INNEHÅLLSFÖRTECKNING Församlingsrådet i Esbo svenska församling 04.10.2016 18:30 07/2016 FÖREDRAGNINGSLISTA Föredragninslista... 1 1 ESBO SVENSKA FÖRSAMLINGS FRAMTIDSREDOGÖRELSE KYRKAN I ESBO 2017-2021... 2 2 PERSONALUTBILDNINGSPLAN ÅREN 2017-2019... 4 3 BEHOVSUTREDNING GÄLLANDE EN TOTALRENOVERING AV HAGALUNDS KYRKA... 6 4 BESLUT OM ANVÄNDINGEN AV INKOMSTERA AV FÖRSÄLJNINGEN AV FÖRSAMLINGENS TIDIGARE STÖDBOSTAD... 7 5 NAMNET PÅ FÖRSAMLINGARNAS KAPELL I ISO OMENA... 8 6 KYRKOHERDENS BESLUTSFÖRTECKNING... 9 7 ANMÄLNINGSRÄRENDEN... 10
Församlingsrådet i Esbo svenska församling FÖREDRAGNINGSLISTA 07/2016 Tid Plats 04.10.2016 18:30 Kyrkogatan 10, rum 307 TILL SUPPLEANTENA FÖR KÄNNEDOM! Servering kl. 18.00 MÖTETS AGENDA: MÖTETS ÖPPNANDE, LAGLIGHET OCH KONSTATERANDE AV BESLUTFÖRHETEN Inledningsandakten hålls av Camilla Vuoristo. VAL AV PROTOKOLLJUSTERARE I turen står Cecilia Alameri och Thea Kusénius. GODKÄNNANDE AV MÖTETS AGENDA Esbo 29.9.2016 Ordförande Roger Rönnberg 1
1 ESBO SVENSKA FÖRSAMLINGS FRAMTIDSREDOGÖRELSE KYRKAN I ESBO 2017-2021 1 ESBO SVENSKA FÖRSAMLINGS FRAMTIDSREDOGÖRELSE KYRKAN I ESBO 2017-2021 D/614/00.01.02.00/2016 Gemensamma kyrkofullmäktige godkände 21.9.2016 förslaget till strategi för Esbo församlingar Kyrkan i Esbo 2017 2021. Gemensamma kyrkorådets förslag godkändes med två tillägg: 1. Till samarbetsparterna tillades domkapitlen i Borgå och Esbo. 2. En formulering om att det ekumeniska samarbetet förstärks ytterligare. Enligt strategin ska de enskilda församlingarna fastställa sina egna framtidsdokument som anger riktlinjer för församlingsarbetet i respektive enhet. Framtidsdokumenten ligger i sin tur som grund för de mer konkreta verksamhetsplaner församlingsråden årligen fastställer. Esbo svenska församlings framtidsgrupp har uppgjort förslag till framtidsredogörelse för församlingen. I dokumentet är texten med svart färg citat från samfällighetens strategi medan den blå texten utgör församlingens egna riktlinjer. Framtidsgruppen består av församlingsrådsmedlemarna Thea Kusénius (ordförande), Pehr-Johan Björkstén, Ditte Sandholm, Camilla Vuoristo, samt av de anställda ledaren för barnverksamheten Helena Aitti-Lindberg, A-kantor Pia Bengts,, diakon Beatrice Karlemo och kyrkoherde Roger Rönnberg. De ovannämnda ändringarna som gemensamma kyrkofullmäktige gjorde är införda i den gemensamma strategin men inte i Esbo svenskas framtidsredogörelse. En uppdatering av redogörelsen kommer att delas ut på mötet. Barnkonsekvensbedömning Framtidsredogörelsen berör hela församlingens verksamhet och alla åldersgrupper Roger Rönnnberg, tfn. 0400-425257, roger.ronnberg@evl.fi BILAGA TILL FÖREDRAGNINGEN A. Förslag till framtidsredogörelse för Esbo svenska församling åren 2017 2021 B. Strategi för Esbo församlingar: Kyrkan i Esbo 2017-2021 2
1 ESBO SVENSKA FÖRSAMLINGS FRAMTIDSREDOGÖRELSE KYRKAN I ESBO 2017-2021 Församlingsrådet godkänner förslaget till framtidsredogörelse för Esbo svenska församling för åren 2017 2021. FÖR KÄNNEDOM Gemensamma kyrkorådet 3
