1 [5] Vägledning för behovsanalys vid upphandling av dryckes- och varuautomater med tillhörande tjänster och produkter Inledning Denna vägledning är ett komplement till Upphandlingsmyndighetens hållbarhetskriterier för dryckes- och varuautomater med tillhörande tjänster och produkter, s.k. vendingtjänster. Vägledningen är till för att hjälpa avseende de val som ska göras innan upphandlingen, d.v.s. i behovsanalysen. Vending är det engelska ordet för försäljning av produkter och tjänster via automat. Dygnet runt tillhandahålls bl.a. varma och kalla drycker, konfektyr, frukt, färdig mat och ett stort antal icke-mat produkter. Automaterna styrs av mynt, sedlar, betalkort, polletter eller andra betalsystem. Men ibland är det helt gratis att exempelvis ta en kopp kaffe från kaffeautomaten, eftersom arbetsgivaren bekostar detta. Automater, ingredienser och övriga produkter tillverkas som regel av stora internationella företag. Försäljning, service och påfyllning av automater sköts i allmänhet av lokala vendingföretag. Hur upphandlas dryckes-och varuautomater? Det vanligaste är att automaterna hyrs genom en tjänstelösning, men automaterna kan också köpas. Tillhörande livsmedel levereras oftast via tjänsten, men kan till viss del även köpas via traditionellt livsmedelsavtal. Lika höga krav på ekologisktoch/eller socialt ansvarsfullt producerade livsmedel kan ställas oavsett avtalstyp. De vanligaste två typerna av serviceavtal är: 1. Teknisk/hygienisk service: Företaget ansvarar för förebyggande underhåll, teknisk service vid driftstörning samt grundlig hygienisk service av automaterna ca 1ggr/månad. Livsmedlen levereras ofta i samband med servicetillfällena, och kunden fyller själv på dessa. En viss intern service (enklare rengöring 1-2ggr/vecka), som utförs av kunden själv, är nödvändig för att säkerställa god hygien samt bästa resultat av bryggningen. 2. Fullserviceavtal: Fullserviceavtal innebär att kunden inte behöver göra något med automaten. Leverantören sköter både den interna servicen och serviceavtalet, samt levererar och fyller på råvaror. Uppskattat antal servicebesök är 50-100 besök/år, vid optimalt val av automat (anpassat efter behov). Det finns även andra tjänstelösningar, t.ex. att bara få varor och teknisk service. Livslängden för en automat för varma drycker uppskattas till 4-10 år, beroende på typ av automat. I upphandlingar är det vanligt att ställa krav om fabriksnya automater. Sett ur ett livscykelperspektiv är detta förkastligt, då en betydande del av automatens miljöpåverkan kan hänföras till tillverkning samt hur avfall och restprodukter hanteras. Det vore därför lämpligare att istället upphandla funktionen för att erhålla en god kopp kaffe. Denna funktion kan tillgodoses lika väl ur begagnade automater, som ur ett miljöperspektiv är ett bättre alternativ. Krav ska dock ställas att begagnade
2 [5] automater ska vara renoverade samt hålla likvärdig kvalitet som fabriksnya utrustningar. Vidare ska leverantören, via serviceavtalet, kunna lämna fullständiga funktionsgarantier under hela avtalsperioden. Vilka typer av automater finns? Kaffeautomater Kaffe är den vanligaste varma drycken i Sverige. Även choklad och te finns som utbud i automater och en mängd varianter på kaffedrycker såsom cappuccino och kaffe/chokladdrycker såsom wiener melange. Det finns fyra olika typer av kaffeautomater(inkl. te och choklad): 1. Automat för malet kaffe 2. Automat för hela bönor (som brygger med eller utan tryck) 3. Automat för instantkaffe (frystorkat kaffe) 4. Automat för liquidkaffe (flytande kaffekoncentrat) Övriga automater Vattenautomater: med eller utan kolsyra. Varuautomater: De varor som vanligen erbjuds via automater är godis, snacks, frukt, sallader, mackor och färdig mat samt burkar/flaskor/förpackningar med läsk/juice etc. Kombinationsautomater: exempelvis kaffeautomat kombinerad med vattenautomat, eller läskautomat kombinerad med varuautomat (snacksautomat). Automatstorlekar För kaffeautomater har Upphandlingsmyndigheten i sina kriterier ersatt den tidigare uppdelningen golvmodell och bänkmodell (baserat på kapacitet per tidsenhet) med uppdelningen