1 Arbetsmiljöplan för Engelska institutionen 2011-2012 Inledning Institutionens arbetsmiljöarbete baseras på arbetsmiljöpolicyn för. Handlingsplanen ersätter tidigare plan för åren 2010/2011 och är fastställd av institutionsstyrelsen 2011-09-01. Handlingsplanen har utarbetats av en grupp bestående av: Ellen Matlok-Ziemann, skyddsombud, Michael Jones, doktorand, Merja Kytö, prefekt och Ruth Hvidberg, administrativ samordnare. Arbetsmiljöarbetet skall ingå som en naturlig del i det dagliga arbetet för alla anställda och studerande på universitetet. Målet för arbetsmiljöarbetet vid institutionen är: att skapa förutsättningar för arbetsglädje, utvecklingsmöjligheter och trygghet för såväl anställda som studerande att förebygga arbetsmiljörelaterad ohälsa att skapa möjligheter för delaktighet i utformningen av den egna arbetsplatsen samt i förändrings- och utvecklingsarbete som rör det egna arbetet att möjliggöra en god arbetsmiljö och förhindra arbetsmiljöproblem Institutionens arbetsmiljöorganisation Prefekten har det samlade arbetsmiljöansvaret vilket innebär att prefekten ska tillse: att arbetsmiljöplanen följs upp att de åtgärder för att förebygga arbetsmiljöproblem som formulerats i arbetsmiljöplanen också vidtas; att nödvändiga åtgärder vidtas och dokumenteras om nya arbetsmiljöproblem uppstår under verksamhetsåret; att arbetsmiljöplanen revideras när förändringar i arbetsmiljön påkallar detta; att arbetsmiljöplanen i slutet av verksamhetsåret utvärderas i relation till uppsatta mål och genomfört arbetsmiljöarbete; Prefekt: Christer Geisler tom våren 2011 och Merja Kytö fr o m hösten 2011 Ansvaret för arbetsmiljön delas av institutionens samtliga medarbetare. Ansvarsfördelningen beror på vilken befattning medarbetaren har. Ett särskilt stort arbetsmiljöansvar åvilar medarbetare i ledande befattningar (studierektorer för grund- och forskarutbildning samt ämnesföreträdarna). Löpande ärenden gällande den fysiska arbetsmiljön hanteras av administrativ samordnare Ruth Hvidberg.
Jämställdhetsombud och skyddsombud har ansvar för att bevaka, förebygga och åtgärda arbetsmiljöproblem knutna till respektive olika maktordningar. Jämställdhetsombud: Daniel Ogden. Skyddsombud: Ellen Matlok-Ziemann. 2 Brandskyddskontrollanterna har till uppgift att uppmärksamma personalen på brandskyddsfrågor och att bevaka, förebygga och åtgärda arbetsmiljöproblem knutna till de lokaler institutionen hyr. Brandskyddskontrollanter: Ellen Matlok-Ziemann och Ruth Hvidberg.. Utrymningsledare leder utrymningen av institutionens lokaler: Ellen Matlok- Ziemann och Ruth Hvidberg Skyddsombud för anställda bevakar arbetsmiljön löpande. Skyddsombud: Ellen Matlok Ziemann. Lokalmässiga arbetsmiljöproblem samt frågor rörande försäkringar och friskvård hanteras av den administrativa samordnaren: Ruth Hvidberg Utgångspunkter för arbetsmiljöarbetet I december 2008 genomfördes en kartläggning av arbetsmiljön vid institutionen av Länshälsan i Uppsalas regi och med hjälp av konsultföretaget Metodicum. Undersökningen genomfördes i slutet av terminen då de flesta lärare känner sig trötta och utarbetade och merparten av examinationerna äger rum. Vid denna tid sker även all planeringen av nästkommande termins kursutbudsarbete. Resultat från enkätundersökningen visar bl.a. att många anställda även om de anser att stimulansen i arbetet fungerar bra för de flesta upplever sin arbetssituation som mycket stressig. Vikande studentunderlag ledde till en ansträngd budget. Undersökningen visade tydligt det vi själva haft på känn under ett par år som också framgår av tidigare arbetsmiljöplan. Den fysiska arbetsmiljön är på det hela taget god, men ett stort problem är att många arbetar för mycket och får en mycket stressad arbetssituation. Detta har varit en följd av en dålig ekonomi, med redan i grunden snäva marginaler för särskilt lektorer och professorer, som under de senaste åren ytterligare belastats genom olika större satsningar såsom inrättande av ett omfattande mastersprogram. En följd av arbetet med masterkurserna blev att vissa lärare som inte undervisade på masternivån fick en mindre varierad undervisning. Samtidigt pågår ett generationsskifte på institutionen. Tillströmningen av internationella studenter har glädjande nog varit mycket god men det har även lett till större belastning på lärare och administrativ personal. Införandet av nya administrativa system har belastat den administrativa personalen mycket hårt. Dessutom har många av institutionens doktorander upplevt sin arbetssituation som mycket stressig pga av professorsbyte etc. Många av de problem som framkom i enkätundersökningen har redan åtgärdats medan några återstår. Tydligare rutiner för personalutveckling behövs, och kanske särskilt för att bevaka och stödja dem som har mycket hög arbetsbelastning Nedan redovisas de arbetsmiljöåtgärder institutionen ämnar vidta under innevarande och nästkommande år.
