Information Servicenämnden Landstingsservice Datum 2015-09-30 Sida 1 (3) Dnr Verksamhet Bilaga 4 a) Det ekonomiska läget i LtD Genomlysning av HoS De förändringar som beslutades i tjänstemannaledningen respektive LF före semesterperioden har LsD av inte varit delaktiga i, vilket rapporterades vid föregående Servicenämnd. HoS har ännu inte redovisat några detaljerade planer för genomföranden, konsekvensanalyser, riskanalyser eller kvalitetssäkrat besparingsmålen, vilket försvårat och försvårar LsD möjligheter att arbeta vidare med förändringarna. Det är således mycket svårt att kvalitativt, med endast antaganden som grund, planera för eller genomföra förändringar i verksamhet eller organisation. Den 7 september inbjöds LsD att närvara vid fortsatt genomlysning av HoS. Fem arbetsgrupper redovisade nuvarande arbetsläge med fortsatt genomlysning. Serviceförvaltningen har hittills inte medverkat i någon av dessa arbetsgrupper. Den synnerligen snäva tidplanen för arbetsgrupperna att utarbeta långsiktigt hållbara förändringar i HoS synes vara riskfylld. LsD uppfattning är att service borde vara en naturlig del av vårdprocessen och att LsD av den anledningen bör vara med tidigt i förändringsarbeten. Översyn administration Beslut om centralisering av stödfunktioner inom ekonomi, personal, kommunikation och IT togs i LF efter ett synnerligen snabbt förlopp inför semesterperioden. Detta skall nu verkställas fr.o.m. 1 januari 2016. Vilka förändringar en centralisering kommer att innebära, är i dagsläget okänt, men sannolikt är att de förestående förändringarna inom f.f.a. HoS, innebär ett utökat behov av nära verksamhetsknutet personal- och ekonomistöd. Förvaltningscheferna har nu fått uppdraget att inkomma med konsekvensanalys samt riskanalys senast 25 september. Övriga besparingsåtgärder 2015 I samband med LD-LG den 19 maj redovisades ett extra besparingsuppdrag där LsD skulle inkomma med förslag på s.k. lätt-plockade frukter. Ett diskussionsunderlag överlämnades den 7 maj till högsta ledningen omfattande 1,8 Mkr. Utan föregående dialog kring underlaget räknades ändå beloppet in i ett totalt avkastnings-/besparings- Postadress Besöksadress Kontakt Handläggare 791 82 Nissers väg 6 023-49 00 00 Ulf Cristoffersson 070-313 58 32 Falun Falun ulf.cristoffersson@ltdalarna.se Förvaltningschef Org. nr:232100-0180 ulf.cristoffersson@ltdalarna.se
Landstinget Dalarna Information Servicenämnden Landstingsservice 2015-05-27 Sida 2 (3) krav på 4,8 Mkr. LsD hävdar att endast ett avkastningskrav på 3 Mkr innebär en tillräcklig utmaning för en verksamhet som i huvudsak är intäktsfinansierad och omsätter ca 300 Mkr/år, vilket motsvarar ca 3,8% av LtD totala budget. Detta kan sättas i relation med HoS s prognostiserade resultat på - 400Mkr. Ekonomiska förutsättningar 2015 Under året har förvaltningen haft kostnadsökningar utan egen förskyllan motsvarande ca 3 Mkr och dessutom en utebliven uppräkning av driftavtal motsvarande ca 3 Mkr. Sammantaget innebär det ca 6,2 Mkr som är underfinansierade. En effektivisering genom nytt gasavtal har skett med direkt kostnadsreducering för koncernen motsvarande 4 Mkr/års. Därutöver är LtD nu bäst i hela landet avseende energioptimering, vilket motsvarar en kostnadsreducering på 14 Mkr/år, relativt rikssnitt. Dylika effektiviseringar faller olyckligtvis snabbt i glömska hos landstingsledningen. (Bilaga) Övriga besparingsåtgärder 2016 Förutom ett avkastningskrav på ytterligare 3 Mkr skall dessutom 6 Mkr sparas på kostnadssidan. Sammantaget motsvarar detta en personalreducering med ca 20-25 medarbetare, jämfört med budget 2015. Inom ramen för detta har Servicerådet en förväntan på LsD att sänka servicegraden mot kund (HoS). LsD har dock inte uppfattat inom vilket eller vilka segment som nuvarande servicenivå är för hög. LsD bedömning att det kommer att krävas ett helt nytt sätt att agera på dessa utmaningar och de förestående förändringarna. Beträffande högsta ledningens inriktning om en standardiserad ersättningsmodell för koncernen, kvarstår farhågorna kring hur detta kommer att påverka förutsättningarna för koncernen att styra, mäta och följa upp. b) Upphandling outsourcing Café Oasen Säter Det finns ingen extern intressent för driften av Oasen. Verksamheten urholkar LtD s ekonomi med 1-1,5 Mkr/år. Det sammanlagda underskottet för de senaste nio åren uppgår till 11,4 Mkr.
