Kompetensförsörjning

www.pwc.se Revisionsrapport Kerstin Svensson Cert. kommunal revisor Kompetensförsörjning Nyköpings kommun

Innehållsförteckning 1. Uppdrag... 1 1.1. Bakgrund... 1 1.2. Revisionsfråga... 1 1.3. Metod och avgränsning... 1 2. Kompetensförsörjning i Nyköpings kommun...3 2.1. Beslut av fullmäktige...3 2.2. Styrdokument...3 3. Granskningens resultat...5 3.1. Personal- och kompetensförsörjningsbehov...5 3.1.1. Kommunövergripande...5 3.1.2. Divisionsnivå...5 3.1.3. Bedömning...6 3.2. Ansvar och organisation...7 3.2.1. Bedömning... 8 3.3. Chefsstöd...9 3.3.1. Bedömning... 11 3.4. Effekter av åtgärder...11 3.4.1. Bedömning...13 4. Sammanfattning och revisionell bedömning... 14 Nyköpings kommun

1. Uppdrag 1.1. Bakgrund Nyköpings befolkning ökar, vilket ger ökade skatteintäkter men ställer också krav på den kommunala servicen. Andelen äldre är högre i kommunen både jämfört med länet och med riket, medan andelen personer i arbetsför ålder 1 är lägre. Detta ställer krav på den kommunala organisationen att, som arbetsgivare, både attrahera nya medarbetare och att upprätthålla kompetens hos befintlig personal. Revisorerna har i sin risk- och väsentlighetsbedömning funnit skäl att granska kommunens arbete med framtida kompetensförsörjning. Revisorerna i Nyköpings kommun har gett Kommunal Sektor inom i uppdrag att genomföra granskningen. 1.2. Revisionsfråga Den övergripande revisionsfrågan ska besvara om kommunstyrelsen i sin roll som produktionsstyrelse bedriver ett ändamålsenligt kompetensförsörjningsarbete för att säkra behov av personal och kompetens. Följande kontrollfrågor utgör grund för bedömning av den övergripande revisionsfrågan: Har kommunstyrelsen/produktionsstyrelsen tydliggjort vilket personal- och kompetensförsörjningsbehov som finns/kommer att finnas? Finns ett tydligt ansvar och en organisation för - framtida kompetens- och personalförsörjning - kompetensutveckling av befintlig personal? Har kommunstyrelsen/produktionsstyrelsen säkerställt att cheferna har ett tillräckligt stöd och underlag för att hantera - framtida kompetens- och personalförsörjning - kompetensutveckling av befintlig personal? Säkerställer kommunstyrelsen/produktionsstyrelsen att vidtagna åtgärder ger önskvärd effekt? 1.3. Metod och avgränsning Granskningsobjekt är kommunstyrelsen i sin roll som produktionsstyrelse och granskas avseende det kommunövergripande arbetet. För att verifiera arbetet inom verksamheterna görs en fördjupning inom vård och omsorg. Granskningen har genomförts genom dokumentstudier samt intervjuer med HRansvarig på kommunövergripande nivå och HR-konsult och utvecklingsledare inom 1 18-64 år Nyköpings kommun 1 av 16

Division Social omsorg samt med två områdeschefer inom vård och omsorg. Därutöver har nämndsansvarig tjänsteman (Vård- och omsorgsnämnden) intervjuats. Samtliga intervjuade har beretts möjlighet att sakgranska rapporten. Dokumentgranskningen har omfattat Budget 2014 Flerårsplan 2015-2016, internöverenskommelser för vård och omsorg, Personalpolicy för Nyköpings kommun, protokoll samt reglementen. Därutöver har vi tagit del av uppföljningar, statistik och stödjande dokument inom personalområdet. Nyköpings kommun 2 av 16