Arbetsmiljöarbetet 3 Det systematiska arbetsmiljöarbetet följs upp årligen av prefekt, skyddsombud, studierektorer, administrativ samordnare. Sjukfrånvaron följs upp regelbundet av prefekten. Vid behov av rehabilitering vid t ex långtidssjukskrivning bedrivs ett aktivt rehabiliteringsarbete i samarbete med personalavdelningens konsulenter och med Länshälsan. God kännedom om vad som sker på arbetsplatsen hör till det som bidrar till en bra arbetsmiljö. Prefekten håller personalmöten med informationsstund en gång varje vecka. Vidare skickas löpande personalinformation ut med e-post till all personal. Ett stort arbete med förnyelsearbete inleddes 2010. Detta arbete har bl a lett fram till en ny hemsida med allt webbmaterial i infoglue. Arbetet delegeras i möjligaste mån till fler skribenter. Institutionen har fått många lovord för den nya hemsidans goda funktionalitet. Under 2011 har arbete med Mission statement och med en ny informationsbroschyr inletts. Kompetensutveckling är en viktig del i arbetet. Prefekten beräknar och fördelar tiden för kompetensutveckling i samband med att tjänstgöring planeras inför kommande budgetår. Institutionsledningen ansvarar för: - att institutionens tillsvidareanställda medarbetare uppmuntras till en personlig relevant kompetensutveckling med avseende på fortsatt akademisk karriär; - att nyanställda medarbetare med tillsvidareanställning deltar i universitetets introduktionsutbildning; - att tidsbegränsade anställda ges rimliga förutsättningar för att utföra ålagda arbetsuppgifter, samt förutsätts ges möjlighet att vara delaktiga i institutionens verksamhet Fysiska arbetsmiljön Den fysiska arbetsmiljön i stort sett bra, men ett fåtal anställda besväras av värk i nacke, axlar, handleder och ryggar. En del kontorsstolar behöver bytas ut. Personal med dessa problem har erbjudits besök av Länshälsan samt erbjudits ståbord. Genomförda åtgärder under 2010-2011 Den fysiska arbetsmiljön har även tagits upp i samband med utvecklingssamtalen. Inköp av teknisk utrustning, där hänsyn tas till ergonomin, genomförs successivt. Visst utbyte av möbler har gjorts i kontorsrummen. Gröna växter för att öka trivseln i institutionens korridor har inhyrts Vitrinskåp har inköpts där publiceringar gjorda av institutionens personal visas upp. Referensbiblioteket har ordnats upp för bättre tillgänglighet. Genomgång av anslagstavlornas funktionalitet har skett vilket lett till att informationen på anslagstavlorna strukturerats upp och tydliggjorts
4 Fortlöpande arbete med den fysiska miljön I förebyggande syfte erbjuds friskvård till all personal genom t ex subventionerad träning och massage erbjuds var14:e dag. Personalen erbjuds fortlöpande förbättringar av den fysiska utformningen av arbetsmiljön och utrustningen av arbetsplatsen för att uppnå ergonomiskt goda Förutsättningar. Vid behov uppmanas personalen att kontakta Länshälsan. Planerade åtgärder 2011-2012 Riksbedömning Åtgärder Ansvarig Förebyggande Skyddsrond Prefekt/skyddsombud Ergonomiska besvär (nacke, axlar, handleder, rygg) Genomgång arbetsplatser för de som så önskar genom Länshälsan, Administrativ/ samordnare/skyddsombud planerad hösten 2011 eller våren 2012 Förbättrad hygien i personalrummet- köksmiljö Psykosocial arbetsmiljö Fortlöpande uppdatering av datorer Brandskyddsutbildning Informera på personalmötet att alla städar efter sig Inköp av nya kontorsstolar vid behov Administrativ samordnare Prefekt Administrativ samordnare/ Skyddsombud, Prefekt, skyddsombud Administrativ samordnare Vissa problemområden kan inte lösas institutionsinternt utan bör drivas på fakultets-, områdes- och universitetsnivå. Detta eftersom många av problemen är relaterade bland annat till snäva ekonomiska ramar, orimliga tidsramar och bristfällig utbildning/information i samband med ex vis nya administrativa system. Den förbättrade ekonomiska situationen har lett till större trygghet generellt och förbättrade kompetensutvecklingsmöjligheter. Bland annat genom extra satsning på forskning för lärare under 2010-2011. Den goda finansiella situationen har även lett till att fler lärare fått möjlighet att bevista internationella konferenser samt att institutionen fått möjlighet att inför hösten 2011 anställa lärare på korttidskontrakt.. Det har framkommit att många upplever en otydlighet beträffande olika roller på arbetsplatsen. Arbetet med att tydliggöra och utarbeta riktlinjer/lathundar har påbörjats och fortsätter under 2011-2012.
