1 (16) Projekthandbok
2 (16) INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 Syfte... 3 2 Projektprocessen... 3 3 Projektbeslut... 4 4 Organisation... 5 5 Projektledning och projektansvar... 6 6 Upprättande av projektplan... 6 7 Kalkylering... 7 8 Kostnadsstyrning... 8 9 Riskhantering... 9 10 Arbetsmiljöplan och samordningsansvar enligt AML... 9 11 Kvalitetsledning...10 12 Miljöarbete, miljöklassning och certifiering...10 13 Upphandling...12 14 Projekteringsledning...13 15 Rapportering och kommunikation...14 16 Myndigheter...14 17 Avslut och överlämnande av projekt...14 Revideringslogg Rev datum Rev punkter Upprättad av Godkänd 2015-07-10 Allmän uppdatering av dokumentet med Mats W Sven O bilagor. 2016-07-12 Allmän uppdatering av dokumentet med bilagor. Mats W Sven O
Beslut Beslut Beslut Beslut Projekthandbok 3 (16) 1 Syfte Syftet med projekthandboken är att säkerställa Skandia Fastigheters byggoch fastighetsprojekt med avseende på kvalitet, tid och kostnad genom att: Styra projektledningsarbetet i enskilda projekt. Ge verktygen att säkerställa och redovisa att projektet uppfyller kundkrav samt interna och externa krav. Projekthandboken ger vägledning vid upprättandet av projektplan. De avsnitt i handboken som direkt ställer krav på innehåll i projektplanen är markerade med i marginalen. 2 Projektprocessen Inom Skandia Fastigheter genomförs projekt av varierande storlek och komplexitet. Det innebär att olika arbetssätt måste användas för att kvalitetssäkra samtliga projekt. Projektprocessen åskådliggörs enligt skedesplan där de olika skedena redovisas tillsammans med beslut. Skedesplanen tillsammans med denna handbok är tänkt som en stomme att utgå från när projektplanen upprättas. I projektplanen ska det framgå och motiveras vilka tillägg och avsteg som gjorts från skedesplanen. Projekt ska genomföras i de definierade och avgränsade skedena. Omfattningen av de aktiviteter som ska beaktas i de olika skedena varierar beroende på projektets storlek och komplexitet. Successiva beslut om fortsättning fattas utifrån olika beslutsunderlag. Beslutsprocessen för projektet klarläggs under förstudieskedet. Behovsanalys Programhandlingsskede Systemhandlingsskede Förstudieskede Genomförandeskede Överlämnandeskede Nedan beskrivs kortfattat olika skeden i processen, se även dokument skedesplan. Behovsanalys Syftet med behovsanalysen är att: Klargöra varför en förändring behövs och specificera faktiska behov. Formulera mål och strategier som underlag för kommande beslut. Förstudieskede I förstudien prövas olika alternativ till lösningar på det som beskrivits i behovsanalysen. Olika förslag tas fram vid behov för att ytterligare beskriva produkten. Resultatet av arbetet är en rapport som ska innehålla funktionsbeskrivning, inventering, teknisk redovisning, miljöklassningssystem, kostnadsbedömning, riskanalys, uppskattad tidsåtgång och
4 (16) investeringskalkyl för projektet. Fördelning mellan kostnad och investering och momsfrågor utreds. Projektets förutsättningar, såsom teknisk skuld, fastighetens skick, miljöförutsättningar och marknadsförutsättningar beaktas också. Rapporten ska innehålla förslag till fortsatt arbete i följande skeden: Programhandlingsskede Utgångspunkten för programarbetet är de dokument som benämns Standards. De finns upprättade för bostäder, köpcentrum, kontor och vårdboende. Dokumenten ska fungera som underlag och stöd vid upprättande av det specifika programmet för varje enskilt projekt. Resultatet sammanfattas i en rapport som bl.a. redovisar programkrav, programskiss, kostnader, intäkter, avkastning, organisation, huvudtidplan och risker. Fördelning mellan kostnad och investering och momsfrågor utreds. I de fall där flera alternativ studerats ska också ett huvudalternativ tas fram. Systemhandlingsskede Systemhandlingar innebär en fördjupad studie av det alternativ som valts/utretts i programhandlingsskedet och ska vara kalkylerbara. Kompletterande undersökningar som är relevanta för projektet genomförs. Resultatet sammanfattas i dokumenten ritningar, övergripande tekniska beskrivningar, rumsfunktionsprogram, organisationsplan, huvudtidplan, systemhandlingskalkyl och en avkastningskalkyl. Genomförandeskede Skedet innebär projektering av förfrågningsunderlag, upphandling, detaljprojektering av bygghandlingar och produktion. Projektering, upphandling och produktion hanteras olika beroende på val av genomförandeform. Överlämnandeskedet I anslutning till slutbesiktning ska projektet överlämnas till förvaltningen som i sin tur överlämnar till hyresgäst. Skedesplan för projekt 1 3 Projektbeslut Inför varje beslut om att starta ett projekt i bolagets fastigheter ska ett projektbeslut upprättas i enlighet med anvisningarna som finns i mall för projektbeslut. Ett projekt kan startas först efter det att ett projektbeslut har blivit godkänt. Ett beslut kan omfatta hela processen från behovsanalys till överlämnande eller delar av processen fram till en ny kommande beslutspunkt. Vid projekt som har 100% kostnadsföring upprättas beslut enligt separat mall Beslut kostnadsprojekt.
