Antagen av kommunfullmäktige 2009-11-26, 166 Kommunledningskontoret Policy avseende Driftbilar inom Värnamo kommun Styrande dokument är dels Resepolicy för Värnamo kommun samt de övriga policies vilka kan ha påverkan på kommunens transporter. Syfte Föreskriften skall reglera anskaffning, innehav, rutiner vid och användande av biltransporter för anställda inom Värnamo kommun så att totalkostnaden för tjänstetransporter optimeras under hänsynstagande till minskad miljöoch klimatpåverkan och ökad säkerhet. Föreskriften omfattar driftbilar av typ personbilar, hyrbilar och tjänstebilar. I tillämpliga delar omfattas även lätta och tunga transportbilar samt användandet av egen bil i tjänst. Alla ovan nämnda biltyper kallar vi i detta dokument fordon alt driftbilar. (Då det inte finns fastslagna miljökrav för lätta lastbilar infaller dessa under personbilars krav men då som ett börkrav till kraven är fastslagna) Ansvarig och skyldighet Kommunstyrelsen är dels ansvarig för denna föreskrift samt för att utse bilansvarig. Samtliga anställda är skyldiga att följa föreskriften. Ekonomi För att optimera totalkostnaden åligger det samtliga anställda och förare att följa föreskriften. Eget köp/leasing Alla bilar som anskaffas i Värnamo kommun och som är av personbilskaraktär alternativt lätta lastbilar (maximal vikt om 3,5ton) skall leasas. Leasingtypen skall vara Fullservice leasing (Operationell leasing) 1 (9)
där service och reparationer skall ingå. I undantagsfall kan Finansiell leasing vara tillämpbart. Utgångspunkten är att vi väljer ett upplägg om 36månader. Miljö och klimat Värnamo kommun vill med denna föreskrift minimera den miljö- och klimatpåverkan som uppstår genom biltransporter i kommunen allt i enlighet med kommunens gällande Miljöpolicy - (Inköp/Resurser, farliga ämnen och avfall) och Energistrategi. Kraven kommer successivt att skärpas i takt med den tekniska utvecklingen och förändringar i lagstiftningen. Säkerhet Värnamo kommun lägger stor vikt vid säkerhetsaspekter i samband med biltransporter i kommunen. Kraven kommer successivt att skärpas i takt med den tekniska utvecklingen och förändringar i lagstiftningen. Inköpsrutiner Kommunens upphandlingspolicy skall följas. Bilansvarig skall i största möjliga mån nyttja den kompetens som finns inom kommunens upphandlingsavd. Vid inköp skall kommunens ramavtal användas. Om ramavtal tecknats sker alla löpande kontakter med leverantör(er) genom bilansvarig. Driftbilstyp och förare Driftbilen tillhandahålls för kommunens anställdas tjänsteärenden. Annan användning är ej tillåten. Driftbilen ska vara lämplig, dels för förarens transportbehov, dels för kommunens behov och anseende. Kommunen har för ändamålet tecknat avtal med återförsäljare. Som driftbil godkänns endast bilar av typ svarande mot kravspecifikation driftbilar (bilaga att utarbetas efter behovsanalys). Reklam Alla kommunens ägda eller leasade bilar utgör ett markant inslag i gatubilden. De skall därför ge ett välskött och enhetligt intryck. Alla bilar skall 2 (9)
vara märkta med kommunens vapen. Miljöbilar kan vara skyltade med dekal som visar att bilen är en miljöbil. Drivmedel, oljor och övriga bilkemiska produkter Samtliga förare ansvarar för att bilarna tankas med det för bilen avsedda bränslet på anvisat tankställe. I den mån det är möjligt skall alternativa drivmedel såsom till exempel etanol, biogas/naturgas eller el användas. Beträffande oljor och övriga bilkemiska produkter skall kommunens Miljöpolicy följas. Kommunen står för kostnaden för drivmedel. Miljökrav Fordonen skall uppfylla kraven i kommunens Miljöpolicy samt tillhöra miljöklass 2005 reps 2005PM (diselbilar) eller bättre. Dessutom skall nedanstående krav uppfyllas. Bensin- och dieseldrivna fordon inklusive elhybridmodeller får släppa ut max 120 g/km koldioxid per km (motsvarar c:a 5,0 liter bensin resp 4,5 liter diesel per 100 km). Fordon som drivs med etanol E85 får maximalt förbruka motsvarande 9,2 liter bensin per 100 km. Fordon som drivs med biogas/naturgas får maximalt förbruka 9,7 kubikmeter gas per 100 km. Fordon som drivs med el får maximalt förbruka 37 kwh per 100 km. Fordon skall vara utrustad med miljödäck (vilket innebärande att de - är fria från HA-oljor - uppfyller krav på lågt rullmotsånd - alstrar lågt buller - tillverkas i fabriker som miljöanpassat produktionen - uppfyller särskilda kvalitetkrav -är kontrollerade av en oberoende part utan bransch- eller vinstsyfte.) Vid fordonstvätt användes tvätthall med miljöanpassade rengöringsmedel. Bränsle av mest miljömässiga klassning skall användas. Säkerhetskrav Fordon som kommunen använder sig av är nya vid leasing/inköp och av sådan storlek att de har hög grad av trafiksäkerhet. Dessutom tillhandahålls de av biltillverkare med en dokumenterad säkerhetsambition. 3 (9)
