Sammanträdesdatum 1(15)

Sammanträdesdatum 1(15) Plats och tid Harven kl. 8.30-11.15 Beslutande Övriga deltagande Bengt Sävhammar (KD) för Karl-Gustaf Bynke (FP), ordförande Owe Rosenberg (M), förste vice ordförande Lars Johansson (S), andre vice ordförande Clemens Nordentoft (GF), tredje vice ordförande Kerstin Karlsson (S) Jan-Olof Bohlin (M) Kjell Hjalmarsson (S) Klas-Åke Jansson (C) Ove Nordström (V) för Johnny Johansson (C) Camilla Skog (S) Göran Gustafsson, förvaltningschef Lena Skogh, sekreterare Pernilla Geidvall, controller 38 Mats Flygelholm, controller 38-40 Åsa Alvner, avdelningschef lokalvården 38-40 Kristina Palm-Fahlgren, avdelningschef kosten 38-40 Stefan Svensson, avdelningschef fastighet 38-41 Mats Bäck, avdelningschef gata/park 41, 47 Annika Ekholm, personalrepresentant Utses att justera Lars Johansson Justeringens tid och plats: Harven den 20 maj kl. 15.00 Underskrifter Sekreterare Paragrafer Lena Skogh 38-48 Ordförande Owe Rosenberg Justerande Lars Johansson ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Sammanträdesdatum Anslaget under tiden 2013-05-21 2013-06-11 Förvaringsplats för protokollet Harven Underskrift Lena Skogh

Sammanträdesdatum 2 Innehållsförteckning sidan 38 Budgetuppföljning och prognos för bokslut 2013 3 39 Utmaning av reproverksamhet 4 40 Förslag till förstudie av centralköket i Götene 6 41 Information om skolinvesteringar i Götene och Skara 7 42 Information om vinterväghållningen 8 43 Tema: personal 9 44 Information om utvärdering av organisationen 10 45 Beslut om personuppgiftsombud för utförarstyrelsen 11 46 Anmälan av delegationsbeslut 12 47 Meddelanden 13 48 Övriga frågor 15

Sammanträdesdatum 3 Us 38 Diarienummer: US 12-139 Budgetuppföljning med prognos för bokslut 2013 Utförarstyrelsens beslut Utförarstyrelsen godkänner budgetuppföljning för perioden januari-april med prognos för bokslut 2013. Bakgrund Budgetuppföljning med prognos för bokslut 2013 har genomförts utifrån bokförda intäkter och kostnader samt kända fakta efter fyra månader. Beslutsunderlag Prognos 1 Paragrafen ska skickas till Ekonomicheferna i Götene och Skara kommuner

Sammanträdesdatum 4 Us 39 Diarienummer: US12-146 Utmaning av reproverksamhet Utförarstyrelsens beslut Utförarstyrelsen beslutar att, från och med 1 augusti 2013, upphöra med extern försäljning och ge förvaltningen för Service & Teknik uppdraget att förbereda för upphandling av reprotjänster. Bakgrund Denna förstudie har aktualiserats genom att Kuvär-Ett AB har lämnat en utmaning gällande kommunens reproverksamhet. Kommunstyrelsen har beslutat att anta utmaningen, vilket innebär att en förstudie ska genomföras. Förstudien ligger till underlag för utförarstyrelsens beslut. Beskrivning av verksamheten idag I dag bedriver kommunen reproverksamhet i egen regi. En heltidsanställd sköter reprocentralen som servar kommunens förvaltningar och bolag. Serviceutskottet har fattat beslut om besparingar för budget 2013 på 48 tusen kronor och plan 2014 på 180 tusen kronor. I planen framöver räknar vi med ytterligare minskad försäljning till följd av ny. Nedan redovisas reprons intäkter över åren 2009-2012. Av redovisningen framgår att försäljningen minskat över åren. Kund År 2012 År 2011 År 2010 År 2009 Externa 150 tkr 135 tkr 220 tkr 194 tkr Nämnder 406 tkr 591 tkr 618 tkr 581 tkr Bolag 26 tkr 38 tkr 32 tkr 31 tkr Totalt 582 tkr 764 tkr 870 tkr 806 tkr Förstudie Förstudien presenterar två förslag på inriktning och möjliga konsekvenser. Antingen ska tryckeriverksamheten bedrivas i egen regi eller köpas av extern aktör.

