2011-06-28 Kravspecifikation Upphandling av Företagshälsovårdstjänster till Vetlanda kommun, Vetlanda Energi & Teknik AB (VETAB), Witalabostäder AB samt Höglandets Räddningstjänstförbund. Allmänt Arbetsgivaren ska enligt lag svara för att den företagshälsovård som lagen kräver finns att tillgå. Med företagshälsovård avses en oberoende expertresurs inom områdena arbetsmiljöoch arbetslivsinriktad rehabilitering. En företagshälsovård ska vara en strategisk partner för arbetsgivaren och ha en konsultativ roll. Företagshälsovården ska kunna göra insatser på individ-, grupp- och organisationsnivå Vetlanda kommuns personalpolitiska program Vetlanda kommun- en attraktiv arbetsgivare ligger till grund för det personalpolitiska arbetet i kommunen. Definitionen för hälsa i Vetlanda kommun är: Hälsa i Vetlanda kommun är att ha tillräckligt med personliga och sociala resurser för att må bra, klara av sin vardag och förverkliga sina mål Syftet med Vetlanda kommuns hälsoarbete är att skapa förutsättningar för den enskilda arbetstagarens hälsa samt att vara nyckeln till framgångsrik kommunal verksamhet. I begreppet hälsa ingår inom Vetlanda kommun områdena arbetsmiljö, friskvård, rehabilitering, säkerhet samt alkohol, tobak och droger. Vetlanda kommun har infört rökfri arbetstid sedan 2011-01-01. År 2010 hade Vetlanda kommun en sjukfrånvaro på 5,1 %. Männen i Vetlanda kommun har högre sjukfrånvaro än kvinnorna och sjukfrånvaron ökar med åldern. Vetlanda kommun har i dagsläget cirka 2 500 anställda som omfattas av företagshälsovård. För att innefattas av företagshälsovård bör en anställning om minst 16 timmar/vecka innehas eller ett vikariat om minst sex månader. Inom Räddningstjänsten finns det cirka 180 anställda (125 av dessa deltidsbrandmän), inom VETAB ca 70 samt inom Witalabostäder AB 23 anställda. Vetlanda kommun/höglandets Räddningstjänstförbund/VETAB/ Witalabostäder AB strävar mot bland annat kvalitet och snabbhet i rehabiliteringen, förbättra arbetsmiljön och minska sjukfrånvaron bland medarbetarna. Beställningen av tjänster från företagshälsovård kommer att vara behovsstyrd. Det är verksamheternas behov av insatser som styr vilka tjänster som kommer att beställas. Den blivande leverantören av företagshälsovård ska kunna ge stöd i vilka insatser som leder till bäst resultat ur hälsoekonomisk synvinkel. 1
Vetlanda kommun planerar att varje år satsa på någon/några yrkesgrupp/er eller arbetsplats/er som har hög sjukfrånvaro eller annan problematik som behöver komma tillrättas med. Företagshälsovården blir en naturlig partner i detta arbete. Arbetet kommer att läggas upp som ett projekt varje år. Detta är en del i det strategiska arbetet med att rikta och behovsstyra insatser. Omfattningen av satsningen och vilka insatser som blir aktuella är svår att förutse. Kompetensområden Anbudslämnaren skall tillhandahålla följande kompetensområden. Tillhandahållandet kan ske genom egna resurser eller genom underleverantörer. Anbudslämnaren skall garantera att dess medarbetare har erforderlig yrkeskompetens. Företagsläkare. Legitimerad läkare och genomgått företagsläkarutbildning. Företagssköterska. Legitimerad sjuksköterska med vidareutbildning till företagssköterska. Sjukgymnast/ergonom. Legitimerad sjukgymnast samt vidareutbildning inom arbetsmiljö och ergonomi. Psykolog. Legitimerad psykolog. Beteendevetare. Socionomexamen eller annan likvärdig akademisk examen samt relevant vidareutbildning. Arbetsmiljöingenjör. Utbildning i arbetsmiljöteknik eller motsvarande vid universitet eller högskola eller tidigare