Projektidéer från Open Space om hur man skapar de bästa förutsättningarna för att utföra arbetet Chefsträff Borås 18 oktober 2012
Innehåll Om detta dokument... 3 Tema Förutsättningar för medarbetare...3 Chefer arbetade tillsammans...3 Byggde vidare på medarbetarnas idéer...3 Deltagarlista... 4 Projektidéer och diskussionsämnen - rapporter... 5 1. Framgångsrik organisation projektidé...5 Resultat från förberedande diskussionsgrupp... 5 2. Klarspråk med mera - projektidé...6 3. Att jobba med rätt kvalitet - projektidé...7 Resultat från förberedande diskussionsgrupp... 7 4. Samsyn på uppdrag och roller - projektidé...8 Resultat från förberedande diskussionsgrupp... 8 5. Strategisk påverkan - projektidé...9 Resultat från förberedande diskussionsgrupp... 9 6. Strategi för information/kommunikation projektidé... 10 7. Hur behålla och utveckla personal -diskussionsämne... 11 Resultat från diskussionsgrupp... 11 8. Yrkesstolthet diskussionsämne... 12 Resultat från diskussionsgrupp... 12 9. Projektledarnas tilläggsidéer - diskussionsämnen... 13 Föreslagna ämnen som inte diskuterades i särskilda diskussionsgrupper 13 Sida 2 av 15
Om detta dokument Detta är dokumentationen från vårt Open Space-seminarium med chefer inom projektet Tillsynsutveckling i Väst den 18 oktober 2012 i Borås. Dokumentet innehåller en beskrivning av seminariets tema, deltagare, upplägg och resultat, i form av rapporter och projektidéer från de många samtalsgrupperna. Tema Förutsättningar för medarbetare Temat för seminariet var Hur kan vi skapa de bästa förutsättningarna för våra medarbetare att utföra sitt arbete? Chefer arbetade tillsammans Ledare från såväl kommun som länsstyrelse arbetade tillsammans i diskussionsgrupper. Första delen av seminariet valdes ett antal diskussionsämnen ut som i andra delen av seminariet formulerades till konkreta idéer om projekt. Byggde vidare på medarbetarnas idéer Seminariet byggde vidare på det Open Space om yrkesrollen som hölls en månad tidigare den 18 september i Göteborg. Sida 3 av 15
Deltagarlista Tillsynsutveckling i Väst Förnamn Efternamn Arbetsplats Stefan Andersson Hylte kommun Susanne Norberg Svenljunga kommun Zygmunt Cieslak Miljöförvaltningen i Borås Ulrika Samuelsson Länsstyrelsen i Västra Götalands län Siv Hansson Länsstyrelsen i Västra Götalands län Martin Gustafsson Uddevalla kommun Maud Wik Tjörns kommun Jonas Edin Borås Stad Torsten Kindt Laholms kommun Malin Årebäck Länsstyrelsen i Västra Götalands län Stefan Andersson Varbergs kommun Claes Eliasson Herrljunga kommun Anders Ramberg Falkenbergs kommun Kristina Franzén Kungälvs kommun Anna Engström Lerums kommun Per Kaarle Mölndals stad Ingegerd Andersson Halmstad kommun Anders Bergh Varbergs kommun Anna Kölfeldt Trollhättans Stad Catharina Pettersson Alingsås kommun Pia Gustafsson Göteborgs Stad Per Ola Svensson Falkenbergs kommun Johanna Jensen Länsstyrelsen i Västra Götalands län Fredrik Cederholm Stenungsunds kommun Rune Liljenberg Halmstad kommun Camilla Landén Marks kommun Eva Berglund Miljösamverkan östra Skaraborg Thomas Hammarlund Göteborgs Stad Kennet Jonsson Tranemo kommun Pär Norgren Ulricehamns kommun Daniel Eek Göteborgs Stad Peter Almqvist Vänersborgs kommun Leif Schöndell Borås Stad Bengt Lofter Swedegroup, extern utvärderare i TUV-projektet Cecilia Lunder Länsstyrelsen i Västra Götalands län Bodil Forsberg Länsstyrelsen i Västra Götalands län Sida 4 av 15
Projektidéer och diskussionsämnen - rapporter 1. Framgångsrik organisation projektidé Syfte: Att skapa framgångsrika miljömyndigheter Förslag på åtgärder/aktiviteter: Genom att identifiera framgångsfaktorer. Inventera och samla goda exempel i Sverige. Förväntat resultat: Attraktiv arbetsplats som når uppsatta mål. Ev. samarbeten: Framgångsrika arbetsplatser, t ex Skatteverket Stöd från TUV: Finansiera projektledare och ev. konsulter Resultat från förberedande diskussionsgrupp Ämne: Framgångsrik organisation Sammanfattning: Framgångsfaktorer: - Tydligt uppdrag Genomförbara mål (gemensam målbild!!! Låta det ta tid! Mätbara mål och framgång. Arbeta