Protokoll 140306: Konstituerande styrelsemöte, Röda Korsets Ungdomsförbund Uppsala. Kallade: Malin Bohlers, Linus Hagander, Jaś Szulkin, Ida Reimegård, Victor Dudas, Lisa Erkander, Sofie Gelinder, Hannah Matkala Nylander. Närvarande ledamöter: Malin Bohlers, Linus Hagander, Ida Reimegård, Victor Dudas, Lisa Erkander, Sofie Gelinder Frånvarande ledamöter: Hannah Matkala Nylander, Jaś Szulkin 1. Mötet öppnas Ordförande, Ida Reimegård, förklarade mötet öppnat och hälsade närvarande ledamöter välkomna. 2. Godkännande av kallelseförfarandet Styrelsen beslutar att godkänna kallelseförfarandet. 3. Godkännande av föredragningslista Styrelsen beslutar att godkänna föredragslistan med följande ändringar: 8.6 Ready projektet 8.7 På flykt 10.2 Styrelsens besluts sätt 10.3 Val av vice ordförande 10.4 Val av vice kassör 10.5 Val av kommunikatör 10.6 Val av firmatecknare 10.7 Uppdelning av ansvarsområden 4. Val av mötesordförande, mötessekreterare och justerare Styrelsen beslutar att välja Ida Reimegård till mötesordförande. Styrelsen beslutar att välja Linus Hagander till mötessekreterare. Styrelsen beslutar att välja Sofie Gelinder och Lisa Erkander till justerare. 1 av 6
5. Föregående mötesprotokoll Föregående mötesprotokoll finns inte utskrivet vid mötet. Där av uppmanas styrelsen av Ida Reimegård att på egen hand läsa igenom föregående protokoll innan nästkommande möte. 6. Vad har hänt sen sist? 6.1 FÅM 23/2-2014 Ida Reimegård föredrar för hur årsmötet gick och vad som togs upp. 17 medlemmar närvarade, samt en handfull ickemedlemmar. Efter årsmötet bjöds på middag. 6.2 Ideutbildning 5/3-2014 20 anmälda, Lisa Erkander och Sofie Gelinder närvarade från styrelsen och rapporterade att de var nöjda med utbildningen. 7. Ekonomi, ta del av verksamheternas inkomster. Som en följd av kassörens frånvaro beslutar styrelsen att bordlägga punkt sju till nästa möte. 8. Kommande aktiviteter 8.1 Styrelseledarutbildning 15-16/3 Lisa Erkander, Sofie Gelinder, Victor Dudas, Linus Hagander och Ida Reimegård kommer närvara. Malin Bohlers har förhinder. Diskussion kring hur biljetterna ska köpas. Föreningen kommer stå för biljettkostnaden om inte förbundet gör det. 8.2 Möte ang. Kulturernas Karneval 11/3 Ida Reimegård redogör för vad evenemanget innebär. Styrelsen anser att vi ska delta i år igen. Lisa Erkander och Sofie Gelinder kommer representera styrelsen vid mötet med SRK. 8.3 Vårens föreläsningsserie Ida Reimegård föredrar vad föreläsningsserien innehåller och när föreläsningarna äger rum. 8.4 RÅM planering och sökande efter deltagare Ida Reimegård föredrar hur situationen ser ut i dag. RÅM kommer hållas på Grand och ombuden kommer bo i närheten. Det finns planer på att arrangera ett På flykt evenemang som ska äga rum i centrala Uppsala. Malin Bohlers och Sofie Gelinder anmälde intresse för att bli en del av RÅM-planeringsgruppen. Diskussionen kring hur vi ska kunna hitta ombud. Styrelsen landade i att försöka få med 2 av 6
medlemmar som är aktiva i verksamheten genom att besöka verksamhetsmöten. Linus Hagander och Sofie Gelinder anmälde sitt intresse för att vara ombud. Styrelsen beslutar att välja Linus Hagander och Sofie Gelinder till ombud samt att styrelsen ska kontakta verksamheterna för att fylla de resterande två ombudsposterna. 