Internkontrollplan Förslag till beslut Styrelsen för proaros beslutar att

Transkript

1 Karl-Henrik Lindström - ao529 E-post: karl-henrik.lindstrom@vasteras.se Kopia till proaros verksamhetsblock Akt TJÄNSTESKRIVELSE 1 (2) Dnr: 2008/48-PS-040 Styrelsen för proaros Internkontrollplan 2008 Förslag till beslut Styrelsen för proaros beslutar att godkänna följande internkontrollskrivelser: Konkurrenssituationen Måluppfyllelse Internkontroll av Bemanningstjänst Ärendebeskrivning Under år 2007 fattade proaros styrelse beslut om en modell för internkontroll. Enligt denna modell skall årliga riskanalyser genomföras med samtliga verksamhetsledningar inom proaros. Resultatet av analyserna ligger i sin tur till grund för budget 2009, proaros flerårsplan samt internkontrollplan för Med anledning av vad som framkommit i riskanalyserna föreslås för 2008 tre granskningsområden Åtgärder för att klara konkurrensläget inom vård och omsorg samt skola Översiktlig kartläggning och analys av kompetensläget vad gäller lärare med tanke på framtida krav vad gäller ämnesteoretisk kompetens. Granskning av Bemanningstjänsts uppdrag, mål samt resultat Bilagor Internkontroll 2008.doc, Internkontroll /48-PS Rapport 0303 final Bemanningstjänstkh.doc, Internkontroll av Bemanningstjänst 2008/48-PS Internkontroll bemanningstjänst rapport missiv.doc, Internkontroll bemanningstjänst - Förslag till beslut 2008/48-PS Internkontroll - måluppfyllelse styrelse maj.doc, Internkontroll Måluppfyllelse 2008/48-PS Skickad av: Karl-Henrik Lindström - ao529

2 VÄSTERÅS STAD TJÄNSTESKRIVELSE 2 (2) Dnr: 2008/48-PS-040 missiv internkontroll måluppfyllelse.doc, Internkontroll 2008 Måluppfyllelse Lärande och Utbildning - Förslag till beslut 2008/48-PS Tjänsteskrivelse konkurrens MGHP.doc, Internkontrollplan Konkurrenssituationen - Förslag till beslut 2008/48-PS Rapport Internkontroll konkurrens Dnr.doc, Internkontroll Konkurrenssituationen 2008/48-PS

3 SKRIVELSE 1 (3) proaros Stöd och utveckling Sven Sörbring Direktvalsnr Styrelsen för proaros Internkontrollplan 2008 Bakgrund Enligt den av proaros styrelse beslutade modellen för internkontroll skall årliga riskanalyser genomföras med samtliga verksamhetsområden. Enligt den beslutade modellen identifieras aktuella risker. Risker av väsentlighet lyfts fram och har bäring både på budgetarbetet, flerårsplanen samt den årliga och lagreglerade internkontrollplanen. Med begreppet väsentliga risker avses de risker som bedömts som sannolika och där konsekvenserna blir påtagliga om de samma inträffar. Vi de riskanalyser som genomförts under våren 2008 har nedanstående riskområden lyfts fram. Riskerna har indelats i åtta huvudområden nämligen följande: konkurrenssituationen måluppfyllelsen demografiska effekter- möjligheter till omställning driftstörningar- system dokumentations- rapporteringsadministration avbrott el-försörjning- brand balans huvudprocess-stödprocess investeringsram Till detta kommer Bemanningstjänst och Skolrestaurangprojektet som både utgör konkurrensfördelar samtidigt som båda är förenade med icke obetydliga risker. Följande av ovanstående områden föreslås ingå i proaros internkontrollplan för 2008 : 1. Konkurrenssituationen Det i särklass största riskområdet som alla utom ett verksamhetsområde lyfter är konkurrenssituationen. Under 2008 införs kundvalet inom hemtjänsten. För att klara konkurrensen behöver proaros genomföra kompetensutvecklingsinsatser för att attrahera hemtjänstkunder. Den redan låga ersättningen för utförda timmar i kombination med att ingen kompensation ges för pris- och löneutvecklingen innebär att den strategiskt viktiga kompetensutvecklingen kan komma att få stryka på foten. Tappade marknadsandelar inom hemtjänst och LSS hotar även proaros säljande enheter, Psu samt inte minst Konsult&service vars största kund är proaros. Till detta kommer att även Fastighetskontoret påverkas där proaros är den enskilt största kunden. 38d

