Informationsmöte den 27 januari 2015 Myndigheten för samhällsskydd och beredskap Postadress: 651 81 Karlstad, telefon: 0771-240 240 Länsstyrelsen Västra Götalands län Postadress: 403 40 Göteborg, telefon: 010-224 40 00
Datum Diarienr 2 (12) Informationsmöte om SAMÖ 2016 Summering av mötet i text och bild... 3 Några viktiga budskap från informationsmötet... 7 Avsiktsförklaring... 7 Övergripande syfte och mål med SAMÖ 2016... 7 Vilka förmågor ska vi öva vid SAMÖ 2016?... 7 Lokal övningsledare... 8 Tidsförhållanden... 8 Planeringsprocessen... 8 Ekonomiska förutsättningar... 8 Frågor och svar om SAMÖ 2016... 9 SAMÖ 2016 hur ska vi inte göra?... 11 Viktiga datum framöver... 11 Kontaktuppgifter till projektgruppen... 12
Datum Diarienr 3 (12) Summering av mötet i text och bild Detta referat är tidigare publicerat på Länsstyrelsen i Västra Götalands läns webbplats. Den 27 januari samlades 140 företrädare för samhällets krisberedskapssystem i Göteborg för att påbörja planeringen inför SAMÖ 2016. Vi blir bättre när vi övar och vi är ett stort län med speciella förutsättningar, därför är det extra viktigt att vi övar tillsammans, sade landshövding Lars Bäckström i sin inledning. Låt oss ta vara på de utvecklingsmöjligheter som SAMÖ 2016 ger oss! Generaldirektör Helena Lindberg, Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB) konstaterade att det är nu det börjar. Det är viktigt att delta i och ha ett stort engagemang även under planeringsfasen, inte bara i själva övningen. Det är också viktigt att öva på alla nivåer, från ledning till operativ verksamhet. Vi ska utveckla förmågan att tillsammans hantera en händelse, att samverka, att prioritera, att säkerställa uthållighet, att hantera kommunikation och information till medborgare och media. Drygt 140 personer från kommuner, myndigheter och andra samhällsviktiga organisationer fanns på plats. Hemläxan blev att ta ställning till hur de vill delta i övningen och svara på den avsiktsförklaring som kommer att skickas ut.
Datum Diarienr 4 (12) Projektledarna, Anders Frelek, Länsstyrelsen, och Staffan Ljunggren, MSB, informerade både övergripande och detaljerat om inslag i den kommande övningen och förberedelserna inför den. Projektledarna för SAMÖ 2016. Anders Frelek, Länsstyrelsen, agerade moderator under dagen. Staffan Ljunggren, MSB, måttade med händerna för att förstärka hur omfattande och komplex övningen kan komma att bli. Projektgruppen som ansvarar för planering, genomförande och utvärdering av SAMÖ 2016 informerade om upplägget och svarade på frågor
Datum Diarienr 5 (12) Scenariot för SAMÖ 2016 handlar om höga flöden och höga havsvattennivåer och de störningar de leder till i allt från transportsystem till el- och telestörningar. Vad kan vi lära av händelser med höga flöden? Fredrik Linusson, räddningschef för Räddningstjänsten Västra Skaraborg och Anna Wallefors, kommunikatör i Halmstads kommun, delade med sig av sina erfarenheter från översvämningarna i Kvänum respektive Getinge i augusti 2014. Claus Kempe, säkerhetssamordnare i Mönsterås kommun ledde kommunens medverkan i kärnkraftsövningen SAMÖ-KKÖ 2011. Han tipsade deltagarna om att avsätta tid efter övningen till arbete med de utvecklingsområden som identifieras.
