1. Förutsättningar för RFI 1.1. Syfte Syftet med denna RFI är för Ekerö kommun att skapa klarhet i ett antal frågeställningar och därmed säkerställa att det kommande förfrågningsunderlaget blir tydligt, transparent och välavvägt. En RFI är inte en förfrågan om ansökan/anbud utan ett sätt för den upphandlande myndigheten att samla information inför framtagandet av ett förfrågningsunderlag. RFI:n utgör inget åtagande från den upphandlande myndighetens sida. Att svara på denna RFI är frivilligt och inte en förutsättning för att kunna deltaga i den kommande upphandlingen. Ingen ekonomisk ersättning utgår för deltagande i RFI:n. Ekerö kommun annonserar samtliga offentliga upphandlingar i upphandlingsdatabasen e-avrop. För att ta del av förfrågningsunderlag måste man vara registrerad på e-avrop. Ekerö kommun använder sig av elektronisk anbudsinlämning. Det innebär att samtliga anbud skall lämnas in digitalt via e-avrop. För att kunna lämna anbud i en specifik upphandling måste intresserade leverantörer vara registrerade på e-avrop samt ha satt den aktuella upphandlingen under bevakning. Det är helt gratis för leverantörer och andra intresserade att ta del av förfrågningsunderlag samt att lämna anbud på e-avrop. Länk till e-avrop samt instruktioner för anbudslämnande finns på Ekerö kommuns hemsida. 1.2. Orientering 1.2.1. Bakgrund Ett nytt särskilt boende för äldre personer med omfattande behov av service, omsorg, vård, rehabilitering och hälso- och sjukvårdsinsatser skall uppföras i Stenhamra, Ekerö kommun. Boendet med 63-64 platser skall kännetecknas av hög kvalitet för såväl boende, personal och besökare. En kunskapsbaserad och omsorgsfull planering skall ligga till grund för utformningen av såväl inomhussom utomhusmiljö. Socialnämnden i Ekerö kommun har fastställt ett ramprogram vilket översiktligt beskriver vad kommunen menar med hög kvalitet. Ekerö kommun kommer att upphandla en separat vård- och omsorgsutförare för driften av det särskilda boendet. Det särskilda boendets tillagningskök kommer antingen att drivas i kommunens egen regi eller av en upphandlad entreprenör. Dessa utförare upphandlas för en avtalstid om minst 4 år per avtal. 1.2.2. Geografiskt läge Det särskilda boendet skall uppföras på den s.k. Söderströmska tomten, del av Stockby 1:298, Stockby 4:131 samt Stockby 4:50 (under bildande), inom gällande detaljplan. Se bifogad detaljplan för ytterligare information. Detaljplanens utformning av byggnaden skall endast ses som en illustration. Ekerö kommun har ansökt om fastighetsbildning hos Lantmäteriet. Ansökan inlämnades 27 november 2013 och ärendenumret hos Lantmäteriet är AB134257. 1
1.2.3. Upphandlingen Ekerö kommun har för avsikt att upphandla ett 25-årigt hyreskontrakt för det särskilda boendet där en fastighetsägare, i egenskap av byggherre, finansierar och uppför byggnaden/byggnaderna samt därefter, som hyresvärd, ansvarar för förvaltningen under hyrestiden. En förutsättning i upphandlingen är att vinnande anbudsgivare av Ekerö kommun förvärvar den fastighet där det särskilda boendet skall uppföras. Ekerö kommun förbinder sig att hyra hela det särskilda boendet och förbehåller sig rätten att upplåta lokalerna i andra hand. Ekerö kommun önskar i upphandlingen omhänderta marknadens förslag på kreativa lösningar för att skapa ett drifts-/resurs- och personaleffektivt särskilt boende som kännetecknas av hög kvalitet. Utvärderingen kommer därför att bygga på en mervärdesmodell där anbudsgivarna skall inkomma med en årshyra för det särskilda boendet