Granskning av flyktingverksamheten

www.pwc.se Revisionsrapport Fredrik Ottosson Cert. kommunal revisor Granskning av flyktingverksamheten Mönsterås kommun

Innehållsförteckning 1. Sammanfattning och revisionell bedömning... 1 2. Inledning... 2 2.1. Revisionsfråga... 2 2.1.1. Kontrollfrågor... 2 2.2. Metod... 2 3. Regelverket kring asylsökande och nyanlända med uppehållstillstånd... 4 3.1. Asylsökande... 4 3.2. Nyanlända med uppehållstillstånd... 4 4. Iakttagelser från Mönsterås kommun... 6 4.1. Ansvarsfördelningen inom kommunen... 7 4.2. Insatser till nyanlända med uppehållstillstånd... 7 4.2.1. Utbildning i svenska för invandrare... 8 4.3. Undervisning och stöd för nyanlända barn/ungdomar i utbildningsväsendet... 9 4.4. Verksamheten för ensamkommande barn... 10 4.5. Samverkan... 11 4.6. Statlig ersättning inom flyktingmottagandet... 12 4.6.1. Fördelning av statsbidragen mellan kommunens verksamheter... 12 4.6.2. Rutiner för att söka statsbidrag... 13 Mönsterås kommun

1. Sammanfattning och revisionell bedömning De förtroendevalda revisorerna i Mönsterås kommun har gett i uppdrag att granska flyktingverksamheten. Vi bedömer att kommunstyrelsen bedriver en ändamålsenlig och effektiv flyktingverksamhet. Vi grundar vår bedömning på att mottagandet av nyanlända med uppehållstillstånd är uppbyggt på ett ändamålsenligt sätt. Vidare finner vi att det finns en god samverkan mellan berörda aktörer inom kommunen. Vi grundar vår bedömning på vad som framförts i intervjuerna och att det finns ett integrationsråd som arbetar operativt. Det är positivt att fördelningen av schablonersättningen har fastställts politiskt. Vi bedömer dock att beslutet är inaktuellt, då kommunstyrelsen har övertagit socialnämndens ansvar för flyktingmottagningen. Vid en revidering av beslutet vore det lämpligt att även besluta om fördelning av grundersättningen och att lyfta frågan till fullmäktige. Vi bedömer att socialnämnden till delar bedriver en ändamålsenlig och effektiv flyktingverksamhet. Vi grundar vår bedömning på att mottagandet av ensamkommande barn är uppbyggt på ett ändamålsenligt sätt. Vi anser att fortsatt fokus bör läggas på att utveckla utslussverksamhetens rutiner. Vi bedömer att den ekonomiska styrningen och uppföljningen av verksamheten är bristfällig. Vi anser att förvaltningen behöver omarbeta verksamhetens budget och ta fram förbättrade rutiner för uppföljningen. Däremot bedömer vi att det inte finns tillräckligt ändamålsenliga rutiner för att söka statlig ersättning. Vi grundar vår bedömning på att vissa verksamheter saknar upparbetade rutiner (äldreomsorgen och omsorgen om personer med funktionsnedsättning). I de verksamheter som har rutiner är dessa inte kompletta (t.ex. ekonomiskt bistånd och placering av barn med uppehållstillstånd) eller felaktiga (ensamkommande barn). Vi bedömer att barn- och utbildningsnämndens ansvar för utbildning i svenska för invandrare bedrivs på ett ändamålsenligt och effektivt sätt medan det finns förbättringsområden inom undervisningen till nyandlända barn och ungdomar. Vi grundar vår bedömning på att nämnden saknar riktlinjer för mottagande av nyanlända elever och att eleverna på språkintroduktionen borde ges mer undervisningstid. Utbildning i svenska för invandrare ges i enlighet med lagens krav och på ett i övrigt ändamålsenligt sätt. Det är positivt att det inom barn- och utbildningsförvaltningen finns god kunskap om ersättningsreglerna. I och med att fler asylsökande barn vistas i kommunen och att fler enheter berörs än tidigare, behöver förvaltningen utreda organiseringen av arbetet och ta fram skriftliga rutiner. Genom dagens IT-stöd finns möjligheter att centralisera ansökningsarbetet. Mönsterås kommun 1 av 15

