Personlig anpassning av Microsoft Word 2013 Vers. 20131001
Innehållsförteckning: Menyer... 3 Ta bort menyflikarnas ikoner... 3 Anpassning av snabbåtkomstfältet... 4 Tangentbordskommandon... 5 Kortkommandon - Tangentbordsgenvägar... 5 Förstoring av text... 6 Anpassa färgschema... 6 Formatera... 7 Lättläst text... 8 Större Teckensnitt... 8 Ändra standardinställning för teckensnitt... 9 Radavstånd... 10 Kortare rader... 10 Ökat avstånd mellan tecken... 11 Teckenfärg och bakgrund... 12 Realtidsgranskning... 12 Stavningskontroll... 13 Ta bort textmarkeringar för rättstavning och grammatik... 14 Synonymer... 15 Autokorrigering... 15 2
Personlig anpassning av Microsoft Word 2013 Med Microsoft Word 2007 introducerades ett helt nytt menysystem, flikar istället menylistor. Word 2013 har många likheter med tidigare Word versioner. Menyer Word 2013 är uppbyggt kring ett antal menyflikar. Menyflikar som används ofta, är placerade mer till vänster. Varje menyflik innehåller ett antal undergrupper. Som exempel innehåller Startfliken undergrupperna Urklipp, Tecken, Stycke, Format och Redigering. Menyflikar Undergruppen Format Ta bort menyflikarnas ikoner I den personliga anpassningen kan det finnas ett behov att minska den visuella informationen i menyområdet på bildskärmen. Detta görs genom att dölja menyfliksområdet. Dolt menyfliksområde. Dölj menyfliksområdet: 1. Högerklicka på någon av menyflikarna. 2. Välj Dölj menyfliksområdet. Dolt menyfliksområde kan återställas genom att menyalternativet Dölj menyfliksområdet avaktiveras. 3
Anpassning av snabbåtkomstfältet Alla menyikoner kan läggas till i verktygsfältet Snabbåtkomst. Lägg till funktioner i verktygsfältet Snabbåtkomst: 1. Högerklicka på ikonen i verktygsfältet du vill lägga till Snabbåtkomstfältet. 2. Välj Lägg till i verktygsfältet Snabbåtkomst. Ta bort funktioner i verktygsfältet Snabbåtkomst: 1. Högerklicka på den ikon i verktygsfältet Snabbåtkomst som ska tas bort. 2. Välj Ta bort från verktygsfältet Snabbåtkomst. Verktygsfältet Snabbåtkomst Klicka på pilen Fler inställningar kan göras genom att klicka på den lilla pilen till höger om verktygsfältet Snabbåtkomst. 4
Tangentbordskommandon Tryck Alt-tangenten till vänster om mellanslagstangenten för aktivera möjligheten att utföra tangentbordskommandon. De bokstäver och siffror som syns i kvadraterna anger vilken tangent som kan tryckas för att nå de olika menyflikarna eller funktioner i verktygsfältet Snabbåtkomst. För att aktivera kommandon i menyflikens undergrupp trycks respektive fliks bokstav. Exempel: Göra en punktlista. 1. Tryck Alt till vänster om mellanslagstangenten för att aktivera tangentbordskommandon. 2. Tryck w för att aktivera Startflikens undergrupp. 3. Tryck u för att aktivera punktlista. 4. Välj utseende på punktlistan. Skriv text och tryck Retur för ny rad. Första punkten Andra punkten Avaktivera genom att följa 1 4 ovan igen och under punkt 4 välja ingen. Det finns andra sätt att via tangentbordet aktivera och avaktivera funktioner. Det ovan beskrivna ska ses som ett exempel. Kortkommandon - Tangentbordsgenvägar I Microsoft Word 2013 fungerar kortkommandon för olika funktioner. Exempel; tryck Ctrl+p för att skriva ut, eller Ctrl+c för att lägga information på klippbordet. Information om vilka kortkommandon som är tillgängliga finns i Words hjälpfunktion. Sök i Words hjälpfunktion på Tangentbordsgenvägar i Microsoft Office Word för att få veta mer om giltiga kortkommandon i Word 2013. Kortkommandon visas i en dialogruta vid pekning på menyernas ikoner. Under Arkiv fliken och Alternativ kan egna kortkommandon skapas. 1. Klicka på fliken Arkiv. 2. Välj Alternativ. 3. Välj Anpassa menyfliksområde i menyraden till vänster. 4. Klicka på knappen Anpassa. 5
Förstoring av text Texten i Words skrivfönster kan förstoras utan att man ändrar storleken på typsnittet. Under menyfliken Visa finns inställningar för Zoomfunktionen. Zoomfunktion kan också nås i nedre högra hörnet i form av ett dragreglage. Anpassa färgschema Via Arkiv fliken kommer man åt funktionen att välja en annan färgsättning. Mörkgrått färgschema 1. Klicka på fliken Arkiv. 2. Klicka på Alternativ. 3. Välj Allmänt. Färgschema: 4. Öppna valmöjligheten för annan färg genom att klicka på den lilla pilen i listrutan Mörkgrå. 5. Välj annan färg i listrutan. Valbara alternativ är vit, ljusgrå och mörkgrå. 6
