Varierad arbetstid Trygghet och flexibilitet

AVTALSINFORMATION Varierad arbetstid Trygghet och flexibilitet Beskrivning av ett nytt system för att variera arbetstiden

2 INDUSTRIARBETSGIVARNA

INNEHÅLL Innehåll 3 Sammanfattning 4 Därför införs varierad arbetstid 5 Så kan systemet tillämpas 5 Så fungerar varierad arbetstid 7 Vem beslutar om varierad arbetstid? 8 Så här går avstämningen till 9 Arbetsmiljöansvar och skyddsregler 10 När anställningen upphör 11 INDUSTRIARBETSGIVARNA 3

Sammanfattning Den 1 april 2013 införde Stål och Metall och IF Metall ett nytt system för att kunna tillämpa varierad arbetstid i kollektivavtalet för stålindustrin. Systemet som kallas Trygghet och Flexibilitet ökar de svenska stålföretagens möjligheter att anpassa sina verksamheter efter svängningar i konjunkturläge, beläggning och efterfrågan. Samtidigt stärker systemet tryggheten i anställningen för de berörda arbetstagarna. Det nya systemet gör det möjligt att minska arbetstiden utan att förlora inkomst. Det innebär bland annat att företagen i takt med efterfrågesvängningar inte behöver vare sig varsla eller säga upp anställda. Med Trygghet och Flexibilitet kan arbetsgivare minska arbetstiden under en kortare period. Till exempel i samband med planerade driftsstopp på grund av nödvändiga underhållsarbeten, reparationsarbeten eller andra anläggningsarbeten. Liknande behov kan också uppstå när verksamheten stänger under storhelger och huvudsemester. Systemet är avsett att hantera situationer då behovet av arbetstid under en period är lägre eller högre än den normala arbetstiden. Det handlar om förändringar som är möjliga att planera och schemalägga i god tid innan förändringen träder i kraft. Systemet med varierad arbetstid fungerar på så sätt att en gång om året den 1 januari avsätts timmar för varje anställd till ett personligt så kallat avsättningskonto. Den anställde och arbetsgivaren avsätter hälften vardera. Det är upp till arbetsgivaren och den fackliga organisationen att fortlöpande bedöma om det finns ett behov av att öka eller minska hela eller delar av verksamheten/ produktionen och om de anställda därmed behöver gå upp eller ned i arbetstid. Det slutliga beslutet om användning av systemet ligger dock hos arbetsgivaren. 4 INDUSTRIARBETSGIVARNA

Därför införs varierad arbetstid Den 1 april 2013 infördes i kollektivavtalet för stålindustrin mellan Stål och Metall och IF Metall ett nytt system för att kunna tillämpa varierad arbetstid. Systemet, som kallas Trygghet och Flexibilitet, ska hantera arbetsgivares ökade behov av flexibilitet och samtidigt värna de anställdas behov av trygghet i anställningen. Med det nya systemet Trygghet och Flexibilitet ökar flexibiliteten i de svenska stålföretagens verksamheter. Därmed ökar också deras möjligheter att anpassa de egna verksamheterna efter svängningar i beläggning och efterfrågan, exempelvis på grund av förändringar av konjunkturläget. Med det nya systemet blir det dessutom enklare för företagen att justera arbetstider utifrån den egna planeringen. Till exempel i samband med reparationer, underhållsarbeten eller semesterstängningar. Fördelarna med det nya systemet är uppenbara. Företag som kan anpassa sin verksamhet efter konjunkturläge, beläggning och efterfrågan har rimligtvis större möjligheter att bibehålla eller till och med stärka sin konkurrenskraft. Därmed ökar också tryggheten i anställningen för de berörda arbetstagarna. Även möjligheten att minska arbetstiden utan att förlora inkomst kan innebära att företagen i en kortare lågkonjunktur inte behöver vare sig varsla eller säga upp anställda. Så kan systemet tillämpas Trygghet och Flexibilitet är avsett att hantera situationer då behovet av arbetstid under en period är lägre eller högre än den normala arbetstiden. Långa eller korta perioder Enligt det nya systemet kan den normala arbetstiden komma att förändras under både korta och långa perioder. Det viktiga är att det rör sig om förändringar som är möjliga att planera och schemalägga i god tid innan förändringen träder i kraft. Det är med andra ord inte frågan om typiska övertidssituationer, det vill säga plötsligt uppkomna behov som inte kan planeras i förväg. För sådana situationer gäller de vanliga övertidsreglerna, oavsett om den schemalagda arbetstiden för tillfället är lägre eller högre än den normala. Behovet av varierad arbetstid under längre perioder kan till exempel uppstå under konjunktursvängningar med minskad eller ökad efterfrågan på produktion. Under en lågkonjunktur handlar det ofta om en längre period med brist på sysselsättning. En högkonjunktur bör dock inte på motsvarande sätt innebära att arbetstiden ökas konstant under en längre period. Det kan ibland förekomma arbetstoppar som pågår under ett par månader, men ofta rör det sig om kortare perioder än så. En ökad orderstock kan till exempel innebära att personalen går upp i arbetstid under en eller ett par veckor. INDUSTRIARBETSGIVARNA 5

