Diarienummer: Delårsrapport 1 Vita Huset AB Delår 1 2014 Ett öppet och hållbart landsting för jämlik hälsa, mångfald och valfrihet
Vita Huset AB, Delårsrapport 1 (DLL) 2(16)
Innehållsförteckning Inledning... 4 Sammanfattande analys... 4 Medborgarperspektivet - Analys måluppfyllelse... 5 Strategiskt mål: Medborgarna får tjänster av god kvalitet, känner sig delaktiga och blir respektfullt bemötta... 5 Personalperspektivet - Analys måluppfyllelse... 6 Strategiskt mål: Landstinget är en attraktiv arbetsgivare med kompetenta och engagerade medarbetare... 6 Strategiskt mål: Landstingets personal upplever en god arbetsmiljö som bidrar till personlig utveckling, delaktighet och arbetsglädje... 6 Strategiskt mål: Landstingets personal deltar aktivt i utvecklingen av verksamheten och ser sin roll i helheten... 8 Process- och förnyelseperspektivet - Analys måluppfyllelse... 8 Strategiskt mål: Landstinget bedriver, genom tydlig ledning och styrning, ett kontinuerligt och systematiskt kvalitetsarbete med effektivitet, kvalitet, långsiktighet och tillgänglighet som ledord... 8 Miljöperspektivet - Analys måluppfyllelse... 11 Ekonomiperspektivet - Analys måluppfyllelse... 11 Strategiskt mål: Landstinget uppnår och behåller en ekonomi i balans som är långsiktigt ekonomiskt hållbar... 11 Resultat... Fel! Bokmärket är inte definierat. Balansräkning 13 Resultatanalys koncernen..14 Investeringar... 15 Intern kontroll... 16 Vita Huset AB, Delårsrapport 1 (DLL) 3(16)
Inledning Sammanfattande analys Vita Huset i Nyköping AB är moderbolag i den koncern som innefattar Landstinget Sörmlands helägda aktiebolag. Dotterbolag är Sörmland Landstingsservice AB och Folktandvården Sörmland AB. Vita Huset har under delår 1, på remiss från Landstingsstyrelsen, omarbetat förslag till bolagens grundläggande ägardirektiv och till Landstingets bolagspolicy. Bolaget har samordnat och möjliggjort att båda dotterbolagens styrelseordförande har kunnat gå certifieringsutbildning "Styrelseledamot i kommunala bolag". Utbildningen ägde rum i februari. Mötena mellan koncernchef och dotterbolagens respektive vd fortsätter med gott resultat. Mötena har utvecklats som ett viktigt forum för olika frågeställningar i koncernen och relationen med ägaren landstinget. Ett exempel på en fråga som lyfts fram vid ett av dessa möten är miljöaspekter i samband med Landstingsservice nya helhetsuppdrag om avfallshanteringen inom Landstinget Sörmland. Beredning av frågeställningarna har hanterats av Miljöenheten för presentation för landstingets tjänstemannaledning i april. Vita Husets delårsrapport innehåller delar av dotterbolagens delårsrapporter i syfte att ge samlad information om koncernens första 3 månader. För en heltäckande bild av dotterbolagen rekommenderas att man läser respektive dotterbolags delårsrapport. Landstingsservice Många stora projekt är på gång, och några har avslutats. Ett lugn råder då de största effektiviseringarna är genomförda. Nu väntar nya utmaningar under ombyggnationerna, då bolaget återigen ska bevisa att man klarar av en kvalitativ leverans under tuffa förhållanden. Det kräver god planering, uppföljning och en bra dialog med både beställaren och de av FM avtalade entreprenörerna. Arbete pågår med en ny kultur i bolaget. Det är ett omfattande och roligt arbete som ska stärka individen och ledarskapet. Målsättningen är en kultur där man med ett systematiserat förbättringsarbete, öppenhet och en stor självinsikt, fortlöpande ska kunna driva kulturen framåt med såväl gamla medarbetare som nya. Folktandvården Årets första kvartal har startat bra och överträffar planerna inom samtliga perspektiv. Det ekonomiska resultatet är stabilt och man har intecknat reserver för kommande kostnader. Det finns några kliniker som är något efter i kallelser till undersökningar. I de tre fall det gäller är åtgärder insatta. Vi har startat upp arbetet med den uppsökande verksamheten för äldre i länets samtliga kommuner och utvecklingsarbetet inför 2015 har startat. Vita Huset AB, Delårsrapport 1 (DLL) 4(16)