avseende år ett samt utvärderas på sina föreslagna lösningar för det särskilda boendet. De värden som ligger till grund för utvärderingen utgår från ramprogrammet där det översiktligt beskrivs vad Ekerö kommun menar med hög kvalitet i det särskilda boendet. En utvärderingsgrupp bestående av kompetenser inom upphandling, vård och omsorg samt fastigheter kommer tillsammans med eventuellt andra kompetenser inom kommunen att utvärdera anbuden. Mervärdena poängsätts på en skala mellan 1 5. Utifrån de poäng som erhålls får anbudsgivaren ett avdrag på anbudssumman vilket resulterar i ett jämförelsetal för varje anbudsgivare. Jämförelsetalen används sedan för att utvärdera anbuden. 1.3. Frågeställningar Med denna förfrågan önskar vi synpunkter gällande följande frågeställningar: 1. Hur ser ni på att antalet platser kommer att vara flexibelt (63 eller 64) i upphandlingen? 2. Är projekttiderna realistiska? 3. Utifrån det bifogade underlaget är projektet kalkylerbart? 4. Är underlaget tillräckligt styrande vad gäller byggnaden för att säkra god kvalitet men ändå tillräckligt öppet för kreativitet och nytänkande? 1.4. Att svara på RFI:n Svar på denna RFI skall skickas elektroniskt via e-avrop.com. Sista dag för att inkomma med svar är 2014-05-04. 2. Underlag 2.1. Tidplan Preliminär tidplan för upphandlingen: Annonsering: Vecka 21-2014 Sista dag för att inkomma med ansökan: Vecka 26-2014 Utskick av förfrågningsunderlag: Vecka 28-2014 Sista anbudsdag: Vecka 40-2014 Tilldelning: Vecka 50-2014 2
Preliminär tidplan för byggprojektet: Starttid: Januari 2015 Programhandlingar klara: Juni 2015 Systemhandlingar klara: December 2015 Bygglovs och bygghandlingar klara: Juni 2016 Byggnad klar för inflyttning: Juni 2017 Programhandling: Handlingar som är översiktliga och preliminära och beskriver/redovisar åtgärder för att genomföra byggprojektet avseende både ritningar och löpande text. Ekerö kommuns alla skallkrav preciseras i programhandlingen. Därutöver kartläggs alla förutsättningar och villkor som kan påverka den kommande projekteringen. Systemhandling: Projektörernas handlingar som skall tas fram och samordnas under projekteringsskedet. Här utformas gestaltningen som i sin tur leder till utarbetade förslagsritningar. Byggherren utformar och fastställer byggnadens/anläggningens konstruktions- och installationssystem vilka tillsammans bildar systemhandlingar. Bygglovshandlingar: Handlingar som krävs för bygglov och anmälningspliktiga åtgärder för byggnadsnämndens tillståndsgivning enligt plan- och bygglagen. Bygghandling: De handlingar som tas fram och som tillsammans utgör en fullständig redovisning av hur projektet skall genomföras. Kompletta bygghandlingar innefattar alla handlingar som är nödvändiga för produktion av byggnaden/byggnaderna. Bygghandlingarna innehåller bland annat ritningar, beskrivningar och förteckningar. 2.2. Krav på det särskilda boendet 2.2.1. Generellt i anläggningen 2.2.1.1. Det särskilda boendet skall ha 63 alternativt 64 platser beroende på boendeenheternas utformning och platsantal 1. 2.2.1.2. Det särskilda boendet skall vara utformat för äldre personer med omfattande behov av service, omsorg, vård, rehabilitering och hälso- och sjukvårdinsatser. En stor andel har demenssjukdomar och/eller är rullstolsburna. 2.2.1.3. Utformningen av det särskilda boendet skall uppfylla tillämplig lagstiftning samt i övrigt utgå från föreskrifter, allmänna råd och rekommendationer där de viktigaste är; Plan- och bygglagen (2010:900) Plan- och byggförordningen (2011:338) Arbetsmiljölagen (1977:1160) 1 Såväl enheter om 8 platser som 9 platser accepteras 3
