sida 1 Protokoll: Styrelsemöte HGK styrelse Plats: Torpet Lindö Tidpunkt: 2013-03-14 17.45 20.30 Kallade: Stefan Thorberg (ST), Patrik Stålemark (PS), Per Liedstrand (PL), Berndt Lundberg (BL), Wolfgang Erbe(WE), Louise Lindell (LL), Jan Rosing (JR), Hans Gustavsson (HG), Åke Pilhanen (ÅP). Frånvaro: Adolf Franzén (AF) 1. Mötets öppnande ST hälsade alla välkomna till mötet i vårt egna klubbtorp på höjden ovanför Lindöanläggningen med smörgås och kaffe. AF anmäldes sjuk. 2. Godkännande av dagordning Årsmötesprotokollet höst 2012, Styrelseprotokoll 1 och Styrelseprotokoll 2 justerades. Beslut: Att lägga protokollen till handlingarna. Att godkänna dagordningen med tillägg av 12.1 Banplanering 12.2 Externa tävlingar och 12.3 Nordea Masters 3. Val av sekreterare Sittande PS 4. Val av justerare Ordförande ST 5. Styrelsens arbetsformer 5.1 Styrelseschema ST har uppdaterat schemat på nytt. Beslut Att godkänna det uppdaterade styrelseschemat och lägga det till handlingarna. 5.2 Styrelsens roll och fördelning Information: Ordförandena för våra anläggningar presenterade sina vice ordförande med följande namn. Harriet Edsbrand Riksten, Catarina Ceder Lövsättra samt Håkan Strömbom Lindö. Beslut: Att notera dessa till protokollet samt lägga upp på webben.
sida 2 5.3 Genomgång samarbete Capital Golf AB (CGAB) och planerade möten Styrelsen hade en avstämning av förra styrelsemötet och första träffen med Tony Trigell som ny huvudägare i CGAB, samt de fortsatta träffarna med CGAB representanter. Vi upplever samarbetet som positivt och inväntar nu resultat av de diskussioner som förts. Kommande möten genomförs enligt plan. 5.4 Programförklaring 2010-2013 och V-planer 2013 HGK Elit Herr JR rapporterade att säsongen är planerad med en satsning på tävlingar både för bredd- och spets elit. Det har tagits fram en manual för tävlingsspel i som alla tävlande i HGK regi förväntas följa. HGK Elit Dam En rapport från My Rydin via ST berättade om full fart på verksamheten med både vinterträning och rekrytering. HGK Senior Rapporten från Rein Sule via ST sade också den att verksamheten är följer plan och följer tidigare års framgångsrecept. Närspel ST rapporterade att här behövs ett omtag och nytt fokus på frågan vid mötet 5-6 april. Beslut: HG fick i uppdrag att med hjälp av BL och JR ta fram en ny plan så vi verkligen kommer igång. Presenteras på nästa möte och till Kick-off. HGK Junior ÅP meddelade att sektionen följer sin plan så här långt och att det planeras tre deltävlingar i HGK Junior tour med fokus på deltagande. Supporterklubben LL och ÅP redogjorde för arbetet med supporterklubben och planeringen av mötet på Riksten i samband med årsmötet. Styrelsen diskuterade behovet av att utöka finansieringen via supporterklubben. Fokus för året är att utöka antalet supportrar. Inbjudningar till Inspirationsträffarna för elitgruppen kommer också att skickas till Supporterklubben. En presentationstext på webben av alla elitspelare ska tas fram. Det kommer att genomföras en supportertävling där fokus ligger på att delta. Beslut: Att de centrala tävlingarna Kick-off och fyrklövern ska bidra med 10 % av tävlingsavgiften till supporterklubben. HGK Tävling HG rapporterade att en funktionärsutbildning har genomförts med 20 deltagare och att ett funktionärsschema för hela säsongen har sammanställts. I fyrklövern har två nya klasser tillkommit för att göra tävlingen attraktivare för både hög- och låghandikappare. Särskilt fokus ligger på den nya C-klassen Hcp 25-36 som är den grupp golfare som enligt SGF har störts avhoppsfrekvens. Medlemsenkäten talar också om ett önskemål om fler lättsamma tävlingar. Beslut: HG fick i uppdrag med hälp av PL och BL att ta fram ett nyhetsmail för Fyrklövern med betoning på den nya klassen så höghandicappare känner sig extra välkomna. Lövsättra WE kunde meddela att fokus på banan även detta år är trivsel, familjevänligt och klubbkänsla. Snabbare spel genom uppklippta ruffar och andra förslag genom banteamet kommer också att prioriteras. Första steget blir ett möte med CGAB och greenkeeper i april. En aktivitet för närboende skolbarn kommer att genomföras.