2. Inledning Den 1 december 2010 övertog Arbetsförmedlingen det kommunala ansvaret för introduktionen av och introduktionsersättningen till nyanlända som folkbokfördes i kommunen. Trots förändringen har kommunerna fortfarande ett visst ansvar både för personer som är asylsökande och som har fått uppehållstillstånd. Att lyckas med integreringen av dessa nyanlända är en framgångsfaktor för en kommun. För en del av sina uppgifter har kommunen rätt att återsöka kostnaderna. Mönsterås kommun har överenskommelse om att ta emot flyktingar, samt även ensamkommande barn. Revisorerna har efter en riskbedömning beslutat genomföra en granskning av kommunens flyktingverksamhet. 2.1. Revisionsfråga Bedriver kommunstyrelsen, barn- och utbildningsnämnden och socialnämnden en ändamålsenlig och ekonomiskt tillfredsställande verksamhet för personer som är asylsökande och nyanlända med uppehållstillstånd? 2.1.1. Kontrollfrågor Är mottagandet av nyanlända uppbyggt på ett ändamålsenligt sätt? Är mottagandet av ensamkommande barn uppbyggt på ett ändamålsenligt sätt? Finns en god samverkan mellan berörda aktörer? Ges nyanlända barn/ungdomar undervisning och stöd i utbildningsväsendet på ett ändamålsenligt sätt? Finns riktlinjer och rutiner för hanteringen av nyanlända elever inom utbildningsväsendet? Ges SFI-undervisning på ett ändamålsenligt sätt? Ges de ensamkommande barnen i skälig tid god man och särskilt förordnad vårdnadshavare? Finns ändamålsenliga rutiner för att återsöka statliga ersättningar? Har fördelningen av de statliga ersättningarna fastställts? 2.2. Metod Granskningen har genomförts genom intervjuer och dokumentstudier. Intervjuer har genomförts med kommunchef, chefen för barn- och utbildningsförvaltningen, IFO-chef, rektor för utbildning i svenska för invandrare, Mönsterås kommun 2 av 15

personal på utbildning i svenska för invandrare, rektorer och förskolechefer, föreståndare för boendet för ensamkommande barn, personal på boendet, ekonom på barn- och utbildningsförvaltningen, flyktingsamordnaren, integrationshandläggaren, chefen för överförmyndare i samverkan och socialsekreteraren med ansvar för ensamkommande barn. Ett antal dokument har analyserats, såsom överenskommelse om mottagande, rutinbeskrivningar, ansökningar om statlig ersättning samt mål- och styrdokument. Mönsterås kommun 3 av 15

3. Regelverket kring asylsökande och nyanlända med uppehållstillstånd 3.1. Asylsökande Med asyl menas ett uppehållstillstånd som beviljas en utlänning därför han eller hon behöver skydd i Sverige och därför anses som flykting eller alternativt skyddsbehövande enligt utlänningslagen. Ansvaret för mottagandet av asylsökande vilar på staten. Migrationsverket svarar för att ordna boende, i förläggningar, åt de asylsökande som inte väljer att ordna boende på egen hand. Verket ger även ekonomiskt stöd till asylsökande. För ensamkommande barn och ungdomar delas ansvaret mellan stat och kommun, se nedan. En del av den kommunala servicen tillhandahålls även för asylsökande, t.ex. skola och barnomsorg. Kommunen har också genom socialtjänsten det yttersta ansvaret för att de som vistas i kommunen får det stöd och den hjälp som de behöver. Ett exempel på när kommunen har skyldigheter enligt socialtjänstlagen gäller skydd för asylsökande barn och ungdomar. För asylsökande som är under 18 år och vid ankomsten till Sverige var skilda från båda sina föräldrar (ensamkommande) gäller sedan 2006 särskilda regler. Sedan 2006 är det kommunerna som svarar för dessa barns och ungdomars boende och omsorg. Den kommun som vill ta emot barn träffar överenskommelser med Migrationsverket om hur många platser som kommunen ska hålla tillgängligt eller hur många barn som ska tas emot. 3.2. Nyanlända med uppehållstillstånd En asylsökande som beviljas uppehållstillstånd som kan läggas till grund för folkbokföring, dvs. är längre än ett år, ska placeras ut i en kommun. Dessa personer och vissa av deras anhöriga samt kvotflyktingar, har rätt till särskilda insatser för att etablera sig på arbetsmarknaden och i samhället. Den 1 december 2010 övertog Arbetsförmedlingen det kommunala ansvaret för introduktionen av och introduktionsersättningen till nyanlända som folkbokförs i kommunen. Den nya lagen om etablering och etableringsersättning omfattar nyanlända som har fyllt 20 år men inte 65 år och som har uppehållstillstånd som flykting, kvotflykting, skyddsbehövande eller anhöriga till dessa. Även nyanlända som har fyllt 18 år men inte 20 år och som saknar föräldrar i Sverige (ensamkommande) omfattas av den nya lagen. Etableringsinsatserna och ett ekonomiskt stöd från Arbetsförmedlingen pågår under två år. En individuell plan upprättas på arbetsförmedlingen för varje nyanländ. Kommunen har fortfarande ett visst ansvar även efter reformen. Mönsterås kommun 4 av 15

