamhet, t.ex. stridsfordon, radioapparat, brödrost, cykel, trossbåt, container, programvara mm. Publikation som beskriver funktion, handhavande, drift, underhåll, försörjning eller modifiering av materielobjekt. Publikation kan utgöras av häfte, bok, CD/DVD-skiva, ett interaktivt verktyg etcetera. Används av FM för att utföra vård, upptäcka fel samt att anmäla fel som brukaren inte kan eller får åtgärda. Produceras för all komplicerad materiel. Exempelvis: MS Word, MS Excel, Wordpad, Notepad, XML, Ger instruktioner om hur felsökning och avhjälpande underhåll genomförs samt information om materielsystemets data, konstruktion och funktion. Vänder sig till verkstadspersonal och till teknisk personal. Har till uppgift att vara underlag vid identifiering och beställning avreservdelar, underlag vid felrapportering, underlag vid materielunderhåll, underlag för utbildning och underlag vid planering och utredning. Riktar sig till operatörer, underhållspersonal och tekniska handläggare. International specification for technical publications using a common source database. En specifikation för produktion och anskaffning av tekniska publikationer. Se vidare www.s1000d.org Standard Generalized Markup Language Teknisk dokumentation är dokumentation som erfordras för säker och rationell användning, drift, underhåll, försörjning och modifiering av Försvarsmaktens materiel och förnödenheter. Är ett häfte, en bok, en CD/DVD-skiva, ett interaktivt verktyg mm som innehåller beskrivningar och anvisningar för ett materielobjekt. Teknisk order. Teknisk order tas fram av FMV enligt beställning av HKV och tillgängliggörs enligt ett abonnemangsförfarande. I Tekniska order
7(7) XML ges t.ex. instruktioner för underhållstjänst. Extensible Markup Language