skyddsingenjörsutbildning. Hälsoutvecklare/hälsopedagog. Akademisk examen som hälsopedagog eller motsvarande. För anbudslämnare som endast avser att lämna anbud för del B (undersökningar inom Höglandets Räddningstjänstförbund) krävs endast kompetensområdet Företagsläkare samt ev. Företagssköterska. I anbudet skall CV bifogas för samtliga medarbetare som kommer att utföra tjänster för anbudslämnaren. Generellt gäller för samtliga yrkeskategorier angivna i denna kravspecifikation att medarbetarna ska ha personlig lämplighet och erfarenhet, professionellt bemötande, god kommunikations- och samarbetsförmåga, ansvarskänsla och noggrannhet, goda kunskaper i svenska språket, både i tal och i skrift. Leverantören ska arbeta för att kunna ge beställaren kontinuitet. Underleverantörer Om underleverantörer används skall uppgift om vilka som ämnas samarbeta med bifogas. Om leverantören väljer någon av de underleverantörer som finns beskrivna till att utföra tjänster skall detta ske via företagshälsovården. Beställning och faktura för uppdraget hanteras via företagshälsovården. Kundansvarig Anbudslämnaren skall utse en kundansvarig som sköter avropsavtalet med uppdragsgivaren. Denne ska också ansvara för att uppdragsgivaren får statistik, uppföljningar, prisuppgifter på 2
uppdrag som inte ingår i det som beskrivs i förfrågningsunderlaget. Kontaktpersonen deltar även i uppföljningar och planering inför nästa år. Ersättare för kundansvarig ska också finnas. Servicenivå Öppettider och tillgänglighet Anbudslämnaren ska kunna ta emot bokade besök, måndag-fredag 08:00-16:30 med uppehåll för lunch, i lokal i Vetlanda centralort med de kompetenser som krävs för uppdraget. Därutöver ska anbudslämnaren kunna utföra uppdrag på respektive arbetsplats hos Vetlanda kommun/höglandets Räddningstjänstförbund (Nässjö och Vetlanda)/ VETAB/ Witalabostäder AB. Ett telefonnummer samt en e-postadress ska finnas dit det under måndag-fredag 08:00-16:30 ska kunna gå att nå en medarbetare hos anbudslämnaren för bland annat bokning av tider och lämna meddelande. Avbokning ska kunna ske under kontorstid, helger och kvällar genom e- post eller telefonsvarare. Avbokning som skett under kontorstid dagen innan bokad tid debiteras ej. Ej avbokad eller för sent avbokad tid debiteras med normaltaxa. Mottagningen ska vara tillgänglig för personer med funktionsnedsättning. Väntetider Läkare, psykolog, beteendevetare, företagssköterska, arbetsmiljöingenjör och sjukgymnast skall kunna träffas inom en vecka vid mer brådskande behov. I normalfallet ska nämnda yrkeskategorier kunna träffas inom tre veckor. Krissituation Vid arbetsrelaterad krissituation skall uppdragsgivaren omgående kunna nå kontaktperson på vardagar kl. 08:00-16:30. Enskild medarbetare som utsatts för arbetsrelaterad kris skall få stöd inom 24 timmar alternativt nästa vardag. Avtalsuppföljning och statistik Tre gånger/år träffas kundansvarig på företagshälsovården med en styrgrupp från kommunen för avtalsuppföljning, återrapportering och planering. Beräknad tidsåtgång ca 2 timmar/tillfälle. Detta ingår i avtalet utan debitering. Leverantören lämnar inför dessa tre möten skriftlig statistik. Statistiken ska vara specificerad på vilka tjänster som beställts och kostnad. Vid behov ska leverantören även kunna redovisa annan statistik på sätt som styrgruppen anvisar. Detta ingår i avtalet utan debitering. Leverantören ska under januari månad avge en årsberättelse avseende föregående kalenderår. Detta på kommunövergripande nivå och förvaltningsnivå. Årsberättelsen ska även innehålla uppgifter om vilka tjänster som levererats samt total kostnad. Denna rapport lämnas till kommunens styrgrupp för företagshälsovård. Rapport lämnas även till VETAB, Höglandets räddningstjänstförbund och Witalabostäder AB angående de tjänster som levererats dit. Dessa rapporter ingår i avtalet utan debitering. 3