Landstinget Dalarna Information Servicenämnden Landstingsservice 2015-05-27 Sida 3 (3) c) Projekt Mer tid för patienten Vårdnära service (VNS) VNS-pilot (städ) i Avesta fullföljs enligt plan. Hittills mycket positiva resultat och erfarenheter av piloten. Återkopplingen från både patienter och vården är uteslutande positiv. Ett planerat styrgruppsmöte i aug, ställdes olyckligtvis in med kort varsel, där redovisning av pilotens resultat hittills skulle redovisas. F.n. råder det därför oklarhet i hur delprojektet ska hanteras fortsättningsvis. d) Bevakning Genomlysningen av bevakningsfunktionen Falun-Borlänge-området är genomförd. Utredningen har kommit fram till att det från årsskiftet är möjligt att effektivisera bevakningen och därmed kunna reducera den totala bemanningen. LsD har fått ett separat uppdrag, av Servicerådet att se över driftsformen för parkeringsövervakning och parkerings-/kontroll-avgifter. Även denna behöver ses över i ett koncernperspektiv. Detta ärende kan därefter bli föremål för hantering i nämnden. Ett muntligt utredningsuppdrag har inkommit från Ltdir om att utreda driftsformen för portvaktsfunktionen på Rättspsykiatriska kliniken (RPK) i Säter. Utredningen ska ge underlag för beslut om ett fortsatt bevakningsuppdrag för LsD alternativt verksamhetsövergång till RPK. Underlag för beslut ska vara klart inför 2016. e) Uppdrag - Flytta Håksbergsarkivet Uppdraget är genomfört under sommaren, inom angiven tidsram, dessutom med ett mycket lyckat resultat. (Bilaga)
Information Nämnden Servicenämnden Landstingsservice Datum 2015-09-30 Sida 1 (1) HR-enheten Dnr Bilaga punkt 4 b Personal Bemanning Bemanningen har minskat till 394,93 stycken faktiska årsarbetare, ifrån 395,83 för samma period föregående år. Antalet anställda har gått ifrån 454 till 445 i förvaltningen, en minskning på nio medarbetare. Förvaltningen har under sommaren arbetat med att kartlägga orsakerna till de ökande personalkostnaderna. En genomförd åtgärd är de prövningsrutiner kring återanställning som införts. Dessa rutiner och riktlinjer om överprövning innebär att cheferna utmanas att nyttja sin personals kompetenser mer än i dagsläget innan en återbesättning får ske. Dispensrutinerna gäller alla former av anställningar, både tim- som tillsvidareanställningar. Sjukfrånvaron Den totala sjukfrånvaron inom förvaltningen är 7,2 % för perioden januari-augusti 2015, korttidsfrånvaron är 3,5 %. Under motsvarande period föregående år var den totala sjukfrånvaron också på 7,2 % och korttidssjukfrånvaron var då 2,8 %. Sjukfrånvaron har stigit främst inom korttidsfrånvaron i våra verksamheter. Många medarbetare har drabbats av förkylningar och influensor under sommarperioden. Det finns även signaler på att medarbetare har upplevt ökad stress pga. ett minskat vikariatsintag de senaste månaderna och att det även skulle kunna vara en bidragande orsak till sjukfrånvarotalen. Här är det viktigt att en god kommunikation finns mellan chef, medarbetare och fackliga kring de nya förutsättningarna för vikarieintag. Arbetet med att försöka minska sjukfrånvaron fortgår genom tidigt insatta rehabiliteringsåtgärder inom förvaltningen. Postadress Besöksadress Kontakt Handläggare 791 82 Falun Nissers väg 6 023-49 09 02 Alexander Klein Storm Falun 076-779 09 02 Personalchef alexander.storm@ltdalarna.se