5 (16) Projektcontroller kontrollerar avlyftbar moms med bolagsansvarig. Om nyckelpersoner i projektet ändras i förhållande till projektbeslutet ska mallen Ändring av handläggare i projekt användas. Mall projektbeslut 2 Mall beslut kostnadsprojekt 3 Mall ändring av handläggare i projekt 4 4 Organisation Organisation och roller ska klargöras tidigt i projektet och detta görs i den projektspecifika projektplanen. Organisationen följs upp och vidareutvecklas under projektets gång för att säkerställa att denna fortfarande är relevant och den mest lämpade för varje skede. Följande roller och mandat ska klargöras: Projektansvarig Projektägare Fastighetschef Marknadsområdeschef Förvaltare Teknisk förvaltare Uthyrare Projektledare, extern Miljöansvarig i projektet Projektansvarig En projektansvarig utses för projektet som ansvarar för att organisera projektarbetet inom ramen för projektbeslutet, detta görs i samråd med projektägaren. Det är en anställd inom Skandia Fastigheter som ska ha rollen som projektansvarig. För att kunna arbeta som projektansvarig krävs relevant kompetens och erfarenhet inom projektledning av bygg- och fastighetsprojekt. Det är av stor betydelse att hänsyn tas till projektets komplexitet när projektansvarig utses. I projekt med detaljplanefrågor och övriga komplexa frågor ska en projektchef från enheten Projekt & Teknik utses som projektansvarig. Den projektansvariges uppgift är att samordna, leda, följa upp och styra projektarbetet. Projektansvarig har det övergripande ansvaret internt för att projektets kostnader ryms inom fattade beslut, samt ett ansvar för tider, teknik, arbetsmiljö, miljö och myndighetsrelaterade frågor. Den projektansvarige företräder byggherren inom ramen för fattade beslut. Projektägare Projektägaren ansvarar för fastighetens drift och förvaltning, hyresgästfrågor som t.ex. uthyrning av lokaler och hantering av befintliga hyresgäster. I samråd med projektansvarig säkerställs att tillräckliga personella resurser
6 (16) finns tillgängliga för projektets organisation. Projektägaren ansvarar för att fatta beslut om programändringar som innebär avsteg från projektbeslutet. Projektledare I flertalet projekt utses en projektledare. Extern projektledare ska anlitas från ramavtalat projektledningsföretag. Projektledarens uppdrag är att driva projektet utifrån uppsatta mål i projektbeslutet. Projektledaren ska rapportera projektet till den projektansvarige. Styrgrupp I projektbeslutet anges om en styrgrupp ska skapas, och det är projektansvarig och projektägare som i samråd sätter samman styrgruppen. Styrgruppens uppgift är att följa upp, bevaka och vara delaktig i beslutsprocessen. Projektansvarig ansvarar för att styrgruppsmöten genomförs och dokumenteras. Uppföljning av enskilda projekt Rutiner för uppföljning ska beskrivas i varje projekt och detta sker i projektplanen. Projektsäkring Enheten Projekt & Teknik kommer att genomföra projektsäkringar i bolagets bygg- och fastighetsprojekt. Syftet med dessa projektsäkringar är att säkerställa och föreslå förbättringar i styrningen av projektet, samt lämna erfarenheter mellan de olika projekten. 