Exempelvis svarar kommunen för bostadsförsörjning, undervisning i svenska (SFI), samhällsorientering och annan vuxenutbildning, skola, barnomsorg och insatser inom det sociala området. I Sverige tar det i genomsnitt sju år för en nyanländ med flyktingbakgrund att komma i arbete efter uppehållstillståndet, fem år för män och nio år för kvinnor. Mönsterås kommun 5 av 15

4. Iakttagelser från Mönsterås kommun Mönsterås kommun har haft asylsökande boende i kommunen sedan ett antal år. En ökning märktes år 2014 Antalet personer inskrivna i Migrationsverkets mottagningssystem januari respektive år 600 500 400 300 200 100 0 2011 2012 2013 2014 2015 Källa: Migrationsverket Mottagandet av nyanlända med uppehållstillstånd, dvs. dem som har fått asyl och anhöriga till dem, har varierat över åren. Antalet mottagna nyanlända med uppehållstillstånd i Mönsterås kommun 160 140 120 100 80 60 40 20 0 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 Källa: Migrationsverket Mönsterås kommun 6 av 15

Mönsterås kommun tar i förhållande till sin befolkning emot många nyanlända med uppehållstillstånd. Av Sveriges 290 kommuner hamnade Mönsterås kommun på 40:e plats när det gäller mottagande i förhållande till kommunbefolkningen. Kommunen har kommit överens med Migrationsverket att årligen ta emot 70 nyanlända med uppehållstillstånd. År 2014 tog kommunen emot 149 nyanlända med uppehållstillstånd. Att fler togs emot än vad som överenskommits beror främst på att många bosätter sig på egen hand, genom att ordna eget kontrakt eller flytta till en familjemedlem som redan etablerat sig i kommunen. I den av fullmäktige antagna tillväxtstrategin framgår några mål för integrationsarbetet. Bland annat ska Mönsterås kommun ha ett välkomnande och inkluderande mottagande, där individens resurser tas tillvara och som bidrar till individens och Mönsterås utveckling. Andelen utrikesfödda i Mönsterås ska öka. Av våra intervjuer får vi uppfattningen att information om målen gällande integration ytterligare behöver spridas till berörd personal. 4.1. Ansvarsfördelningen inom kommunen Insatser till asylsökande och nyanlända med uppehållstillstånd ges främst inom kommunstyrelsen, socialnämnden och barn- och utbildningsnämnden. Inom kommunstyrelsens kansliavdelning är två tjänstemän placerade med ansvar för praktiska introduktionsinsatser för nyanlända med uppehållstillstånd. Socialnämndens individ- och familjeomsorgsavdelning bedriver boendet för ensamkommande barn. Barn- och utbildningsnämnden ansvarar för undervisning i svenska för invandrare och utbildning för nyanlända elever. 4.2. Insatser till nyanlända med uppehållstillstånd Som tidigare beskrivits har Arbetsförmedlingen tagit över ansvaret för arbetet med att etablera den nyanlände på arbetsmarknaden och ekonomiskt stöd under etableringsperioden. Kommunernas uppdrag består numera av hjälp med boende, råd och stöd i sociala frågor, utbildning i svenska för invandrare och samhällsorientering. I Mönsterås övertog den 1 maj 2014 kommunstyrelsen ansvaret för flyktingmottagningen från socialnämnden. Handläggningen av det ekonomiska biståndet för målgruppen är alltjämt kvar i socialnämnden. En tjänst som flyktingsamordnare flyttade över från socialnämnden. I och med det ökade mottagandet av nyanlända med uppehållstillstånd och då kommunen upplevde att Arbetsförmedlingen inte hann med sina uppgifter, utökades verksamheten med en heltidstjänst som flyktinghandläggare från och med september 2014. Flyktinghandläggaren har som huvuduppgift att bistå Arbetsförmedlingen med praktikanskaffning, egentligen något som är förmedlingens ansvar. Av våra intervjuer framgår att den kommunale handläggaren har bättre upparbetade Mönsterås kommun 7 av 15