Arbetsmiljöförordningen (1977:1166) Hälso- och sjukvårdslagen (1982:763) Boverkets byggregler, BBR (2011:26) Byggnadsutformning - Bostäder - Invändiga mått (Svensk Standard, SS914221:2006) Arbetsmiljöverket Arbetsplatsens utformning (AF 2009:2) Byggegenskap och vårdhygien, Svensk Förening för Vårdhygien Miljöstyrningsrådets baskrav 2.2.1.4. I det särskilda boendet skall det finnas lokaler i tillräcklig omfattning med inredning och utrustning som motsvarar verksamhetens behov. 2.2.1.5. Det särskilda boendet skall vara utformat på ett sådant sätt och med inredning och utrustning som gör att verksamheten utan svårighet kan uppfylla krav på hygien och hälsoskydd. 2.2.1.6. Boendet skall vara utformat på ett för vård- och omsorgsverksamheten drifts-/resurs- och personaleffektivt sätt. 2.2.1.7. Boendet skall vara utformat på ett sådant sätt att platserna kan användas fullt ut oavsett förändringar vad gäller vårdtyngd. 2.2.1.8. Såväl utomhus- som inomhusmiljö skall vara utformad på ett sådant sätt att det stödjer de boendes självständighet, trygghet och möjlighet att kunna orientera sig. 2.2.1.9. Boendet skall vara utformat på ett sådant sätt att det erbjuder en god arbetsmiljö. 2.2.1.10. Färgsättning, belysning och materialval skall kännetecknas av hög kvalitet med en miniminivå i enlighet med referensobjektet Paviljongen Kullen. 2.2.1.11. Varierad belysning med möjlighet att skifta från starkt allmänt ljus till mer platsorienterad belysning skall finnas i boendes lägenheter, i gemensamma och allmänna utrymmen samt i personalutrymmen. 2.2.1.12. Samtliga lås-och larmfunktioner skall ge stöd till boendes självständighet samt säkerställa personlig integritet och säkerhet. Larm- och låsfunktioner skall vara CE-märkta. 2.2.1.13. Digitalt trådlöst trygghetslarm skall finnas i samtliga lägenheter och i alla utrymmen där boende vistas. Utlarmningsfunktionen skall täcka hela byggnaden. Trygghetslarm skall kunna gå att sammankoppla med brandlarm. Trygghetslarmet ska enkelt kunna gå att anpassa till individens förändrade behov. 4
2.2.1.14. Solavskärmning skall finnas inomhus i gemensamma utrymmen och i lägenheter samt utomhus vid uteplatser och balkonger. 2.2.1.15. Tekniska system skall vara långsiktigt hållbara samt miljö- och energieffektiva och utgå från miljöstyrningsrådets baskrav. 2.2.1.16. För ett gott inomhusklimat skall det finnas möjlighet att reglera temperaturen i boendes lägenheter, i gemensamma och allmänna utrymmen samt i personalutrymmen. 2.2.1.17. I boendes lägenheter, i gemensamma och allmänna utrymmen samt i utrymmen som används för personalens administration skall det finnas ett fastighetsnät för datakommunikation och telefoni som även är förberett för trådlöst nätverk med uttag i taket. Det fasta kablaget skall vara minst Cat 6. Till fastigheten skall även finnas en anslutningspunkt för bredband. Lösningen skall säkerställa såväl verksamhetens som varje boendes behov. 2.2.1.18. Hörslingor skall finnas i gemensamma utrymmen på boendeenheterna och i servering, samlings- /aktivitetslokal samt i friskvårdsrum. 2.2.1.19. För hämtning av avlidna skall det finnas en särskild angöring. 2.2.1.20. Tillgängligheten i inomhusmiljön skall vara höjd nivå enligt Svensk Standard enligt SS914221:2006. 2.2.1.21. Trösklar skall förekomma endast i undantagsfall där de inte kan undvikas. 2.2.1.22. I det särskilda boendet skall det finnas toaletter och RWC i tillräcklig omfattning. 2.2.1.23. Parkeringsplatser för besökare och personal skall finnas i tillräcklig omfattning. 2.2.1.24. Utrymmen och inredning för förvaring av förbrukningsmaterial, hjälpmedel, hushållsartiklar etc skall finnas i tillräcklig omfattning för verksamhetens behov. 2.2.1.25. Det skall i anläggningen i tillräcklig omfattning finnas utrymmen som stödjer en effektiv avfallshantering och källsortering. 5