5 Projektledning och projektansvar Den som utsetts till projektansvarig för ett projekt ansvarar för projektet och att denna projekthandbok följs i tillämpliga delar. Startmöte i projektet I ett tidigt skede genomförs ett startmöte. Syftet med mötet är bland annat att överlämna och gå igenom de förutsättningar (inkl. befintlig dokumentation) som gäller för projektet. 6 Upprättande av projektplan Projektansvarig ansvarar för att en projektplan upprättas för projektet i programskedet. Projektplanen är ett levande dokument som ska uppdateras kvartalsvis under hela projektet. Vid uppdatering av projektplan ska gällande version av projekthandboken och dess dokumentförteckning anges i revisionshistoriken och eventuella förändringar i dessa som inte förs in i projektplanen ska motiveras. De delar som ska planeras, genomföras och följas upp kontinuerligt under hela projektets gång är: Kostnadsstyrning Upphandling Kvalitetsledning Miljö- och energiledning samt miljöklassningssystem Riskhantering Kommunikation
7 (16) Tidplanering Organisation Myndigheter Produkten Utifrån ovanstående punkter ska det formuleras mätbara mål för projektets framdrift som ska följas upp under hela projektet, gärna enligt modellen balanserat styrkort. I projektplanen ska det anges att en konstruktionsgenomgång ska genomföras innan projektet övergår i ett genomförandeskede. Förenklad projektplan För mindre komplexa projekt kan en förenklad projektplan upprättas, beslut om detta ska redovisas i dokumentet projektbeslut. Mall projektplan 5 Mall förenklad projektplan 6 Mappstruktur i fastighetsprojekt 7 7 Kalkylering Kalkylering indelas i en kostnadskalkyl och en investeringskalkyl. Mindre projekt som rör driftkostnadsoptimering kan med fördel lönsamhetsberäknas med LCC-kalkyler och större projekt med en kassaflödeskalkyl. Vid större projekt involveras Affärsutveckling för investeringskalkylen. Kostnadskalkyl Kalkyler ska upprättas av personer med god kännedom om kostnader i relevanta projekt. I projektplanen ska det framgå vilka kalkyler som ska upprättas i projektet och vilka personer som ansvarar för dessa. När man uppskattar kostnaderna måste det tas hänsyn till variationer och osäkerheter i modellerna, orsakerna och konsekvenserna av dessa i den slutliga kalkylen. Vid kalkylering ska (minst) följande delar beaktas och fördelas: Värdehöjande (investering) Ej värdehöjande (underhåll) Ev. inredning och utrustning Ev. ökning/minskning av driftkostnaden Ev. hantering av hyresgästens inredning/utrustning Moms (avlyftbar/ej avlyftbar) En uppdelning av de värdehöjande kostnaderna (investering) efter ekonomisk livslängd ska ske enligt nedan: Byggnad Byggnadsinventarier Markanläggningar Inventarier, verktyg och installationer Moms (avlyftbar/ej avlyftbar)
8 (16) Det ska redovisas vilka handlingar som är underlag till kalkylerna och klart framgå om, och i så fall vilka, kostnader som ej är medtagna i kalkylen. Kalkylerna sammanställs i Projektstyr och biläggs sedan förslag till projektbeslut, se manual för "Projektstyr". Investeringskalkyl I alla större projekt ska en investeringskalkyl upprättas som uppvisar projektets vinst i kronor alternativt en utvecklingsvinst uttryckt i procent. I bedömningen beaktas både framtida intäkter men även vilken konsekvens minskade drift- och underhållskostnader får på fastighetens värde. Beslut och budget Efter att man har fattat beslut om fortsatt arbete omarbetas kalkylen till en