Medborgarperspektivet - Analys måluppfyllelse Strategiskt mål: Medborgarna får tjänster av god kvalitet, känner sig delaktiga och blir respektfullt bemötta Landstingsservice Invigning restaurang Josefin Efter många turer fram och tillbaka kunde äntligen invigningen av Restaurang Josefin äga rum. Den gjordes under högtidliga former, där Styrelseordförande klippte bandet och ett antal gäster bjöds på snittar och bubbel. Öppettider café/butik Butiken på NLN har nu även öppet på helger. Där erbjuds nu även ett visst cafésortiment. Det kommer en del kunder, men det är en tämligen blygsam försäljning med en dagskassa på ca 1000 kr. Landstingsservice (LSAB) betraktar det som en service för våra medborgare/personalen. Folktandvården Året har börjat bra för Foplktandvården. Under det första kvartalet har antalet ökat med 2 900 fler kunder. Målet för helåret är 2 500 fler kunder. Under kvartalet har Folktandvården (FTV) avslutat 2000 kunder. 43% har flyttat, 22% har inte svarat på kallelser och 9% har avlidit. FTV har under perioden haft knappt 28 000 besökare på den egna hemsidan, vilket är en ökning på 5000 besökare mot samma period 2013. Vita Huset AB, Delårsrapport 1 (DLL) 5(16)
Personalperspektivet - Analys måluppfyllelse Strategiskt mål: Landstinget är en attraktiv arbetsgivare med kompetenta och engagerade medarbetare Landstingsservice Lönekartläggning/arbetsvärdering (avser LDS) På uppdrag av Diskrimineringsombudsmannen DO har en lönekartläggning skett. Syftet var att upptäcka osakliga löneskillnader mellan kvinnor och män. LSAB har inte själva hittat några felaktigheter men har ännu inte fått någon bedömning ifrån DO. Rätt till heltid Inom LSAB är 86 % nöjda med sin sysselsättningsgrad. Man är medveten om att det exempelvis finns medarbetare i några yrken som önskar heltid men som det i dagsläget inte är möjligt att erbjuda. Anledningen är att timmarna måste hållas på en fastställd nivå samtidigt som LSAB måste erbjuda service när kunden efterfrågar. Man har även ett antal medarbetare som valt att gå ner i tid. Det gäller några som snart ska gå i pension men även de som valt att gå ner i tid för att de inte orkar arbeta heltid på grund av sjukdom. Försäkringskassan har i dessa fall nekat fortsatt sjukskrivning trots rekommendationer från läkare. Ledarskapsfrågor LSAB, såväl som FTV, arbetar ständigt för att förbättra ledarskapet inom bolaget. Den ledarskapsutveckling som startade under hösten 2013 har fortsatt under första kvartalet. Samtliga ledare och chefer får möjlighet att utvecklas i sitt ledarskap på samma sätt som LSAB:s ledningsgrupp. Utvecklingen består av att få självkännedom, förändra beteenden samt skapa öppenhet. Arbetet som i en annan form ska fortsätta ute på arbetsplatserna under året ska ligga till grund för LSAB;s värdegrund. Folktandvården 55% av medarbetarna har genomfört utbildningen "motiverande samtal". När FTV avslutar året har samtliga medarbetare genomfört utbildningen. Tanken med utbildningen är att ge