sida 3 Riksten LL rapporterade att teamet ska ha ett helgmöte i april för att genomföra uppdateringarna på webben gemensamt. Fokus för året blir färre tävlingar än ifjol men med bättre kringarrangemang. Ett annat fokus är att fånga upp nybörjare för att med hjälp av en fadder och en nybörjarscramble värva fler. Målet är 18 nya deltagare. Lindö rapporten har mailats styrelsen innan mötet. HGK Junior ÅP sammanfattade gruppens möten så här långt med följande. Ett antal resurspersoner är utbildade Han upplever att CGAB är med på banan vad gäller äventyrslandet. Den 28 april kommer en rekryteringsdag att hållas I maj genomförs ett vårläger för de bästa juniorerna. En ny lokal junioransvarig på Lindö har utsett i Fredrik Neumann och ÅP lämnar. Tävlingsansvarig för HGK Junior centralt är vakant HGK Junior söker också en ansvarig för kringarrangemang på juniortävlingarna. 6 Projekt HGK Webb PL lämnade en statusrapport kring webbprojektet enligt följande. Den 25 februari genomfördes en utbildningsdag med 22 engagerade och entusiastiska personer närvarande. Tidsplanen har spruckit då CGAB inte genomfört sina delar av den i tid. Det saknas ett antal centrala tekniska lösningar för att vi ska kunna lägga in den information som behövs. CGAB har nu tillsatta mer resurser för projektet i Mikael Lindo som är IT ansvarig på bolaget. PL tar ett möte med honom i närtid för att hantera de utestående frågorna och revidera tidsplanen. Bland punkterna märks en ny portalsida, bildbank och att löpsedeln centralt hanteras av PL för eventuell publicering av lokala nyheter. På grund av förseningen krävs ett antal uppdateringar på den gamla hemsidan då trafiken under mars brukar vara hög. Den 29 mars släpps tävlingsanmälningarna. Beslut: Att uppdra till BL att fungera som kontaktperson för projektdeltagare under perioden 20 mars-5 april då PL inte kan delta. Att uppdra till PS att fungera som kontaktperson mot CGAB under PL frånvaro. Att uppdra till respektive ansvarig för de olika ansvarsområdena att uppdatera välkomsttexten på den gamla hemsidan och rapportera av detta senast den 27 mars. 7 Ekonomi BL rapporterade kort att ekonomin följer budget. Styrelsens kostnad sjunker i och med att vi har nästa möte lokalt på Lindö. 7.1 Sponsring ÅP tog upp det förslag till sponsoravtal som han presenterat för styrelsen och hans bolag XLNT Search. Det innehåller en grundersättning om 10 tkr samt 20 % i rekryteringsarvode som tillfaller klubben ifall något tips från klubbens kontaktnät leder till konkreta rekryteringsuppdrag. ÅP redogjorde också för behovet av medlemskap i en branschorganisation inom sponsring, Sponsor & Eventföreningen (www.sefs.se)
sida 4 ST klargjorde styrelsens och respektive verksamhetsområdes mandat i denna fråga och lyfte också behovet att ändra de befintliga riktlinjerna kring resepartners med hänsyn till CGAB. Efter diskussion togs följande beslut. Beslut: Att upphäva de befintliga riktlinjerna kring externa resepartners. Att uppdra till ST att ta fram ett förslag inför nästa möte till riktlinjer för både resepartners och sponsorer för andra delar av verksamheten med utgångspunkt i de nyss upphävda riktlinjerna. Att godkänna avtalet med XLNT Search men skjuta på detaljerna kring motprestation från HGK sida till nästa möte. Att uppdra till ÅP att komma med förslag på motprestation för HGK för detta avtal. Att uppdra till ÅP att söka medlemskap i Sefs och bevilja medel för detta, 5 700 kr. Att uppdra till PS att anmäla de styrelsemedlemmar som inte har en prenumeration av Golf & Affärer till SGF. Att bordlägga avstämning av subventioner på årsavgifter. 8 Verksamhetsberättelser, årsredovisning 2012 samt kommande årsmöte Det utkast till verksamhetsberättelse som PS sammanställt behöver kompletteras med ett antal texter. Berörda ser till att skicka underlag respektive korta ner sina bidrag till PS. En färdig verksamhetsberättelse ska vara klar till den 6 april då kallelse till vårmötet enligt stadgarna ska sändas ut. Vid årsmötet kommer en röstlängd med namn och golf-id att upprättas. Beslut: Att kompletteringar av verksamhetsberättelsen sänds till PS senast den 27 mars. Att uppdra till PS att ta fram ett underlag för röstlängd. 9 SGF Introduktionskort och SGF Distriktskort. Information: Styrelsen lottade vem som jämte klubbordförande tilldelas Svenska Golfförbundets (SGF) Introduktionskort 2013 samt motsvarande turordning för Stockholms Golfdistriktsförbund (SGDF) kort för spel inom Stockholmsdistriktet. Beslut: Att utse förutom ST (automatiskt) även JR som innehavare av SGF introduktionskort i GIT 2013. Att uppdra till BL att rapportera in dessa. Att använda SGDF korten inom styrelsen vid behov med samma rutiner som förra året. 10 SGDF Vårmöte/ordförande möte. ST och BL deltog som HGK representanter och rapporterade följande. På mötet representerades 25 av distriktens 60 klubbar. SGDF har 7 mandat på SGF årsmötet. SGDF ekonomi är mycket god med 1,5 mkr i fonderade medel. Därför beslöts en sänkning av medlemsavgifterna för junior från 22 kr till 10 kronor samt från 22 kr till 20 kr för övriga medlemmar. Budgeten fastställdes med ett underskott på ca 250 tkr.