budget. Beslut fattas enligt gällande delegationsregler. Basbudgeten ska vara periodiserad. Vid större projekt som pågår under en längre tid kan det vara aktuellt att arbeta med flera olika budgetar som jämför alternativa kostnadslägen och finansiering. Exempel på sådana är likviditetsprognoser, betalningsplaner med och utan index etc. Kontoplan i fastighetsprojekt 8 8 Kostnadsstyrning Projektansvarig ansvarar för att kostnader kalkyleras, optimeras, budgeteras, följs upp och prognostiseras. Ekonomin ska följas upp och styras kontinuerligt och integrerat med övriga aktiviteter under projektets livscykel. Budget, programändringar, avvikelser, reviderad budget, bokförda kostnader och slutkostnadsprognoser i projektet ska följas upp och styras med hjälp av ekonomisystemet Projektstyr i Agresso. Instruktioner för detta finns i separat manual för Projektstyr. I den mån behov av förändringar uppstår under projektet ska dessa kalkyleras samt eventuella tidskonsekvenser och andra konsekvenser ska klarläggas. Ekonomistyrning i Agresso Kund- och leverantörsfakturering i bolaget sker i ekonomisystemet Agresso och all fakturahantering är elektronisk. Budget, prognos, avvikelser, projektförändringar och utfall hanteras via Projektstyr. Hantering av kostnader under garantitid Projekt ska i normalfallet avslutas i Agresso senast inom 4 månader efter att projektet avslutats (tekniskt). Kostnader för garantibesiktningar tas i förvaltningen.
9 (16) Mall avslut av projekt 9 Manual elektronisk fakturahantering 10 Manual projektstyr 11 Mall ändrings- och tilläggsarbete 12 9 Riskhantering I projekt finns det alltid risker av olika kategorier (exempelvis; organisation, tider, ekonomi, utformning). Arbetet med strukturerade riskanalyser ska inledas på ett tidigt stadium i ett projekt, gärna redan i förstudien. Riskanalyserna med förslag till åtgärder, ska finnas framtagna inför de olika beslutsskedena. Riskhanteringen ska ske kontinuerligt och strukturerat under projektets livscykel. Riskanalysen sammanställs och redovisas. I projektplanen ska framgå hur risker identifieras och hanteras i projektet. Ekonomiska risker bör bedömas i pengar och framgå som riskpåslag redovisade såväl i riskanalys som på relevanta konton i projektets budget. Mall riskanalys 13 Mall riskhanteringsplan 14 10 Arbetsmiljöplan och samordningsansvar enligt AML Enligt gällande lagstiftning har den som låter utföra byggnads- och anläggningsarbete (byggherren) ett mycket stort ansvar för arbetsmiljön, från projektering till brukande. I pågående projekt i en fastighet kan arbetsmiljöansvar ligga på flera personer/bolag. Fastighetsägaren och anlitade entreprenörer har båda ansvar för arbetsmiljön i egenskap av arbetsgivare. Vid tecknade av entreprenad- och konsultavtal är det därför viktigt att reglera vem av parterna som ska ha samordningsansvaret ("byggarbetsmiljösamordnare"). Byggherrens arbetsmiljöansvar vid ny- och ombyggnad omfattar kortfattat: Projektering för god arbetsmiljö för såväl uppförande som under förvaltning Samordningsansvar (byggarbetsmiljösamordnare) Förhandsanmälan Arbetsmiljöplan Ansvarig för hantering av arbetsmiljöfrågor är den projektansvarige. För att dokumentera om det krävs en arbetsmiljöplan i projektet ska checklista arbetsmiljöplan användas i samtliga projekt.
