Granskningsrapport Nr

Nr. 2015-06 s revisorer Granskning av Granskningsrapport Nr. 2015-06 Granskningsrapporten är beställd av revisionen i genom: Bengt Sebring Mats Lindskog Bengt Joehns Harri Rosqvist Kristoffer Glinka Audit KPMG AB 14 januari 2016 Antal sidor: 8

Innehåll 1. Sammanfattning 1 2. Bakgrund 1 3. Syfte 1 4. Avgränsning 2 5. Revisionskriterier 2 6. Metod 2 7. Projektorganisation 2 8. Hur ser delegationen och reglerna ut för attest? 3 8.1 Iakttagelser 3 8.2 Analys och bedömning 4 9. Hur kontrolleras attesten? 4 9.1 Iakttagelser 4 9.2 Analys och bedömning 4 10. Hur ser den interna kontrollen ut? 4 10.1 Iakttagelser 4 10.2 Analys och bedömning 5 11. Hur ser ovanstående ut för projekten stationen i Kvidinge och Kamelryggen? 6 11.1 Iakttagelser 6 11.2 Analys och bedömning 6

1. Sammanfattning Vi har av s revisorer fått i uppdrag att granska vem som har rätt att disponera kommunala medel. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år 2015. Delegation och regler för attest framgår av kommunens attestreglemente med anvisningar. Reglementet innehåller i allt väsentligt det som det bör innehålla och vi bedömer därför att det är ändamålsenligt. Attester kontrolleras via namnunderskrifter och behörigheter med användaridentitet och lösenord i ekonomisystemet Raindance. Vi bedömer att även detta är ändamålsenligt. Den interna kontrollen har i en tidigare granskning år 2015 bedömts som ändamålsenlig. Specifikt för projekten tågstoppet i Kvidinge och Kamelryggen gör vi bedömningen att attestreglementet har följts. Kommunstyrelsens ordförande har varit medveten om överdragen i investeringsbudgetarna och såtillvida har den interna kontrollen någorlunda fungerat. Kommunstyrelsen har däremot underlåtit att informera kommunfullmäktige om att budgetarna kommer att överskridas med inte försumbara belopp. Vi saknar med andra ord i detta sammanhang ett regelverk i attestreglementet som reglerar hur en beslutsattestant och ansvarig nämnd/styrelse ska agera om det saknas budgetmedel för de fakturor som ska attesteras. Det krävs alltid minst två personer för att genomföra en betalning, en som mottagningsattesterar och en som beslutsattesterar. Det går inte att beslutsattestera om det inte finns någon mottagningsattest. En underordnad kan aldrig beslutsattestera för en överordnad. En person kan inte vara både mottagningsattestant och beslutsattestant. Vår övergripande bedömning är sålunda att det finns brister i hur kommunala medel i Åstorps kommun hanteras och i den interna kontrollen. 2. Bakgrund Vi har av s revisorer fått i uppdrag att granska vem som har rätt att disponera kommunala medel. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år 2015. Granskningen genomförs mot bakgrund av de överskridanden av investeringsbudgetar som förevarit i projekten Kamelryggen och tågstoppet i Kvidinge. 3. Syfte Revisorerna vill ha svar på följande frågeställningar: Hur ser delegationen och reglerna ut för attest? 1

Hur kontrolleras attesten? Hur ser den interna kontrollen ut? Hur ser ovanstående ut för projekten stationen i Kvidinge och Kamelryggen? 4. Avgränsning Granskningen avser kommunstyrelsen och ekonomi- samt upphandlingsenheten. 5. Revisionskriterier Vi har bedömt om rutinerna uppfyller kommunens interna regelverk kring delegation och attesträtt, fullmäktigebeslut kommunallag (1991:900) reglemente för kommunstyrelsen 6. Metod Granskningen har genomförts genom dokumentstudie av relevanta dokument, intervjuer med berörda tjänstemän på kommunledningskontoret Som underlag till rapporten har använts samtliga fakturor som avser granskningen av projekten Kamelryggen och tågstoppet i Kvidinge. Intervjuer har genomförts med Annika Tublén, controller på kommunstyrelseförvaltningen, som vi även fått underlag för bedömning från. 7. Projektorganisation Granskningen har genomförts av Göran Andersson, Certifierad kommunal revisor och Anna Lönnberg, Auktoriserad revisor. 2

