Bilaga 12 Benchmarking

Bilaga 12 Benchmarking stockholm.se Stadsledningskontoret It-avdelningen Ragnar Östbergs Plan 1 105 35 Stockholm Växel 08-508 29 000 www.stockholm.se

Innehåll 1 Inledning 3 2 Samarbete och skyldigheter 3 3 Val av metod för Benchmarking 4 4 Metoder och frekvens 4 4.1 Benchmarkingobjekt 4 4.2 Frekvens av Benchmarking 4 5 Tillvägagångssätt vid Benchmarking 5 5.1 Överenskommen intern prisjämförelse 5 5.2 Traditionell Benchmarking 6 6 Följderna av Benchmarking 8 6.1 Följder av en överenskommen intern prisjämförelse 8 6.2 Följder av en traditionell Benchmarking 9 6.3 Ingen prishöjning eller kvalitetssänkning 9 2 (9) Upphandling GSIT 2.0

1 Inledning Definitioner som används i denna bilaga har den betydelse som anges i Bilaga 1 (Begrepp och definitioner). Syftet med Benchmarking är dels att följa upp om Leverantörens tjänsteleverans uppfyller de krav som ställs i Avtalet, dels att säkerställa att Leverantörens tjänsteleverans avseende exempelvis Servicenivåer, övergripande kvalitet och Tjänsteavgifter är konkurrenskraftig. Staden har, utöver andra tillgängliga metoder, rätt att initiera Benchmarking i enlighet med vad som anges i denna bilaga. Leverantören är införstådd med och accepterar att Benchmarking är ett viktigt verktyg för att säkerställa att Staden har tillgång till en tjänsteleverans och en Leverantör med en konkurrenskraftig prissättning och Tjänster som uppfyller Avtalad Specifikation innefattande även kontinuerliga förbättringar enligt Bilaga 4 (Kontinuerliga förbättringar). 2 Samarbete och skyldigheter Parterna åtar sig att samarbeta för att genomföra den Benchmarking som beskrivs i denna bilaga. Parterna åtar sig även att samarbeta med den Benchmarkingpart som genomför benchmarkingen i den utsträckning som krävs för att Benchmarkingparten ska kunna uppfylla de mål och vidta de åtgärder som beskrivs i denna bilaga. Parterna ska uppfylla sina skyldigheter mot Benchmarkingparten och den andra Parten, exempelvis genom att tillhandahålla den information som Benchmarkingpartern begär. Parterna ska också allokera de resurser som krävs för att genomföra Benchmarkingen på ett sätt som uppfyller dess syften. All skriftlig kommunikation som skickas till eller från Benchmarkingparten ska skickas med kopia till den andra Parten. Båda Parter är överens om att när avtal tecknas med Benchmarkingparten, ska Parterna tillse att det i avtalet regleras en skyldighet för Benchmarkingparten att rutinmässigt dela med sig till båda Parterna av sina processer, antaganden, data, analyser och beräkningar. Upphandling GSIT 2.0 3 (9)

3 Val av metod för Benchmarking Staden har rätt att välja metod för Benchmarking enligt nedan: (a) Överenskommen intern prisjämförelse. Med överenskommen intern prisjämförelse avses en enklare form av Benchmarking som genomförs gemensamt av Staden och Leverantören och som inte är automatiskt bindande för Parterna. Förfarandet beskrivs närmare i avsnitt 5.1 i denna bilaga. (b) Traditionell benchmarking. Med traditionell Benchmarking avses en mer avancerad form av Benchmarking som genomförs av en oberoende tredje part och resultatet är automatiskt bindande för Parterna. Förfarandet beskrivs närmare i avsnitt 5.2 i denna bilaga. 4 Metoder och frekvens 4.1 Benchmarkingobjekt Benchmarkingobjektet definieras av Staden utifrån följande principer: (a) Benchmarkingobjektet som är föremål för en överenskommen intern prisjämförelse kan omfatta en enskild Tjänst, en eller flera Tjänstekataloger, samtliga Tjänster eller en eller flera specifika utrustningar som tillhandahålls som en del av Tjänsterna. (b) Benchmarkingobjektet som är föremål för en traditionell Benchmarking ska omfatta minst en hel Tjänstekatalog, dock med hänsyn tagen till nödvändiga anpassningar för att göra en lika-för-lika jämförelse praktiskt möjlig. Benchmarkingen kan omfatta prissättningen av Tjänsterna och/eller kvaliteten på Tjänsterna. 4.2 Frekvens av Benchmarking 4.2.1 Allmänt Den första Benchmarkingen genom intern prisjämförelse får äga rum tidigast tjugofyra (24) månader efter Avtalsdagen. Den första Benchmarkingen genom traditionell Benchmarking får genomföras tidigast trettiosex (36) månader efter Avtalsdagen. 4 (9) Upphandling GSIT 2.0