Även i samband med planerade driftsstopp på grund av nödvändiga underhållsarbeten, reparationsarbeten eller andra anläggningsarbeten behöver arbetstiden ofta minskas under en kortare period. Liknande behov kan också uppstå när verksamheten stänger under storhelger och huvudsemester. Den här typen av planerade åtgärder kan även innebära att arbetstiden behöver utökas under en kortare period. I både detta och tidigare nämnda exempel är det lämpligt att använda systemet Trygghet och Flexibilitet genom att minska eller öka den ordinarie arbetstiden under de dagar eller veckor som åtgärderna utförs. Behov av andra åtgärder vid uppgång I ett tidigt skede av en konjunkturuppgång kan det vara lämpligt att använda Trygghet och Flexibilitet inledningsvis, innan man vet om konjunkturen verkligen har vänt eller om det endast är fråga om en tillfällig uppgång. Om man använder systemet och därigenom ökar den ordinarie arbetstiden under en period bör dock arbetsgivaren relativt snart ta ställning till om det inte i stället kunde vara lämpligt att gå upp i skiftgång eller till och med nyanställa personal. Det är svårt att dra någon exakt gräns för hur under lång tid arbetsgivaren ska kunna använda systemet i stället för att vidta andra typer av åtgärder. Detta beror givetvis också på allehanda faktorer, och situationen måste betraktas utifrån ett helhetsperspektiv. Har exempelvis perioden med utökad arbetstid föregåtts av en längre nedgång i arbetstid? Finns det rentav minustid i stället för plustid? Om det finns plustid bör man ställa sig frågan hur stor den är och om verksamheten börjar närma sig den övre gränsen, eller taket. Behov av andra åtgärder vid nedgång Liksom arbetsgivaren vid behov av ökad arbetstid måste överväga om andra åtgärder kunde vara lämpligare särskilt efter en längre period av ökad arbetstid måste den vid behov av minskad arbetstid överväga om andra åtgärder kunde vara mer lämpliga och relevanta. Ett sådant tillfälle är när verksamheten har uppnått ett stort minussaldo, som kanske till och med har närmat sig den nedre gränsen, eller golvet. En kollektiv modell Systemet Trygghet och Flexibilitet är avsett att tillämpas kollektivt, antingen på hela eller på delar av verksamheten. När efterfrågan stiger och produktionen ökar kan det också finnas behov av att alla anställda i verksamheten går upp i arbetstid. Även vid stängning i samband med storhelger kan det handla om hela verksamheter. Vid exempelvis driftsstopp eller nedgång i produktionen är det däremot möjligt att enbart vissa enheter inom verksamheten berörs. Systemet är inte avsett att tillämpas på enstaka individer. Däremot kan det finnas skäl att göra undantag från en minskad eller ökad arbetstid för vissa funktioner. De lokala parterna kan komma överens om att undanta vissa kategorier av anställda eller enskilda medarbetare alternativt lösa deras situation på annat sätt. 6 INDUSTRIARBETSGIVARNA