Anteckningar LANDSTINGSSERVICE Datum 2015-09-08 Sida 1 (1) Dnr C) EKONOMI Budgetprocessen Även i år har förvaltningens Ekonomi- och HR-enhet genomfört en utbildningsinsats för samtliga chefer inom förvaltningen i samband med en chefsutvecklingsdag. Syftet var att gå igenom budgetprocessens olika delar, att presentera förändringar i kommande års process baserade på den årliga utvärdering av budgetprocessen som genomförs varje år, att redogöra för de centrala budgetdirektiven samt de ekonomiska utmaningarna inför 2016. Processbilderna från utbildningsdagen biläggs. Budgetförutsättningar Inför budget 2016, har inga budgetberedningsmöten med representanter från Landstingsservice samt ekonomidirektör och budgetchef genomförts. De centrala budgetdirektiven för Landstingsservice inför verksamhetsåret 2016, är hämtade från vårens finansplan. De anges i korthet nedan: Avkastningskrav 3,0 Mkr Besparingskrav 6,0 Mkr Prisuppräkning inom Landstinget Dalarna 2,7 % Förväntad löneutveckling 2,7 % Internränta 2,4 % Arbetsgivaravgifter 43,63 % Investeringsram 2,6 Mkr Inför 2016 står förvaltningen inför stora ekonomiska utmaningar. Förutom kravet att generera ett överskott på 3 Mkr vid årets slut, så har förvaltningen ytterligare ett krav på att minska kostnaderna med 6 Mkr. Besparingskravet skall konkretiseras i en åtgärds- och handlingsplan inför slutligt budgetbeslut i november. Förvaltningens budget ska anpassas efter HS struktur- och förändringsplan, både när det gäller driftsbudget och investeringsbudget. Detta innebär att det är otroligt viktigt att förvaltningens tjänstemän löpande får tillgång till information om vilka förändringar som genomförs och när, för att på så sätt få bättre förutsättningar för en hög budgetföljsamhet. I finansplanen anges också att man för serviceverksamheter överväger ersättningsmodell i form av anslagsfinansiering från och med 2016. Exakt hur detta skall genomföras i praktiken är i dagsläget inte utrett. Postadress Besöksadress Kontakt Handläggare 791 82 Falun Nissers väg 6 (entré K) 023-490910 Johanna Niklasson johanna.niklasson@ltdalarna.se
Servicenämnd Landstingsservice Måluppfyllelse Uppdrag från Landstingsplanen 2015 Tillhandahålla ett utbud av lokaler och serviceverksamhet som uppfyller patienternas och verksamheternas behov. Landstinget ska vara fortsatt nationellt ledande i att driva lokaler och fastigheter energi- och miljöeffektivt. Samverkan mellan Fastighets- och Serviceförvaltningen ska utvecklas för att utnyttja samordningsvinster. Bidra till att klara miljömålen. Andelen ekologisk mat ska öka. mål uppfyllt mål delvis uppfyllt mål ej uppfyllt Prognos Måluppfyllelse Målen för Landstingsservice verksamhet utifrån Landstingsplanen har till stora delar uppfyllts under året. Aktiviteter som pågår för att utveckla den sjukvårdsspecifika servicen är att Landstingsservice planerar för att implementera vårdnära servicetjänster inom ramen för projektet Mer tid för patienten. Ett pilotprojekt pågår, inom ramen för Mer tid för patienten på Avesta Lasarett. Materiel- och textilförsörjningen har också utökats på Falu lasarett. Arbetet med energioptimering, har tack vare gott samarbete med LFD varit mycket framgångsrikt. Jämfört med medelvärdet för Sveriges landsting 2014, så uppgår besparingen till ca 14 Mkr/år. Ett samarbete mellan Landstingsservice och Landstingsfastigheter för att utveckla uppföljningen av driftavtalet har startats upp. Att det fjärde övergripande målet är uppfyllt får förvaltningen bekräftelse på genom fortsatt ISO-certifiering inom både miljö och kvalitet efter extern revision. Andelen ekologiska livsmedel uppgår efter årets första två tertial till 32 %, det nationella målet är 25 %. Verksamhetsmål Personalperspektivet Strategiska målområden: Nöjda, kompetenta och friska medarbetare Framgångsfaktor: Engagerat ledarskap/medarbetarskap, måloch utvecklingssamtal, systematiskt arbetsmiljöarbete Mål Kommentar Måluppfyllelse NMI 75% Senaste mätning 76% (2012). Sjukfrånvaro (total) Sjukfrånvaron