4.2.2 Överenskommen intern prisjämförelse Staden får, under förutsättning att benchmarkingobjektet avser en enskild Tjänst, en hel Tjänstekatalog eller samtliga Tjänster, begära högst en (1) överenskommen intern prisjämförelse per kalenderår. Staden får, under förutsättning att benchmarkingobjektet avser en eller flera specifika utrustningar som tillhandahålls som en del av Tjänsterna, begära högst en (1) överenskommen intern prisjämförelse per kvartal. 4.2.3 Traditionell Benchmarking Staden får begära högst en (1) traditionell Benchmarking per kalenderår. När en traditionell Benchmarking görs till följd av att Parterna blivit oense efter att en överenskommen intern prisjämförelse genomförts, ska båda dessa anses som en och samma traditionella Benchmarking. 5 Tillvägagångssätt vid Benchmarking 5.1 Överenskommen intern prisjämförelse Om Staden skriftligen begär en överenskommen intern prisjämförelse ska Parterna jämföra avgifterna för benchmarkingobjektet enligt avsnitt 4 i denna bilaga. Jämförelsen ska göras mot de vid tidpunkten rådande marknadspriserna för objekt av väsentligen samma slag som benchmarkningobjektet avseende kvalitet, volym, och om relevant, Servicenivåer. Om den överenskomna interna prisjämförelsen visar att det finns en väsentlig skillnad mellan Tjänsteavgifterna för benchmarkingobjektet och de rådande marknadspriserna, ska Parterna vidta åtgärder i god anda för att ingå en överenskommelse om justerade avgifter för benchmarkingobjektet. Syftet är att Staden ska få konkurrenskraftiga avgifter. Justering av avgifterna ska inte göras retroaktivt. Den överenskomna interna prisjämförelsen och eventuella justeringar av avgifterna ska slutföras inom två (2) månader från Stadens ursprungliga begäran. Om ingen överenskommelse av avgifterna kan nås ska prisjämförelsen avslutas inom två (2) månader från Stadens ursprungliga begäran och inga prisjusteringar sker. Staden äger då rätt att omedelbart påkalla en traditionell Benchmarking oaktat begränsningen i avsnitt 4.2.3 Traditionell Benchmarking. Upphandling GSIT 2.0 5 (9)