5 Genomförda åtgärder under 2010-2011 Rekrytering av tre universitetslektorer. Kommer att leda till minskad belastning och stress för redan anställda lärare Kickoff med information och introduktion av nyanställda, avslutas med gemensam lunch. Införande av ett forskarkollegium där generella handledningsfrågor tas upp. Institutionens hemsidor ses över fortlöpande för att ytterligare förbättra informationsåtkomsten Medarbetarsamtal har genomförts med all personal. Gemensamma After work för institutionens personal infördes För att effektivisera arbetet på institutionen och minska stress gavs ökad information om institutionens pågående och planerade arbeten, deadlines, beslut och förslag, mm. Fortlöpande arbete med den psykosociala arbetsmiljön Riskbedömning Åtgärder Ansvar Organisationens effektivitet: - Information - Planering - Klarhet kring ansvarsoch befogenhetsområden klara arbetsinstruktioner Rolltydlighet /rollkonflikt - Information om beslut och uppföljning Skapa transparanta ansvarsområden Befattningsbeskrivningar och översyn av dessa vart tredje år (Administrativ personal) Utveckla lathundar för rutiner: PM för lärare PM för studenter (tillgängliga på institutionens hemsida) Förbättrad information till personal och studenter genom institutionens hemsida ( För anställda och Info för studenter ) Prefekt/styrelse Prefekt / Studierektorer / administrativ samordnare Studierektorer för grundutbildningen och lärarutbildningen, Koordinatorer, Webmaster Studierektorer/ studievägledare/ administrativ samordnare/kursadministratör Kränkande särbehandling Jämställdhets- och Prefekt
trakasserier jämlikhetsplan. Information till all personal och studenter; uppmuntra personalen och studenterna att anmäla när man ser eller själv upplever kränkande särbehandling Sociala event: Kick off i början av terminen Personal/informationsmöten varje torsdag. Fulbrightföreläsning Promotioner Julbord/våravslutning Kick off masterstudenter English Society After work den första torsdagskvällen i månaden Jämställdhetsombud Skyddsombud All personal 6 Vid behov, t ex vid sjukdom, stressrealterade problem, uppmanas anställda att kontakta Länshälsan, http://.lanshalsan.se/kontakta-oss.php, för råd och hjälp. Vid kontakt ange att du är anställd eller arbetar som doktorand vid engelska institutionen,. Planerade åtgärder 2011-2012 Planerade åtgärder som institutionen särskilt ska beakta under 2011 och 2012 är följande: - Fortsätta med medarbetarsamtal årligen: Ansvarig : prefekt - Befattningsbeskrivningar revideras vid behov. Ansvarig: prefekt - Jämställdhetsplan uppdateras för 2011-2013 och utökas med likabehandlingsplan. Ansvarig: Jämställdhetsgruppen
- Skyddsrond ska genomföras av administrativ samordnaren och skyddsombudet. 7 - Brandrond för all personal. Ansvarig: skyddsombud och administrativa samordnaren - Hemsidan och anslagstavlorna ses över fortlöpande. Ansvarig: prefekt, WPA kursadministratör - Förbättra och effektivisera informationen på personalmötena. Ansvarig: prefekt - Ytterligare rekryteringar av lärarpersonal. Ansvarig: prefekt - Faculty Forum där lathundar/riktlinjer etc för nya lärare utarbetas. Ansvarig: prefekt, studierektorer, koordinatorer - Arbete med Mission statement pågår - Informationsbroschyr är under utarbetande Alla anställda på institutionen kan bidra till och har ansvar för att skapa en bra arbetsmiljö!