KALLELSE till ledamöter UNDERRÄTTELSE till ersättare m.fl. Utbildningsnämnden Tid och plats: Utbildningsnämnden kallas till sammanträde 2016-05-30 kl. 8.15 i kommunhuset, rum Hävringe Britta Bergström Ordförande Kristina Sköld Sekreterare Allmänheten är välkommen att närvara! Nr DiarieNr Ärendemening Sid nr 1 UN.2016.48 Tidsbegränsad SFI-undervisning Morgan Andersson/Erik Edwardsson 2 UN.2016.35 Ekonomisk uppföljning per april Åsa Forsman 4 3 UN.2016.32 Utbildningsnämndens taxor 2017 Erik Edwardsson 11 4 UN.2015.55 Uppföljning av internkontrollplanen 2016 Erik Edwardsson 12 5 UN.2016.25 Yttrande om- Motion om att införa ABC, en alla barn i centrum utbildning för föräldrar Erik Edwardsson 16 6 UN.2016.3 Redovisning av delegationsbeslut Kristina Sköld 19 7 UN.2016.7 Balanslista Kristina Sköld 21 8 UN.2016.1 Information från ordförande och utbildningschefen Peter Rasmussen 22 2
Tjänsteskrivelse 1(2) Datum Dnr 2016-05-19 UN.2016.48 OXL2 621 v 1.0 2007-03-13 Utbildningsförvaltningen Erik Edwardsson 0155-382 21 Utbildningsnämnden Tidsbegränsad Sfi-undervisning 1. Utbildningsförvaltningens förslag till beslut Utbildningsnämndens beslut Godkänna förslag på tidsbegränsad Sfi-utbildning med föreslagen kurstid 2. Sammanfattning Idag finns, i Oxelösunds kommun, inget riktmärke för hur lång tid en elev får studera på en enskild kurs på Sfi. Det har inneburit att elever är inskrivna på kurser under en längre period utan att det sker någon progression i deras lärande. Det i sin tur medför att sökande får vänta längre på en plats i Sfi och kostnaden för verksamheten ökar. Idag är möjligheterna för ansvarig rektor att skriva ut elever för utebliven progression begränsad, då det inte finns ett taget beslut om kursernas längd. Genom ett beslut om tidslängd för kurser inom Sfi ges ansvarig rektor ett bra underlag vid beslut om utskrivning på grund av utebliven progression. Vid inskrivning på en kurs på Sfi föreslås kurstiden vara enligt nedan. För kurs 1A och 1B ges 30 veckor för vardera kurs, med möjlighet till 30 veckors förlängning per kurs För kurs 2B och 2C ges 24 veckor för vardera kurs, med möjlighet till 18 veckors förlängning per kurs För kurs 3C och 3D ges 24 veckor för vardera kurs, med möjlighet till 18 veckors förlängning per kurs Enligt gällande delegations- och verkställighetsordning (Ärendegrupp O.6) har rektor på delegation att besluta om upphörande av utbildning inom svenska för invandrare. I skollag (2010:800) kap 20, 9 står följande att läsa: 2 st. Huvudmannen får dock besluta att utbildningen på kursen ska upphöra om eleven saknar förutsättningar att tillgodogöra sig utbildningen eller annars inte gör tillfredsställande resultat. 4 st: Den vars utbildning i svenska för invandrare har upphört enligt andra stycket eller som frivilligt avbrutit sådan utbildning ska på nytt beredas sådan utbildning, om det finns särskilda skäl för det. Med föreslagen kurstid kan rektor, under gällande delegations- och verkställighetsordning, på delegation besluta om att skriva ut elev på grund av utebliven progression enligt lagtexten ovan. Rektor föreslås även, via föreslagen kurstid, förlänga en elevs studietid. Det ska i sådana fall kunna styrkas att eleven har haft en progression under den ordinarie kurstiden. Postadress Besöksadress Telefon/Fax Webb/E-post Org.nr Oxelösunds kommun Höjdgatan 26 0155-380 00 (vx) www.oxelosund.se 212000-0324 613 81 OXELÖSUND OXELÖSUND 0155-382 40 (fax) registrator@oxelosund.se
Tjänsteskrivelse 2(2) Datum 2016-05-19 UN.2016.48 En elev som har skrivits ut på grund av att kurstiden tagit slut har möjlighet att söka om kursen. Rektor gör bedömning om förutsättningar finns att påbörja utbildningen. En tydlig sidovinst av en tidsbegränsning är att det systematiska kvalitetsarbetet kan utvecklas ytterligare, där mätningar av exempelvis genomströmningstid inom Sfi kan mätas och analyseras. Peter Rasmussen Förvaltningschef Erik Edwardsson Utvecklingsledare Beslut till: Ansvarig rektor (för åtgärd)
Tjänsteskrivelse 1(1) Datum Dnr 2016-05-19 UN.2016.35 OXL2 621 v 1.0 2007-03-13 Utbildningsförvaltningen Åsa Forsman Utbildningsnämnden Ekonomisk uppföljning per april 2016 för Utbildningsnämnden 1. Utbildningsförvaltningens förslag till beslut Utbildningsnämndens beslut Godkänna ekonomisk uppföljning per april 2016 2. Sammanfattning Nya kommungemensamma rutiner för ekonomisk uppföljning har införts från 2016. Syftet är att nämnderna ska ha ett likartat upplägg och att de rapporter som finns i ekonomisystemet ska användas. Uppföljningen ska innehålla och beskrivas ur fyra perspektiv. Perspektiven är Barn/elever och föräldrar, Personal/medarbetare, Verksamhet/ kvalité och Ekonomi. Resultatet för perioden januari-april är 3 320 tkr. Resultatet innehåller inte någon preliminär avstämning av Kf barn-och elevpeng för förskola, grundskola, fritidshem och gymnasium för perioden januari-april. Minusresultatet för perioden januari-april beror på de verksamheter som organisationen utökats med för att bedriva undervisning och följa lagen för de nyanlända barnen och eleverna. Gäller framför allt grundskolan och Campus Sfi-verksamhet. UN barn- och elevpeng täcker inte de ökade kostnaderna i grundskolan. Grundskolan och Campus tilldelas bidrag från Migrationsverket (enligt gällande beslut delas det lika med Vård- och omsorgsförvaltningen), men täcker inte kostnaderna. Helårsprognosen är 5,3 mkr. Prognosen är beräknad på utökade verksamheter inom grundskolan och Campus för nyanlända, kopplat till fördelningen av intäkter från Migrationsverket, se ovan. Besparingen på 3 mkr är inte beslutad om hur den ska hanteras när denna ekonomiska uppföljning görs. