2014-06-11 28 Plats och tid Utställningssalen, Tierps bibliotek kl. 14.00-16.00 Beslutande Lars-Peter Hållstrand (S) ordförande Ulrika Löfgren (S) Per Bergsten (M) Barbro Jurell (FP) Joakim Larsson (SD) Lars-Göran Wadström (V) Övriga närvarande Utses att justera Kristina Sennblad, processtrateg Ulrika Lööf, tf. kommunikationschef Louise Pettersson, sekreterare Ulrika Löfgren (S) Underskrifter Paragrafer 22-28 Sekreterare Louise Pettersson Ordförande Lars-Peter Hållstrand Justerande Ulrika Löfgren BEVIS OM ANSLAG Justering av demokratiberedningens protokoll har tillkännagivits genom anslag på kommunens anslagstavla Organ Sammanträdesdatum 2014-06-11 Datum då anslaget sätts upp 2014-06-24 Datum då anslaget tas ned 2014-07-18 Förvaringsplats för protokollet Kommunhusets arkiv, Centralgatan 7, Tierp Paragrafer 22-28 Underskrift Utdragsbestyrkande Louise Pettersson
2014-06-11 29 22 Inledning Ordförande Lars-Peter Hållstrand hälsade alla välkomna till sammanträdet och förklarade därmed sammanträdet för öppnat. Mötet hölls i utställningssalen i Tierps bibliotek. Det var öppet för allmänheten och annonserades i Lokaltidningen Norra Uppland, kommunens hemsida och på biblioteken. Ingen person från allmänheten närvarade vid sammanträdet. En reporter från Uppsala Nya Tidning fanns med under senare delen av mötet. Ledamöterna ropades upp och fick kort berätta om sig själva. Därefter fick närvarande tjänstemän presentera sig.
2014-06-11 30 23 Strategi för RKL-valet den 14 september Beslut beslutar att ge Kristina Sennblad i uppdrag att utforma annonser inför valet till riksdag, kommun-, och landstingsfullmäktige i september 2014 med utgångspunkt i listan över vad som ingår i kommunens budget. att stå utanför Lidl den 29 augusti kl. 13.00-17.00 för att informera om RKL-valet och få förbipasserande att gå och rösta. Bakgrund Valdeltagandet under EP-valet Kristina Sennblad presenterade statistik över Tierps kommun från valet till Europaparlamentet. Valdeltagandet i Tierps kommun hade ökat från 38,8 % år 2009 till 44,1 % år 2014. Förtidsröstningen ökade mycket i Tierps kommun jämfört med andra kommuner i Uppsala län. Valdeltagandet totalt ökade något mindre i kommunen jämfört med riket i stort. Antalet budröster i valet till Europaparlamentet var 30 stycken, vilket är relativt få i förhållande till hur många i kommunen som har rätt att rösta med bud. Inga budröster inkom med lantbrevbärare. Det är svårt att säga om demokratiberedningens åtaganden hade någon påverkan på andelen som röstade. Kanske spelade montern på marknaden, besöket på Högerbergsskolan samt annonserna i Norra Uppland en viss roll för det ökade valdeltagandet i kommunen. Även om valdeltagandet hade ökat fanns det en förväntan om ett ännu högre valdeltagande hos flera av ledamöterna. på Tierps marknad inför EP-valet fanns med i regnet på Tierps markanad den 8 maj. Där informerade man om valet till Europaparlamentet och försökte få marknadsbesökarna att förstå hur viktigt det är utnyttja sin rösträtt. forts.
