Upphandlingsstrategiutskottet Lotta Ekwall-Möller Strategisk inköpare Lotta.Ekwall-Moller@skane.se BESLUTSFÖRSLAG Datum 2016-05-04 Dnr 1503081 1 (8) Upphandlingsstrategiutskottet Upphandlingspolicy Ordförandens förslag Upphandlingsstrategiutskottet föreslår regionstyrelsen föreslå regionfullmäktige följande 1. Regionfullmäktige antar ny upphandlingspolicy för och upphäver därmed den tidigare från 2011-11-28. Sammanfattning tar beslut om ny upphandlingspolicy. Syftet med policyn är att vara ett styrinstrument vid genomförande av upphandling och inköp. Policyn lyfter fram upphandling både som ett medel för att frigöra resurser och som ett medel för att främja en hållbar utveckling. Som en del av arbetet med framtagandet av policyn har denna skickats på remiss till Region Skånes nämnder. I ärendet finns följande dokument 1. Beslutsförslag 2016-05-04 2. Ny upphandlingspolicy 2016-04-28 3. Yttranden: Yttrande Habiliterings- och hjälpmedelsnämnden Yttrande Handikappberedningen Yttrande Hälso- och sjukvårdsnämnden Yttrande Kollektivtrafiknämnden Yttrande Kulturnämnden Yttrande Personalnämnden Yttrande Regionala utvecklingsnämnden Yttrande Servicenämnden Yttrande Sjukvårdsnämnden Kryh Yttrande Sjukvårdsnämnden Sund C:\pactdok\Regionfullmäktige\2016-06-20\Upphandlingspolicy\1503081 USU2_Beslutsförslag.docx Postadress: 291 89 Kristianstad Organisationsnummer: 23 21 00-0255 Besöksadress: Rådhus Skåne, Västra Storgatan 12 Telefon (växel): 044-309 30 00 Fax: 044-309 32 98 Internet: www.skane.se
Datum 2016-05-04 2 (8) Yttrande Sjukvårdsnämnden SUS Beskrivning av ärendet och skälen för förslaget Region Ska ne tar beslut om ny upphandlingspolicy. Syftet med policyn a r att vara ett styrinstrument vid genomfo rande av upphandling och inko p. Policyn lyfter fram upphandling ba de som ett medel fo r att frigo ra resurser och som ett medel fo r att fra mja en ha llbar utveckling. Dessutom ger policyn o vergripande ma lsa ttningar som ska beaktas vid genomfo randet av upphandlingar. Policyn a r bindande fo r samtliga fo rvaltningar inom regionen. Den ga ller ocksa fo r andra juridiska personer da r regionen har ett dominerande a garinflytande sa som regionens bolag. Upphandling a r en strategiskt viktig fra ga fo r Region Ska ne. Upphandling ska utga fra n va lfa rdens och medborgarnas behov och ma let a r att skapa goda affa rer. Goda affa rer va ger samman verksamhetens behov av kvalitet och service samt la g totalkostnad med miljo ma ssigt och socialt ha llbar utveckling na r upphandlingens art motiverar detta. Upphandlade varor och tja nster sta r fo r en stor del av regionens kostnader. Genom att anva nda sin ko pkraft och utveckla arbetet med upphandling kan regionen erbjuda bra va rd och service till sina medborgare och anva nda skattemedlen effektivt samtidigt som samha llsutvecklingen pa verkas positivt. Regionen anva nder upphandling fo r att verka fo r innovationer och uppna olika strategiska ma l i verksamheten. Arbetet har föregåtts av genomgång och analys av upphandlingspolicies från andra upphandlande myndigheter samt dialog med branschorganisationer, idéburen sektor, näringslivet, Regionens bolag, och Upphandlingsmyndigheten. Förslag till policyn har skickats på remiss till s samtliga nämnder. Offentlig upphandling ska genomföras med beaktande av de grundläggande principerna om