kontakter med lokala arbetsgivare. Arbetsförmedlingens etableringshandläggare utgår från Oskarshamn och bemannar kontoret i Mönsterås endast delvis. Det har också varit en ganska hög personalomsättning på förmedlingens etableringshandläggare. 4.2.1. Utbildning i svenska för invandrare På vuxentutbildningen ges utbildning i svenska för invandrare. De senaste åren har antalet deltagare ökat på utbildningen. Idag studerar 100 elever på utbildningen och cirka 90 procent av dem är nyanlända med uppehållstillstånd med flyktingbakgrund. Verksamheten har tio lärare (8,7 tjänst) och en studie- och yrkesvägledare. Samtliga lärare på utbildningen är behöriga. Vid anmälan till utbildningen genomför studie- och yrkesvägledaren en kartläggning av deltagarens förutsättningar, vilken används som underlag för placering i studiegrupp. Antagning sker en gång i månaden och av intervjuerna framgår att det inte är kö till att påbörja utbildningen. Studiegrupperna består av mellan 15 och 20 elever, utom den för kortutbildade och analfabeter (A-kurs). Denna grupp består av åtta elever. Läs- och skrivinlärning ges endast till deltagarna på A-kursen. I intervjuerna lyfts det fram att fler borde få ta del av läs- och skrivinlärning och att den inte borde knytas till en särskild kurs. Av våra intervjuer lyfts det fram att det är svårt att hinna med att ta fram och följa upp deltagarnas individuella studieplaner. Vid den senaste jämförelsen med riket (år 2013) framkommer att deltagarna från Mönsterås kommun klarar av att få godkänt på sin kurs något snabbare än medelvärdet för riket. Genomsnittlig tid i veckor för en deltagare att få godkänt Kurs Mönsterås Riket 1A 195 225 2B 138 214 3C 167 191 3D 124 162 Källa: Vuxenutbildningen Vuxenutbildningen svarar för validering av den nyanländes kompetens. I kommunen finns endast möjlighet att validera inom omvårdnadsutbildningen. Inom övriga delar av vuxenutbildningen sker ingen validering. Bedömning Vi bedömer att mottagandet av nyanlända med uppehållstillstånd är uppbyggt på ett ändamålsenligt sätt. Vi grundar vår bedömning på att utbildning i svenska för invandrare ges i enlighet med lagens krav och på ett i övrigt ändamålsenligt sätt. Validering och läs- och skrivinlärning är två förbättringsområden. Vidare bedömer vi att flyktingmottagningen har ett genomarbetat och effektivt arbetssätt. Mönsterås kommun 8 av 15

