www.pwc.se Revisionsrapport Anna Gröndahl Granskning av lönesystem Vingåker kommun
Innehållsförteckning 1. Sammanfattande revisionell bedömning... 1 2. Inledning... 2 2.1. Bakgrund... 2 2.2. Uppdrag... 2 2.3. Avgränsning och metod... 2 3. Lönesystemet Personec P... 3 4. Granskningsresultat... 4 4.1. Kommunikation med ekonomisystemet... 4 4.1.1. Bedömning... 4 4.2. Kompetensutveckling och stöd... 4 4.2.1. Bedömning... 5 4.3. Effektivt och ändamålsenligt användande av systemet.... 5 4.3.1. Bedömning... 6 4.4. Ansvar för kvalitetssäkring... 6 4.4.1. Bedömning... 7 Vingåker kommun
1. Sammanfattande revisionell bedömning De förstroendevalda revisorerna har gett i uppdrag att genomföra en övergripande granskning av den interna kontrollen. Granskningen ska besvara följande revisionsfråga: Säkerställer avtal och överenskommelser kring löneadministrativa systemet att detta är ändamålsenligt och leder till en effektiv hantering? Vår samlade revisionella bedömning är att kommunstyrelsen delvis brister i den interna kontrollen gällande att säkerställa att det löneadministrativa systemet är ändamålsenligt och leder till en effektiv hantering. Vår bedömning är att det finns en osäkerhet i vilken information som lönesystemet kan leverera och hur den görs tillgänglig. Vår bedömning är att det finns brister i rutinerna kring säkerställandet av att informationen i ekonomisystemet innehåller rätt kostnader för rätt personal på respektive kostnadsställe. Vår bedömning är att det saknas tydliga dokumenterade rutiner i kommunen för frågor som direkt och indirekt rör lön. För att minimera olikheter och felaktigheter rekommenderar vi att skapa en samsyn i kommunen gällande frågor som rör avvikelser till lön som registreras in i självservice t ex genom en personalplan eller en personalhandbok. Detta är speciellt viktigt när arbetsuppgifter flyttas från lönekontoret till verksamheten i och med självservice och alla medarbetare ska registrera in sina avvikelser själva. Kommunstyrelen måste säkerställa att det finns förutsättningar för både de anställda att registrera in sina avvikelser rätt och för chefer/budgetansvariga och ekonomer att kunna följa upp sina personalkostnader och ta fram statistik på ett effektivt sätt. Vår bedömning är att det finns ett behov av utbildning i olika delar av lönesystemet, främst utdata både hos chefer och hos ekonomer. Vi ser det positivt att organisationen redan har identifierat att ett behov finns och rekommenderar dem att göra en kartläggning på vad det är för olika utbildningar som behövs i organisationen och genomföra dessa. Vår bedömning är att kvalitetssäkringen av ett decentraliserat lönehanteringssystem kräver att cheferna har en god kunskap om systemets möjligheter. Det krävs också en tydlighet gentemot respektive anställd och chef vad som gäller i de arbetsrättsliga frågorna och hur avvikelser till lön ska registreras in via självservice. Granskningen visar på brister inom dessa områden. Vingåker kommun 1 av 8
2. Inledning 2.1. Bakgrund Från kommunens löneadministrativa system hämtas uppgifter till kommunens ekonomiska redovisning. Kommunikationen mellan systemen är avgörande för en korrekt redovisning. Viktigt är också att kunskap finns om hur inrapportering i systemet påverkar utdata. I vad mån kommunstyrelsen säkerställer via avtal och överenskommelser ett ändamålsenligt system och en effektiv hantering har revisorerna valt att granska. Utifrån sin risk- och väsentlighetsanalys har revisorerna valt att i första han granska vad som har avtalats i samband med införande av löneadministrativa systemet. 