2 PERSONALUTBILDNINGSPLAN ÅREN 2017-2019 2 PERSONALUTBILDNINGSPLAN ÅREN 2017-2019 D/612/01.03.00.01/2016 Kyrkans personalutvecklingsavtal förutsätter att församlingar med över 20 anställda gör upp en personalutbildningsplan. Planen ska ange vilka metoder som församlingen använder sig av för att möta behovet av utveckling bland personalen. Enligt avtalet kan metoderna vara t.ex. introduktion, personalutbildning, mentorskap, arbetshandledning och olika åtgärder som stöder inlärning och karriärutveckling. Avtalet förutsätter att en helhetsbedömning görs då utvecklingsplanen görs upp och att den är linje med församlingens verksamhets- och ekonomiplan. Planen ska sändas in till domkapitlet i Borgå stift inom oktober månad. Utvecklingsplanen innehåller två delar: dels den egentliga planen med de konkreta kurserna, rådplägningarna mm. och dels en bedömning av planen. I den konkreta planen ska personalutbildningen definieras antingen som nödvändig eller nyttig. En nödvändig kurs innebär att den anställda inte klarar av sina arbetsuppgifter om han eller hon inte deltar i kursen. Då erhåller också deltagaren automatiskt full lön under kurstiden och arbetsgivaren måste stå för alla rimliga kostnader som har ett direkt samband med kursen och betalar reseersättning enligt avtal. En nyttig kurs innebär att arbetsgivaren anser det vara motiverat att den anställda deltar i kursen och kan då, efter eget övervägande, betala lön respektive besluta om skäliga ersättningar. Beträffande de andra delarna som ingår i planen (rådplägning, arbetshandledning) är arbetsgivaren skyldig att betala full lön och avtalsenliga ersättningar. Kyrkoherden föreslår att församlingsrådet godkänner förslaget till personalutbildningsplan så att alla kurser är nyttiga förutom kurserna i första hjälp. Föreslås också att församlingen betalar full lön och alla kostnader även i det fall att en kurs klassificeras som nyttig. Den andra delen av planen, bedömningsdelen, innehåller principer för personautvecklingen utgående från församlingens verksamhetsplan, en bedömning av personalens yrkeskompetens, principer för att upprätthålla arbetsförmågan mm. Barnkonsekvensbedömning Personalutbildningsplanen berör hela församlingens verksamhet i alla åldrar Nina Lejonqvist-Jurvanen, tfn. 09-80503221, nina.lejonqvist-jurvanen@evl.fi 4
2 PERSONALUTBILDNINGSPLAN ÅREN 2017-2019 BILAGA TILL FÖREDRAGNINGEN A. Förslag till personalutbildningsplan för åren 2017-2020 B. Bedömning av utbildningsplanen Församlingsrådet besluter: a) godkänna förslaget till personalutvecklingsplan för åren 2017-2020 b) att församlingen står för deltagarkostnaderna och för kost och logi för samtliga kurser c) att församlingen betalar anställda full lön och avtalsenliga ersättningar i samtliga fall d) sänder planen för åtgärder till domkapitlet i Borgå stift. FÖR KÄNNEDOM Församlingens anställda Domkapitlet i Borgå stift 5
3 BEHOVSUTREDNING GÄLLANDE EN TOTALRENOVERING AV HAGALUNDS KYRKA 3 BEHOVSUTREDNING GÄLLANDE EN TOTALRENOVERING AV HAGALUNDS KYRKA D/50/03.03.01/2012 Hagalunds kyrka är i behov av en totalrenovering som enligt planerna kommer att påbörjas under år 2018. Församlingsrådet har möjlighet att ge utlåtande om behovsutredningen gällande renoveringen. Utredningen är uppgjord av en arbetsgrupp bestående av representanter för Tapiolan seurakunta, församlingarnas fastighetsavdelning och Esbo svenskas församlings representant, övervaktmästare Karl Grönqvist. Esbo svenska församlings verksamhet i Hagalunds kyrka begränsar sig till högmässor ca. en gång per månad, några konfirmationer per år och sporadiskt konserter och andra enskilda evenemang. Barnkonsekvensanalys Barnens och ungas behov i är beaktade i behovstutredningen Roger Rönnnberg, tfn. 0400-425257, roger.ronnberg@evl.fi BILAGA TILL FÖREDRAGNINGEN A. Behovsutredning gällande Hagalunds kyrka: Tapiolan kirkon peruskorjauksen tarveselvitys Församlingsrådet förordar för gemensamma kyrkorådet den uppgjorda behovsutredningen gällande Hagalunds kyrka. FÖR KÄNNEDOM Gemensamma kyrkorådet Tapiolan seurakunta 6