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Ekonomisk uppföljning per april 2016 för Utbildningsnämnden, daterat 2016-05-19 Utbildningsnämndens ekonomiska uppföljning per april 2016, daterad 2016-05-11 Peter Rasmussen Förvaltningschef Åsa Forsman verksamhetsekonom Beslut till: Förvaltningschef (för kännedom) Ekonomichef Postadress Besöksadress Telefon/Fax Webb/E-post Org.nr Oxelösunds kommun Höjdgatan 26 0155-380 00 (vx) www.oxelosund.se 212000-0324 613 81 OXELÖSUND OXELÖSUND 0155-382 40 (fax) registrator@oxelosund.se
Utbildningsnämndens ekonomiska uppföljning per april 2016 2016-05-11 Verksamhetsrapport Verksamhet Anslag Ack utfall Intäkt Kostnad Avvikelse 11 Stöd t pol partier 0 0-232 -232 33 Kultur 0 144-793 --649 40 Pedagogisk vsh 74 650 0-1 342 73 308 gem adm 41 Fritidshem 0 1 014-6 700-5 686 42 0 4 113-23 353 --19 240 Förskoleverksamhet 43 Förskoleklass 0 1-563 -562 44 Grundskola 0 1 871-34 380-32 509 45 Gymnasieskola 0 475-15 229-14 754 46 Vuxenutbildning 0 3 141-5 958-2 817 47 0 147-325 -179 Uppdragsutbildning/ YH 86 Speciella 0 0 0 0 funktioner 74 650 10 906-88 876-3 320 *Anslag: 223 948 tkr/12 månader*4 månader (januari-april)= 74 650 tkr Barn/elever och föräldrar Musikskolan har löpande verksamhet med 173 elever och 29 elever som står i kö. Efter öppet hus den 28 april har ytterligare 10 anmälningar inkommit till hösten. Föräldrars önskemål om placering på önskad förskola kan inte tillgodoses. De tackar nej till platser. Ökat behov av längre vistelsetid för små barn på några förskolor. Förskolecheferna upplever att flertalet föräldrar är positiva och nöjda med verksamheten. Tidsbegränsade avstängningar av enskilda elever som tidigare gjorts på två grundskolor, är avslutade. Fler skolinspektionsanmälningar har gjorts. För närvarande handläggs fem ärenden. Arbete pågår med att utöka antalet klassrum på Breviksskolan från höstterminen med paviljonger På Peterslunds fritidshem har en enkät för barnen gjorts nyligen men resultatet är inte sammanställt i nuläget. Generellt sett så är barnen inskrivna på fritids längre upp i åldrarna och på loven är det fler barn än tidigare. Det väntas komma nya Sfi-elever under våren och senast i höst, som är asylsökanden och bor på f d hotell Ankaret (totalt ca 100 vuxna). 1
Verksamhetstal Utbildningsnämnden Totalt antal barn/elever, de 15:e enligt verksamhetssystemet (inklusive fristående utförare) Apr 2016 Apr 2015 Differens April 16- April 15 Förskola 1-3 år 222 216 6 4-5 år 353 355-2 Summa förskola 575 571 4 Grundskola Förskoleklass 126 113 13 Åk 1-3 383 368 15 Åk 4-5 233 225 8 Åk 6-9 417 399 18 Summa grundskola 1 159 1 105 54 Fritidshem 447 421 26 Gymnasium 349 355-6 Summa 2 530 2 452 78 Personal/ medarbetare Ingen statistik finns att tillgå men bedömningen är att sjukfrånvaron är fortsatt hög, framför allt långtidsjukskrivningar. Signaler kommer från alla verksamheter och nivåer att arbetsbelastningen tenderar att öka och ett antal medarbetare är i dag sjukskrivna på grund av sömnsvårigheter och andra stressymtom. Inom förskolan upplevs att det ökade administrativa trycket skapar stress eftersom tid för nya arbetsuppgifter tar tid från arbete i barngrupp. Ett friskvårdsprojekt pågår på Peterslunds förskola sedan 2015 och kommer att avslutas och utvärderas i maj. Förskolorna har svårt att anställa vikarier med rätt kompetens. Många vikarier är tillgängliga under kort tid. Inför sommaren är vikariebehovet tillgodosett. På D-skolan pågår diskussioner om att se över lärarnas arbetstidsavtal när det gäller den arbetsplatsförlagda tiden i skolan. Syfte är att skapa bättre förutsättningar för samarbete och en förhoppning om att det ska minska arbetsbelastningen. Fritidshemmen har haft en ansträngd vikariesituation i april men har ett bättre läge inför sommaren då ordinarie personal kommer att turas om att ha semester och vikariebehovet blir intet så stort. Personalsituationen är annars relativt bra när det gäller behörighet och kompetens men det är fortsatt svårt att rekrytera förskollärare, vissa lärarkategorier och studiehandledare inom grundskolan. Rekrytering pågår av en rektor och en förskolechef på grund av pensionsavgång och övergång till annat uppdrag inom organisationen. Målsättningen att det är klart senast till höstterminsstarten. Just nu pågår ett omfattande arbete i grundskolan med att tillsätta vakanta tjänster inför hösterminen. Beroende på hur många nya Sfi-elever som kommer från Ankaret, kan ytterligare Sfi-lärare behöva anställas. 2