antal koppar dryck per fyllning kaffe. En optimering av automaterna på en arbetsplats innebär tömning och fyllning cirka varannan dag. Det är viktigt att kaffet hålls fräscht för att smaka bra. En stor modell (ger mer än 300 koppar/fyllning, motsvarar ca 4 kg kaffe i kaffebehållaren) har en stor vattentank och drar därmed mer energi. De andra kategorierna är mellanstor modell (ger mer än 160 koppar/fyllning, ca 2 kg kaffe) och liten modell (ger mer än 80 koppar/fyllning, ca 1kg kaffe). Vattenautomater kan även de ha olika storlekar. Kriterierna för energianvändning täcker endast in automater upp till 20 l/h. Detta är standardstorleken för källvattenbehållare. Behovsanalysprocessen Ur miljösynpunkt är det viktigt att det finns en behovsanalysprocess där man bedömer hur många och vilken storlek på automater som behövs för den upphandlande myndighetens/avroparens behov. Risken är annars överdimensionering av automater sker, vilket innebär både kostnader och ökad energianvändning. Viktiga frågor att ta ställning till: 1. Hur många är vi som ska dricka eller äta? (per dygn, per tillfälle)
3 [5] 2. Hur många automater och vilken storlek på automater ska finnas? Förbrukningen samt lokalernas tillgänglighet styr hur många och vilken typ av automatmodell som är mest lämpad. Generellt sett för en arbetsplats med under 20 personer rekommenderas en liten modell. För 15-40 personer rekommenderas en mellanstor modell. Är man mellan 30-50 personer bör en stor modell väljas. 3. Vad vill vi dricka eller äta? (typer av automater, ekologiskt och socialt ansvarsfullt producerade livsmedel) 4. Vilken tjänstelösning och serviceintervall passar oss? (inköp av tjänstelösning eller enbart automat) Miljöanpassade val vid upphandlingen Energieffektiva automater Dryckes- och varuautomaternas energianvändning uppskattas i Sverige uppgå till ca 130 GWh per år. Automater drar ofta mycket energi i stand-by-läge. Därför är det viktigt att genom behovsanalysen och genom dialog med leverantören begränsa antalet automater på kontoret, att optimera automaterna för det verkliga behovet. Upphandlingsmyndighetens kriterier omfattar krav på bättre energiprestanda (hög energiklass) samt energisparfunktioner (tidsstyrning). 40-50% av elanvändningen för en automat kan sparas med hjälp av energisparfunktion. Den vanligaste formen av energisparfunktion aktiveras efter en viss tid då automaten inte är i bruk. Ännu bättre är att välja automater med behovsstyrt energisparläge (s.k. intelligent styrning), som kan sättas i energisparläge av sig självt utefter användarnas vanor, och som kan startas upp om kund vill handla under en sparperiod. Kriterierna för energisparfunktion gäller enbart för de mellanstora och stora automaterna. Energisparfunktion förekommer mycket sparsamt bland de mindre automaterna. De små automaterna är mindre energikrävande och kommer istället upp i bättre energiklasser än de mellanstora och stora automaterna. Energianvändningen (Wh/liter) för en automat kan erhållas genom en testrapport gjord enligt branschstandarden EVA-EMP (Europeiska vendingföreningens Energy Measurement Protocol) eller likvärdigt. Med likvärdigt menas att mätningarna av energianvändningen har gjorts på samma sätt som specificerat i EVA-EMP; detta är viktigt för att resultaten ska kunna jämföras likvärdigt. Temperaturen på vattentanken är inte specificerad i standarden; därför är en minsta temperaturnivå angiven i kriteriet. I senaste versionen av EVA-EMP har man gjort en skala för energianvändningen med indelning i energiklasserna A++ till och med G, där A++ anger bäst energiprestanda. Önskar man efterfråga högre energiklass än angivet i kriteriet energianvändning för dryckesautomater så kan man med fördel använda det färdigt utformade tilldelningskriteriet. För vattenautomater gäller att en vattenkylare som kopplas på direkt på vattenledningssystemet bör väljas framför källvattenautomater. Dessa drar 40-50% lägre energi än de sistnämnda; dessutom bidrar de till färre transporter. En kaffeautomat kombinerad med vattenautomat kan ha bättre energiprestanda än om en kaffeautomat och en vattenautomat köps för sig.