10 (16) I projektplanen ska framgå: Vem som ansvarar för att förhandsanmälan utförs. Vem som ansvarar för samordning av arbetsmiljön ( BAS-P och BAS-U ). Vem som ansvarar för att en arbetsmiljöplan upprättas, anslås och följs upp. Vem som ansvarar för att skyddsronder genomförs och att anmärkningar åtgärdas. Vem som ansvarar för brandskyddsfrågor på arbetsplatsen. Skandia Fastigheters handbok för arbetsmiljö 15 Mall arbetsmiljöplan stora projekt 16 Mall förhandsanmälan Arbetsmiljöverket 17 Skandia Fastigheters säkerhetsföreskrifter 18 11 Kvalitetsledning Upprättande av kvalitets- och kontrollplaner För varje projekt ska kvalitets- och kontrollplaner upprättas i tillämpliga delar för projektet. Projektets komplexitet avgör utformning och innehåll i planerna. Kvalitetskrav vid upphandling av entreprenörer och konsulter Huvuddelen av kontrollen i projekten sker genom leverantörernas egenkontroll, vilken ska dokumenteras, kontrolleras och överlämnas i samband med projektavslut. Krav ska ställas på att leverantörerna i erforderlig omfattning ska upprätta kvalitetsplaner (kontrollplaner) för den specifika tjänsten. Projekterande konsulter ska ta fram underlag till den egenkontroll som entreprenörerna ska utföra. Projekterande konsulter ska även upprätta arbetsmiljöplan, eller underlag till sådan, för det specifika projektet inom sitt fackområde. Entreprenörer ska, beroende på entreprenadform, upprätta underlag till arbetsmiljöplan alternativt upprätta arbetsmiljöplan. Slutkontroll av entreprenadarbeten sker i normalfallet via traditionella slutbesiktningar som utförs av fackspecifika fristående sakkunniga besiktningsmän. Diligentia ska via avtalen förbehållas rätten att genomföra revisioner hos leverantören. Revisioner ska utföras och detta ska beskrivas i projektplan. 12 Miljöarbete, miljöklassning och certifiering Skandia Fastigheter är certifierade och bedriver sitt miljöarbete i enlighet med ISO 14001. Som dokument till den här projekthandboken finns ett miljöprogram. Det beskriver de miljöaspekter som alltid ska beaktas.
11 (16) Miljöklassningssystem Skandia Fastigheter har beslutat att alla ny-, om- och tillbyggnader ska miljöcertifieras i enlighet med matrisen nedan till lägst dessa nivåer. I de projekt där det anses finnas skäl till att inte använda det certifieringssystem eller den lägstanivå som visas i matrisen ska utredning genomföras. Resultatet av utredningen ska motiveras med förslag till alternativt system/nivå och presenteras för projektets styrgrupp. Beslut om nivå och system ska ske under projektets programhandlingsskede samt dokumenteras skriftligen i styrgruppsprotokoll alternativt annat beslutande forum i projektet. Ombyggnad Nybyggnad Bostäder Miljöbyggnad Silver Miljöbyggnad Silver Övrigt Miljöbyggnad Silver alt. Breeam Very Good Breeam Very Good Miljösamordnare ska anlitas som sakkunnig tidigt i projektet. Denna ska hjälpa till att ta fram den projektanpassade miljöplan som ska gälla genom hela projektet. Miljöplanen grundas på miljöprogrammet samt aktuell klassningsnivå/-system. Det kan även finnas specifika krav från annat håll som ska med. Exempelmall för miljöplan finns. Miljökonsekvensbeskrivning och tillståndsansökan För projekt ska miljökonsekvensbeskrivning upprättas om det är ett krav beroende på projektets storlek eller art. Lagkrav framgår bland annat av Miljöbalken och Plan- och Bygglagen. Erforderliga tillstånd och anmälningar ska sökas hos tillsynsmyndighet. Rivningsinventering Rivningsinventering ska genomföras i alla om- och tillbyggnadsprojekt där rivning av anläggning, byggnad eller del av byggnad innefattas. Rivningsplan och Avfallsplan I de fall som en rivningsplan erfordras och i de fall som farligt avfall kan antas förekomma ska alltid en rivningsplan upprättas. Planen ska redovisa hur avfallet kommer att hanteras i projektet. I större projekt upprättas en avfallsplan. Miljöfarlig verksamhet och hälsoskydd Projektansvarig ansvarar för att kontakt tas med aktuell miljömyndighet då projektet eller den planerade verksamheten omfattas av Förordningen (1998:899) om miljöfarlig verksamhet och hälsoskydd.
