MN 2010 1(6) FOLKHÄLSANS MANUAL FÖR VERKSAMHETSUTVECKLING OCH LEDNINGSSYSTEM 2010 KOMPETENS ENGAGEMANG OMSORG FOLKHÄLSANS ARBETSSÄTT PÅ ORGANISATIONSNIVÅ Målsättningen för Folkhälsans verksamhetsutveckling och det ledningssystem som byggs upp är att skapa mervärde för alla intressentgrupper, förverkliga strategiska målsättningar, styra verksamheten enligt Folkhälsans gemensamma policyn och förbättra prestationerna i enlighet med EFQM modellen och principen för kontinuerlig förbättring. En systematisk verksamhetsutveckling för att tydliggöra grunden för Folkhälsans verksamhet (verksamhetsidé, värden, arbetsfördelning och vision) inleddes 2003. På basen av vår verksamhetsidé, värden och vision bygger vi upp ett skräddarsytt system för vår verksamhetsutveckling med EFQM modellen som ramverk. Övriga arbetsredskap och mätare används enligt organisationens egna behov. Värdegrunden utgörs av en helhetssyn som kombinerar kompetens, engagemang och omsorg. Värderingarna tolkas utgående från varje enskilt verksamhetsområde. Folkhälsans gemensamma modell för verksamhetsutveckling, ledarskap och handböcker garanterar enhetlighet och struktur. Verksamhetsutvecklingen är något som berör hela arbetsgemenskapen och som på långsikt underlättar det dagliga arbetet. Därför är det viktigt att alla i organisationen är delaktiga i arbetet. Folkhälsans verksamhetsutveckling kännetecknas av systematisering, öppenhet och samsyn inom hela organisationen. På basen av detta skall Folkhälsan vara en attraktiv arbetsgivare där varje arbetstagare har rätt till ett gott ledarskap, är motiverad och känner ett personligt ansvar i arbetet och får vara stolt över det man gör. Ansvaret för genomförandet av ett gemensamt ledningssystem är fördelat på organisationens olika nivåer. Folkhälsans ledningsgrupp ansvarar för fastställandet av övergripande strategier, VD i Bolag/Förbundet/Forskningen ansvarar tillsammans med sin ledningsgrupp för att de strategiska målsättningarna och de gemensamma principerna utvecklas och följs upp. Arbetet utförs med hjälp av kontaktpersoner, arbetsgrupper och workshops på enheterna och varje medarbetare har ett personligt ansvar för att vara delaktig i det ständiga utvecklingsarbetet. Kvalitetschefen tillsammans med en deltidsanställd planerare ansvarar för planering och koordinering av verksamhetsutvecklingen och utveckling av det gemensamma ledningssystemet inom Folkhälsan, stöder personalen och enheterna i olika utvecklingsfrågor i form av utvecklingsdagar, möten, föreläsningar och litteratur. Kvalitetschefen rapporterar till Folkhälsans verkställande direktör. Folkhälsan framhåller betydelsen av en öppen och kontinuerlig dialog mellan ledningen och personalen. Vi använder oss av en gemensam kommunikationsplan, regelbundna informationsmöten, personaltidningen och intranät där aktuella teman som berör Folkhälsan tas upp. Dialogen på individnivå sker genom medarbetarsamtal som ordnas årligen. Verksamhetsutvecklingen, HR-funktionen samt de övriga stabsfunktionernas koncernsamordning utvecklas, följs upp och utvärderas regelbundet. Stabernas verksamhet baserar sig på Folkhälsans övergripande strategier, principer och policyer.
