Verksamhetsberättelse Vita Huset AB

Transkript

1 Diarienummer: VHAB15-01 Verksamhetsberättelse Vita Huset AB 2014 Ett öppet och hållbart landsting för jämlik hälsa, mångfald och valfrihet

2 Vita Huset AB, Delårsrapport 2, DLL 2(22)

3 Innehållsförteckning Inledning... 4 Sammanfattande analys... 4 Medborgarperspektivet - Analys måluppfyllelse... 6 Strategiskt mål: Medborgarna får tjänster av god kvalitet, känner sig delaktiga och blir respektfullt bemötta... 6 Personalperspektivet - Analys måluppfyllelse... 7 Strategiskt mål: Landstinget är en attraktiv arbetsgivare med kompetenta och engagerade medarbetare... 7 Strategiskt mål: Landstingets personal upplever en god arbetsmiljö som bidrar till personlig utveckling, delaktighet och arbetsglädje... 9 Strategiskt mål: Landstingets personal deltar aktivt i utvecklingen av verksamheten och ser sin roll i helheten Personalperspektivet - Övrig analys Anställda Process- och förnyelseperspektivet - Analys måluppfyllelse Strategiskt mål: Landstinget bedriver, genom tydlig ledning och styrning, ett kontinuerligt och systematiskt kvalitetsarbete med effektivitet, kvalitet, långsiktighet och tillgänglighet som ledord Miljöperspektivet... Fel! Bokmärket är inte definierat. Ekonomiperspektivet - Analys måluppfyllelse Strategiskt mål: Landstinget uppnår och behåller en ekonomi i balans som är långsiktigt ekonomiskt hållbar Utfall, budgetavvikelse och prognos... Fel! Bokmärket är inte definierat. Resultaträkning 18 Balansräkning 19 Koncernresultat 20 Investeringar Intern kontroll Vita Huset AB, Delårsrapport 2, DLL 3(22)

4 Inledning Sammanfattande analys Vita Huset i Nyköping AB är moderbolag i den koncern som innefattar Landstinget Sörmlands helägda aktiebolag. Dotterbolag är Sörmland Landstingsservice AB och Folktandvården Sörmland AB. Vita Huset har under året, på remiss från Landstingsstyrelsen, omarbetat förslag till bolagens grundläggande ägardirektiv och till Landstingets bolagspolicy. Bolaget har samordnat och möjliggjort att dotterbolagens styrelseordföranden har kunnat gå certifieringsutbildning "Styrelseledamot i kommunala bolag". Utbildningen ägde rum i februari. Möten mellan koncernchef och dotterbolagens respektive vd fortsätter med gott resultat. Mötena har utvecklats som ett viktigt forum för olika frågeställningar i koncernen och relationen med ägaren landstinget. Mötena har innehållet kunskapshöjande fördjupning i bolagens verksamheter. Vita Huset har även medverkat vid möten i samverkanskommittén där FM-enheten diskuterar samarbetsfrågor med Landstingsservice. Moderbolaget har utöver granskning och beredning av ärende för den årliga revideringen av tandvårdspriser, även berett ett extra ärende angående Tandvårds- och Läkemedelsförmånsverkets ändringar i åtgärdslistan för tandvård. Vita Huset fick i uppdrag att bilda ett tredje dotterbolag inom koncernen i form av ett IT-bolag ur landstingets IT-verksamhet (D-data). Moderbolaget initierade även en utvärdering av bolagiseringen av Folktandvården och Landstingsservice utifrån beslut som fattades i samband med att bolagen bildades. Dotterbolagen Folktandvården lämnar ett framgångsrikt år bakom sig med ett bra ekonomiskt resultat som speglar en hög vårdkvalitet, nöjda kunder och medarbetare. Man har lagt en bra plattform att ta nästa steg i företagets utveckling som ska gynna bolagets kunder. Höstens kundundersökning visar att kunder med frisktandvårdsavtal är mer nöjda än kunder utan avtal. Naturligtvis en positiv signal, men samtidigt en varningsklocka när det gäller omhändertagandet av styckepriskunder. Den samlade vårdtiden och antalet besök har minskat under året, viket medfört att kunder som väntat längre än 3 månader på planerat besök, ökat med drygt Kunder som drabbas blir missnöjda med risk för spridning av negativa uppfattningar. Dessutom ökar medarbetarnas stressnivå och känslan av inte räcka till blir allt mer tydlig på kliniker där väntetiderna är långa eller ökar. Det är viktigt att hantera väntetiderna för att öka kundnöjdheten och undvika att tillväxten bromsas på sikt. Landstingsservice firade 5 år som bolag i slutet av året som gick, vilket har varit ett spännande och utvecklande år både för bolaget och den enskilda medarbetaren. Ett omfattande arbete med vår värdegrund har pågått sedan oktober 2013, och börjar nu lägga grunden till en ny företagskultur Vita Huset AB, Delårsrapport 2, DLL 4(22)