sida 5 SGF däremot har en dålig ekonomi med ett underskott på 4 mkr. Detta underskott ska täckas genom interna kostnadsbesparningar på 2 mkr och 2 mkr i höjning av medlemsavgifter som motsvarar 5 kr per medlem. Det beslöts att SGDF stödjer förslaget. Mötet var i övrigt eniga om samtliga motioner och stödjer naturligtvis SGDF: s motioner. Strax innan diskussionen om ordförandevalet för SGF skulle inledas hoppade valberednings kandidat av och endast sittande ordförandes kandidatur återstår för tillfället. Enligt utsago är dörren fortfarande öppen för andra kandidater. Motionerna till SGF diskuterades och SGDF beslöt att avslå motionen från Skåne i 27 att-satser kring golfens utveckling trots att vissa delar var bra. Mötet gav mandat till ombuden att agera för att om möjligt stödja de bra delarna. Motionen från Åsele GK kring en ny finansieringsmodell beslöts att röstas mot då detta behandlasdes för 2 års sedan med stort motstånd från samtliga distrikt. 11 Uppstartsmöte och Kick-off ST, BL och JR ansvarar för planeringen kring uppstartsmötet 5-6 april och agendan Uppstartsmötet 5-6 april på Lindö har fokus på innevarande säsong för att säkra säsongplaneringen och hantera möjliga felkällor. Vi gör också en avstämning av programförklaringen och tittar på de punkter inom respektive områden som inte är avklarade eller bedöms inte går att genomföra. De utestående punkterna från strategikonferensen i Berlin 2012 ska också diskuteras på nästa möte. Beslut: Att uppdra till hela styrelsen att se över sina respektive punkter i programförklaringen och maila de punkter som ska genomföras detta år senast 27 mars. Att uppdra till BL att bjuda in Stefan Brikell som CGAB representant samt greenkeeper på Lindö som inledande punkt på fredagen 15.00. Att uppdra till BL och JR att sammanställa de frågeställningar vi vill ha svar på angående ban- och anläggningsskötsel under detta år. Att uppdra till ST att sammanställa utestående punkter från Berlinmötet. 11.1 Kick-off och Olympiagolf HG och BL redogjorde för planeringen så långt och berättade om målsättningen att tävlingen ska slå rekord och vara landets största i sitt slag med två banor samtidigt. Vi ska ha flest antal deltagare i Olympiagolfen av alla klubbar. Spelformen är poängbogey som kan kompletteras med en lagtävling. Det kommer att gå ut nyhetsbrev, inbjudan och blänkare på hemsidan för detta evenemang senast den 22 mars. Planeringen är färdig i stora drag. HG meddelade också att det finns en vakans att tillsammans med honom fungera som ambassadör för Olympiagolfen på klubben. Önskekandidaten vore en kvinna från Riksten. Rekryteringsarbetet fortsätter. Beslut: Att HG och BL rapporterar av arrangemanget på styrelsemöte den 5-6 april. HG med hjälp av BL och ST finslipar nyhetsmail som ska gå ut!
sida 6 12 Övriga frågor 12.1 Banplanering JR efterlyste en uppdatering av de åtgärdsplaner som har tagits fram för respektive anläggning till 2013. Dessa diskuteras i samband med nästa möte och den anläggningspunkt som vi tillsammans med CGAB kommer att hålla då. Beslut: Att uppdra till respektive ordförande att uppdatera dessa åtgärdsplaner till nästa möte 5-6 april. 12.2 Externa tävlingar JR kunde rapportera följande kring de externa tävlingarna under året. JMI Huvudstadens Junior Open som riktar sig till duktiga spelare mellan 16-21 år kommer att genomföras den 15-16 juni, 18+18 hål. Vi räknar med god uppslutning och tävlingen spelas med caddie. "Skandia Riks omgång 3 kommer att spelas 36+18 hål på Riksten 29-30 juni. Antalet deltagare är 78 st i åldern 16-21 år. Deltagarna tillhör de bättre i Mälardalen. " Huvudstaden Open Mini touren ställs in detta år då den inte gick att passa in i spelprogrammet. 12.3 Nordea Masters BL redogjorde för planeringen och kunde konstatera at det i dagsläget är 55 anmälda funktionärer. Det kommer ut ett nytt nyhetsbrev den 15 mars. Beroende på uppslutning kan HGK ta hand om två hål och eventuellt entrén. 13 Nästa möte Genomförs på Lindö golfanläggning inklusive obligatorisk övernattning den 5-6 april med start fredag 15.00 och avslutning lördag 17.00. Vid protokollet Patrik Stålemark Klubbsekreterare Stefan Thorberg Klubbordförande