Vi anser att det är problematiskt att kommunledningen upplever att flyktingmottagningen behöver utökas för att delvis genomföra uppgifter som är en uppgift för Arbetsförmedlingen. Frågan bör lyftas med Arbetsförmedlingen och lösningen utvärderas efter en tid. 4.3. Undervisning och stöd för nyanlända barn/ungdomar i utbildningsväsendet Barn- och utbildningsnämnden saknar riktlinjer för mottagande av nyanlända elever. Det är således upp till respektive skola att ta fram rutiner och riktlinjer samt organisera undervisningen. Nyanlända elever finns på alla skolor. Krungårdsskolan i Blomstermåla har längst erfarenhet av målgruppen, främst på grund av att Migrationsverket sedan en längre tid har anläggningsboende på orten. På skolan finns förberedelseklasser, i vilka de nyanlända eleverna först tas emot. Syftet är att förbereda eleven för senare studier i reguljära klasser. I och med att anläggningsboenden inrättats i tätorten och att kommunen har tagit emot fler nyanlända med uppehållstillstånd, har antalet nyanlända elever ökat på skolorna i Mönsterås tätort. Det finns idag inga förberedelseklasser i Mönsterås tätort, men nämnden har beslutat att inrätta sådana. Ökningen av elever har inneburit behov av nya lokaler. I Blomstermåla tas en källarlokal i anspråk och det har monterats paviljonger på Ljungnässkolan och på Möllstaskolan. När den nyanlända eleven först tas emot i skolan görs en kartläggning av elevens kunskapsnivå. I kartläggningen av kunskaper i svenska används inte något särskilt framtaget kartläggningsmaterial. Av våra intervjuer framgår att behovet av modersmålslärare i undervisning och studiehandledning inte tillfredställs idag. Det framförs att det är svårt att rekrytera modersmålslärare i alla språk. Förvaltningen har försökt att få till ett samarbete med Kalmar kommun för att köpa in modersmålslärartjänst. Kalmar kommun har inte kunnat avvara personal till Mönsterås. Inom gymnasieskolans introduktionsprogram ges språkintroduktion för nyanlända elever. Inom programmet tas bland annat de ensamkommande flyktingungdomarna emot. Ungdomarna kombinerar studier i svenska som andra språk med andra ämnen och aktiviteter. Det framkommer att undervisningen på språkintroduktion ibland ges med endast fyra timmar per dag och en del dagar kan börja efter lunch. Enligt förvaltningen hade det varit önskvärt att i flera fall ge mer undervisningstid, t.ex. i form av språkpraktik, men att det är svårt att hitta praktikplatser till ungdomarna. Bedömning Vi bedömer att det finns förbättringsområden inom undervisningen till nyanlända barn och ungdomar. Vi grundar vår bedömning på att nämnden saknar riktlinjer för mottagande av nyanlända elever och att eleverna på språkintroduktionen borde ges mer undervisningstid. Vi kan samtidigt konstatera att det hos personalen finns ett stort engagemang, god kompetens och lång erfarenhet av att ta emot dessa barn. Mönsterås kommun 9 av 15