2. Kompetensförsörjning i Nyköpings kommun 2.1. Beslut av fullmäktige Fullmäktige har i sin vision Nyköping 2020 angett hur den kommunala verksamheten ska utvecklas fram till år 2020. Ett av målen för Hållbar utveckling är att befolkningen ska öka med cirka 700 invånare per år. Förändringar i olika åldersgrupper förväntas leda till att behovet av ramtilldelning mellan olika nämndområden kommer att förändras. För den kommunala organisationen fokuseras effektivitet och kvalitet. Områden som bland annat anges som väsentliga är aktiv arbetsplatsutveckling och kompetensöverföring i samband med personalavgångar. I Budget 2014 och flerårsplan 2015-2016 gör fullmäktige de markeringar och inriktningar som avser innevarande år och planperioden. Ett övergripande mål med bäring på aktuell granskning anges - Nyköpings kommun ska stärka sin ställning som en attraktiv arbetsgivare. Exempel på aktiviteter kopplade till målet är: - Uppföljning av heltidsprojektet och att under planperioden stödja breddinförande av heltider inom den tidigare Vård- och omsorgsdivisionen. - Satsning på Centrum för ungdomspraktik. - Att rusta chefer att möta förändringar i arbetsgrupper kommer att bli allt viktigare i ledarskapsinsatser baserat på arbetsrätt och professionellt bemötande. - Satsningen på samverkansutbildning tillsammans med de fackliga organisationerna fortsätter. - Förankring av riktlinjerna för mångfald samt implementering av de åtgärder som följer av riktlinjen. - Planering och uppföljning av medarbetarenkät som genomförs under 2014. Fullmäktige har också gett ett särskilt uppdrag till Vård- och omsorgsnämnden att utreda och föreslå de framåtsyftande utvecklingslinjer som måste starta redan under planperioden. I utredningen bör såväl alternativa boendeformer som civilsamhällets möjligheter att bidra till bra omvårdnad prövas liksom andra goda idéer och erfarenheter som prövats i andra kommuner i och utanför Sverige.. Återrapportering ska ske till fullmäktige senast i december 2014. 2.2. Styrdokument Förutom ovan nämnda vision och budgetdokument finns en personalpolicy antagen av fullmäktige 2012-12-11. Dokumentet tar sin utgång i visionen för 2020 och be- Nyköpings kommun 3 av 16

skriver innehåll, mål, indikatorer samt ansvar för uppföljning inom följande områden: Personalförsörjning indikator är uppföljning av andel medarbetare med relevant kompetens och uppföljning av riktlinjer för rekrytering. Arbetsplatsutveckling, ledarskap och samverkan indikator är regelbundna medarbetarundersökningar med analys och stödinsatser. Arbetsmiljö och hälsa indikator är uppföljning av HRI-värden och av att alla arbetsplatser genomför åtgärder enligt handlingsplan efter genomförd Reflect-HRI mätning. Sjukfrånvaron följs upp vid bokslut. Jämställdhet och mångfald indikator är uppföljning av statistik, andel medarbetare med utländsk bakgrund motsvarar andelen medborgare med utländsk bakgrund. Lön och anställningsvillkor indikator är kännedom om lönekriterier, andel deltidsanställda som erbjudits heltidsanställning. I dokumentet relateras till ett antal styrdokument. Personalpolicyn ska aktualitetsprövas av Kommunstyrelsen i samband med ny mandatperiod. Nyköpings kommun 4 av 16