Verksamhet/ kvalitét Musikskolan har en kö på 29 elever (gäller slagverk, gitarr och piano) som beror på att lärarresurserna inte räcker till. Musikskolan diskuterar hur man kan göra för att minska kön så att eleverna kommer igång med sitt musicerande. Lokalbristen innebär påfrestningar på verksamheterna. Under våren ska 17 barn placeras i förskolorna på fem lediga platser. Det kommer att innebära överinskrivningar med stora barngrupper och/eller risk för att lagkravet om att kommunen ska erbjuda plats inom fyra månader inte kan uppfyllas. Förutsättningarna för att genomföra förskoleverksamhet (blivande förskoleklasser) i skolorna finns inte heller i och med lokalsituationen. För att få till fler platser pågår planering för att driva förskola med utomhusverksamhet på Frösäng. Fortsatt kvalitetsarbete med utgångspunkt från årshjulet pågår i alla verksamheter. Ett fördjupat arbete har inletts inom förskolan med stöd av utvecklingsledare. Samtliga lagledare ( 1-3 personer per förskola) inom förskolan genomgår en ledarutbildning. Lagledarna ingår också i en lagledargrupp där kvalitetsarbete och utvecklingsarbeten drivs gemensamt.. På D-skolan har ett integrationsprojekt startar kring kommunikation. Syftet är att bli bra på att informera vårdnadshavarna (via hemsida, veckobrev mm) på de olika modersmålen som finns på skolan. Oxelösunds idrottsklubb (OIK) har startat ett integrationsprojekt som handlar om att ge pojkar och flickor möjlighet att spela fotboll på lika villkor. En skolidrottsförening har också startats på D-skolan i syfte att öppna upp för att eleverna ska kunna prova alla typer av idrott. Vård- och omsorgsförvaltningen och utbildningsförvaltningen påbörjar ett samarbete utifrån DUA (delegationen för unga i arbete). Just nu pågår lokallösningsarbete för att få igång verksamheten till hösten. Nämnderna har genomför ett webbsänt seminarium för politiker och tjänstemän i kommunen och landstinget kring Skottlandsmodellen den 28 april. Ekonomi Budget 2016 är inte slutförd i ekonomisystemet. Därför kan inte användbara och rättvisande ekonomiska rapporter tas fram. Anslaget är uppbokat på total nivå men är inte fördelat per verksamhet. I ekonomirapporten ovan visas faktiska kostnader och intäkter per verksamhet för perioden januari-april från driftsredovisningen. Resultatet för perioden januari-april är 3 320 tkr. Resultatet innehåller inte någon preliminär avstämning av Kf barn-och elevpeng för förskola, grundskola, fritidshem och gymnasium för perioden januari- april. Enligt budgetreglerna ska Utbildningsnämnden lämna tillbaka anslag om avstämning visar att antalet barn/elever är färre i verkligheten än vad Mål- och budgetberedningen (MBB) satt i sin prognos för 2016. Om det är fler barn/elever enligt Utbildningsnämndens statistik jämfört med MBB prognostiserade statistik, ska nämnden tilldelas mera anslag. En preliminär avräkning av Kf barn- och elevpeng visar att Utbildningsnämnden ska tilldelas anslag med 1,3 mkr för perioden januari till april och ger resultatet 2 020 tkr (-3 320 tkr+1 300 tkr). En tabell sist i detta dokument visar avräkningen av barn/elever. Resultatet innehåller inte bidrag för asylsökande barn/elever från Migrationsverket, bidraget söks i efterskott för varje termin. (för vårterminen 2015 beviljades utbildningsnämnden ca 900 tkr). En preliminär beräkning för perioden januari-april visar att summan kommer att bli 3
högre för vårterminen 2016. Det beror på att det är fler asylsökande elever 2016 och att ersättningen från Migrationsverket har höjts från 20160101. De nya lönerna utifrån löneökningar från april är försenade och inte utbetalda. Det avlästa resultatet i ekonomisystemet per april har försämrats jämfört med resultatet per mars (exklusive intäkter för asylsökande) och beror bl a på högre personalkostnader per april och att det verkliga utfallet för köp av kost från kostenheten per mars blev högre än vad som preliminärt beräknades i mars. Intäkter från Migrationsverket för personer med permanent uppehållstillstånd är lägre i april. Samtidigt visar den preliminära avräkningen av Kf barn- och elevpeng för januari-april en högre summa i april än för mars, vilket gör att det sammanlagda resultatet för april är i ungefär i samma nivå som för mars, d v s ingen större försämring. Barn/elevpeng har tilldelats kommunala och fristående enheter utifrån verkligt barn/elevantal per den 15:e i varje månad. Hyres- och städkostnader för de utökade lokalerna på Campus ingår i de faktiska kostnaderna ovan med ca 500 tkr. De ingår inte i det tilldelade anslaget för 2016. Osäkerhetsfaktorer finns i resultatet per april och prognosen per 31 december. Utvecklingsarbetet med Kf barn- och elevpeng fortsätter och ska kvalitetssäkras liksom beräkningssättet för övriga intäkter. Personalkostnaderna innehåller fortfarande felaktigheter, sedan bytet av lönesystem för ett år sedan. Felen rör bl a fördelningar mellan verksamheter som fritidshem och grundskola och procentfördelningar av tjänster bl a inom elevhälsan. De försökt som har gjorts i april för att rätta fel mellan olika verksamheter för