Sammanträdesdatum 5 Fortsättning Us 39 Fortsätta i egen regi Serviceutskottet har i september 2012 beslutat om minskat anslag med 180 tusen kronor för 2014 och det innebär att verksamheten i princip ska vara helt intäktsfinansierad. De externa intäkterna står för cirka 20-25% av de totala intäkterna. Enligt kommunallagen 7 kap 2 ska kommunen inte driva verksamhet med vinstsyfte utan självkostnadsprincipen gäller. Enligt konkurrenslagen 3 kap 27 kan en kommun förbjudas att sälja tjänster externt om det snedvrider eller hämmar en effektiv konkurrens på marknaden. Den externa försäljningen bör upphöra på grund av konkurrens med privata aktörer. En ekonomi i balans 2014, med bibehållen servicenivå, förutsätter därmed en höjning av priserna på reprotjänster med cirka 75 %. Idag innehar repron vissa maskiner som inom en snar framtid kommer att behöva bytas ut. Det kommer ytterligare att öka kostnaderna för verksamheten. Köpa tjänst av extern aktör För att avveckla reproverksamheten och köpa tjänsterna av en privat aktör innebär avvecklingskostnader på 352 tusen kronor vid lösen av leasing av maskiner. Beslutsunderlag Kommunstyrelsens beslut Ks 227 2012-11-28 Paragrafen ska skickas till Kuvär-ett

Sammanträdesdatum 6 Us 40 Diarienummer: US13-67 Förslag till förstudie av centralköket i Götene Utförarstyrelsens beslut Utförarstyrelsen beslutar att ge förvaltningen i uppdrag att genomföra en förstudie angående centralköket i Götene. Förstudien ska belysa behov och kostnader av en om- eller nybyggnation av köket. Studien ska också ta fram alternativ till samordning med och produktion i andra kök. Kostnaderna för förstudien begärs av Götene kommun. Bakgrund Idag finns ett centralkök i Götene som byggdes på 1950-talet. Verksamheten har sedan dess utvecklats och utökats. Tekniska installationer och en del av utrustningen är föråldrad. Det är svårt att uppnå optimal arbetsorganisation. Under åren har olika renoveringar gjorts. Senast sommaren 2012 gjordes akuta arbeten på kylrummen beroende på fukt- och luktproblem. Vidare har ventilationssystemen uppdaterats. Dessa räcker dock inte för dagens standard. Köket är i stort behov av renovering. Förstudien ska ta fram olika alternativ till om- eller nybyggnad och kostnader för detta. Vidare ska studien belysas om mat kan produceras i på annat sätt. Kostnader för en förstudie beräknas till cirka 95 tusen kronor. Paragrafen ska skickas till Kommunstyrelsen i Götene

Sammanträdesdatum 7 Us 41 Information om skolinvesteringar i Götene och Skara Götene: Det finns ett förslag att Hällekis skola ska renoveras genom att ta bort vissa delar och bygga till andra. Den planerade ombyggnaden av Fornängsskolan är dyrare än avsatt budget och därför avvaktar kommunstyrelsen med beslutet om att starta projektet. Under tiden pågår planering för att få ned kostnaderna för ombyggnaden och vi avvaktar vad för Götene kommun kommer att prioritera i ombyggnaden. Skara: Beslutet om den nya 7-9 skolan är återremitterat. Projektet med den nya skolan är nu försatt i ett vänteläge där vi avvaktar hur kommunstyrelsen kommer att besluta i frågan. Om beslutet dröjer kommer det att påverka hur vi ska agera i fortsättningen. Parallellt pågår en utredning av Djäkneskolans framtida funktion.