3. Granskningens resultat 3.1. Personal- och kompetensförsörjningsbehov 3.1.1. Kommunövergripande I aktuella budgetdokument beskrivs befolkningsutveckling, arbetsmarknad och tillgång till arbetskraft samt pensionsavgångar, vilka samtliga är väsentliga faktorer i kommunens bedömning av sitt kompetensbehov. Inom vård och omsorg konstateras att antalet invånare över 65 år kommer att öka med drygt 1 300 personer mellan åren 2012-2017. Av dessa är cirka 220 över 80 år. För hemtjänstens del anges att effektiviteten måste bli högre för att klara de ekonomiska målen och att krav på kompetens och utbildningsnivå gör det svårt att rekrytera den personal som kommer att behövas. Det finns i dagsläget inget kommunövergripande dokument som anger framtida behov av kompetens. En redovisning till Personalutskottet markerade följande yrkesgrupper som bristområden utifrån aktuella pensionsavgångar; förskolelärare, undersköterskor, sjuksköterskor, socionomer, ingenjörer samt projektledare. Tiden avsåg 2019 och 2024. Även vid kommunstyrelsens bokslutsdag i mars 2014 redovisade HR-chefen aktuella bristområden. Behov av en bild över kommunens samlade behov har framförts och också uppmärksammats, vilket lett till att ett arbete kring detta har startats. 3.1.2. Divisionsnivå Nämndernas påverkan på kompetens- och personalförsörjningsbehov får utläsas ur de ettåriga internöverenskommelser som upprättas mellan respektive nämnd och division. I överenskommelserna anges i huvudsak kvalitetskrav ur ett brukarperspektiv samt aktuella ersättningsnivåer. I internöverenskommelsen mellan Vård- och omsorgsnämnden och Division Social omsorg finns inga tydliga kompetenskrav angivna. De formuleringar som används är t ex att divisionen ansvarar för organisering av den kommunala hemsjukvården, för hemtjänsten anges att den följer de krav som finns angivna i förfrågningsunderlag enligt Lagen om valfrihetssystem (LOV). Överenskommelsen anger också att bemanningen vid varje tillfälle ska vara tillräcklig för att bedriva en vård med god kvalitet för den boende. De omsorgschefer vi intervjuat har en relativt god bild av framtida behov inom sina områden, men anger att det är svårt att få gehör för prioriteringar de anser vara nödvändiga för att klara framtiden. Bristen på vidareutbildade sjuksköterskor och behov av åtgärder har skriftligt påtalats från divisionen, men lyfts inte vidare till den politiska nivån. En anledning som anges är att den ovan nämnda helhetsbilden Nyköpings kommun 5 av 16

saknas, vilken behövs för att produktionsstyrelsen ska ha ett tillräckligt underlag för sina prioriteringar. Samtidigt är de intervjuade eniga om att en säkerställd kompetensförsörjning är en förutsättning för att verksamheternas åtagande ska klaras. Utbildningsbehov bland befintlig personal hanteras dels i utbildningsplaner inom respektive division, t.ex. Kompetens- och utbildningsplan Division Social omsorg 2013-2015. Planen är omfattande och arbetas i huvudsak fram utifrån medarbetarsamtal och arbetsplatsträffar. I planen ingår även en inventering av utbildningsbehov. Utbildningsplanen diskuteras och prioriteras i utbildningsgruppen för att därefter verkställas. De intervjuade inom Division Social omsorg menar dock att planen behöver utvecklas för att tydligare styra mot behov. Omsorgscheferna efterfrågar en tydligare inriktning av och dialog kring verksamheten från politiskt håll för att kunna styra kompetensen bättre, t ex olika inriktningar på äldreboende. Vilket även anses skulle underlätta marknadsföringen av kommunen som en attraktiv arbetsgivare. Även inom divisionen finns ett behov av att lyfta krav på kompetensnivåer för att få en mer enhetlig bedömning. Ett exempel som nämns är kompetenskrav för att arbeta med brukare med autism. Avvikelser anses också kunna användas mer systematiskt för att klargöra behov av kompetens och insatser på divisionsnivå. 3.1.3. Bedömning Har kommunstyrelsen/produktionsstyrelsen tydliggjort vilket personal- och kompetensförsörjningsbehov som finns/kommer att finnas? I nuläget har kommunens ingen dokumenterad kartläggning av kommunens totala personal- och kompetensförsörjningsbehov och inte någon kommunövergripande plan för att säkerställa framtida försörjning. Vår bedömning är att produktionsstyrelsen inte har tydliggjort vilket kompetensbehov som finns och kommer att finnas och saknar därmed också ett tydligt underlag för sina prioriteringar av insatser och resursfördelning avseende den strategiska kompetensförsörjningen. På divisionsnivå har relativt omfattande kompetens- och utbildningsplaner tagits fram för befintlig personal. Vi konstarerar att de ettåriga internöverenskommelserna inte anger tydliga kompetenskrav. Avtalen med externa vårdgivare har vi uppfattat är tydligare avseende detta. Internöverenskommelserna bedömer vi behöver översättas i kompetenskrav för att utgöra ett tillräckligt underlag för enhetscheferna i deras bedömning av vilken kompetens som behövs. Vår bedömning är att säkerställande av framtida kompetensförsörjning också kräver ett planeringsunderlag där politiken anger vilken inriktning av verksamheten som önskas på sikt, som ett komplement till de mer kortsiktiga internöverenskommelserna. Det uppdrag som fullmäktige har gett Vård- och omsorgsnämnden angå- Nyköpings kommun 6 av 16