uppgår 5,0% till 7,2%. Sjukfrånvaro (korttid) 3,0% Sjukfrånvaron uppgår till 3,5% Ekonomiperspektivet Strategiska målområden: God ekonomisk hushållning, överenskommen prissättningsmodell Framgångsfaktor: Ordning och reda, kostnads- och intäktmedvetenhet, säkerställd avtalsprocess, tydliga kalkyler som beslutsunderlag samt ekonomiskt helhetsansvar. Mål Kommentar Måluppfyllelse Resultatindex 1,01 Resultatindex uppgår till 1,00 Budgetföljsamhet 98% Budgetföljsamheten uppgår till 104%. Avvikelsen är störst avseende personalkostnader. Kundperspektivet Strategiska målområden: Nöjd kund, tydliga och kommunicerade avtal, tydlig beställarorganisation. Framgångsfaktor: Rätt service och bemötande, kundkontaktsorganisation, serviceråd och styrgrupper, säkerställd avtalsprocess Mål Kommentar Måluppfyllelse Nöjdkundindex (NKI) 75% Uppgår till 72 %. Mätningen av nöjdkundindex (NKI) genomfördes under hösten 2014, och både personal och patienter ingår i kundperspektivet. Kundkontaktsorganisationen ska vara klar och minst en uppföljning med huvuddelen av våra kunder skall vara genomförda. Under hösten 2014 påbörjades ett arbete med att implementera en ny kundkontaktsorganisation. Ett arbete som fortsatt under 2015. Produktionsperspektivet Strategiska målområden: Processorienterat arbetssätt, produktionsuppföljning, minskad miljöpåverkan Framgångsfaktor: Tydliga processbeskrivningar, interna nätverk via kompetensansvariga, ökad miljömedvetenhet Mål Kommentar Måluppfyllelse Städ Avverkningsgraden avverkningsgrad uppgår till 346 kvm/h. 350 kvm/h Tvätt leveranssäkerhet 98,0% Kost, totalkostnad per portion 70,00 kr/port Leveranssäkerheten uppgår till 98,8 %. Uppgår till 77,11 kr. Andelen levererade måltider under sommaren har varit lägre än tidigare, i kombination med höga livsmedelskostnader under första halvåret.
Andel miljömärkta livsmedel 25 % Fastighetsteknik förebyggande underhåll/totalt antal timmar 50% Yttre transport Minskade körmil -10% (jmf 2014) Miljö minskad pappersförbrukning med -10%. (jmf 2014) Detta har gjort att kostnaden per portion ökat. Uppgår till 32 %. Efter livsmedelsupphandlingen som blev klar i början av sommaren, så har andelen miljömärkta livsmedel ökat till produktionen av måltider, och inte enbart till försäljningen av livsmedel Det förebyggande underhållet uppgår till 52% av det totala antalet timmar. Minskade körmilen uppgår till -16%. Mäts på helår Utveckling-/lärandeperspektivet Strategiska målområden: Arbeta behovsstyrt och flexibelt, utveckla sjukvårdsnära tjänster (VNS), systematiskt kvalitetsarbete. Framgångsfaktor: Behovsanpassad utbildningsplan, ständiga förbättringar genom avvikelse- och förbättringsrapportering, Utveckling av vårdnära service. aktivt delta i det nationella Servicenätverket Best Services benchmarkingprogram. Mål Kommentar Måluppfyllelse Breddinförande Pilotprojekt pågår på av vårdnära Avesta lasarett service Förbättrade resultat i Best services benchmarkingprogram Landstingsservice fick kvitto på att vi är konkurrenskraftiga i jämförelse med andra landsting vid den årliga benchmarkingen. Exempelvis rankas både personalmåltiderna och lokalvården på Falu lasarett som nummer två i landet. De övriga processerna som benchmarkades under året var materielförsörjning, avfallshantering och lokalvård på Mora lasarett, där samtliga förbättrade sin ranking gentemot föregående år. Ulf Cristoffersson Förvaltningschef Landstingsservice
Underskott Café Oasen 2007-2015 1 800 1 600 1 400 1 200 1 000 800 600 400 200 0 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015* *Underskottet för 2015 är en prognos. Ackumulerat underskott 2015 t.o.m augusti uppgår till -915 tkr.