likabehandling, icke-diskriminering, öppenhet, proportionalitet och ömsesidigt erkännande. Proportionalitetsprincipen innebär att upphandlande myndigheter inte får ställa större krav på leverantören eller leveransen än vad som behövs och vad som får anses vara ändamålsenligt för den aktuella upphandlingen. Kraven måste ha ett naturligt samband med och stå i proportion till det behov som ska täckas. Kravet ska vara lämpligt och vara en effektiv åtgärd för att uppnå det eftersträvade syftet. Kravet ska också vara nödvändigt för att det eftersträvade syftet ska uppnås. Kravet ska vara proportionerligt i förhållande till det eftersträvade syftet. Kraven ska även ha koppling till fullgörande av kontraktet med upphandlande myndigheter och vid upphandling av vara även kopplat till tillverkningen av den specifika vara som upphandlas. Av ovanstående följer att varje upphandling ska hanteras och kravställas utifrån dess specifika upphandlingsobjekt och dess särart
Datum 2016-05-04 3 (8) vilket uttrycks na r upphandlingens art motiverar det i upphandlingspolicyn. Framförda synpunkter Flera framförda synpunkter har lett till en utveckling av policyn. Upphandlingspolicyn omfattar numera även förfaranden enligt lagen om valfrihetssystem. ska i upphandlingar beakta behovet av insyn i och kontroll av leverantörers samt underleverantörers verksamhet. Regionens verksamheter ska delta aktivt i upphandlingsarbetet även vid avtalsuppföljning. Flera förtydliganden av policyn har genomförts såsom att upphandling i förekommande fall ska föregås av samråd med patient- och brukarorganisationer och inte endast med brukarorganisationer. Samarbete med idéburen sektor Synpunkt har framförts att närmare beskriva samarbete med den idéburna sektorn i upphandlingspolicyn. Det framgår av policyn att regionen strävar efter att tillvarata den idéburna sektorns engagemang i samhället. Regionen ska genom sin upphandling understödja uppfyllandet av Överenskommelsen om samverkan mellan och den idéburna sektorn i Skåne. Samverkan med den idéburna sektorn inom ramen för upphandling genomförs bland annat genom olika former av möten, anbudsskola och dialog kring s årliga upphandlingsplan. Samverkan utvecklas kontinuerligt och beskrivs lämpligen i andra dokument än upphandlingspolicyn. IOP - Idéburet offentligt partnerskap Förslag har framförts att upphandlingspolicyn även skulle omfatta IOP idéburet offentligt partnerskap. IOP är en samverkansform som vuxit fram mellan det offentliga och det civila samhället. IOP kan i vissa fall anses utgöra en samverkansform som ligger mellan upphandling och bidrag. I vissa fall kan IOP genomföras som ett undantag från upphandling och ska därför inte omfattas av upphandlingspolicyn. har ingått minst tio IOP och arbete pågår med att ingå ytterligare partnerskap. Samarbete med den idéburna sektorn i olika former av överenskommelser och partnerskap är en fråga som bedriver aktivt. Tillämpningsanvisningar roller, ansvar Flera nämnder ser behov av konkreta riktlinjer för att beskriva praktiska frågor samt roller och ansvar vid genomförande av upphandling och uppföljning av ingångna avtal. Upphandlingspolicyn är ett styrinstrument och av den framgår att det finns konkreta riktlinjer, så kallade tillämpningsanvisningar till policyn. Det åligger s tjänstemannaledning, ytterst regiondirektören att revidera och fastställa riktlinjer.