4 BESLUT OM ANVÄNDINGEN AV INKOMSTERA AV FÖRSÄLJNINGEN AV FÖRSAMLINGENS TIDIGARE STÖDBOSTA 4 BESLUT OM ANVÄNDINGEN AV INKOMSTERA AV FÖRSÄLJNINGEN AV FÖRSAMLIN- GENS TIDIGARE STÖDBOSTAD D/632/02.05.03/2016 Församlingsrådet beslöt 5.4.2016 sälja den lägenhet församlingen år 1998 erhöll genom ett testamente och som användes som diakonins stödbostad fram till slutet av år 2015. Bostaden såldes i maj för drygt 94 000 euro. Församlingsrådet bör fatta beslut om hur försäljningsintäkterna används. Eftersom bostaden användes inom och förvaltades av diakonin föreslår kyrkoherden att inkomsterna i första hand används för diakonala ändamål. En möjlighet är att använda en del av intäkterna för de personalkostnader som uppkommer p.g.a. den tilläggspersonal som anställts inom diakonin för i år och nästa år. Den återstående delen fattar församlingsrådet beslut om under nästa år. Barnkonsekvensanalys Diakoniverksamheten gäller alla åldersgrupper Nina Lejonqvist-Jurvanen, tfn. 09-80503221, nina.lejonqvist-jurvanen@evl.fi Församlingsrådet besluter angående de intäkter församlingen erhöll genom försäljningen av den tidigare stödbostaden: a) att en del av intäkterna används för att bekosta de personalutgifter som uppkommer av den tilläggspersonal som anställts inom diakonin för i år och nästa år b) att under nästa är fatta beslut om den återstående summan. FÖR KÄNNEDOM Ledande diakonitjänstinnehavare Ann-Christine Wiik Församlingarnas ekonomitjänster 7
5 NAMNET PÅ FÖRSAMLINGARNAS KAPELL I ISO OMENA 5 NAMNET PÅ FÖRSAMLINGARNAS KAPELL I ISO OMENA D/631/03.03.00.01/2016 Församlingsrådet beslöt på sitt förra möte bordlägga frågan om namnet på församlingarnas kapell på den nya sidan i köpcentret Iso Omena. Det förslag som då presentarades var namnet ChApple (a skrivet med versal). I officiella sammanhang i samfälligheten kallas kapellet på finska Kauppakeskus Iso Omenan seurakuntatilat medan Olarin seurakunta beslutat att i sin verksamhet använda Chapple (a som gemen). Benämningen utvaldes av de hundratals förslag som den finska församlingen fick in genom en förfrågan till allmänheten. Chapple fick också ett klart stöd på anställdas möte i Esbo svenska församling och på mötet betonades att det är ändamålsenligt att båda församlingarna går in för samma namn. Barnkonsekvensanalys Inga konsekvenser Nina Lejonqvist-Jurvanen, tfn. 09-80503221, nina.lejonqvist-jurvanen@evl.fi Församlingsådet antecknar för kännedom att namnet på församlingarnas kapell i köpcentret Iso Omena är Chapple. FÖR KÄNNEDOM Olarin seurakunta 8
6 KYRKOHERDENS BESLUTSFÖRTECKNING 6 KYRKOHERDENS BESLUTSFÖRTECKNING D/638/00.02.08/2016 Roger Rönnberg, tfn. 0400-425257 roger.ronnberg @evl.fi BILAGA TILL FÖREDRAGNINGEN A. Kyrkoherdens beslut 64 75/2016 Församlingsrådet antecknar för kännedom kyrkoherdens beslut nr 64-75/2016 9
7 ANMÄLNINGSRÄRENDEN 7 ANMÄLNINGSRÄRENDEN D/639/00.02.02/2016 Församlingsrådet antecknar för kännedom följande ärenden: a) Följande möten och sammankomster hösten 2016 : ubildning i användning av sociala medier 11.10 och 13.10 församlingsrådets möten 1.11 och 13.12 julfest för förtroendevalda, frivilliga och anställda 15.12 i Esbo domkyrkas församlingsgård AVSLUTNINGSANDAKT Avslutningsandakten hålls av Cecilia Alameri 10