Landstingsservice Processorienterad organisation Övergripande förutsättningar Stora ekonomiska underskott och utmaningar i LD Dalarna Struktur- och åtgärdsplaner i dubbla faser inom främst Hälso- och sjukvården Vården reorganiseras och det kommer påverka vår verksamhet LsD 2016 - Riktat avkastningskrav 3,0 Mkr och kostnadsreducering 6,0 Mkr Centralisering stödfunktioner Hur ska Landstingsservice hantera och förhålla oss till detta ur ett strategiskt och operativt perspektiv, både på lång och kort sikt? Proaktiva Lösningsorienterade Pragmatiska Aktiv omvärldsbevakning Följa utvecklingen eller leda den? Hur utformar vi en organisation som kan möta nutida och framtida utmaningar och krav? 2015-08-06 Martin Ekberg
Landstingsservice Processorienterad organisation Problemdiskussioner inom Landstingsservice under senare år: Områdesindelad vs funktionsindelad organisation Ej likvärdighet i länet Ojämn kunskapsnivå i länet verksamhetskunskap första linjens chef Kompetensansvarigas roller, ansvar och mandat Centralisering av kompetensansvariga i mellersta området Ostandardiserat arbetssätt Otydliga servicenivåer som varierar i länet Länsservice organisationstillhörighet Otydlighet mot kund vem ansvarar för vad? Avtalshantering Viljeinriktningar om ett närmare samarbete med LFD Brist på projektledarkompetens Otydlig beställarorganisation från kund Serviceråd och styrgrupper Ofullständig måluppföljning och målstyrning Otydlighet kring chefsansvar på olika nivåer Behov av samordnare och arbetsledare i driften Generationsskifte på ledande befattningar 2015-08-06 Martin Ekberg
Landstingsservice Processorienterad organisation Landstingsservice som organisation i koncernen Landstinget Dalarna Genom en tydligare fokusering både på den vertikala och horisontella styrningen kan Landstingsservice som organisation säkerställa att vi arbetar med rätt saker, på rätt sätt, i rätt tid och med rätt person. Det är utgångspunkten för att tillskapa en organisationsstruktur som möjliggör en optimal effektivisering av vårt totala serviceuppdrag. Landstingsservice uppgift inom FM-området skulle utvecklas från att vara en servicefunktion som levererar beställda tjänster till att vara en managementfunktion med uppgift att strategiskt och taktiskt stödja koncernens förändrings- och omstruktureringar, omflyttning av verksamheter och optimering av resursanvändningen. 2015-08-06 Martin Ekberg
Landstingsservice Processorienterad organisation I praktiken innebär det exempelvis följande övergripande inriktningar: Utveckling mot en processorienterad organisation Tydliggör hur LD Dalarna definierar vårdprocessen gränssnitt mellan vård och service Service är en del av vårdprocessen Avlasta vårdpersonalen så mycket som möjligt av sådant som inte är direkt vårdarbete (LD13/03413) FM-koncept med en tydligare riktning mot ex. paketering av tjänster, standardiserat arbetssätt och definierade servicenivåer Tydligare kundfokusering med transparanta och konkurrenskraftiga priser Kostnadseffektivitet Översyn och genomlysning av chefsled, roller och kompetensprofiler inom LsD och gränssnitt Långsiktigare verksamhets- och budgetplaner som är gemensamma med HoS För detta krävs aktiva stödfunktioner inom Ekonomi och HR med god verksamhetskunskap som även fortsättningsvis finns inom förvaltningen Beställarorganisation, forum för tjänste- och verksamhetsutveckling? 2015-08-06 Martin Ekberg
Landstingsservice Processorienterad organisation STAB FÖRVALTNINGSCHEF = Gränssnitt som kräver ex: - Samverkan - Tydlig rollfördelning - Tydlig ansvar- och mandatfördelning - Tydliga uppdragsbeskrivningar NORRA MORA MELLERSTA FALUN/BORLÄNGE SÖDRA LUDVIKA/AVESTA/SÄTER LÄNSSERVICE FM-CHEF LOKALVÅRD FASTIGHETSTEKNIK LOGISTIK KOST TVÄTT MATERIELFÖRSÖRJNING VÅRDNÄRA SERVICE PROCESS X PROJEKT/UPPDRAG - Vad och hur det ska göras? - Process-/kompetensansvar - Kundfokusering - service en del av vårdprocessen - Förvaltningsövergripande - Servicenivå - Paketering av tjänster - Likvärdighet i länet - Synergier mellan funktioner - Driftsform - Beställarkompetens - Standardisering - Benchmarking - Måluppföljning - Omvärldsbevakning - Avtal och prissättning - Etc. Linjeansvaret i respektive område innebär att säkerställa att arbetet utförs och av vem. Linjechef är ansvarig för resurser, kompetens och verksamhetens resultat. 2015-08-06 Martin Ekberg
Landstingsservice Processorienterad organisation Vad har hänt hittills: LsD Ledningsgrupp 17/8 Central samverkan 19/8 Servicerådet 21/8 Funktions- och styrgruppen 24/8 Chefsutvecklingsdagen 27/8 Nästa steg: Föredragning Servicenämnd 30/9 Fastställa utredningsuppdrag Utforma uppdragsbeskrivning - Mall Projektbeskrivning LsD, BL 008 Större projekt ska genomföras enligt rutinen för PROJEKTIL Konsekvensbeskrivning 2015-08-06 Martin Ekberg