med samsyn inom org.) - Hög servicenivå ( Lotsa till information. Support! Hjälpa att göra rätt. Ska vara lätt. Förenkla för sig själv och kund) - Tydlighet till kund (Lika behandling, samsyn, förutsägbarhet informerar om hur de kommer att bli bedömda m m, vilka krav kommer att ställas. Enkla blanketter e-blanketter. - Engagerad och kunnig personal inflytande, gehör för idéer, trivselaktiviteter - Förändringsbenägen Ständig förbättring (Lyhörd, ta sig tid att omvärldsbevaka och våga testa nytt! Våga identifiera problem * Förbättring. - Kommunikationsplan, intressentanalys > Få fram varför vi finns! Hållbar utveckling. - Feedback (internt och externt) Sida 5 av 15
2. Klarspråk med mera - projektidé Syfte: Ökad läsbarhet, anpassad text till målgrupperna. Tydlighet i budskapen Förslag på åtgärder/aktiviteter: Dataprogram, Expertgranskning, mallar, utbildningsinsats Förväntat resultat: Ökad förståelse Stöd från TUV: Utbildningsinsats, konsult för granskning, dataprogram Sida 6 av 15
3. Att jobba med rätt kvalitet - projektidé Syfte: Miljönytta för pengarna. Frigöra tid genom rätt kvalitet Förslag på åtgärder/aktiviteter: Utbildning, samtal på kontoret, apt/medarbetarsamtal, bra uppföljningsverktyg, hitta modell för dialogen Förväntat resultat: Arbetsglädje, uppnå våra mål, mindre stress, miljönytta, tydlighet Vem ansvarar: TUV Vilka mer kan ingå i projektet: Bra psykolog, Skattemyndigheten Resultat från förberedande diskussionsgrupp Ämne: Kvalitet, Good enough Sammanfattning: - Vilken kvalitet/kvantitet ska medarbetare göra - Kvalitet inom gruppen och övergripande - 3 olika nivåer för ärendet: - G, -VG, MVG - De flesta ärenden räcker med Good Enough - Gemensam syn måste finnas - Tillsynsplan hur ska den visa kvalitet? - Medarbetare behöver kunna prioritera på ett bra sätt - Medarbetare behöver hjälp med vad som menas med kvalitet inom organisationen - Kvalitet skapar arbetsglädje - Olika medarbetare har olika behov - Går ej att detaljstyra i all evighet - Om medarbetare har ett mycket stort kontrollbehov är det kanske inte rätt arbetsplats - Chefen, måste vara tydlig (målsättning) - Med rätt kvalitet fås även rätt kvantitet - Utbildning? Projekt? - Måste prata om frågan kvalitet Sida 7 av 15
4. Samsyn på uppdrag och roller - projektidé Syfte: Gemensam programförklaring för att kommunicera uppdraget till våra intressenter Förslag på åtgärder/aktiviteter: Arbetsgrupp med representanter 4 + 1 + 2 med process- och utredningsstöd från TUV Stöd från TUV: Processlednings/utredningsstöd Nästa steg: Utse arbetsgrupp beslut från TUV. Projektplan. Upphandling konsult. Resultat från förberedande diskussionsgrupp Ämne: Samsyn om uppdraget, mål, roller, vilka är vi till för Sammanfattning: - Uppdraget, gränser - Förväntningar hos politiker - Formulera vårt uppdrag mot politiker: miljönämnd och KS - Lokalpolitikerna har fått uppdraget men behöver utbildas - Vilka är våra kunder? Vilka är vi till för? - Gemensam bild i VG län och Halland? Formulera - Vi kan inte bli kundorienterade, d v s kunden har alltid rätt - Vi ska inte vara konsulter - Förslag på hur vi går vidare beskrivande - Samma målbild för kommuner och länsstyrelse - Viktigt att målbilden följs och inte personliga - Viktigt att tvätta bort stämpeln av att vara onda - Dialog i t ex planprocess - Kanske ta in någon extern som kan hjälpa till att hitta den röda tråden. Kanske inom TUV - Även mycket jobb med att implementera samsynen på hemmaplan - Verksamhetsidé, var drar vi gränser? Sida 8 av 15
5. Strategisk påverkan - projektidé Syfte: Visa vad vi gör mot de statliga verken (Högskole-, Naturvårds-, Livsmedelsverket m fl) Förslag på åtgärder/aktiviteter: formulera budskap samsyn uppvakta verken kontakt SKL erfarenheter från livsmedelsområdet Förväntat resultat: Få inspektörer/handläggare som har rätt förväntningar och är rätt förberedda i sitt arbete. Få ökad förståelse på verken för vad vi gör och behöver. Stöd från TUV: Skapa tid och utrymme. Projektledning. Resultat från förberedande diskussionsgrupp Ämne: Synliggöra arbetet Sammanfattning: - Göra det i olika nivåer 1. ex. medarbetarsamtal 2. rapporter på det vi gjort, verksamhetsplan, sprintar (MÖS) 3. rapporter, behovsutredning, tillsynsplan 4. webben (ex Borås) Målgrupper: Inspektörer > förvaltning > nämnd/staden > allmänhet/företag Visa varför vi finns barometer som visar hur långt vi kommit kvantitet kontra kvalitet kan vi använda praktikanter som marknadsför oss? identifiera nyckelfrågor Sida 9 av 15