4 proaros SKRIVELSE 2 Inom skolan hårdnar konkurrensen inom gymnasieskolan där åtskilliga privata aktörer redan etablerat sig samtidigt som elevkullarna når sin kulmen i och med år De collegesatsningar som gjorts inom proaros för att förbättra måluppfyllelsen samt möta konkurrensen kommer att få ett allt hårdare konkurrenstryck under 2009 då elevkullarna vänder neråt. Inom grundskolan är konkurrensen inte lika omfattande. Här är den största risken förändringar i demografin som i sig kräver ett aktivt omställningsarbete. Inom förskolan bidrar de senaste årens höga barnafödande till ett bra läge där den kritiska punkten handlat om att tillräckligt snabbt kunna motsvara den efterfrågan på platser som finns. Granskning av de åtgärder som verksamhetsområdena Vård och omsorg, Lärande och utbildning samt Individ och familj vidtagit för att förbättra måluppfyllelsen och därmed möta den allt hårdare konkurrensen. Granskningen skall belysa de åtgärder som vidtagits samt även spegla det genomslag vidtagna åtgärder haft och har ute i de olika verksamheterna. Har åtgärderna påverkat medarbetarnas vardagliga arbete? Har åtgärderna lett till ett förändrat sätt att arbeta? Har åtgärderna påverkat medarbetarnas förhållningssätt? Känner sig medarbetarna rustade att möta konkurrensen med tanke på vidtagna åtgärder? Granskning av de åtgärder som vidtagits för att stärka måluppfyllelsen samt förbättra konkurrensläget. Intervju med samtliga verksamhetschefer inom nämnda områden. Fördjupad personlig intervju med 40 slumpvis utvalda medarbetare inom Vård och omsorg, Lärande och utbildning samt Individ och familj i syfte att ta reda på hur de insatser som skett påverkat och påverkar medarbetarens vardag. Har insatserna haft påverkan och i så fall på vilket sätt? Har insatserna förändrat arbetssätt/förhållningssätt? Upplever medarbetaren att de insatser som skett påverkat konkurrensläget i positiv riktning? Vilka idéer tankar har medarbetaren kring frågan hur vi som organisation ökar måluppfyllelsen samt stärker konkurrensläget? 2. Måluppfyllelsen Måluppfyllelsen inom skolan är en stark riskfaktor som lyfts fram. Grundskolorna ser ut att klara kunskapsmålen medan gymnasieskolan har ett bevärligare läge. Vad gäller kunskapsmålen inom matematik har både grundskolan samt gymnasieskolan problem. En stor riskfaktor utgör de aviserade förändringarna i form av ny skollag, ny gymnasieskola samt förändrad lärarutbildning där kraven vad gäller ämnesteoretisk kompetens för lärare kan innebära att ett stort antal av dagens tillsvidareanställda lärare blir obehöriga. Detta leder till krav på omfattande och resurskrävande omställningsinsatser.

5 proaros SKRIVELSE 3 Översiktlig kartläggning av kompetensläget enligt nuvarande regelsystem avseende både grundskolan samt gymnasieskolan. Analys och bedömning av läget utifrån förändrade behörighetsregler där ökade krav på ämnesteoretisk kompetens kan komma att införas. Hur omfattande kan omställningen komma att bli samt vilka kostnader kan bli aktuella? Genomgång och analys av de uppgifter lärare lämnat inom ramen för Lärarlyftet. Intervju med utvecklingsledare och rektorer inom Lärande och utbildning. 3. Bemanningstjänst Bemanningstjänst vars uppgift är att sköta proaros personalförsörjning vad gäller vikarier har en mycket viktig strategisk betydelse vad gäller organisationens möjligheter att klara måluppfyllelsen. Detta inte minst med tanke på det stora antal vikarier som används ute i verksamheterna. Utan bra vikarier inom skola, vård och omsorg kommer verksamheten inte att kunna fungera. Rätt kvinna/man på rätt plats vid de tillfällen vikarier behövs kan vara en fråga om liv och död. Bemanningstjänst som är proaros interna bemanningsföretag har haft en besvärlig startsträcka vad gäller att snabbt motsvara de förväntningar som finns ute i de olika verksamheterna. Till detta har kommit uppdraget att företräda Västerås stad som en attraktiv arbetsgivare vilken följer gällande arbetsmarknadslagar samt kollektivavtal på ett professionellt sätt. I den senare delen har ett omfattande arbete lagts ner för att skapa ordning och reda vad gäller urval, anställningsformer, lönesättning m.m. Beskrivning av hur Bemanningstjänst löst sin uppgift, vilka svårigheter som varit för handen samt hur användarna(kunderna) uppfattar Bemanningstjänst. Vilka utvecklingsmöjligheter finns? Vilka är de största bristerna? Vilka förbättringsåtgärder vill användarna (kunderna) se? Fördjupade intervjuer med ca 20 av Bemanningstjänst kunder/användare för att därigenom skapa underlag för ytterligare utveckling av verksamheten Sven Sörbring Risk- och säkerhetsansvarig