tillhandahålla verktygen för att underlätta det motiverande samtalet för att hjälpa kunden till en bättre munhälsa. FTV strävar fokuserat efter att vara en god arbetsgivare. Enligt medarbetarenkäten rekommenderar 92% av FTV:s anställda Folktandvården som arbetsgivare. Svarsfrekvensen i enkäten uppgick till 84%. Strategiskt mål: Landstingets personal upplever en god arbetsmiljö som bidrar till personlig utveckling, delaktighet och arbetsglädje Sjukfrånvaro Från en hög sjukfrånvaronivå går nu talen åt rätt håll, för såväl Landstingsservice som för Folktandvården. Vita Huset AB, Delårsrapport 1 (DLL) 6(16)
Landstingsservice I jämförelse med samma period föregående år har sjukfrånvaron minskat hos LSAB med 150 timmar och ligger totalt på 7,5%. Under första kvartalet på året förekommer alltid mycket influensor, virus och andra typiska vintersjukdomar. Av de 10 långtidssjukskrivna medarbetarna är det 3 personer som har arbetsrelaterad frånvaro. I samtliga fall är rehabkedjan igång och täta uppföljningar görs. Personalchefen är allt oftare med tidigt i kedjan vilket bidrar till att vi skyndar på rehabiliteringen samt kan ställa krav på både läkare, Försäkringskassa och företagshälsovård. Även fackförbunden kommer in i ett tidigt skede. LSAB ser en möjlighet att med olika åtgärder minska sjukfrånvaron under det kommande delåret. Folktandvården Sjukfrånvaron minskar hos FTV och i mars är sjukfrånvaron 5,8% mot 6,3 % december 2013. Det är främst de långtidssjuka som har minskat. Indikator Utfall Måltal Kommentar Sjukfrånvarotid i relation till ordinarie arbetstid Landstingsservice Folktandvården 7,5 % 5,8 % 4,7 % 5,0 % Långtidsfrånvaron har ökat hos LSAB men ökningen är inte arbetsrelaterad. Hos FTV har långtidsfrånvaron istället minskat. Båda bolagen arbetar med åtgärder. Friskvård Landstingsservice Att LSAB utökat friskvårdsbidraget med 500 kr per anställd och nu är 1 500 kr har tagits emot mycket positivt. Det är viktigt för många medarbetare att ha samma möjligheter inom bolaget som det övriga landstinget. Ännu har få medarbetare tagit ut sitt bidrag. Många köper årskort med betalning via månadsvis autogiro vilket gör att de ännu inte kan ta ut sitt bidrag. Diskussioner pågår om att eventuellt göra gemensamma satsningar på varje ort för att få flera att ta vara på möjligheten till friskvård. Friskvårdspengen hos FTV nyttjas av 24 % av medarbetarna, vilket är ett förhållandevis lågt tal. Vita Huset AB, Delårsrapport 1 (DLL) 7(16)
Strategiskt mål: Landstingets personal deltar aktivt i utvecklingen av verksamheten och ser sin roll i helheten Landstingsservice LSAB:s medarbetare påvisar en allt större entusiasm över att de får möjlighet att vara delaktiga. Efter de värdefulla dagarna i oktober 2013 har intresset för delaktighet visat sig på olika sätt. Att bolaget inom flera verksamheter tillsatt nya ledare kan vara en del till att, öppna upp och att prata med varandra om beteenden och tillsammans ta fram bolagets gemensamma värdegrund som skapar delaktighet. Väl genomförda medarbetarsamtal samt lönesamtal bidrar också till att allt flera känner sig delaktiga. Folktandvården Under perioden har en lönekartläggning initierad av Diskrimineringsombudsmannen genomförts. Årets löneförhandlingar planeras vara klara under vecka 17. Den 14 mars genomfördes årets tandvårdsdag med 400 medarbetare samlade i Eskilstuna. Dagen fylldes med intressanta föreläsningar om äldretandvård, kreativt teamarbete, hälsa och välbefinnande m m. Ett förnyelsearbete pågår vid Nyckelkliniken