5.2 Traditionell Benchmarking 5.2.1 Val av Benchmarkingpart Benchmarking genom traditionell metod ska utföras av en Benchmarkingpart som ska vara kvalificerad att utföra arbetet, ha en oberoende ställning mot Parterna och inte vara en direkt konkurrent till Leverantören. Benchmarkingparten ska vara ett bolag som har kapacitet att utföra en Benchmarking baserad på tidigare insamlad och tillgänglig databas, innehållande data för motsvarande tjänsteleveranser. Benchmarkingpartern ska i första hand utses av Parterna gemensamt. Om Parterna inte kommit överens om vilket bolag som ska utgöra Benchmarkingpart inom femton (15) Arbetsdagar från tidpunkten för Stadens begäran om att inleda traditionell Benchmarking, ska Staden utse Benchmarkingparten. Som ett villkor för att Benchmarkingparten ska få utföra benchmarkinguppdraget ska Benchmarkingparten: (a) Ingå ett sådant sekretessavtal med Parterna som Parterna rimligen anser är tillräckligt, varvid ett sekretessavtal med bestämmelser materiellt motsvarande de som finns i Avtalet alltid ska anses som tillräckligt. (b) Åta sig att följa skäliga säkerhetsföreskrifter och generellt tillämpliga arbetsplatsregler när denne befinner sig i Stadens eller Leverantörens lokaler. (c) Tillsammans med Parterna träffa ett sedvanligt och rimligt trepartsavtal för uppdragets genomförande. 5.2.2 Informationsskyldighet I enlighet med de principer som anges i avsnitt 2 i denna bilaga, ska Parterna samarbeta för att underlätta Benchmarkingen. Parterna ska tillhandahålla den information som Benchmarkingparten skäligen anser är nödvändig för att utföra Benchmarkingen. Detta inkluderar sådan information som är nödvändig för att säkerställa en lika-förlika jämförelse av tjänster exempelvis Servicenivåer, volymer, avtalstid och andra väsentliga avtalsvillkor. 5.2.3 Benchmarkingåtgärder Efter att ha utsetts i enlighet med avsnitt 5.2.1 i denna bilaga, ska Benchmarkingparten upprätta en tidplan för Benchmarkingen med detaljerade benchmarkingåtgärder. Tidplanen och benchmarkingåtgärderna ska följas av båda Parter under förutsättning att ingen av Parterna kan visa att dessa är orimliga. Om de detaljerade benchmarkingåtgärder eller tidplanen anses 6 (9) Upphandling GSIT 2.0

orimliga, ska rimliga justeringar ske efter samtycke från Benchmarkingpartern. Parterna åtar sig att följa tidplanen, de detaljerade benchmarkingåtgärderna, samt de instruktioner som lämnas av Benchmarkingparten under Benchmarkingen. Benchmarkingparten ska ta hänsyn till rådande marknadspriser för tjänster av väsentligen samma slag, kvalitet och volym som Tjänsterna inom det aktuella verksamhetsområdet där Tjänsterna tillhandahålls och levereras. De jämförelseexempel som används för Benchmarkingen ska normaliseras i enlighet med den branschpraxis som Benchmarkingparten anser är relevant. Tjänsterna ska inte anses vara konkurrenskraftiga om Benchmarkingparten kommer till någon av nedan slutsatser: (a) Att Leverantörens priser avseende benchmarkingobjektet är högre än vad som är att betrakta som marknadsledande. (b) Att Leverantörens kvalitet på benchmarkingobjektet är lägre än vad som är att betrakta som marknadsledande. Med marknadsledande anses sådana priser och kvalitet som tillhandahålls under den aktuella perioden av itoutsourcingleverantörer i Norden för i huvudsak motsvarande tjänster. 5.2.4 Rapport Snarast efter att informationsinsamlingen och jämförelsen är avslutad, ska Benchmarkingparten presentera sitt resultat. Innan Benchmarkingparten presenterar sin slutliga rapport ska Benchmarkingparten först överlämna en preliminär rapport till Parterna för att få deras kommentarer. Parterna ska ges minst femton (15) Arbetsdagar att förbereda och lämna sina respektive kommentarer till Benchmarkingparten. Sådana kommentarer ska, samtidigt som de lämnas till Benchmarkingparten, även överlämnas till den andra Parten. Benchmarkingparten ska ge Parterna tillgång till all relevant information som denne baserat sin rapport på och som rimligen kan krävas av någon av Parterna för att göra en relevant granskning och analys av den preliminära rapporten. Den slutliga benchmarkingrapporten ska tas fram så snabbt som möjligt, men inte senare än fyrtio (40) Arbetsdagar efter att informationsinsamlingen och jämförelsen är avslutad. 5.2.5 Kostnader för Benchmarkingen Kostnaderna för Benchmarkingpartens arbete i samband med Benchmarkingen ska fördelas lika mellan Parterna. Ersättningen till Upphandling GSIT 2.0 7 (9)

