BITA: Brukarcentrerat IT-stöd inom Personlig Assistans Utvecklingsstrategi och nuläge Juni 2009 Detta är ett internt arbetsdokument för BITA-projektet. Dokumentet kommer att uppdateras löpande och spridas till projektets intressenter. Jonas Sjöström, Uppsala Universitet ( jonas.sjostrom@dis.uu.se) Gunilla Hallqvist, Sambruk ( gunilla.hallqvist@sambruk.se )
2
INNEHÅLL 1.Bakgrund: LSS/LASS-projektet...4 1.1.Projektmål...4 1.2.Projektarbetsformer...5 1.3.Projektresultat...5 1.4.Genomförbarhet och fortsatt arbete...6 2.BITA-projektet: Brukarcentrerat IT-stöd inom personlig assistans...8 2.1.Projektmål och leverabler...8 2.2.Projektarbetsformer...9 2.3.Kommersiella förutsättningar...10 2.4.Tekniska förutsättningar...10 2.5.Projektets forskningsförankring...10 3.BITA-projektet: Nuläge och planerat fortsatt arbete...12 3.1.Utvecklingsstatus...12 3.2 Planerat arbete...13 4.Referenser...15 Bilaga 1 Resultat av problemanalys...16 Bilaga 2 Målformuleringar för kommunal LSS/LASS-verksamhet...17 Bilaga 3 Åtgärdsförslag för kommunal LSS/LASS-verksamhet...18 Bilaga 4 IT-arkitektur för TidIT...19 Bilaga 5 Processtöd i TidIT, från tre centrala aktörers perspektiv...20 3
1. Bakgrund: LSS/LASS-projektet Föreningen Sambruk beslutade i december 2006 att starta projektet Sammanhållen e- förvaltning inom LSS/LASS, med den kortare benämningen LSS/LASS-projektet. Bakgrunden var en tidigare förstudie som Sambruk genomfört vilken visade att administration och ärendehantering inom LSS/LASS är en mycket tidsomfattande och kostsam verksamhet för kommunerna. Det gäller särskilt beslutshantering och tidsrapportering mellan assistansberättigade, assistansutförare-kommunerna och Försäkringskassan. LSS & LASS Reglering Kommun Ansökan & underlag Provisoriskt beslut Klient som sökande Försäkringskassan Definitivt beslut Reglerad drift Tillstyrkan Försäkringskassan Kommun Räkning Ersättning Assistansanordnare (kommun, extern, egen) Erbjudanden Avtal Assistans Klient som brukare Figur 1 - Översikt av området LSS/LASS 1.1.Projektmål Det övergripande syftet med LSS/LASS-projektet var att effektivisera administrativa processer och utveckla e-tjänster/e-förvaltning vid tidsrapportering mellan assistansberättigade, assistansutförare, kommuner och Försäkringskassan. Följande övergripande projektmål har angivits i projektdirektiv: Att med hjälp av sammanhållen e-förvaltning förenkla administrationen och öka effektiviteten inom tidsrapportering vid personlig assistans Skapa standardiserade rutiner för samverkan mellan kommuner och Försäkringskassan Ökad samfunktionalitet mellan kommuner och Försäkringskassan 4
Kvalitetssäkra att den assistansberättigade får det beviljade antalet timmar verkställt Öka effektiviteten och bättre nyttja kommunernas resurser inom LSS/LASS 1.2.Projektarbetsformer LSS/LASS-projektet har bedrivits som en processinriktad verksamhets- och ITutveckling. Projektledare har varit Sambruks projektkoordinator Gunilla Hallqvist. Projektet har karaktäriserats av aktiv medverkan från forskare (Göran Goldkuhl, Jonas Sjöström). Forskarna har ansvarat för modelleringsledning och dokumentation. Projektgruppen har bestått av medverkande från 14 kommuner samt en representant för Försäkringskassan. Följande kommuner har medverkat: Borlänge, Botkyrka, Hudiksvall, Karlstad, Kristianstad, Kumla, Linköping, Lund, Mölndal, Nordanstig, Sandviken, Sundsvall, Vellinge och Örebro. Arbetet har varit indelat i en nulägesanalys (en inledande verksamhetsdiagnos där processer, problem, styrkor och mål kartlagts) och en nylägesanalys (där verksamhetsförändringar och utveckling av verksamhetsstödjande IT-system föreslagits). Arbetet har bedrivits i samverkan med en