Kallelse till årsmöte 2016

Kvarteret Brevbärarens Samfällighetsförening Kallelse till årsmöte 2016 Medlemmarna i Kvarteret Brevbärarens Samfällighetsförening kallas till årsmöte. Varje hus har en röst. Vid delat ägande krävs fullmakt om inte bägge ägarna är på mötet. Tid: Onsdag den 9 mars 2016 kl 18.30 Plats: Folkets Hus, Hammarkullen Förslag till dagordning: 1. Mötet öppnas 2. Mötets behöriga utlysande 3. Godkännande av dagordning 4. Val av ordförande för årsmötet 5. Val av sekreterare för årsmötet 6. Val av två justeringsmän, tillika rösträknare 7. Årsredovisning Bilaga 1 Verksamhetsberättelse Bokslut för 2015 8. Revisionsberättelse Bilaga 2 9. Ansvarsfrihet för styrelsen 10. Presentation av nya medlemmar 11. Ersättning för styrelse och revisorer 12. Förslag till budget och utdebitering 2016 Bilaga 3 13. Val av förtroendevalda Bilaga 4 14. Val av valberedning 15. Information om parkering på inomkvartersgator Bilaga 5 16. Övriga frågor 17. Mötet avslutas Bifogas: Fullmaktsblanketter (obs glöm inte ta med!) Bilaga 6 Finns tillgängligt: Debiteringslängder för samfällighet samt el- och garageanläggning finns tillgängliga från och med nu hos Bo Nilsson, Vattentornsgatan 90 samt på årsmötet. Kaffepaus: Tas vid lämpligt tillfälle, och ordnas i år av block A3. Tappar du bort denna kallelse kan du ladda ner en ny från www.vattentornsgatan.se

Bilaga 1 Kvarteret Brevbärarens Samfällighetsförening Årsredovisning VERKSAMHETSBERÄTTELSE FÖR ÅR 2015 Förtroendeuppdrag: Ordförande Vice ordförande Sekreterare Kassör Övr ledamot Suppleanter Revisorer Revisorssuppleanter Materialförvaltare El & Garageföreningen Bo Nilsson Timo Markkanen Maria Wångersjö Arne Kardbom Mohamad Kiswani Gunnel Johansson Barry Kelly Åke Johansson Rolf Nilsson Donald Runsten Tomas Hallberg Bo Berg Matti Vartiainen Tage Eriksson Möten. Under året har styrelsen haft sju protokollförda sammanträden samt ett blockombudsmöte på våren. Nya medlemmar. Under 2015 har två fastigheter fått nya ägare: Nr 56: Khaled Allo och Sahar Abu Rached Nr 148: Abdallah Abou-Taouk Viktigare händelser. Under våren 2015 åtgärdades de defekta L-stöden vid blocken A2 och A5. Arbetena förlöpte på ett bra sätt och till en kostnad som blev lite lägre än vi hade budgeterat. Leverantören har lämnat 5 års garanti på detta arbete. 1 (5)

Vid en besiktning av våra lekredskap fick vi anmärkning på flera punkter. Alla dessa punkter har åtgärdats. Tyvärr innebar det också att vi blev tvungna att ta bort rutschkanan eftersom den var i ett så dåligt skick att den inte gick att reparera. En av de stora björkarna ovanför block B2 har tagits bort eftersom den var angripen av en sjukdom. Den andra stora björken har beskurits för att ta bort risken att den skulle kunna falla vid hård blåst. Alla medlemmar har fullgjort sina ekonomiska förpliktelser mot föreningen under året. Övrigt. Styrelsen vill tacka medlemmarna för det gångna året och uttrycka vår förhoppning att alla medlemmar aktivt lever upp till det gemensamma ansvar vi har för att föreningen skall fungera på bästa sätt. 2 (5)