Formatera Några funktioner hittar man i Words formateringsverktygsfält som visas då text markeras. Det är ett snabbt sätt att förändra utseendet på skriven text. Formateringsfältet kan stängas av via fliken Arkiv och Alternativ. Under Word-alternativ aktiveras Allmänt. Avaktivera markering i rutan vid, Visa formateringsverktygsfältet vid markering. Avaktivera formateringsfältet 7
Lättläst text Det finns några inställningar som kan göra texter mer lättlästa. Teckensnittet kan väljas utifrån personligt tycke om läsbarhet. Rader kan förkortas och avståndet mellan rader kan ökas. Färgen på bakgrund och bokstäver kan också väljas efter tycke och läsbarhet. Öka avståndet mellan bokstäver. Byte av teckensnitt är att ändra utseende på bokstäverna i texten. Ofta pratar man om bokstäver med eller utan seriffer. Times New Roman är ett teckensitt med seriffer, små fötter och avslutningar på bokstäverna. Arial är ett teckensnitt utan seriffer. Avskalat och mer likt en skriven bokstav. Teckensnittet kan förstoras för att anpassas till ett personligt behov. Större teckensnitt. Avståndet mellan bokstäverna i ett teckensnitt kan också ökas eller minskas utifrån ett personligt behov. Ökat avstånd mellan bokstäverna och större teckensnitt. Större Teckensnitt Tillfällig ändring av teckensnittets storlek i text kan göras med kortkommando. Tips! Tryck Ctrl-tangenten och hålla den intryckt. Tryck siffra 9 och upprepa tryckningen på 9 utan att släppa Ctrl-tangenten. Då kan kommandot upprepas. 1. Markera text för ändring av teckensnittets storlek. Öka storleken 2. Tryck Ctrl+9 för att öka storleken med en punkt för varje tryck på 9. Minska storleken 3. Tryck Ctrl+8 för att minska storleken med en punkt för varje tryck på 8. 8
Ändra standardinställning för teckensnitt Standardteckensnittet är det teckensnitt som är aktivt då Word startas. 1. Klicka på pilen i högra hörnet på gruppen Tecken i Start fliken. Pil i högra hörnet 2. Markera valt Teckensnitt. Välj Stil och Storlek. 3. Klicka på knappen Standard och välj Ja för att aktivera val av nytt Standardteckensnitt. Nästa gång Word öppnas, aktiveras det nya teckensnittet med vald storlek direkt. Klicka här för att öppna dialogrutan tecken 9
Radavstånd Större radavstånd kan för vissa personer medföra ökad läsbarhet. Genom kortkommandot Ctrl+5 ökas avståndet mellan raderna till 1,5. Är texten redan skriven, kan texten markeras. Därefter trycks Ctrl+5 för att öka radavståndet för hela texten. Avståndet mellan rader kan återställas med kommandot Ctrl+1 (siffran ett). Ett annat sätt att öka radavståndet är via ikonen i verktygsfältet för Stycke. Pil ner ökar radavståndet och pil upp minskar radavståndet. Stycke finns under fliken Start. Personligt radavstånd kan sparas som Standard när Word startas. Detta görs på liknande sätt som teckensnitt ovan, men under gruppen Stycke. Kortare rader Det kan vara lättare att läsa en text som har kortare rader. Kortare rader kan tillfälligt ändras på linjalen i dokumentets överkant. Tillfälligt kortare rader Ändra dokumentets högermarginal. Dra med musen åt vänster, precis mellan det vita och blå fältet på linjalens högra sida för att få kortare rader. Denna ändring påverkar textavsnittet där markören befinner sig. Dra här med musen! Ska hela texten påverkas måste den markeras först (Markera allt med kommandot Ctrl+a). 10
Permanent kortare rader Ställa in kortare rader som standard. 1. Välj fliken Sidlayout. 2. Klicka på pilen i nedre högra hörnet av gruppen Utskriftsformat. 3. Välj exempelvis vänster 3 cm och höger 5 cm. 4. Klicka på knappen Standard och svara ja för att aktivera ny standard layout för sidor. Fliken Sidlayout Klicka för att öppna Utskriftsformat Spara för att Ange som standard Ökat avstånd mellan tecken För ökad läsbarheten kan större avstånd mellan tecken i texten vara en lösning. 1. Välj fliken Start. 2. Klicka på pilen (se ovan) i nedre högra hörnet av gruppen Tecken. Välj fliken Teckenavstånd 3. Avstånd; Välj Expanderat i listrutan. 4. Med; Välj till exempel 1,5 pt i Listrutan. Klicka på knappen Ange som standard om du vill att detta alternativ ska gälla nästa gång Word startas. 11