rad viktiga intressenter. Förslag till nya verksamhetsprocesser och IT-lösningar har redovisats och diskuterats med representanter för Försäkringskassan, utredare inom LSS-kommittén, Intressegruppen för Assistansberättigade (IfA), brukare (assistansberättigade), personliga assistenter, arbetsledare, handläggare och chefer inom kommunal omsorg. I projektet har genomförts en verksamhetsdiagnos av tre problemområden: Från ansökan till beslut Tidsredovisning & ersättning Val av anordnare & avtal 1.3.Projektresultat Projektet har lett till en god insikt i problematiken kring tidsredovisning och ersättning. Projektgruppen beslutade under projektets gång att utöver detta område att ta ett helhetsgrepp om verksamheternas nuläge genom att också studera områdena ansökan och beslut och val av anordnare. Resultatet av problemanalysen finns översiktligt dokumenterat i bilaga 1. Vad gäller tidsredovisning och ersättning kan det kortfattas uttryckas att kommunerna upplever tidsredovisningen som tidskrävande och krånglig, att det är svårt att överblicka verksamheten, samt att det finns anledning att oroa sig för kvaliteten i den information som ligger till grund för ersättningar för personlig assistans (där Försäkringskassan och kommunen är finansiärer). Kommunerna uttryckte också att det krävs bättre underlag för att säkerställa att de assistansberättigade får den assistens de är berättigade till enligt myndighetsbeslut. Verksamhetensdiagnosen övergick i en nylägesanalys. De deltagande kommunerna enades om ett antal målformuleringar för respektive område (se bilaga 2). Målformuleringarna var grunden för att formulera förändringsbehov: 5
Förändringsbehov ansökan - beslut: Samspel mellan FK och kommun behöver förbättras och klargöras Eliminera behov av avvaktansbeslut Snabbare handläggning till LASS-beslut Förändringsbehov tidsredovisning ersättning: Förbättrad kvalitetssäkring Förenklad hantering från tidrapport till räkning Förändringsbehov val av anordnare: Förtydliga avtalets (anordnare-klient) status i relation till aktörerna anordnare, klient, Försäkringskassan Klargöra kommunens informationsroll avseende assistans Utifrån förändringsbehoven och kunskaper om nuläget togs 15 åtgärdsförslag fram (se bilaga 3). Dessa förändringsförslag omfattade en del förändringar i samspelet mellan kommunen och Försäkringskassan, men även interna förändringar av kommunens processer samt utveckling av IT-stöd för de nya processerna. En kravdokumentation och designprototyper för det nya IT-stödet togs fram (Sjöström m fl, 2008). Det nya IT-stödet gavs arbetsnamnet TidIT. 1.4.Genomförbarhet och fortsatt arbete Föreslagna förändringsförslag togs fram i en idealistisk anda, vilket innebar att flera av dem inte var genomförbara under rådande omständigheter. Parallellt med projektarbetet har samtal förts med Försäkringskassan. Där har framkommit skilda synsätt på hur verksamheten kan utvecklas med hänsyn till tolkning av gällande lagstiftning. Försäkringskassan kräver bland annat att underskrift från assistansberättigad alternativt god man finns på räkningen. Vidare menar man att Försäkringskassan inte kan ha särlösningar gentemot kommunerna. Försäkringskassan uttryckte att det inte fanns finansiella möjligheter till utveckling av elektroniska lösningar inom LASS, men parterna är överens om fortsatt samarbete. Man ville också avvakta den kommande LSSutredningen. I augusti 2008 presenterade LSS-kommittén slutbetänkandet Ny lag om stöd och service till vissa personer med funktionsnedsättning (SOU 2008:77). I betänkandet föreslås att regleringen av de insatser och uppgifter som nu anges i LSS och LASS samlas och förtydligas i en lag LSS. LASS ska upphävas och tillämpliga delar av lagen inarbetas i LSS. Flera av LSS-kommitténs förslag går helt i linje med förändringsförslag som framkommit inom LSS/LASS-projektet: Staten ska ha ett samlat huvudmannaskap för beslut om och finansiering av insatsen personlig assistans Regeringen bör överväga att införa handläggningsregler i LSS för att stärka den 6
