Malmö stad Fritidsförvaltningen 1 (4) Datum 2013-05-16 Vår referens Charlotte Bernström Avdelningschef Tjänsteskrivelse charlotte.bernstrom@malmo.se Ansökan om stöd för att bygga upp en Föreningspool samt övertagande av utbildningsinsats i Malmö - MISO och MIP FRI-2013-1283 Sammanfattning Fritidsförvaltningen och samorganisationerna MIP och MISO har identifierat ett behov av ett administrativt stöd till mindre föreningar som inte har möjlighet till egna konsulenter eller andra anställda. Behovet föreslås bli tillgodosett genom att MIP och MISO på uppdrag av fritidsnämnden startar en föreningspool med lönebidragsanställda. Ansökan omfattar även ett övertagande av vissa grundläggande föreningsutbildningar som förvaltningen idag ansvarar för. Förslag till beslut Fritidsnämnden föreslås besluta att bevilja bidrag till MIP/MISO på 250 000 kr för andra halvåret 2013 samt 500 000 kr för 2014 för att starta och driva en föreningspool med målet att under 2014 ha 5-10 lönebidragsanställda i verksamhet att MIP och MISO erhåller bidrag för lönebidragsanställda för de personer som ingår i föreningspolen att projektet erhåller full kostnadstäckning för fem anställda med lönebidrag att uppdra åt förvaltningen att teckna avtal med MIP/MISO gällande föreningspool och ansvaret för de utbildningar som förvaltningen inte behöver genomföra själva. att föreningspoolen i första hand erbjuder sina tjänster till de föreningar som saknar anställd personal som har administrativa arbetsuppgifter att föreningar som söker stöd hos föreningspoolen ska vara registrerade hos fritidsförvaltningen men krav på medlemskap hos MIP eller MISO får inte ställas att verksamheten utvärderas hösten 2014 Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, ansökan om bidrag till föreningspool Ansökan om stöd samt övertagande av utbildningsinsats i Malmö SIGNERAD 2013-05-16
Beslutsplanering Fritidsnämndens Arbetsutskott 2013-05-16 Fritidsnämnden 2013-05-23 2 (4) Ärendet Bakgrund Föreningar som är registrerade har krav på sig att följa förvaltningens allmänna villkor. Det innebär t.ex. att varje förening ska inkomma med årshandlingar och att de ska kunna sköta den administration som krävs för att bl.a. söka olika bidrag och ha en ekonomi i balans. Flertalet föreningar drivs enbart eller till stor del helt av medlemmar som inte uppbär någon lön. Förvaltningen ser att många föreningar saknar den kompetens som krävs för att kunna sköta bokföring och rapporter vilket i vissa fall resulterar i skuldsättning eller konflikter inom föreningen. Det i sin tur kan försvåra föreningarnas möjligheter att rekrytera nya medlemmar. Det finns idag 517 föreningar registrerade hos fritidsförvaltningen. Av de 517 föreningarna är det 443 som är registrerade på nivå 2 och 3 vilket är första kravet för att kunna ha rätt till lönebidrag. Det är dock inte alla dessa som har egen lokal så att det skulle vara möjligt. 140 föreningar har bidrag från förvaltningen för totalt 278 lönebidragsanställda. Det är 90 anställda som arbetar mindre än 100% medan 188 arbetar 100%. En orsak till att en förening väljer att inte anställa någon kan vara att man som förening inte vill eller kan ta på sig det arbetsgivaransvar det innebär men också att de inte har någon lokal. Då återstår att utföra det administrativa själv eller att hyra in extern hjälp. Som MIP och MISO anger i sin ansökan skulle en föreningspool erbjuda en gemensam arbetsplats till flertalet lönebidragsanställda som annars inte hade fått möjlighet till arbete då de berörda föreningarna inte vill/kan ha arbetsgivaransvar av olika anledningar. Det är en större trygghet för anställda och föreningarna själva, dels för att en ensam lönebidragsanställd inte behöver sitta ensam på en arbetsplats och dels för att föreningarna inte behöver