2014-06-11 31 23 forts. De som stod i montern på marknaden för demokratiberedningens räkning tyckte att det fungerade bra. Det blev några intressanta diskussioner och det kändes som man lyckades påverka några att gå och rösta. Att få chansen att prata direkt med väljarna kändes meningsfullt. Materialet som fanns i montern var bra, men det viktigaste var det direkta samtalet. Besök på Högbergsskolan inför EP-valet Representanter från demokratiberedningen besökte Högbergsskolan för att informera om EP-valet och få eleverna att gå och rösta, man vet dock inte hur stor effekt besöket hade. Saker att utveckla till RKL-valet i september 2014 diskuterade om det finns någonting man skulle kunna utveckla till valet till riksdag, kommun- och landstingsfullmäktige i september 2014. Eftersom att det var relativt få budröster i EP-valet diskuterades möjligheten att ordna förtidsröstning på boenden för äldre som inte kan ta sig till vallokalen. Kristina Sennblad menade att det blir svårt att hinna med att lägga till fler förtidsröstningslokaler till i september, men det är någonting man kan ta med till senare val. kan i sina annonser upplysa om möjligheten att budrösta. Ett annat förslag som framkom var att stå med även mellan valen på flera marknader. Det finns flera marknader och offentliga tillställningar under året runt om i kommunen där kan finnas med. kanske inte ska vara på alla tillställningar varje år, det går att lägga upp en strategi över det. Fördelen med att stå på en marknad är att man når ut till många invånare på samma gång och det finns möjlighet till en form av medborgardialog. Kanske skulle man kunna ha teman om demokrati, mänskliga rättigheter eller fånga upp någonting aktuellt som ligger i tiden. Det går att ha en stående ruta i Norra Uppland med information från också mellan valen. Det skulle till exempel kunna handla om hur mycket skolan kostar, vem som gör vad, fördelningen mellan kommun och landsting etc. Om man har en återkommande annons är chansen större att man lyckas etablerar som begrepp bland invånarna i kommunen. forts.
2014-06-11 32 23 forts Annonsering inför RKL-valet Kristina Sennblad tog fram ett dokument med titeln Utkast information till journalister om beslutområden för politiken för ungefär ett år sedan. I dokumentet finns en lång lista med alla områden som ingår i kommunens budget. Områdena är hämtade från kommunens hemsida. Det fanns ett förslag på att uppdatera dokumentet och sedan använda det som underlag till annonser inför valet i september. Det skulle tydliggöra för kommuninvånarna vad de får för sina skattepengar och vilka områden de kan påverka genom att rösta. Det finns ingen möjlighet att ta upp alla områden som finns i listan i en annons, man får välja ut delar. Det framkom tankar om att det skulle vara intressant med siffror på till exempel hur mycket en elev i grundskolan kostar. En risk är att det blir för mycket siffror. I annonsen går det att länka till hemsidan om läsarna vill veta mer om det som står. En tanke var också att ta med i annonsen vad kommunen inte gör. Det är viktigt att, till exempel gällande vägar, betona att kommunen sköter kommunala vägar, men alla vägar i kommunen är inte kommunala. Annonserna måste in i början av augusti och de bör helst vara klara innan midsommar. Öka valdeltagande i Tierps köping Södra Valdeltagandet i Tierps köping Södra var 39,6 % vilket är ett av de lägsta i kommunen. Förtidsröstningen börjar den 27 augusti 2014 och det fanns ett förslag på att skulle stå utanför Lidl i Tierp den 29 augusti kl. 13-17 för att motivera folk att gå och rösta. Det behövs inga tjänstemän, men neutralt material om valet samt att annonserna till tidningen förstoras upp så de kan användas som gatupratare. Det framkom åsikter om att det är bättre att "hålla grytan kokande" mellan valen och därför välja ett tidigare datum. Man valde dock först att prova hur det går den 29 augusti och därefter utvärdera.