ende framtida utvecklingslinjer kan mycket väl bli ett sådant underlag. Dialogen mellan nämnden och produktionsstyrelsen uppfattar vi kan behöva stärkas kring dessa frågor. 3.2. Ansvar och organisation Kommunens styrmodell beskrivs enligt modellen nedan. Kommunens grunduppdrag beskrivs i huvudsak genom beställningar och i kommunens styrdokument. Uppdraget att vara produktionsstyrelse för kommunens egen produktion innefattar bl.a. att övervaka att kommunens löpande förvaltning och produktion handhas rationellt och ekonomiskt ansvara för frågor som rör förhållandet mellan kommunen som arbetsgivare och dess arbetstagare ansvara för investeringar i lokaler och utrustning. Ansvaret för personal- och kompetensförsörjning uppfattar vi ingår i de två första punkterna. Reglementet för kommunstyrelsen hanterar inte begreppen personal- eller kompetensförsörjning. Däremot anges att styrelsen har ett ansvar för koncernens utveckling och ekonomiska ställning samt leder och samordnar planeringen och uppföljningen av koncernens ekonomi och verksamheter. Kommunstyrelsen har också att tillse att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och policys etc. som fullmäktige har beslutat om. Reglemente för Vård- och omsorgsnämnden anger i 3 Ansvar för verksamhet respektive personal att Nämnden är ansvarig för innehållet i den verksamhet som beställs/upphandlas (verksamhetsansvar). Detta innebär att nämnden bl.a. har att besluta om mål, inriktning, omfattning och kvalitet avseende verksamheten. Nyköpings kommun 7 av 16

Ansvarig för den organisation och personal (personalansvar), som anlitas för uppdraget är, vid intern beställning, kommunstyrelsen och vid extern upphandling, den entreprenör som anlitas. Under kommunstyrelsen finns ett Personalutskott. Under 2013 och 2014 har divisionerna redovisat sin personalförsörjningssituation till utskottet. De frågor Personalutskottet hittills har fokuserat på är arbetet med personalpolicy, rätten till heltid och medarbetarenkät samt mångfaldsfrågor. I maj har utskottet, enligt uppgift, även hanterat strategisk kompetensutveckling. På tjänstemannanivå är personalansvaret delegerat till respektive chef, vilket innebär både ansvar för kompetensförsörjning av befintlig personal och ansvar för den mer strategiska kompetensförsörjningen. HR-funktionen är en matrisorganisation med en central funktion med HR-chef och ett antal HR-konsulter. HR-chefen är direkt underställd kommundirektören och ingår i ledningslaget på kommunövergripande nivå. Därutöver finns HR-konsulter inom respektive division underställda respektive divisionschef (Tekniska divisionen) alternativt enhetschef för HR (divisionerna för social omsorg samt barn och kultur). Även andra befattningar kan finnas ute i divisionerna som stöd för kompetensförsörjning. Inom Division Social omsorg finns t.ex. utvecklingsledare som beskrivs vara ett viktigt stöd i detta arbete. Gemensamt för samtliga är att HR-funktionen är representerad i respektive ledningslag. HR-funktionen är i första hand stödjande med ansvar för de centrala HR processerna. HR funktionen är också ansvarig för uppföljningen av de mål som har angetts i personalpolicyn. Inom kommunen finns även en utbildningsorganisation, Campus, vilken bland annat bedriver undersköterskeutbildning. Merparten av de kommunanställda inom Division Social omsorg får sin utbildning via Campus. 3.2.1. Bedömning Finns ett tydligt ansvar och en organisation för framtida kompetens- och personalförsörjning? Finns ett tydligt ansvar och en organisation för kompetensutveckling av befintlig personal? Det är framför allt i reglementet för Vård- och omsorgsnämnden som ansvaret mellan nämnd och produktionsstyrelse tydliggörs. I reglementet för kommunstyrelsen/produktionsstyrelsen får ansvaret för personalförsörjning läsas in i begreppet verksamhet. Styrelsens ansvar regleras främst vad avser arbetsgivaransvaret utifrån arbetsmarknadens parter. Produktionsstyrelsens ansvar anser vi kan beskrivas tydligare vad avser den strategiska personalförsörjningen. Ansvaret på tjänstemannanivå är tydligt och följer linjeorganisationen. Nyköpings kommun 8 av 16