6. Strategi för information/kommunikation projektidé Syfte: Att nå ut med info i olika media, olika uttryck, rätt info till rätt ställe. Stolthet och arbetsglädje. Förslag på åtgärder/aktiviteter: Informatörs konsulting Förväntat resultat: Bättre och tydligare info, effektiv marknadsföring Vem ansvarar: Stenungsund, Lerum Ev. samarbeten: Övriga Stöd från TUV: Ex. på kommunikationsplan. Resurs till kommunerna Sida 10 av 15
7. Hur behålla och utveckla personal -diskussionsämne Resultat från diskussionsgrupp Sammanfattning: Förankrade organisationsförändringar Tydliga förutsättningar för mina arbetsuppgifter Trygghet i rollen lagom ansvar Ansvar och befogenheter i balans, utifrån personens förmåga Våga ta ett beslut (annars växer ärendehögen) Vad förväntar sig personal tydligt åt båda hållen Tid till utveckling, utbildning, egna initiativ Kunna se resultat (personalen) Kunna få ta egna initiativ Frihet under ansvar Delaktighet Att bli sedd- uppmuntran och stöd Nyttan av nyckeltal och uppföljning i lagom mängd, inte räkna pinnar Samverkan mellan kommuner möjlighet till specialisering och omväxling Kunna få en expertroll Utveckla miljösamverkan Grundförutsättningar: - Var ska jag sitta? - Vad ska jag jobba med? - Vem ska jag jobba med? Sida 11 av 15
8. Yrkesstolthet diskussionsämne Resultat från diskussionsgrupp Sammanfattning: Rädsla för inspektioner rutiner, skapa vanor Yrkesrollen Attityder att försöka tänka att folk vill göra rätt Tydlighet i uppdraget Rådgivning? Otydlighet i hur mycket Vettiga och bra bedömningar Viktigt att uppmärksamma på utbildningar Åtgärder: tidig praktik, insikt om yrket belöningssystem Sida 12 av 15
9. Projektledarnas tilläggsidéer - diskussionsämnen Sammanfattning: KLARSPRÅK - tillgänglighet, -utbilda personal och gå igenom mallar, dokument & webb JÄMSTÄLLDHETSANALYS Arbetsplats + Verksamhet: - analysera, - hitta utvecklingsområden, - hur vi kan arbeta, - vad göra INFORMATIONSSTRATEGI - framgångsfaktorer, -berätta vad vi gör, - webbinfo, - hjälpas åt PROCESSKARTLÄGGNING av en vanligt förekommande ärendeprocess INTRODUKTIONSUTBILDNING - TUV light STRATEGISK PÅVERKAN - gemensam bild av problemen och varför vi inte kommer framåt, - centrala verk, - miljösamverkan? Föreslagna ämnen som inte diskuterades i särskilda diskussionsgrupper Hur utveckla verksamheten till en service myndighet Hur kan vi arbeta för att få in fler män i yrket? Fler utlandsfödda. Hur jobba med långsiktig rekrytering? Ökad kompetens och resurser i mindre kommuner, optimala samverkansformer. Sida 13 av 15
Sida 14 av 15
Rapport: Ämnen, förslag och projektidéer från Open Space om att skapa de bästa förutsättningarna för arbetet Denna rapport är den samlade dokumentationen från ett Open Space-seminarium som vi höll inom projektet Tillsynsutveckling i Väst. Ca 35 personer med ledarroll deltog. Dokumentet har bland annat att använts som underlag för utveckling av projektet och våra arbetsplatser. Tack till alla som deltog. Vi är Tillsynsutveckling i Väst! Vi är nästan 850 personer i Västra Götaland och Halland från alla 55 kommuner och båda länsstyrelserna. Vi satsar på ny kunskap och ett utvecklat arbetssätt för både medarbetare och arbetsplatser. Vi är alla som direkt eller indirekt arbetar med tillsyn enligt miljöbalken eller livsmedelslagstiftningen administratörer, handläggare, inspektörer, kontrollanter och chefer. Ny kunskap, bättre tillsyn Nya behov i samhället kräver nya kunskaper. Det är viktigt med bra kommunikation, bemötande, ledarskap och samverkan. Vi arbetar tillsammans för effektivitet och resultat. www.tillsynsutvecklingiväst.se Sida 15 av 15