STENUNGSUNDS KOMMUN e-strategi för Stenungsunds kommun 2010-2015 Typ av dokument Strategi Beslutat av Kommunfullmäktige Beslutsdatum 2009-06-08 85 Dokumentägare IT-chef Giltighetstid 2010-2015 Framtagen av Tillfällig IT-beredning Reviderad
Sida 1 (13) e-strategi för Stenungsunds kommun 2010-2015
Sida 2 (13) INNEHÅLL sida 1. BAKGRUND.2 2. INLEDNING...2 3. VISION OCH MÅL.. 3 3.1. Vision 3 3.2. Målområden 3 3.3. e-demokrati 4 3.3.1. inriktningsmål för e-demokrati 4 3.4. e-service 5 3.4.1. Inriktningsmål för e-service 5 3.5. e-förvaltning 5 3.5.1. Inriktningsmål för förvaltningen 5 3.6. e-skola 5 3.6.1. Inriktningsmål för e-skola 5 3.7. Tillgänglighet 6 3.7.1. Inriktningsmål för tillgänglighet 6 4. ÅTGÄRDER FÖR ATT NÅ MÅLEN. 7 4.1. IT-plattform 7 4.1.1. Vägledande principer för IT-plattformen 7 4.1.2. Åtgärder inom ramen för IT-plattformen 7 4.2. Organisation 7 4.2.1. Åtgärder inom ramen för organisation 8 4.3. Information 8 4.3.1. Åtgärder inom ramen för information 8 4.4. Digital arkivering 8 4.4.1. Åtgärder inom ramen för arkivering 8 4.5. Teknik 9 4.5.1. Åtgärder inom ramen för teknik 9 4.6. Modell för finansiering 9 4.6.1. Åtgärder inom ramen för finansering 9 4.7. Samverkan 10 4.7.1. Åtgärder inom ramen för samverkan 10 4.8. Bemannat e-kontor 10 4.8.1. Åtgärder inom ramen för e-kontor 10 5. ORDLISTA..11
Sida 3 (13) 1 Bakgrund År 2000 antog fullmäktige den IT-strategi som tills innevarande år varit utgångspunkt för de årliga IT-handlingsplaner som kommunstyrelsen antagit. I juni 2008 tillsattes en tillfällig beredning med uppdraget att arbeta fram en ny IT-strategi. Beredningens fokus skall vara medborgarperspektivet. Samtidigt fick tjänstemännen i IT-beredningsgruppen uppdraget att arbeta med IT-strategin ur ett internt perspektiv. För att flytta fokus från IT till mera verksamhetsinriktade områden har vi valt att kalla detta dokument för e-strategi. 2 Inledning E-strategi 2010-2015 ska på en övergripande nivå beskriva hur kommunen skall utveckla sin service mot medborgare och företagare med stöd av IT-system. Den ska vara vägledande för de inriktningar som man inom kommunen siktar mot. Årligen arbetas en Handlingsplan fram, vilken behandlar de projekt som ska utföras och de finansiella frågor som uppstår kring dessa. Handlingsplanen bereds av IT-beredningsgruppen (tjänstemannagrupp) och skall antas i samband med budget varje år. Det krävs dessutom särskilda insatser i IT-infrastrukturen för att möjliggöra den utveckling som beskrivs i detta dokument. Dessa insatser och kostnaderna för att genomföra dessa beskrivs i bilaga 1. Processer & Omsorg TelekomVård Hantverk Miljö Kultur Skola Industri Turism Bank/försäkrin Handel Transpor Bygg Jordbruk, Fritid Media Mjuk infrastruktur Hård infrastruktur nyttjanderätt affärsmodeller infratjäns Transmission IP E-id domänhantering GI Semantisk standard Kabel(TV) TV-master ADSL fibernät Radio-master kopparnät 3G-master PLC tomrör
Sida 4 (13) 3 Vision och Mål Kommunfullmäktige antog hösten 2006 den övergripande visionen för 2015: Stenungsund, det goda kustnära samhället med framtidstro och utveckling Till Visionen anges sju inriktningar: livslångt lärande bostäder för alla trygghet med hållbar miljö och säkerhet positivt företagsklimat kommunikation turism rekreation och god folkhälsa Utifrån Stenungsunds kommuns övergripande vision, mål och värdering har en e-strategi tagits fram. Strategin beskriver hur kommunen med stöd av informations- och kommunikationssystem bör verka i syfte att stödja kommunens långsiktiga mål. e-vision 2015 Medborgare och företag upplever Stenungsunds kommun som en effektiv och öppen organisation som tillhandahåller effektiva tjänster med hög kvalitet. 