Sammanträdesdatum 8 Us 42 Information om vinterväghållningen - Vinterväghållning Inför kommande vintersäsong har gata/park gjort en översyn av vinterväghållningen. Snöröjning kommer i fortsättningen att köras i prioriterade stråk. När det gäller gång- och cykelvägar kommer dessa att delas upp i två prioriteringar och viktiga gång- och cykelstråk kommer att röjas i första hand. Det innebär att vissa gator och vägar kommer att bli snöröjda tidigare än den fastlagda snönivån. De snönivåer som finns kommer fortfarande att gälla. Det blir en omfördelning av resurser och vi kan snöröja med egen personal. Förhoppningen är att vi ska få nöjdare kommuninvånare och mindre klagomål på snöröjningen. Upphandling av entreprenörer pågår inför kommande vintersäsong. Snöröjningen är indelad i tre prioritetsområden efter den snönivå som gäller för respektive gata eller gång- och cykelväg. - Skador efter vinterväghållningen De skador som uppstått i samband med snöröjningen ska i stort sett vara åtgärdade. De entreprenörer som snöröjer ska återställa de skador som uppstått där de kört. - Meddelande till privata företag Service och kommer att sluta med sandsopning och arbeten med väghyvel åt privata företagare. De kommer att få en information att vi inte längre utför sådana arbeten. Vi kommer endast att utföra arbeten åt kommunala bolag och vägar där vi är delägare. Arbetena upphör från och med 1 augusti 2013. Bengt Sävhammar (KD) påpekar att det är viktigt att det blir halkbekämpat ganska fort efter snöröjning för att slippa den blankis som lätt blir efter plogen. Ove Nordström (V) påpekar att det inte för tunga maskiner ska snöröja på gångoch cykelvägar eftersom bärigheten inte är beräknad efter så tunga maskiner. Mats Bäck svarar att det måste vara en viss tyngd i maskinen för att få bort all snö.

Sammanträdesdatum 9 Us 43 Tema: personal - Medarbetarenkät En personalundersökning genomförs av företagshälsan i Skara kommun vartannat år och i fortsättningen varje år. Utförarstyrelsen får en genomgång av enkäten på förvaltningsnivå. Undersökningen är annars fördelad per avdelning inom förvaltningen. Enkäten behandlar olika typer av frågor som ledarskap, kompetens, arbetsmiljö och hälsa. Service och har generellt lägre siffror i undersökningen än övriga förvaltningar i Skara kommun. All personal hos Service och har fått möjlighet att svara på enkäten. Ledningsgruppen har kommit fram till tre punkter som är viktiga att arbeta med: utveckling av ledarskapet, tydlighet i mål och uppgifter och medarbetarskap. - Ledarskapsutbildning Verksamhetens fjorton chefer ska utbilda och utveckla sig i ledarskap. En del av utbildningen sker tillsammans med personalrepresentanter i samverkansfrågor.

Sammanträdesdatum 10 Us 44 Information om utvärdering av organisationen Den utvärdering som är gjord av vår utförarorganisation redovisades i februari. Den ska ligga till grund för förslagen som kommer till kommunfullmäktige 17 juni i båda kommunerna. Kommundirektörerna i Götene och Skara har utarbetat ett förslag i samverkan med tjänstemän inom beställar- och utförarorganisationen.