5 präglad av öppenhet, självinsikt och arbetsmotivation. Det visar inte minst medarbetarenkäten. Sedan starten av bolaget har stora förändringar skett och skapats en logg med flera hundra förbättringsåtgärder som genomförts. I tider av vårdplats- och personalbrist i hälso- och sjukvården, har fokus legat på att tillsammans med FM hitta nya möjligheter till avlastning för vårdpersonal så att deras tid kan läggas på att ta hand om patienterna. Parallellt med alla dessa projekt har Landstingsservice (LSAB) drivit många interna processer för att förbättra effektivitet och kvalitet. Inom samtliga verksamheter har flera utvecklingsprojekt pågått och gör så än. Under året har det blivit uppenbart hur viktigt det är med tydlighet i direktiven både för LSAB och för FM-enheten i sin roll som beställare. Vikten av att sträva mot samma mål och ha samma syn på uppdraget. Det är därför välkommet med den utvärdering som moderbolaget tog beslut på att genomföra under slutet av Förhoppningen är att den ska leda till en tydlighet kring uppdrag, mandat, styrning, kommunikation och samverkan. Det har varit en utmaning för LSAB under 2014 att hålla budget efter prissänkningarna och samtidigt utveckla och leverera kvalitativa tjänster under tiden som löpande leveransförändringar sker med anledning av de stora ombyggnationerna på länets sjukhus. Utifrån dessa förutsättningar ställt i förhållande till bolagets resultat, har 2014 varit ett bra år. Vita Husets delårsrapport innehåller delar av dotterbolagens delårsrapporter i syfte att ge samlad information om koncernens verksamhetsår. För en heltäckande bild av dotterbolagen rekommenderas att man läser respektive dotterbolags delårsrapport. Vita Huset AB, Delårsrapport 2, DLL 5(22)

6 Medborgarperspektivet - Analys måluppfyllelse Strategiskt mål: Medborgarna får tjänster av god kvalitet, känner sig delaktiga och blir respektfullt bemötta Bolagskoncernens samtliga bolags ägardirektiv, styrelsesammansättning, protokoll från styrelsemöten och bolagsstämmor, mm, finns numera tillgängliga för allmänheten på landstingets hemsida under så styrs landstinget/bolag. Folktandvården Under året har bolaget arbetat systematiskt med utveckling av kundrelationer. Arbetet går i rätt riktning vilket också genomförd NöjkundIndex visar. Totalt har företaget kunder, fler mot I de flesta fall kan tid till kunden inom 1 månad erbjudas. Undantaget är tre kliniker i länet där handlingsplaner är beslutade. Den uppsökande verksamheten för äldre och skolverksamheten har fungerat enligt plan. Ca äldre vid äldreboenden och egna hem har fått besök sedan starten i mars barn i klass 1, 4 och 7 har deltagit i munhälsoinformation och floursköljning. Munapotekets försäljning har ökat och efterfrågan på produkterna ökar. Ett aktivt marknadsföringsarbete har bedrivits i hela länet. Ett kundprojekt med inriktningen att öka tillgängligheten för kunderna har startat, med bl a prövning av öppethållande till klockan 19:00. Under året har Folktandvården fattat beslut att HBTQ diplomera verksamheten under Indikator Utfall Målvärde Kommentar Antal fler kunder st st Något större ökning än målvärdet. Det är fr a barn o ungdomar som har ökat Nöjd kund index 73,3 % 90 % Inför 2014 har vi bytt leverantör av kundundersökning. I en jämförelse mellan hanteringen av index mellan leverantörerna har vi uppnått målet 90. Vita Huset AB, Delårsrapport 2, DLL 6(22)

7 Personalperspektivet - Analys måluppfyllelse Strategiskt mål: Landstinget är en attraktiv arbetsgivare med kompetenta och engagerade medarbetare Folktandvården 100% av medarbetarna har genomfört utbildningen "motiverande samtal" under Målet med utbildningen är att ge oss verktygen för att underlätta det motiverande samtalet för att hjälpa kunden till en bättre munhälsa. FTV strävar fokuserat efter att vara en god arbetsgivare. Enligt medarbetarenkäten rekommenderar 92 % av FTV:s anställda Folktandvården som arbetsgivare. Svarsfrekvensen i enkäten uppgick till 84 %. Landstingsservice Under 2014 har effektiviseringsarbetet fortsatt. Trots att kraven ökat på effektivitet och leverans så visar medarbetarna inom LSAB en stark vilja att tillsammans med ledningen driva bolaget framåt. Detta visar Springlife-enkäten 2014 genom att allt flera medarbetare vill rekommendera arbetsplatsen till andra, medarbetarkraften har ökat, det sociala klimatet och sjukfrånvaron förbättrats. Den uppvisar ett tillfredställande resultat. Det som är positivt är framför allt långtidsfrånvaron där ingen av de som är långtidssjukskrivna har arbetsrelaterade sjukdomar. Omställningar Även under 2014 har vi genomfört omställningar inom Vårdservice på samtliga orter. Sju medarbetare har slutat sin anställning och gått vidare med stöd från Omställningsfonden. Även denna gång har samarbetet gått mycket bra. LSAB är det bolag i Sverige som nyttjat Omställningsfonden mest Värdegrundsarbetet Under året har den största satsningen inom personalperspektivet legat på den individuella ledarskapsutvecklingen, där en del har bestått i att prata om ledarens/chefens PMI och beteendemål, samt hur vi gemensamt kan bidra till ett bra arbetsklimat och ett gott ledarskap. Utifrån enskilda intervjuer har samtliga chefer och ledare bidragit till sina kollegor med PMIer vilket står för PLUS, MÖJLIGHETER och INTRESSANT. Därefter har alla fått målhjul där det framgår vad man enskilt ska arbeta med. Det värdegrundsarbete som pågått i 15 månader avspeglar sig allt mer på arbetsplatserna och i vardagen vilket troligtvis är en del i att medarbetarna i högre grad mot tidigare kan rekommendera andra att söka till arbetsplatsen. Utfallet är i dagsläget 78,2% mot 57,9%, (2013=72,1 %). En ökning med 20,3 % måste anses som mycket tillfredställande trots det stora förändrings- och effektiviseringsarbete som genomförts inom LSAB. Lönekartläggning/arbetsvärdering (avser LDS) På uppdrag av Diskrimineringsombudsmannen DO har en lönekartläggning skett. Vita Huset AB, Delårsrapport 2, DLL 7(22)