3.1 Målområden e-demokrati, e-service och e-förvaltning representerar målområden för vad Stenungsunds kommun avser åstadkomma med hjälp av informations- och kommunikationssystem som möjliggörare. Med e-demokrati avses elektroniska möten mellan medborgare, företag, politiker och andra intressenter. Med e-service avses ett möte mellan olika verksamheter och mellan en verksamhet och medborgare, politiker, företag eller andra myndigheter via olika kanaler, i första hand via www.stenungsund.se. Med e-förvaltning avses administrativa processer med hjälp av IT-system. Ytterligare ett målområde som särskilt behandlas är IT i skolan. Under perioden kommer 40- talisterna att lämna över till digitala infödingar i 20-årsåldern. Detta, tillsammans med utvecklingen av Internet och mobila enheter, kommer att sätta spår i skolan. Man skulle kunna kalla detta målområde för e-skola. 3.1.1 e-demokrati Den representativa demokratin förutsätter ett levande samspel mellan väljare och valda. De nya Internetbaserade medierna bör kunna användas för att utveckla denna dialog. Den pågående IT-utvecklingen innebär att mediernas roll förändras när kommunen kan rikta sig direkt till invånarna. Utöver traditionella former som e-post och enkäter via hemsidan kommer säkert även chat och bloggar att få en mer framträdande roll i framtiden.
Sida 5 (13) 3.1.2 Inriktningsmål för e-demokrati Politiska ärenden och därtill hörande allmänna handlingar skall vara tillgängliga och sökbara på www.stenungsund.se Politikernas e-postadresser skall finnas tillgängliga på nätet. Medborgarnas åsikt i en enskild fråga skall kunna inhämtas via nätet, ex webbpanel. Alla medborgare skall ha tillgång till samma information oavsett ingång till kommunen (reception, växel, webbplats eller direkt till verksamheterna). Fullmäktigesammanträden skall göras tillgängliga via webcast (webb-tv) via www.stenungsund.se. 3.2 e-service e-service innebär att medborgarna kan uträtta sina ärenden via kommunens hemsida. Detta innebär inte bara en utökad servicegrad mot kommunens medborgare utan också en rationalisering av den interna administrationen. Om ett ärende hanteras via en e-tjänst behöver ju inte handläggaren överföra uppgifter från medborgarens ansökan till verksamhetssystemet. Det bör dessutom finnas möjlighet för medborgaren/företagaren att följa ärendet via webben utan att ta upp handläggarens tid.
Sida 6 (13) 3.2.1 Inriktningsmål för e-service Alla skrivelser och all inrapportering ska kunna ske via e-post eller digitala formulär Alla verksamheter har sett över sina processer för att se vilka tjänster som skall levereras som e-tjänst via webben Funktion för medborgarkonto och säker identifiering och signatur har införts och följer den standard som införts nationellt inom offentlig sektor. 3.3 e-förvaltning e-förvaltning omfattar allt internt stöd för att förenkla, förbättra och stödja kommunens verksamheter samt ge möjlighet till en effektiv samverkan inom kommunen. Den innefattar också kommunikation mellan myndigheter i syfte att förenkla ärendehanteringen för medborgare/företagare. En bra e-förvaltning är också en förutsättning för framtida e-service och e-demokrati. För att få en effektiv e-förvaltning är det nödvändigt att utveckla och införa optimerade rutiner och processer såväl inom som mellan våra olika verksamheter. 3.3.1 Inriktningsmål för e-förvaltningen Varje verksamhet har utarbetat sin egen e-handlingsplan med syfte att skapa effektivare verksamhet som långsiktigt även stödjer utvecklingen mot e-service och e- demokrati. De viktigaste verksamhetsprocesserna har studerats och utvecklats, vilket resulterat i höjd kvalité och förbättrad effektivitet. Alla prioriterade e-förvaltningsprojekt finns med i den centrala handlingsplanen för gällande år. IT-plattformen bygger på öppna standarder som ger stöd för effektiv och säker utväxling av data mellan it-system både internt och gentemot andra organisationer. Kommunen använder även öppna program (ex Open Office). 3.4 e-skola e-skola omfattar hur datorn och de it-funktioner man når via den, ex Internet, ger stöd för lärarens arbete och elevens utveckling och på så sätt stöder ett livslångt lärande. 3.4.1 Inriktningsmål för e-skola IT-Infrastrukturen ger stöd för mobila enheter inom alla skolenheter (trådlösa nät) Eleverna har tillgång till var sin bärbar dator Lärarna har genom utbildningsinsatser erhållit en hög kompetens om hur man använder IT som stöd i undervisningen. Både personal och elever når sina IT-resurser både från skolans lokaler, hemifrån och via surfzoner.