enskildes rätt enligt lagen Assistansersättningen ska betalas ut direkt till de anordnare som den enskilde väljer. Anordnare av assistans ska vara ansvariga för redovisningen av hur medlen använts och också för eventuell återbetalning Försäkringskassan bör få i uppdrag att undersöka möjligheterna att hantera rapporteringen av utförd assistanstid och medel som använts genom kostnadseffektiva tekniska lösningar. Inom LSS/LASS-projektet beslutades att dela upp fortsatt arbete i två steg. Det första steget, som är omedelbart genomförbart, innebär en utveckling av förbättrat IT-stöd (TidIT) för kommunens interna processer rörande planering, rapportering, kvalitetssäkring och redovisning av tid och omkostnader för personlig assistans. I första steget skall utvecklingen ske med god framförhållning, för att enkelt möjliggöra en utveckling mot steg 2: Att (om möjligt) komma ifrån att brukare/god man måste signera räkningar till Försäkringskassan, samt att överföra räkningar (och detaljerade tidrapporter) elektroniskt till Försäkringskassan. Steg 1 innebär en klar förbättring för kommunerna med avseende på kvalitet, effektivitet och uppföljningsbarhet i den interna administrationen: Kvalitetsmässigt kan TidIT innebära en bättre kommunikation mellan olika aktörer i assistansprocesserna, samt ge goda underlag till brukare/god man i samband med att räkningar till Försäkringskassan ska signeras. Vidare kan tjänstekvaliteten gentemot medborgarna/brukarna förbättras genom tydligare och mer relevant kommunikation via Internet. Effektivitetsmässigt ger TidIT, tack vare sin anpassning till kommunernas processer, möjlighet att komma ifrån den pappersexercis som idag råder i samband med tidrapportering och sammanställning av räkningar. Uppföljningsmässigt kommer TidIT leda till att kommunen får god ordning på bokföringen kring personlig assistans, med möjligheter att ta fram rapporter från verksamheten i planerings- och uppföljningssyfte. Realiseringen av steg 1 sker inom ramen för BITA-projektet, som beskrivs i nästa kapitel. Fortsatt arbete med steg 2 sker bland annat inom Sambruksprojektet SAMSKOP - SAMverkan mellan Statliga och KOmmunala Processer. SAMSKOP är ett forskningsprojekt finansierat av VINNOVA för att utveckla nya arenor och samverkansformer i samband med e-förvaltningsutveckling över myndighetsgränserna. LSS-kommitténs slutbetänkande (SOU 2008:77) är i sig ett steg i rätt riktning. 7
2. BITA-projektet: Brukarcentrerat IT-stöd inom personlig assistans I avvaktan på LSS-kommitténs slutbetänkande enades projektgruppen I LSS/LASSprojektet i maj 2008 om att fortsätta projektet med syftet att effektivisera de kommunala processerna. Man beslutade att genomföra ett pilotprojekt i en av de deltagande kommunerna (Kumla). Motiveringen bakom att arbeta med ett pilotprojekt var att undvika en regelrätt och ofta långdragen upphandlingsprocess av IT-system. Övriga kommuner som i nuläget medverkar i BITA-projektet är Järfälla, Kristianstad, Nordanstig, Sandviken och Södertälje. 