Revisionsrapport* Granskning av verksamheten i Lönesamverkan HUL 18 februari 2008 Eva Gustafsson *connectedthinking
Innehållsförteckning 1 Bakgrund, revisionsfråga och metod...3 2 Sammanfattning av den revisionella bedömningen vid granskningen 2006 med aktuell komplettering...3 2.1 Hur ser tidplanen ut för införandet av det nya PA-systemet?...3 2.2 Finns beredskap för om det nya systemet inte fungerar?...4 2.3 Hur kommer informationen och utbildningen att ske?...4 2.4 Hur ser tidplanen ut för rekrytering av en lönechef för HUL?...5 2.5 Vilka kostnader har hittills belastat den gemensamma nämnden?...6 Hur har finansieringen skett?...6 Jämförelse av kostnaden per löneutbetalning...6 2.6 Övriga synpunkter...7 3 Vår sammanfattande bedömning...7
1 Bakgrund, revisionsfråga och metod Kommunerna i Lessebo, Högsby och Uppvidinge har kommit överens om att inrätta en gemensam nämnd för samverkan i löneadministrationen. Revisorerna genomförde en granskning under år 2006 som bl.a. skulle ge svar på hur införandet av ett nytt PA-system hade skett, hur finansieringen varit och hur utbildningen och informationen hade hanterats. En revisionsrapport daterad den 19 december 2006 presenterades för revisorerna, som i sitt missiv till den gemensamma nämnden skrev att de hade för avsikt att följa upp granskningen under år 2007. Denna uppföljning ska ge svar på om revisorernas synpunkter från granskningen 2006 har beaktats. Granskningen ska också redovisa hur det fortsatta införandet av systemet har skett och vad som har fungerat bra respektive dåligt. Den gemensamma nämndens protokoll har gåtts igenom, det ekonomiska utfallet för år 2007 och fördelningen av kostnader har också kontrollerats. Vidare har vi intervjuat lönechefen för HUL och den gemensamma nämndens ordförande samt representanter från de ingående kommunernas brukare för att få en uppfattning om vad dessa anser om systemet. Rapporten är i sin faktadel avstämd med lönechefen. 2 Sammanfattning av den revisionella bedömningen vid granskningen 2006 med aktuell komplettering 2.1 Hur ser tidplanen ut för införandet av det nya PA-systemet? Det fanns en tidplan mellan WM-data och HUL som var indelad i 4 faser med en produktionsskörning den 1 januari 2007. Det fanns en del problem som innebar att Högsby kommun inte kunde använda systemet vid detta tillfälle, på grund av att det inte var möjligt att konvertera över uppgifterna i kommunens dåvarande system till det som hade upphandlats. Det var också klart i december 2006 att traditionell avvikelserapportering skulle ske, då modulen med självservice som fanns inte skulle vara i drift vid införandet. Nulägesbeskrivning I Högsby kommun kom systemet i drift den 1 maj 2007. Vissa moduler t.ex. LAS- modulen och löneöversynsmodulen kom i drift under våren i Lessebo och Uppvidinge kommuner. För Högsbys del infördes dessa moduler senare. Förtroendemannarutinen började användas av alla tre kommunerna under april 2007. Fortfarande är det emellertid vissa moduler som inte är i drift. Behandlingen av deltidsbrandmännen och de timavlönade är heller inte löst i resurshanteringen. I december 2007 konstaterade den gemensamma nämnden 3
att den fortfarande var i införandefasen när det gällde systemet. Förhandlingar pågår mellan WM-data och representanter för HUL och systemet är fortfarande inte leveransgodkänt på grund av de oklarheter och brister som fanns i avtalet. Projekttiden har också förlängts t.o.m. 31 maj 2007. Projektledarens uppdrag förlängdes också till samma tidpunkt. I realiteten avslutades projektet den 30 juni 2007. Projektledaren återgick till sin tjänst i Högsby kommun den 31 maj 2007. HUL-kontoret har på grund av de problem och förseningar som förekommit fått förstärkas med personal under 2007 och även ytterligare några månader under 2008. Gemensamma nämnden beslöt vidare i november 2007 att anställa en ambulerande samordnare med uppgiften att vara verksamhetsstöd under 6-12 månader. Personen har varit utbildare i Lessebo kommun och har under införandet av systemet förstärkt personalkontoret i Högsby kommun. Kostnaden för samordnartjänsten delas mellan de tre kommunerna med en anställning i Lessebo kommun. Synpunkter från intervjuerna Många har haft synpunkter på införandet av systemet och den tidplan som fanns. Med facit i hand hade det varit bättre om systemet hade tagits i bruk successivt. Att arbetssättet samtidigt förändrades från centraliserat till decentraliserat komplicerade införandet ytterligare. Det visar sig också att det var enklare när Högsby kommun började använda sig av systemet för då fanns erfarenheter som man kunde ta tillvara. Flera av de intervjuade framhåller också att WM-data har bytt projektledare flera gånger vilket har varit negativt för införandet. 