8. Hur ser delegationen och reglerna ut för attest? 8.1 Iakttagelser Kommunstyrelsens ansvar för att upphandla investeringar regleras inte direkt i kommunstyrelsens reglemente. Däremot åligger det kommunstyrelsen enligt reglementet att ta hand om frågor som rör fastigheter, anläggningar, gator, grönområden, VA-verksamhet och avfalls/renhållningsfrågor ( 7 i reglemente för s kommunstyrelse). Hur attest ska gå till regleras i s attestreglemente beslutat av kommunfullmäktige 2014-12-15 216, Dnr 2014/381. Syftet med reglementet är att säkerställa rättvisande redovisning och förebygga att oegentligheter förekommer. Vidare ska reglementet ange regler för kontroll av ekonomiska transaktioner, attesträtt, ansvar och jäv. Med attest menas att intyga att kontroll utförts utan anmärkning. Det är kommunstyrelsen som är ansvarig för att ta fram reglemente för attest och utanordningar. Det är också kommunstyrelsens ansvar att följa upp, utvärdera och eventuellt revidera reglementet. Attesträtten följer budgetansvar, d.v.s. den som är budgetansvarig har också rätt att attestera ekonomiska transaktioner. Det finns två typer av attester i. Den ena är mottagningsattest där attestanten ska kontrollera att det finns tillräcklig information i t.ex. en faktura så att en ekonomisk transaktion ska kunna godkännas och verkställas. Den andra är beslutsattest där attestanten godkänner och verkställer en ekonomisk transaktion, t.ex. en fakturabetalning. Det är varje nämnd som utser vilka personer som ska ha rätt att beslutsattestera samt ersättare för dessa. Det framgår även av reglementet att Attestant som gör sig skyldig till fel eller försummelse eller missbrukar sin ställning, ska utöver de andra åtgärder som kan ifrågakomma, fråntas berört uppdrag. Ansvarsfrågor regleras i allmän lag och kollektivavtal. Utöver detta finns skrivelser om jäv. Attestmomenten får ej utföras av den som själv ska ta emot en betalning från kommunen eller verkställa en betalning från kommunen till en närstående. Detta innefattar också bolag och föreningar där den anställde eller närstående har ägarintressen eller ingår i ledningen. En lista över vilka som har rätt att attestera framställs varje år och när befattningshavare byts ut. Av denna framgår inom vilka ansvarsområde man har rätt att attestera. Det samlas även in namnteckningar från varje attestant så att man ska kunna jämföra om det är rätt person som har attesterat. Betalningar attesteras i ekonomisystemet där det finns spärrar mot att attestera på ansvar som man inte har behörighet att attestera på. 3

Till attestreglementet finns även anvisningar till hur reglementet ska tolkas och praktiskt hanteras. Dessa har beslutats av kommunstyrelsen 2015-05-06 95, Dnr 2014/381. Här framgår t.ex. att det ska finnas budgetanslag innan en beslutsattest kan göras. 8.2 Analys och bedömning s attestreglemente innehåller i allt väsentligt vad man kan begära av ett attestreglemente. Vad vi saknar är beloppsgränser för attestering. I ekonomisystemet (Raindance) finns möjlighet att lägga beloppsgränser för enskilda transaktioner. Vi rekommenderar kommunen att överväga att göra detta. Ett alternativ är att ha ett budgetanslag som limit. Det finns dock ingen möjlighet att lägga in i detta i systemet., enligt uppgift från ekonomiavdelningen. 9. Hur kontrolleras attesten? 9.1 Iakttagelser Alla transaktioner registreras i ekonomisystemet. I ekonomisystemet sker attest elektroniskt med användaridentitet och lösenord. Användaridentitet är knutet till budgetansvar vilket innebär att en attestant inte kan attestera på några andra ansvar än sina egna. Attest bygger på en personlig inloggning i systemet. En befattningshavare kan alltså inte attestera på något ansvar om den inte anger rätt användarnamn och lösenord. Användarnamn och lösenord tas bort när en befattningshavares anställning avslutas. Det krävs alltid minst två personer för att genomföra en betalning, en som mottagningsattesterar och en som beslutsattesterar. Det går inte att beslutsattestera om det inte finns någon mottagningsattest. En underordnad kan aldrig beslutsattestera för en överordnad. En person kan inte vara både mottagningsattestant och beslutsattestant. 9.2 Analys och bedömning Vi bedömer att kontrollen av attestbehörigheter är ändamålsenlig. 10. Hur ser den interna kontrollen ut? 10.1 Iakttagelser KPMG och revisorerna har i en rapport Granskning av intern kontroll 2014 daterad 2015-06-30 konstaterat att den interna kontrollen sker på ett ändamålsenligt sätt. Där konstateras att det finns en god och tydlig struktur avseende arbetet med riskbedömning och återrapportering av 4