2.1.Projektmål och leverabler BITA-Projektet är att betrakta som en naturlig fortsättning på LSS/LASS-projektet. Målsättningarna kan därför av naturliga skäl ses som en konkretiserad version av LSS/LASS-projektmålen: Med hjälp av sammanhållen e-förvaltning förenkla administrationen och öka effektiviteten inom tidsrapportering vid personlig assistans och bättre nyttja kommunens resurser inom personlig assistans Tillsammans med Kumla kommun och leverantörer konstruera det IT-stöd som utformats i det tidigare genomförda projektet Sammanhållning e-förvaltning inom LSS/LASS. Implementera IT-stödet i Kumla kommun och primärt fungera som ett stöd för berörda aktörer inom LSS: personliga assistenter, arbetsledare, brukare/gode män, samt samfungera med relevanta delar av Kumlas befintliga IT-system Hanteringen av tidrapporter och räkningar skall leda till bättre redovisning såväl internt inom kommunen som till Försäkringskassan Kvalitetssäkra att den assistansberättigade får det beviljade antalet timmar verkställt Assistansberättigad/god man ges möjlighet att granska scheman, tidrapporter och eget timsaldo via nytt IT-stöd (via e-tjänst alternativt utskrivna underlag) Förbereda IT-stödet tekniskt för att det skall kunna anpassas till andra kommuners IT-miljöer och därmed tas i bruk av andra kommuner Förväntade resultat är: Ett utvecklat IT-stöd för mobil tidsredovisning och uppföljning 8
Förenklad, tidseffektiviserad och kvalitetssäkrad hantering av tidrapportering och räkningar till Försäkringskassan Möjligheter att göra strukturerad och kvalitetssäkrad uppföljning och statistik Förbättrad kommunikation mellan medborgare och kommun rörande ekonomiska förutsättningar för personlig assistans och redovisning av utförd assistans IT-stöd/e-tjänst för assistansberättigad/god man. Se bilaga 5 för en översikt av de tänkta funktionerna i IT-stödet. Sjöström m fl (2008) ger en mer detaljrik bild av IT-stödets utformning och funktionalitet. BITA-projektet kommer att avrapporteras genom ett antal leverabler till uppdragsgivarna: IT-stöd (testat och implementerat i Kumla kommun) Källkod och systemdokumentation Hjälpmaterial Projektrapport Lägesrapporter Resultatet (nuläge) delges kontinuerligt till respektive samverkansparter samt alla Sambrukskommuner genom gängse kanaler (konferenser, medlemsskrifter etc.). Vidare skall alla Sambrukskommuner få möjligheter att köpa in systemet och implementera i egen verksamhet. Forskare ska kunna använda resultatet för publicering och vidareutveckling. 2.2.Projektarbetsformer I samma anda som LSS/LASS-projektet kommer arbetet i BITA-projektet att bedrivas intressentcentrerat. BITA-projektet bedrivs enligt agil (lättrörlig) utvecklingsfilosofi, vilket kortfattat innebär: Täta leveranser av värdeskapande programvara Välkomnande av och anpassning till ändrade krav och prioriteringar genom hela utvecklingsprocessen Kontinuerlig uppmärksamhet på bra design och teknisk excellens En strävan mot enkelhet med avseende på utvecklingsprocess, dokumentation & programkod Kontinuerlig reflektion kring hur effektiviteten kan förbättras och ett pragmatiskt förhållningssätt till att anpassa sig efter nya omständigheter 9
Agila utvecklingsmetoder har vunnit mark i industrin det senaste årtiondet. Projektet organiseras i en styrgrupp och en projektarbetsgrupp. Styrgruppen utgörs av representant från Linköpings universitet, Sambruks styrelse. Kumla kommun och övriga deltagarkommuner. Styrgruppen ansvarar för att projektet följer mål och budget. Styrgruppen sammanträder 2 gånger per år. Utöver inplanerade styrgruppsmöten sammankallar projektledaren styrgruppen vid behov. I projektarbetsgruppen ingår Gunilla Hallqvist, projektledare, Jonas Sjöström, forskare och utvecklare samt Thomas Rosén, forskare och representanter (från verksamhets- och IT-sidorna) från Kumla kommun. Projektledaren rapporterar kontinuerligt till styrgruppen och Sambruks styrelse (status på projektet, budget etc.). 