8 Syftet var att upptäcka osakliga löneskillnader mellan kvinnor och män. Efter komplettering med redogörelse på individnivå varför en viss anställd har en annan lön än en annan, eller varför lönerna skiljer mellan olika chefer, blev LSAB i oktober 2014 godkända med en påpekan. Denna påpekan påverkar den kommande lönerevisionen eftersom man inte längre enbart kan gå på lönekriterier, arbetsprestation och individuell lönesättning. Rätt till heltid 84,7% är nöjda med sin sysselsättningsgrad enligt den senaste Springlife-mätningen. LSAB har endast ett fåtal deltidsanställda medarbetare som meddelat intresse av utökad arbetstid enl. gällande LAS regler. Man har även ett antal medarbetare som vill gå ner i tid. Det gäller några som snart ska gå i pension men även de som valt att gå ner i tid för att de inte orkar arbeta heltid på grund av sjukdom. Ledarskapsfrågor I större utsträckning är nu chefer och ledare tryggare i sin roll och sitt ledarskap än tidigare. Ledarskapsutvecklingen och värdegrundsarbetet driver bolaget mot en organisation med gott ledarskap som ledstjärna. Samverkan med utbildningsaktörer Ofta blir LSAB uppringda av olika typer av konsult- och utbildningsföretag som vill sälja sina tjänster. Det handlar om arbetsrätt, kränkande särbehandling, lönekartläggning, rekrytering, ledarskapskurser mm. I de allra flesta fall utför Landstingsservice själva de utbildningar som krävs vilka då även är anpassade för medarbetarna och verksamheterna. LSAB fortsätter därför vara restriktiva vid anlitande av externa leverantörer eftersom det ofta är förknippat med höga kostnader. Där bolaget själva har kompetens eller när den finns inom Landstinget nyttjar man i möjligaste mån detta för intern utbildning. På så vis sparar bolaget årligen mycket pengar som kan användas till annat. Integration Inom LSAB finns medarbetare från många olika kulturer. Detta är berikande och oerhört viktigt i ett samhälle som blir allt mera mångkulturellt. Vid bolagets rekrytering behandlas alla lika och tydliga kriterier finns. Landstingsservice arbetar aktivt för integrering av nya medarbetare med annat ursprung. En utmaning pga bristande språkkunskaper är att förklara hygienkrav, tidsangivelser för att utföra ett visst arbete, även förhållandet mellan kund/brukare och utförare. Något som även kan upplevas svårt är att det finns tydliga hygienkrav när det gäller klädsel vilket försvårar att anställa kvinnor som önskar heltäckande arbetskläder. LSAB försöker att hitta bra lösningar och förordar andra kulturer och ursprung i våra verksamheter men för att få ett arbete så krävs det att man klarar svenska språket i tal och skrift. Några analfabeter finns inom LSAB som sedan länge har faddrar" att få stöttning ifrån. Detta samarbete har fungerat bra tack vare att de arbetat i bolaget i många år. Även under 2014 har Springlife-enkäten erbjudits på 15 andra modersmål, utöver Svenska. Dessa enkäter tas emot med stor tacksamhet. De som inte kan läsa och skriva har tagit med enkäterna hem och fått hjälp av anhöriga. Vita Huset AB, Delårsrapport 2, DLL 8(22)

9 Strategiskt mål: Landstingets personal upplever en god arbetsmiljö som bidrar till personlig utveckling, delaktighet och arbetsglädje Landstingsservice Medarbetaraktiviteter Förutom värdegrundsarbetet (läs under punkten värdegrundsarbetet) så har LSAB även budgeterat för möjligheten att genomföra gemensamma aktiviteter på orterna. Detta ska förhoppningsvis öka samhörighetskänslan och skapa ännu bättre samarbete i verksamheterna och mellan våra två affärsområden. Under oktober genomfördes aktiviteter på MSE och KSK. Det var medarbetarna som själva var ansvariga för att hitta några trevliga aktiviteter som alla medarbetarna inom LSAB och det egna sjukhuset kunde delta i. Folktandvården och Landstingsservice Sjukfrånvaro Från en hög sjukfrånvaronivå går nu talen åt rätt håll, för såväl Landstingsservice som för Folktandvården. I jämförelse med samma period föregående år har sjukfrånvaron minskat från 7,5 % hos LSAB och ligger totalt på 6,5 %. Även sjukfrånvaron hos Folktandvården har minskat från 6,3 % till 5,6 %. Det är den långa sjukfrånvaron som minskat, men den kort ökat något. Friskvård Landstingsservice friskvårdsbidrag på 1500 kr per anställd har tagits emot mycket positivt men ännu har endast 56 % nyttjat möjligheten. Verksamhetsnära service har vi tagit hjälp av landstingets Hälsoutvecklare och arbetar nu inom kostverksamheten med att få fram Hälsoinspiratörer. En orsak till att utnyttjandegraden inte är större är kopplat till privatekonomi där man hänvisar till svårighet att ligga ute med pengarna tills ersättningen betalas ut. Friskvårdspengen hos Folktandvården av 58 % av medarbetarna. Utbildning Under året har Folktandvården genomfört timmar i kompetensutveckling och informationsinsatser. Chefer och ledare inom LSAB deltar löpande i internutbildningar inom personalområdet vilket bidrar till att medarbetarsamtal, lönesamtal och rehabiliteringsärenden hanteras på ett korrekt och bra sätt. Målkvalitet För att öka målkvalitet och medarbetarnas delaktighet har Folktandvården under 2014 varit noga med att förtydliga samtliga uppdrag och mål. När det gäller mål har man minskat antalet mot tidigare år, allt för att fokusera på rätt uppgift. Vita Huset AB, Delårsrapport 2, DLL 9(22)