Teckenfärg och bakgrund Det kan upplevas lättare att läsa en text som har annan färg än svart. Färg på bakgrunden kan också påverka den upplevda läsvänligheten. Ibland kan det hjälpa att få en färg bakom texten, det kan vara lättare att läsa om färgerna har bra Markera texten via Miniformateringsfältet. Ändra färg på texten genom att välja färg på bokstaven. Bakgrunden får en annan färg via färgöverstrykningsfunktionen. Miniformateringsfält Färgöverstrykning Realtidsgranskning Som stöd vid val av teckensnitt och storlek på texten finns förhandsgranskning i realtid. 1. Markera texten. 2. Öppna listrutan för val av teckensnitt i fliken Start. 3. För musen över listan med de olika teckensnitten. Texten i dokumentet byter utseende efter markerat teckensnitt. Ett annat sätt är att sätta markören i ett stycke markerad text, och sedan föra musen över rutorna i gruppen Format. Klicka på pilen för att få fler format att välja mellan. Klicka för att välja ett typsnittsformat som passar. Klicka för att visa fler format. 12
Det går att namnge ett format. Klicka på Skapa en formatmall. I exemplet nedan är formatet döpt till LÄTTLÄST. Skapa en formatmall. Rättstavning För att rätta text med Words stavningskontroll är det enklast att högerklicka på ordet som markerats med en röd våglinje. Words rättstavning ger då förslag på ord för rättning om en sådan koppling finns i ordlistan. Rättningsförslag finns inte för alla röd markerade ord, ibland saknas ord i ordlistan. Det behöver heller inte vara ett felstavat ord som markerats. Den röda markeringen kan också betyda att just det markerade ordet saknas i ordlistan. Stavningskontroll Stavningskontroll kan också göras under fliken Granska. Klicka på ikonen Stavning och grammatik för att genomföra kontrollen. Felstavat ord Stavning och grammatik Fliken Granska Förslag på ord 13
Stavning och grammatik går att lägga till i verktygsfältet Snabbåtkomst. 1. Klicka på pilen vid verktygsfältet Snabbåtkomst. 2. Välj Stavning och grammatik för att aktivera menyalternativet. Ta bort textmarkeringar för rättstavning och grammatik Att få röda eller gröna våglinjer under orden när man skriver kan ibland vara begränsande för flödet i berättandet. Våglinjerna när man skriver kan stängas av. 1. Klicka på fliken Arkiv. 2. Klicka på Alternativ. 3. Välj Språkkontroll. 4. Avaktivera markering i rutan vid, Kontrollera stavning medan du skriver (röd våglinje stängs av) och vid Markera grammatik medan du skriver (grön våglinje stängs av). 14
Synonymer Funktionen synonymer kan ge alternativa ord vid skrivning. Synonymer aktiveras genom att högerklicka på ett ord. Välj Synonymer i menyraden. Förslag på utbytesord listas i menyn. Autokorrigering 1. Klicka på fliken Arkiv. 2. Klicka på Alternativ. 3. Välj Språkkontroll. 4. Klicka på Alternativ för autokorrigering. Autokorrigering är en funktion som rättar vissa fel automatiskt. Avaktivera markeringen framför respektive förslag för att stänga av funktionen. Bra funktioner att ha aktiva: KOrrigera TVå INledande VErsaler. Automatisk rättning då ord av misstag skrivs med två versaler i början t.ex. KNapp. Vid mellanslaget efter ordet korrigeras det till Knapp. Inled varje mening med versal (stor bokstav). Egna uttryck som tar lång tid att skriva eller som ofta felstavas kan också läggas in. Exempel: uttrycket sjl blir Skoldatatek Jämtlands Län, då mellanslag trycks efter sjl. 15
Skapa egna uttryck: 1. Skriv in din förkortning i rutan Ersätt: 2. Skriv in hela uttrycket i rutan Med: Exempel: Ersätt: Skriv t.ex. bp Med: Skriv det som förkortningen ska byta ut mot, t.ex Bertil Persson. Klicka på Lägg till. Knappen blir aktiverad då text skrivs i Med rutan. OBS! Det är lätt att glömma bort förkortningar. Använda detta därför till ord eller uttryck som används ofta. 16