Sida 7 (13) 3.5 Tillgänglighet En tillgänglig webbplats är tekniskt och designmässigt utformad så att alla kan ta del av informationen och använda de tjänster som webbplatsen erbjuder. Om en webbplats är tillgänglig kan alla användare anpassa hur informationen presenteras efter sina individuella behov. Det finns internationella riktlinjer framtagna av WAI (Web Accessibility Initiative) vilka EU:s medlemsländer enats om att offentliga webbplatser skall följa. Förutom att en webbplats rent tekniska bör vara utformad så att alla kan ta del av informationen kan även tilläggstjänster som exempelvis information på Lättläst svenska och talstöd erbjudas till besökaren. 3.5.1 Inriktningsmål för tillgänglighet Genomföra regelbundna utvärderingar av tillgängligheten på kommunens Externa och interna webbplats En talfunktion bör finnas på kommunens webbplats Presentera den mest grundläggande informationen på kommunens hemsida i lättläst format
Sida 8 (13) 4 Åtgärder för att nå målen 4.1 IT-plattform För att kunna leverera en IT-funktion med hög kvalité krävs att IT-plattformen har hög tillgänglighet och att den bygger på ett antal generella principer/standarder som är gemensamma för kommunens olika system. Detta innebär att alla nya system som införs måste kravställas mot de principer/standarder som plattformen bygger på. Görs inte detta uppstår problem när data skall utväxlas mellan system både internt och externt. Under perioden kommer det att införas ett antal organisationsövergripande system inom Vård och Omsorg. Detta kommer att innebära att kommunens plattform måste utvecklas i den riktning som anges i Nationell IT-strategi för Vård och Omsorg och som Stenungsunds kommunen anslutit sig till. 4.1.1 Vägledande principer för IT-plattformen I samband med upphandling av nya system bör IT-kraven harmoniera med Sambruks ÖTP (Öppen Teknisk Plattform). Systemen skall så långt möjligt samverka på ett sådant sätt att dubbelbokföring undviks. Det finns ett säkerhetsramverk som innebär säker och enkel hantering av personalens behörigheter. Standarder tas fram i samarbete med andra kommuner. En särskild grupp inom GR arbetar med samordning av IT-infrastruktur mellan kommuner och VGR. Resultatet av detta arbete skall vara vägledande. Plattformen skall byggas på ett sådant sätt att den minimerar miljöpåverkan. 4.1.2 Åtgärder inom ramen för IT-plattformen För att säkra tillräcklig hög tillgänglighet skall det utöver den primära datahallen finnas en sekundär datahall så att vissa tjänster kan dubbleras. Ex på dubbleringar är Internetaccess och webb/intranet. Upphandla ett nytt fiberbaserat förvaltningsnät Etablera trådlöst nät i samtliga skolenheter, kommunhuset och biblioteket. Arbeta fram och underhålla systemsäkerhetsplaner för de samhällskritiska IT-sytemen. 4.2 Organisation Många av de funktioner som kommunen skall leverera är processer som flödar mellan organisationer/verksamheter, både internt och externt. Det är då viktigt att organisationen inte hindrar dessa flöden. Detta förutsätter etablerade nätverk som samarbetar över organisationsgränser för att nå en effektiv förvaltning och bra service till våra medborgare. Man bör också överväga samarbete mellan kommuner för att kunna ha en hög kvalité till rimliga kostnader på de tjänster vi levererar.