2.3.Kommersiella förutsättningar Förutsättningarna för genomförandet av BITA och för att resultat ska kunna säkras är förtroende, delaktighet och engagemang från samtliga centrala intressenter: Kumla kommun, övriga delprojektkommuner, Intresseföreningen för Assistansberättigade (IFA), assistansberättigade och IT-leverantörer. En viktig förutsättning är en säkrad finansiering av projektet. Därför ska avtal tecknas mellan Kumla kommun, delprojektkommuner, leverantörer och föreningen Sambruk. Ytterligare förutsättning för projektet är samverkan med Sambruks FoU/VINNOVAprojekten Bossanova och SAMSKOP, som dels är medfinansiärer av projektet, dels står för viktiga personella resurser och kunskap. 2.4.Tekniska förutsättningar En viktig utgångspunkt för BITA-projektet är Sambruks kravdokument för ickefunktionella krav: Öppen Teknisk Plattform (ÖTP 2.0, 2007). En viktig grundprincip i utvecklingen av det tänkta systemet är att det inte skall skapas direkta beroenden mellan specifika system. All interaktion mellan system ska ske via proxytjänster/adaptrar, som tar emot förfrågningar och returnerar svar. Därmed blir det tänkta systemet beroende av den tjänst adaptern erbjuder, men ej direkt beroende av de system adaptern i sin tur kommunicerar med för att utföra sitt arbete. Förfrågningar och svar mellan TidIT och omgivande system skall utväxlas i enlighet med välspecificerade dokumenttyper (s.k. nyttomeddelanden eller scheman). Så långt som möjligt ska öppna standarder inom området användas av leverantören, för att säkerställa att inga särskilda beroenden till specifika produkter eller leverantörer byggs in i programvaran. 2.5.Projektets forskningsförankring Projektet är en fortsättning av tidigare etablerat samarbete mellan Föreningen Sambruk, Linköpings universitet och forskningsnätverket VITS genom Sambruks VINNOVA - finansierade FoU-verksamhet (2005-2008). Projektet genomförs koordinerat med nya FoU/VINNOVA - projekt (2008-2011) SAMverkan mellan Statliga och Kommunala Processer (SAMSKOP) och Affärsmodeller för öppen programvara i offentlig sektor: Nya möjligheter för kunder och leverantörer (Bossanova). 10
Ett mål på forskningsnivå med BITA-projektet är att projektet ska bidra till att utveckla kunskap som kan vara till gagn för framtida interorganisatoriska verksamhetsutvecklingsprojekt inom offentlig sektor. I praktiken innebär detta att forskare kommer att bidra med kunskap och arbetsinsatser till BITA-projektet, samtidigt som de genom sin medverkan får underlag för att utveckla praktiska teorier, modeller och metoder. 11
3. BITA-projektet: Nuläge och planerat fortsatt arbete Under hösten 2008 gjordes en sondering bland Sambruk-kommunerna kring medverkan i BITA-projektet. I finanskrisens spår fanns det hos många kommuner ingen möjlighet att prioritera nyutveckling av IT-system. I nuläget har sex kommuner anslutit sig som finansiärer och medverkande i projektet: Järfälla, Kristianstad, Kumla, Nordanstig och Sandviken. Enligt föreslagen kostnad per kommuninvånare (ca 80 öre) ger detta en budget på drygt 200 000 SEK. I den ursprungliga budgeteringen för projektet bedömdes att 1000 konsulttimmar behövdes för att konstruera den tänkta IT-lösningen, vilket motsvarar en kostnad på mellan 400 000 SEK och 1 000 000 SEK, beroende på val av leverantör. Flera kommuner, bland annat Nynäshamn och Södertälje, överväger att träda in som medverkande, vilket gör att finanserna kan komma att förstärkas. Den bristfälliga finansieringen diskuterades på ett Sambruks dygnsmöte i april 2009. På förslag från forskarhåll beslutades att utvecklingsarbete skulle inledas från forskarsidan. Detta innebär att utveckling av TidIT för närvarande bedrivs av forskare. Resten av detta kapitel beskriver