januari-mars, har inte lyckats. Det saknas fortfarande rapporter och statistik. Mycket av analysarbetet och kvalitetssäkring av personalkostnaderna görs manuellt och är tidskrävande och svårarbetat. Minusresultatet för perioden januari-april beror främst på de verksamheter som organisationen utökats med för att bedriva undervisning och följa lagen för de nyanlända barnen och eleverna. I grundskolan har nya mottagningsenheter startats på Ramdalsskolan och D-skolan och på Brevik har mottagningsenheten utökats. Barn- och elevpengen täcker inte de ökade kostnaderna (personalkostnader för lärare, studiehandledare och SVA-lärare och övriga kostnader). Enheterna tilldelas bidraget från Migrationsverket för elever med permanent uppehållstillstånd (enligt gällande beslut delas det lika med Vård- och omsorgsförvaltningen), men det räcker inte. Regeringen har beslutat om högre ersättningar till kommunerna från 160101, för personer som har permanent uppehållstillstånd. I april fick Oxelösund för första gången ersättning med det högre beloppet för ett antal personer som fått permanent uppehålltillstånd. För elever som är asylsökande söker utbildningsförvaltningen i efterskott medel från Migrationsverket. Även här har regeringen beslutat om högre ersättningar från 160101. En första beräkning indikerar att vi kommer att återsöka mer medel för vårterminen 2016 jämfört med vårterminen 2015. När Migrationsverket handlagt ansökningar ges ett beslut om ersättning. Ersättningen kan bli lägre än den vi ansökt om. Migrationsverket har inte meddelat oss hur stor ersättningen blev för ansökningar som gjorts för höstterminen 2015. Förskolorna visar ett plusresultat för perioden januari-april, vilket beror på att det är överinskrivningar på flera förskolor. Campus Sfi-verksamhet har inte barn- och elevpeng och har anslag för ca 70 elever och det är 250 elever inskrivna. Campus tilldelas också bidraget från Migrationsverket (enligt gällande beslut delas det lika med Vård- och omsorgsförvaltningen) men det räcker inte, 4
Årsprognosen förväntas bli -5,3 mkr. Prognosen är beräknad på utökade verksamheter inom grundskolan och Campus för nyanlända, kopplat till fördelningen av intäkter från Migrationsverket, se ovan. Besparingen på 3 mkr är inte beslutad om hur den ska hanteras när denna ekonomiska uppföljningen görs. Prognosen för förskolan är noll och prognosen är beroende på antalet barn som tackar ja till platser till hösten. Förskolorna kan eventuellt visa en minusprognos om det finns tomma platser. Förskolecheferna tillämpar försiktighetsprincipen när det gäller anställningar inför hösten. Innan konkreta åtgärder vidtas för ett eventuellt underskott behövs djupare analyser göras. Jämförelse mellan åren, ekonomisk utfall april 2015 Övriga Budget- Års- Verksamhet Anslag Intäkter Kostnad utfall prognos Nämndverksamhet 279 0 Musikskola 766 0 Gemensam administration 1 604 0 Fritidshem 5 345 0 Förskola 22 226 0 Grundskola och förskoleklass 32 459 0 Gymnasieskola 15 053 0 Komvux och SFI 3 763 0 Spec funk (rörl fackl tid) 0 0 Summa för ansvarsområdet 68 217* 9 436 81 494-3 841 0 *Anslag: 205 197 tkr -547 tkr (budget för löneökningar -0,5 %)=204 650 tkr /12 månader * 4 månader (januari-april= 68 217 tkr) Ekonomirutan för period januari-april förra året presenteras för att ge en jämförelse av kostnader och intäkter mellan åren. Kostnaderna mellan åren har ökat med 7 832 tkr (88 876-81 494= 7 382 tkr) vilket är en ökning med 9 %. Kostnadsökningen avser främst ökade personal- och lokalkostnader för att möta det ökade barn/elevtalet inom grundskola och på Campus Nya verksamheter har byggts upp för att möta behov och följa gällande lagstiftning, främst för nyanlända (studiehandledare, SVAlärare,mm) och också för barn/elever med särskilda behov (elevassistenter). Övriga intäkter är 1 470 tkr högre (10 906 tkr -9 436 tkr). Det beror främst på att bidragen från Migrationsverket för personer med permanent uppehållstillstånd har ökat med 400 tkr. Bidragen från Skolverket är högre för skifttomsorg och Yrkesvux med totalt ca 900 tkr. 5
Preliminär avräkning av antalet barn/elever för januari -april Kolumnen Summa +/-KS visar mellanskillnaden mellan det verkliga utfallet av antalet barn/elever enligt verksamhetssystemet och Mål- och budgetberedningens (MBB) prognos för antalet barn/elever som är beräknade för 2016, och som ligger till grund för Utbildningsnämndens beviljade anslag för 2016. Första avräkningen sker i delårsbokslutet per augusti enligt budgetreglerna. Jan Feb Mar Apr Summa Summa Summa Summa +/- KS +/- KS +/- KS +/- KS Barnpeng 1-3 år -7,79 0,96 8,8, 9,55 Barnpeng 4-5 år 9,36 1,42-1,54 7,41 Elevpeng F-klass 1 2 3 4 Elevpeng åk 1-3 -1,5 7,5 11,5 13,5 Elevpeng åk 4-5 -11,5-11,5-10,5 13,5 Elevpeng åk 6-9 -14,5-6,5-5,5-4,5 Fritidshem -17,27-8,81 0,93 0,08 Gymnasiet 27,5 37,5 33,5 30,5 Summa -14,7 22,58 40,19 49,05 Uppföljning av investeringar Budget Utfall Jan-apr Årsprognos Avvikelse budgetårsprognos Lärverktyg 315 0 315 0 Lokalkostnader/inve 787 109 787 0 ntarier Smartboard och IT 100 9 100 0 Totalt 1 202 118 1 202 0 Utbildningsnämnden har beviljats investeringsmedel med 1,2 mkr för 2016. Summan är fördelad enligt ovan. Verksamheterna har störst behov av att investera i nya inventarier för både elever och personal för att möta behovet av det ökade elevantaletet (bland annat klassrumsmöbler, elevskåp och inredning till personalrum). Behoven av smartboards har minskat då investeringar redan har gjorts tidigare år. Investeringstakten är långsam för perioden januari-april (utfall 118 tkr). Årsprognosen är att den beviljade investeringsbudgeten kommer att användas och årsprognosen för 2016 är noll. 6