MN 2010 2(6) FOLKHÄLSANS MANUAL FÖR VERKSAMHETSUTVECKLING OCH LEDNINGSSYSTEM KOMPETENS ENGAGEMANG OMSORG EFQM THE EUROPEAN FOUNDATION FOR QUALITY MANAGEMENT Folkhälsans gemensamma modell för verksamhetsutveckling, ledarskap och handböcker. Modellen fungerar också som grund för ett processorienterat arbetssätt, självutvärdering och möjliggör bolagens beredskap inför en intern och extern auditering. RAI RESIDENT ASSESSMENT INSTRUMENT Ett internationellt instrument för kvalitetshöjning av vård, tjänster och kostnadsuppföljning inom äldreomsorgen. Extern auditering av RAI på Folkhälsan genomfördes av Institutionen för hälsa och välfärd (THL) år 2006 och 2009. Folkälsans äldreomsorg har erhållit tre hederomnämnanden av THL under åren 2007-2009 gällande nutrition, medicinanvändning och rehabiliterande vård. Folkhälsan har i samarbete med THL utvecklat rapporten RAIbenchmarking, verktyg för ledarskap och utveckling Best Practice på Folkhälsan, lanseras under 2010. HANDBÖCKER HANDBÖCKERNAS struktur är uppbyggd enligt EFQM modellen, del 1 i handboken Vad står Folkhälsan för, (verksamhetsidé, värden, vision, policyer, hälsofrämjande verksamhetsprinciper samt övriga gemensamma riktlinjer) gäller alla enheter också de som inte har en handbok på övergripande nivå. Självutvärderingen följer handboksprocessen. Utgående från Folkhälsans strategi har följande handböcker utarbetats eller är under arbete: äldreomsorg, eftermiddagsverksamhet, dagvård, barnskydd, funktionshinder, forskning och kosthåll. Handböcker inom övriga sektorer tas ställning till i samband med strategiarbete: RESPONS startat 2005 En modell för gemensamma principer för SPONTAN, RIKTAD RESPONS och AVVIKELSEHANTERING har utvecklats och lanserats hösten 2006 i enlighet med Folkhälsans responspolicy. Respons och avvikelser följs upp, åtgärdas och resultaten ligger som grund för ständigt förbättringsarbete. KARTA och KOMPASS (Balanserat styrkort) startat 2004 Folkhälsans karta och kompass är ett hjälpmedel för strategiarbete, verksamhetsplanering, uppföljning och återkoppling. Ett hjälpmedel för att konkretisera Folkhälsans verksamhetsidé, värden och vision i form av mätbara mål. Karta och kompass ger också möjlighet att kommunicera visioner, strategier och mål på ett överskådligt sätt, som ger större möjlighet till delaktighet för alla medarbetare. Folkhälsan rörelsen har utvecklat sin strategikarta och kompass som fungerar som utgångspunkt när bolagen/förbundet/forskningen och stabsfunktionerna arbetar vidare. Som stöd till Folkhälsans strategi utvecklas följande policyn:
MN 2010 3(6) -personal, -ledarskap, -språk, -info, -riskhantering, -respons och miljö. En enhetlig dokumenterad ledningsprocess stöder ledningen i att månatligen följa upp de strategiska målsättningarna som finns i kartan. Ledningen följer regelbundet upp verksamhetsutvecklingen och ledningssystemets funktion och utveckling med hjälp av självutvärdering enligt EFQM modellen. 2007 har Folkhälsan tagit i bruk systemet Executive strategy manager ESM (utvecklat av Balanced Scorecard Collaborative Kaplan/Norton) för uppföljning av de strategiska målsättningarna, mätarna och handlingsplanerna i ledningsgrupperna med koppling till en enhetlig modell för verksamhetsplanering vidare ut i organisationen. Strategigenomförandet i organisationen har certifierats 2010. Folkhälsan är den enda organisationen i Finland som använder ESM-instrumentet för sin strategiuppföljning och strategirevidering. Folkhälsan fokuserar på ett processorienterat arbetssätt. Genom vår organisationsstruktur, våra medarbetare, ett processorienterat arbetssätt, ekonomi i balans och kostnadseffektivitet säkerställer vi att vi kan möta eller överskrid intressenternas/kundernas/klienternas krav och förväntningar. Bolagen/Förbundet/Forskningen/Staberna beskriver sina huvudprocesser och stödprocesser under år 2010-2012. Folkhälsans verksamhetsutveckling fick internationellt erkännande 20 maj 2010 Folkhälsan har som första finländska allmännyttiga organisation tilldelats det internationella certifieringspriset Palladium Balanced Scorecard Hall of Fame for Executing Strategy, ett certifikat i strategigenomförande. Certifieringen gäller Folkhälsans systematiska strategiarbete där organisationen på ett helhetsmässigt sätt förankrat utvecklingskedjan inom hela organisationen, från ledning till varje medarbetare. Priset är unikt också ur ett europeiskt perspektiv. Endast en annan allmännyttig organisation i Europa har tidigare beviljats utmärkelsen. Bakom Palladium Balanced Scorecard Hall of Fame for Executing Strategy finns de världsberömda professorerna Robert S. Kaplan och David P. Norton från Harvard Business School som också utvecklat Balanced Scorecard-konceptet. KUNSKAPS- SPRIDNING Vi har olika forum där koncept, metoder, handböcker m.m. diskuteras, skapas och förbättras. Vi stimulerar interna och externa nätverk för medarbetarna. Folkhälsan satsar resurser på att vår personal på ett systematiskt sätt skall kunna utvecklas genom att ta del av både intern och extern kunskap. Vi samlar våra erfarenheter på ett strukturerat sätt på vårt intranät. Det gemensamma utvecklingsarbetet tas upp som en viktig del på olika personalutbildningar.