BOKSLUT FÖR ÅR 2015 - SAMFÄLLIGHETEN RESULTATRÄKNING Not Utfall 2015 Budget 2015 Utfall 2014 INTÄKTER Utdebitering Samfällighetsavgifter 1) 308 788,00 308 800 373 464,00 Återbetalning för städdagsdeltagande -74 000,00-76 000-74 500,00 Utdebitering takombyggnad 2012 2) 279 604,00 279 604 300 124,00 Utdebitering Underhålls- och förnyelsefond 152 000,00 152 000 114 000,00 Utdebitering VA-avgifter 3) 273 010,00 246 578 247 128,00 Utdebitering Kabel-TV 4) 91 010,00 91 010 89 941,00 Uthyrning av P-platser 5 880,00 5 760 5 520,00 Påminnelseavgift 450,00 0 200,00 SUMMA INTÄKTER 1 036 742,00 1 007 752 1 055 877,00 KOSTNADER VA-avgifter 5) 279 260,00 259 518 243 391,00 Kabel-TV 91 072,00 91 000 89 752,00 Belysningsel 6) 16 672,00 17 800 16 333,00 Administration 7) 12 066,15 15 000 11 261,60 Underhåll,samfälligheten 8) 569 254,00 600 000 33 781,00 Renhållning 9) 47 495,00 49 000 44 500,00 Försäkring (Villaägarna) 9 280,00 10 000 9 280,00 Ersättning styrelse + revisorer 10) 14 700,00 15 000 14 200,00 SUMMA KOSTNADER 1 039 799,15 1 057 318 462 498,60 AVSKRIVNINGAR O FINANSIELLA POSTER Avskrivning -215 750,00-215 700-215 750,00 Intäktsränta 214,54 1 000 2 049,13 Ränta -61 462,00-63 890-78 660,00 SUMMA AVSKRIVNINGAR O FINANSIELLA POSTER -276 997,46-278 590-292 360,87 RESULTAT FÖRE BOKSLUTSDISPOSITIONER -280 054,61-328 156 301 017,53 BOKSLUTSDISPOSITIONER Förändring av Underhålls- och förnyelsefond 11) 68 082,20-104 189-115 276,39 Förändring av Reservfond 0,00 0-92,78 Förändring av reserv Projekt L-stödsmur 217 304,26-217 811-164 717,86 SUMMA BOKSLUTSDISPOSITIONER 285 386,46-322 000-280 087,03 ÅRETS RESULTAT 5 331,85-6 156 20 930,50 3 (5)

Noter till resultaträkningen 1) Utdebitering Samfällighetsavgift Årsavgift (allmänt underhåll, administration, 156 788,00 försäkring, renhållning o snöröjning, belysning, styrelse o revisorer) Städavgift 76 000,00 L-stödsmurar 76 000,00 308 788,00 2) Utdeb. takombyggnad (amortering o ränta) Avskrivning 215 688,00 Ränta 63 916,00 279 604,00 3) Utdebitering VA-avgifter Fasta avgifter 102 828,00 Förbrukningsavgifter 170 182,00 273 010,00 4) Utdebitering Kabel-TV Medlemsfakturering 93 176,00 Ersättning för el till förstärkare -2 166,00 91 010,00 5) VA-avgifter Fasta avgifter 108 231,00 Förbrukningsavgifter 171 029,00 279 260,00 6) Belysningsel Överföring från eluttagsanläggningen ingår med 331,00 7) Administration Bankavgifter 4 142,00 Fika vid medlemsmöten 2 667,15 Kontorsmateriel 1 901,00 Hyror 1 900,00 Blommor till medlemmar 916,00 Expeditionsavgifter taklån 540,00 12 066,15 8) Underhåll, samfälligheten L-stödsmurar 513 601,00 Trädvård 18 000,00 Lekplats 15 460,00 Underhåll, mark 5 798,00 Belysningsmaterial 4 881,00 Farthinder 4 760,00 Underhåll och drift, maskiner 4 129,00 Skadebesiktning 2 625,00 55 653,00 9) Renhållning Snöröjning 40 033,00 569 254,00 Avfallsbehållare (2 tillfällen) 7 462,00 47 495,00 10) Ersättning styrelse + revisorer Styrelsemöten Övrig ersättning till styrelse, 3 500,00 revisor och förrådsansvarig 11 200,00 14 700,00 11) Förändring av Underhålls- och förnyelsefond Utdebitering 152 000,00 Ränta 214,54 Utnyttjat för L-stödsmurar -220 296,74-68 082,20 4 (5)