Datum Diarienr 6 (12) Pådrivare, kommunikatör och problemlösare. Det är bara några av de roller den lokala övningsledaren får ikläda sig. Stefan Unnevall på MSB gav en målande beskrivning av uppdraget. SAMÖ 2016 följs av SAMÖ Fokus år 2018. Då följer de övade och MSB upp olika områden och ser vilken effekt man fått av övningen och efterarbetet. Under våren 2015 går förberedelsearbetet vidare, i april blir det startmöte och i juni en planeringskonferens. SAMÖ står för Samverkansövning och har syftet att öva alla nivåer i samhället vid samma tillfälle. 2016 är det Länsstyrelsen i Västra Götaland som tillsammans med MSB står som värdar för övningen. Presentationer från mötet finns på www.msb.se/samo2016
Datum Diarienr 7 (12) Några viktiga budskap från informationsmötet SAMÖ 2016 ska pröva och utveckla förmågan till ledning, samverkan och kriskommunikation. Det ska göras utifrån en nationell händelse som påverkar en eller flera viktiga samhällsfunktioner. Flera samhällssektorer samt myndigheter med geografiskt områdesansvar på samtliga nivåer kommer att bli engagerade i övningen. Övningen ska bygga på höga flöden och höga havsvattennivåer i Västra Götaland och Värmland som leder till störningar i försörjnings- och transportssystem samt störningar i annan samhällsviktig verksamhet. Avsiktsförklaring Att planera, genomföra och utvärdera en övning av denna omfattning kräver bred samverkan över en längre tid mellan de myndigheter och organisationer som ska delta i övningen. För att formellt starta detta samarbete vill vi att de aktörer som ska delta som övade i SAMÖ 2016 undertecknar bifogad avsiktsförklaring. Syftet med avsiktsförklaringen är att säkerställa att ert engagemang i SAMÖ 2016 är förankrat och beslutat i er organisation. Det är en bekräftelse på att ni vill vara med och öva som skapar förutsättningar för det fortsatta arbetet. I avsiktsförklaringen meddelar ni också er kontaktperson för det fortsatta arbetet. Avsiktsförklaring kommer att skickas ut som ett separat ärende till berörda aktörer under vecka 7. Övergripande syfte och mål med SAMÖ 2016 Syftet med SAMÖ 2016 är att pröva och beskriva status på förmågan hos såväl enskilda aktörer som deras samlade förmåga att hantera en omfattande kris i samhället. SAMÖ 2016 ska också bidra till utveckling som före och efter övningens genomförande stärker dessa förmågor. Målet med SAMÖ 2016 är att ni genom att delta i planering, genomförande och erfarenhetshantering har stärkt er förmåga att, enskilt och i samverkan, upprätthålla samhällsviktiga funktioner vid en händelse. Ni har genom SAMÖ 2016 också stärkt er förmåga att hantera konsekvenserna av en händelse och att återställa samhällsviktiga funktioner. Vilka förmågor ska vi öva vid SAMÖ 2016? Vilka förmågor som ska övas är bestämt utifrån de prioriterade förmågorna i MSB:s övningsinriktning. Innebörden i det geografiska områdesansvaret på nationell, regional och lokal nivå Kriskommunikation och informationssamordning Samverkan om samlad lägesuppfattning Prioritering av resurser (och dess samband med uthållighet) Mottagande av internationellt stöd
Datum Diarienr 8 (12) Lokal övningsledare Den som förbereder och leder ert deltagande i SAMÖ 2016 kallar vi för lokal övningsledare. Den lokala övningsledaren medverkar i planeringen av SAMÖ 2016 för er räkning och behöver ha resurser och mandat för att kunna genomföra de förberedelser som ni behöver göra inför övningen. En lokal övningsledare behöver ha stor kunskap om den egna organisationen och kommer att behöva avsätta mycket tid för detta arbete. I arbetet med genomförande och utvärdering kommer det att behövas ytterligare personella resurser. Tidsförhållanden Det som följer närmast är att vi senast den 2 mars vill ha era avsiktsförklaringar. Den 14 april genomför vi ett startmöte för alla lokala övningsledare. Därefter genomförs planeringskonferens 1 den 9 juni. SAMÖ 2016 kommer att genomföras under kvartal fyra 2016. Exakta veckor och datum för olika moment i övningen kommer vi tillsammans att fastställa under första halvåret 2015. Utvärdering och arbetet med att upprätta åtgärdsplaner efter övningen beräknas pågå fram till sommaren 2017. Planeringsprocessen Planeringen kommer att genomföras i projektform med olika delprojekt, bland annat för scenariouppbyggnad, genomförande av olika övningsformat samt utvärdering. Övningen planeras tillsammans med deltagande aktörer och följer MSB:s övningsvägledning. Ekonomiska förutsättningar Samtliga övade aktörer ska finansiera sitt eget deltagande under planering, genomförande och utvärdering av övningen. Projektledning och det övergripande projektets aktiviteter finansieras av MSB och Länsstyrelsen.