drabbas lika hårt vid sjukdom eller ändrade anställningsförhållanden. Man har också möjligheten att ha olika kompetenser i poolen vilket man inte har möjlighet till med en enda person. Föreningar har ökade möjligheter att bli bättre organiserade och kan därmed också lägga mer arbete på att få Malmöborna engagerade i föreningslivet om de får ett stöd i att klara av de administrativa funktionerna. Då förvaltningen har kontrollansvar gentemot föreningarna är det inte lämpligt att förvaltningen själv står för det stöd som idag saknas. Malmö Ideella föreningars Paraplyorganisation (MIP) och Malmö Idrottsföreningars Samorganisation (MISO) har redan idag ett uppdrag att vara medlemsföreningarnas röster gentemot förvaltningen. De erbjuder idag stöd till föreningar bl.a. i form av ordförande på årsmöten, att kalla till årsmöten och skriva protokoll på korrekt sätt, nå-
got som inte alltid är så lätt för nystartade eller små föreningar med liten kunskap om föreningslivets administration. För MIP och MISO är en föreningspool en naturlig förlängning av saker de redan gör idag. 3 (4) För förvaltningens tjänstemän innebär en fungerande föreningspool att årshandlingar och övriga dokument som behövs i föreningarnas olika verksamheter kommer in och är korrekta i större utsträckning än idag. Detta skulle spara resurser och minska de negativa konsekvenser som föreningarna annars kanske hade fått ta i och med att handlingarna blir felaktigt ifyllda eller inte ens inskickade. Föreningspoolen kommer inte att vara kostnadsfri. Som förening har man ansvar att sköta allt administrativt arbete på något sätt, genom eget arbete, ev. lönebidragsanställd, ev. konsulent, revisonsbyrå etc. För att ha möjlighet att utnyttja tjänsterna i föreningspoolen måste man som förening betala så att föreningspoolen istället kan betala sina kostnader för mellanskillnaden för de anställda. Utbildningar som styrelse- och kassörsutbildning kommer att erbjudas i MIP och MISOS regi, antingen genom lönebidragsanställda i poolen eller genom andra utbildningsanordnare. Bedömning Förvaltningen bedömer att en föreningspool bör startas upp av MIP och MISO i samarbete med förvaltningen från 2013-07-01. Idén kom från både organisationerna och förvaltningen samtidigt och därför inleddes samtal där resonemanget utgick från att det finns uppenbara behov av ett stöd till föreningar, något som skulle innebära en förbättring för nuvarande föreningar men även underlätta för nya föreningar att starta och få igång en bra verksamhet. I förlängningen ser förvaltningen att detta skulle möjliggöra för Malmöbor att ta del av ett ökat föreningsliv. Hur stor kostnaden ska vara och hur den ska betalas anges inte i ansökan och behöver därför tas fram under projektets tid i samråd med förvaltningen som också sitter med i styrgruppen. Det är mycket troligt att föreningspoolen inledningsvis inte kan ta ut någon kostnad utan istället måste jobba med att marknadsföra och prova sig fram för att veta vilket behov föreningarna har. Därför behövs en utredning göras efter projektets 1,5 år där förvaltningen ser över vilka som använder poolen, hur det slår ekonomiskt för föreningarna, hur många lönebidragsanställda som är anställda i poolen och i föreningarna. Det finns en risk att de som idag är anställda ute i föreningarna blir av med sina jobb om föreningarna tycker att det är enklare och mer praktiskt att använda föreningspoolens tjänster. Ett delsyfte är att öka antalet lönebidragsanställda så här måste vi se till att en sådan minskning i så fall genererar en motsvarande ökning i föreningspoolen. Idag tillåter inte förvaltningens regler att organisationer som MIP och MISO får bidrag från förvaltningen för att anställa lönebidragare. Det bör tas med i föreningsstöd för 2014 så att det blir möjligt.