BALANSRÄKNING Not 2015-12-31 2014-12-31 TILLGÅNGAR Anläggningstillgångar 12) 1 294 498,00 1 510 248,00 Medlemsfordringar 0,00 0,00 Omsättningstillgångar Kassa -101,00 2 963,00 Företagskonto, Swedbank 273 403,56 63 485,71 Placeringskonto 1, Swedbank 2 911,11 2 910,61 Placeringskonto 2, Swedbank 664 887,65 1 166 046,61 Summa kassa och bank 941 101,32 1 235 405,93 SUMMA TILLGÅNGAR 2 235 599,32 2 745 653,93 EGET KAPITAL, AVSÄTTNINGAR OCH SKULDER Eget kapital Reservfond 49 365,29 49 365,29 Vinst/förlust föregående år 75 344,73 27 085,34 Reserver överförda till Eget kapital 0,00 27 328,89 Årets resultat 5 331,85 20 930,50 Summa Eget kapital 130 041,87 124 710,02 Långfristiga skulder 1 437 500,00 1 667 500,00 Reserveringar Underhålls- och förnyelsefond 668 057,45 736 139,65 Projekt L-stödmurar 13) 0,00 217 304,26 Summa Reserveringar 668 057,45 953 443,91 Summa Skulder 2 105 557,45 2 620 943,91 SUMMA EGET KAPITAL, AVSÄTTNINGAR 2 235 599,32 2 745 653,93 OCH SKULDER Noter till balansräkningen 12) Anläggningstillgångar Takanläggningens anskaffningsvärde 2 157 498,00 Ackumulerade avskrivningar, 10%/år -863 000,00 1 294 498,00 13) Projekt L-stödmurar Ingående balans 217 304,26 Utdebiterat under året 76 000,00 Från Underhålls- och förnyelsefond 220 296,74 Årets, kostnad 513 601,00 Angered 2016-02-23 Bo Nilsson Mohamad Kiswani Arne Kardbom Timo Markanen Maria Wångersjö Gunnel Johansson Barry Kelly Vår revisionsberättese har avgivits 2016- - Åke Johansson Rolf Nilsson 5 (5)

Kvarteret Brevbärarens Samfällighetsförening Bilaga 3 FÖRSLAG TILL BUDGET 2016 - SAMFÄLLIGHETEN INTÄKTER Budget 2016 KOSTNADER Budget 2016 / fastighet eller plats Totalt Budget Budget Utdebitering avseende: Takombyggnadslån Avskrivning 215 750 Lån för takombyggnad 2012 Ränta 53 250 269 000 Avskrivning 2 839 215 764 Ränta 701 53 276 269 040 Avsättn. till underh- och förnyelsefond 152 000 Underhålls- och förnyelsefond 2 000 152 000 152 000 Kabel-TV-avgift 93 000 Kabel-TV 1 237 94 012 94 012 Fast VA-avgift 118 992 Fast VA-avgift 1 519 115 444 115 444 Underhåll Ny rutschkana 45 000 Städavgift 1 000 76 000 76 000 Övrigt underhåll 25 000 70 000 Allmän samfällighetsavgift 2 987 227 012 227 012 Belysningsel 18 000 Administration Total utdebitering av 12 283 933 508 933 508 Ersättning styrelse, revisorer 15 000 samfällighetsavgifter Ekonomitjänst 50 000 Administration, övrigt 15 000 80 000 Försäkring 10 000 Renhållning Snöröjning, enligt avtal 40 500 Container (två tillfällen) 8 500 49 000 Utdebitering avseende: VA-avgift, förbrukning 177 511 VA-avgifter, förbrukning 173 607 Utdebitering av hyror, p-platser 360 5 760 5 760 Intäktsränta 0 Återbetalningar Återbetalning av städavgift -1 000-76 000 Ersättn. för el till förstärkare -1 974-77 974 (12 fastigheter enligt avtal) Summa intäkter 1 034 901 Summa kostnader 1 037 503 Budgeterat underskott -2 602 FÖRSLAG TILL UTDEBITERINGSPLAN 2016 - FEBRUARI 2017 2016 2017 Februari Juni Oktober Februari Samfällighetsavgifter Lån för takombyggnad 2012 Avskrivning 946 947 946 946 Ränta 280 211 210 234 Underhålls- o förnyelsefond 667 667 666 667 Kabel-TV-avgift 409 414 414 412 Fast VA-avgift 451 534 534 506 Städavgift 500 500 0 500 Allmän avgift 1 521 733 733 996 Summa 4 774 4 006 3 503 4 261 Övriga avgifter (beroende på förbrukning och eget val) VA-avgift, förbrukning beroende på egen förbrukning Hyra P-plats 120 120 120 120 Ersättning för el till Kabel-TV x - - x Återbetalning av städavgift -500-500 - -500 (vid deltagande på städdag) Anm. Utdebitering i februari 2016 beslutades vid årsmötet 2015