10 Indikator Andelen medarbetare som skulle rekommendera andra att söka till arbetsplatsen - FTV Andelen medarbetare som skulle rekommendera andra att söka till arbetsplatsen - LSAB Utfall Målvärde Kommentar 92,2% 78,2 % Minst 90 % Högre än 72,1 % 72,1 % är 2013 års utfall var utfallet 57,9 %. Index för Hållbart medarbetarengagemang (HME) - FTV Index för Hållbart medarbetarengagemang (HME) - LSAB 84,4 % 79 % 80 % 75 % Resultatet är mycket gott. Det är dock inte mätbart mot tidigare år eftersom underlaget till frågorna fastställs hos SKL. De är förändrade sedan föregående mätning och går därför inte att jämföra. Indikator Utfall Målvärde Kommentar Sjukfrånvarotid i relation till ordinarie arbetstid LSAB Sjukfrånvarotid i relation till ordinarie arbetstid FTV 6,5 % 5,6 % Max 4,7 % Max 5,0 % Andel nyttjande av friskvårdsbidraget LSAB Andel nyttjande av friskvårdsbidraget FTV 56 % 58 % 65 % 65 % Strategiskt mål: Landstingets personal deltar aktivt i utvecklingen av verksamheten och ser sin roll i helheten Folktandvården Den 14 mars genomfördes årets tandvårdsdag med 400 medarbetare samlade i Eskilstuna. Dagen fylldes med intressanta föreläsningar om äldretandvård, kreativt teamarbete, hälsa och välbefinnande m m. Landstingsservice Profilmaterial Under året har ett profilmaterial tagits fram. En mapp som innehåller en organisationsbild Vita Huset AB, Delårsrapport 2, DLL 10(22)

11 över landstinget, LSAB, FM och alla andra förvaltningar. En tydlig presentation av alla verksamheter inom LSAB och vad verksamheterna erbjuder. Medarbetarens A-Ö lista där allt finns presenterat som man behöver veta som anställd. Denna mapp kommer att lämnas till alla nyanställda som ett välkomstmaterial. VD och Personalchef har varit runt på arbetsplatserna, presenterat materialet, pratat värdegrund, synligt ledarskap och öppenhet. Besöken har varit mycket uppskattade och vi möter glada, nyfikna medarbetare som visar ett stort engagemang och önskar att de får besök lite oftare. Delaktighet Andelen medarbetare som upplever att de deltar aktivt i utvecklingen har ökat med 8,9 % sedan första mätningen Den öppenhet och det synliga ledarskap som vi arbetar för börjar ge ringar på vattnet. Medarbetarna visar allt mer ett större engagemang och ser allt oftare sig själv som en del i LSAB. Med fortsatt värdegrundsarbete som en naturlig del i vardagen, kommer medarbetarna förhoppningsvis se nya möjligheter att påverka. Riskanalys Korruption Förebyggande arbete runt korruption finns på i handlingsplanen för hela koncernen. Ett arbete pågår på Landstingsnivå som kommer att lägga en grund för det fortsatta arbetet. LSAB har genomfört en kartläggning av nuläget inom bolaget. För att skapa delaktighet och få ta del av medarbetarnas syn på korruption så har medarbetare från samtliga verksamheter varit representerade för en dialog. Även affärsområdenas ledningsgrupper har deltagit i diskussionerna. Dialogen har varit öppen, ärlig och vi har berört många olika delar. Resultatet av sittningarna har gett oss insikt i hur man tänker och medarbetarna själva har fått en insikt i hur reglerna för korruption ser ut. Man finner dock att det inte finns några direkta risker för korruption men att vi bör bli tydligare i vad som gäller, sätta ännu tydligare regler/rutiner samt klargöra vad som anses som en gåva och var gränsen för muta går. Omflyttningar Flera av LSAB:s verksamheter har flyttat och kommer att flytta, både permanent och till temporära lösningar. Medarbetare inom fastighetsservice i Nyköping, har under året verkat i en arbetsmiljö som inte på något sätt varit tillfredsställande. Nu ser man fram emot att det värsta rivningsarbetet är gjort och att till sommaren få nytt och fräscht. Staben NLN får inom kort sällskap av växelpersonalen på NLN då växeln p.g.a. buller flyttas till Rehabhuset tills ombyggnationen är klar. Vita Huset AB, Delårsrapport 2, DLL 11(22)