8.5 Besöka verksamheterna Ida Reimegård har mailat verksamheterna och inväntar svar på lämpliga besöksdatum. Diskussion kring hur avrapporteringen från verksamhet till styrelse ska fungera. Men även hur relationen mellan styrelse och verksamhet ska se ut allmänt. Styrelsen ska se till att synas mer i verksamheterna och ha en tätare kontakt med de engagerade. De ledamöter med som agerar kontaktperson med en verksamhet uppmanas att ta kontakt med verksamheten innan nästa möte. Styrelsen diskuterar att verksamheterna borde ha en egen verksamhetsplan, Ida Reimegård mailar respektive verksamhetsledare om det. 8.6 Ready projektet Ida Reimegård föredrar Ready projektet, som är ett system för medlemsadministration. Det kommer hållas en utbildning i Ready lördagen den 8/3-2014. Då inte två ledamöter från styrelsen kommer kunna närvara vid utbildningen inväntar vi ett nytt utbildningstillfälle. 8.7 På flykt Ida Reimegård föredrar vad På flykt är. Föreslag är att styrelsen ska spela På flykt. Ida Reimegård kollar upp vilka datum det skulle gå att anordna på. 9. Verksamheter Ida Reimegård föredrar vad verksamheterna nedan innebär. 9.1 Jourhavande kompis 9.2 Vänner emellan 9.3 Vänner Emellan Storträffen 9.4 Rättvis handel 9.5 Läxhjälpen 9.6 PR-gruppen 9.7 RKUF Sport 9.8 FörSköna 9.9 Sommarskolan 10. Övriga frågor 10.1 Nycklar 3 av 6
Samtliga styrelseledamöter bör ha nycklar till föreningslokalen. Ida Reimegård får i uppdrag att maila Ulrika Hanebring på SRK för att vi ska kunna få ut nycklar. Styrelsen skall även utse en nyckelansvarig inom sig (se under punkt 10.7). 10.2 Styrelsens besluts sätt Det är för upp till styrelsen att inom sig bestämma hur dess beslut ska tas. Styrelsen beslutar att alla beslut i styrelsen tas med enkel majoritet. Vid lika röstetal har ordföranden utslagsrösten. 10.3 Val av vice ordförande Styrelsen beslutar att välja Malin Bohlers till vice ordförande. 10.4 Val av vice kassör Styrelsen beslutar att välja Victor Dudas till vice kassör. 10.5 Val av kommunikatör Styrelsen beslutar att välja Sofie Gelinder till kommunikatör. 10.6 Val av firmatecknare Styrelsen beslutar att välja Ida Reimegård, personnummer 19860609-2701 och Hannah Matkala Nylander, personnummer 19930409-9147 till firmatecknare genom omval. Styrelsen beslutar att välja Victor Dudas, personnummer 19871228-2477 till firmatecknare genom nyval. Styrelsen beslutar att enskild firmatecknare inte får ta ut mer än 5000 sek per tillfälle. 10.7 Uppdelning av ansvarsområden Styrelsen beslutar att fördela ansvarsområdena enligt följande: Ida Reimgård - Ansvarig för kontakt med SRK. - Ansvarig för kontakt med konsulenterna. - Ready ansvarig (delar ansvaret med Lisa Erkander). - Kontaktperson för FörSköna. - Samordnar verksamhetsplansskrivande och verksamhetsberättelseskrivande. Malin Bohlers - RÅM samordnare. - FÅM förberedelse - Kontaktperson rättvis handel Hannah Matkala Nylander - Mångfaldsarbetes ansvarig. 4 av 6
Victor Dudas - Kontaktperson Jourhavande kompis. - Nyckelansvarig. Linus Hagander - Utbildningsansvarig. - Kontaktperson vänner emellan fadderdelen. - Kontaktperson vänner emellan storträffen. Lisa Erkander - Kontaktperson läxhjälpen. - Medlemsansvarig: *Välkomstkort till nya medlemmar. *Välkomna nya frivilliga. *Ready ansvarig (Delar ansvaret med Ida Reimegård). - Kontaktperson för sommarskolan. Sofie Gelinder - Hållbarutvecklings ansvarig. - Kontaktperson PR-gruppen. Jaś Szulkin - Mässansvarig. - Terminsavslutningsansvarig. - Affischering. - Kontaktperson RKUF sport. Gemensamma ansvarsområden - Mötesansvar/ Mötessekreterare. - Skrivande av verksamhetsplan. - Rekrytering. - Kallelse till FÅM. - Motionsskrivande. - Deltagande vid mässor. 11. Nästa möte Styrelsen beslutar att förlägga nästa möte till tisdagen den 25/3-2014 19.00. Mötesansvarig är: Ida Reimegård. Mötessekreterare utses i samband med nästa möte. 12. Mötet avslutas Ida Reimegård förklarar mötet avslutat. 5 av 6
Ida Reimegård, Ordförande Lisa Erkander, justerare Sofie Gelinder, justerare Vid protokollet: Linus Hagander, mötessekreterare Uppsala, mars 2014 6 av 6