MN 2010 4(6) UTVECKLING av MEDARBETARSKAPET Att de strategiska målsättningarna kommuniceras ut på rätt sätt i organisationen är avgörande för delaktighet av alla medarbetare. Vi arbetar med medarbetarskap utifrån ett koncept där Folkhälsans värderingar ligger till grund för ett önskat beteende hos alla medarbetare. I verksamhetsutvecklingen vill vi lyfta fram medarbetarskapet - det personliga ledarskapet. Det är väl inte bara ledarna som skall ta initiativ till utveckling? Det är väl inte bara ledarna som behöver vara lojala med organisationen och dess mål? Det är väl inte bara ledarna som behöver ta ansvar? En god medarbetare tar ansvar. Att ta ansvar är någonting som man gör för att man vill bidra till helheten. Det betyder att varje medarbetare skall fundera över HUR kan jag förbättra varje situation och bidra till verksamhetsutvecklingen. Utan ett sådant engagemang kan vi inte vara två steg före i framtiden. Några exempel på hur vi utvecklar medarbetraskapet : - Tydlig, enhetlig verksamhetsutveckling leder till att vi vågar släppa kontrollen, det leder till självständighet inom givna ramar som ger motivation i arbetet - Planerade möten där vi pratar om saker som påverkar hur arbetet utförs - Tar vara på kreativiteten, alla medarbetare är delaktiga i verksamhetsplaneringen - Tydlig arbets- och ansvarsfördelning leder till mindre brandsläckling - Skapa delaktighet genom deltagande - Lyssna på varandra - Skapa en arena för hur aktivt medarbetarskap skall utövas bör dokumenteras i verksamhetsplanerna SJÄLVUTVÄRDRERING Handboksarbete, självutvärdering samt revidering av befintliga handböcker sker enligt verksamhetsutvecklingens långsiktsplan med koppling till Folkhälsans strategiska målsättningar. EFQM-modellens kriterier fungerar som underlag för självutvärderingen, d.v.s. en bearbetad version på basen av innehållet i handböckerna av de frågor som ingår i EFQM-modellen. PROCESSLEDNING Processerna, det sätt på vilket vi gör vårt arbete är en viktig del av utvecklingsarbetet. Vid Folkhälsan pågår ett intensivt arbete kring att identifiera och beskriva de viktigaste processerna och delprocesserna. Vi måste ständigt fråga oss vad vi måste göra för att uppnå det vi vill? När processerna är beskrivna är det enklare att strukturera, förtydliga och effektivera. Det är också en förutsättning för att kunna förenhetliga verksamhetsutvecklingen och förbättra ledningen av utvecklingsarbetet. RISKHANTERING Startat 2007 Målsättningen med riskhanteringen är att undvika att situationer uppstår som åsamkar Folkhälsan förluster eller som hindrar organisationen från att uppnå sina mål. Genom en välfungerande riskhantering kan konsekvenserna av oönskade risker undvikas eller minimeras. Eftersom många risker inom vården drabbar tredje part, dvs. klienterna, är det inom vården