Fordonen skall uppfylla kraven för krockskydd med minst fem (5) stjärnor vid provning enligt Euro NCAP (European New Car Assessment Programme) eller motsvarande krav. I undantagsfall (bl.a. lätta lastbilar) kan fyra (4) stjärnor accepteras. Fordonen skall uppfylla säkerhetskraven för krockskydd för oskyddade trafikanter med minst två (2) stjärnor vid provning enligt Euro NCAP. Fordonen skall ha en god säkerhet mot pisksnärtskada bedömd som minst gul enligt Vägverkets bedömningssystem eller som gul/acceptabel (acceptable) av Thatcham i deras dynamiska provning. Huvudstöd (nackskydd) skall finnas på samtliga platser. Dessa skall kunna justeras efter personens längd. Krockkudde skall finnas på minst förarplatsen i framsätet. Krockkudde bör finnas på passagerarsidan (om så är fallet skall detta vara tydligt utmärkt). Sidokrockkuddar bör finnas. Trepunktsbälten skall finnas på samtliga sittplatser även på mittplatsen i baksätet. Fordonen skall dessutom vara utrustade med - bältespåminnare - antisladdsystem (Börkrav för lätta lastbilar) - ABS-bromar - ställbar ratt och förarsäte - vinterdäck vid halka Personbilar skall ha en tjänstevikt som ligger i ett intervall på ca 1000 till ca 1500 kg För tjänsteresor med större utrymmesbehov, t ex vid flera åkande eller betydande lastbehov kan tjänstevikten vara högre än 1500 kg Bruksutrustning Utöver utrustning enligt ovan ställer Värnamo kommun krav på utrustning som är obligatorisk. Samtliga bilar som kommunen använder skall vara utrustade enligt de ramavtal som tecknas med leverantörer. Brandsläckare Elektriska fönsterhissar Elektriskt reglerbara ytterbackspeglar Eluppvärmda framsäten 4 (9)
Fjärrstyrt centrallås med stöldskyddsfunktion Förstahjälpenutrustning Gummimattor Luftkonditionering/AC Servostyrning Stereo av standardmodell med RDS Vinter- och sommardäck Elektrisk motorvärmare Extra bruksutrustning Extra bruksutrustning kan inköpas där enskild förvaltning beslutar om vilka krav man ställer på fordonsutrustningen. Detta kan vara: Automatväxellåda Dragkrok i samband med visst arbetsbehov Extra ljus Fyrhjulsdrift Högt monterat bromsljus Kupévärmare Eluttag för kyl- och värmebox i kombiutrymme Handsfree,( t ex blåtandskoppling) Alkolås. Vid införskaffande av alkolås skall detta vara testat och rekommenderat av MHF (Motormännens helnykterhetsförbund), Vem använder fordonen Fordonet får endast användas av anställd inom Värnamo kommun och enbart för tjänstekörning. Ingen privatkörning tillåts. Föraren hämtar fordonet på uppställningsplats och utgår därifrån till tjänsteförrättning. Vid arbetsdagens slut parkeras bilen åter på uppställningsplatsen. Föraransvar Det åligger föraren att följa denna föreskrift och anvisningarna i Hanteringsrutiner för förare av driftsbil inom Värnamo kommun. 5 (9)
Förarutbildning Kommunen erbjuder vid behov förare med omfattande tjänstekörning utbildning i eco-driving samt halkkörning. Beslut tas av respektive förvaltning Körjournal Värnamo kommun tillhandahåller körjournal för respektive fordon. Alla förare skall dokumentera väsentliga händelser avseende fordonet. Körjournalen skall innehålla följande uppgifter: Utförda serviceåtgärder som ej är noterade i bilens Servicehandbok Eventuella skador på fordonet samt anmälan till polis/försäkringsbolag. Övriga väsentliga händelser avseende fordonet. Mätarställning vid tankning Ovanstående är minimikravet vad körjournalen skall innehålla. Önskas fler uppgifter om t ex varje tjänsteresa, är det upp till varje förvaltning att specificera vilka uppgifter som önskas och begära in dessa. Alkohol, narkotika och mediciner Användandet av alkohol och narkotiska preparat i samband med bilkörning är enligt svensk lag förbjudet. Vid användning av mediciner som kan påverka bilkörning bör diskussion ske med läkare. Frågor rörande situationer uppkomna vid användning av alkolås hanteras i kommunens alkoholpolicy. Körsäkerhet Föraren åläggs att förutom att följa trafikregler även köra med medvetet iakttagen försiktighet för att så långt det är möjligt undvika olyckor. Föraren ansvarar för att alla som åker i bilen använder säkerhetsbälte. Samtal i mobiltelefon bör undvikas vid färd på landsväg och skall undvikas vid färd i tätort. Givetvis är det förbjudet att sms:a under färd. Föraren skall vara utvilad vid körning. Kommunen arbetar i en positiv anda för att förbättra de anställdas körsäkerhet genom bl.a. utbildning i säker/behovsanpassad körning. Underhåll / vård Respektive förvaltning/nyttjare/förare ansvarar för att bilen hålls ren och proper samt att den är i trafiksäkert och miljömässigt gott skick. Detta sker genom att följa handhavandeinstruktioner som fastställs av 6 (9)