Sammanträdesdatum 11 Us 45 Diarienummer: US13-66 Beslut om personuppgiftsombud för utförarstyrelsen Utförarstyrelsens beslut Utförarstyrelsen beslutar utse arkivarie Evy Olsson till personuppgiftsombud för Utförarstyrelsen för service och Skara-Götene. Samtidigt upphör tidigare kommunarkivarie Benny Larsson att vara personuppgiftsombud för utförarstyrelsen Bakgrund Kommunarkivarie Benny Larsson har slutat sin tjänst i Skara kommun och efterträds av arkivarie Evy Olsson. Kommunstyrelsen har beviljat avsägelse från Benny Larsson som personuppgiftsombud och samtidigt utsett Evy Olsson till kommunens personuppgiftsombud. Paragrafen ska skickas till: Kommunarkivarie Evy Olsson Datainspektionen

Sammanträdesdatum 12 Us 46 Diarienummer: US13-18 Anmälan om delegationsbeslut Förvaltningen för service och anmäler delegationsbeslut enligt förteckning nummer 27-31. Utförarstyrelsen godkänner och lägger delegationsbeslut till handlingarna. Nr Från Ärende Dnr 27 Förvaltningschefen Förordnande av Åsa Alvner som förvaltningschef under perioderna 3-7 juni och 8-28 juli 2013. 28 Enhetschef lokalvården Provanställning av Magnus Johansson 29 Provanställning av Stefan Svalin 30 Tills vidareanställning av Bukuri Elshani 31 Enhetschef fastighetsprojekt Beställning av elentreprenad, Hällekis idrottshall för 1 miljon 282 tusen kronor. US12-15

Sammanträdesdatum 13 Us 47 Meddelanden Förvaltningen för service och anmäler meddelanden enligt förteckning nummer 37-51. Utförarstyrelsen godkänner och lägger meddelanden till handlingarna. Nr Från Ärende Dnr 37 Trafikingenjören Yttrande över remiss tävling på väg, Kinnekullerundan US12-177 38 Kommunstyrelsens serviceutskott Beslut om start av projektet centrumutveckling i Skara 39 Kommunstyrelsen Insatser avseende barnkonventionen 40 Service och Svar på skrivelse om tillgängligheten på Mariebergsskolan US12-192 41 Kommunstyrelsen i Götene 42 Kultur- och fritidsförvaltningen Beslut om åtgärder i Nils Tolsgården Uppsägning av utställningslokaler, entréplan Gamla biblioteket US13-3 US13-53 43 Service och Svar på fråga om gatusopning hos privata företag US13-49 44 Beställaren i Götene kommun Beställning röjning i Brunnsparken, Lundsbrunn US13-24 45 Miljö-Hälsa Lidköping Föreläggande att vidta åtgärder i Hällekis skolrestaurang US13-56

Sammanträdesdatum 14 Us 47 fortsättning Nr Från Ärende Dnr 46 Samhällsbyggnadskontoret Verkställd beställning, nedtagning av träd vid Skyttahedsgatan i Ardala 47 Serviceutskottet Beslut om tilläggsbeställning av övergångsställe vid Stortorget 48 Götene kommun Beställning av ny vandringsled Sankta Helena Götene-Ova 49 Privatperson Skrivelse om skador på gräsyta vid gång- och cykelväg i Källby samt svar från förvaltningen 50 Götene kommun Beställning åtgärder i Nils Tols-gården 51 Beställning röjning av obebyggda tomter i Götene kommun US11-152 US13-40 US13-24 US13-61 US13-3 US13-24

Sammanträdesdatum 15 Us 48 Övriga frågor Owe Rosenberg (M) frågar om värmecentralen i Lundaskolan, Lundsbrunn, som är en privat anläggning. Avtalet upphör under året och ska därför förhandlas om. Samtidigt behöver pannan bytas ut och det blir en investering för föreningen som driver värmecentralen. Alternativet är att kommunen tar över verksamheten. Götene kommun har ansvaret för att förhandla i frågan. Owe Rosenberg (M) frågar vidare om badhuset i Götene där Arbetsmiljöverket anmärkt på bland annat säkerhetsmarkeringar för kemikalier. Enligt en artikel i dagstidningen har det kommit ett föreläggande i frågan. Göran Gustavsson återkommer med svar i frågan vid nästa sammanträde den 13 juni.