i Nyköping dit vi också söker en ny chef. Åtgärdsarbetet efter medarbetarenkäten pågår vid 5 kliniker. Vi arbetar också på att få tillbaka tandsköterskeutbildningen till länet. Process- och förnyelseperspektivet - Analys måluppfyllelse Strategiskt mål: Landstinget bedriver, genom tydlig ledning och styrning, ett kontinuerligt och systematiskt kvalitetsarbete med effektivitet, kvalitet, långsiktighet och tillgänglighet som ledord Samtliga 3 helägda bolag, dvs hela Vita Huset-koncernen, rapporterar verksamhetsuppföljningen enligt landstingets styrmodell fr o m 2014 i systemstödet PLUSS. LSAB utvärderar möjligheten att med en egen modul, kunna använda systemet på ett djupare plan och fullt ut som planerings- och uppföljningssystem, utifrån behov och vad leverantören Stratsys kan erbjuda och till vilket pris. Frågor som måste få ett svar innan LSAB tar nästa kliv in i systemet. Det är förenat med en kostnad och resursåtgång, så det är viktigt att börja i rätt ordning. Uppstarten med att gå in i PLUSS har dragit ut på tiden då förutsättningarna och kraven har förändrats under sista halvåret. Ambitionen är att komma till beslut efter översynen som bör vara klar till delår 2. FTV har under hösten 2014 lagt upp strukturen för uppföljningen landstinget styrmodell och med PLUSS som systemstöd. I och med att båda dotterbolagen är aktiva i PLUSS, är det nu fördelaktigt och naturligt att hela Vita Huset-koncernen följs upp i systemet. Vita Huset AB, Delårsrapport 1 (DLL) 8(16)
Landstingsservice Kvalitetsledningssystemet är under uppbyggnad. En del processer återstår att kartlägga, främst inom transport- och fastighetsservice. Arbetet beräknas påbörjas genom kartläggning av processer samt inläggning av dessa tillsammans med rutinbeskrivningar i ledningssystemet i samband med halvårsskiftet. Med nya resurser för detta på plats kommer arbetet att fortskrida bättre. Teknikproblem i telefonväxeln Växeln har under en längre tid haft stora problem med statistiken som kommer från D-data. Det är därför omöjligt att följa upp svarstider på inkommande samtal. Vårdnära städning FM arbetar med ett projekt där LSAB medverkar. Projektet innebär en analys av hur man ska komma längre in i vården och utföra olika städmoment, som t.ex. bädda sängar och städa sängbord. Verksamhetsnära tjänster Städuppdraget är slutfört och det finns en resultat- och restlista framtagen. Ett mycket väl genomfört uppdrag. Det är ett stort och genomgripande förändringsarbete som är slutfört. Ett mycket fint exempel på väl genomfört teamarbete. Transport- och fastighetsservice Landstinget står inför en mycket omfattande om-och tillbyggnadsperiod under de närmaste åren. Dessa ombyggnader påverkar effektiviteten i LSAB:s leveranser. Detta inbegriper såväl transport- som fastighetsservice. Förutom att bolaget kommer att tvingas utföra interna transporter på annat sätt där t.ex. längre färdvägar kommer att få till följd att leveranstider kommer att påverkas, så kommer med all sannolikhet behovet av antalet truckar och personal att öka för att i möjligaste mån motverka kundstörningar. Detta faktum står i stark kontrast till de nyligen genomförda rationaliseringsarbetena som har byggt på att sänka kostnaderna genom optimering av de arbetsmetoder vi använder för genomförandet av de kontrakterade leveranserna. Då det gäller fastighetsservice verksamhet så ser vi redan nu åtskilliga funktionsstörningar på teknisk utrustning som är direkt orsakade av de rivnings- och ombyggnadsarbeten som påbörjats. LSAB kommer med anledning av detta att löpande systematiskt notera uppkomna leveransavvikelser till FM. Bolaget lyfter frågan uppåt inom Landstinget om hur dessa avvikelsekostnader ska föras. Nya tjänster Lokalvård Scenkonst i Eskilstuna Avtal har slutits med Scenkonst i Eskilstuna avseende städning i deras nya lokaler. Avtalet uppgår till 141 tkr på årsbasis och beräknas kunna utföras inom ramen för befintlig personalstyrka. Start 14 april 2014. Nya förfrågningar Vita Huset AB, Delårsrapport 1 (DLL) 9(16)