Flera politiska organ hanterar olika frågor av betydelse för kommunens kompetensförsörjning. Vår bedömning är att en ökad kommunikation mellan de politiska organen inklusive kommunstyrelse/produktionsstyrelse behövs för att öka styrning och samordning mellan kraven på verksamheten och kommunens personal- och kompetensförsörjning. Vi bedömer att det finns en organisation som bör kunna hantera både den framtida kompetens- och personalförsörjningen samt kompetensutveckling för befintlig personal. Granskningen pekar dock på vissa brister vad avser underlag i form av kompetensförsörjningsplaner, att frågor stannar på tjänstemannanivå och att det är relativt långt mellan ansvariga chefer och den politiska nivån som har att säkerställa att resurser och förutsättningar finns för en adekvat personalförsörjning. Till exempel behovet av fler befattningshavare med högskoleutbildning för att säkerställa kvalitetskraven inom vård- och omsorgsarbetet, som omsorgscheferna lyfter. En fråga vi ställer oss är varför produktionsstyrelsen inte utnyttjat omvårdnadslyftet i större utsträckning, trots stimulansmedel, när det finns ett uttryckt mål om adekvat utbildning och generellt ett ökat kompetensbehov inom vård- och omsorgsyrkena. Även svårigheter att besätta ungdomsplatserna inom Centrum för ungdomspraktik anser vi pekar på att en tydligare samordning kan behövas. 3.3. Chefsstöd Förutom ovan nämnda stöd från HR-funktionen centralt och inom respektive division har ett antal stödjande dokument tagits fram för att underlätta för cheferna. Ett avser just den strategiska kompetensförsörjningen Strategisk kompetensförsörjning i Nyköpings kommun. Dokumentet beskriver kompetensförsörjningsprocessen, där syftet är att säkerställa att organisationen har rätt kompetens i förhållande till uppdrag, mål och vision. Kompetens definieras i dokumentet som förmåga och vilja att utföra en uppgift genom att tillämpa kunskap och färdigheter. Processen beskrivs liksom de verktyg som ska stödja processen. Effekter uppnås genom att arbetet bedrivs utifrån tre perspektiv strategiskt, operativt och individuellt. Ett antal verktyg och metoder finns också framtagna för att stödja kompetensutvecklingen hos befintlig personal. Nämnas kan områden som ledarutveckling, arbetsplatsutveckling och medarbetarsamtal. Kommunen har IT systemet ProCompetence för att fånga kompetensnivån på individnivå. Systemet används inte fullt ut vilket begränsar informationen, se tabellen nedan. Nyköpings kommun 9 av 16