Flera av de nyanlända eleverna är i övre tonåren. Nationella utvärderingar visar att barn som anländer till Sverige i denna grupp har svårt att läsa in grundskolan och komma in på ett gymnasieprogram. Gymnasiet kan inte påbörjas om man har fyllt 20 år, vilket innebär att de som inte lyckats komma in på gymnasiet tvingas studera på Komvux och finansiera studierna med studielån. Utifrån ovanstående är det viktigt att utbildningen på gymnasiets språkintroduktion prioriteras. 4.4. Verksamheten för ensamkommande barn I maj 2013 tog kommunens gruppboende emot de första ensamkommande barnen. På boendet finns 12 boenderum, gemensamhetsutrymme, kök och personalutrymme. Föreståndaren har utbildning inom sociala omsorgsprogrammet och tidigare erfarenhet som arbetsledare för HVB. Samtlig personal, såväl tillsvidareanställd som timanställd, har utbildning på gymnasial eller eftergymnasial nivå, såsom undersköterska, behandlingsassistent, lärare, fritidsledare, socionom. På förmiddagarna arbetar två personal. På eftermiddagar och kvällar arbetar tre personal och nattetid två (sovande jour). När det gäller säkerhet framkommer att ett antal incidenter har förekommit, oftast handlar det om självskadebeteende eller konflikter mellan ungdomarna. Det lyfts fram att man ändå känner sig trygg i arbetsgruppen att hantera de flesta av dessa situationer. Det har dock upplevts som svårt att kunna tillkalla polis i de situationer det har känts påkallat. Kommunen har en överenskommelse med Migrationsverket om mottagandet. När verksamheten startade i maj 2013 förband sig kommunen att från start stå med 12 platser tillgängliga för anvisning, minst tre av platserna skulle vara tillgängliga för asylsökande. När ett boende startar är alla ungdomar asylsökande, men efterhand får några uppehållstillstånd. I dag tar det genomsnitt fem månader att få beslut på asylansökan. Detta innebar att boendet ganska snabbt fylldes upp med ungdomar med uppehållstillstånd samtidigt som Migrationsverket hade rätt att anvisa nya asylsökande. Det uppkom därför behov av att utöka verksamheten. Tekniska förvaltningen gavs i uppdrag att erbjuda ett hus som kunde användas för att inrätta ett ytterligare HVB. Några lokaler fanns inte tillgängliga däremot lyckades socialförvaltningen att hyra ett antal lägenheter av Mönsterås Bostäder. Istället för ett hus där personalen finns tillgängliga i lokalerna dygnet runt inrättades en utslussverksamhet med ett antal fristående lägenheter. I utslussverksamheten placeras ungdomar från och med 17 års ålder. De yngsta får bo tillsammans med andra ungdomar i större lägenheter för att sedan flytta ut och bo själva. Lagligheten att placera underåriga i lägenheter utan att ha personal tillgänglig i lokalerna dygnet runt har ifrågasatts. Inspektionen får vård och omsorg har vid tillsyn i Mönsterås inte kritiserat kommunens upplägg. Utslussverksamheten är ny och håller på att finna sina former. I dag bemannas verksamheten av en anställd på dagen och natten (sovande jour) samt en som arbetar kvällspass. Personalen utgår från en lägenhet som även fungerar som gemensamhetsutrymme för ungdomarna. Flera ungdomar i utsluss har fyllt 18 år och när de gör det slutar gode man eller den särskilt förordnade vårdnadshavaren sitt arbete. Dessa personer har fram till dess fungerat som ungdomens Mönsterås kommun 10 av 15

vårdnadshavare och varit med t.ex. vid träffar på skola. Vilken funktion som personalen i utsluss ska ta i dessa sammanhang har inte klargjorts. Av våra intervjuer framkommer att personal ibland följer med på träffar på skolan, men att det inte är en rutin att erbjuda eller motivera till det. Av vår genomgång av ekonomin framkommer att verksamhetens budget har varit densamma sedan år 2011. I och med utökningen med utslussdelen skiljer sig budgeten avsevärt från den verkliga verksamhetens kostnader och intäkter. Att följa det ekonomiska utfallet upplevs som krångligt. Förutom boende har det ensamkommande barnet rätt till en god man fram till kommunplacering. Tanken är att uppdraget sedan ska tas över av en särskilt förordnad vårdnadshavare. Av våra intervjuer framgår att det i regel tar ett dygn, i undantagsfall någon mer dag, att förordna en god man. Däremot tar det betydligt längre tid att få en särskilt förordnad vårdnadshavare på plats. I det senaste ärendet tog det fyra månader att handlägga ärendet hos socialförvaltningen. Frågan ska sedan avgöras i Tingsrätten. Under tiden som frågan om särskilt förordnad vårdnadshavare utreds kvarstår den gode mannens ansvar. Bedömning Vi bedömer att mottagandet av ensamkommande barn är uppbyggt på ett ändamålsenligt sätt. Vi grundar vår bedömning på att boenedeverksamheten är välfungerande. Vi anser att fortsatt fokus bör läggas på att utveckla utslussverksamhetens rutiner. Vi bedömer att den ekonomiska styrningen och uppföljningen av verksamheten är bristfällig. Vi anser att förvaltningen behöver omarbeta verksamhetens budget och ta fram förbättrade rutiner för uppföljningen. 4.5. Samverkan Från våra intervjuer får vi information om att samverkan mellan berörda verksamheter i kommunen fungerar väl. Bland annat lyfts samarbetet mellan flyktingmottagningen och Mönsterås Bostäder fram som lyckat. År 2013 bildades en särskild grupp (integrationsrådet) bestående av kommunala tjänstemän. I rådet delges information och aktuella utmaningar lyfts fram för att deltagarna gemensamt ska finna lösningar. Samarbetet i rådet upplevs som positivt och att utvecklingen framöver är att lyfta blicken och än mer fokusera på gemensamma mål. Bedömning Vi bedömer att det finns en god samverkan mellan berörda aktörer inom kommunen. Vi anser att integrationsrådet i framtiden kunde arbeta mer målinriktat, kanske genom att bryta ned tillväxtstrategins mål om integration och låta de senare utgöra gruppens mål. Mönsterås kommun 11 av 15