översiktligt vad som är utfört, samt hur arbete kan bedrivas framöver för att uppnå projektmålen. Trots denna utvecklingsmodell kommer en budget att behöva upprättas. Utvecklingen medför en del expenser (inköp av utrustning, vissa konsultkostnader för integration mot befintliga system, köp av externa arbetsinsatser m m). Någon form av avtal med medverkande kommuner bör skrivas inom kort, följt av en fakturering mot kommunerna för att få utrymme för utvecklingskostnader av dylika slag. 3.1.Utvecklingsstatus I samverkan med Kumla kommun har en tjänsteorienterad arkitektur i enlighet med de planerade arkitekturtankarna utarbetats för TidIT (se bilaga 4). Denna arkitektur ligger till grund för det fortsatta utvecklingsarbetet. Vidare har det beslutats att TidITs serverdel skall köras i Microsoft-miljö. Merparten av Sveriges kommuner har en sådan plattform i dagsläget. En databas har utvecklats, som i nuläget hanterar 80-90% av kraven på TidIT. Databasen är implementerad i SQL server. En utvecklingsmiljö för web services har upprättats i Microsofts webbmiljö Internet Information Services, och ett par enklare tjänster har körts på test från utvecklarsidan. Dessa erbjuder informationstjänster och returnerar nyttomeddelanden i form av XMLmeddelanden, en viktig förutsättning för att TidIT skall leva upp till kraven på en tjänsteorienterad arkitektur i enlighet med ÖTP 2.0. Med databaslösningen och stöd för arkitekturen på plats har utveckling av applikationer inletts. Med applikationer avses den del av TidIT som användarna kommer i kontakt med: Gränssnitten till IT-systemet där människor kommer åt systemets funktionalitet och därmed kan utföra viktiga handlingar i verksamheten. Bilaga 5 visar en översikt av den tänkta funktionaliteten i TidIT. 12
Den nuvarande situationen i Kumla med avseende på schemaläggning har varit styrande när det gäller ordningsföljden för utveckling av applikationer. Kumla kommun står i begrepp att ersätta schemasystemet Medvind med Personec P. Detta gjorde det nödvändigt att prioritera schemaläggningsfunktionalitet. I nuläget finns en fungerande schemaläggningsapplikation i TidIT, som även kommer att vara en integrerad del av den färdiga lösningen. Det är dock viktigt att kommunernas befintliga schemaläggningssystem skall kunna samfungera med TidIT. I skrivande stund håller en kravspecifikation på att utformas, där det regleras hur TidIT skall inhämta information från befintligt schemaläggningssystem (Personec P). TidIT skall även kunna leverera lönegrundande information tillbaka till Personec P de faktiskt arbetade timmarna för respektive assistent alternativt avvikelser i arbetad tid i relation till schemat. Konstruktionen av den adapter som inhämtar informationen kommer att genomföras av leverantören till Personec P. Notera att fler integrationer kommer att behöva implementeras innan TidIT kan stödja verksamheten enligt den totala målbilden: Koppling mot ekonomisystem (Ekonoma i Kumlafallet) krävs för att räkning skall kunna överföras elektroniskt (minska pappersexercis) Koppling mot befintlig säkerhetslösning (adapter/koppling mot MobilityGuard) krävs för att enkelt kunna administrera användare (assistenter och brukare) utan dubbelarbete Koppling mot SMS-gateway för att TidIT skall kunna skicka SMS i enlighet med tankarna kring utökad trygghet (Se Sjöström m fl, 2008) 3.2 Planerat arbete Tiden fram till semestern kommer att ägnas åt fortsatt utveckling av schemaläggningsfunktionen i TidIT, samt funktionalitet för arbetsledaren att tidrapportera och att granska och fastställa tidrapporter. Ett ytterligare projektmöte I Kumla bör äga rum i mitten på juni. En aktuell version av denna lägesrapport