Tjänsteskrivelse 1(1) Datum Dnr 2016-05-16 UN.2016.32 OXL2 621 v 1.0 2007-03-13 Utbildningsförvaltningen Erik Edwardsson 0155-382 21 Utbildningsnämnden Utbildningsnämndens taxor 2017 1. Utbildningsförvaltningens förslag till beslut Utbildningsnämndens förslag till beslut i kommunfullmäktige: Godkänna Utbildningsnämndens förslag på taxor för 2017 2. Sammanfattning Utbildningsnämndens taxor föreslås vara oförändrade för 2017, med reservation för att justering av maxtaxa i förskola, fritidshem och pedagogisk omsorg. Detta då denna är indexreglerad och justeras efter Skolverkets indexuppräkningar. Besked om nivåer för maxtaxa för 2017 har ännu inte kommunicerats. Förslag på Utbildningsnämndens taxor för 2017: Musikskolan För deltagande i musikskolans verksamhet tas en terminsavgift ut på 750 kronor. För syskon, till elev i musikskolans verksamhet, är avgiften lika med halv terminsavgift (375 kronor). För elev som delar i ensemblespel och musiklek är terminsavgiften 500 kronor För deltagande i körsång är terminsavgiften 300 kronor. För instrumenthyra är terminsavgiften 150 kronor Avgift för förlorat busskort När en elev som tilldelats ett busskort tappar detsamma får eleven betala en administrativ avgift på 100 kr för att få ett nytt busskort. Taxa förskola, fritidshem och pedagogisk omsorg Taxa för förskola och skolbarnomsorg tillämpas genom maxtaxa. Denna är indexreglerad och justeras efter Skolverkets indexuppräkningar. Peter Rasmussen Förvaltningschef Erik Edwardsson Utvecklingsledare Beslut till: Kommunfullmäktige (För åtgärd) Postadress Besöksadress Telefon/Fax Webb/E-post Org.nr Oxelösunds kommun Höjdgatan 26 0155-380 00 (vx) www.oxelosund.se 212000-0324 613 81 OXELÖSUND OXELÖSUND 0155-382 40 (fax) registrator@oxelosund.se
Tjänsteskrivelse 1 (3) Datum 2016-05-17 Dnr UN.2015.55 OXL2 00 v 1.0 2012-06-07 Erik Edwardsson Utvecklingsledare 0155-382 21 Utbildningsförvaltningen Internkontrollplan 2016 1. Utbildningsförvaltningens förslag till beslut Utbildningsnämnden beslut 1. Godkänna uppföljningen av intern kontrollplan 2016, uppföljning 1. 2. Godkänna föreslagna åtgärder med anledning av påtalade brister 3. Till sammanträdet 12 december ska återrapportering kring vidtagna åtgärder ske. 2. Sammanfattning Utbildningsnämnden har fastställt en intern kontrollplan för sina egna verksamheter för år 2016. Interna kontrollplanen innehåller i sin helhet 9 kontroller och ska följas upp, vissa en gång per år och andra två gånger per år. Den första uppföljningen har nu genomförts och avser perioden januari-maj. Den avser totalt sju kontroller. Uppföljningen visar att fem av sju kontroller är godkända: Ekonomiskt resultat Uppföljning av politiska beslut Hantering av synpunkter/klagomål Hantering av statsbidrag Uppföljning av orosanmälan Uppföljningen visar att två kontroller har brister och är inte godkända: IT-stöd/behörighet i administrativa system Systematiskt kvalitetsarbete 3. Resultat av uppföljning av intern kontrollplan 1. Ekonomiskt resultat Kontrollen har skett genom att granska utbildningsnämndens protokoll och konstaterat att den ekonomiska redovisningen håller en hög kvalité och är upprättad i den omfattning som internkontrollen föreskriver. Slutsats: Kontrollen är godkänd Postadress Besöksadress Telefon/Fax Webb/E-post Org.nr Oxelösunds kommun Höjdgatan 26 0155-380 00 (vx) 212000-0324 613 81 OXELÖSUND 0155-381 03 (fax) kommun@oxelosund.se
Tjänsteskrivelse 2 (3) Datum 2016-xx-xx 2. Elevers resultat Kontrollen utförs årligen i samband med bokslutet. Elevers resultat redovisas även i samband med Utbildningsnämndens delårsrapport. Kontrollen har därför inte genomförts i denna uppföljning. 3. Kränkande behandling Enligt beslutad internkontrollplan för 2016 ska kontrollen utföras en gång per år, denna kontroll genomförs i samband med andra uppföljningen. Kontrollen har därför inte genomförts i denna uppföljning. 