Förändrad informationshantering mellan lokala Innehåll Syfte och sammanfattning... 2 Bakgrund och nuläge... 3 Workshop... 3 Nuläge... 3 Framtida hantering av informationsöverföringar... 4 Förutsättningar för ett tydligare flöde... 4 Möjlighet till annan teknisk lösning... 5 Övergångsperiod... 6 Vad lärosäten bör göra med sin lokala utbildningsdatabas... 6 Bilaga 1... 8 Information från Ladok3-projektet... 8 Läsanvisningar från Ladok3... 8 Bilaga 2... 9 Deltagare på Workshop 29 oktober 2014... 9 1
Syfte och sammanfattning Detta dokument syftar till att beskriva förutsättningarna för informationshanteringen mellan lokala under en övergångsperiod då införandet av nya Ladok sker, samt presentera de förändringar som kommer att introduceras vid införandet av nya Ladok. De förestående förändringarna påverkar de lokala utbildningsdatabaserna i olika utsträckning och detta dokument syftar till att ge lärosätena ett informationsunderlag inför kommande arbete med att anpassa de lokala utbildningsdatabaserna. I korthet kommer den framtida integrationen mellan Ladok och NyA ske enligt följande modell: de lokala utbildningsdatabaserna integreras mot nya Ladok som i sin tur skickar data till NyA. Ändringar som sker i Ladok och NyA kommer att returneras till utbildningsdatabaserna. 2
Bakgrund och nuläge Workshop För att få bättre kunskap om den nuvarande situationen hölls en workshop i UHR:s lokaler i oktober med representanter från nätverket för lokala utbildningsdatabaser, Ladok3-projektet, NyA samt förvaltningsledningen för Ladok (för fullständig deltagarlista se bilaga 2). Syftet med workshopen var att diskutera och kartlägga olika alternativ till dagens situation, klargöra förutsättningarna under övergångsperioden till nya Ladok och därigenom se om det finns en möjlighet att enas kring en förändrad hantering av informationsöverföring som kan presenteras för alla lärosätena. Deltagarna på workshopen hade i stort en gemensam bild av hur situationen bör förändras och det är även den informationsmodellen som presenteras i detta dokument. Nuläge Nuvarande hantering av informationsöverföring mellan lokala utbildningsdatabaser, gamla Ladok samt NyA medför en viss komplexitet och ibland negativa konsekvenser. Detta på grund av att information kan skapas/uppdateras i flera system utan att det säkerställs att den förs över till samtliga system. I många fall finns det inte en tydligt utpekad huvudkälla för information, så kallad master, där information ska uppdateras och sedan spridas till övriga system. Detta har föranlett diskussioner om hur situationen kan förbättras och det har framförallt blivit aktuellt i samband med arbetet av nya Ladok som är under utveckling och ska lanseras av Ladok3-projektet under 2016-2017. 3
Framtida hantering av informationsöverföringar Målsättningen för ett nytt flöde bygger på önskan från alla parter att tydliggöra vilket system som äger rätten att förändra information. Det framtida informationsflödet är ett rakt flöde från lokala utbildningsdatabaser till nya Ladok och i sin tur till NyA. (Bild nedan från NyA) Det finns flera anledningar till att man önskar att informationsflödet ska se ut enligt bilden ovan. Det möjliggör att man kan införa en källa som är master och som sedan för över informationen till övriga system, d.v.s. att man kan styra så att det blir tydligt var man måste uppdatera och lägga in information. NyA har även uttryckt önskemål om att endast få information från Ladok och inte direkt från alla lokala utbildningsdatabaser. Detta av flera anledningar, men om målsättningen är att försöka ha en linjär informationsöverföring ansågs det på mötet mer rimligt att informationsordningen fungerar enligt bilden nedan då det finns ett större glapp mellan utbildningsdatabaserna och NyA än mellan utbildningsdatabaserna och Ladok. Det har unisont föreslagits att källan som ska vara master bör vara de lokala utbildningsdatabaserna eller Ladok (om ingen separat utbildningsdatabas används). Förutsättningar för ett tydligare flöde Inom nya Ladok har flera åtgärder gjorts för att möjliggöra en tydligare hantering av utbildnings- respektive utbildningstillfällesinformation. Lärosätena ska kunna välja om deras master ska vara utbildningsdatabasen eller Ladok. Vidare finns möjlighet att sätta status på information i nya Ladok, status utkast, pågående respektive komplett. Det möjliggör att all hantering och administration skulle kunna utföras i lokala utbildningsdatabaser och att informationen endast förs över till Ladok när informationen betraktas som klar. Varje lärosäte kan själva välja att sätta kriterierna för olika status. I sin tur förs 4