4 (4) En medellön för en lönebidragsanställd hos de föreningar som är registrerade hos Fritidsförvaltningen ligger idag på ca 20 000 kr för heltid om den översta percentilen räknas bort. En del av det ersätts via lönebidrag och förvaltningen går in med en del medan det kvarstår en mellanskillnad för föreningarna att stå för själva. Då det i inledningsskedet är svårt att starta med sådana kostnader ser förvaltningen ett behov av att stå för mellanskillnaden för de första fem lönebidragsanställda i föreningspoolen under 2013-2014. Därefter får en utvärdering visa hur och om det ska betalas av förvaltningen eller om föreningspoolen bär sina egna kostnader genom de tjänster de erbjuder. Förvaltningen bedömer också att utbildningar som förvaltningen idag köper in och inte har något behov av att driva själva med fördel kan läggas över på MIP och MISO i samband med föreningspoolen. Idag används handläggare på förvaltningen till att ta emot anmälningar, öppna upp och låsa för inhyrda utbildningsanordnare, något som inte är kostnadseffektivt. Styrelseutbildning, kassörsutbildning är sådana exempel. Förvaltningen fortsätter att hålla i utbildningar som direkt rör egna regler och krav, t.ex. bidragsbestämmelser och har ansvar att se till att de utbildningar som hålls av MIP och MISO håller en god kvalitet. Ansvariga Bo Sjöström Direktör
Till Malmö den 24 april 2013 Fritidsnämnden, Malmö stad Ansökan om stöd för att bygga upp en Föreningspool samt övertagande av utbildningsinsats i Malmö. Bakgrund Det har både från MIP, MISO och från Fritidsförvaltningen definierats ett behov av stöd till mindre föreningar, och då främst föreningar utan konsulent eller annan anställd personal, i hjälp och stöd med administrativa funktioner. MIP och MISO ser behovet och ser att en stödfunktion bör byggas upp utan att makt och ansvar tas från föreningarna. Att bistå konstruktivt och med hög kvalitet är ytterst viktigt för MIP och MISO och vi ser Föreningspool som en naturlig förlängning av saker vi redan gör idag. Vi ser att utbildningsinsatser måste inkluderas i Föreningspoolen och vill därför även genomföra grundläggande föreningsutbildningar. Vi ser att kommunens kostnader kompenseras av ökade källskatteintäkter. Genomförande Under våren/sommaren 2013 börjar vi bygga upp det administrativa stödet till föreningar genom att ta emot en praktikant/lönebidragare som bl.a. får till uppgift att bisitta i MIPs och MISOs föreningsarbete och administration. En behovsanalys kommer att göras initialt. Behov av stöd både utifrån föreningarnas och fritidsförvaltningens syn skall beaktas. Det blir ett sätt att lära oss vilken typ av kompetens och personer vi ska söka efter när vi anställer fler lönebidragare till hösten, och hur arbetsbeskrivningen bör se ut för den som ska arbetsleda lönebidragarna. Under sensommaren/hösten bör en arbetsstyrka på ca 5 personer vara verksamma i föreningspoolen, varav 4 personer via lönebidrag eller annan arbetsmarknadsåtgärd. För att genomföra uppbyggnaden ansöker Malmö Idrottsföreningar Samorganisation MISO tillsammans med Malmö Ideella föreningars Paraplyorganisation - MIP om: Kostnadsteckning avseende förstudie 1/7 31/12 2013 med 250 000kr Kostnadsteckning avseende utförandefas 1/1 31/12 2014 med 500 000kr Kostnadsteckning avseende utbildningsinsatser 1/7 31/12 2013 med ca 40 000kr Kostnadsteckning avseende utbildningsinstaser 1/1 31/12 2014 enl. senare övernsk. Dag som ovan Linda Attin/enl. uppdrag 1
