Rekryteringsrutin Framställd av personalavdelningen Rutinen finns uppdaterad på intranätet: Leda & Styra/Policy, strategi och riktlinjer Uppdaterad mars 2012 Distribueras av personalavdelningen
Innehållsförteckning Översikt Generell rutin vid nyanställning.. 2 Rekrytering av chefer och arbetsledare. 2 Rekryteringsbehov Att fastställa behovet. 3 Kravanalys/specifikation... 4 Kontaktvägar 6 Annonsering. 6 Ansökningshandlingar inkommer... 7 Urval. 7 Att tänka på gällande diskriminering samt föräldralediga Test av sökande... 8 Intervju Intervjufrågor.... 8 Referenstagning Frågor.. 12 Beslut om anställning. 14 Löneerbjudande. 14 Information till sökande att tjänsten är tillsatt 14 Ansökningshandlingarna arkiveras. 14 1
Översikt - Generell rutin vid nyanställning 1. Skapa en kravanalys på tjänsten 2. Kontaktvägar; ev. användning av rekryteringsföretag, headhunter etc. Kan ske först efter samråd med personalchef. 3. Annonsering val av media 4. Urval och återkoppling till sökande 5. Intervjuer, referenser, ev. test och arbetsprov 6. Beslut och återkoppling till sökande Rekrytering av chefer och arbetsledare För att kvalitetssäkra rekryteringen av chefer/arbetsledare föreslår personalavdelningen att alltid använda sig av test och arbetsprov, antingen med hjälp av rekryteringsföretag eller via personalavdelningen genomföra PPA-profil och TST-test. Testerna bör kartlägga bl a kreativitet, stresstålighet, samarbetsförmåga, ledarskapsförmåga, slutledningsförmåga, självdisciplin, social förmåga m m. När det gäller tillsättning av chef/arbetsledare har vi som arbetsgivare informations- och förhandlingsskyldighet med de fackliga organisationerna som är berörda av förändringen. Ni kan välja om ni vill uppfylla informations- och förhandlingsskyldigheten i samverkansgruppen eller göra traditionella MBL-förhandlingar enligt 19 och 11. Om ni väljer att processa ärendet i samverkansgruppen ska det ske på förvaltningsnivå (FSG) och det är respektive förvaltningschef som är ansvarig för att samverkan sker i FSG. Om ni väljer att hålla ärendet utanför FSG är respektive förvaltningschef ansvarig att förhandling sker enligt MBL 19 och 11. Observera betydelsen av facklig medverkan på ett så tidigt stadium som möjligt. Den förhandlingsskyldighet som föreligger innebär inte förhandling om person A ska ha tjänsten utan gäller det beslutsunderlag arbetsgivaren har. Med andra ord ska den fackliga organisationen ha möjlighet att ta del av samtliga ansökningshandlingar dvs. hela beslutsunderlaget. Därmed ska facket kunna påverka resultatet även om det ytterst är arbetsgivaren som har beslutsrätten. Kontakta personalavdelningen om ni önskar tester utförda, hjälp vid förhandling eller stöd vid rekrytering av chefer/arbetsledare. 2
Följande tre frågor ska vara besvarade innan ni rekryterar extern personal: Finns det någon person som är aktuell för omplacering? Fråga personalavdelningen om det finns personer som är aktuella för omplacering. Är det någon person, hos mig, som har lämnat in önskemål om högre sysselsättningsgrad? Finns det personer som har lämnat in detta önskemål ska ni som chef undersöka om ni har möjlighet att tillgodose önskemålet genom att inte tillsätta ledig tjänst, eller delar av den lediga tjänsten. Har någon tidigare medarbetare gjort anspråk på företrädesrätt? Finns det personer på företrädeslistan, som bedöms ha tillräckliga kvalifikationer, ska dessa erbjudas tjänsten först innan annonsering sker. Kontakta personalavdelningen för att kontrollera företrädeslistan. Rekryteringsbehov Att fastställa behovet Det finns många saker som är viktiga att känna till och många beslut som bör fattas innan vi som arbetsgivare bestämmer oss för att anställa personal. En av de viktigaste sakerna som en arbetsgivare har att ta ställning till är givetvis om det faktiskt finns ett behov av att rekrytera. Rekrytering är en mycket viktig del i verksamheten, i syfte