2.2. Uppdrag De förtroendevalda revisorerna har gett i uppdrag att genomföra en övergripande granskning av den interna kontrollen. Granskningen ska besvara följande revisionsfråga: Säkerställer avtal och överenskommelser kring löneadministrativa systemet att detta är ändamålsenligt och leder till en effektiv hantering? För att bedöma detta används följande revisionskriterier: Hur säkerställer avtalet kommunikationen med kommunens ekonomisystem? Hur säkerställer avtalet kompetensutveckling och stöd? (vid implementering respektive löpande) Hur har kommunen internt säkerställt ett effektivt och ändamålsenligt användande av informationen i systemet? (till andra system, till användare) Vilka ställningstaganden har gjorts i kommunen kring effektivitet i samband med att lönesystemet inskaffades? (kostnadseffektivitet, kvalitetskrav) Hur ser ansvaret för kvalitetssäkring av systemet ut? 2.3. Avgränsning och metod Granskningen genomförs genom analyser av beslut i samband med inskaffande av systemet, avtal/överenskommelser m.m. Intervju med kommundirektör, personalchef, ekonomichef samt lönehandläggare. De intervjuade har fått möjlighet att sakgranska rapporten. Vingåker kommun 2 av 8
3. Lönesystemet Personec P Bakgrunden till att Vingåkers kommun bytte lönesystem är att deras tidigare lönesystem Personec K inte skulle finnas tillgängligt från och med 2012-06-30. Leverantören av Personec K, Aditro, erbjöd att byta till deras alternativ lönesystemet Personec P, som enligt personalchefen är ett lokalt system som de flesta av Sveriges kommuner använder. Ett samarbete inleddes med Flens kommun och enligt personalchefen var syftet att samla kompetens och försöka få ner priset främst genom gemensamma utbildningar. Enligt underlag från personalchefen baserades de budgeterade investeringsutgifterna för Personec P på att ett samarbetsavtal med Flens kommun träffas om framtida lönearbete. Ett samarbetsavtal finns dokumenterat om samverkan kring löneadministration som är påskrivet av personalcheferna i Vingåkers kommun och Flens kommun. I samarbetsavtalet står bland annat att kommunerna överenskommer att samverka i projektet att införa lönesystemet Personec P. Vidare står det att kommunerna utser en gemensam projektledare samt att en projektgrupp tillsätts som erhåller fullt mandat att genomföra nödvändiga åtgärder och fatta nödvändiga beslut så att projektplanen genomförs på utsatt tid till budgeterad kostnad. Det står inget om framtida samarbete gällande löneadministration. Under införandet av Personec P samarbetade lönehandläggarna i Vingåkers och Flens kommuner främst genom gemensam utbildning från Aditro. Investeringen blev något dyrare än budgeterat, 1 604 tkr mot budget 1 059 tkr, vilket främst beror på att det behövdes mer utbildning och konsulttid än budgeterat. Vingåker kommun 3 av 8
4. Granskningsresultat 4.1. Kommunikation med ekonomisystemet Enligt dokument från projektstart framgår att ekonom ingår i projektgruppen vid behov. Det framgår inte om det är ekonom från Vingåkers kommun eller Flens kommun. Enligt ekonomichefen så var kommunens ekonomiavdelning endast med i slutskedet av projektet och då relativt marginellt. Idag kommer filen från lönesystemet via mail till och ansvarig person på ekonomiavdelningen som sparar ner filen i en mapp för att sedan ta upp den i ekonomisystemet. För att sedan kunna bokföra uppgifterna i ekonomisystemet måste alla felkonteringar identifieras. Dessa konteras till ett konto för bevakning. Lista med felkonteringar lämnas till lönehandläggarna som sedan ska rätta felkonteringarna i lönesystemet. Rättningarna ska sedan komma i en rättningsfil varje månad så fort som rättningarna är klara. En osäkerhet finns i och med att det inte går att härleda rättningarna i ekonomisystemet som kommer från lönefilen. Det finns ett behov att tydliggöra ansvaret gällande uppföljning och avstämning av konton med löner. Vid försök att utreda differenser som fanns visade det sig att det var några lönefiler som inte hade lästs in under året vilket istället fick göras i slutet av året. För att kunna följa upp personalkostnaderna i budget måste cheferna gå in på två ställen för att få en helhetsbild av sina personalkostnader. I ekonomisystemet redovisas endast en klumpsumma och det är svårt att härleda i lönesystemet vilka personer som har genererat kostnaderna i ekonomisystemet. Detta skapar en osäkerhet om informationen i ekonomisystemet går att lita på. 4.1.1. Bedömning Vår bedömning är att kommunstyrelsen måste tydliggöra ansvaret gällande uppföljning och avstämning av konton med löner för att säkerställa att alla kostnader bokförs in i ekonomisystemet. Vår bedömning är att det finns brister i rutinerna kring säkerställandet av att informationen i ekonomisystemet innehåller rätt kostnader för rätt personal på rätt kostnadsställe. Vi rekommenderar att kommunstyrelsen tar med kontroller om personalkostnader (t ex att rätt lön konteras på rätt kostnadsställe) i sin väsentlighet- och riskanalys inför beslut om internkontrollplan på grund av att det inte finns möjlighet att härleda kostnaderna i ekonomisystemet. 