Rutinbeskrivning Uppföljning av tillgänglighet Primärvård Dokumenthistorik Utgåva nr Giltig fr o m Giltig t o m Kommentar till ny utgåva Godkänd av (titel, namn, datum ) Byte av Diarie från ITC 2011-243 till LiÖ 2012-1241 2011-07-04 2012-12-31 Bytt från diarienummer Dnr VPC-2008-00047 samt information i sidhuvud p.g.a. omorganisation. 2010-09-07 Genomgående ändringar för anpassning efter nya regler gällande avvikelseorsaker, ombokningsorsaker samt avbokningsorsaker. Reviderat av Stina Jonsson 2009-09-16 Texttillägg 2.1, 2.2, 2.3, 2.4 och borttag av koder i 2.3. Reviderat av Pia Andersson och Stina Jonsson 2009-01-23 Större ändringar i texten samt att tillvägagångssätten brutits ut och blivit manualer. Reviderat av Pia Andersson och Stina Jonsson 2008-08-25 Textjusteringar. Reviderat av Pia Andersson och Stina Jonsson 2008-04-28 Textjusteringar. Reviderat av Pia Andersson och Stina Jonsson Martin Magnusson, Utvecklingschef och 1(10)
1 INLEDNING... 3 2 MÄTPUNKTER OCH ORSAKSKODER... 4 2.1 MÄTPUNKT FÖR FÖRSTA KONTAKT... 4 2.2 AVVIKELSEORSAKER... 6 2.3 OMBOKNINGSORSAKER... 7 2.4 AVBOKNINGSORSAKER... 8 3 ÅTERBESÖK OCH NYBESÖK... 9 2(10)
1 Inledning Tillgängligheten i primärvården har hittills följts via manuella mätningar en vecka två gånger per år. Från införandet av Cosmic inleds löpande uppföljning av tillgängligheten i primärvården med hjälp av rapporter hämtade ur systemet. Rapporterna finns tillgängliga via InfoView Cosmic Intelligence på Lisa och innehåller både sammanställda resultat och i en egen flik data för aktuella patienter med bland annat personnummer. Samtliga uppgifter kan sparas i bland annat excelformat för vidare bearbetning. Rapporterna för väntetidsuppföljningen i primärvården omfattar två delar: - Faktiska väntetider för patienter som har tagits emot på nybesök under senaste kalendermånad. - Antal väntande patienter på nybesök vid varje månadsskifte. Nationellt fokuserar väntetidsuppföljningen på läkarbesök. I Cosmic följs även besök till andra yrkesroller som självständigt tar emot patienter på nybesök. Uppgifter om faktiska väntetider kommer att vidarerapporteras till den nationella väntetidsuppföljningen. Berörda vårdenheter kommer med andra ord inte längre att behöva rapportera väntetidsuppgifter till den nationella väntetidsdatabasen. Publicering av resultat planeras på landstingets webbplats. Innan resultaten presenteras kommer enheterna att ges möjlighet att meddela eventuella felaktigheter. Information om väntetidsuppföljningen i primärvården finns på Lisa (http://lisa.lio.se/templates/page.aspx?id=29894). Projektledare Björn Hansson kan svara på eventuella frågor. 3(10)
2 Mätpunkter och orsakskoder För att få fram riktig och jämförbar statistik i de olika rapporterna krävs konsekvent och likvärdig registrering i Cosmic. Viktiga mätpunkter och orsakskoder vid uppföljning av tillgängligheten är registreringsdatum för bokningsunderlag (se 2.1), besökstyp (se 2.1), kontaktregistreringsdatum (se 2.1) samt avvikelseorsaker (se 2.2). I kommande avsnitt behandlas mätpunkten för första kontakt och orsakskoder. I väntetidsrapporterna tas hänsyn till registrerade avvikelseorsaker. Nedan följer principerna för vilken typ av registrering som ger utslag i väntetidsrapporterna. För vidare information om funktionaliteten kring hur registrering av mätpunkter och orsakskoder görs i Cosmic, se respektive manual på Lisa under Patientjournalen: - Manual registrera mätpunkt för första kontakt - Primärvård - Manual registrera avvikelseorsak - Manual omboka besök - Manual avboka besök 2.1 Mätpunkt för första kontakt Väntetiden startar det datum bokningsunderlaget registreras, registreringsdatum för bokningsunderlag, och avslutas när vårdkontakten genomförts, kontaktregistreringsdatum. Förutsättningen för att väntetiden skall mätas på vårdkontakten är att besökstyp nybesök har registrerats på kontakten. Figuren nedan visar start och slut för väntetiden samt vilken typ av registrering som ger utslag i rapporterna för väntetidsuppföljningen avseende första kontakt. Registreringsdatum för bokningsunderlag Bokningsunderlag + Besökstyp nybesök Kontaktregistreringsdatum Väntetid första kontakt Det är mycket viktigt att bokningsunderlaget registreras det datum patienten kontaktar vårdenheten. I de fall vårdbegäran inkommer till vårdenheten är det likaså mycket viktigt att direkt registrera ett bokningsunderlag med remissdatum som registreringsdatum. När bokningsunderlaget skapas, måste även anges hos vem eller hos vilken yrkesroll besöket ska ske. Antingen noteras att patienten ska komma på besök hos en enskild medarbetare eller (om det är oklart) vilken yrkesroll som ska ta emot patienten (läkare, sjuksköterska och så 4(10)
vidare). Om man glömmer att registrera vårdgivare och/eller yrkesroll, kommer den planerade vårdkontakten automatiskt att översättas till läkarbesök. 5(10)
2.2 Avvikelseorsaker Avvikelseorsak skall registreras om händelser eller situationer är kända redan när vårdkontakten registreras eller inträffar under väntetiden och som medför att det inte är rimligt att beräkna den totala väntetiden. En avvikelseorsak kan efterhandsregistreras eller ändras via bokningsunderlaget så länge kontaktregistrering inte utförts. Är kontaktregistrering utförd kan avvikelseorsaken ändras via snabbokningsunderlaget i tidboken. Matrisen nedan visar vilka avvikelseorsaker som finns, ger en beskrivning av dem samt visar några exempel på när de kan användas. Medicinskt orsakad väntan Kod Beskrivning Exempel Patienten får vänta p.g.a. medicinska skäl - Patienten kan inte komma på erbjuden tid p.g.a. medicinska skäl och ny tid kan inte erhållas förrän efter mer än 7 dagar efter tidigare bokad/erbjuden tid. Exempel: - Patienten är akut inlagd på sjukhus - Patienten har en pågående behandling (pc-kur) som måste vara avslutad före besöket - Denna kod används även när patienten placeras på väntelistan men ej skall erhålla tid för vårdkontakt inom 7 dagar. Patientvald väntan Patientvald väntan mer än 7 dagars förlängning Exempel: - Viss vikt skall uppnås - Viss ålder skall uppnås - Årskontroller - Patienten erbjuds en tid men vill av privata skäl vänta längre. - Patienten avbokar vårdkontakten och erbjuds en tid men vill av privata skäl vänta längre. - Patienten har uteblivit och erbjuds en tid men vill av privata skäl vänta längre. - Patienten föredrar att vänta tills en tid kan erhållas hos specifik läkare OBS! Om vårdenheten erbjuder patienten en besökstid efter mer än 7 dagar och patienten accepterar denna tid får denna avvikelsekod INTE användas. Patienten har i detta exempel inte tackat nej till en tid inom 7 dagar utan vårdenheten har erbjudit patienten denna tid och har således ej uppfyllt vårdgarantitiden om 7 dagar. 6(10)
2.3 Ombokningsorsaker Om patienten eller vårdenheten behöver omboka en vårdkontakt skall ombokningsorsak registreras. Uppfyller orsaken till ombokningen definitionen av avvikelseorsakerna Medicinskt orsakad väntan eller Patientvald väntan (se avsnitt 2.2), ska aktuell avvikelseorsak registreras på bokningsunderlaget i samband med ombokningen (se manual Omboka besök ). Matrisen nedan visar vilka ombokningsorsaker som finns, ger en beskrivning av dem samt visar några exempel på när de kan användas. Kod Beskrivning Exempel Patienten ombokar Det är patienten som orsakar ombokningen - Patienten blir akut inlagd - Patienten är sjuk (har en pågående pc-kur som måste vara avslutad före besöket) - Patienten uteblir Vårdenheten ombokar Annan orsak till ombokning Det är den vårdande enheten som orsakar ombokningen Ombokning görs av andra skäl än för de övriga ombokningsorsakerna - Patienten har förhinder/är på semester - Resursbrist - Vårdgivaren är sjuk - Ombyggnad av lokaler - Storstädning - Personalutbildning - Tidigareläggande av redan bokat besök - Byte av tid samma dag - Byte av vårdgivare - Byte av mottagning - Ny tid kan erhållas inom 7 dagar från tidigare bokad tid 7(10)