2014-06-11 33 24 Visionen Kristina Sennblad beskrev hur processen med visionen har sett ut. Kommunfullmäktige hade en visionsdag den 4 april där de la grunden för visionsarbetet. Tanken är nu att titta på det material som finns från olika medborgardialoger (Bilden av Tierp, Bostadsförsörjningsplanen och besöksnäringsseminarier m.m.) och göra ett förslag till framtidsbild som man tänker gå ut och föra medborgardialoger kring. I medborgardialogen är tanken att behandla frågan hur man ska komma dit upp. Kristina Sennblad bad om hjälp med att formulera hur-frågorna. Därför skulle demokratiberedningen behöva sammanträda en gång till innan valet i september då den nya demokratiberedningen tar över. I arbetet med kommunens varumärke väntar man på beslut för att kunna ta nästa steg, detta beslut kommer inte fattas i år. Man väntar in visionsarbetet för att dessa två ska hamna i fas.
2014-06-11 34 25 Felanmälan/Synpunkter/Klagomål Ulrika Lööf informerade om hur man arbetar med att göra det lättare för kommuninvånarna att lämna in felanmälan, synpunkter och klagomål. Efter en processkartläggning som genomfördes valde man att gå vidare med en projektgrupp som skulle genomföra de förbättringar man såg behövdes. I karläggningen kom man fram till att det är viktigt att göra det lättare för kommuninvånarna att kontakta kommunen. Istället för en massa vägar in så vill man att det ska finnas en väg in och att allt därifrån sedan slussas ut i olika led. En sak som gjorts är att kommuninvånarnas postlåda flyttats upp på kommunfullmäktiges dagordning. Projektgruppen valde först att se på hur processen för felanmälan kan göras smidigare. Just nu skriver man ett systemavtal med en leverantör som har ett system för felanmälan, avtalet är dock inte helt klart än. Tanken är att börja få igång det nya systemet för felanmälan efter sommaren och fullt ut till i början av 2015. Idag finns krav på återkoppling till kunden inom 2 arbetsdagar gällande synpunkter och klagomål. Inom två veckor ska kunden ha fått veta från handläggare vad som hänt med ärendet. Det är viktigt att kunden får återkopplingen och vet vad som händer i processen.
2014-06-11 35 26 Kommunens styrdokument Dessa finns hos Helena Broberg, men på grund av personalbrist har det ännu inte funnits tid till att gå igenom vilka som ska vara kvar och vilka som behöver omarbetas.
2014-06-11 36 27 Övriga frågor A. Revidering av beslut Politiska partier i skolorna den 3 mars 2013 Beslut beslutar att revidera beslutet i protokollet från den 3 mars 2013 2 Politiska partier i skolorna. Det tidigare beslutet ersätts med följande beslut: att rekommendera Högbergsskolan att skapa möjligheter för ungdomsförbunden vars partier är representerade i riksdag, landsting och kommunfullmäktige att besöka skolan 1 ggr/år. Rektor planerar besöken. Bakgrund Det har kommit in synpunkter på protokollet från den 3 mars 2013 2 Politiska partier i skolorna. I beslutet från den 3 mars 2013 står: beslutar att rekommendera Högbergsskolan att skapa möjlighet för de politiska partierna, som representerar regeringen och kommunfullmäktige, att besöka skolan 1 ggr/år. Efter ett möte med skolledningen på Högbergsskolan den 10 april 2014 var man överrens om revideringen av beslutet. B. Avstämningsmöte med tidigare beredningsordföranden Beslut beslutar att bjuda in de som varit beredningsordföranden till s möte onsdagen den 3 september mellan kl. 14-16 för att höra hur de uppfattat tiden som beredningsordföranden. Bakgrund Kommunfullmäktige beslutade att ska vara den enda fasta beredningen, i övrigt ska det vara tillfälliga beredningar. För att få del av hur de tidigare beredningsordförandena har uppfattat sin tid vill man att de ska delta i s nästa möte. Detta för att få med sig lärdomar och kunskap för framtida beredningar.
2014-06-11 37 28 Nästkommande sammanträde Beslut beslutar att fastställa nedan angivet sammanträdesdatum. Onsdag den 3 september 2014 kl. 14.00-16.00, platsen fastställdes ej.