kommer att distribueras till medverkande kommuner innan semestern, samtidigt som en kallelse till ett möte (augusti-september) skickas ut till samtliga medverkande. På detta möte kan vi, utifrån den utveckling som skett, göra en värdering av hur vi skall gå vidare med arbetet. Från forskarhåll kommer utrymmet för utvecklingsinsatser att vara mindre under hösten än den varit sedan dygnsmötet i april (maximalt 30% av en tjänst). För närvarande utreds möjligheten att hyra in en utvecklare under sommarmånaderna (20/6 30/8) för att inte tappa tempo i IT-utvecklingen. Diskussion har förts med en masterstudent vid Uppsala Universitet som har dokumenterat bra kunskap och praktisk erfarenhet av programvaruutveckling i allmänhet, samt i den utvecklingsmiljö som är aktuell i projektet. Studenten har också börjat få en inblick i Sambruk i annat uppdrag denne är inblandad i ( Samplats II ). Studenten talar inte Svenska, men kommer att samverka tätt med befintlig utvecklare för att säkerställa att ingen språkproblematik uppstår. Timkostnaden för personen i fråga kommer att ligga runt 200 SEK/h, vilket är ett mycket lågt pris för denna typ av tjänst. Masterstudenten i fråga skall under hösten arbeta med sin masteruppsats, vilket kan innebära att denne fortsatt bidrar till utvecklingen av 13
systemet som en del av uppsatsarbetet (utan ytterligare kostnad för projektet). Givet att förstärkning under sommarmånaderna hyrs in enligt ovan bedöms följande plan för hösten vara rimlig: Kärnfunktionalitet i TidIT (tidrapportering och redovisning i arbetsledarvyn och assistentens e-tjänst av systemet) har utvecklats och testats Kumla har under hösten införskaffat mobila enheter och dataabonnemang till brukarmobilerna. Innan midsommar bör en mobil enhet med abonemmang vara på plats för utvecklarna. I slutet på augusti bör en till mobil enhet med abonemmang finnas tillgänglig för en pionjärbrukare i Kumla. Mobil tidsregistrering har under hösten utvecklats och testats. TidIT har vid årsskiftet använts i skarp drift för minst en brukare i Kumla i två månader Kumla har gjort en utvärdering av TidIT och har därmed underlag för att besluta huruvida IT-stödet kan tas i "fullskalig" drift i kommunen under våren 2010 utvärderingen finns dokumenterad i en rapport som samtliga deltagarkommuner fått tillgång till Under hösten förväntas vi därmed ha ett "proof-of-concept" att demonstrera för avvaktande (och andra) kommuner. Detta torde resultera i att fler kommuner stiger in som medfinansiärer av utvecklingsarbetet, vilket skapar bättre förutsättningar att fortsätta utvecklingen. Ett ytterligare spår som diskuterats är att föra en fortsatt diskussion med IFA kring samverkan i utvecklingen av brukarens e-tjänst. Detta skulle vara enormt bra ur goodwillsynpunkt både för BITA-projektet och ett bra sätt för IFA att bidra till bra villkor för sina intressenter (brukarna). Det blir ett sätt att bli än mer brukarcentrerade. Sammanfattningsvis kan sägas att BITA-projektet, trots en viss friktion vad gäller att få till stånd en tillräcklig finansiering, tack vare kreativa lösningar för programvaruutveckling rör sig i rätt riktning. De medverkande kommunerna förväntas dock tillföra engagemang och finansiering för projektet, för att säkerställa att IT-systemet på ett fullvärdigt sätt kan utvecklas till att stödja det nyläge som utarbetades i LSS/LASS-projektet. 14
4. Referenser Goldkuhl m. fl. (2008) E-tjänster för Sambruk- Möjligheter och hinder. Slutrapport från FoU-projekt 2005-2008. Sjöström, J., Goldkuhl, G. och Hallqvist, G. (2008) Brukarcentrerat IT-stöd för personlig assistans Underlag för IT-utveckling. Internt arbetsdokument. ÖTP 2.0 (2007) Öppen Teknisk Plattform version 2.0. Sambruk. 15