Datum Diarienr 9 (12) Frågor och svar om SAMÖ 2016 Ett viktigt syfte med mötet var att svara på frågor om SAMÖ 2016. Det fanns möjlighet att under hela dagen ställa frågor till projektet. Några av frågorna och svaren har vi sammanfattat här. Är det ett krav att gå LÖL-utbildningen (Lokal övningsledare)? Nej, det är inget krav. För dem som inte har gått kursen tidigare och inte har någon erfarenhet från den rollen vid samverkansövningar rekommenderar vi starkt att gå den. Utbildningen ger de kunskaper och underlag som en LÖL behöver föra att förbereda sin egen organisation för ett övningsdeltagande. LÖL-utbildning 3 dagar finns det vissa delar som är mer relevanta för dem som varit med lite? Platserna kommer i första hand gå till dem som inte har gått någon liknande kurs eller har jämförbar erfarenhet sedan tidigare. Finns det behov av repetitionsutbildning eller genomgång av vissa moment för ytterligare personer kan vi hantera det under planeringsprocessen. Vad händer om övningsledarutbildningen är full? Då ska vi försöka möta den efterfrågan som finns från de organisationer som ska delta i SAMÖ 2016. Varför är inte fler frivilligorganisationer med idag? Frivilliga försvarsorganisationer och andra frivilligorganisationer har inte direkt bjudits in till informationsmötet. Anledningen till det är att vi ser att de kommer in i krishanteringen via de organisationer och aktörer som de har ett avtal med, och därmed ingår som en naturlig del hos aktören i dennes förberedelser och övning, eftersom frivilliga som aktörer inte har ett direkt ansvar inom krisberedskapen. Får man vara med och påverka scenariot? Skapandet av scenariot förutsätter medverkan, och därmed påverkan, från alla deltagande organisationer. Det kan dock vara svårt att fullt ut tillgodose allas önskemål i alla delar då vi måste skapa ett realistiskt och sammanhållet scenario. Framtagandeprocessen är därför ett givande och tagande. Genom att vara tydlig i vad organisationen vill öva och hur detta är kopplat till de utpekade förmågorna ökar möjligheten att påverka scenariot. Projektledningen har rollen att avgränsa vilka händelser som kan ingå i scenariot och vilka som inte kan ingå.
Datum Diarienr 10 (12) Projektorganisationen på hemsidan vem ska man kontakta om vad? Kontaktinformation kommer att finnas på www.msb.se/samo2016. Vi kommer även att skicka ut dessa uppgifter till dem som deltagit i informationsmötet. Framöver kommer uppgifterna även att finnas i SAMÖ 2016-rummet på Fronter/Cursnet som projektet använder sig av som delningsyta för dokument etcetera. Hur mycket tid går det åt för en LÖL för att förbereda den egna organisationen? Det är beroende av flera faktorer. Dels organisationens deltagande i övningen, dels erfarenheten hos LÖL och organisationens erfarenhet av övningsverksamhet. Det handlar om deltagande i startmöte och planeringskonferenser (upp till fyra stycken), möten i den egna organisationen som kopplas till dessa konferenser samt arbete mellan dessa. Hur tänker ni er omfattningen på övningen? Övningen är komplex och kommer sannolikt att omfattas av flera skeden med olika övningsformat (seminarieövning, simuleringsövning och eventuellt andra övningsformat). Omfattningen kommer att klarna när vi arbetar tillsammans med aktörerna i planeringen. Sekretess och affärssekretess/hemligheter hos privata aktörer har ni tänkt på det och hur hanterar ni det i planeringsprocessen och under övningen? Ja, vi är medvetna om problemet och tittar närmare på det tillsammans med en av MSB:s jurister. Projektledningen kommer att genomföra en kompetenshöjande insats kopplat till frågan för att säkerställa att vi kan ta hand om frågan på ett bra sätt tillsammans med berörda aktörer. Grunden