att finna bästa möjliga medarbetare. Några frågor, för er som chef/arbetsledare, att fundera på när ett rekryteringsbehov uppstår: Vet ni som chef/arbetsledare varför arbetstagaren valde att avsluta sin anställning? Finns det lärdomar att dra av den tidigare anställningen? Behöver vi nyanställa eller kan vi omfördela arbetsuppgifter inom gruppen? Kan nuvarande arbete förenklas eller rationaliseras? Är det av någon anledning lämpligt att rekrytera annan kompetens än vad som tidigare funnits, dvs. omorganisation mot annan kompetensstruktur? Med andra ord - ska vi konvertera nuvarande tjänst till annan? Kan de arbetsuppgifter som medarbetaren är tänkt att utföra, göras någon annanstans inom förvaltningen? Finns det någon redan anställd, och lämplig, inom avdelningen/förvaltningen som genom adekvat utbildning alternativt praktisk träning kan och vill utföra dessa arbetsuppgifter? Ska vi köpa in den här tjänsten? Kan vi använda oss av jobb-rotation dvs. utnyttja den samlade kompetensen inom flera områden i syfte att utöka verksamhetens beredskap och utveckla befintlig personal. Hur skapar vi en attraktiv tjänst? 3
Kravanalys/specifikation När behovet av en ny medarbetare är fastställt ska en kravanalys/specifikation upprättas. Gör en förteckning över vilka arbetsuppgifter den nya medarbetaren ska utföra. Därefter upprättas en kravspecifikation på vilken kompetens och vilka förmågor som krävs för att klara av arbetsuppgifterna. Kraven används sedan till att formulera annonsen. Förslag på checklista: (använd de delar och frågor som ni anser är relevanta för tjänsten) Kompetens vilken kompetens är viktig för tjänsten? Utbildning. Vad krävs? Högskola, gymnasieutbildning, ingen? Aktuell erfarenhet. Krävs yrkes- och/eller arbetslivserfarenhet? Hur mycket och länge? Krävs specialistkompetens inom fackområdet? I så fall vilken? Språkkunskap; svenska, engelska, tyska etc. Framförandeteknik, tala inför grupp etc. Representativ och social kompetens, utåtriktad, serviceinriktad etc. Datavana. I vilken omfattning, vilka program? Vid chefsrekrytering Viktiga egenskaper: Motivation; Vilja att leda, ta ansvar, ta initiativ Kreativitet; Nyfikenhet, öppenhet, flexibilitet, förändringsbenägenhet, kunskapssökande Beslutskompetens; En vilja att fatta beslut, stå för samt genomdriva fattade beslut Mål- och handlingsinriktning; Ha visioner, kunna sätta upp mål, förmåga att kommunicera Social- och emotionell kompetens; Förmedla respekt, ha en positiv människosyn Ledarskap; Positiv inställning till egen och andras utveckling, kunna delegera, förmåga att skapa laganda Vad mer kan vara relevant för befattningen? Ålder Kön Bostadsort God svenska i tal och skrift Körkort Löneläge Tillträdesdag 4
Förmågor för att klara av befattningens krav Tänk till - vilka förmågor krävs för att klara kraven i befattningen? Ha förmåga att se och arbeta med detaljer Ha förmåga att efterleva regler och rutiner Ha uthållighet och vilja att arbeta med återkommande arbetsuppgifter Ha förmåga att inordna sig i direkt arbetsledning... Kunna möta motgångar på ett lösningsfokuserat sätt Kunna hantera förändringar och avbrott. Besitta ett systematiskt arbetssätt, kunna planera och organisera. Kunna uppträda korrekt och diplomatiskt... Ha förmåga att kunna ta egna beslut... Ha förmåga att förankra egna idéer hos chefen innan de sätts i verket Besitta en vilja att pröva nya arbetssätt... Ha förmåga att ta initiativ Vara inspirerande och drivande, få andra med sig Utåtriktad, ha lätt för att skapa kontakt. Vara serviceinriktad och tillmötesgående. Ha förmåga att känna empati, förstå andra människors situation. Kunna uttrycka sig väl, ha ett bra ordförråd. Ha förmågan att arbeta mot uppsatta mål. Ej relevant Mycket relevant För att komplettera en kravlista kan man även genomföra en Befattnings-profilanalys, s.k. BPA. Kontakta personalavdelningen för mer information. Använd ovanstående krav i befattningen till att skapa annonstexten. På så sätt finns större möjlighet att attrahera rätt målgrupp till befattningen. 5
