Ingaröstrands Samfällighetsförening (ISF) Protokoll från årsstämma 2014 Ingaröstrands samfällighetsförening Tid och plats: 29 mars 2014 kl. 14.00 i matsalen i Brunns skola 1 Årsstämmans öppnande Mötet öppnades av ordföranden Nina Söderblom. 40 fastigheter närvarade, varav 19 medlemmar representerades genom fullmakt. 2 Val av ordförande för stämman Anders Ekegren, Fågelviksvägen 179, valdes till ordförande för årsstämman. 3 Val av sekreterare för stämman Annika Inkapööl, Hästskoslingan 13, valdes till sekreterare för årsstämman. 4 Val av justeringsmän tillika rösträknare för stämman Berit Thörnberg, Eklövsvägen 4, och Lotta Engroth, Björnsjövägen 9, valdes till justeringsmän tillika rösträknare 5 4 Frågan om stämmans stadgeenliga kallande Stämman ansåg att kallelse skett i vederbörlig ordning. 6 Fastställande av dagordning Föreslagen dagordning godkändes med följande tillägg under 15 Övriga frågor: a) Postlådor b) Tomtmarkeringar c) Gösutsläpp d) Midsommarfesten 7 a) Verksamhetsberättelsen Verksamhetsberättelsen för år 2013 föredrogs av Nina Söderblom. 7 b) Ekonomiska berättelsen Den ekonomiska berättelse föredrogs av Gunnar Holm. Stig Malmqvist undrade om återställande av arbeten på allmänningen vid Hästskoslingan bekostats av föreningen, vilket Gunnar svarade inte var fallet. 7 b) Revisionsberättelsen Jan Thörnberg läste upp revisionsberättelsen och rekommenderade stämman att bevilja styrelsen ansvarsfrihet. 8 Frågan om ansvarsfrihet för styrelsen Stämman beslutade att ge styrelsen ansvarsfrihet för verksamhetsåret 2013.
9 a) Motioner från medlemmarna Bo Streiffert har inkommit med en motion där han föreslår att de som inte följer föreningens policy vad gäller upptagning av y-bommar och förtöjningsanordningar ska debiteras 3.000 kr för upptagning genom styrelsens försorg. 9 b) Styrelsens kommentar Styrelsen föreslog att motionen bifalls med den ändringen att istället för att debitera 3.000 kr ska den faktiska kostnaden debiteras. Även Bo Streiffert ställde sig positiv till detta genom sitt ombud Stig Malmqvist. Stämman beslutade att bifalla motionen med den av styrelsen föreslagna ändringen. 9 c) Styrelsens förslag till uppdaterad bryggpolicy Thomas presenterade styrelsens förslag om uppdaterad bryggpolicy, vilken främst innebär en inarbetning av Bo Streifferts motion samt diverse språkliga justeringar. Uthyrning i andra hand diskuterades, vilken enligt policyn endast är tillåten till medlemmar och anhöriga. Vikten av att alltid anmäla andrahandsuthyrning till bryggansvarig påtalades, samt att ansvaret alltid är innehavarens. Fråga uppkom angående meningen Styrelsen avsätter årligen medel för underhåll. under rubriken Bryggor. Det konstaterades att pengarna inte särskiljs i bokföringen och att därför meningen borde strykas. Vidare ansågs det önskvärt att årsavgiften för båtklubben i framtiden redovisas separat. Stämman beslutade godkänna den förslagna uppdateringen av bryggpolicyn med strykande av den ovan angivna meningen. 10 Ersättning till styrelsen och revisorerna Stämman beslutade att arvodena behålls oförändrade från föregående år. Ordförande 6.000 kr Ledamot 4.000 kr Suppleant 1.000 kr Revisor 400 kr Mötesarvode 300 Bilersättning enligt statens norm 2014 11 Förslag till inkomst- och utgiftsstat samt debiteringslängd 2014 Gunnar redovisade hur den tidigare antagna ekonomiska planen med höjda årsavgifter under ett antal år, har utvecklats genom ett diagram. Eftersom prognosen visar ett resultat som ligger högt över det budgeterade föreslog styrelsen att ingen höjning av avgiften genomförs 2014. Stämman godkände styrelsens förslag. Då fråga uppkom om posten trädfällning redogjorde Nina Söderblom för styrelsens planer att ta ner en del träd vid hamnstugan och parkeringen vid Eklövsvägen samt en översyn av ekbeståndet i samfälligheten. För detta ändamål har 20.000 kr budgeterats. 