2.4 Avbokningsorsaker Avbokningsorsak skall anges när bokad vårdkontakt ska avbokas helt eller återföras till väntelistan. Uppfyller orsaken till avbokningen definitionen av avvikelseorsakerna Medicinskt orsakad väntan eller Patientvald väntan (se avsnitt 2.2), ska aktuell avvikelseorsak registreras på bokningsunderlaget i samband med avbokning åter till väntelistan (se manual Avboka besök ). Matrisen nedan visar vilka avbokningsorsaker som finns, ger en beskrivning av dem samt visar några exempel på när de kan användas. Kod Beskrivning Exempel Vårdenheten avbokar Det är den vårdande enheten som orsakar avbokningen - Patienten har fått flera tider för samma åkomma - Bokat på fel patient - Resursbrist - Vårdgivaren är sjuk - Ombyggnad av lokaler - Storstädning Patienten avbokar Annan orsak till avbokning Det är patienten som orsakar avbokningen Avbokning görs av andra skäl än för de övriga avbokningsorsakerna - Personalutbildning - Patienten har fått vård på annan enhet - Patienten uteblir - Patienten har flyttat - Patienten avstår vård - Patienten har fått förhinder - Patienten har avlidit - Byte av vårdande enhet - Patienten har fått oplanerad vård - Patienten har fått vård vid annan enhet - Patienten är vidareremitterad 8(10)
3 Återbesök och nybesök Uppföljningen av väntetider i Cosmic baseras på registrering av nybesök. Patienter som registreras med återbesök kommer inte med i väntetidsrapporterna. Definitionen av de nationella och östgötska definitionerna av ny- och återbesök kolliderar dock med definitionerna av vilka patienter som omfattas av vårdgarantin i primärvård. Nationell och östgötsk definition av ny- och återbesök Nybesök Besök som inte har medicinskt samband med tidigare besök eller vårdtillfälle inom samma medicinska verksamhetsområde Återbesök Besök som har medicinskt samband med tidigare besök eller vårdtillfälle inom samma medicinska verksamhetsområde För att lösa konflikten mellan definitionerna har överkommelse träffats med företrädare för primärvården i Östergötland om att tills vidare registrera ny- och återbesök enligt schemat på nästa sida. Logiken i schemat haltar på två punkter. Patienter som inte blev bra omfattas av vårdgarantin, men rekommendationen är att ändå registrera återbesök för dessa patienter. Ett annat observandum gäller vaccinationer, provtagning före läkarbesök, telefonråd samt lågprioriterade intyg (t.ex. körkortsintyg, intyg till försäkringsbolag och liknande), som inte omfattas av vårdgarantin. För att dessa patienter inte ska tas med i väntetidsrapporterna, måste återbesök registreras. Telefonkontakter ingår inte i väntetidsuppföljningen även om nybesök är registrerat. 9(10)
Följande tabell visar när ny- respektive återbesök registreras i Cosmic. Vårdsituation Registrering i Cosmic 1 Nytt medicinskt problem Nybesök 2 Oväntad/kraftig försämring/förändring av tidigare känt Nybesök medicinskt problem (t.ex. patient med kronisk sjukdom) 3a Remiss från sjukhus för nyupptäckt medicinskt problem som inte har handlagts eller behandlats av sjukhuset Nybesök 3b Remiss från sjukhus för nyupptäckt medicinskt problem som har handlagts eller behandlats av sjukhuset Återbesök 4 Remiss från sjukhus för fortsatt kontroll/uppföljning Återbesök efter genomförd behandling 5 Patient som inte blev bra efter nyligen genomförd Återbesök * behandling på vårdcentralen och därför vill komma på nytt besök 6 Patient som vårdcentralen kallar till kontroll/återbesök Återbesök eller då patienten uppmanats ta kontakt för bokning av kontroll/återbesök 7 Vaccinationer och lågprioriterade intyg (t.ex. körkorts- Återbesök intyg, intyg till försäkringsbolag och liknande) * Omfattas av vårdgarantin, men av praktiska skäl registreras återbesök Det är inte nödvändigtvis patientens allra första besök som är nybesöket. Ett exempel på detta är då vårdkontakt sker med t.ex. sjuksköterska innan nybesök hos läkare, sjuksköterskebesöket registreras då som återbesök. Patientens första vårdkontakt är i regel nybesök. I de fall vårdenheten beslutar att en patient ska träffa till exempel en sjuksköterska för bedömning (i stället för läkare) ska planerat nybesök hos sjuksköterska registreras i bokningsunderlaget. Om vårdkontakten hos sjuksköterskan leder till beslut om att patienten i nästa steg ska träffa en läkare, registreras läkarbesöket som återbesök. 10(10)