Så fungerar varierad arbetstid Avsättning av timmar Systemet med varierad arbetstid fungerar på så sätt att en gång om året den 1 januari avsätts 68 timmar för varje anställd till ett personligt så kallat avsättningskonto. Den anställde och arbetsgivaren avsätter 34 timmar vardera. Minskat eller ökat behov av arbetstid Vid nedgång i produktionen, eller om behovet av arbetskraft minskar av andra orsaker, används timmarna i avsättningskontot och läggs ut som betald ledig tid. Under denna lediga tid utges ersättning för förlorad arbetsförtjänst. Vid uppgång i produktionen, eller om behovet av arbetskraft ökar av andra orsaker, kan arbetsgivaren utöka den ordinarie arbetstiden. De plustimmar som då arbetas utgör inte övertid, utan är ny ordinarie arbetstid. Lön utgår med andra ord enligt ordinarie arbetstidsschema, och ob-ersättning utges för de timmar som enligt avtalet berättigar till ob-ersättning. Plustimmarna uppräknas med faktor 2 och tillförs ett personligt plustidskonto, för att hållas isär från de timmar som årligen avsätts till avsättningskontot. Om det finns ett behov av att minska arbetstiden ska man i första hand använda de timmar som arbetsgivaren och den anställde gemensamt har avsatt till avsättningskontot. Om avsättningskontot är tomt, det vill säga om alla innestående timmar redan har använts, läggs eventuella innestående timmar på plustidskontot ut som ledig tid. Om inte heller sådana timmar finns till förfogande får arbetsgivaren lägga ut så kallad minustid. Övre gräns och nedre gräns för tidskonto Både avsättningskontot och plustidskontot har en övre gräns, eller tak. Avsättningskontot får inte vid något tillfälle överskrida 150 timmar, och plustidskontot får inte vid något tillfälle överskrida 200 timmar. Detta gäller ifall inte de lokala parterna har kommit överens om andra övre gränser. Det finns också en nedre gräns, eller golv, för hur mycket ledig tid som kan läggas ut. Om arbetsgivaren har använt alla timmar på avsättningskontot och plustidskontot till att minska arbetstiden får den därutöver inte lägga ut mer än 150 timmar i minustid för varje anställd. INDUSTRIARBETSGIVARNA 7

Vem beslutar om varierad arbetstid Det är upp till arbetsgivaren och den fackliga organisationen att fortlöpande bedöma om det finns ett behov av att öka eller minska hela eller delar av verksamheten/produktionen och om de anställda därmed behöver gå upp eller ned i arbetstid. Det är viktigt att arbetsgivaren tillhandahåller relevant underlag för denna bedömning. Ifall arbetsgivaren bedömer att en förändring av arbetstiden är nödvändig är den skyldig att snarast möjligt, och innan ett eventuellt beslut fattas, överlägga med sin fackliga motpart. Vid överläggningen ska arbetsgivaren presentera sitt förslag om minskad eller ökad arbetstid samt ange skälen till denna förändring. Arbetsgivaren ska samtidigt presentera ett förslag till detaljerad arbetstidsförläggning för varje berörd avdelning. Den fackliga organisationen ska ges tillfälle att ta del av och framföra synpunkter på förslaget, och arbetsgivaren är skyldig att lyssna till och överväga de synpunkter som framförs. Om parterna inte kan enas om hur arbetstiden ska förläggas är det arbetsgivaren som beslutar om hur det ska ske. Det är dock viktigt att se till att enskilda anställda inte belastas av upp- och nedgångar i arbetstiden på ett oskäligt sätt. Arbetsgivaren är därför skyldig att fördela timmarna så jämnt som möjligt över tid och mellan de anställda som berörs av förändringen, med hänsyn till både verksamhetens krav och individens intressen. Förändringar av det ordinarie arbetstidsschemat ska normalt sett göras med 14 dagars varsel. Vid oförutsedda händelser, eller om verksamheten kräver det, får ändringen efter överläggning ske med kortare varsel. Arbetsgivaren är dock alltid skyldig att ta rimlig hänsyn till den enskilde arbetstagarens möjligheter att anpassa sig till förändringen. Om arbetstagaren har svårt att anpassa sig till förändringen på grund av särskilda skäl ska arbetsgivaren om möjligt lösa situationen på annat sätt. Om arbetstagaren anför särskilda skäl mot att arbetstiden förändras kan intressen avvägas mot varandra. Ju kortare varslet är, desto tyngre väger individens berättigade intressen. 8 INDUSTRIARBETSGIVARNA