MN 2010 5(6) extra viktigt att kunna undvika eller minimera risker. Genom en systematisk riskhantering blir personalen medveten om vilka risker som finns i Folkhälsans verksamhet, bättre på att bedöma hur stora och allvarliga riskerna är, att fatta rätt beslut om hur riskerna skall hanteras och att lära av varandra inom hela organisationen. Riskhanteringsprocess på Folkhälsan: 1. Identifiering och kartläggning av risker på organisationsnivå 2. Analys och prioritering enligt sannolikhet och konsekvenser 3. Definierat ansvar 4. Åtgärdsplanering 5. Konkretisering ut i organisationen 6. Koppling till strategiarbete och verksamhetsplanering 7. Uppföljning 8. Rapportering 9. Ständiga förbättringar INTERN & EXTERN AUDITERING CERTIFIERING Äldreomsorgen THL 2007 2009 Ansökan om Hall of Fame för strategigenomförande 2010, Palladum Balanced Scorecard Hall of Fame for Executing Strategy, USA HEDERSOMNÄMNANDE Från strategi till resultat i vardagen. Bland annat det här har vi fått pris för 2008-2009: 1. Vår rehabiliterande äldrevård i Karis har av Institutet för hälsa och välfärd THL utsetts till en av de tjugo bästa i Finland. 2. Vårt arbete bland personer med demenssjukdomar har uppmärksammats av Institutet för hälsa och välfärd THL. Vårdavdelningarna i Karis och Jakobstad hör till de 15 bästa i Finland. 3. Folkhälsans hemvård i Karis och gruppboendet för äldre på Mjölbolsta har fått ett hedersomnämnande av Institutet för hälsa och välfärd THL för hur man följer upp äldres kostvanor. 4. Folkhälsan har av social- och hälsovårdsministeriet fått ett hedersomnämnande för projektet Balans och vardagskraft där man uppmuntrar äldre att motionera. 5. Folkhälsan har beviljats ett Ärevarvs-diplom för aktivt arbete bland ungdomar för bättre motionsvanor. 6. Folkhälsans mobbningsförebyggande filmer för ungdomar fick guldmedalj vid den internationella filmfestivalen i New York och valdes till bästa filmer vid Europas största mediefestival i Hamburg. 7. Folkhälsans PR-skrift (årsberättelse) har fått ett hedersomnämnande för öppen, klar och redig rapportering. Tävlingen arrangerades av företaget PricewaterhouseCoopers. 8. Docent Per-Henrik Groop vid Folkhälsans forskningscentrum har av Europeiska föreningen för diabetesforskning beviljats det förnämsta priset inom forskningen kring diabetiska komplikationer 9. Professor Anna-Elina Lehesjoki föreståndare vid Folkhälsans forskningscentrum har av Föreningen för medicinsk genetik
MN 2010 6(6) beviljats ett pris för sitt banbrytande arbete inom den neurogenetiska forskningen i Finland. 10. Docent Hannes Lohi vid molekylärgenetiska avdelningen vid Folkhälsans genetiska institut har av Finlands Akademi tilldelats ett pris för vetenskaplig kurage i sin forskning om hundars gener. 11. Professor Herman Adlercreutz vid Folkhälsans forskningscentrum har av förläggarna bakom Who s who in the World 2009 samt webbsajten ISIHighlyCited.com utnämnts som en av de mest citerade forskarna i världen inom forskningen kring kostens betydelse för hälsan. PERSONAL och KVALITESBOKSLUT = Resultat av karta och kompass arbete Bokslut pilot i Folkhälsan Botnia 2007 Bokslut hela Folkhälsan 2008 Bokslut hela Folkhälsan 2009 FOLKHÄLSANS MANUAL FÖR VERKSAMHETSUTVECKLING OCH LEDNINGSSYSTEM PÅ ENHETSNIVÅ KOMPETENS ENGAGEMANG OMSORG Bolagets/ Förbundets/ Forskningens/ Enhetens tilläggstext