Innehållsförteckning Syftet med en föreningspool Nyttan med en föreningspool Föreningsutbildning Föreningarnas behov måste kartläggas Mål 2013 Mål 2014 Styrgrupp Utbildningspartners Samarbetspartners Budget Syftet med en föreningspool - En föreningspool tar ett stort socialt ansvar genom att ge fler personer möjligheter till arbete. - En föreningspool är en gemensam effektiv och utvecklande arbetsplats som skapar mer föreningsnytta. - De anställda på arbetsplatsen rustas och utvecklas för att kunna möta nya utmaningar inom eller utanför organisationen. - Kontakten och samverkan mellan föreningar och kommunen förbättras eftersom särskilt små föreningar får mer kvalificerad administration, vilket underlättar kommunens bidragsgivande och uppföljning. Nyttan med en föreningspool Nytta för föreningar Poolen ger genom sin breda kompetens mer professionellt stöd till föreningen. Arbetsgivaransvaret kan flyttas från föreningens ideella krafter till poolens professionella. Föreningen har möjlighet att ta del av personal utifrån sitt behov vid olika tidpunkter till en rimlig kostnad. Föreningarna erbjuds utbildning för sin åttagande. Genom att poolen består av många anställda drabbas inte viktig verksamhet vid sjukdom. Poolen kan erbjuda gemensam utrustning. Nytta för anställda i föreningar I en föreningspool får du arbetskamrater som du kan dela arbetsuppgifter med. Ni kan lära av varandra och tillsammans klara svårare arbetsuppgifter. Det finns en trygghet i att ditt arbete kan utföras av någon annan när du eventuellt är frånvarande. Arbetsgivaransvaret blir tydligare och den fysiska och psykiska arbetsmiljön har större möjligheter att förbättras. Nytta för arbetsförmedlingen Med föreningspoolen får AF samarbeta med en part istället för med många mindre föreningar. En föreningspool har en tydlig och väl definierad roll som arbetsgivare. På arbetsplatserna kommer det att finnas bättre förutsättningar för en god arbetsmiljö, med bra arbetsledning och kvalificerat stöd till anställda med speciella behov. Nytta för försäkringskassan Med föreningspoolen får försäkringskassan samarbeta med en part istället för med många mindre föreningar. Kostnaderna för sjukersättning kan på sikt minska på grund av att de anställda i poolen får ökade möjligheter till samarbete, och förutsättningar att gemensamt utföra arbetsuppgifter som var och en, på grund av sin sjukdom, inte kan utföra på egen hand. 2
Nytta för Kommunen Med ökad sysselsättning inom föreningslivet så bidrar poolen till kommunens ökade skatteintäkter. Föreningspoolen kan stötta föreningar att bli starkare och bättre organiserade så att de kan engagera fler av kommunens invånare. Föreningspoolen bidrar till ökad attraktionskraft för kommunen genom att genomföra event och arrangemang vilket även ökar intäkterna för kommunen. Kommunens samverkan med föreningslivet underlättas, eftersom föreningar med svag administration stärks. Nytta för arbetsgivarorganisationen och fackförbundet På en större arbetsplats finns det goda möjligheter att bedriva facklig verksamhet och anställningarna blir tryggare. Föreningsutbildning MIP och MISO ser som en av sina uppgifter att stärka kompetensen hos båda ideella och professionella krafter i Malmös föreningsliv. Syftet är att stödja föreningarna att ta en större plats i samhällsutvecklingen. Utbildning av föreningsstyrelser sker i huvudsak av föreningslivet själv i samverkan. Samma gäller utbildningar som handlar om föreningsideologiska frågor som demokrati, mål och utveckling m.m. Vi vill utveckla utbildningarna för föreningslivet i Malmö framförallt bygga vidare på de goda erfarenheter vi har av att samla föreningsledare och låta erfarenhetsutbyte ge upphov till nya samarbeten och verksamheter. Vi ser också att Malmös föreningsliv behöver utbildningar som fokuserar på omvärlden, på framtidens utmaningar men också på viktiga värderingsfrågor som mångfald, jämställdhet och demokrati. Ska Malmös föreningsliv kunna fortsätta vara den positiva kraft som Malmö behöver måste vi också investera i föreningarnas ledare i form av utvecklande utbildningar. I vårt arbete vill vi finna nya former för utbildning och även nya relevanta former för att validera utbildning. Vi vill samarbeta med Malmö Högskola och de studieförbund som idag bedriver delar av denna viktiga föreningsutbildning och på sikt