Sida 9 (13) 4.2.1 Åtgärder inom ramen för organisation En samverkansgrupp etableras i kommunen som samordnar insatserna för att utveckla e-tjänster. Gemensamma metoder, modeller och verktyg för att beskriva, analysera och utveckla verksamhetsprocesser (processkartläggning) skapas. Dessa kan sedan ligga till grund för att skapa lämplig organisation för att etablera e-tjänster och effektivisera förvaltningen (e-förvaltningen). En särskild styrgrupp etableras på ledningsnivå för att driva/styra arbetet med att skapa en effektiv e-förvaltning och bra e-service till medborgarna. Utnyttja synergieffekter inom koncernen, ex vid upphandling av IT-infrastruktur IT-beredningsgruppen skall göra årliga avstämningar och redovisa en GAP-analys för kommunstyrelsen. 4.3 Information I takt med att kommunens organisation e-anpassas och allt fler av brukarna använder Internet som informationskanal, ökar kraven på att den information som produceras följer övergripande regler och lagar. 4.3.1 Åtgärder inom ramen för information Riktlinjer skapas om hur information ska kommuniceras via de kanaler som kommunen använder. Informationen anpassas så att den är relevant utifrån brukarens perspektiv. Producera information så att den är tillgänglighetsanpassad enligt de regler som finns för webbsidor. Kommunicera e-visionen i mål och bilder om vad arbetet ska leda till, med syfte att skapa engagemang hos alla dem som ska arbeta för att förverkliga visionen 4.4 Digital arkivering Informationsmängden ökar dramatiskt från år till år, vilket ställer stora krav på de datasystem som skall hantera de stora datamängderna. Det innebär också att det måste finnas bra rutiner för klassning av data. Det måste också finnas rutiner för gallring och bra IT-funktioner för digital arkivering av de data som skall sparas för framtiden. 4.4.1 Åtgärder inom ramen för arkivering I samarbete med de kommuner som använder LIS-LÄR som diariesystem införa system för digital arkivering.
Sida 10 (13) 4.5 Teknik Idag får huvuddelen av våra användare tillgång till våra resurser via sin stationära eller bärbara PC som är kopplade till vårt nätverk och Internet. Vissa användare använder även sin mobiltelefon för att kommunicera med våra system. I framtiden kommer detta att ske i allt större omfattning, både för personal och medborgare. Datorerna blir mindre och mindre. Telefonerna får fler och fler datorfunktioner. Framöver kommer dessa terminaler att kommunicera i samma nät och funktionerna i dator respektive telefon kommer att överlappa varandra. Det kommer också att bli både lättare och billigare att etablera videokonferenser/webbmöten och på så sätt minska miljöpåverkan. Upphandlingen av datorer/terminaler bör också ske på ett sätt som tar hänsyn till miljön. Minskade transporter, återvinning och låg energiförbrukning. 4.5.1 Åtgärder inom ramen för teknik Utveckla telefonifunktion så att den ger stöd för webbmöten/chat och videokonferenser Utveckla Intranät/Web så att det ger utökat stöd för kommunikation mellan olika grupper av användare. Standardisera pc-plattformen och utveckla logistik och returhantering så att miljöpåverkan minimeras. För att minska komplexiteten i den lokala PC:n bör man sträva efter att övergå till applikationer som kan köras via webbläsaren. 4.6 Modell för finansiering Att införa e-tjänster kommer att kräva satsningar som inte kan hanteras inom ramarna för ordinarie verksamheter. Ofta när man inför olika typer av e-service för t ex medborgarna via Internet, kommer nyttan av tjänsten mottagaren tillgodo medan verksamhetens kostnader ökar under tiden som tjänsten införs och tas i drift. När väl tjänsten är i drift, bör kostnaden för tjänsten ligga lika som tidigare eller lägre, samtidigt som man får en högre kvalitet i tjänsten. Innan beslut tas om att starta ett e-relaterat projekt, ska alla projektförslag kompletteras med en nyttovärdering av projektet. Viktigt är att man inte enbart tittar på intäkter och kostnader utan också försöker värdera nyttan av ett nytt IT-stöd för både interna och externa användare. Finansieringen av de centrala och verksamhetsnära IT-handlingsplanerna ska redovisas i budget på central och verksamhets nivå varje år. 4.6.1 Åtgärder inom ramen för finansiering Avsätta projektmedel för att finansiera utvecklingen enligt de årligt framtagna handlingsplanerna. Avsätta investeringsmedel 2010 till förbättrad IT-infrastruktur enligt bilaga för att möjliggöra inriktningsmålen. Införandet av e-förvaltning bör ge utrymme för effektiviseringar i verksamheterna.