4.2. Kompetensutveckling och stöd I samarbetsavtalet med Flens kommun ingick att kommunerna genomförde utbildningarna av systemet från leverantören, Aditro. Det var lönehandläggarna i kommunerna som fick utbildning av Aditro. Utbildningar för samtliga användare Vingåker kommun 4 av 8
fick kommunerna själva ansvara för. Inför införandet av Personec P höll lönehandläggarna utbildningar i grupp för alla anställda i modulen för självservice. Utbildningar erbjöds även till chefer i systemet både gällande självservice och utdata. Enligt avtal och dokumentation från projektstart finns information om olika delar av systemet. Enligt personalchefen finns mer funktioner i systemet än vad de använder idag och utdata är något som de själva tycker att de måste bli bättre på. Enligt intervjuer har systemförvaltaren haft utbildningar i självservice och utdata för olika grupper av både medarbetare och chefer i kommunen. Till exempel efterfrågades utbildning av förvaltningschefen på barn- och utbildningsförvaltningen då de under 2013 prognostiserade stort underskott. Ett av skälen var att personalkostnaderna var för höga jämfört med budget. Efterfrågan har föranlett diskussion om att genomföra utbildningar i utdata mer regelbundet. Enligt intervjuerna har en del frågor kommit upp i och med införandet av Personec P och modulen för självservice. De intervjuade upplever en osäkerhet vilka regler som gäller i kommunen i frågor som direkt och indirekt rör lön t ex om en anställd är sjuk, ska den själv lägga in det i självservice eller ska chefen göra det? Om en anställds utlägg ska ha en avvikande kontering hur registreras det osv. Idag saknas en personalplan och personahandbok i kommunen där frågor som ovan klargörs. 4.2.1. Bedömning Vår bedömning är att det saknas tydliga rutiner i kommunen för frågor som direkt och indirekt rör lön, t ex genom en personalplan eller personalhandbok. Detta är speciellt viktigt när arbetsuppgifter flyttas från lönekontoret till verksamheten i och med självservice och alla medarbetare ska registrera in sina avvikelser själva. Vår bedömning är att kommunstyrelen måste säkerställa att det finns förutsättningar för både de anställda att registrera in sina avvikelser rätt och för chefer/budgetansvariga och ekonomer att kunna följa upp sina personalkostnader och ta fram statistik på ett effektivt sätt. 4.3. Effektivt och ändamålsenligt användande av systemet. Det främsta skälet till att byta lönesystem var att det befintliga inte längre skulle finnas kvar. Kommunen var alltså tvungen att agera på något sätt och man valde att uppgradera till en nyare version av lönesystem från samma leverantör. Enligt uppgift var alternativet till en egen lönehantering, att köpa tjänsten från någon annan kommun eller av Aditro, men bedömdes som ett dyrare alternativ. Det finns inget dokumenterat underlag eller kalkyl som visar att kostnaderna att köpa tjänsten är högre i förhållande till kostnaderna att ha det i egen regi. Ett annat argument, enligt personachefen, är framtida kompetenstapp beträffande löner, avtal mm samt behov av det direkta samarbetet mellan löneadministratörerna och personalenheten i dessa frågor. Vingåker kommun 5 av 8