4. IT-stöd samt behörighet i administrativa system Kontrollen har utförts på slumpmässigt utvald personal som avslutat sin anställning, alternativt påbörjat tjänst inom annat skolområde. Det slumpmässiga urvalet sker från en gemensam bruttolista där ett stickprov görs om fem stycken tidigare anställda. Detta i enlighet med beslutad metod för uppföljning. Av stickprovet framgår att en av fem haft tillgång till verksamhetssystemet Dexter. Då kontrollen även tidigare uppvisat avvikelser har ärendet behandlats vid ett möte med representanter från skolområdena. Vid mötet framgick att rutiner såg olika ut och ett beslut togs att enhetliggöra hur avslutad personal ska hanteras i verksamhetssystemen. Resultatet av denna uppföljning visar att det fortfarande finns arbete kvar att göra. Till nästa uppföljning kommer en fortsatt dialog att föras med ansvariga på respektive skola för att tydliggöra vikten av att alla gör lika och att det finns väl inarbetade rutiner kring avslut av anställning. Detta arbete kommer att dokumenteras och presenteras vid nästa uppföljning. Slutsats: Kontrollen är inte godkänd 5. Uppföljning av politiska beslut Kontrollansvarig har följt upp beslut under perioden 2014-01-01 till 2014-06-30. Under perioden var det i huvudsak riktlinjer som antogs och medel som sökts hos KS. Inga beslut har lämnats utan åtgärd. Slutsats: Kontrollen är godkänd 6. Hantering av synpunkter/klagomål Genomgång av inkomna synpunkter via säg vad du tycker. 5 stycken synpunkter har inkommit och samtliga har besvarats inom fastställd tidsram. Slutsats: Kontrollen är godkänd 7. Hantering av statsbidrag Vid kontrollen har fokus varit registrering av handlingar i Castor. Två statsbidrag har kontrollerats och kontrollansvarige har inte haft något att anmärka på när det kommer till registrering av handlingar i respektive ärende.
Tjänsteskrivelse 3 (3) Datum 2016-xx-xx Slutsats: Kontrollen är godkänd 8. Uppföljning av orosanmälan Genomgång av anmälda orosanmälningen under perioden 2016-01-01 till 2016-04-30 och om dessa har fått en återkoppling på genomförd anmälan. Under perioden har samtliga orosanmälningar medfört en återkoppling. Slutsats: Kontrollen är godkänd 9. Systematiskt kvalitetsarbete Enligt beslutad internkontrollplan för 2016 ska kontrollen utföras två gånger per år och kontrollera att det systematiska kvalitetsarbetet inom utbildningsförvaltningen följer verksamhetens årshjul. Utbildningsförvaltningen ligger efter i arbetet med årshjulet. Det beror framförallt på att Utbildningsnämndens verksamhetsplan togs först i april månad, vilket gör att arbetet med verksamheternas handlingsplaner, som bygger på Utbildningsnämndens verksamhetsplan påbörjas, försenas. För att komma tillrätta med detta och komma ikapp med arbetet med årshjulet pågår ett aktivt arbete med att arbeta fram, och samtidigt utveckla, arbetet med enheternas handlingsplaner. Bedömningen är dock att enheternas handlingsplaner kommer att finnas upprättade och sjösatta enligt årshjulets tidsangivelser. Arbetet med att komma ikapp årshjulet kommer att kommuniceras och beskrivas i nästa uppföljning. Slutsats: Kontrollen är inte godkänd Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Internkontroll, uppföljning 1 Internkontrollplan år 2016 Peter Rasmussen Förvaltningschef Erik Edwardsson Utvecklingsledare Beslut till: Internkontrollansvarig KSF (För kännedom)
OXELÖSUNDS KOMMUN INTERN KONTROLLPLAN 2016 Utbildningsnämnden 1. 2. 3. Rutin / System Kontrollmoment Kontrollansvarig Omfattning Frekvens Metod Rapportering till Risk Konsekvens Ekonomiskt resultat Elevers resultat Kränkande behandling Kontinuerlig uppföljning Uppföljning, elever studiegång Kontrollera av rutiner upprätthålls Administrativ chef Samtliga protokoll Löpande Kontrollera att den ekonomiska redovisningen håller en hög kvalitet och god omfattning i utbildningsnämndens protokoll samt föredragning. Utbildningsnämnd, Presidium Allvarlig Utbildningschef Alla 1 ggr/år Sammanställning av elevers resultat Utbildningsnämnd Allvarlig Utbildningschef Alla 1 ggr/år Kontroller att rutiner finns vid varje Utbildningsnämnd Allvarlig skolenhet och att dessa följs. 4. 5. 6. IT-stöd samt behörighet i administrativa system Uppföljning av politiska beslut Hantering av synpunkter/klagomål Uppföljning IT-stöd till verksamheten Följa upp obehöriga användare Kontinuerlig uppföljning Kontrollera att ärenden hanteras på ett lämpligt sätt Administrativ chef Stickprov 2 ggr/år Genomföra stickprov om 5 stycken Utbildningsnämnd Allvarlig slumpmässigt utvalda som avslutat en anställning. Nämndssekreterare Alla Löpande Kontroll av 2014 års beslut inför varje presidieträff. Om beslut ej Utbildningsnämnd, fullföljts rapporteras detta till Presidium Allvarlig utbildningsnämnden Utbildningschef Alla 2 ggr/år Genomgång av ärenden för att Utbildningsnämnd kontrollera att hantering genomförts Allvarlig enligt tillämpliga lagar och riktlinjer 7. 8. 9. Hantering av statsbidrag Uppföljning, statsbidrag Uppföljning, orosanmälan Systematiskt kvalitetsarbete Utbildningschef Stickprov, två Uppföljning av ärendegång 2 ggr/år per kontroll (registrering, hantering av ärende Utbildningsnämnd Allvarlig m.m.) Uppföljning av Samtliga Uppföljning av orosanmälningar. Utbildningschef 2 ggr/år orosanmälningar enheter Följer arbetsgången framtagen Utbildningsnämnd Allvarlig riktlinje och dess rutinbeskrivningar. Kontrollera att rutiner Kontrollera att riktlinje för finns på enhetsnivå orosanmälan efterföljs på samtliga enheter. Uppföljning Utbildningschef Alla 2 ggr/år Följa upp det systematiska kvalitetsarbetet inom Utbildningsnämnd Måttlig utbildningsförvaltningen genom att kontrolla att årshjulet följs.