2.2 Finns beredskap för om det nya systemet inte fungerar? Det fanns möjligheter för kommunerna att förlänga sina dåvarande avtal, men det bedömdes inte nödvändigt att göra detta för Lessebo och Uppvidinge kommuner. Högsby kommun hade möjlighet att använde sitt dåvarande system ytterligare några månader. Nulägesbeskrivning Högsby kommun fick använda sitt gamla system i ytterligare fyra månader och fick därmed merkostnader i form av personal för denna försening. Denna merkostnad ingår i de ekonomiska krav som ställts på leverantören. 2.3 Hur kommer informationen och utbildningen att ske? Det fanns en utbildningsplan fastställd och 10 personer specialutbildades som internutbildare. Dessa utbildare skulle sedan var användarstöd när systemet infördes. 4
Nulägesbeskrivning Av de personer som specialutbildades har flera hoppat av, vilket inneburit att endast några få har funnits kvar som utbildare och användarstöd. I exempelvis både Lessebo och Uppvidinge kommuner finns en person kvar som även under början av år 2008 har denna uppgift. Vi kan också konstatera att det var förhållandevis få personer i Uppvidinge kommun som gick internutbildningen. Utbildaren i Lessebo kommun är den personen som numera anställts som ambulerande samordnare. I Högsby utbildades två personer varav den ena hoppade av innan utbildningarna startade. Det har också visat sig att de specialutbildade personerna har behövts under längre tid än som planerades från början. Synpunkter från intervjuerna En del framhåller att det borde vara personal från HUL som svarar för supporten nu. Vidare menar användarna att den support som lämnas av den ambulerande samordnare är mycket värdefull. Någon pekar på att de tre kommunerna hade olika ambitionsnivå när det gäller internutbildningen. Detta kan också utläsas av den statistik som finns vid de olika utbildningstillfällena. I Uppvidinge kommun, som har högst antal anställda, var det minst antal personer som gick internutbildningen. Det har också framkommit att det finns behov av att genomföra ytterligare utbildningar som komplement för de som redan fått utbildning och de som nyanställts i kommunerna. I Högsby planeras en utbildningsomgång under våren 2008. 2.4 Hur ser tidplanen ut för rekrytering av en lönechef för HUL? En lönechef anställdes fr.o.m. den 1 juni 2006 på ett plus ett år med eventuell tillsvidareanställning. Vidare anställdes tre lönekonsulter från samma tidpunkt. Nulägesbeskrivning Lönechefen har fått en tillsvidareanställning fr.o.m. 1 juni 2007 eftersom Uppvidinge kommun inte beviljade tjänstledigt ytterligare ett år. I och med de problem som förekommit och fortfarande förekommer med systemet har HUL-kontoret haft ytterligare en person anställd under hela år 2007 och denna person beräknas vara kvar till och med mars 2008. Under granskningens gång har det vidare framkommit att en av lönekonsulterna sagt upp sig från sin tjänst, så det behövs en nyrekrytering till kontoret. 5
2.5 Vilka kostnader har hittills belastat den gemensamma nämnden? Hur har finansieringen skett? Jämförelse av kostnaden per löneutbetalning Vid granskningen år 2006 framfördes synpunkter på att utbildningskostnaderna skulle belasta driftbudgeten i stället för att aktiveras och därmed belasta HUL s driftkostnader som avskrivningar under åtta år. Dessutom konstaterades att det fanns kostnader som betalats av HUL som borde ha betalats av UppCom AB. Vidare framhöll vi att de varit en brist att projektledaren inte har haft budgetansvar under projekttiden. Inför beslutet att bilda Lönesamverkan HUL gjordes en beräkning över vad respektive kommun hade för kostnader för sina dåvarande system. Följande kostnader redovisades: Uppvidinge kommun Lessebo kommun Högsby kommun 132 kronor per lönespecifikation (1 350 enligt uppgift) 107 kronor per lönespecifikation (1 100 enligt uppgift) 124 kronor per lönespecifikation (900 enligt uppgift) Nulägesbeskrivning De synpunkter som framfördes angående