Datum 2016-05-04 4 (8) Dialogmöjligheter med marknadsaktörer Synpunkt har förts fram att dialogmöjligheter med marknadsaktörer är begränsade. Av upphandlingspolicyn framgår att har fokus på att öka dialogen med marknadsaktörer, en så kallad dialogbaserad upphandling. för dialog med marknadsaktörer i stor utsträckning. Dialog genomförs före, under och efter upphandling i såväl muntlig som skriftlig form, t.ex. extern remiss. Genom god dialog får kunskap om den relevanta marknaden och den vara eller tjänst som ska upphandlas och kan skapa en bra upphandling. Dialog stimulerar fler företag och organisationer att lämna anbud vilket ökar konkurrensen. Härutöver leder dialog till en ökad förståelse mellan inköpares och säljares roller och uppdrag vilket neutraliserar affärsförhållandena. Genom upphandlingspolicyn visar en ambition att ytterligare utöka dialogen. Avtal, avtalsförvaltning och sanktioner Synpunkter har inkommit avseende avtal och sanktioner. Förtydligande har gjorts avseende vikten av att såväl leverantörer som uppfyller innehållet i ingångna avtal. Härutöver bedöms inte behov av ytterligare förändringar föreligga eftersom det framgår av upphandlingspolicyn att s verksamheter är skyldiga att känna till och utnyttja de avtal som ingåtts. Samtliga avtalsparter ska känna till vikten av att avtal ska hållas och de risker som föreligger vid avsteg från gällande avtal. Vidare framgår att ingångna avtal ska följas upp av utsedd avtalsförvaltare. Vita jobb Synpunkt har inkommit att införa den så kallade vitajobbmodellen som innebär att fackförbund ska genomföra konkreta arbetsuppgifter avseende bland annat granskning av anbud och uppföljning av avtal. Det är viktigt för att göra affärer med seriösa företag och organisationer. Upphandlingspolicyn slår fast att regionen ska agera för sunda affärsrelationer och motverka korruption. Målet är att skapa goda affärer. Goda affärer väger samman verksamhetens behov av kvalitet och service samt låg totalkostnad med miljömässigt och socialt hållbar utveckling när upphandlingens art motiverar det. Regionen förväntar sig att dess leverantörer har ett affärsmässigt etiskt förhållningssätt där vinster från verksamheter baserade i Sverige också beskattas i Sverige. Detta avser särskilt upphandling av tjänster. Regionen ska ställa villkor enligt kollektivavtal när upphandlingens art motiverar det. Ingångna avtal ska följas upp och avtalsförvaltare ska utses när en upphandling är avslutad. Relevanta sanktioner vid brott mot avtal ska vidtas när så är lämpligt. Ingångna avtal följs upp utifrån ställda krav avseende bland annat kvalitet, miljö, finansiell stabilitet, att lagstadgade arbetsgivaravgifter betalas och leveransvillkor. Kontroll av underleverantör görs när så är relevant. Arbete pågår med utformning av ett arbetssätt för uppföljning av villkor enligt kollektivavtal utifrån s förutsättningar.
Datum 2016-05-04 5 (8) Konkurrens Synpunkt har framförts att förtydliga skrivning kring konkurrens. Behov av förändring bedöms inte föreligga eftersom upphandlingspolicyn betonar att upphandling ska genomföras i konkurrens och att de konkurrensmöjligheter som finns ska utnyttjas och stimuleras långsiktigt. Små och medelstora företag Synpunkt har framförts att förtydliga skrivning avseende små och medelstora företags möjligheter att delta i upphandlingar. Behov av förändring bedöms inte föreligga eftersom upphandlingspolicyn framhåller att upphandlingar ska utformas så att såväl mindre som större företag har möjlighet att konkurrera om regionens uppdrag när upphandlingens art motiverar det. arbetar aktivt med att möjliggöra för såväl små och medelstora företag som idéburna organisationer att konkurrera om avtal. bjuder in till seminarier och så kallade anbudsskolor. Dessa evenemang är öppna för alla som önskar delta. Anbudsskolan innehåller bland annat information om offentlig upphandling och hur det går till att lämna anbud. Vid dialog inför konkret upphandling förs diskussion om möjligheter och hinder för potentiella anbudsgivare att lämna anbud. Upphandlingar delas upp i mindre områden vilket möjliggör för fler att lämna anbud. Det var några exempel på de aktiviteter som redan vidtas för att öka möjligheterna för små och medelstora företag samt idéburna organisationer att lämna anbud. Arbetet är under utveckling