Så här går avstämningen till Avstämningstidpunkt är den 31 december varje år. Varje individs tidssaldo på avsättningskontot stäms av vid detta tillfälle, enligt nedan. Avsättningskontot Om det inte har funnits något behov av att minska arbetstiden under året och ingen ledig tid därmed har behövt läggas ut så kvarstår de 68 timmarna enligt det tidigare exemplet på det personliga avsättningskontot. Därmed kan dessa timmar användas under det kommande året. Om en del av timmarna har lagts ut som betald ledighet kvarstår resterande antal timmar på avsättningskontot. Skulle däremot samtliga timmar på avsättningskontot ha förbrukats (det vill säga lagts ut som betald ledig tid) och arbetstiden har minskats ytterligare genom att ledig tid lagts ut så kan ett minussaldo ha uppkommit för den enskilde arbetstagaren. I så fall avräknas de nya timmar som avsätts efter avstämningen den 1 januari mot ett sådant minussaldo. Om arbetstiden har minskats så att samtliga 68 timmar som avsattes på avsättningskontot år ett också förbrukades under året och därtill ytterligare 30 timmar har lagts ut som betald ledig tid under året finns alltså ett minussaldo på 30 timmar vid avstämningstidpunkten. Det blir då endast 38 avsatta timmar kvar på avsättningskontot, efter det att minustimmarna har räknats av enligt följande: 68-30=38. De lokala parterna kan också komma överens, till exempel om att avsättningskontot kommer att nå den övre gränsen, eller taket, på totalt 150 timmar i och med de 68 nya timmarna som ska avsättas den 1 januari. Om de inte förväntar sig att behovet av arbetstid kommer att minska inom överskådlig tid kan de också komma överens om att de kvarvarande timmarna på avsättningskontot som den anställde själv har bidragit med i stället ska utges i kontant ersättning till den anställde. I sådant fall ska motsvarande antal timmar, det vill säga de timmar som arbetsgivaren har skjutit till, samtidigt tas bort från avsättningskontot. Proportionen mellan de timmar som den anställde respektive arbetsgivaren har avsatt ska således vara densamma över tiden. Plustidskontot Skulle ett behov av ökad arbetstid uppstå under året, och plustid därmed uppkomma, används dessa timmar löpande för att reglera eventuella minustimmar. Timmar på plustidskontot kan alltså inte ackumuleras förrän ett eventuellt minussaldo har nollats. I första hand ska dock de timmar som har avsatts till avsättningskontot för att hantera minskad arbetstid användas, enligt tidigare beskrivningar. INDUSTRIARBETSGIVARNA 9