12 Val av styrelse och styrelseordförande Valberedningens förslag presenterades av Olle Asplund och Lotta Engroth. Kvar sedan förra stämman med ytterligare 1 års mandattid sitter: Ledamot: Thomas Ekbäck, Myrängsvägen 5 Till nya ledamöter med 2 års mandatperiod utsåg stämman:
Annika Inkapööl, Hästskoslingan 13 Roland Karlström, Björnsjövägen 5 Maria Johansson, Björnsjövägen 3 Till suppleanter med 1 års mandattid utsåg stämman: Anders Ekegren, Fågelviksvägen 179 Gunnar Holm, Myrängsvägen 15 Då Nina Söderblom avgår som ordförande i förtid ska ett fyllnadsval för ordförandeposten göras för ett år. Valberedningen kunde inte presentera något förslag på ordförande och efter diverse diskussioner och förslag på stämman utan att någon var villig att påta sig ansvaret beslutades att Nina Söderblom sitter kvar som tillförordnad ordförande under ytterligare en månad, och att det kommer att kallas till extra stämma i samband med städdagen den 26 april. Valberedningen fortsätter sitt arbete fram tills dess, och det underströks vikten av att vi då väljer en ordförande, eftersom vi annars blir satta under tvångsförvaltning av Länsstyrelsen. 13 Val av revisorer och revisorssuppleant Valberedningen kunde inte presentera några kandidater till dessa poster. Det framfördes önskemål om att vi borde ändra stadgarna för att möjliggöra att köpa in tjänsten externt. Efter diverse diskussioner valde de sittande revisorerna och revisorsuppleanten att ställa upp för ytterligare en mandatperiod. Till revisor med 1 års mandattid utsåg stämman: Jan Thörnberg, Eklövsvägen 4 Gunilla Björkander, Myrängsvägen 28 Till revisorsuppleant med 1 års mandattid utsåg stämman: Elizabeth Rendén, Hästskoslingan 3 14 Val av valberedning Då valberedningen inte kunde presentera några kandidater till dessa poster beslutades att också denna fråga skulle hänskjutas till den extra stämman den 26 april. 15 Övriga frågor a)postlådor Anders Ekegren berättade om postlådegruppens undersökningar angående inköp av enhetliga postlådor i samfälligheten och presenterade olika lösningar. Kostnaden för en sådan investering skulle ligga på mellan 25.000 kr och 145.000 kr, beroende på om man väljer låsbara lådor, med eller utan tak och belysning. Det uppmanades att den som tycker detta låter intressant inkommer med en motion till nästa års stämma. Fråga uppkom i sammanhanget om möjligheten att ha brevlådorna vid respektive fastighet. Lars-Åke Jonsson fick i uppdrag att undersöka om detta är ett möjligt alternativ. b)tomtmarkeringar
Nina Söderblom upplyste om att kommunen bekostar utsättande av nya tomtmarkeringar i de fall dessa försvunnit i samband med grävarbetena för installation av kommunalt V/A i området. c) Gösutsläpp Håkan Sundling berättade att ett gösutsläpp på 4.500 exemplar gjordes i höstas och att det nu borde finnas ett gott bestånd för dem som är intresserade av att fiska. Han uppmanade också medlemmarna att komma till den årliga fisketävlingen vid Nykvarn. d) Midsommarfesten Det årliga midsommarfirandet anordnas i år av Myrängsvägen. e) Mikrofon Som en ytterligare fråga framfördes ett önskemål om att mikrofon med högtalare ska användas på stämman, då många har svårt att höra vad som sägs. Nina Söderblom redogjorde då för styrelsens inköp av en sådan anläggning som tyvärr, trots testkörning, inte fungerade då den skulle installeras 16 Stämmans avslutande
