TJÄNSTESKRIVELSE 1 (1) Barn- och utbildningsförvaltningen 2016-01-18 Dnr: 2015/820-UAN-013 Helena Larsson - bunhl01 E-post: helena.larsson@vasteras.se Kopia till Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden Internkontrollplan 2016 för utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden Förslag till beslut UAN fastställer 2016 års riskhanteringsplaner Ärendebeskrivning Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden beslutade i samband med komplettering av årsplan 2016 även om en internkontrollplan för 2016. I internkontrollplanen identifieras riskområden med huvudansvarig/riskägare med ansvar för att ta fram en riskhanteringsplan. Sammantaget är det nio rishanteringsplaner som är sammanställda i ett gemensamt dokument. Riskområdena är sorterade enligt stadens nya styrmodell i fyra perspektiv. Kund=blå, Kvalitet=gul, medarbetare=orange och ekonomi=grön Bilagor Handlingsplaner intern kontroll gy vux 2016 Skickad av: Helena Larsson - bunhl01
SKRIVELSE 1(5) Barn- och utbildningsförvaltningen 2015-12-14 Dnr: 2015 Enheten för styrningsstöd Helena Larsson Tfn: 021-39 21 87 Handlingsplaner intern kontroll Bakgrund Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden har med stöd av verksamhetens riskanalyser, Skolinspektionens tillsynsbeslut och övrig rapportering identifierat ett antal riskområden som är prioriterade inför 2016. Riskområdena är sorterade utifrån de fyra perspektiven i styrkorten och har samma färgkodning. Kund 1. Hur den omprioriterade budgeten kommuniceras 2. Brister inom elevhälsan riskerar försämra elevers arbetsmiljö. Kan leda till fler avhopp o byten av program Kvalitet 3 Effekter av omprioriterad budget 4 Kvarvarande brister i IT-försörjningsprocessen. Säkerställa kostnadseffektivitet och fungerande rutiner för planering, beställning, leverans, drift o avveckling. 5 Risk för att introduktionsprogrammen i kommunal regi inte utvecklas, anpassas o dimensioneras. Otillräcklig uppföljning av elevernas resultat. Kommer det finnas plats för eleverna då elevkullarna ökar?
2 Medarbetare 6 Brist på yrkeslärare o speciallärare. 7 Bättre ta tillvara möjligheterna till analys i Competenz samt i personalrapporteringen till SCB. Ekonomi 8 OH-kostnaderna 9 Programpriserna i Västerås avviker i jämförelse med snittet för riket Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden fastställde ovanstående riskområden och utsåg riskägare i november. Riskägarna har arbetat vidare med de olika riskområdena och tagit fram riskhanteringsplaner. I dessa redogörs för vilka insatser förvaltningen avser göra för att hantera respektive riskområde, vilka kontrollinsatser som förvaltningen kommer att göra för att bedöma utvecklingen på riskområdet och vid vilka tidpunkter återrapportering till nämnd planeras. 2
3 1 Handlingsplan för internkontroll hur den omprioriterade budgeten kommuniceras och verkställs Ansvariga enligt UAN:s internkontrollplan: Direktören BUF med stöd av nämndenheten Bakgrund/gällande regelverk UAN har beslutat om stora omprioriteringar i budgeten för 2016. Risk att inte alla berörda får information om beslutet. Risk att beslutet missuppfattas. Vad gör vi för att undanröja denna risk? Risk Det finns brister då den omprioriterade budgeten kommuniceras och verkställs Förvaltningens bedömning Åtgärd Ansvar Tidplan Budskapsplattform skapas och sänds till nyckelpersoner Nyhet på Insidan skrivs baserat på budskapsplattform Direktören med stöd av nämndenheten Kommunikatör (Fakta och innehåll från Jan L och Stefan F) Kommunikatör Januari Januari 3
4 2 Handlingsplan för internkontroll brister inom elevhälsan riskera försämra elevers arbetsmiljö Ansvariga enligt UAN:s internkontrollplan: VC gy-vux Bakgrund/gällande regelverk Brister inom elevhälsan riskerar försämra elevers arbetsmiljö. Kan leda till fler avhopp o byten av program. Beskrivs vad som gjorts under 2015 och gör en bedömning kring vilka områden det finns behov av att jobba vidare. Konkretisera i tabellen nedan vilka åtgärder som ni planerar. Risk Brister inom elevhälsan Förvaltningens bedömning Åtgärd Ansvar Tidplan Arbetsgångar klarlagda VC gy (o 2015 vux i egen regi) Rutinbeskrivningar gällande elevhälsoprocessen från att upptäcka elever med 2015 behov av särskilda insatser, till att fatta beslut om utredning, genomföra utredning, sätta in insatser utifrån upprättat åtgärdsprogram och följa upp är framtagna. Utbildning i sekretess genomförd 2015 Implementering av arbetsgångar på alla enheter genomförda 2015 Uppföljning av arbetsgångar genomförd på alla enheter 2015 Kompletterande och reviderande arbete av arbetsgångar genomfört 2015 Områdesteam tillsatta på verksamhetsområdet. 2015 Risken bedöms åtgärdad då arbetet lett till bättre måluppfyllelse Klart 4