Varje chef med beställningsrätt i Vetlanda kommun/höglandets räddningstjänstförbund/vetab/ Witalabostäder AB skall få skriftlig statistik två gånger/år på vilka tjänster som har beställts och den totala kostnaden för detta. Detta ingår i avtalet utan debitering. Återrapportering Vid en beställning av tjänst hos anbudslämnaren görs upp om återkoppling behövs efter genomförd insats samt i så fall på vilket sätt. Kortare återkoppling via telefon eller mail ingår i avtalet utan debitering. Beställarorganisation Vetlanda kommun/höglandets Räddningstjänstförbund/VETAB/ Witalabostäder AB kommer att tillhandahålla listor på vilka som har rätt att beställa tjänster från företagshälsovården. Del A: A 1: Tjänster till följd av lagstiftning Systematiskt arbetsmiljöarbete Anbudslämnaren skall kunna vara ett stöd för Vetlanda kommun, Höglandets räddningstjänstförbund, VETAB och Witalabostäder AB i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Anbudslämnaren skall ha kompetens och utrustning för att genomföra samtliga lagstadgade medicinska hälsoundersökningar, riskbedömningar och utbildningar kopplade till Arbetsmiljöverkets författningssamlingar och som är relevanta för Vetlanda kommun, Höglandets räddningstjänstförbund, VETAB och Witalabostäder AB, bl a följande: Härdplastundersökning enligt AFS 2005:6, genomföres vid behov. Hörselkontroll enligt AFS 2005:16, genomföres beroende på exponering. Hälsoundersökning nattarbete, enligt AFS 2005:6. Genomföres på de som arbetar mer än tre timmar mellan 00,00-05,00/arbetspass var sjätte år, över 50 år var tredje år. Medicinsk undersökning fibrosframkallande damm, AFS 2005:6 Ergonomi Vetlanda kommun/höglandets Räddningstjänstförbund/VETAB/ Witalabostäder AB planerar att genomföra ergonomigenomgång av kontorsarbetsplatser vid nyanställningar samt vid behov. Synscreening genomförs vid nyanställningar samt vid behov. Ergonomigenomgång och synscreening görs vid samma tillfälle. Rehabilitering Anbudslämnaren ska kunna ge stöd och råd för att Vetlanda kommun/höglandets Räddningstjänstförbund/VETAB/ Witalabostäder AB ska kunna uppfylla kraven enligt Arbetsanpassning och rehabilitering 1994:1. Vetlanda kommun har processkartlagt rehabiliteringsprocessen för att tydliggöra de olika stegen för medarbetare och chefer i kommunen. Denna processkarta syftar till att komma 4
igång tidigt med rehabiliteringsarbetet och att kvalitetssäkra rehabiliteringen. Anbudslämnaren kommer att ha rollen som expertresurs i rehabiliteringsarbetet. Som en del i rehabiliteringsarbetet kommer Vetlanda kommun/höglandets Räddningstjänstförbund/VETAB/Witalabostäder AB ha behov av arbetsförmågebedömningar. Anbudslämnaren ska kunna leverera arbetsförmågebedömningar som innehåller bedömning av läkare, psykolog och sjukgymnast. Journalkopior skall inhämtas vid behov. Vetlanda kommuns/höglandets Räddningstjänstförbund/VETAB och Witalabostäder AB:s ambitionsnivå är att en arbetsförmågebedömning ska hålla vid juridisk prövning. Vid en arbetsförmågebedömning skickar även Vetlanda kommun med ett antal frågor (se bilaga Arbetsförmågebedömning mall ) som ska besvaras kring arbetsförmåga. Dessa frågor kan anpassas efter behov. Arbetsförmågebedömning skall kunna slutlevereras inom en månad från beställningsdatum. A 2: Övriga