Benchmarkingparten ska inte vara baserad på utfallet av Benchmarkingen. 5.2.6 Ifrågasättande av resultatet En Part kan ifrågasätta resultatet av en Benchmarking genom att lämna ett skriftligt meddelande om detta till den andra Parten inom tio (10) Arbetsdagar från datumet för den slutliga benchmarkingrapporten. Ett sådant meddelande ska innehålla en beskrivning av varför resultatet ifrågasätts och beskrivningen ska ha en detaljnivå som möjliggör för den andra Parten att förstå sakförhållandena bakom tvisten. 5.2.7 Lösning av tvist Om Parterna inte kan lösa tvisten inom tjugo (20) Arbetsdagar från datumet för den slutliga benchmarkingrapporten, kan den Part som ifrågasätter resultatet skriftligt meddela detta till den andra Parten senast trettio (30) Arbetsdagar efter den slutliga benchmarkingrapporten. I det skriftliga meddelandet ska den ifrågasättande Parten antingen: (a) Begära att Benchmarkingparten utfärdar ett skriftligt svar som berör tvisten och, om Benchmarkingpartern konstaterar att vad som framkommit genom tvisten kräver att något av benchmarkingresultaten ändras, ska Benchmarkingparten justera benchmarkingresultaten snarast. Den reviderade benchmarkingrapportens resultat ska presenteras för Parterna, eller (b) Initiera tvistelösning enligt 21.3 (Tvistelösningsförfarande) i Avtalet. 5.2.8 Godkännande av benchmarkingrapporten Om ett meddelande om att en Part önskar utöva någon av de möjligheter som anges ovan inte lämnats till den andra Parten inom trettio (30) Arbetsdagar efter datumet för den slutliga benchmarkingrapporten, ska den slutliga benchmarkingrapporten anses godkänd. 6 Följderna av Benchmarking 6.1 Följder av en överenskommen intern prisjämförelse Om Parterna når en överenskommelse i enlighet med avsnitt 5.1 i denna bilaga ska överenskommelsen gälla. För undvikande av missförstånd gäller att om priserna sänks till följd av en Benchmarking, ska motsvarande sänkning gälla för alla framtida år 8 (9) Upphandling GSIT 2.0

justeras i motsvarande mån, om priser i Bilaga 9 (Prislista) är angivna som priser för respektive år. 6.2 Följder av en traditionell Benchmarking Om Staden väljer att genomföra en traditionell Benchmarking och den slutliga, alternativt den reviderade, benchmarkingrapporten visar att Tjänsteavgifterna avviker mer än fem (5) procent från vad som Benchmarkingparten anser vara marknadspris, ska Tjänsteavgifterna justeras automatiskt till vad Benchmarkingparten anser vara marknadspris. Prisjusteringar ska avse både Grundersättning och Rörlig Ersättning i syfte att anpassa Tjänsteavgifterna till resultatet av Benchmarkingen. Sådana prisjusteringar ska träda i kraft och vara tillämpliga från och med datumet för benchmarkingrapporten och inte tillämpas retroaktivt. För undvikande av missförstånd gäller att om priserna sänks till följd av en Benchmarking, ska motsvarande sänkning gälla för alla framtida år justeras i motsvarande mån, om priser i Bilaga 9 (Prislista) är angivna som priser för respektive år. Om benchmarkingrapporten säger att kvaliteten av Tjänsterna inte är konkurrenskraftiga, ska Leverantören snarast upprätta en plan och införa nödvändiga åtgärder skyndsamt för att höja kvaliteten på Tjänsterna till konkurrenskraftig nivå. Sådan plan ska godkännas av Staden. I detta sammanhang noteras särskilt Leverantörens åtagande att kontinuerligt förbättra Tjänsterna som vidare beskrivs i Bilaga 4 (Kontinuerliga förbättringar). Om Tjänsterna inte bedöms vara konkurrenskraftiga ska Leverantören således skyndsamt höja kvaliteten på Tjänsterna till en nivå som motsvarar den kvalitetsnivå som Leverantören hade uppnått om denne hade mött sina åtaganden att kontinuerligt förbättra Tjänsterna enligt Bilaga 4 (Kontinuerliga förbättringar). 6.3 Ingen prishöjning eller kvalitetssänkning Parterna är överens om att en Benchmarking inte kan leda till vare sig någon höjning av Tjänsteavgifter eller till någon reducering av kvalitetsnivåer i Tjänsterna eller i övrigt, som en följd av den genomförda Benchmarkingen. Upphandling GSIT 2.0 9 (9)