5 3 Handlingsplan för internkontroll effekter av omprioriterad budget Ansvariga enligt UAN:s internkontrollplan: VC beställarverksamheten Bakgrund Risk att negativa effekter uppstår på grund av omprioriterad budget. Risk att vi inte har koll på dessa och att nämnden inte får information. Hur ser vi till att följa upp och rapportera Risk Risker att negativa effekter uppstår med den omprioriterade budgeten. Hur följer vi upp? Avvikelser i volymer gentemot budget rapporteras till nämnd. Ex. ökat antal unga arbetslösa. Kraftiga förändringar i statsbidrag till ungdomsinsatser. Kraftiga förändringar i statsbidrag till vuxenutbildning. Rapportering till nämnd gällande förändringar i antal studerande i yrkesutbildningar inom Vuxenutbildningen. Förvaltningens bedömning Åtgärd Ansvar Tidplan VC beställarverksamheten Tillsammans med EC VUC o sakkunnig Inom arbetsmarknad Begränsad risk Omprioritering Göran Thunberg Tert.1 Liten risk Omprioritering Göran Thunberg Februari Liten risk Omprioritering Jenny Twana Februari Begränsad risk Jenny Twana Tert. 1 5
6 4 Handlingsplan för internkontroll kvarvarande brister inom IT-försörjningsprocessen Ansvarig enligt UAN:s internkontrollplan: EC IKT-enheten Bakgrund Riskområdet finns i 2015 års internkontrollplan. Riskområdet bedömdes i september inte vara helt avklarat. Uppdrag gavs då att identifiera kvarvarande brister i IT-försörjningsprocessen. Säkerställa kostnadseffektivitet och fungerande rutiner för planering, beställning. leverans, drift o avveckling. Nedan beskrivs vad som gjorts under 2015. Inga ytterligare åtgärder planeras 2016. Risk Kvarvarande brister inom ITförsörjningsprocessen Förvaltningens bedömning Åtgärd Ansvar Tidplan Förvaltningsorganisationen IT-arbetsplats skola har etablerats. EC IKTenheten med stöd av VC 2015 Funktioner såsom IT-administratörer finns på plats 2015 IT-arbetsplats skola säkrar arbetssätt, mål, ekonomi, löpande verksamhetsnytta, målbild och arbetsorganisation IT-åtkomstbekymmer och lösningar har tydliggjorts till 2015 samtliga enheter IT-försörjningsprocessen finns på Insidan samt har redovisats på Ledarforum till samtliga rektorer. 2015 Klart 6
7 5 Handlingsplan för internkontroll Risk för att introduktionsprogrammen i kommunal regi inte utvecklas, anpassas och dimensioneras Ansvariga enligt UAN:s internkontrollplan: VC gy och VC beställarverksamheten Bakgrund/gällande regelverk Risk för att introduktionsprogrammen i kommunal regi inte utvecklas, anpassas o dimensioneras. Otillräcklig uppföljning av elevernas resultat gäller för elever i kommunal och fristående skola. Osäkerhet om det kommer att finnas plats för eleverna då elevkullarna ökar och då antalet nyanlända ungdomar ökar. Riskområdet bedöms vara tidskritiskt då det vecka för vecka kommer nya prognoser kring ett ökat antal ungdomar som är aktuella för språkintroduktion Riskområdet behöver analyseras och belysas ur olika perspektiv. Verksamhetschefen Gy belyser riskområdet utifrån den kommunala verksamhetens perspektiv. Tilldelningsekonomin tillsammans med Arenan belyser riskområdet utifrån ett helhetsperspektiv som innehåller bedömning av hur introduktionsprogrammen i olika regi har utvecklats, anpassats och dimensionerats. Hur resursstyrning och uppföljning av alla elever går till och vad som behöver stärkas. Resursstyrning avser utveckling av ersättningsmodell i tilldelningsekonomin, vad har hänt där? Uppföljning till nämnd av såväl studieresultat som kostnader behöver stärkas, detta påpekades också av skolinspektionen vid tillsynen 2014. En tydligare uppföljning av genomströmningen är också prioriterad. Det bör också göras en