utbildningskostnaderna och fakturorna som borde ha betalats av UppCom AB har inte reglerats. Utbildningskostnaderna ligger fortfarande kvar som tidigare i investeringskostnaden och UppCom AB har inte belastats med kostnader som är hänförliga till dem. Som vi tidigare konstaterat har projekttiden förlängts till 30 juni 2007. Den totala investeringskostnaden för projektet uppgår till 5 487 tkr. Budgeten var på totalt 4 221 tkr alltså ett överskridande med 1 266 tkr i förhållande till budgeten. Under andra halvåret 2007 har driftkostnaderna brutto uppgått till totalt 2 262,7 tkr och under samma period har de tre kommunerna och bolagen debiterats totalt 1 733,2 tkr. Verksamheten redovisar alltså ett underskott på 529,5 tkr. Faktureringarna bygger på den beräknade driftkostnaden enligt budget på totalt 3 466,4 tkr för hela år 2007. Som underlag för avskrivningarna och internräntan ingår investeringskostnader på 5 205 tkr. För att täcka det underskott som redovisats på driften och de ökade investeringskostnaderna som uppkommit borde 92 362 kr ha fakturerats ytterligare varje månad under det halvår som debitering har skett. När budgeten fastställdes för år 2007 beräknade den gemensamma nämnden att ta ut en ersättning per lönespecifikation på 72:93. Den ersättning som fakturerats är 76:50 per lönespecifikation och månad. Om merkostnaderna fördelas på antalet lönespecifikationer i 6
juli 2007, som var 3 776, blir priset per specifikation omkring 101 kronor. Till dessa 101 kronor kommer respektive kommuns egna kostnader för att hantera en löneutbetalning t.ex. inrapportering av scheman, avvikelsehantering m.m. 2.6 Övriga synpunkter Vid intervjuerna har det framkommit mycket kritiska synpunkter, men en del har försökt lyfta fram positiva saker. I det följande sammanfattar vi de synpunkter som har framförts. Positivt - I grunden ett bra system. - De anställda får rätt lön. - Ett bra system om det utvecklas, vid införandet inte färdigt på marknaden. - Inga bekymmer med systemet egentligen, men det måste utvecklas. - Tillgång till uppgifter på ett annat sätt än tidigare. - Fick bra utbildning. Negativt - Snäv tidplan. - Ingen håller idag ihop alla lösa trådar. - Personalen på HUL-kontoret upplever sig som lönehanterare. - Det har varit för lite diskussioner i kommunerna om de olika rollerna (vad ska en chef respektive assistent göra). - Kort tid att genomföra en så omfattande förändring. - Hur pålitligt är systemet? - Känner inte tillit till systemet. - Tveksamt om rätt lön går ut. - Systemet inte användarvänligt, är inte logiskt. - Måste få mer utbildning. - För sårbart i kommunerna (inga ersättare för cheferna t.ex.). - Att inte kommunerna såg till att ha tillräckligt med utbildare. 3 Vår sammanfattande bedömning Införandet av det nya PA-systemet har inneburit en hel del bekymmer och merarbete, vilket har lett till att brukarna i många fall är mycket kritiska till Lönesamverkan HUL. Kritiken är inte alltid hänförlig till HUL utan egentligen finns det brister i den egna kommunen. Vi bedömer att det idag saknas någon inom HUL och i kommunerna, som driver och utvecklar projektet vidare och känner därför oro för HUL s framtid. 7
Vidare konstaterar vi att den gemensamma nämnden fattar beslut som sedan inte effektueras. Vi tänker då t.ex. på ett beslut i nämnden den 23 maj 2007 om att en utvärdering av projektet skulle göras 31 oktober. Detta har inte skett. Vi bedömer att ansvarsfördelningen mellan HUL och kommunerna behöver klaras ut en gång för alla. Det dokument som finns anser vi beskriver detta på ett tydligt sätt. Vi menar vidare att det är anmärkningsvärt att ingen hänsyn tagits till våra synpunkter när det gäller att utbildningskostnaderna inte borde ha aktiverats och att det finns kostnader som är direkt hänförbara till UppCom AB och därmed inte bör belasta projektet. Projektet har kostat 30 procent mer än budgeterat och för det andra halvåret har också driftkostnaderna överskridits med drygt 30 procent mot budgeterat belopp. Vi är medvetna om att kostnadsökningen beror på de bekymmer och förseningar som förekommit vid införandet och att den gemensamma nämnden ställt ekonomiska krav på WM-data på grund av detta. Vi kan efter denna granskning inte uttala oss om verksamheten bedrivs ändamålsenligt och effektivt. Vi bedömer att den interna kontrollen inte är tillräcklig. 8