och behov av förtydligande av upphandlingspolicyn bedöms inte föreligga. Kollektivavtal Möjligheten att ställa krav på att leverantörer ska vara bundna av kollektivavtal samt att villkor enligt kollektivavtal ska gälla har lyfts. Att ställa krav i upphandling på att leverantörer ska vara bundna av kollektivavtal är inte möjligt. Ett sådant krav skulle strida mot lagen om offentlig upphandling. Sociala krav i enlighet med villkor som finns i kollektivavtal kan ställas. De grundläggande principerna som uttrycks i lagen om offentlig upphandling ska uppfyllas vid formulering av krav och kontraktsvillkor såsom likabehandling, icke-diskriminering, öppenhet, proportionalitet och ömsesidigt erkännande. Konkurrensverket gav Andrea Sundstrand, docent vid Stockholms universitet i uppdrag att utreda möjligheterna att ställa krav på kollektivavtal vid offentliga upphandlingar. Rapport, Kollektivavtal och kollektivavtalsvillkor i upphandling, Andrea Sundstrand, Konkurrensverkets uppdragsforskning 2015:2. Av rapporten framgår att det inte är möjligt att ställa krav på att företagen ska ha kollektivavtal men att det däremot är möjligt att ställa krav på att företagen uppfyller vissa villkor i kollektivavtalen. Rapporten ha nvisar bland annat till SOU 2014:51, Nya regler om upphandling till sto d fo r detta. Rapporten ha nvisar bland annat till Kammarrätten i Stockholms avgörande 1995. Rapporten hänvisar vidare till att krav på kollektivavtalsanslutning skulle strida mot
Datum 2016-05-04 6 (8) proportionalitetsprincipen samt även principerna om icke-diskriminering och likabehandling. Rapporten nämner även att det skulle vara problematiskt med hänsyn till föreningsfriheten. Regeringen tillsatte i slutet av 2014 en utredning med uppdrag att analysera hur uttryckliga krav på villkor enligt kollektivavtal kan föras in i kommande upphandlingslagar. Utredningen om upphandling och villkor enligt kollektivavtal som leds av Niklas Bruun har lämnat ett delbetänkande den 1 september 2015, SOU 2015:78 och ett slutbetänkande den 1 mars 2016, SOU 2016:15. Lagstiftningen avseende krav på villkor enligt kollektivavtal har vid dags dato inte införts i upphandlingslagarna. Det är viktigt för att göra affärer med seriösa företag och organisationer. Upphandlingspolicyn slår fast att regionen ska agera för sunda affärsrelationer och motverka korruption. Målet är att skapa goda affärer. Goda affärer väger samman verksamhetens behov av kvalitet och service samt låg totalkostnad med miljömässigt och socialt hållbar utveckling när upphandlingens art motiverar det. Regionen förväntar sig att dess leverantörer har ett affärsmässigt etiskt förhållningssätt där vinster från verksamheter baserade i Sverige också beskattas i Sverige. Detta avser särskilt upphandling av tjänster. Regionen ska ställa villkor enligt kollektivavtal när upphandlingens art motiverar det. Ingångna avtal ska följas upp och avtalsförvaltare ska utses när en upphandling är avslutad. Relevanta sanktioner vid brott mot avtal ska vidtas när så är lämpligt. Ingångna avtal följs upp utifrån ställda krav avseende bland annat kvalitet, miljö, finansiell stabilitet, att lagstadgade arbetsgivaravgifter betalas och leveransvillkor. Kontroll av underleverantör görs när så är relevant. Regionen ska verka för att de varor och tjänster som köps in är producerade under hållbara och ansvarsfulla förhållanden. Upphandlingspolicyn slår fast att ska ställa villkor enligt kollektivavtal när upphandlingens art motiverar det därför görs bedömning att behov av förändring av upphandlingspolicyn inte föreligger. I enlighet med SOU: 2015:78 använder vi nu begreppet villkor enligt kollektivavtal. Uppförandekod för leverantörer Regionfullmäktige har tidigare beslutat att uppförandekod för leverantörer ska gälla i alla upphandlingar av varor och tjänster vilket även bekräftas av upphandlingspolicyn. Uppförandekoden är gemensam för samtliga svenska regioner och landsting. Uppförandekoden ställer krav på att varor och tjänster som levereras till ska vara framställda under förhållanden som är förenliga med: - FN:s allmänna förklaring om de mänskliga rättigheterna - ILO:s åtta kärnkonventioner nr 29, 87, 98, 100, 105, 111, 138 och 182 - FN:s barnkonvention, artikel 32 - Det arbetarskydd och den arbetsmiljölagstiftning som gäller i tillverkningslandet.