uppföljning av den genomlysningsrapport som togs fram av PwC på uppdrag av förvaltningen. Rapporten presenterades i UAN 2014 och innehöll ett antal förbättringsområden. Enheten för styrningsstöd får uppdrag att bedöma hur dessa förbättringsområden tagits om hand och om det finns områden som återstår att åtgärda Risk Förvaltningens bedömning Åtgärd Ansvar Tidplan Risk att den kommunala gymnasieskolan inte utvecklar, anpassar o dimensionerar introduktionsprogrammen. Risk för att den kommunala gymnasieskolan inte kan erbjuda plats och individuellt studieupplägg utifrån elevernas behov Yrkesintroduktion inrättas på samtliga enheter med yrkesprogram. Programkatalog med våra introduktionsprogram tas fram för att synliggöra vårt utbud. Informationsdag för SYV grundskolan genomförs för VC 2015-2016 7
8 Otillräcklig styrning av resurser ersättningsmodeller behöver utvecklas och kopplas till innehållet i de individuella studieuppläggen Uppföljning till nämnd av såväl studieresultat, genomströmning o kostnader behöver stärkas De förbättringsområden som pekades ut i genomlysningsrapporten avseende Arenan har inte följts upp i UAN. Återkommer till UAN med en uppföljning och pekar på ev kvarvarande brister Är ett viktigt utvecklingsområde, för mycket schablon idag, det som var tänkt som individuellt studieupplägg och individuell prislapp har inte genomförts. Det finns mycket att vinna på att utveckla detta Mycket prioriterat. Det är en stor utmaning att klara att erbjuda effektiv språkintroduktion till ett växande antal ungdomar. Grunden för att styra upp detta är att ha kontroll på resultat, genomströmning och kostnader att beskriva syfte och utbud inom IM. Regelbundna träffar med Arenan genomförs för att skapa samsyn runt dimensionering av antalet utbildningsplatser. EC nämndenheten, VC beställarverksamheten och EC Arenan EC nämndenheten, VC beställarverksamheten och EC Arenan EC styrningsstöd 8
9 6 Handlingsplan för internkontroll Risk för brist på speciallärare, yrkeslärare och lärare i svenska som andra språk Ansvariga enligt UAN:s internkontrollplan: VC gy/vux Brist på dessa kompetenser befaras. Vad gör vi åt det? Risk Förvaltningens bedömning Åtgärd Ansvar Tidplan Risk för brist på speciallärare, Kartläggning av lärarbehörigheter i Competenz VC gy med stöd av Höst 2015 yrkeslärare och lärare i svenska som andra språk HR Kartläggning av pensionsavgångar HR, VC Delår Samarbete med lärosäten för lärarutbildning VC, Löpande kommunikatör Samarbete med MDH gällande övningsskolor VC, Löpande kommunikatör Information till lärarstudenter i samband med examination om Västerås stad VC, Årligen som arbetsgivare kommunikatör Ökad andel VFU handledare och studenter i våra verksamheter VC, Årligen kommunikatör Arbetsgivarvarumärket HR, VC, Löpande kommunikatör Uppföljning av delårsbokslut VC Delår Överväger särskilda insatser för fortbildning av befintlig personal kopplat till att underlätta och möjliggöra fortbildning och internrekrytering. Inom budget kan förslag komma från VC gäller det omprioritering blir det en fråga för UAN VC med stöd av direktör 9
10 7 Handlingsplan för internkontroll Risk att analys av personalstatistik baseras på interna uppgifter och att man inte använder SCB-rapporteringen Ansvariga enligt UAN:s internkontrollplan: Personalchef med stöd av VC och EC nämndenheten Bakgrund Bättre ta tillvara möjligheten till analys i Competenz och i personalrapporteringen till SCB Risk Förvaltningens bedömning Åtgärd Ansvar Tidplan Risk att vi inte gör bästa analys då vi bedömer bemanning o kompetens om vi inte ser den samlade informationen vi har. Tydliggör när och i vilka syften olika uppföljningar ska genomföras och med vilket underlag. HR tillsammans med VC med stöd av nämndenheten Kvartal 1 2016 Uppföljning och systemutnyttjande har olika syften och begränsningar. - SCB-statistiken är en obligatorisk inrapportering vid en given tidpunkt. Den ger möjlighet till jämförelse både med andra kommuner, mellan huvudmän och mellan skolor. I SCBstatistiken finns också uppgifter om i vilken omfattning behöriga och obehöriga lärare undervisar i olika ämnen. - Systemet Competenz är ett verksamhetssystem och verktyg för att underlätta planering och säkerställande av skolverkets lagkrav på legitimation och behörigheter till stöd på enhetsnivå, verksamhet- och förvaltningsnivå. Förvaltningen är i en inledningsfas när det gäller att använda systemet. Säkerställa att systemet Competenz nyttjas fullt ut inom Verksamhetschef med stöd av HR- Löpande 2016 10