endast information från Ladok till NyA efter att viss status har satts på informationen som bestäms gemensamt och som gäller för alla lärosäten (ansatsen är att informationen för utbildningstillfällen har status komplett och information för utbildning har status pågående men detta måste säkerställas inför slututformningen). Nya Ladok kommer att ha en inbyggd databas för att ta om utbildningsinformation som lärosäten kan använda. Dock kommer inte Ladok innehålla funktionalitet för att fullt stödja de processer som innebär att ta fram, utveckla och fastslå utbildningsutbudet. Möjlighet till annan teknisk lösning När samtliga lärosäten som idag använder lokal utbildningsdatabas för att skicka utbildningsinformation har konverterat till ett flöde via nya Ladok finns goda förutsättningar att även ändra andra tekniska lösningar. Det uttrycktes önskemål från NyA om att avveckla Hubble i framtiden men att man fortsatt kommer att använda sig av Emil2 under övergångsperioden. 5
Övergångsperiod För varje enskilt lärosäte kommer det finnas en tydlig brytpunkt där man går över till nya Ladok. För förvaltningarna av NyA, gamla Ladok respektive nya Ladok kommer det att bli en övergångsperiod där både gamla och nya Ladok måste hanteras eftersom lärosätena går över till nya Ladok vid olika tillfällen. Övergångsperioden kommer att ske under åren 2016-2017 preliminärt. (Bild nedan från NyA) Under övergångsperioden kommer inga förändringar att göras av inhämtningshanteringen via Hubble för att publicera utbudet på sökandewebb och möjliggöra inkoppling till antagningsomgång och öppnande av anmälningsmöjlighet. De förändringar som eventuellt görs för hantering av personunderlag, meriter, utbildningsinformation för tolkning av meriter etc. kommer inte att påverka hanteringen av batchar för gamla Ladok. Vad lärosäten bör göra med sin lokala utbildningsdatabas För att lärosätena ska kunna hantera den förändrade informationsöverföringen för framtiden behöver lärosätena anpassa sin lokala utbildningsdatabas till nya Ladok. Varje lärosäte behöver analysera hur anpassningen bör ske och när arbetet måste påbörjas för att vara redo till när nya Ladok produktionssätts. Dessutom bör man analysera om 6
utbildningsdatabasen har spelat ut sin roll eller om den kan byggas om och hur man ska hantera en övergång från befintligt Ladok till nya Ladok. Förhoppningsvis kan flera lärosäten samverka i analysen för att minimera arbetet. Alla lärosäten måste sätta upp gränssnitt från sin lokala utbildningsdatabas till nya Ladok via REST. Lyckas man inte med det initialt får man hantera informationsöverföringen manuellt. Se även information från Ladok3-projektet i bilaga 1. 7
Bilaga 1 Information från Ladok3-projektet Ladok3-projektet har delat information nedan som är till hjälp för att analysera vilka eventuella förändringar som behöver göras i lokala utbildningsdatabaser. Med hjälp av denna information bör analysen kunna påbörjas redan nu på lärosätena. Det finns även information om tabeller i informationskonverteraren (IK). Representanter för lokala utbildningsdatabaser gav även önskemål om att lokala utvecklare och systemförvaltare bör få utbildning från Ladok3-projektet. Ladok3 kan tänka sig att organisera ett eller flera utbildningstillfällen för detta beroende på målgrupp, men det är av stor vikt att deltagarna har läst in sig på materialet inför en sådan utbildning för att det ska vara givande. Läsanvisningar från Ladok3 Officiell sida: https://confluence.its.umu.se/confluence/pages/viewpage.action?pageid=63903638 Produktbeskrivning: https://confluence.its.umu.se/confluence/display/ldar/produktbeskrivning Utbildningsinformation: https://confluence.its.umu.se/confluence/pages/viewpage.action?pageid=63903638 Grunddata: https://confluence.its.umu.se/confluence/display/ldar/grunddata Informationskonverterare (innehåller information om konverterade tabeller och information o användning i Ladok3): https://confluence.its.umu.se/confluence/display/ldar/informationskonvertering När det gäller REST-tjänster så ligger de i MIT-miljön: https://www.mit.ladok.se/restdoc 8
Bilaga 2 Deltagare på Workshop 29 oktober 2014 Håkan Tropp Jessica Klarström Johanna Belzacq Karim Andersson Per Sandström Bo Sehlberg Catherine Zetterqvist Anders Mobjörk Reijo Soréus Erik Wallenberg Bondesson Carina Lindström Lokal utbildningsdatabas (Kursinfo) Högskolan i Skövde Lokal utbildningsdatabas KTH Lokal utbildningsdatabas Stockholms universitet Lokal utbildningsdatabas (Lubas/Gubas) Lunds Universitet Lokal utbildningsdatabas (Selma) Uppsala Universitet Lösningsansvarig Ladok3 Huvudproduktägare Ladok3 FLV NyA FLT NyA FLIT Ladok Vikarierande FLT Ladok 9