12 (16) Konsulters och entreprenörers miljöarbete Konsulter och entreprenörer i projekten ska ange vem som är miljöansvarig i projektet. Dessutom ska varje aktör redovisa miljöplaner baserade på kraven i miljöprogrammet. Planerna ska godkännas, detta ska ske innan de berörda aktiviteterna påbörjas. Uppföljning I varje projekt ska ställda miljökrav följas upp i projektets alla skeden, detta kan göras i form av revisioner. Skandia Fastigheters miljöprogram för projekt 19 Mall för projektanpassad miljöplan 20 13 Upphandling Upphandling ska ske enligt Skandia Fastigheters upphandlingspolicy och riktlinjer på ett sätt som är förenligt med god affärssed och branschens förhållningsregler. Projektansvarig ska tillse att varje anlitad leverantör följer Skandia Fastigheters uppförandekod för leverantörer. Vid upphandling av leverantörer ska krav på kvalitets- och miljösäkring ställas på leverantörerna. För samtliga arbeten där det sammanlagda värdet av arbetena överstiger 20 000 kr ska skriftliga avtal upprättas. avtal ska alltid upprättas om uppdraget avser utförande av hantverkstjänster. Avtal ska utformas som kontrakt eller upphandlingsprotokoll och beställningsskrivelse innehållande bland annat: Administrativa föreskrifter. Specificering av kontraktshandlingar. Tidplan. Övriga förutsättningar som är viktiga för projektets genomförande. Vid upprättande av administrativa föreskrifter ska punkter och formuleringar enligt följande dokument ingå: AF konsult AF-generella avsteg och förtydliganden Innan avtal skrivs ska en kontroll ske att tilltänkt avtalspart betalar lagstadgade avgifter och skatter och är registrerade för F-skatt. Kontroll ska ske hos Skattemyndigheten. Detta krav ska föras vidare på entreprenörers underentreprenörer. Vid upphandling i projekt där fler delentreprenader upphandlas ska garantitiderna samordnas till en gemensam garantitid för projektet i sin helhet.
13 (16) Sekretess Vid anlitande av leverantörer som kan få tillgång till känslig information om bolagets verksamhet, kunder, leverantörer etc. ska en sekretessförbindelse tecknas med leverantören. Sekretessförbindelsen består av två delar: 1. Bolag, som skrivs under av avtalsparten för att ringa in bolagsansvaret för sekretess. 2. Anställd, för att fånga upp de individer som de facto kommer i kontakt med konfidentiella uppgifter. Säkerheter Säkerheter från leverantörer ska arkiveras centralt hos bolaget enligt rutinbeskrivning. Skandia Fastigheters uppförandekod för leverantörer 21 Mall anbudssammanställning 22 Underlag för upprättande av AF konsult 23 Underlag för upprättande av AF entreprenad 24 Mall avrop ramavtal projektledningstjänster 25 Mall kontrakt entreprenad med förenklad AF enligt 26 ABT06 Mall kontrakt konsulttjänst med förenklad AF enligt 27 ABK09 Mall förenklat kontrakt entreprenad alt. konsulttjänst 28 Översikt över garantier, försäkringar och säkerheter 29 Mall sekretessförbindelse bolag 30 Mall sekretessförbindelse anställd 31 14 Projekteringsledning Projekteringens mål Övergripande mål för projekteringen ska vara att planera och projektera byggnader och anläggningar som uppfyller följande krav: Ekonomiska, både på kort och lång sikt Energieffektiva Hyresgästers krav och behov Ombyggnad sker på byggnadens villkor d.v.s. hänsyn ska tas till kulturhistoriska värden, kvarboende hyresgäster och ekonomi Enkla, användarvänliga och väl fungerande tekniska system Tillgänglighetskrav God arbetsmiljö både under produktion och förvaltning Sunda med bra inneklimat Miljövänliga och hållbara Upprättade handlingar ska vara tydligt redovisade samt beräkningsbara för upphandling och utförande. Standard, för respektive segment, ska fungera som utgångspunkt för projekteringen.