tjänster Samtalsstöd Alla medarbetare i Vetlanda kommun/höglandets Räddningstjänstförbund/VETAB och Witalabostäder AB har vid behov möjlighet till tre stödsamtal med beteendevetare. Medarbetarens chef ska informeras om att behovet av samtalsstöd finns innan samtalen sker. Om medarbetaren inte vill kontakta sin chef ska personalkontoret informeras om att samtalsstöd önskas. Om fler än tre samtal behövs ska en bedömning av behovet göras i samråd mellan arbetsgivare och leverantör. Alkohol och droger Vetlanda kommun är en helt drogfri arbetsplats. Anbudslämnaren är en viktig samarbetspartner för att kunna följa Vetlanda kommuns riktlinjer för alkohol och droger som är antagna av kommunstyrelsen 2010-05-05, 56. Se bilaga. Vid misstanke om alkohol eller narkotikapåverkan under arbetstid ska anbudslämnaren kunna tillhandahålla utandningsprov för alkohol och/eller snabbtest gällande narkotika vardagar mellan 08.00-16.30. Maximal restid från Vetlanda centralort får vara max en timme, om personal ej finns på plats i Vetlanda. Vid positiva provresultat gällande alkohol och narkotika skall proven verifieras via blodprov eller analys på laboratorium. Rutiner för drogtester ska följa Socialstyrelsens meddelandeblad med artikelnr 2008-1-3 Narkotikatester av urin inom hälso- och sjukvården som utförs av legitimerad hälso- och sjukvårdspersonal. Hälsoundersökningar Hälsoundersökningar såsom hälsokurvan och hälsoprofil kommer enbart att beställas vid behov, då som ett kartläggningsinstrument som ligger till grund för en handlingsplan med insatser för den aktuella arbetsgruppen/yrkeskategorin. Vilken typ av hälsoundersökning som då kommer att användas beror på behovet. Följande metoder ska prissättas. Hälsokurvan Hälsoprofil enligt Stråkens hus 5
Förstadagsintyg Anbudslämnaren ska kunna tillhandahålla förstadagsintyg i de fall där arbetsgivaren begär detta. Nyanställningsundersökning Anbudslämnaren ska kunna tillhandahålla en nyanställningsundersökning och utlåtande innan arbetsgivaren i vissa lägen anställer personal. Nyanställningsundersökning ska innehålla bedömning av företagsläkare och bedömning görs gentemot det aktuella yrket. För nyanställd personal inom VETAB, Tekniska kontoret och Barn- o utbildningsförvaltningen är dokumentationen kring hörsel särskilt viktig. Lämplighetsintyg Räddningstjänsten och Tekniska kontoret har behov av lämplighetsintyg för körkort C och CE. Vaccinationer Anbudslämnaren ska kunna tillhandahålla de vaccinationer som krävs för arbete inom Vetlanda kommun/höglandets Räddningstjänstförbund/VETAB/ Witalabostäder AB. Exempel på vaccinationer som kan förekomma är hepatit A+B, TBC, difteri och stelkramp. Stöd vid inköp Anbudslämnaren ska kunna ge stöd ur hälso- och arbetsmiljöhänseende vid t.ex. inköp av maskiner och personlig skyddsutrustning. Enklare telefonrådgivning Anbudslämnaren ska kunna erbjuda enklare telefonrådgivning under vardagar. Detta ingår i avtalet utan debitering. Del B (Höglandets Räddningstjänstförbund): Medicinsk undersökning rök- och kemdykning inom Höglandets Räddningstjänstförbund Kontroller för all utryckningspersonal ska utföras enligt vid varje tidpunkt gällande föreskrifter i Arbetsmiljöverkets författningssamling (AFS), f n AFS 2007:7 Rök- och kemdykning samt AFS 2005:6 Medicinska kontroller i arbetslivet. Undersökningen syftar till att bedöma tjänstbarhet i operativ tjänst. Arbets-EKG ska utföras enligt tidsintervall i AFS för rökdykare, insatsledare och brandingenjörer. Undersökning ska minst omfatta: Hälsodeklaration och samtal med sköterska/läkare och