12 Personalperspektivet - Övrig analys Anställda Landstingsservice har nu totalt 343 medarbetare vilket motsvarar 325 helårsarbetare. Det är en total ökning med 11 årsarbetare mot samma period föregående år. Ökningen beror på behov av ny kompetens samt att det inom hela bolaget krävs kompetensöverföring av medarbetare som ska gå i pension första halvåret Det kräver att man i vissa fall måste gå med dubbelbemanning, men ses som väl investerade pengar. Folktandvården har per augusti 449 anställda. Man är 2 tandläkare och hygienister färre, samt 8 tandsköterskor fler mot december Det har under året blivit allt svårare att rekrytera tandhygienister och konkurrensen om tandsköterskor är kännbar. Marknadsföringsinsatserna har ökats under året och man fortsätter besöka den årligen återkommande odontologiska riksstämman och aktuella högskolor. Process- och förnyelseperspektivet - Analys måluppfyllelse Strategiskt mål: Landstinget bedriver, genom tydlig ledning och styrning, ett kontinuerligt och systematiskt kvalitetsarbete med effektivitet, kvalitet, långsiktighet och tillgänglighet som ledord Samtliga 3 helägda bolag, dvs hela Vita Huset-koncernen, rapporterar verksamhetsuppföljningen enligt landstingets styrmodell fr o m 2014 i systemstödet PLUSS. LSAB har utvärderat möjligheten att med en egen modul, kunna använda systemet på ett djupare plan och fullt ut som planerings- och uppföljningssystem, utifrån behov och vad leverantören Stratsys kan erbjuda och till vilket pris. Bolag tog beslutet att inte investera i egen modul. Landstingsservice Kvalitetsledningssystemet är under uppbyggnad. Bolaget har fortfarande en del processer att kartlägga, främst inom transport- och fastighetsservice. Vid halvårsskiftet har arbetet påbörjats med kartläggning av processer samt inläggning av dessa tillsammans med rutinbeskrivningar, i ledningssystemet. Det fortskrider bra nu då vi har nya resurser för detta på plats. Under perioden har LSAB implementerat nya rutiner för avvikelsehanteringen i Synergi. Vita Huset AB, Delårsrapport 2, DLL 12(22)

13 Alla berörda har fått utbildning i systemet samt genomgång av nya rutiner. Detta har gjort att man nu kan avrapportera ett positivt resultat med 90 % åtgärdade avvikelser i tid. Det är en kraftig förbättring sedan början av Folktandvården Arbetet med att förbättra uppföljningen av tandlossningssjukdomar börjar visa resultat. Andelen upptäckta fall med påbörjad parodontal status 3 och 4 har ökat, vilket är ett resultat av den kalibrering som gjorts i hela verksamheten. När det gäller karies på tändernas sidoytor ligger andelen kariesfria 19 åringar på 71% mot målvärdet minst 65% av Folktandvårdens kunder är över 66 år. Äldretandvården är ett fokusområde och ett mer omfattande arbete med att hjälpa fler äldre med god tandhälsa livet ut har påbörjats. Utmaningen är att rekrytera äldre kunder till FTV. Plan för äldretandvård är framtagen. Nätverk (Geriowebb) med representanter för klinikerna är på gång. Planering för kompetensutveckling har startats. Ramdokument rörande äldretandvård är under framtagande. Strategiskt mål: Landstinget utgör en aktiv part i en regional utveckling som är ekonomiskt, ekologiskt och socialt långsiktigt hållbar Landstingsservice Inom LSAB har processutveckling altjämnt stort fokus. Nedan följer några av många exempel. Fördjupning och fler exempel finns att läsa om i bolagets egen verksamhetsberättelse. Projektet Fleximat Bedrivs av FM (projektledartid är inköpt från LSAB) Fas 1 är avslutad och det finns ett LS-beslut att genomföra fas 2 i projektet. Fyra delprojektgrupper arbetar med olika områden; ombyggnad på vårdavdelningar, ombyggnad av produktionsköket, framtagning av koncept samt organsation måltidsvärdar. Projektledaren har regelbunden uppföljning med styrgruppen och det känns väldigt positivt. Det första som kommer att hända är att det startar en pilotavdelning (avd. 7) i september. Till den kommer en extra produktionslinje att hantera måltiderna. Konferenscatering Vi har tillsammans med FM utvecklat konferensutbudet i konferenscentrum på NLN och MSE. Det har varit önskemål om hälsoinriktning på dessa. Nu hoppas vi att de ska kunna lanseras i TM-systemet. En uppdatering av våra cateringmenyer har också gjorts. Vita Huset AB, Delårsrapport 2, DLL 13(22)