2.2.1.26. Städutrymmen med vatten och avlopp, eluttag, plats för städvagn samt förvaring för förbrukningsartiklar skall finnas i tillräcklig omfattning. 2.2.1.27. Det skall såväl inomhus som utomhus finnas orienteringsskyltar i tillräcklig omfattning. 2.2.1.28. Postboxar för de boende skall finnas. 2.2.2. Huvudentré 2.2.2.1. Huvudentrén skall vara välkomnande och ge förutsättningar för liv och rörelse. 2.2.2.2. Huvudentrén skall vara separerad från varumottagning och andra transporter. 2.2.2.3. I rullstolsförråd i anslutning till huvudentrén skall det finnas utrustning för laddning samt spolplats för rengöring av rullstolar. 2.2.2.4. I anslutning till huvudentrén skall plats finnas för lämning och hämtning för taxi och färdtjänst. För väntande skall sittplatser både inomhus och utomhus finnas. 2.2.3. Boendeenheterna gemensamma bostadsutrymmen 2.2.3.1. Boendes lägenheter tillsammans med gemensamma utrymmen skall utgöra en fullvärdig bostad för varje hyresgäst. 2.2.3.2. Varje boendeenhet skall ha ett gemensamt fullt utrustat kök, matrum, salong samt uteplats eller balkong tillräckligt dimensionerad för de boende. 2.2.3.3. Köket skall ha höj- och sänkbar bardisk/serveringsbänk samt plats för matvagn med eluttag. 2.2.3.4. Boendeenheternas lägenheter skall av hygienskäl inte ha direktingång till det gemensamma köket. 6
2.2.3.5. Varje boendeenhet skall för att öka trivseln ha en braskamin. 2.2.4. Lägenheter enskilda bostadsutrymmen 2.2.4.1. Den egna lägenheten skall bestå av hall, hygienrum, bostadsrum samt mindre köksfunktion. 2.2.4.2. Köksfunktionen skall ha skåp för mindre uppsättning av köksutrustning, diskbänk, kran med vask, kylskåp, spisplatta samt plats för mikrovågsugn. 2.2.4.3. Entredörrens bredd och utformning tillsammans med bakomliggande korridor skall möjliggöra för sängtransport. 2.2.4.4. Dörrklocka och plats för namnskylt skall finnas. 2.2.4.5. Bostadsrummet skall medge utrymme för alternativ placering av sängen samt viss möbeluppsättning såsom bokhylla, sittgrupp och/eller matplats. 2.2.4.6. I lägenheten skall finnas erforderligt förvaringsutrymme, höj- och sänkbar kapphylla, låsbart medicinskåp samt värdeskåp. 2.2.4.7. I lägenheten skall finnas funktionell belysning för personal nattetid samt nattljus/ ledljus till hygienrummet. 2.2.4.8. I hygienutrymmet skall finnas förvaringsutrymme för boendes hygienartiklar samt för personalens förbrukningsartiklar. 2.2.4.9. Hygienrummets dusch skall medge plats för duschstol. 2.2.4.10. I hygienrummet skall finnas en tvättmaskin samt torkmöjligheter. 2.2.4.11. El och vatten till köksfunktionen skall enkelt kunna stängas av. 7
2.2.4.12. Fönster skall ha en låg bröstningshöjd som möjliggör för sängliggande att se ut. 2.2.4.13. Skenor för taklift skall finnas i bostadsrummet. 2.2.5. Övriga utrymmen för boendeenheterna 2.2.5.1. I anslutning till boendeenheterna skall finnas; Utrymme för personalens dokumentation och administration som tillförsäkrar krav på sekretess. Utrymme för flexibelt nyttande t.ex. för aktiviteter och samtal. Fullt utrustad och tillräckligt dimensionerad tvättstuga för den tvätt som inte hanteras i de boendes lägenheter. 