4 [5] Kylda automater bör placeras i miljöer som har god ventilation och om möjligt även där omgivningstemperaturen är reglerad. Detta för att inte kylkompressorn ska arbeta oavbrutet och använda onödigt mycket energi. Exempel på en mindre bra placering är trapphus med stora fönster där temperaturen är 30-35 grader en solig dag. En livscykelkostnadskalkyl kan användas vid köp av enbart automat; en energiparameter (wh/h i stand-by) ingår där. Ekologisk och socialt ansvarsfull produktion av livsmedel Produktionen av drycker eller varor bidrar indirekt till automaternas miljöpåverkan. Upphandlingsmyndigheten har utarbetat kriterier för ekologiskt och socialt ansvarsfullt producerade livsmedel för kaffe, te, chokladdryck, socker och mjölk. En framtagen LCA visar att råvaruåtgången för de olika kaffesorterna är en viktig miljöaspekt. Detta visar att totalt sett är instantkaffe mer klimateffektivt, detta eftersom mindre kaffeböna per färdig kopp kaffe ger mindre odlade areor. Dock krävs det mer energikrävande tillverkningsprocesser och transporter. Energianvändningen från själva automaten är mindre för automater med hela bönor. Miljö- och hälsoskadliga kemikalier Under 2011 uppmärksammades i media ett fall där hälsofarliga nivåer av bly uppmättes i automatdryck. Detta har lett till att automattillverkare ersatt komponenter av mässing innehållande bly, samt vidtagit andra åtgärder såsom användarinstruktioner med spolning av maskinerna. För att säkra att leverantören jobbar med att säkerställa att hälsoskadliga blymängder ej förekommer i några delar som kommer i kontakt med livsmedel eller vatten, kan man ställa krav på vattenkvaliteten ut från automat. Gränsvärdet 10ppb är den maximala blymängd som får förekomma i dricksvatten. För att automaterna ska fungera optimalt krävs regelbunden rengöring. Upphandlingsmyndighetens kriterier omfattar fyra miljö- och hälsorelaterade krav på kemikalierna som används för rengöring och löpande underhåll av automaterna. I de flesta fall sköts denna service av servicekonsulenterna, men i vissa fall även av kunden. Rengöringsmedlen består av vanligt diskmedel/maskindiskmedel för slangar etc, allrengöringsmedel, blötläggningsmedel samt specialrengöringsmedel för bryggbehållaren. Gällande köldmedier finns ett krav på läckagekontroll vid servicebesök för att minimera risken för läckage av miljöfarliga köldmedier. Denna läckagekontroll omfattar varuautomater, automater för kalla drycker samt kombinationsautomater. Idag är R134a det vanligaste köldmediet, vilket har 1300 gånger mer växthusgaspåverkanspotential än koldioxid. Det finns även ett tilldelningskriterium för att kunna efterfråga köldmedier med lägre växthusgaspåverkan. Transporter Gällande transporter inom vendingtjänsten visar en livscykelstudie att de lokala transporterna endast utgör några få procent av vendingtjänstens totala miljöpåverkan. Därmed är det inte motiverat att ställa krav på detta.
5 [5] Beställaren har dock ett ansvar att planera sina inköp så att onödiga extraleveranser utöver servicekontraktet undviks. Då försämras möjligheterna för leverantören att leverera med grön eller optimerad logistik. Genom kvalificeringskrav (urvalskriterium) kan upphandlande organisationer ställa krav på att vendingoperatören bedriver ett internt miljöarbete på ett strukturerat och välorganiserat sätt. För att säkerställa att leverantören vidareutvecklar och förbättrar sitt miljörelaterade arbete under hela uppdraget kan detta krav även ställas som kontraktsvillkor. Övrigt Filter: välj gärna flergångsfilter istället för engångsfilter. Idag använder de flesta automater flergångs stålfilter. Svanen har kriterier för miljömärkning av engångsfilter, om detta väljs. Buller: Kaffeautomater kan innebära ett bullerproblem. Vid val av maskiner med högre bullernivå, t.ex. automater för hela bönor, kan det vara lämpligt att tänka på att automaten bör placeras i ett pentry eller liknande så att den inte stör den arbetande personalen intill. Kriterier på bullernivåer finns inte utarbetade, då lämpliga mätmetoder saknas. Avfall: Det avfall som bildas från kaffeautomater är framför allt sump. All bryggning genererar sump. För bryggautomater och automater för hela bönor genereras denna hos kund, och tas vanligen omhand av det kommunala avfallsbolaget. Sump kan lämnas för återvinning (biogas etc). Instantautomater lämnar ingen sump efter sig hos kund, dock ger de sump vid produktionsenheten. Avfallet från automaterna (elektrisk och elektronisk utrustning) tas om hand via producentansvaret enligt WEEE-direktivet.