4.6. Statlig ersättning inom flyktingmottagandet Den statliga ersättning som kommunen har rätt till regleras i ett antal förordningar. Olika bestämmelser gäller för mottagna före respektive efter 1 december 2010, samt för asylsökande. Vissa ersättningar, såsom grundersättning och schablonersättning, utbetalas per automatik enligt folkbokföringsuppgifter. Andra ersättningar behöver kommunen ansöka om särskilt. Om kunskapen om ersättningsreglerna brister och rutiner saknas förlorar kommunen rätt till ersättning. I Mönsterås kommun kan kostnader som går att återsöka uppkomma i kommunstyrelsen, barn- och utbildningsnämnden, socialnämnden och överförmyndaren. Vissa ersättningar betalas ut automatiskt medan andra kräver en ansökan. 4.6.1. Fördelning av statsbidragen mellan kommunens verksamheter Grundersättning och schablonersättning avser att täcka kostnader inom fler verksamheter. En grundersättning betalas ut till alla kommuner som har en överenskommelse med staten om mottagande av nyanlända med uppehållstillstånd. En del av grundersättning, 222 500 kronor utgår till alla kommuner oavsett storlek på mottagandet. Två ytterligare delar av ersättningen utgår beroende på hur många nyanlända som kommunen tar emot. Bland annat får alla kommuner 15 tkr för varje nyanländ som tas emot genom anvisning eller som kvotflykting. Utöver detta finns en prestationsbaserad del. Med prestationsbaserad menas att de kommuner som tar emot flest nyanlända med uppehållstillstånd i förhållande till sin befolkning får mer i grundersättning. Mönsterås kommun är en av de 145 kommuner i landet som får extra ersättning enligt denna modell. Under 2015 kommer Mönsterås att få 15 tkr. extra per nyanländ som tas emot i kommunen. Om kommunen tar emot ungefär lika många år 2015 som år 2014 skulle grundersättningen bli runt 2,4 mnkr för 2015. För varje nyanländ med uppehållstillstånd betalas en schablonersättning ut kvartalsvis under en tvåårsperiod. Ersättningen avser att täcka kommunens insatser för praktiskt mottagande, introduktion i skolan, utbildning i svenska för invandrare och samhällsorientering och vissa kostnader för ekonomiskt bistånd mm. I Mönsterås fattade kommunstyrelsen år 2012 beslut om hur schablonersättningen ska fördelas mellan socialnämnden och barn- och utbildningsnämnden. Representanter för barn- och utbildningsförvaltningen anser att en för liten andel av schablonersättningen tillfaller förvaltningen. Bedömning Det är positivt att fördelningen av schablonersättningen har fastställts politiskt. Vi bedömer att beslutet inte är aktuellt, då kommunstyrelsen har övertagit socialnämndens ansvar för flyktingmottagningen. Vid en revidering av beslutet vore det lämpligt att även besluta om fördelning av grundersättningen och att lyfta frågan till fullmäktige. Det är mindre lämpligt att kommunstyrelsen själv ska avgöra hur stor andel av ersättningarna den och andra nämnder ska få ta del av. Mönsterås kommun 12 av 15