Tjänsteskrivelse 1(1) Datum Dnr 2016-04-08 UN.2016.25 OXL2 621 v 1.0 2007-03-13 Utbildningsförvaltningen Anette Persson 0155-381 22 Utbildningsnämnden Remiss- Motion om att införa ABC, en alla barn i centrum utbildning för föräldrar 1. Utbildningsförvaltningens förslag till beslut Utbildningsnämndens beslut Anta yttrandet 2. Utbildningsnämndens yttrande Utbildningsnämnden ska senast den 31 maj inkomma med ett yttrande rörande en motion om att införa en Alla barn i centrum-utbildning (ABC) som föräldrastöd. Nedan följer Utbildningsnämndens yttrande. Bedömningen är att det är en bra utbildning, men rollfördelning mellan Vård- och omsorgsnämnden och Utbildningsnämnden måste tydliggöras samt vilka personella och ekonomiska resurser som ska göras tillgängliga för utbildningen. Vidare finner Utbildningsnämnden att det är fördelaktigt att utbildningen är generell och inte riktad gentemot en specifik grupp. Den blir därmed inte utpekande. Utifrån nuvarande förutsättningar ser Utbildningsnämnden inga möjligheter att, inom egen budget genomföra utbildningsinsats för föräldrar. Ska Utbildningsnämnden prioritera stödinsatser mot vuxna i barnets familj innebär detta förändringar i nämndens uppdrag, vilket måste föregås av konsekvensanalys. Med bakgrund av detta yrkar Utbildningsnämnden på avslag. Skulle personella och ekonomiska resurser göras tillgängliga kan Utbildningsnämnden komma att stödja motionen om även Vård- och omsorgsnämnden gör samma bedömning. Utbildningsnämnden kan, med hänvisning till nämndens uppdrag, inte ansvara för en sådan utbildning. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Yttrande Motion om att införa ABC Peter Rasmussen Förvaltningschef Anette Persson Utvecklingsledare Beslut till: Kommunstyrelsen (För åtgärd) Postadress Besöksadress Telefon/Fax Webb/E-post Org.nr Oxelösunds kommun Höjdgatan 26 0155-380 00 (vx) www.oxelosund.se 212000-0324 613 81 OXELÖSUND OXELÖSUND 0155-382 40 (fax) registrator@oxelosund.se
Remissvar 1(1) Datum Dnr 2016-04-08 UN.2016.25 OXL2 621 v 1.0 2007-03-13 Remiss- Motion om att införa ABC, en alla barn i centrum utbildning för föräldrar Utbildningsnämnden ska senast den 31 maj inkomma med ett yttrande rörande en motion om att införa en Alla barn i centrum-utbildning (ABC) som föräldrastöd. Nedan följer Utbildningsnämndens yttrande. Bedömningen är att det är en bra utbildning, men rollfördelning mellan Vård- och omsorgsnämnden och Utbildningsnämnden måste tydliggöras samt vilka personella och ekonomiska resurser som ska göras tillgängliga för utbildningen. Vidare finner Utbildningsnämnden att det är fördelaktigt att utbildningen är generell och inte riktad gentemot en specifik grupp. Den blir därmed inte utpekande. Utifrån nuvarande förutsättningar ser Utbildningsnämnden inga möjligheter att, inom egen budget genomföra utbildningsinsats för föräldrar. Ska Utbildningsnämnden prioritera stödinsatser mot vuxna i barnets familj innebär detta förändringar i nämndens uppdrag, vilket måste föregås av konsekvensanalys. Med bakgrund av detta yrkar Utbildningsnämnden på avslag. Skulle personella och ekonomiska resurser göras tillgängliga kan Utbildningsnämnden komma att stödja motionen om även Vård- och omsorgsnämnden gör samma bedömning. Utbildningsnämnden kan, med hänvisning till nämndens uppdrag, inte ansvara för en sådan utbildning. Postadress Besöksadress Telefon/Fax Webb/E-post Org.nr Oxelösunds kommun Höjdgatan 26 0155-380 00 (vx) www.oxelosund.se 212000-0324 613 81 OXELÖSUND OXELÖSUND 0155-382 40 (fax) registrator@oxelosund.se
Sammanträdesprotokoll Blad 1 (2) Sammanträdesdatum Utbildningsnämnden 2016-05-30 Dnr UN.2016.3 Anmälan av delegationsbeslut Utbildningsnämndens beslut Redovisning av delegationsbeslut godkänns Sammanfattning Utbildningsnämnden har överlåtit sin beslutanderätt till utskott, ordförande och tjänstemän enligt en av utbildningsnämnden antagen delegationsordning. Dessa beslut skall redovisas till utbildningsnämnden. Redovisningen innebär inte att utbildningsnämnden får ompröva eller fastställa delegationsbesluten. Däremot står det utbildningsnämnden fritt att återkalla lämnad delegation. Beslut: Beslutsfattare Beslutsdatum Punkt i del. ordn Beslutets innehåll i korthet Peter 160418 I.11 Beslut om skolskjuts i Rasmussen hemkommunen efter individuell prövning. Britta Bergström 160427 A.5 Extra lokalbehov till Brevikskolan Christer Lindahl 2016-04-22 Beslut skolplacering /Klassplcering barn från MTE Peter 160504 I.11 Beslut om skolskjuts i Rasmussen hemkommunen efter individuell prövning. Peter Rasmussen Peter Rasmussen 160504 I.11 Beslut om skolskjuts i hemkommunen efter individuell prövning. 160513 N.3 Beslut om elevresor efter individuell prövning Utdragsbestyrkande Beslutet hittas Pärm Ansökan skolskjuts/ele vresor taxi och busskort Ht 2015-Vt- 2016 UF Castor Pärm på D- skolan Pärm Ansökan skolskjuts taxi och busskort Ht 2015-Vt- 2016 UF Pärm Ansökan skolskjuts/ele vresor taxi och busskort Ht 2015-Vt- 2016 UF Pärm Ansökan skolskjuts/ele vresor taxi och busskort