Om arbetstiden har ökats under året kan det däremot finnas innestående timmar på plustidskontot (som uppräknats med faktor 2). Dessa timmar regleras normalt inte med kontant ersättning, utan står kvar på plustidskontot för att kunna användas vid kommande nedgång och läggas ut som ledig tid. Vid tidpunkten för avstämning kan emellertid de lokala parterna komma överens om att timmarna på plustidskontot ska utges i kontant ersättning. Det kan till exempel vara lämpligt under högkonjunkturer, när ingen förväntar sig ett behov av minskad arbetstid inom överskådlig tid. Ifall plustidskontot har uppnått den övre gränsen, eller taket, på totalt 200 timmar kan det också vara aktuellt med kontant ersättning vid tidpunkten för avstämningen. Hur många timmar som ska ersättas respektive stå kvar på plustidskontot får bedömas med hänsyn till det framtida förväntade behovet av minskad arbetstid. Om timmarna ersätts kontant vid tidpunkten för avstämningen ska de inte uppräknas med faktor 2. I sådant fall utges ersättning endast för faktiskt antal arbetade timmar. Däremot ska övertidstillägg utges för dessa timmar. Arbetsmiljöansvar och skyddsregler Det är av största vikt att arbetsgivare som tillämpar det nya systemet för varierad arbetstid är medvetna om och iakttar sitt övergripande ansvar för de anställdas hälsa och säkerhet. Systemet kan i vissa lägen medföra utökad arbetstid under perioder, och det är då viktigt att de anställda ändå ges tillräcklig tid för vila och återhämtning. Arbetsgivaren måste alltid göra de riskbedömningar som följer av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Det är extra viktigt att vara vaksam på eventuella risker som kan följa av att den ordinarie arbetstiden utökas under en period. Därför måste självklart säkerhetsfrågorna finnas med vid en eventuell produktionsökning. Dessutom måste arbetsgivaren vara vaksam på den upplevda stress som kan förekomma vid ökad och förändrad arbetstid. Arbetsgivare som planerar att förändra verksamheten ska alltid bedöma om förändringen medför risker för ohälsa eller olycksfall som kan behöva åtgärdas. Vid förändringar av den ordinarie arbetstiden behöver arbetsgivaren också ta ställning till om förändringen är av sådan omfattning att den behöver göra en skriftlig riskbedömning. Varje förändring av arbetstiden kräver inte en skriftlig riskbedömning. Däremot kan en sådan vara nödvändig om förändringen är av större omfattning i antal timmar och/eller avser en längre period. 10 INDUSTRIARBETSGIVARNA

Eftersom plustiden inte utgör övertid faller den inte heller under de begränsningsregler som gäller för övertid. Det är dock viktigt att komma ihåg att alla övriga begränsningsregler för arbetstiden gäller även för plustiden, enligt kollektivavtalen. När anställningen upphör I samband med att en anställning upphör ska avstämningskontot och ett eventuellt plus- eller minussaldo regleras. Kontant ersättning utges för de kvarstående timmar som den anställde har bidragit med till avstämningskontot. För att ingen överkompensation ska ske proportioneras timmarna mot den andel av kalenderåret som har passerat vid anställningens slut. De timmar som finns kvar på plustidskontot ersätts kontant. Endast faktiskt antal arbetade timmar räknas med, och för dessa timmar utges övertidstillägg. Om det i stället föreligger ett minussaldo ska kvittning ske och skulden regleras. I ett antal situationer ska emellertid kvittning inte ske. Det kan till exempel handla om att anställningen har upphört genom uppsägning på grund av arbetsbrist, pensionsavgång eller genom att tidsbegränsad anställning har löpt ut och arbetstagaren på grund av arbetsbrist inte har fått fortsatt anställning. Vid uppsägning på grund av personliga skäl ska kvittning inte ske om de personliga skälen har att göra med sjukdom. Inte heller ska kvittning ske vid egen uppsägning efter det att arbetsgivaren har varslat om uppsägningar inom arbetarkollektivet på grund arbetsbrist. INDUSTRIARBETSGIVARNA 11

Industriarbetsgivarna är en ny arbetsgivarorganisation bildad av Gruvornas Arbetsgivareförbund, Skogsindustrierna (arbetsgivardelen), Stål och Metall Arbetsgivareförbundet samt SVEMEK. Industriarbetsgivarna har sammanlagt 860 medlemsföretag med 82 000 anställda. www.industriarbetsgivarna.se