14 Städutvecklingsuppdraget Städutvecklingsuppdraget avslutades rent formellt vid årsskiftet 2013/14, men arbetet med att färdigställa mycket av det som satts i rullning fortgick även under hela Den nya organisationen sjösattes och rekrytering samt introduktion av fem nya teamledare genomfördes. Arbetet med framtagande av nya rutiner och revidering av gamla har fortsatt, bl.a. har en uppdatering av rutinen Kvalitetsmätningar och uppföljning enligt INSTA 800 gjorts under året tillsammans med FM. Ny rollbeskrivning för Lokalvårdare har tagits fram på vårdserviceledning och beslutats i ledningsgrupp för Vårdservice. Avveckling Entreservice och administration av personalbostäder FM övertar personalbostäder i hela länet from och entré-service from Övertagandet av personalbostäder innebär att FM hanterar hyror/beläggning. LSAB utför städtjänster. Överlämning har skett av de tjänster som övergår. De tjänster som återstår har det tagits fram rutiner och organisation för. Omläggningar Landstinget står inför en mycket omfattande om-och tillbyggnadsperiod under de närmaste åren. Dessa ombyggnader påverkar effektiviteten i våra leveranser. Detta inbegriper såväl transport- som fastighetsservice. 3R projektet går nu in i en ny fas. Där ska kompetensen säkerställas för att kunna möta de nya teknikkraven i de nya installationerna i fastigheterna. I mångt och mycket kan vi säga att en stor del av det projektet måste göras om i vissa delar, med anledning av omläggningar av tillsyn och skötsel. Arbetsorder måste läggas om i systemet Landlord för att möta de förändringar som blir resultatet av ombyggnationerna. Under verksamhetsåret har ledningen inom affärsområdet arbetat med en omfattande planläggning av det utvecklings- och omställningsprojekt som ska genomföras under åren Utvecklingsprojektet bär namnet 3R fas 2 och innehåller 5 st. utvecklingsområden som ska genomföras enl. tidplan (se nedan). Vår målsättning med projektet är att vi vid utgången av 2017 har intagit positionen som Sveriges kostnadseffektivaste landstingsägda organisation för Teknisk och Administrativ Fastighetsdrift. Utvecklingsområden 3R fas 2 1. Optimering Tillsyn och Skötsel-systematik 2. Tillsyn och Skötsel-gruppen 3. Driftkort/ Instruktioner 4. Beredskap/jour/jourinstruktioner 5. Driftövervakning/styrning Vita Huset AB, Delårsrapport 2, DLL 14(22)

15 Säkerhetsarbete Under året har samtliga brister på taken i länet åtgärdats och slutbesiktigats. Rutiner för tillsyn och skötsel av taken är genomgångna och en ansvarig tillsynsman utsedd. Under delår 2 hade vi ett Legionella-utbrott på NLN. En rapport över händelsen är lämnad till FM och Vita Huset med förslag till åtgärder. Ett omfattande arbete med utbyte av duschmunstycken på länets alla sjukhus är genomfört. Motsvarade ca 22 tekniker på heltid under ett par veckor. Transportservice Förutom att vi kommer att tvingas utföra interna transporter på annat sätt där t.ex. längre färdvägar kommer att få till följd att leveranstider kommer att påverkas, så kommer med all sannolikhet behovet av antalet truckar och personal att öka för att i möjligaste mån motverka kundstörningar. Under 2013 drevs ett utvecklingsprojekt, det s.k. VU-projektet, där samtliga transportrutter sågs över för att finna s.k. tidstjuvar. Detta möjliggjorde en prissänkning till vården med motsvarande 4,4 mkr på årsbasis. Under året har tillsammans med FM pågått en totalöversyn av de inre transporterna. Alla avtal skrivs om och prissätts i form av nya tjänstebeskrivningar s.k. SLA:er. Exakt hur detta kommer att slå mot ekonomin är i dagsläget ej känt utan återstår att se när samtliga avtal är klara. För processer och tjänster kopplade till perspektivet internkund inom Landstinget följer några exempel: Kvalitetsmätningar Inom vårdservice har genomförts INSTA-kontroller varje månad. Det har varit godkända resultat på KSK och MSE. NLN har haft en del problem under första halvåret. Däremot har klara förbättringar gjorts under hösten. Benchmarking Under året har vi återigen deltagit i benchmarking Best Service/EY. Resultatet presenterades i juni. Därefter deltog LSAB i bench-learning där samtliga processer gicks igenom. Vi deltog i följande processer: patientkost, lokalvård, avfallshantering, materialförsörjning och fastighetsdrift. Överlag rankas bolaget bland de 30 bästa, och på sina håll ligger man i topp. Vi har gjort stora förbättringar i de flesta processerna. Patientkost KSK blev bäst i jämförelsen och blev därför ombedda att delta på benchlearningen och berätta om hela utvecklingen. SM i telefoni Teamet i telefonväxeln har deltagit i SM och lyckats med den stora bedriften att som ett av tre lag ta sig till final. Man tävlar i de mjuka värdena, vilket betyder att kontrollpersoner ringer upp ett antal gånger och noterar hur man blir bemött av telefonisten. Finalen gick av stapeln i januari och tyvärr räckte det inte ända fram till en seger, men en god andraplats. Vita Huset AB, Delårsrapport 2, DLL 15(22)