Kontaktvägar Fundera på om tjänsten kräver någon extra insats i form av rekryteringsföretag, headhunder etc. Detta sker i samråd med personalchef. Respektive enhet bekostar själv dessa tjänster. Annonsering Följande gäller vid annonsering: Tjänster med anställningstid längre än tre månader ska annonseras. Tjänster som varar mellan fjorton dagar och högst tre månader behöver inte annonseras. Ansökningstiden ska vara minst fjorton dagar från det att annonsen publiceras första gången. Vid intern annonsering ska ansökningstiden vara minst sju dagar från dag då annonsen anslås på vår officiella anslagstavla och på intranätet. Intern annonsering kan användas när ni som chef/arbetsledare, bedömer att det finns kvalificerade sökande bland kommunens egen personal. Annonsen anslås då endast på kommunens officiella anslagstavla och på intranätet. Ni som chef/arbetsledare distribuerar även annonsen till anslagstavlor på de avdelningar som finns inom ert verksamhetsområde. Annonsering i press sker enligt grafisk profil samt gemensam layout för Gnosjö kommun. Centrala anslag finns för annonseringskostnader, men vid omfattande extern annonsering krävs överenskommelse mellan personalavdelningen och förvaltningen. Ni som ska rekrytera anmäler och utformar själv annonsen med hjälp av rekryteringssystemet Aditro Offentliga jobb, som ni hittar på intranätet: Beställ och boka/platsannonsering. Där väljer ni snabblänken till Offentliga jobb. När ni loggar in på deras hemsida följer ni de olika stegen för att utforma annonsen. Om ni väljer extern annons, sker annonsering automatiskt på Offentliga jobb, Manpower, Arbetsförmedlingen och Hemsida/intranät om ni inte aktivt väljer bort någon av dem. Om ni väljer intern annons sker automatisk publicering endast på vårt intranät och officiell anslagstavla. Undvik att ange mail-adress i annonserna! Vi som arbetsgivare vill att alla ansökningar ska skickas in via Offentliga jobb. Vill ni dessutom annonsera i dagstidning måste ni välja det andra alternativet som finns under Beställ och boka/platsannonsering på intranätet. Följ instruktionerna som finns på sidan. Annons som ska publiceras i dagstidning ska skickas i väg från er senast fem arbetsdagar innan införandet. Exempel: för annonsering på lördagar ska annonsen vara inskickad senast måndagar. När ni skickar i väg en annons för publicering, sänds den automatiskt till Personalavdelningen och Kansliavdelningen för godkännande och publicering. Personalavdelningen kontrollerar alltid om det finns några aktuella omplaceringsfall och meddelar er som rekryterar om det föreligger förhinder att annonsera. Kansliavdelningen samordnar tidningsannonseringen för samtliga förvaltningar inom Gnosjö kommun samt godkänner och publicerar alla annonser, både internt och externt. 6
Ansökningshandlingar inkommer Genom rekryteringssystemet Aditro Offentliga jobb ska alla ansökningar hanteras elektroniskt. När en sökande söker en tjänst via Offentliga jobb får de automatiskt ett svarsbrev tillbaka att vi mottagit deras ansökan. Om det ändå förekommer pappers-ansökningar ska dessa registreras manuellt i rekryteringsverktyget Offentliga jobb och får på så sätt ett diarienummer automatiskt. Kom ihåg att skicka en bekräftelse på att ni mottagit ansökan då det automatiska svarsbrevet inte fungerar vid pappers-ansökningar. När ni har registrerat den sökandes mail-adress kan ni hantera pappersansökan på samma sätt som för övriga sökanden, dvs vid urvalet, ev. nej-tack brev o dyl. Urval Själva sorteringen av ansökningshandlingarna kan genomföras på olika sätt. Ett förslag är att sortera in kandidaterna i tre kategorier. 