4.6.2. Rutiner för att söka statsbidrag Inom individ- och familjeomsorgen finns möjlighet att återsöka kostnaderna för placeringar av barn och unga samt för ekonomiskt bistånd. Inom socialförvaltningen har skriftliga rutiner tagits fram för återsökning av placeringskostnader för asylsökande barn, däremot saknas det motsvarande för barn med uppehållstillstånd. Vidare saknas rutiner för återsökning av kostnader för ekonomiskt bistånd. Av intervjuer framkommer att schablonersättningen ska täcka dessa kostnader. Uppgiften att söka ersättning åvilar den socialsekreterare som beviljat biståndet. Inom äldreomsorgen och omsorgen om personer med funktionsnedsättning saknas skriftliga rutiner. Det genomförs ingen systematisk sökning i verksamhetssystemet för att identifiera ersättningsgilla ersättningar. Av våra avstämningar framgår att det var längesedan någon ansökan upprättades. Arbetet med att söka ersättning för insatser till ensamkommande barn delas mellan föreståndaren för boendet och socialsekreterarna. Om barnet är placerat på boendet eller i utsluss söker föreståndaren statlig ersättning. I övriga fall, extern placering i HVB eller placering i familjehem, söker handläggande socialsekreterare. De skriftliga rutinerna för arbetet innehåller någon felaktighet och ger instruktioner om ett sätt att söka ersättning som inte genererar högst ersättning för en insats. Bland annat hänvisas till fel blanketter och att platser i utsluss endast ska återsökas med faktiska kostnader. De ungdomar i utslussverksamheten som bor själva i en lägenhet har andrahandskontrakt på lägenheten. När ungdomen har kontrakt på lägenheten anser Migrationsverket att vården inte ges utanför barnets egna hem, ett rekvisit för att kommunen ska få ersättning för vården. Inom barn- och utbildningsnämndens område finns möjlighet att söka ersättning för asylsökande, tillståndssökande barn och elever samt papperslösa (dvs. utan tillstånd att vara i Sverige). Däremot går det inte att söka särskild ersättning för nyanlända barn med uppehållstillstånd. Nämnden saknar skriftliga rutiner för återsökningsarbetet och en skriftlig ansvarsfördelning som beskriver vem som söker vad. Av våra intervjuer framgår att uppgiften åvilar respektive rektor och förskolechef. Rektorn på Krungårdsskolan och förskolechefen inom området söker ersättning för sina verksamheter. Övriga verksamheter har inte vana att söka ersättning, varför förvaltningens ekonom har tagit på sig den uppgiften. Av våra intervjuer får vi uppfattningen att berörd personal är väl insatta i ersättningsreglerna. Det framgår bland annat att det utöver läsårsersättningen har sökts ersättning för extra stödinsatser och särskilt anordnade skollokaler. Bedömning Vi bedömer att det inte finns tillräckligt ändamålsenliga rutiner för att återsöka statlig ersättning. Vi grundar vår bedömning på att vissa verksamheter saknar upparbetade rutiner (äldreomsorgen, omsorgen om personer med funktionsnedsättning). I de verksamheter som har rutiner är dessa inte kompletta (t.ex. ekonomiskt bistånd och placering av barn med uppehållstillstånd) och vissa av dem är felaktiga (ensamkommande barn). Detta utgör en risk för att ansökningar uteblir. Mönsterås kommun 13 av 15

Det är inte ändamålsenligt att återsökning av placeringar av ensamkommande barn görs av två tjänstemän oberoende varandra, detta då ingen av dem får den helhetsbild som gör att kan se på vilket sätt de olika placeringarna ska återsökas för att ge kommunen högst ersättning. Det är positivt att det inom barn- och utbildningsförvaltningen finns god kunskap om ersättningsreglerna. I och med att fler asylsökande barn vistas i kommunen och att fler enheter berörs än tidigare, behöver förvaltningen utreda organiseringen av arbetet och ta fram skriftliga rutiner. Genom dagens IT-stöd finns möjligheter att centralisera ansökningsarbetet. Mönsterås kommun 14 av 15

2015-05-26 Fredrik Ottosson Projektledare Jörn Wahlrot Uppdragsledare Mönsterås kommun 15 av 15