Tabell. Andel genomförda kompetensdeklarationer 2013 Division/verksamhet Andel Tekniska divisionen 69 % Räddning och säkerhet 93 % Samhällsbyggnad 66 % Kommunledningskontoret 71 % Division social omsorg (fd sociala) 72 % Division social omsorg (fd vård och omsorg) 66,5 % Barn utbildning och kultur 55 % Antal kompetensdeklarationer i ProCompetence uppgår till 2 330, vilket är 62 % av samtliga medarbetare i kommunen. Områdescheferna saknar möjligheten att via IT-systemen få en bild av sin personals utbildningsnivå och ser behov av en starkare koppling mellan verksamhetsplan och kompetensfrågorna. Nytt Löne/HR-system införs under 2015, vilket enligt uppgift kommer att innebära att uppgifter avseende ekonomi, verksamhet och personal kommer att kunna hanteras mer samordnat. Tillgång till de statliga stimulansmedlen har inneburit skillnad, men begränsas i och med att kommunen själv måste tillföra medel. Satsningar har dock gjorts, exempel ges från äldreområdet och socialpsykiatrin. Ett stöd för Division Social omsorg är också det länsvisa arbetet som sker inom den gemensamma nämnden för vård, omsorg och hjälpmedel i Sörmland (VOHJS). De intervjuade lyfter bland annat följande områden som behöver hanteras för att klara kommunens kompetensförsörjning inom Division Social omsorg: Ökad konkurrens från landstinget avseende sjuksköterskor, fysioterapeuter och arbetsterapeuter Låg andel sökande till omvårdnadsprogrammet Låg andel sjuksköterskor med vidareutbildning inom verksamheten Behov av högre andel vårdpersonal med undersköterskeutbildning Behov av klarhet kring kompetenskrav i vissa verksamheter Hög personalomsättning bland socionomer och enhetschefer Hög sjukfrånvaro inom äldreomsorgen, många rehabiliteringsfall Nyköpings kommun 10 av 16

Lågt utnyttjande av stimulansmedel från socialstyrelsen inom omvårdnadslyftet Lågt intresse bland ungdomsarbetslösa. Sörmland som län blev regionalt certifierade enligt Vård- och omsorgscollege 2011, undantaget en kommun. Nyköpings kommun ingår i arbetet med Vård- och omsorgscollege sedan den lokala certifieringen 2012 i södra delen. Ovan nämnda frågor diskuteras, enligt uppgift, inom Vård- och omsorgscollege. 3.3.1. Bedömning Har kommunstyrelsen/produktionsstyrelsen säkerställt att cheferna har ett tillräckligt stöd och underlag för att hantera framtida kompetens- och personalförsörjning? För att säkerställa en framtida kompetens- och personalförsörjning behövs en tydligare koppling till verksamhetsplaneringen. Detta för att möjliggöra för cheferna att gör riktiga bedömningar av kompetenskrav som också kan finansieras. Förutom vad som sagts ovan, uppfattar vi att det nya IT-systemet kommer att ge bättre underlag. Vi ser också positivt på det arbete som nu har startat där både konsekvenser av brister i personalförsörjningen och framtagande av såväl kommunövergripande som mer divisionsnära kompetensförsörjningsplaner tas fram. Har kommunstyrelsen/produktionsstyrelsen säkerställt att cheferna har ett tillräckligt stöd och underlag för att hantera kompetensutveckling för befintlig personal? Vi bedömer att det finns ett tillräckligt stöd och underlag för att hantera kompetensutveckling för befintlig personal på kort sikt, däremot behöver underlag för att klara en bedömning på längre sikt förbättras. Vi ser också ett behov av en samordning på divisionsnivå av vilka kompetenskrav som ska gälla. 3.4. Effekter av åtgärder De aktiviteter utifrån angivna mål som beskrivs i budgetdokumentet följs framför allt upp i kommunens delårsrapport och i årsbokslut. Måluppfyllelse av de åtgärder som har vidtagits av produktionsstyrelsen vad avser prioriterade förbättringsområden för att nå de övergripanden målen framgår av tabellen nedan. Att Nyköpings kommun ska stärka sin ställning som en attraktiv arbetsgivare Produktionsstyrelsemål Indikator Utfall/målnivå En hälsofrämjande Arbetsplats Andel sjukfrånvaro av arbetad tid, % (personalsystem) Andel enheter med HRI-värde > 50 (Reflectmätning) Andel enheter som genomför åtgärder 6,1 %/<4 % 49 %/> fg år (55 %) 80 %/ 100 % Nyköpings kommun 11 av 16