1. de som uppfyller kraven i kravspecifikationen och som kan bli aktuella att kallas till intervju 2. de som uppfyller kraven i kravspecifikationen men som vid en första bedömning inte är aktuella för anställningsintervju 3. de som inte uppfyller kraven som har ställts i kravspecifikationen All sortering och urval görs direkt i Offentliga jobb. Följ de olika stegen i systemet, ta gärna hjälp av huvudmanualen. Beroende på vilka kriterier ni har satt på tjänsten har ni möjlighet att göra automatiska urval för att till sist få fram några få kandidater. Sökandes kön (hänsyn tas till personliga assistenter om brukaren kräver att ett visst kön ska anställas), könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionshinder, sexuell läggning eller ålder får inte utgöra hinder för anställning eller urval till intervjuer, se även kapitel Diskriminering i Arbetsmiljöhandboken. Att tänka på gällande diskriminering Vid anställning gäller förbudet mot diskriminering från det att en arbetssökande ansöker om anställning till den tidpunkt då arbetsgivaren fattar sitt anställningsbeslut. Skyddet omfattar t.ex. arbetsgivarens mottagande, behandling och gallring av ansökningshandlingar, urval till intervjuer, referenstagning och andra kontakter med tidigare arbetsgivare, lämplighetstester och andra åtgärder som arbetsgivaren kan tänkas vidta under ett rekryteringsskede. Förbudet mot diskriminering omfattar hela rekryteringsförfarandet och det gäller även om inget anställningsbeslut fattas. Diskrimineringen kan alltså även bestå i att arbetsgivaren avbryter ett anställningsförfarande eller överhuvudtaget låter bli att anställa. Även en ensam arbetssökande kan således bli utsatt för diskriminering. Diskrimineringsersättning, skadestånd En arbetssökande har rätt att väcka talan vid domstol för skadestånd mot diskrimineringslagen om denne anser sig blivit diskriminerad i ett rekryteringsförfarande. Talan vid domstol måste väckas senast fyra månader efter kännedom om diskrimineringen och senast två år från att diskrimineringen inträffat. Vi som arbetsgivare måste inom den tiden lägga fram motbevisning i samband med en ev. diskrimineringstvist. 7
Vi som arbetsgivare har även ansvar för att inte missgynna föräldralediga på grund av deras föräldraledighet, i en rekryteringsprocess. Undantag görs om en föräldraledig söker en visstidsanställning på några månader och kommer att vara borta hela eller större delen av tiden i samband med föräldraledigheten. Här kan vi som arbetsgivare eventuellt ha rätt att inte anställa personen. Att tänka på vid föräldraledighet Föräldraledighetslagen Förbud mot missgynnande behandling 16 En arbetsgivare får inte missgynna en arbetssökande eller en arbetstagare av skäl som har samband med föräldraledighet enligt denna lag, när arbetsgivaren mom 1. beslutar i en anställningsfråga, tar ut en arbetssökande till anställningsintervju eller vidtar annan åtgärd under anställningsförfarandet. Förbudet gäller dock inte om olika villkor eller olika behandling är en nödvändig följd av ledigheten. Lag (2006:442). Konsultera alltid personalavdelningen om ni är tveksamma vad som gäller vid både Diskriminering och Föräldralediga. Test av sökande När ni som chef/arbetsledare har bestämt vilka personer ni vill intervjua, finns det möjlighet att testa dem i en s.k. Personprofilanalys - PPA och TST-test. Dessa tester genomförs av personalavdelningen och ska helst vara gjorda innan intervju sker. Syftet med att genomföra testerna före intervju är att ni som chef/arbetsledare kan använda er av resultatet i intervjun. Ni kan ställa fördjupade frågor, klarlägga frågetecken etc Dessa tester är ett komplement till anställningsförfarandet. Testerna lämpar sig bäst till tjänster som har någon form av arbetsledande funktion. Tester kan även utföras med hjälp av ett rekryteringsföretag. Respektive enhet bekostar själv dessa tjänster. Kontakta personalavdelningen för mer information. Intervju - Intervjufrågor Hur många sökande som kallas till intervju, avgörs av antalet sökande och vilka som bedöms vara intressanta att träffa. Dock bör fler än en person kallas till intervju om det är möjligt. Det kan vara viktigt att involvera övriga medarbetare i rekryteringen. Förslagsvis får medarbetarna träffa de sökande vid intervjutillfället. Intervjutillfället kan delas upp i två resp. tre delar; en intervju med arbetsgivarrepresentanter en för medarbetarna en för fackliga representanter (gäller vid chefs/arbetsledartillsättning) 8