undersökning av läkare Provtagning (blodvärde, blodtryck, leverprov, blodsockerprov) Kontroll av syn, hörsel, lungfunktion vart tredje år eller vid behov Personal på styrkor från Nässjö kommun genomför de medicinska kontrollerna på brandstationen i Nässjö och personal från Vetlanda genomför de medicinska kontrollerna på brandstationen i Vetlanda. I anbudet bifogas dokument som visar på läkarkompetens att testa brandmän enligt AFS. Nyanställningsundersökning inom Höglandets Räddningstjänstförbund Nyanställningsundersökningen ska minst omfatta: 6
Hälsodeklaration och samtal med sköterska/läkare och undersökning av läkare Kontroll av syn, hörsel Kontroll av lungfunktion Provtagning (blodvärde, blodtryck, leverprov, blodsockerprov) Vilo- och arbets-ekg Övriga prover och undersökningar som av läkare bedöms nödvändiga för att kunna fastslå hälsotillståndet Årlig läkarundersökning inom Höglandets Räddningstjänstförbund för icke operativ personal Undersökning ska minst omfatta: Hälsodeklaration och samtal med sköterska/läkare och undersökning av läkare Provtagning (blodvärde, blodtryck, leverprov, blodsockerprov) Kontroll av syn, hörsel, lungfunktion vart tredje år eller vid behov Del C: Option Sjuk- och friskanmälan Tjänsten efterfrågas som en option till avtalet med möjlighet att avropa under avtalsperioden. Sjuk- och friskanmälan dygnet runt (även helger) per telefon med kvalificerad sjukvårdsrådgivning. VAB-anmälan dygnet runt (även helger) per telefon med kvalificerad sjukvårdsrådgivning. Det ska ske direktrapportering via SMS eller mail till närmaste chef. Det ska ske uppföljning under sjukfrånvaron och påminnelse om läkarintyg. Upprepad korttidssjukfrånvaro tre gånger/halvår eller sex gånger/år ska rapporteras till närmaste chef. Journalföring av varje samtal. Förteckning över efterfrågade tjänster som skall prissättas (uppgifterna lämnas i Svarsbilaga Utvärdering): FHV tjänster Del A: Uppskattat antal alt. timmar/år Företagsläkare, pris/timme 135 Företagssköterska, 260 pris/timme Sjukgymnast/ergonom, 250 pris/timme Psykolog, pris/timme 360 Beteendevetare, pris/timme 370 Arbetsmiljöingenjör, 390 pris/timme Hälsopedagog/utvecklare, 30 pris/timme Härdplastundersökning, 20 Vaccination Hepatit A + B, 1 Pris/timme Pris/st Totalt 7
Vaccination TBC, 1 Vaccination Difteri, 1 Vaccination Stelkramp, 1 Hörselkontroll med 80 information, Hälsoundersökning 20 nattarbete, Hälsoundersökning 5 fibrosframkallande damm, Arbetsförmågebedömning, 30 Alkoholtest utandningsprov, 1 Alkoholtest, blodprov, 1 Snabbtest narkotika, 1 multisticka minst 5 preparat, Uppföljande provtagningar 1 t.ex GT, CDT, ASAT, ALAT, pris/uppföljande provtagning Läkemedelsdelning antabus, 1 pris/delning Nyanställningsundersökning, 10 Hälsoprofil enligt Stråkens 20 hus, Hälsokurvan, 30 Förstadagsintyg, 30 Lämplighetsintyg körkort C 5 och CE för Tekniska kontoret, FHV tjänster Del B: Medicinsk undersökning rök- och kemdykning (Höglandets Räddningstjänstförbund) enligt AFS 2007:07 2005:6, Medicinsk undersökning rök- och kemdykning (Höglandets Uppskattat antal alt. timmar/år 115 95 Pris/timme Pris/st Totalt 8
Räddningstjänstförbund) enligt AFS 2007:07 2005:6 inklusive arbets- EKG, Nyanställningsundersökning (Höglandets Räddningstjänstförbund), Årlig läkarundersökning (Höglandets Räddningstjänstförbund), Lämplighetsintyg körkort C och CE för Höglandets räddningstjänstförbund (kan ske i samband med övriga undersökningar), FHV tjänster Del C: Option Sjuk- och friskanmälan (option), pris/ärende. Prisuppgiften kommer ej att ingå i utvärderingen. 10 10 15 1 9