Ett gott ledarskap på alla nivåer enligt ledarpolicy enligt årligt reviderade handlingsplaner för arbetsmiljön. (intern uppföljning) Hållbart medarbetarengagemang, område motivation, skala 1-5. (medarbetarenkät) Hållbart medarbetarengagemang, område ledarskap, skala 1-5. (medarbetarenkät) Nytt 2014/4,0 Nytt 2014/4.0 Den återrapportering som återfinns i produktionsstyrelsens årsredovisning för 2013 visar att ett antal mål inte har nåtts eller varit svåra att mäta. Målet om sjukfrånvaro har inte uppnåtts för 2013, mål högst 4 % och utfall 6,1 %, vilket innebär en ökning mot föregående år. Åtgärder är riktade insatser där sjukfrånvaron är som högst samt fortsatta ledarutvecklingsinsatser. HRI-värdet var det lägsta i kommunen sedan mätningen startade för nio år sedan. De områden som främst lyftes fram av medarbetarna som viktiga för arbetsmiljön var klimat, samarbete och arbetsbelastning. De åtgärder som beskrivs avseende HRI är främst ett ökat stöd för chefer samt att HRI som mätmetod ska utvärderas under 2014. Övrigt som framgår av årsredovisningen är en ökning av det timavlönade arbetet, vilket motsvarar 326,5 årsarbetare, varav Division Social omsorg svarar för 240 av dessa. Det konstateras också att rekryteringsbehovet kommer att vara fortsatt stort då pensionsavgångarna förväntas öka de närmaste åren. Inom fem år når 474 medarbetare 65 år, totalt i kommunen finns 3 670 tillsvidareanställda. Andra aktiviteter/åtgärder som har nämnts i olika styrdokument är utökad samverkan och kommunen som attraktiv arbetsgivare. Dessa kommer att följas upp i delår respektive årsredovisning. Redovisning av kompetensnivå till Vård och omsorgsnämnden i maj 2014 avsåg andel heltidstjänster och andel undersköterskor. Inom hemtjänst uppgår andelen heltider till knappt 40 % inom Division Social omsorg, medan andelen bland de privata utförarna varierar mellan knappt 10 % till drygt 65 %. Inom särskilt boende är andelen heltidsanställda högre i kommunen med knappt 30 %, medan andelen bland de privata aktörerna varierar mellan knappt 10 % till nära 25 %. Genomsnittlig tjänstgöringsgrad inom Division Social omsorg är 87,7 % bland de deltidsanställda 2, enligt personalbokslutet. 2 Avser samtliga befattningar Nyköpings kommun 12 av 16

I uppföljningen till nämnden redovisas även andel undersköterskor inom hemtjänst respektive särskilt boende. Division Social omsorg har drygt 75 % undersköterskor inom hemtjänsten medan de privata varierar mellan drygt 15 % och 100 %. Inom särskilt boende har divisionen social omsorg drygt 70 % undersköterskor, medan de privata varierar mellan knappt 70 % och 90 %. 3.4.1. Bedömning Säkerställer kommunstyrelsen/produktionsstyrelsen att vidtagna åtgärder ger önskvärd effekt? Den återrapportering till kommunstyrelsen som sker i delår- och årsredovisningen är utförlig vad avser befintlig personal. Däremot förs en relativt sparsam redovisning kring konsekvenser för verksamheten om inte framtida kompetensbehov klaras. Granskningen visar att nämnderna sällan får tillfälle att föra en dialog med kommunstyrelsen kring inriktning och förutsättningar, annat än vid budgetunderskott. Även företrädare för verksamheterna inom Division Social omsorg önskar en tydligare politisk styrning som draghjälp i arbetet att marknadsföra kommunen som en attraktiv arbetsgivare. Vi bedömer att mål och mätvärden behöver konkretiseras och tydliggöras i förhållande till organisationens kompetens för att kunna följas upp och bidra till fortsatt styrning. För att vara ett tillräckligt underlag för politiken anser vi att bristande måluppfyllelse behöver följas av en konsekvensanalys inklusive åtgärdsplan. Nyköpings kommun 13 av 16