Detta förslag resulterar i delaktighet i rekryteringsprocessen och förutsättningar att finna den person som bäst passar i gruppen ökar. De sökande får därmed också möjlighet att träffa framtida medarbetare. Kom ihåg att vara väl förberedd inför intervjun! Det skapar förutsättningar för att intervjun ska ge det resultat som önskas. Viktigt är också att veta vad som ska bedömas och vad som är syftet med intervjun och de specifika frågorna! Exempel på vanliga frågeställningar är privata uppgifter så som hobby, familjesituation etc. Viktigt att betänka vid sådana frågor är risken för att våra fördomar påverkar i någon riktning. Ex. kan frågor som syftar att få fram en aktiv och engagerad person handla om personens deltagande eller ej, i föreningsverksamhet. Våra fördomar kan då resultera i att personer utan föreningsuppdrag inte motsvarar en aktiv och engagerad person. Var observant på era egna och andras fördomar! Klarlägg syftet och fundera över varför ni ställer de frågor ni gör! Viktiga faktorer att tänka på vid intervjutillfället; Förhindra avbrott (stängd dörr, avstängd telefon etc) Lyssna och låt den sökande få prata! Skapa en avspänd atmosfär Uppmuntra den sökande att prata och avbryt inte Låt den sökande få ge sin åsikt, håll inne med er egen! Behåll kontroll över intervjun (öppna frågor; ex. vad, varför, vilka/vilken, hur, beskriv, för att öppna upp och stängda frågor för att stänga av dvs. ja/nej-frågor) Ställ de obekväma frågorna Uttryck era tvivel rakt på sak Ni som chef/arbetsledare startar intervjun med att presentera er själv (er själva, om ni är flera som intervjuar) berätta om kommunen, arbetsplatsen, de arbetsuppgifter som tjänsten innehåller, anställningsvillkor, samt hur många som sökt och kallats till intervju. Nedan följer exempel på frågor att ställa vid en anställningsintervju. Välj ut de frågor som ni anser är relevanta för intervjun. Personlig bakgrund Berätta om dig själv Hur många syskon har du? Beskriv din uppväxt Vilken är din familjesituation idag? Har du några hobbies? (om detta inte redan har framkommit) Vad gör du på din fritid? Hur påverkar din fritid ditt arbete? 9
Yrkesmässiga kvalifikationer Beskriv ditt nuvarande arbete Var någonstans i organisationen befinner du dig? Vilka faktorer i ditt nuvarande arbete stimulerar dig mest? Vilka faktorer i ditt nuvarande arbete är minst stimulerande (alt. tråkar ut dig)? Finns det något i ditt nuvarande arbete som du skulle vilja ändra på? Har du haft en personalledande funktion? Hur fungerar samarbetet med dina kollegor? Vilken är din relation till din chef/dina chefer? Har du under det senaste året gjort något helt nytt i ditt jobb? Vad? Hur? Vad blev resultatet? Beskriv en situation i arbetet som du misslyckats med och hur du gjorde för att hantera och lösa situationen. Beskriv en situation i arbetet som du är särskilt nöjd med. Det finns en period då du inte arbetade, vad gjorde du då? Vad får dig att lämna ditt nuvarande arbete (varför söker du nytt jobb)? Utbildning Vilka utbildningar har du? (om detta inte framgår av ansökan) Varför valde du de utbildningarna? Vad var bra/dåligt med utbildningarna? Vilken nytta har du haft av utbildningarna? Hur har du kompletterat din grundutbildning? (om detta inte framgår av ansökan) Har du planer på ytterligare utbildning? Personliga kvalifikationer Beskriv dig själv som person Hur tror du att dina arbetskamrater skulle beskriva dig? Vilka egenskaper uppskattas du mest för? Vad i livet har fått dig att trivas och utvecklas? Hur definierar du en god medarbetare? Beskriv den bästa person du arbetat med Vilka är dina starka sidor? Finns det något som du skulle vilja bli bättre på? Vad gör dig glad, ledsen, arg? Hur reagerar du på kritik? 10