11 verksamhetsområdena. Kompetensförsörjningsplan tas fram som inkluderar flera aspekter såsom, omvärldsförändringar, förändrade lagkrav och resultatet av kartläggningen på olika nivåer. enheten HR-enheten Kvartal 1 2016 11
12 8 Handlingsplan för internkontroll fortsatt uppföljning av OH-kostnader Ansvarig enligt UAN:s internkontrollplan: EC ekonomienheten Bakgrund UAN har tidigare uttalat att andelen OH-kostnader inte får öka. Det är viktigt att kontinuerligt följa utvecklingen av OH-kostnaderna. Ekonomienheten lägger en plan för hur uppföljningen ska göras och när återrapportering sker i nämnd. Risk Förvaltningens bedömning Åtgärd Ansvar Tidplan Att andelen OHkostnader ökar på bekostnad av eleversättningen UAN har begärt uppföljning av förvaltningens OHkostnader. Förvaltningen har specificerat dessa OHkostnader i central administration på förvaltningen, gemensamma resurser för verksamheten och kostnader fördelade från servicepartner och stadsledningskontoret. När det gäller central administration och kostnader från servicepartner och stadsledningskontoret så är det viktigt att dessa hålls på en rimlig nivå i förhållande till eleversättningar. Kostnader från servicepartner och stadsledningskontoret har förvaltningen begränsad möjlighet att påverka. Kostnadsförändringar påverkar dock utrymmet i ersättningar till skolorna och det är viktigt att större förändringar rapporteras till nämnden. När det gäller gemensamma resurser för verksamheten kan dessa ändras mellan åren beroende på vad som är lämpligt att budgetera centralt och vad som är lämpligt att budgetera på Redovisa utvecklingen av utfallet av OH-kostnaderna mellan år i bilaga till tilldelningsbudgetens årsplan Presentera i nämndens årsplan för verksamheten vad budgeterade OHkostnader består av samt förklara skillnader mellan åren. Större förändringar som sker löpande under år informeras till nämnden Ekonomienheten och Nämndenheten Ekonomienheten Ekonomienheten och Nämndenheten Oktober Januari Vid behov 12
13 enheter. Orsaken till variationen kan vara utifrån styrningsmodell, utvecklingsinsatser och vad som är administrativ effektivast. 13
14 9 Handlingsplan för internkontroll brister i uppföljning, jämförelse o analys av programkostnader och programpriser Ansvariga enligt UAN:s internkontrollplan: EC nämndenheten med stöd av EC ekonomienheten Bakgrund/gällande regelverk Förbättringar avseende processen inför UAN:s beslut om programpriser. UAN efterfrågar tydligare underlag och en process som tidigareläggs. Programersättningar är ett centrala styrmedel för UAN UAN önskar jobba med frågan betydligt tidigare. En viktig pusselbit är att BUF tidigare har prognos för årets programkostnaderna. Att vi tidigare kan göra analyser kring vilka korrigeringar förvaltningen bedömer behöver göras. Risk Förvaltningens bedömning Åtgärd Ansvar Tidplan För sen process inför nämndens Nämndenheten och Våren beslut om programpriser EC ekonomienheten -16 För korrekta analyser krävs en tydligare kostnadsredovisning per program från kommunala utföraren. I arbetet med Budgetunderlag för 2017 görs en jämförelse med andra kommuner, analys av demografiska förändringar och marknadsanalys. Dialog med kommunala och fristående utförare om ev. behov av justeringar och anpassningar av ersättnings-modellerna. Slutlig fördelning av befintligt budgetutrymme Dialog med kommunala utföraren om kostnadsredovisningen per program. Utveckla metoder för löpande uppföljning. Dialog i nämnden om förutsättningen för befintliga program och behov av satsningar/förändringar. Översyn av utfallet av modellen och ev. justeringar, i samband med genomgången av ersättningsmodeller enligt årshjulet Prislistor beslutas i nämnden Nämndenheten och EC ekonomienheten Ekonomicontroller Feb -16- Mar -16 Ekonomicontroller Apr -16- Aug -16 Ekonomincontroller Aug -16- Okt -16 14
15 15