kontrollmoment. Det finns en central arbetsgrupp som arbetar fortlöpande med utvecklingen av den interna kontrollen och strukturen för kontrollmiljön. Ovanstående matris är en sammanfattning av vad som presenteras i rapporten Granskning av intern kontroll 2014. Granskningen var övergripande och fokuserade på struktur och arbetssätt och inte enskilda kontrollmoment. Resultatet bedömdes tillfredsställande. I fallen Kamelryggen och Kvidinge station har den interna kontrollen inte fungerat såsom tänkt. Det framgår tydligt av kommunens attestreglemente att en beslutsattestant ska kontrollera att det finns budgetmedel innan attestering kan ske. Det framgår däremot inte hur en attestant ska agera om budgetmedel saknas. 10.2 Analys och bedömning Bedömningen är att den interna kontrollen till sin struktur fungerar väl men att den i praktiken inte har fungerat i fallen Kamelryggen och Kvidinge station såsom tänkt. Vi rekommenderar att det i attestreglementet framgår hur en beslutsattestant ska agera om budgetmedel saknas. I investeringssammanhang av större storlek är det av vikt att i god tid signalera om budgeten inte kommer att räcka. Då bör det finnas dokumenterade spår i ansvarig nämnds (i det här fallet kommunstyrelsen) protokoll som visar att attestering utöver budget är godkända. Bedömningen är att den interna kontrollen inte har fungerat i fallet med Kamelryggen och Kvidinge station. 5

11. Hur ser ovanstående ut för projekten stationen i Kvidinge och Kamelryggen? 11.1 Iakttagelser Budgetarna för investeringarna i stationen i Kvidinge och Kamelryggen har överskridits väsentligt. Vi har gått igenom samtliga fakturor (90 st) för de båda projekten och kan konstatera att de har attesterats enligt gällande regelverk vad gäller behöriga mottagningsattestanter och beslutsattestanter. Däremot framgår av anvisningarna till attestreglementet att beslutsattestant ska kontrollera att det finns budgetanslag för att finansiera den transaktion som ska attesteras. Trots att det saknats tillräckligt med budgetmedel i båda projekten har fakturor beslutsattesterats. I ekonomisystemet finns ingen möjlighet att begränsa attesteringen till en total summa, d.v.s. summan av samtliga fakturor som hör till ett specifikt projekt. Det åligger den attestansvarige att kontrollera att det finns anslag kvar innan en faktura attesteras. 11.2 Analys och bedömning Attestreglementet har följts förutom att det har gjorts beslutsattesteringar trots att det har saknats anslag. Huruvida dessa transaktioner har godkänts av överordnad eller inte har vi inte kunnat se någon dokumentation kring. Av rapporten Granskning av resurser för projektledning och bevakning av projekt. Kvidinge station och Kamelryggen från 2015/2016 framgår dock att kommunstyrelsens ordförande gett order om att fortsätta investeringarna ifråga trots att det har saknats anslag. I den meningen kan vi säga att attestreglementets andemening uppfyllts av attesterande tjänsteman och ansvaret därmed gått över till kommunstyrelsen. Det är vederlagt av granskningen att kommunstyrelsens ordförande under hela projektens gång varit medveten om överdragen av investeringsbudgetarna och även beordrat betalningarna, vilket framgår av frågor och svar vid fullmäktiges sammanträde 2015-09-28. Vår bedömning är att regelverket är tydligt och ändamålsenligt men att det i vissa delar inte har efterlevts. Vi har i tidigare granskningar klart uttalat att kommunstyrelsen borde krävt dokumenterad uppföljning under projektens gång samt lyft frågan om befarade överdrag till fullmäktige. Datum som ovan KPMG AB Göran Andersson Certifierad kommunal revisor Anna Lönnberg Auktoriserad revisor 6