Datum 2016-05-04 7 (8) - Den arbetsrätt, inklusive lagstiftning om minimilön, och det socialförsäkringsskydd som gäller i tillverkningslandet. - Den miljöskyddslagstiftning som gäller i tillverkningslandet. - FN:s deklaration mot korruption. Sedan 2010 samarbetar samtliga svenska regioner och landsting i ett nationellt arbete med hållbar upphandling. Många leverantörer levererar varor och tjänster till samtliga regioner och landsting. Samarbetet innebär bland annat att vi genomför nationella uppföljningar och revisioner av de krav som ställs i uppförandekoden. Genom samarbetet har vi möjlighet att genomföra fler uppföljningar. genomför för närvarande en uppföljning avseende patienttextilier. Synpunkt har förts fram avseende skatteparadisfri region. Konkurrensverket har slagit fast i beslut 2013-03-06 i dnr 72/2012 (samt uppföljning av ärendet under 2014) att krav på icke-koppling till skatteparadis utgo r en begränsning av friheten att tillhandahålla varor och tjänster. Synpunkt har förts fram avseende varor som produceras på ockuperad mark. Frågan är komplex och ansvaret ligger hos riksdag och regering. Region Skåne ska utreda möjligheten att inom ramen för arbetet med uppförandekoden se över förutsättningarna för sådant krav. Program för funktionshindrade Synpunkt har framförts avseende att det i upphandlingspolicyn skulle framgå att varor och tjänster ska ha universell utformning för att säkerställa att alla oavsett funktionsförmåga kan ta del av varorna och tjänsterna. Behov av förändring av upphandlingspolicyn har inte bedömts föreligga eftersom policyn hänvisar till funktionshinderspolitiskt program. Frågor avseende funktionshinder ska hanteras inom ramen för nämnda program. Jämställdhet Synpunkt har framförts avseende komplettering avseende skrivning om lagkrav avseende jämställdhetsplan. Upphandlingspolicyn hänvisar till s styrande dokument om jämställdhet. Arbete med att efterfråga jämställdhetsplan genom upphandling prövas för närvarande av Koncerninköp. Uppföljning Synpunkter har förts fram avseende uppföljning av upphandlingspolicyn. Ändring av policyn har inte bedömts behövas eftersom det framgår av upphandlingspolicyn att utvärdering ska göras årligen och presenteras för regionstyrelsen. Ekonomiska konsekvenser och finansiering Beslutsförslaget anses inte ha några ekonomiska konsekvenser.
Datum 2016-05-04 8 (8) Juridisk bedömning Samråd har skett med regionjurist som inte har några invändningar mot förslaget. Miljökonsekvenser Upphandlingspolicyn hänvisar till att Regionens miljömål och miljöprogram särskilt ska beaktas vid upphandling. Samverkan med berörda fackliga organisationer Samverkan/MBL-förhandling slutförs på regional nivå. Uppföljning Utvärdering av policyn ska göras årligen och presenteras för regionstyrelsen. Amela Hodzic Ordförande Louise Strand Inköpsdirektör