Vad händer med dig och ditt arbete om du måste arbeta under tidspress (alt.känner dig stressad)? Vad tycker du om att arbeta övertid? Vad tycker du om mer rutinartade arbetsuppgifter? Har du erfarenhet av att ha flera uppgifter/projekt på gång samtidigt? Hur har detta fungerat? Vad tycker du om att ha en personalledande funktion? Hur ska en bra arbetskamrat/kollega vara enligt dig? Hur ska en bra chef vara enligt dig? Hur upplever du själv att du fungerar i en grupp? Vad betyder samarbete för dig? Har du haft svårt att samarbeta med någon? Varför? Hur ser du på att arbeta ensam? Framtid Vad känner du till om Gnosjö kommun? Beskriv vad ett bra jobb är för dig? Vad har du för framtidsplaner? Vad tror du att du gör om fem år? Varför har du sökt det här arbetet hos oss? Vad är dina planer om du inte får detta arbetet? Vilka egenskaper hos dig gör dig lämpad för det här arbetet? Löneanspråk m.m. Vilka är dina löneanspråk? Vad kan få dig att tacka nej till det här jobbet? Har du några referenser vi kan kontakta? (Fråga om det är OK att kontakta dem omgående) Söker du andra arbeten? Måste vi lämna ett snabbt besked? Avsluta alltid intervjun med följande fråga: Är det något du vill berätta om, om dig själv eller vill fråga om, som vi inte berört? Denna fråga ger oss som arbetsgivare ett visst skydd för ev. överraskningar som kan uppdagas efter det att tillsättning skett. 11
Referenstagning - Frågor Referenstagning är en viktig del i rekryteringsprocessen. Syftet med att ta referenser är i första hand att stämma av och komplettera bilden av den sökandes yrkeserfarenheter, arbetsresultat och personliga egenskaper som framkommit vid anställningsintervjun. Referenser bör tas efter intervjun, då mer uppgifter framkommit än vad ansökningen ger vid handen. Det är betydelsefullt ur etisk synpunkt att fråga den sökande om tillåtelse att kontakta de referenter som angetts. Kontakt tas endast med de referenter den sökanden har gett medgivande till. En god regel är att undvika att ta referenser hos nuvarande arbetsgivare, om ni inte får klartecken från den arbetssökande. Denne kan vara ovetande om att medarbetaren söker en annan tjänst. Den vetskapen kan komma att förstöra den sökandes fortsatta arbete på nuvarande arbetsplats. Rekommendationen är att ta minst två referenser för att få en så god bedömning som möjligt. Den som lämnar referenser bör vara/ha varit chef/arbetsledare för den sökande. Notera namn och befattning på den som lämnar referenserna. Om ni är tveksamma till referenten finns alltid möjlighet att ringa till företaget/landstingets/kommunens växel och fråga om personen arbetar där och vilken titel denne har. På så sätt kan ni kontrollera att uppgifterna stämmer överens med vad den sökande uppger. Exempel på frågor frågeområden vid referenstagning: (använd de frågor ni anser vara relevanta för tjänsten) Företagsanknutna frågor Vilken relation har ni till NN? Vad hade NN för tjänst hos er? Vilka arbetsuppgifter hade NN hos er? Totalt hur länge var NN anställd hos er? Hade NN något uppehåll i sin anställning hos er? Hur stor var arbetsgruppen NN arbetade i hos er? Hur såg arbetsgruppens sammansättning ut? Varför slutade NN? Arbetsrelaterade frågor Hade NN något ansvar och befogenheter hos er? Hur var NN s relation till chefer/medarbetare? Hur var NN samarbetsförmåga enligt din uppfattning? Utbildades NN under sin anställningstid? Var NN intresserad av egen utveckling? Vad var NN duktig på i sitt arbete hos er? 12