COP (Centraloperation) KSK Under perioden har diskussionerna fortsatt med central operation på KSK om leverans av slutstädningar på samma sätt som på NLN. Värdet på tillkommande tjänster är c:a 190 tkr på årsbasis och det verkar som enheten kommer att acceptera offerten. Dammsdalskolan Lokalvården på Dammsdalskolan utförs i dag med annan entreprenör. Deras avtal löper ut den sista maj i år och LSAB har blivit ombedda att lämna en offert. Förfrågan omfattar c:a 1750 kvm och kalkylarbete pågår. Karsudden Förfrågan har inkommit från FM-enheten om offert avseende inventering och framtagning av driftsinstruktioner av fastighetstekniska installationer. LSAB har lämnat ett erbjudande som grundar sig på att man gärna ser en förhandling om ett avtal för drift av fastigheterna i Karsudden. I förslaget ingår inventering och framtagning av driftsinstruktioner utan någon extra kostnad. Återkoppling från FM-enheten har ännu inte skett. Patienthotell Althea, MSE Förhandlingar har inletts om ett tydligare avtal/sla som specificerar vad LSAB ska göra och hur mycket tiden räcker till. Befintligt avtal är otydligt vilket medfört olika uppfattning om leveransens omfattning, mellan beställare och leverantör. Folktandvården Andelen kariesfria 19 åringar är 73% mot målvärdet minst 65%. Gäller karies på tändernas sidoytor. Arbetet med att förbättra uppföljningen av tandlossningssjukdomar pågår. Nyligen avslutades ett projekt med ett mycket gott utfall. 13 500 av FTV:s kunder är över 66 år. Äldretandvården är ett fokusområde och ett mer omfattande arbete med att hjälpa fler äldre med god tandhälsa livet ut har påbörjats. Utmaningen ligger i att rekrytera äldre kunder till FTV. Vita Huset AB, Delårsrapport 1 (DLL) 10(16)
Miljöperspektivet - Analys måluppfyllelse Landstingsservice LSAB har framtagna handlingsplaner per kök där man arbetar med olika aktiviteter som har positiv klimatpåverkan. En viktig del är minskningen av svinnet. Tilldelningen av miljöstipendiet har firats, vilket gjordes med gemensamma miljöluncher på respektive ort tillsammans med fastighetsservice. Mycket uppskattat. LSAB anpassar menyer och recept så att de ska ge en minskad belastning på klimatet. Det innebär bl.a. minskad mängd nötkött och att man erbjuder fler grönsaksrätter. Folktandvården Arbetet med att sänka analysvärdet för vissa suganläggningar startar under sommaren. Arbetet innebär bl a att revidera och skapa instruktioner för uppföljning och provtagning och analyssvar. Videoutrustning till kontoret och tre kliniker är beställda och leverans sker under våren 2014. tanken är att genomföra fler interna möten med hjälp av video. Kemikaliearbetet är en viktig del i Landstinget Sörmlands Miljö- och klimatprogram 2014-2018. För att underlätta kemikaliehanteringen och dess administration i verksamheterna har Landstinget Sörmland i januari 2014 inköpt ett kemikaliehanteringssystem, ichemistry som har utvecklats av Intersolia. ichemistry är ett webbaserat system med syfte att inventera, sammanställa, visa