är att vi inte ska använda känsligt material, vare sig i planeringen eller under genomförandet, men en bedömning får göras från fall till fall. Vi har erfarenhet av detta sedan tidigare och har då hittat metoder för att hantera kommersiell sekretess i övningar och övningsplanering. Vilka ingår i projektets styrgrupp? Lisa Nordahl, chef för Enheten för skydd och säkerhet på Länsstyrelsen i Västra Götalands län och Niclas Karlsson, chef för Enheten för övning på MSB, kommer att dela på ordförandeskapet i styrgruppen. I styrgruppen kommer det även att ingå representanter från lokal, regional och nationell nivå. Det kommer en inbjudan till dem som vi önskar som representanter i styrgruppen. I vilken omfattning berörs våra verksamheter lokalt och kan vi koppla på en lokal övning och spela med i SAMÖ? Ni kan ingå i SAMÖ 2016 om ni så önskar, dvs. ni behöver inte koppla på en egen övning. Övningen kommer att utvecklas tillsammans med er som önskar delta utifrån era behov i samverkan med alla deltagande organisationer. Det är bättre om ni deltar i SAMÖ 2016 istället för att göra en egen övning. I vilken omfattning deltar en kommun i övningen? Enbart centrala krisledningen? Kommunikationsavdelningen? Samtliga verksamheter? Det är er egen organisation som sätter er ambition och omfattning för ert deltagande i övningen.
Datum Diarienr 11 (12) SAMÖ 2016 hur ska vi inte göra? Under mötet hade vi en dialogövning där deltagarna fick diskutera frågan Hur är en dålig övning? Svaren och kommentarerna fick de lämna på röda lappar och lämna in till projektledningen. Några av de saker vi inte ska göra: Inte vara oförberedda Inte glömma vikten av kriskommunikation Inte ha otydliga övnings- och projektstrukturer Inte glömma kommunen Inte glömma att alla aktörer måste aktiveras Inte bortse från roll/fördelning politik/förvaltning Inte ta oss vatten över huvudet avgränsa övningen inom ramen för syfte/mål Inte glömma att säkerställa gränssnitt mellan övande organisation och skarp drift Inte styra för tajt in på övningen Inte orealistisk Viktiga datum framöver Vecka 7 - avsiktsförklaring skickas ut 20 februari - sista anmälningsdag för kurs för lokala övningsledare 2 mars - inlämning av avsiktsförklaring 17-19 mars - kurs för lokala övningsledare, Göteborg 14 april - startmöte för SAMÖ 2016 i Skövde 12 maj - inlämning av ambitionsdokument (mer information i samband med startmötet) 9 juni -planeringskonferens 1 (plats meddelas senare)
Datum Diarienr 12 (12) Kontaktuppgifter till projektgruppen Hemsida: www.msb.se/samo2016 E-post: samo2016@msb.se Projektets styrgrupp Ordförande Lisa Nordahl Säkerhetsdirektör Länsstyrelsen i Västra Götaland 010-224 45 04 lisa.nordahl@lansstyrelsen.se Ordförande Niclas Karlsson Chef enheten för övning MSB 010-240 43 46 niclas.karlsson@msb.se I projektets styrgrupp kommer det även att ingå representanter från lokal, regional och nationell nivå. Projektgrupp Projektledare Staffan Ljunggren 070-544 17 51 staffan.ljunggren@msb.se Biträdande projektledare Annelie Jansson 073-026 13 27 annelie.jansson@msb.se Delprojektledare Utvärdering Sofie Ivarsson, 070-545 70 36 sofie.ivarsson@msb.se Delprojektledare Scenario Torbjörn Jonsson, 070-652 30 76 torbjorn.jonsson@msb.se Delprojektledare Genomförande Erik Richardsen 072-571 88 33 erik.richardsen@msb.se Projektledare Anders Frelek 010-224 45 09 anders.frelek@lansstyrelsen.se Projektadministratör Monica Tapper 073-026 13 37 monica.tapper@msb.se Delprojektledare Logistik Thomas Bengtsson 073-789 22 22 thomas.bengtsson@msb.se Biträdande delprojektledare Scenario Gabriella Rentsch 070-651 39 47 gabriella.rentsch@msb.se Biträdande delprojektledare Genomförande Peter Nyström 073-811 11 77 peter.nystrom@msb.se