Sida 11 (13) 4.7 Samverkan För att kunna klara av att utveckla tjänster och finansiera investeringar, bör kommunen söka samarbete med andra kommuner, VGR och GR för att utveckla tjänster inom kommunen, mot medborgare och mot näringsliv. 4.7.1 Åtgärder inom ramen för samverkan Fortsätta och utveckla samverkan med Sambruk. Fördjupa samarbetet i GR-nätverken för att driva gemensamma utvecklingsfrågor. 4.8 Bemannat e-kontor I den alltmer IT orienterade värld vi skapar finns det målgrupper som står utanför. För att nå dessa målgrupper och samtidigt utöka tillgången till kommunens tjänster för alla målgrupper bör det finnas möjlighet att få hjälp via ett bemannat e-kontor. Detta kan ex vara en utökad funktion i receptionen där medborgare kan få stöd hjälp med sina ärenden. Här bör också finnas tillgång till datorer. 4.8.1 Åtgärder inom ramen för e-kontor Förbättra tillgängligheten till kommunal service Skapa en mötesplats för åsikter och idéer Öka närheten mellan beslutsfattare och invånare Fånga in de krav som ställs på kommunen och dess verksamheter i den direkta kommunikationen med användaren 5 Ordlista Applikation
Sida 12 (13) Tillämpningsprogram eller applikationer, typ av datorprogram som fyller ett direkt syfte för användaren. Diarium Ett diarium är ett register hos en myndighet eller kommun där inkommande och utgående handlingar registreras Digitala infödingar Skämtsamt uttryck för dem som vuxit upp under den tid där datorn varit ett naturligt inslag i miljön till skillnad från de digitala invandrarna som stött på datorer först i vuxen ålder. e-tjänst En service som medborgare och företag kan använda för att uträtta olika ärenden som de har hos en offentlig myndighet GAP-analys Genomförs på strategisk eller operationell nivå i en organisation. Den är en formell studie på vad en organisation gör just nu och var den vill befinna sig i framtiden. GR GR = GöteborgsRegionen är en samarbetsorganisation för 13 kommuner i Göteborgsområdet. Intranät Ett slutet, internt nätverk för datorer tillhörande samma organisation. LIS-LÄR Ett system för att diareföra ärenden som Göteborg stad och 16 andra kommuner äger tillsammans. Logica förvaltar och utvecklar idag systemet. Medborgare I detta dokument ger vi medborgare en vidare betydelse och menar individer, företagare och organisationer som kommunen ger service till. Metakatalog En övergripande katalog som innehåller organisationens personal och definierar deras roller. Kan kommunicera med andra säkerhetssystem/kataloger. Open Office Är en samling kontorsprogram som härstammar från programvaruföretaget Sun Microsystem som släppte källkoden fri. Programmet utvecklas numera av frivilliginsatser och Sun. Programmet konkurrerar med Microsoft Office och kan idag laddas ner fritt från Internet. Sambruk En förening med ca 80 kommuner som samverkar, i huvudsak om utveckling av nya e-tjänster Skolenheter Här menas samtliga skolformer från förskola till gymnasium och vuxenutbildning Standardiserad PC-plattform Datorarbetsplatserna är uppbyggda så att man kan hantera dem med generella metoder för hålla ner supportkostnaderna. Surfzon Teleoperatörer sätter numera ofta upp trådlösa accesspunkter i hotell och andra publika platser för att användare med laptops skall kunna ansluta till Internet. Webbpanel Möjlighet för medborgare att anmäla sig till en panel via nätet. Panelen kan då komma med åsikter i speciella frågor eller funktioner på webbplatsen. Webcast Är film/tv-överföring över Internet via strömmande media. Det kan ske antingen direkt eller i efterhand på beställning. Strömmande media: Filen behöver inte laddas ner helt innan den börjar att spelas upp.
Sida 13 (13) VGR Västra Götalands Regionen Webbläsare Webbläsare (efter engelska web browser) är program för att hämta, tolka och återge dokument som lagts upp på webbservrar på Internet. Öppna program/öppen källkod Datorprogram där källkoden är tillgänglig att använda, läsa, modifiera och vidaredistribuera för den som vill. Öppna standarder En standard som är offentlig och tillgänglig för vem som helst att implementera och använda. ÖTP Öppen Teknisk Plattform, en samling grundläggande specifikationer, principer och i förekommande fall komponenter som möjliggör sambruk och återanvändning mellan kommuner.