16 Nöjd kund Index Varje år genomförs en NKI-undersökning under ledning av FM-enheten. Mätningen visar på en mycket god uppgång, från 7,3 till 7,7. Siffrorna är exkl. FLOTT eftersom förra mätningen blev fel för FLOTT och det därför blir missvisande om den skulle räknas med. Samtliga tjänster ökar bra utom lokalvård som tappar en tiondel. Miljöperspektivet Folktandvården Arbetet med att sänka analysvärdet för vissa suganläggningar pågår. Arbetet innebär bl a att revidera och skapa instruktioner för uppföljning och provtagning och analyssvar. Miljöutbildning för nyanställda genomförs kontinuerligt. Ungefär 38 % av samtliga anställda har genomgått Landstingets webbaserade miljöutbildning. Utrustning för videokonferenser har installerats vid 5 kliniker i syfte att minska miljöpåverkan, helt enligt plan. Inventering av kemikalier och uppdatering av kunskaper om kemikaliehanteringssystemet pågår och beräknas vara klart under 2015 Landstingsservice LSAB har bett om att få i uppdrag att hantera avfallet och har under året tillsammans med miljöenheten och ledningen i Landstinget, diskuterat hur upplägget ska se ut. Man har kommit en bit på väg i hur upplägget ska se ut och ser detta som ett stort bidrag till att uppnå en styrd och mer enhetlig hantering av avfallet i hela landstinget. Hur projektet ska finansieras återstår att lösa. Ett beslutfattades i Hållbarhetsnämnden om att tillskjuta medel, men för sent för att kunna effektueras innan nämnden lades ned och budget drogs in. Tillsammans med miljösamordnarna har bolaget tagit fram handlingsplaner med flera aktiviteter som fokuserar på positiv miljöpåverkan. Ett exempel är arbetet med matsvinnet i kök/restaurang. Andelen kött i menyer och recept har minskats för att lätta belastningen på miljön. LSAB erbjuder färre nötköttsrätter och mer grönsaksrätter. En utvärdering kommer göras kring nöjdhet hos gästerna. Kostservice har mottagit miljöstipendium med följande motivering från Miljöenheten; Livsmedelsproduktionen står totalt sett för en stor del av vår miljöpåverkan. Kostservice har på så sätt möjlighet att inom sitt ansvarsområde ta beslut som ger ett avtryck genom bland annat minskad klimatpåverkan, ökad biologisk mångfald och minskad användning av växtskyddsmedel. Enheten har på ett berömvärt sätt axlat ansvaret och fortsätter resolut att höja ambitionen I uppdraget ingår krav på 1 % energibesparing i avtalet, men betydligt mer än det görs årligen. Vita Huset AB, Delårsrapport 2, DLL 16(22)

17 Inom transport- och fastighetsservice som hanterar många kemikalier, har kemikaliehanteringssystemet ichemistry, som Landstinget köpt in, succesivt börjat användas under året vilket innebär att kemikalier och kemiska produkter registreras löpande i en databas i systemet. Inventering sker och en slutgiltig beräkning kan ske först då hela inventeringen är genomförd. Inom verksamhetsnära service har de kemikalier som går att ta bort sedan en tid tillbaka fasats ut. LSAB har under året arbetat utifrån den handlingsplan som togs fram efter förra miljörevisionen. Man har bl.a. förtydligat samtliga delegationer i företaget gällande miljöoch arbetsmiljö. De är undertecknade på nytt och godkända av Miljöenheten. Ekonomiperspektivet - Analys måluppfyllelse Strategiskt mål: Landstinget uppnår och behåller en ekonomi i balans som är långsiktigt ekonomiskt hållbar Indikator Utfall Målvärde Kommentar Avvikelse mot budgeterat resultat i tkr, Vita Huset tkr 0 eller positivt Lägre administrativ avgift till Landstinget och högre utdelning från FTV. Resultat, budgetavvikelse och prognos Vita Husets resultat efter finansiella poster tkr är ca 2,7 mnkr bättre än budget vilket beror på att den budgeterade administrativa avgiften till Landstinget sattes till en lägre nivå och främst på att utdelningen från Folktandvården blev ca 1,5 mnkr högre än budgeterat. Vita Huset AB, Delårsrapport 2, DLL 17(22)

18 RESULTATRÄKNING Bolag: Vita Huset i Nyköping AB Utfall Budget fg Prognos Utfall Dec 2014 Helår helår helår helår Verksamhetens intäkter: S:a verksamhetens intäkter Verksamhetens kostnader: - Kostnader för arbetskraft Kostnader för extern revision Kostnader för intern revision Kostnader för utbildning Administrativ avgift Landstinget Juridiska kostnader Kostnader för övriga utredningar Kostnader för möten Övrigt Summa Övriga kostnader S:a verksamhetens kostnader Finansiella intäkter Finansiella kostnader: - Pensionskostnad - Övriga finansiella kostnader Resultat före disp o skatt Bokslutsdispositioner: - Förändring periodiseringsfond 0 - Förändring avskrivning över plan 0 - Övriga bokslutsdispositioner Skatt PERIODENS RESULTAT Vita Huset AB, Delårsrapport 2, DLL 18(22)

19 BALANSRÄKNING Bolag: Vita Huset i Nyköping AB Utfall fg Prognos Utfall Dec 2014 period helår helår TILLGÅNGAR Anläggningstillgångar Finansiella - Aktier och andelar i dotterbolag S:a anläggningstillgångar Omsättningstillgångar Varulager Kundfordringar 0 Koncerninterna kortfristiga fordringar Förutbetalda kostnader och upplupna intäkter 0 Övriga kortfristiga fordringar Kortfristiga finansiella placeringar Kassa/bank 0 52 S:a omsättningstillgångar S:A TILLGÅNGAR BALANSRÄKNING Bolag: Vita Huset i Nyköping AB Utfall Prognos Utfall Dec 2014 period helår helår EGET KAPITAL, AVSÄTTNINGAR OCH SKULDER Eget kapital Aktiekapital Reservfond Balanserat resultat Årets resultat S:a eget kapital Kortfristiga skulder Leverantörsskulder Checkräkningskredit Upplupna kostnader och förutbetalda intäkter Koncerninterna kortfristiga skulder 0 0 Övriga kortfristiga skulder 415 S:a kortfristiga skulder S:A EGET KAPITAL, AVSÄTTNINGAR OCH SKULDER Vita Huset AB, Delårsrapport 2, DLL 19(22)