14 (16) Projekteringsledningen ansvarar för att det som projekteras ryms inom fastslagen budget och att uppsatta mål för drift- och underhållskostnader uppfylls. I projektplanen ska det framgå hur det säkerställs att kraven enligt Arbetsmiljöverkets anvisningar följs. I projektplanen ska det framgå hur det säkerställs att kraven i projekteringsanvisningarna följs i projekteringsgruppen. Projekteringshandlingars utförande Skandia Fastigheters anvisningar för ritningshantering ska följas. Standard för bostäder 32 Standard för vårdboende 33 Standard för kontor och teknisk matris 34 Standard för köpcentrum 35 Skandia Fastigheters anvisningar för ritningshantering 36 15 Rapportering och kommunikation Projektrapporter Projektrapporter upprättas inför styrgruppsmöte eller motsvarande avstämning i projektet. Kommunikation I projekten är det viktigt att rätt information distribueras till rätt målgrupp och vid rätt tillfälle. Behov av information varierar med de olika projektens karaktär. Det är viktigt att klarlägga vilka behov som finns i projektet och med övriga som berörs av projektet. I lite mer krävande projekt är det lämpligt med en kommunikationsplan. Vid ombyggnationer är det viktigt att de hyresgäster som vistas i lokalen får information om vad som pågår, vem som ska utföra arbetet, när arbetet startar och när det beräknas vara färdigt. Mall projektrapport 37 16 Myndigheter Projektansvarig ansvarar för att erforderliga ansökningar, besiktningar och anmälningar till myndigheter görs. 17 Avslut och överlämnande av projekt Slutbesiktning av entreprenadarbeten Förvaltningen informeras i god tid om när slutbesiktning kommer att ske.
15 (16) Innan besiktningsman i utlåtande godkänner entreprenad och projektet ska följande ha skett: Erforderlig utbildning av förvaltningsorganisation ska vara genomförd. Instruktion för hur uppkomna fel under garantitiden ska hanteras och dokumenteras ska ha överlämnats till förvaltningsorganisationen. Instruktionen ska även innehålla relevanta kontaktuppgifter för felanmälan. De anläggningsdelar som är i behov av, men ej omfattas av, service under garantitiden ska finnas sammanställda i en lista som överlämnats till förvaltningsorganisationen. Övriga intyg som krävs för att byggnadsnämnd ska kunna utfärda slutintyg, så som OVK, intyg om CE-märkning m.m. ska vara överlämnade. Överlämnande till förvaltning När projektet är genomfört ska ett överlämnande- och avslutsmöte ske med förvaltare. Projektansvarig ansvarar för att relevant dokumentation överlämnas. Överlämnande till hyresgäst Projektansvarig lämnar tillsammans med förvaltare över lokalen till hyresgäst. I samband med överlämnandet ska en särskild inflyttningsbesiktning av lokalen utföras med hyresgästen. Denna ska skiljas från de traditionella slutbesiktningarna som genomförs i entreprenader. Framtagande av en brukarinstruktion, "husguide", avgörs för varje projekt. Ekonomiskt avslut Projektansvarig informerar projektcontroller att projektet kan avslutas. När projektet ska avslutas ekonomiskt fyller projektansvarig i avslutsmall och dokumentet signeras även av slutattestant. Garantitid Förvaltningsorganisationen ansvarar för fel under garantitiden. Hantering av fel under garantitiden ska planeras i samråd mellan projektansvarig och förvaltningsorganisationen. Formulär för registrering av entreprenad i DeDU ska fyllas i av projektansvarig och överlämnas till ansvarig för underhåll av DeDU. Dokumentation Projektansvarig sammanställer dokumentation med stöd av checklista för projektdokumentation och ansvarar även för att vid avslutat projekt överlämna relationshandlingar digitalt till ansvarig för digitalt handlingsarkiv. Konsult- och entreprenadkontrakt samt garantisedlar ska sparas i original. Alla kontraktshandlingar ska dessutom sparas digitalt i PDF-format. Erfarenhetsåterföring I slutet av varje projekt ska en erfarenhetsåterföring ske. Ansvarig för att detta sker och hur den ska göras är projektansvarig. Projektansvarig tillser också att en slutrapport tas fram för projektet.
16 (16) Är en styrgrupp utsedd ska ett avslutande möte hållas där bl.a. gjorda erfarenheter delges. Återföring av gjorda erfarenheter i projektet som har bäring på våra Standards ska skriftligen delges respektive ansvarig. Checklista överlämnande till förvaltning 38 Mall kontaktlista vid överlämnande 39 Mall kvittens handlingar i samband med överlämnande 40 till förvaltning Checklista för projektdokumentation i fastighetsprojekt 41 Anvisningar drift och underhållsinstruktioner 42 Formulär för registrering av entreprenad i DeDU 43 Checklista erfarenhetsåterföring i projekt 44 Mall slutrapport i projekt 45