skapa en föreningsakademi som hanterar allt från funktionsutbildning av olika styrelsefunktioner över fördjupande utbildningar om demokrati och värdegrund till avancerade utbildningar för att åstadkomma nya verksamheter och metoder för det ideella arbetet. Föreningarnas behov måste kartläggas Vi ser i dagsläget en uppdelning i tre områden: 1. Basadministration (anställda i poolen men arbetar för föreningar) a. Medlemregister b. Årsmöteshandlingar o Praktisk årsmöteshjälp c. Ekonomi d. Stadgar e. Stöd i personaladministrativa frågor f. Projektansökningar g. Kommunikation h. Utbildning i. Evenemang 3
2. Praktisk service (med anställd personal i poolen som arbetar för föreningarna) a) Mindre reparationer b) Enklare IT-support 3. Personalservice a) Vara arbetsgivare men arbetsinsatsen finns ute i förening/föreningar Mål 2013 Administrativt stöd till mindre föreningar - Bistånd med att få formella handlingar på plats - Årsmötesordförande utbildning - Utveckla stadgarna i er förening - Pool av årsmötesordföranden Administrativt stöd till andra föreningar I samarbete med andra föreningar/förvaltningar erbjuda administrativ service till andra föreningar (utöver servicen till mindre föreningar, som sker i samverkan med Fritidsförvaltningen). Lokalbehovsanalys Det måste utredas hur kontor/ lokalbehovet ser ut och vilken kostnadsbild som finns för lokal. Avgörande faktor kommer att vara hur många i personalpoolen som kommer att vara placerade ut på föreningar eller vara centralt placerade. Vi välkomnar fortsatt diskussion med fritidsförvaltningen kring ett Föreningarnashus II. Förprojektera och starta en Föreningspool Under sensommaren/hösten bör en arbetsstyrka på ca 5 personer vara verksamma i Föreningspoolen, vara 4 personer via lönebidrag eller annan arbetsmarknadsåtgärd. Det är önskvart att det skall finnas en åldersfördelning även bland de anställda i Föreningspoolen. Till Föreningspoolen skall det även kopplas praktikplatser för unga malmöbor. Genomför utbildningar på följande teman - Ideell styrelses ansvar och makt (ordförande, kassör, sekreterare, ledamot, revisor) - Demokrati i förening - Administration i förening - Revidering av Kvalité i förening Kvalitetssäkra verksamheten Göra riskanalys Mål 2014 Bokföringshjälp till föreningar Föreningspoolen etableras Utbildningsinstatser - Fördjupad sekreterarworkshop - Fördjupad kassörsworkshop - Fördjupad ordförandeworkshop 4
- Demokrati-Dialog - Medlemsinflytande - Samhällspåverkan - Ta till vara individers engagemang - Medlemsvård Styrgrupp: Tommy Theorin, Fredrik Eklöf, Mats Werne, Fritidsförvaltningen, Linda Attin Utbildningspartners Studieförbund, Folkhögskolor, SISU Samarbetspartners Skapa branschråd Malmö hos Arbetsförmedlingen, Arbetsförmedling, INAR, Malmö stad, Jobb Malmö o liknande, Kulturförvaltningen, Sociala Resursförvaltningen, Försäkringskassan Budget Intäkter 2013 250 tkr Fritidsförvaltningen Ca 40 tkr Basutbildningar till föreningslivet Mellanskillnaden på den del av lönebidragen som inte ersätts av länsarbetsnämnden avses sökas hos fritidsförvaltningen genom det stöd som finns i Föreningsstödet. Kostnader 2013 Projektledning Arbetsledning Lön/Arvode, utbildare & specialkunskap Kontorsplatser & Utrustning Studiebesök Intäkter 2014 500 tkr Fritidsförvaltningen Ca 40 tkr Basutbildningar till föreningslivet Mellanskillnaden på den del av lönebidragen som inte ersätts av länsarbetsnämnden avses sökas hos fritidsförvaltningen genom det stöd som finns i Föreningsstödet. Kostnadstäckning från föreningar (kan vara del av lön eller materialkostnader) Bidrag för fördjupade utbildningsinsatser Kostnader 2014 Projektledning Arbetsledning Lön/Arvode, utbildare & specialkunskap Kontorsplatser & Utrustning Lokalkostnader Ideella timmar från kommersiella bolag/externa aktörer Redovisningsbyråer Banker Skatteverket Fackförbund och Arbetsgivarorganisationer kring arbetsrätt M.fl. 5