Vad var NN mindre bra på i sitt arbete hos er? Hur är NN s arbetstakt enligt din uppfattning? (Vad krävdes av tjänsten hos er?) Får NN arbetsuppgifterna utförda? Hur ser NN s arbetskvalitet ut? Hade NN tillräckliga kunskaper för att utföra arbetet hos er? Upplevde du att NN var intresserad av sitt arbete hos er? (egna idéer och uppslag) Upplevde du att NN tog ansvar för sitt arbete hos er? Upplever du att NN är förändringsbenägen? Har NN initiativförmåga enligt din uppfattning? Gjorde NN några misstag hos er? Vad blev resultatet? Vem städade upp misstaget/en? Hände något särskilt anmärkningsvärt under NN s tid på arbetsplatsen? Hur är NN när NN (tvingas) arbetar under tidspress/stressad? Hur upplever du NN omdömesförmåga i besvärliga situationer? (sätt att fungera i pressade situationer) Hur bedömer du NN s lojalitet? Hur såg NN s närvaro ut hos er? (fanns det något mönster i ev frånvaro) Hur upplever du NN s punklighet? (till avtalade tider, deadline på eget arbete osv.) Vilken arbetstid hade NN hos er? Brukade NN arbeta övertid? Hur mycket/lite? Hur såg NN lön ut och fanns andra förmåner hos er? Har NN något utvecklingsområde dvs. finns det någon kunskapslucka som kan påverka den här tjänsten? Ta upp egna eventuella frågetecken kring detta! Ledarförmåga (om det är relevant för tjänsten) Har NN förmåga att leda och stimulera andra personer? På vilket sätt? Kan NN planera och organisera sitt och andras arbete? Hur gör NN det? Får NN arbetsgruppen med sig? På vilket sätt? Var NN en omtyckt chef hos er (om den som söker har varit chef tidigare)? Varför? Personliga egenskaper Hur uppfattar du NN s humor? Har NN förmåga att skapa förtroende till chefer och medarbetare? (På vilket sätt sker det?) Finns det, enligt din uppfattning, något i NN s personlighet som utmärker sig? (positivt/negativt) Vet du om NN har någon/några hobbies? - Påverkade det arbetet hos er? 13
Vad vet du om NN privatliv? (stabilt, struligt, ensamstående, gift, sambo, särbo, släktingar, barn mina/våra/gemensamma, etc ) Avsluta alltid referenstagningen med följande fråga: Skulle du återanställa NN om du fick chansen? (om svaret blir nej fråga Varför, om detta inte redan har framgått i intervjun) Beslut om anställning Värdera alla fakta och alla intryck ni fått och fatta därefter ett beslut om anställning. Tänk på att sträva efter delaktighet i hela personalgruppen. Ett beslut om anställning som fattas av en, om möjligt, enig personalgrupp bör ge förutsättningar för ett framgångsrikt samarbete. Den nyanställde ska snarast få en skriftlig bekräftelse på anställningen. Ni som chef/arbetsledare skriver anställningsavtalet. Blankett finns på intranätet under Administrativt stöd/blanketter/anställning. De olika anställningsformer som finns i lag och avtal kan ni läsa om i Personalhandboken under Anställningsvillkor. Löneerbjudande Lönen sätts enligt rådande löneläge. Individuella löner tillämpas inom alla områden. Vid tillsättande av chefer samt vid tveksamheter kontakta personalchefen för bedömning av rimligheten i ert tilltänkta löneerbjudande. Personalchefen bistår med lönestatistik. Kontakta personalavdelningen för mer information. Information till sökande att tjänsten är tillsatt När beslut fattats och anställningsavtal är underskrivet informeras övriga sökande att tjänsten är tillsatt. Detta gör ni direkt i Offentliga jobb. Följ rutinen i rekryteringsverktyget. Om ni mot förmodan har pappers-ansökningar som inte är registrerade i Offentliga jobb ska även dessa sökande få svarsbrev. Detta får ni då manuellt ombesörja. Ansökningshandlingarna arkiveras Om någon ansökan bedöms vara särskilt intressant finns det möjlighet att spara den i Offentliga jobb för framtida rekryteringsbehov. Om ni önskar spara ansökan skickar ni ett meddelande till berörd person via Offentliga jobb. Personen uppmanas att ge sitt samtycke eller ej. Ni bör spara ansökningshandlingarna i två år efter avslutad rekrytering. Därefter kan de gallras ut. Gränsen styrs av de preskriptionsregler som finns i diskrimineringslagen, se under Urval sid 7 angående diskriminering. 14