2.2.5.2. Boendeenheterna skall i tillräcklig omfattning ha tillgång till fullt utrustat och tillräckligt dimensionerat sköljrum med spoldesinfektor. 2.2.5.3. Ett av sköljrummen i boendet skall ha diskdesinfektor. 2.2.6. Administrativa lokaler 2.2.6.1. Administrativa lokaler och expeditioner skall finnas vilka innefattar; Arbetsrum för verksamhetschef. Arbetsrum/sjuksköterskeexpedition med två arbetsplatser i nära anslutning till läkemedelsrum. Låsbart, säkert och fullt utrustat läkemedelrum. Förråd för förvaring av medicintekniska produkter. 2.2.7. Gemensamma lokaler 2.2.7.1. Det skall finnas ett fullt utrustat tillagnings-/storkök med en kapacitet för 300 portioner per måltid. 8
2.2.7.2. Det skall finnas en funktionellt utrustad servering med plats för 25-30 personer att användas för boende, anhöriga och i viss mån externa gäster. Serveringen skall präglas av en restauranglik känsla. 2.2.7.3. I anläggningen skall finnas en samlings-/aktivitetslokal med plats för 120 personer. 2.2.7.4. Samlings-/aktivitetslokalen skall kunna gå att avgränsa för mindre eller större aktiviteter. 2.2.7.5. I anslutning till samlings-/aktivitetslokal skall finnas ett mindre, fullt utrustat kök med utrymme för förvaring. 2.2.7.6. Ett bad/spa med vårdbadkar, taklift och utrymme för vilstolar skall finnas. 2.2.7.7. I bad/spa skall finnas allmänljus som kan regleras till stämningsbelysning. 2.2.7.8. Ett rum för friskvård skall finnas med möjlighet till förvaring av träningsredskap. 2.2.7.9. I anslutning till rum för friskvård skall det finnas ett arbetsrum med två arbetsplatser samt ett säkert hjälpmedelsförråd. 2.2.7.10. För de som använder bad/spa och rum för friskvård skall det finnas tillgång till omklädningsrum med dusch dimensionerad för duschvagn. 2.2.7.11. Utrymme för fotvård och hårvård skall finnas med vatten och avlopp samt tillräcklig plats för erforderlig utrustning. Utrymmet skall även ha en kontorsarbetsplats. 2.2.7.12. Mindre gäst-/övernattningsrum med toalett och dusch skall finnas. 2.2.8. Utemiljö 2.2.8.1. I boendet skall finnas en väl avgränsad innergård som stimulerar till fysisk aktivitet och social samvaro. 9
2.2.8.2. Såväl innergård som omgivande trädgårds- och parkmiljö skall vara omsorgsfullt planerad med god tillgänglighet och rik variation vad gäller växtlighet, gångstråk, vatten/vattenspegel och sittplatser. 2.2.8.3. Befintlig växtlighet med träd och buskar skall så långt som möjligt tillvaratas vid planeringen av det särskilda boendet. 2.2.8.4. Det skall finnas plats/förrådsutrymme för trädgårdsredskap. 2.2.8.5. Det skall finnas minst en flaggstång. 2.2.8.6. Det skall finnas fundament för julgran och midsommarstång inklusive elsanslutning. 2.2.9. Personalutrymmen 2.2.9.1. I anläggningen skall för personalens nyttjande finnas; Pausrum med komplett kök. Utrymme med liggplats för tillfällig vila. Omklädningsrum för män respektive kvinnor med ett förvaringsskåp per anställd för arbetskläder samt dusch och förvaringsutrymme för rena arbetskläder. 2.2.10. Övriga funktioner 2.2.10.1. I anläggningen skall finnas; Utrymme för smutstvätt. Möbelförråd för uppmöblering av korttidsplatser. Ett lägenhetsförråd om minst 1 kvm för varje hyresgäst. Hissar dimensionerade för transport av sängar. Utrustning för att säkerställa avbrottsfri kraft vid elavbrott. Utrustningen skall ha automatstartsfunktion med automatisk start vid strömavbrott. Utrustningen skall driva nödbelysning, hiss, värme och ventilation, vatten samt tekniska system såsom t.ex. brandlarm, trygghetslarm och passersystem. 10