och följa upp information om kemikalier och kemiska produkter som hanteras inom Landstinget. Systemet förbättrar arbetet med bl.a. säkerhetsdatablad, skyddsblad, lättöverskådliga sammanfattningar av kemiska produkter och riskbedömningar. ichemistry kommer successivt att tas i bruk under hela 2014. Det innebär att bolagens kemikalier och kemiska produkter kommer att registreras löpande i en databas i systemet. Berörd personal kommer att få mer information under våren. Ekonomiperspektivet - Analys måluppfyllelse Strategiskt mål: Landstinget uppnår och behåller en ekonomi i balans som är långsiktigt ekonomiskt hållbar Lokalvård av ytor som saknar hyreskontrakt Under perioden har en kompletterande sammanställning presenterats för FM-enheten där ytor har identifierats som LSAB städar men saknar ersättning för. Ytorna avser främst ytterområdet men också MSE. Värdet på tillkommande ersättning är 266 tkr på årsbasis. Vita Huset AB, Delårsrapport 1 (DLL) 11(16)
Indikator Utfall Målvärde Kommentar Avvikelse mot budgeterat resultat i tkr, Vita Huset -2 tkr 0 eller positivt Vita Huset AB, Delårsrapport 1 (DLL) 12(16)
Vita Huset AB, Delårsrapport 1 (DLL) 13(16)
Resultat och budgetavvikelse Vita Husets ackumulerade resultat -136 tkr per mars är enligt budget. Prognosen för helåret förväntas därmed att hamna på budget. Landstingsservice redovisar ett resultat som är 606 tkr bättre än budget pga att man håller kostnaderna nere med undantag för fastighetskostnaderna. Intäkterna har dock sjunkit beroende på minskning av tilläggsbeställningar då FM i ökande grad väljer att lägga uppdrag till årsentreprenörer istället för till LSAB. Bolaget förväntas göra ett +-0-resultat, varken mer eller mindre. Föregående års goda resultat innebar en sund förstärkning av bolagets egna kapital varför man i år kan balansera på 0-strecket och även klara en förlust om man inte skulle nå målsättningen om 0-resultat. Folktandvårdens ackumulerade resultat är 261 tkr bättre än motsvarande period föregående år, samt 637 tkr bättre än budget (räknat på rak budgetperiodisering), detta trots en tydlig ökning på kostnadssidan. Intäkterna har ökat inom allmäntandvård och frisktandvård för vuxna, men framför allt inom barntandvården. Bolaget har skrivit upp prognosen för helåret med 1 350 tkr. Vita Huset AB, Delårsrapport 1 (DLL) 14(16)
Investeringar Folktandvården har gjort några större investeringar i form av nya unitar/stolar under första kvartalet. De avser till största del nyanskaffning till Flenskliniken. Anskaffningsvärdet ligger på närmare 3 mkr. Vita Huset AB, Delårsrapport 1 (DLL) 15(16)
Landstingsservice har budgeterat 7 200 tkr för investeringar under 2014. Ombyggnationen av kiosk och café MSE, vilken är den största investeringen under 2014, inryms i denna investeringsplan. Här ligger även ombyggnaden av restaurang Josefin eftersom projektet blev försenat. Övrig investering avser löpande investeringar i den dagliga verksamheten. Investeringarna under delåret landar på 1 366 tkr. Intern kontroll För 2014 kommer ekonomiperspektivet kontrollerats hos Folktandvården tillsammans med Samlad redovisning. Uppdraget är beställt och utfört för första kvartalet av samlad redovisning. Gjorda kontroller under året har visat sig fungera bra. En uppdatering av tydliggöra att kontraattest görs på fakturor över 50.000 kr har ägt rum. de avvikelser som ägt rum utifrån kontrollen första kvartalet är så få att det bedöms att inga åtgärder behöver vidtas. Vita Huset AB, Delårsrapport 1 (DLL) 16(16)