Hearing gällande HR-personalsystem för hela Region Gävleborg Inledning En upphandling kan föregås av en så kallad Hearing. En Hearing är ett sätt för Region Gävleborg att i detta fall samla information om de på marknaden förekommande HR-personalsystem. Region Gävleborg förbinder sig inte att genomföra en upphandling i anslutning till eller efter denna Hearing. Ingen ekonomisk ersättning utgår för att delta i en Hearing. Plats: Tid: Hearing kommer att äga rum inom Gävle sjukhus. Tid och plats meddelas i augusti. Hearingen kommer att äga rum under vecka 34 eller 35. Varje leverantör tilldelas 3och en halv timme (3,5 t) timmar för presentation. Syfte Region Gävleborg har beslutat att undersöka vad marknaden har att erbjuda avseende HRpersonalsystem. Vi vill med denna hearing få fördjupad information om vad ni kan erbjuda för tjänster och funktionalitet inom HR-system med fokus på frågeställningar enligt bilaga 1och bilaga 2. Beskrivning av Region Gävleborg Gävleborgs län har ca 275 000 invånare. Länet består av två landskap, Gästrikland och Hälsingland. De större tätorterna i Gästrikland är Gävle, Sandviken och Hofors. Tätorterna i Hälsingland är Hudiksvall, Bollnäs, Ljusdal och Söderhamn. Sjukhusvård bedrivs i Gävle, Hudiksvall, Bollnäs, Ljusdal, Söderhamn och Sandviken. Utöver detta ingår hälsocentraler och tandvårdsenheter inom länet. För mer information om Region Gävleborgs organisation och verksamheter se www.regiongavleborg.se. Presentation och frågeställningar: I bilaga 1följer ett antal frågeområden som vi vill ha svar på under hearingen. Ytterligare frågor kan tillkomma under er presentation. Bilaga 2 är IT- frågor som besvaras innan hearingen och skickas med mail till Börje Lindholm. Leverantören förväntas hinna presentera samtliga ställda frågeställningar i bilaga 1under hearingen. Vi önskar få ta del av er presentation för vårt fortsatta arbete. Att svara på inbjudan Region Gävleborg önskar svar angående deltagande senast tisdag den 2016-08-10 per mail till borje.lindholm@regiongavleborg.se. Eventuella frågor som ni har bifogas anmälan besvaras från vecka 31. Med vänlig hälsning Region Gävleborg Börje Lindholm och Eva Lassander Bilaga 1: Frågor till leverantör Bilaga 2: IT frågor
Frågor till leverantör Hearing HR-personalsystem 1. Schemaläggning: Hur läggs scheman och finns möjligheter till optimering/schemaläggningsstöd utifrån olika kompetenser och yrkesgrupper. Hur tar schemaläggningen hänsyn till gällande lagstiftning? Hur sker samplanering mellan yrkesgrupper/arbetsplatser? 2. Egenrapportering medarbetare: Presentera utifrån grupperna: Läkare Övrig personal 3. Arbetad tid: Hur skapas och vilka möjligheter finns att följa upp faktiskt arbetad tid utifrån den anställdes registrerade tid och schema (frånräknat ledigheter). 4. ATL-tid: Presentera arbetstidsjournal för: Läkare Övrig personal 5. Lokala avtal: Hantering av lokala kollektivavtal. 6. Flextidshantering: Presentera er funktionalitet 7. Behörigheter, roller och organisationsträd: Presentera hantering. 8. Löneöversyn: Hur ser stödet ut för hela processen under löneöversyner från förhandlingsunderlag till resultat och statistik. 9. Rekrytering: Annonsering av lediga tjänster och stöd för kompetensbaserad rekrytering. 10. Stöd Rehabiliteringsprocessen: Presentera 11. Utveckling: Hur ser er framtida utveckling ut? 12. Pris: Kan funktionerna grupperas och prissättas, hur? 13. Upphandling: Erfarenheter från tidigare upphandlingar, vad bör vi tänka på?
IT- Frågor till leverantör Hearing HR-personalsystem 1. Driftalternativ för systemet: Är det möjligt att köra systemet som: -Molntjänst? -Intern drift hos LG? 2. På vilken plattform installeras systemet? -Operativsystem på servrar (vi har för närvarande Windows Server 2012 R2) -Vilken webservermiljö används? (MS IIS 7.0?) -Vilken databashanterare används? (SQL?, Vilka versioner stöds?) 3. Hanterar systemet virtuell servermiljö? 4. Går systemet att köra i Windows terminalservermiljö? 5. Vilket mailsystem används i systemet? 6. Vilka Officeprodukter används i systemet? 7. Vi använder för närvarande funktionsskrivare (s k Follow print som verifierar användarens utskrift via e-tjänstekortet). Fungerar systemet i den miljön? 8. Använder system några tredjepartsprodukter? 9. Är systemet webbaserat? 10. Behövs lokal klientinstallation för någon del av systemet? 11. Är systemet möjligt att köra i VDI-miljö?
12. Är systemet förberett för EU:s dataskyddsförordning (som börjar gälla från mitten av 2018)? 13. Beskriv hur och om filer skickas via internet (Webservice via SSL, SFTP eller annan lösning?) 14. Hur lagras data i systemet (exempelvis personuppgifter, organisationsträd)? 15. Kan systemet hantera organisationsförändringar? Hur? 16. Finns integration mot befolkningsregistret? 17. Hur sker inloggning i systemet? (SSO?, Hur?) 18. Är verktyget på svenska, dvs hantera å, ä och ö? 19. Finns indexerad hjälp tillgänglig för att få guidning i varje moment/aktivitet som utförs? 20. Går det att komplettera verktyget med egna hjälptexter? 21. Är verktyget anpassat för skärmupplösningar till olika enheter, dvs responsivt? 22. Är verktyget rollbaserat? 23. Kan användare utifrån sin profil/roll via en portal ha åtkomst till alla nödvändiga funtioner oavsett i vilket verktyg funktionen finns? T ex "externa länkar" till andra verktyg.
24. Kan verktyget hantera organisatorisk sekretess? 25. Påverkas prestandan av antalet anställda och storlek på organisationsträdet? 26. Har vertyget funktioner för att hantera skyddade identiteter? 27. Loggas alla aktiviteter som någon gör i verktyget? 28. Går det att söka loggade poster på visst datum? 29. Går det att söka loggade poster på viss användare? 30. Finns funktion för utskrift? 31. Finns funktion för att överföra rapporter till Excel, Word och PDF? 32. Kan navigering ske med kortkommandon i verktyget? 33. Finns underhålls- och supportorganisation? 34. Beskriv kontaktytor, återkopplingstid, öppettider. 35. Har verktyget ett väldefinierat och standardiserat gränssnitt som möjliggör migrering av data från befintliga system? 36. Har verktyget ett väldefinierat och standardiserat gränssnitt för synkronisering och uppdatering av ändrat data efter genomförd migrering?
37. Har verktyget ett väldefinierat och standardiserat gränssnitt som möjligör integrationer av data mellan olika moduler eller tredjepartsprodukter? 38. Går det att schemalägga/automatisera bearbetningar och integrationer? 39. Går det att utifrån givna regler arkivera eller gallra data med automatik? Denna frågebilaga med svar skickas per mail till borje.lindholm@regiongavleborg.se senast 2016-08-10.