4. Sammanfattning och revisionell bedömning Revisorerna i Nyköpings kommun har gett Kommunal Sektor inom i uppdrag att genomföra en granskning av kommunens strategiska kompetensförsörjning. Den övergripande revisionsfrågan är om kommunstyrelsen i sin roll som produktionsstyrelse bedriver ett ändamålsenligt kompetensförsörjningsarbete för att säkra behov av personal och kompetens. Vår sammanfattande bedömning är att det behövs en tydligare koppling mellan den politiska nivån och verksamheterna i framför allt styrningen för att säkra kommunens framtida behov av personal och kompetens. För kompetensutvecklingen av befintlig personal bedömer vi att kompetensförsörjningsarbetet är ändamålsenligt. Vi grundar vår bedömning på framför allt följande. I nuläget har kommunen ingen dokumenterad kartläggning av kommunens totala personal- och kompetensförsörjningsbehov och inte någon kommunövergripande plan för att säkerställa framtida försörjning. Vår bedömning är att produktionsstyrelsen inte har tydliggjort vilket kompetensbehov som finns och kommer att finnas och saknar därmed också ett tydligt underlag för sina prioriteringar av insatser och resursfördelning avseende den strategiska kompetensförsörjningen. Nuvarande internöverenskommelser är inte i sig ett tillräckligt underlag för cheferna att bedöma kompetenskrav. Vår bedömning är att säkerställande av framtida kompetensförsörjning också kräver ett planeringsunderlag där politiken anger vilken inriktning av verksamheten som önskas på sikt och som kan kommuniceras med verksamheterna. Det uppdrag som fullmäktige har gett Vård- och omsorgsnämnden angående framtida utvecklingslinjer kan mycket väl utgöra underlag för en sådan dialog. På divisionsnivå har relativt omfattande kompetens- och utbildningsplaner tagits fram för befintlig personal. Ansvaret mellan nämnd och produktionsstyrelse tydliggörs framför allt i reglemente för Vård- och omsorgsnämnden. Produktionsstyrelsens ansvar anser vi kan beskrivas tydligare. Ansvaret på tjänstemannanivå är tydligt och följer linjeorganisationen. Flera politiska organ hanterar olika frågor av betydelse för kommunens kompetensförsörjning. Vår bedömning är att en ökad kommunikation mellan de politiska organen inklusive kommunstyrelse/produktionsstyrelse behövs för att öka styrning och samordning mellan kraven på verksamheten och kommunens personal- och kompetensförsörjning. Nyköpings kommun 14 av 16

Den återrapportering till kommunstyrelsen som sker i delår- och årsredovisningen är utförlig vad avser befintlig personal. Däremot förs en relativt sparsam redovisning kring konsekvenser för verksamheten om inte framtida kompetensbehov klaras. Vi bedömer att det finns en organisation som bör kunna hantera både den framtida kompetens- och personalförsörjningen samt kompetensutveckling för befintlig personal. Granskningen pekar dock på vissa brister vad avser underlag i form av kompetensförsörjningsplaner, att frågor stannar på tjänstemannanivå och att det är relativt långt mellan ansvariga chefer och den politiska nivån som har att säkerställa att resurser och förutsättningar finns för en adekvat personalförsörjning. För att säkerställa en framtida kompetens- och personalförsörjning behövs en tydligare koppling till verksamhetsplaneringen. Främst för att möjliggöra för cheferna att gör riktiga bedömningar av kompetenskrav som också kan finansieras. Vi bedömer att det finns ett tillräckligt stöd och underlag för att hantera kompetensutveckling för befintlig personal på kort sikt, däremot behöver underlag för att klara en bedömning på längre sikt förbättras. Vi ser också behov av en samordning på divisionsnivå av vilka kompetenskrav som ska gälla. Vi bedömer att mål och mätvärden behöver konkretiseras och tydliggöras i förhållande till organisationens kompetens för att kunna följas upp och bidra till fortsatt styrning. För att vara ett tillräckligt underlag för politiken anser vi att bristande måluppfyllelse behöver följas av en konsekvensanalys inklusive åtgärdsplan. Nyköpings kommun 15 av 16

2014-06-17 Kerstin Svensson Projektledare Volymer och ny Marie Lindblad Uppdragsledare Nyköpings kommun 16 av 16