Bilaga 4 Kvarteret Brevbärarens Samfällighetsförening Förslag till förtroendevalda 2016 Post Mandat- Nuvarande Mandatperiod tid Ordförande 2 år Bo Nilsson 1 år kvar Ledamot 2 år 2 år 2 år Timo Markkanen 1 år kvar 2 år Suppleant 1 år Barry Kelly 1 år Gunnel Johansson Revisor 2 år Åke Johansson 2 år Rolf Nilsson 1 år kvar Revisorssuppleant 1 år Donald Runsteen 1 år Tomas Hallberg Materialförvaltare 1 år El & Garage 1 år Tage Eriksson 1 år Matti Wartiainen

Bilaga 5 Parkering på inomkvartersgator Vi har under alla år varit överens om att vi ska undvika bilkörning på de inomkvartersgator vi har i området. Det ska dock vara möjligt att köra in med bil när man har tung last, har handikappade personer i bilen eller har andra liknande skäl. Körning ska då ske med försiktighet med hänsyn till lekande barn och till andra som vistas där. Av- och pålastning ska göras så snabbt som möjligt så att man inte står kvar någon längre tid med bilen. Tyvärr är det alltför många som inte respekterar det vi kommit överens om. Körning in i området sker utan att man har speciella skäl till det och många gånger parkerar man till och med bilen en längre tid. Parkering på inomhusgatorna ska absolut inte ske av flera olika skäl. Man kan hindra utryckningsfordon att komma fram och en bil parkerad nära husen innebär också en brandfara. I vinter har vi fått påtagliga påminnelser om vilka problem som uppstår. Vi har haft ett par bilbränder som har inträffat, som väl var i bilar som var parkerade på parkeringsplats och på gatan. Det hade kunnat få allvarliga konsekvenser om de i stället hade stått parkerade intill våra hus. Dessutom har vi vid något tillfälle inte fått någon snöröjning utförd på en av gatorna eftersom en parkerad bil spärrade för snöröjaren. Respektera det vi har kommit överens om för vår gemensamma trivsel och för omtanke om dina grannar!

Fullmaktsblanketter - samfälligheten Bilaga 6 Två ägare - bara en kommer på mötet? Den som kommer behöver fullmakt från den andre för att kunna rösta. Två ägare - bägge kommer på mötet? Ni har en röst tillsammans, och måste vara överens för att kunna rösta. Kan ingen av er komma? Ni kan lämna en fullmakt till en granne eller vän som kan rösta för er. Samtliga ägare ska skriva under fullmakten. Grannen eller vännen får bara representera en annan fastighet utöver den han/hon själv eventuellt äger. Formulär för fullmakter inför årsmöte den 9 mars 2016 -------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Fullmakt för delägare i egen fastighet Undertecknad, delägare i fastigheten Vattentornsgatan nr... ger härmed den andra delägaren, namn:... fullmakt att företräda mina intressen vid Kvarteret Brevbärarens Samfällighetsförenings årsmöte den 9 mars 2016: Namn:... -------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Fullmakt för annan fastighetsägare Undertecknad/undertecknade, ägare/delägare av fastigheten Vattentornsg. nr... ger härmed Namn:... Adress:... fullmakt att företräda mina/våra intressen vid Kvarteret Brevbärarens Samfällighetsförenings årsmöte den 26 mars 2015 (undertecknas av samtliga ägare): Namn:... Namn:...