kommunledningen. Bilansvarig tillser att service utföres i enlighet med rekommendationer från leverantören. Mindre omfattande service som påfyllning av spolarvätska och byte av glödlampor mm skall i största möjliga utsträckning ske av respektive förvaltning/nyttjare/förare. Driftbil; kostnadsfördelning mellan förare och Värnamo kommun Värnamo kommun ansvarar för samtliga kostnader: underhåll och reparation samt löpande driftskostnader. Som betalningsmedel används normala faktureringsrutiner från auktoriserad verkstad eller övrig leverantör. Större rengöringsarbete, s k rekonditionering/inre tvätt, tillåts en gång per år eller efter prövning. Kostnader som uppkommer på grund av slarv, misskötsel, allmän vårdslöshet eller åsidosättande av det ansvar som vilar på den ansvarige föraren kan komma att debiteras den anställde. Kostnadsfördelning mellan driftansvarig förvaltning och övriga förvaltningar Respektive förvaltning bär sina egna kostnader för användningen av kommunens fordon. Bilansvarig debiterar den förvaltning som nyttjar bilen efter nyttjandetid inklusive administrationskostnader enligt separat avtal. Parkeringsavgifter och böter Kommunen ansvarar inte för någon form av böter eller liknande kostnader, dessa betalas omedelbart av ansvarig förare. Skulle kommunen ändå drabbas av sådan kostnad, dras beloppet plus 150 kr från förarens lön Parkeringsavgifter sköts av föraren. Avgifter som erlagts i tjänsten ersätts mot reseräkning. Vid hastighetsöverträdelse som registreras av sk fartkamera kommer kommunen samarbeta med polismyndigheten så att bötfällning kan ske. Försäkring Samtliga bilar är helförsäkrade. I händelse av olycka svarar kommunen genom försäkringsbolaget för kostnaderna under förutsättning att vårdslöshet, uppsåt, olovlig körning, rattonykterhet/fylleri inte förekommit. 7 (9)
Vid olycka skall anmälan göras till polisen samt till bilansvarig. Vid mindre skador skall anmälan ske till bilansvarig. Bilansvarig ansvarar för försäkringsfrågor i samarbete med kommunledningskontorets försäkringshandläggare. Ersättningsbil Vid försäkringsskada tillämpas gällande försäkringsregler. Vid icke försäkringsmässigt stillestånd och att ersättningsbil krävs vid skada/reparation, skall föraren använda bil främst ur kommunens övriga bilpark. Vid behov av extern hyra används hyrbil via separat avtal med billeverantör. Bilansvarig avgör i respektive fall hur ersättningsbil kan tilldelas. Körkortsförlust För den händelse att föraren blir av med sitt körkort skall föraren omedelbart rapportera det till ansvarig chef och bilansvarig. Byte av bil All avveckling och omdispositon av fordon sker av bilansvarig. Bilansvarig avgör om ev. förlängning av leasing skall tillämpas enligt avtal med leasingföretaget. Normalt avvecklas bilarna efter 36 månader. Återlämnande av bil Vid återlämnande av bil skall denna besiktigas av bilansvarig. Ett enklare protokoll upprättas. Eventuella skador och försäkringsärenden åtgärdas samt skall garantireparationer slutföres. Vid återlämnande av bil efter stipulerad tid, skall bilen besiktigas och värderas hos auktoriserad bilhandel. Skulle då skador som inte kan hänföras till normalt slitage framkomma begärs kostnadsförslag för reparationen av skadorna vilka ersätts av kommunen och ingår i av kommunen accepterad kostnad. Efter återlämnandet görs slutavräkning för bilen. Milersättning Definition Milersättning utgår till förare som använder egen bil för tjänstekörning. Föraren har själv ansvar för bilen och säkerheten vid dessa tjänsteresor. 8 (9)
Vid transportbehov skall alltid möjligheten att nyttja kommunens ägda fordon alternativt poolbil/hyrbil värderas. Egen bil skall användas i så ringa omfattning som möjligt. Kommunens fordon, inklusive bilpool/hyrbil skall i första hand användas. Ersättning Ersättning utgår enligt separat överenskommelse. 9 (9)