Kallelse till extra stämma. Tid: 26 april 2014 kl. 10:00 Plats: Hamnstugan, Eklövsvägen. Denna extrastämma hålls med anledning av att stämman inte kunde välja ordförande och valberedning på den ordinarie årsstämman. Vi ska även rösta om möjligheten att anlita en extern revisor. Valberedningen består av: Lotta Engroth, Björnsjövägen 9, tfn 073-399 79 49, lotta_engroth@hotmail.com Olle Asplund, Eklövsvägen 12, tfn 070-162 38 85, olle.asplund@outlook.com Vid omröstningar gäller en röst per fastighet respektive en röst per bryggplats. Om ni är flera registrerade delägare av en fastighet måste ni skriva fullmakt mellan delägarna för att få delta i röstning på stämman. Om någon fastighet inte alls kan närvara på stämman kan ni ge en granne fullmakt att rösta för er. En granne får företräda högst en (1) annan fastighet. En fullmaktsblankett finns bifogad med dessa stämmohandlingar, bara att kopiera om ni behöver flera exemplar. Stämman börjar kl. 10:00, men kom i god tid då vi ska hinna med registreringen innan. Dagordning: 1 Stämmans öppnande 2 Val av ordförande för stämman 3 Val av sekreterare för stämman 4 Val av två justeringsmän tillika rösträknare för stämman. 5 Val av Styrelseordförande, samt eventuellt en ledamot. 6 Val av valberedning. 7 Förslag till ändringar i stadgarna: 7A: 10 För granskning av styrelsens förvaltning skall medlemmarna på ordinarie föreningsstämma utse 2 revisorer, varav en av dessa kan anlitas externt, samt en suppleant. 7B: 12: Ordinarie stämma skall årligen hållas senast under april månad på tid och plats som styrelsen bestämmer. Välkomna. Ingaröstrands styrelse.
Vårens arbetsdag 26/4 I samband med stämman ska vi också ha vårens arbetsdag. Vi startar direkt efter att stämman är avklarad. Hålltider: Start direkt efter extrastämman. Kl. 12:00 korvgrillning. Kl. 14:00 avslutar vi med fika och lottdragning. Här är en del som vi satt upp på åtgärdslistan: Kratta och städa hamnområdet. Vägguppen läggs ut. Diken ses över så att det är bra flöde i vägtrummorna. Bord och bänkar ska plockas fram. Flytbryggan ska dras ner till stranden och förankras i vattenbrynet. Livräddningsstegarna ska på plats. Slutlig uppmärkning av bojar. Omärkta bojar tas bort. Eldas. Någon får gärna göra en spång över diket till midsommarängen. Kaffe och te ska kokas. Baka något gott till kaffet. Maila gärna och anmäl detta i förväg. Korvgrillning. Hör gärna av er om det är något som ni sett på området som bör åtgärdas. Välkomna!
FULLMAKT Angående: Deltagande i Ingaröstrands samfällighets extrastämma 26 april 2014, matsalen i Brunns skola. Ombud: Fastighet/Adress: Bemyndigas att föra min/vår talan, såsom mitt/vårt ombud under stämman. Tillägg (ev.): Undantag (ev.): Fullmaktsgivare: Ort och datum: Underskrift: Namnförtydligande: Fastighetsbeteckning: Om flera delägare finns, måste samtliga bemyndiga en till att föra allas talan. Om en delägare från en fastighet med flera andelsägare saknar fullmakt från övriga delägare, får denne inte delta i beslut eller omröstningar mm på stämman. Om flera delägare närvarar på stämman får ändå bara en röst avges vid röstning enligt: en fastighet en röst.