Genom bytet till Personec P infördes en ny version av självservice som en del av lönehanteringen. Enligt uppgift har lönekontoret sparat in en tjänst i och med det nya lönesystemet och införandet av den nya versionen av självservice. Lönehandläggarna har även fått en annan roll än tidigare, nu arbetare de mer stödjande och konsultativt. Valmöjligheterna är större i Personec P jämfört med det tidigare lönesystemet men det innebär även större ansvar för lönehandläggarna. Systemförvaltning tar en hel del tid jämfört med tidigare system. Lönehandläggarna får administrera mycket i systemet idag som leverantören gjorde tidigare. Exempelvis läser lönehandläggarna in många filer själva idag vilket gör att de upplever att de har större förståelse och koll på systemet än de hade tidigare. Det är även lönehandläggarna som bygger alla rapporter för utdata. Enligt de intervjuade finns en osäkerhet kring användandet av lönesystemet. De möjligheter som systemet ger och som också kommunen har betalat för används inte full ut. För detta krävs att användarna får mer utbildning, enligt de intervjuade. Det finns också en osäkerhet om indata till ekonomisystemet från lönesystemet blir rätt. Det nya lönesystemet har gett kommunen större flexibilitet och valmöjlighet, t ex är systemet inte låst lika länge vid månadskörningar som tidigare. Det finns stora möjligheter till utdata rapporter, något som de intervjuade påtalar saknas fortfarande. Kunskapen om utdata-rapporterna ute i verksamheten måste höjas. 4.3.1. Bedömning Vår bedömning är att kommunstyrelsen inte har säkerställt att lönesystemet används på ett effektivt och ändamålsenligt sätt. Det finns en hel del osäkerheter i organisationen vad gäller informationen i lönesystemet, hur användare får ut information och hur de sedan ska tolka den på bästa möjliga sätt. Vår bedömning är att det finns ett behov av kunskap i olika delar av lönesystemet, främst kring möjligheter att erhålla utdata. Ökad kunskap i systemets möjligheter behövs både hos chefer och hos ekonomer. Positivt är att organisationen redan har identifierat att behov finns och vi rekommenderar kommunstyrelsen tillse att kartläggning görs av vilka utbildningar som behövs i organisationen och att genomförande sker. 4.4. Ansvar för kvalitetssäkring Ansvar för kvalitetssäkring av lönesystemet är personalchefen. Under systemets införande hade styrgruppen ett övergripande ansvar att kvalitetssäkra projektet. Allt avvikande från månadslön och schema ska läggas in av den anställda och godkännas av chefen/assistent i självservice. Det är chefens ansvar att se till att rätt person får rätt lön. Det finns dock alltid en risk att något fel slinker igenom, särskilt i de fall där chefer har många anställda. Det finns chefer på vissa enheter som har ca 50 anställda. Grunden i Personec P är ett organisationsträd där behörigheter styrs ut på lägsta beslutsattestnivå. Det är systemförvaltaren som lägger in behörigheterna i Vingåker kommun 6 av 8
organisationsträdet. Sker förändring i organisationen ska det meddelas systemförvaltaren. Lönehandläggarna upplever att förändringar som sker kommer till dem i ett sent skede och då måste rättningar tillbaka i tiden ske. Det finns kontroller inbyggda i systemet som verkställs varje natt så fort som chefen godkänt avvikelserna. Exempel på kontroller är fellista där orimligheter framgår t ex om det är för mycket lön, för mycket övertid mm. Det finns även en inbyggd kontroll visar om kostnader genererats utan kontering finns. Dessa listor kontrollerar lönehandläggarna varje dag. Aditro har även en del kontroller innan de verkställer lönen. Om de t ex märker att någon ligger kvar på någon fellista kontaktar de lönehandläggarna för att kunna verkställa lönen. 4.4.1. Bedömning Vår bedömning är att lönesystemet i sig svarar för ett antal kontroller. Vår bedömning är dock att kvalitetssäkringen av ett decentraliserat lönehanteringssystem kräver att cheferna har en god kunskap om systemets möjligheter. Det krävs också en tydlighet gentemot respektive anställd och chef vad som gäller i de arbetsrättsliga frågorna och hur avvikelser till lön ska registreras in via självservice. Granskningen visar på brister inom dessa områden. Vingåker kommun 7 av 8
2014-04-02 Anna Gröndahl Projektledare Kerstin Svensson Uppdragsledare Vingåker kommun 8 av 8