Sammanträdesprotokoll Blad 2 Sammanträdesdatum Utbildningsnämnden 2016-05-30 Peter Rasmussen 160513 N.3 Beslut om elevresor efter individuell prövning Ht 2015-Vt- 2016 UF Pärm Ansökan skolskjuts/ele vresor taxi och busskort Ht 2015-Vt- 2016 UF Utdragsbestyrkande
Utbildningsnämndens balanslista Reviderad 2016-05-09 Ärende Ansvarig Beslut Sammanfattning Uppföljning Publicering av större beslut direkt på hemsidan. Publicering av större beslut direkt på hemsidan. Förslag att man förbereder ett pressmeddelande innan sammanträdet. UN.2014.31 Utbildningschefen Utbildningschefen får i uppdrag att fortsätta föra en dialog i samverkan med Nyköpings kommun när det gäller IT-frågorna. Un.2016.45 Utbildningschefen Un 28 2016-04-25 Ge utbildningschefen i uppdrag att utifrån lokaler och demografin göra en översyn av upptagningsområdena och komma med ett förslag. November November
2016-05-22 Utbildningsnämndens ordförande och utbildningschefens information UN 2016-05-30 Rapport om antal barn och elever: Utbildningsnämnden har begärt löpande information om utvecklingen av antalet barn och elever i verksamheterna. Vi ser en för årstiden förväntad ökning av antalet barn i förskolan. Se bifogad statistik. Uteförskoleverksamhet : Förskolechef Kalle Alwert har fått i uppdrag att starta en försöksverksamhet på Frösängs förskola i syfte att minska barngruppernas storlek i förskolan i befintliga lokaler. Målet är att kunna hantera variationen av antalet barn under verksamhetsåret på ett kostnadseffektivt sätt med bibehållen eller bättre kvalitet. Rekrytering klar, tält på plats och skolverket har beviljat statsbidrag med knappt 1,5 miljoner kronor. Lokaler: Breviksskolan behöver till hösten. Paviljonger med 4 klassrum, personalarbetsrum, kapprum med mera beställda. Lokalerna planeras vara klara att tas i bruk i höst. Ytterligare behov av lokaler på Campus i och med utökat samarbete med VOF inom projektet Drivhuset där bland annat DUA (delegationen för unga i arbete) och KAA (kommunala aktivitetsansvaret för gymnasieungdomar) Skadeståndsprocess: Kommunens juridiska ombud (Trygg Hansa) tar processen vidare. Huvudförhandling 13 juni. Rektor Peterslundsskolan/förskolechef D-skolans förskole-och skolområde: Rekrytering klar. Marie Hansson ny rektor på Peterslundsskolan från 1/8. Anne- Charlotte Isaksson förskolechef D-skolans förskole- och skolområde från 1/6 Charlotte Bergstedt, rektor på Breviksskolan, går till Norrköpings kommun och blir sakkunnig inom grundskoleområdet. Ny förskola/skola: Lägesrapport. Christer Åhlfeldt informerar. Peter Rasmussen
Statistik januari till och med mars 2016 Antal barn och elever folkbokförda i Oxelösunds kommun som finns i kommunala och fristående verksamheter. Statistiken är i jämförelse mellan åren 2016/2015. Siffrorna för januari till och med mars är korrigerade sedan förra nämnden och är preliminära fram till och med delårsbokslutet. Barn och elevantalet är från den 15:e i varje månad. 700 Förskola 2016/2015 600 500 Antal barn 400 300 200 100 0 Jan Feb Mar Apr Maj 2016 1-3 år 188 203 215 222 224 2016 4-5 år 351 348 348 353 355 2016 Summa 539 551 563 575 579 2015 1-3 år 188 197 206 213 218 2015 4-5 år 351 347 349 351 359 2015 Summa 539 544 555 564 577
Grundskola inklusive förskoleklass 2016/2015 1400 1200 1000 Antal elever 800 600 400 200 0 Jan Feb Mar Apr Maj 2016 F-klass 123 124 125 126 128 2016 åk 1-3 368 377 381 383 385 2016 åk 4-5 233 233 234 233 234 2016 åk 6-9 407 415 416 416 422 2016 Summa 1131 1149 1156 1158 1169 2015 F-klass 112 111 112 113 113 2015 åk 1-3 374 370 369 368 373 2015 åk 4-5 226 226 226 225 227 2015 åk 6-9 398 398 399 399 402 2015 Summa 1110 1105 1106 1105 1115
Fritidshem 2016/2015 470 460 450 440 Antal barn 430 420 410 400 390 2016 2015 Jan 458 451 Feb 458 445 Mar 461 436 Apr 447 423 Maj 442 419
Gymnasieskola 2016/2015 358 356 354 352 Antal elever 350 348 346 344 342 340 2016 2015 Jan 346 350 Feb 356 355 Mar 352 356 Apr 349 355 Maj 357 353