20 Koncernresultat Folktandvårdens resultat efter finansiella poster blev 9,2 mnkr vilket är ca 1,0 mnkr lägre än budget och knappt 0,4 mnkr lägre än Målet för året är att öka soliditeten med 3 %, vilket man klarade med viss marginal från 14,0 till 19,4. Bolagets likviditet uttryckt i omsättningstillgångar/korta skulder redovisas till 0,94 (0,83) för de 8 första månaderna. Det beräknade prognosutfallet för året är 0,70. Anledningen till den försämrade likviditeten är en planerad amortering på långfristig skuld. Intäkterna, jämfört med 2013,ökade under året med 11,2 mkr(+11,6 mkr), vilket motsvarar 3,1 % (3,3 %) högre intäkter. Av intäktsökningen avser 5,5 (4,0) mkr vuxentandvården där huvuddelen av ökningen kommer från gruppen 20 åringar. Frisktandvård ökade med 3,4 kkr exkl. ATB (7,5). Ökningen beror på att avgiftsklassen ändrats för ett större antal kunder. Arbetskraftskostnaderna har ökat under 2014 med 5,1 % jämfört med föregående år. Ökningen för lönekostnaderna är 3,4 %. Våra pensionskostnader ökade från 18,9 mkr 2013 till 21,3 mkr. De totala kostnaderna har ökat med 3,3 % jämfört med 2013 och har i stort följt årets plan. Bland annat har en omförhandling av städavtalet genomförts vilket minskat kostnaderna. Årets löneöversyn för tandläkare, tandsköterskor och tandhygienister resulterade i 3 % löneökning inklusive genomförd lönekartläggning och en kostnadsökning på årsbasis 6,0 (6,5) mkr. Landstingsservice har under 2014 inte sänkt några priser utan försökt upprätthålla en ekonomi i balans. Resultatet efter finansiella poster blev ca 1,0 mnkr, vilket är knappt 1,3 mnkr bättre än budget och betydligt lägre än fjolårets 10,7 mnkr. I detta resultat inryms en pensionsåterföring motsvarande tkr. LSAB har i år avstått från att fakturera vissa kostnader till vården, som exempelvis volymjustering patientkost (värde tkr). Omsättningen för året blev tkr bättre än budget. Det beror framförallt på att driftens tilläggsbeställningar är högre än budgeterat samt att städ har fått utökade ytor och har fler tilläggstjänster jämfört med budget. Om man undantar återföringen av pensionskostnader 9,3 mnkr, har kostnaderna ökat. Fastighetskostnaderna är tkr sämre än budget, vilket beror på att kostnaden för tilläggsbeställningar är högre än i budget. Det beror naturligtvis främst på att intäkterna har ökat men också att de tilläggstjänster som vi får idag har ändrat karaktär. Övriga kostnader ligger tkr sämre än budget. Det är framförallt Självrisker byggnader som ligger kraftigt över budget men den vidaredebiteras och genererar samtidigt ett positivt resultat. Enligt ägardirektivet får det egna kapitalet inte understiga 10 mkr. Bolaget har efter augusti 18,8 mkr i eget kapital. Likviditeten ligger på 141 % och soliditeten på 32,3 %. Vita Huset AB, Delårsrapport 2, DLL 20(22)

21 RESULTAT Vita Huset-koncernen Resultat före dispositioner och skatt i tkr. Utfall Budget Budget Prognos Utfall Dec 2014 Period Period helår helår helår Intäkter Vita Huset Folktandvården Landstingsservice Summa Resultat f disp o skatt Vita Huset Folktandvården Landstingsservice Summa KONCERNEN TOTALT Nyckeltal Helår Helår Helår Vita Huset Eget Kapital och obeskattade reserver Balansomslutning Soliditet 96,1 96,1 92,2 Folktandvården Eget Kapital och obeskattade reserver Balansomslutning Soliditet 6,7 14,0 19,4 Landstingsservice Eget Kapital och obeskattade reserver Balansomslutning Soliditet 19,0 30,2 32,3 Nyckeltalsdefinition för soliditet Eget kapital och obeskattade reserver (med avdrag för uppskjuten skatt) i förhållande till balansomslutningen. Vita Huset AB, Delårsrapport 2, DLL 21(22)

22 Investeringar Folktandvården har gjort några större investeringar i form av nya unitar/stolar. De avser till största del nyanskaffning till Flenskliniken. Anskaffningsvärdet ligger på närmare 7,6 mnkr. Landstingsservice har budgeterat tkr för investeringar under Ombyggnationen av butik och café MSE, vilken är den största investeringen under 2014, inryms i denna investeringsplan. En ombyggnation som precis har tagit fart men som inte kommer belasta 2014 alls. I årets budget ligger även ombyggnaden av restaurang Josefin eftersom projektet blev försenat. Övrig investering avser löpande investeringar i den dagliga verksamheten. Intern kontroll Internkontrollplanerna i dotterbolagen spänner över de fem perspektiven. Gjorda kontroller hos Folktandvården under året har visat sig fungera bra. De avvikelser som ägt rum utifrån kontrollen under tredje tertialet är så få att de bedöms att inga åtgärder behöver vidtas. Utfallet av internkontrollerna hos LSAB visar på vissa brister i exempelvis processkännedom. Åtgärder har vidtagits och uppföljningsplaner har skapats i några fall. Tidigare brister i hanteringen kring leverantörsfakturor har följts upp under 2014 och det konstateras att man har god kontroll och att rutinerna följs hos Samlad redovisning. En övergripande riskdiskussion har gjorts inom Vita Huset vilket inte ledde fram till någon internkontrollplan. Ny riskanalys planeras under Vita Huset AB, Delårsrapport 2, DLL 22(22)