Bilaga 1 Resultat av problemanalys [Infogas i senare version av lägesrapporten] 16
Bilaga 2 Målformuleringar för kommunal LSS/LASSverksamhet Mål - Från ansökan till beslut Effektiv och överenskommen arbetsfördelning och samverkan mellan Försäkringskassan och kommuner Rättssäker hantering Kvalitet i utredningar och beslut Samstämmighet mellan kommun och Försäkringskassa avseende assistansbehov Korta handläggningstider Likformigt beslutsfattande hos Försäkringskassan ( från Norr till Söder ) Mål - Tidrapportering och ersättningslogik Kvalitetssäkrade underlag för ersättning Korrekta betalningar utbetald ersättning skall motsvara utfört arbete Utbetalning av ersättning från FK skall ske i tid Tids- och resurseffektiv hantering av ersättningsprocessen (kommun får LASSersättning från FK) Tids- och resurseffektiv lönehantering avseende personliga assistenter Mål - Erbjudanden och avtal Klienten har rätt att välja assistansanordnare Respekt för den enskildes självbestämmande och integritet, största möjlighet till inflytande och medbestämmande över insatser (LSS paragraf 6) Klienten ges möjlighet att vara delaktig i val av personliga assistenter Klienten önskar överblicka olika assistansutbud Kommunen ska informera om mål och medel inom personlig assistans / för verksamheten enligt LSS (LSS paragraf 15.3) Tydlighet och följsamhet i avtal mellan klient, anordnare och FK 17
Bilaga 3 Åtgärdsförslag för kommunal LSS/LASSverksamhet 1. FK utvecklar rutiner för att förse kommun med information löpande, främst med avseende på inkomna ansökningar, samt alla typer av beslut. 2. FK utreder och fattar framledes alla beslut gällande personlig assistans. 3. FK delegerar/bemyndigar handläggare att fatta LASS-beslut 4. FK inrättar rutiner för kontinuerlig uppföljning och jämförelse mellan olika delar av landet 5. Datafångst vid tidrapportering skall ske vid källan med stöd av lämplig informationsteknik 6. Kommun (arbetsledare) får fullmakt av brukaren att kontrollera/godkänna assistenternas redovisade timmar 7. Framtida IT-stöd bör ge stöd för integration med lönesystem, ekonomisystem och omsorgssystem 8. FK vidareutvecklar systemet med stickprover i stället för att begära signering av alla räkningar 9. IT-stödet bör ge möjlighet att skicka komplett, kvalitetssäkrad räkning till FK efter ca 7-10 dagar. 10. Utveckla en kanalstrategi för brukarkommunikation 11. FK bör ta ett ansvar vad gäller hur det skall gå till att övergå/byta från en anordnare till en annan. 12. Tjänsteorienterad design av kommunens information till medborgarna inom LSS/ LASS-området 13. Länka från webbplats till icke-kommersiella föreningar/organ t ex assistanskoll.se och IFA som har information och jämförelser av olika anordnare. 14. Kommunen kan finnas med i jämförelser (t ex den på assistanskoll) för att kunna jämföras med andra aktörer. 18
Bilaga 4 IT-arkitektur för TidIT Notera att det kommer att krävas adaptrar för att respektive kommun skall kunna använda TidIT i sin verksamhet. I pilotutvecklingen skapas endast adaptrar för systemen som är i bruk i Kumla kommun. Strategin bör självfallet vara att en adapter endast utvecklas en gång sedan kan den nyttjas av alla kommuner som har systemet adaptern stödjer. 19
Bilaga 5 Processtöd i TidIT, från tre centrala aktörers perspektiv Notera att utvecklingen i första skedet fokuserar på arbetsledarens applikation och går från höger till vänster. Därefter kommer assistentens vy (mobil applikation samt e- tjänst). Detta innebär inte att brukarens e-tjänst är lägre prioriterad det krävs en viss inbördes ordning i prioriteringen för att komma igång med pilotbruk av systemet i höst. 20