TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Johnny Lesseur 2016-03-04 SN 2016/0142.11.01 0480-450860 Socialnämnden Elektronisk ansökan ekonomiskt bistånd Förslag till beslut Socialnämnden beslutar att möjlighet till elektronisk ansökan av ekonomiskt bistånd ska införas inom socialtjänsten i Kalmar kommun. Införandet ska vara genomfört senast 2016-09-01. Bakgrund Den tekniska utvecklingen har nu nått till den punkt då det går att med bibehållande av en hög säkerhet ur såväl ett verksamhets- som ett sekretessperspektiv är möjligt att kunna införa elektronisk ansökan av ekonomiskt bistånd, som tjänst. Socialnämndens målgrupp för bistånd är mycket varierande, gällande såväl tillgång till tekniska hjälpmedel som gällande kunskap om den digitala tekniken. En växande andel av biståndstagarna är dock personer, som har såväl tekniska som kunskapsmässiga förutsättningar för en digital hantering av ansökan. Möjligheten till att helt manuellt kunna lämna en ansökan kommer ändå, åtminstone under en utvecklingsperiod, att behöva existera parallellt med den elektroniska ansökningsvägen. Förutsättningarna för införande av elektronisk ansökan har utretts av enhetscheferna Julia Lundin och Marie Jogestål. Resultatet av detta arbete presenteras i bifogad rapport. Ett beslut om införande av elektronisk ansökan kommer även att kräva överväganden kring hur arbetet med försörjningsstöd organiseras inom Socialförvaltningen. Dessa frågor kommer att hanteras inom det reguljära utvecklingsarbetet i förvaltningen. Johnny Lesseur Verksamhetschef Cecilia Frid Socialchef Bilaga E-ansökan försörjningsstöd Socialförvaltningen Vc Adress Box 834, 39128 Kalmar Tel 0480-45 00 00 vx Johnny.Lesseur@kalmar.se
Införande av elektronisk ansökan avseende ekonomiskt bistånd på socialförvaltningen i Kalmar 2016 Försörjningsstöd Socialförvaltningen Adress Box 834 Besök Nygatan 36 Tel 0480-45 00 00 vx
2 (7) Bakgrund Socialstyrelsen med flera arbetar sedan flera år tillbaka med vad som kommit att kallas för nationell e-hälsa. Tanken med arbetet är att socialtjänstens arbete som helhet ska fungera och förbättras med hjälp av e-tjänster. På detta sätt ska individen ha tillgång till lättillgänglig och kvalitetssäkrad information om bland annat vård och omsorg samt få åtkomst till dokumentation från sina insatser och behandlingar. Genom e-tjänster ökar möjligheten till delaktighet och självbestämmande utifrån personens egna förutsättningar. För personalen utgör en välfungerande och samverkande elektroniskt beslutstöd en möjlighet att hålla en hög kvalitet och säkerhet som underlättar i det dagliga arbetet. Ansökningar om ekonomiskt bistånd och bistånd i form av försörjningsstöd görs enligt tradition muntligt i kontakt med en socialsekreterare alternativt via skriftliga ansökningar förtryckta ansökningsblanketter. Under år 2015 har Utredningsenheten Försörjningsstöd arbetat med att införa Mina Sidor i arbetet. Det innebär att den enskilde individen, via e- legitimation, kan gå in och se om ansökan har registrerats, beräkning, om beslut har fattats och eventuella utbetalningar. Mottagningsenheten Försörjningsstöd kommer att införa Mina Sidor, ekonomiskt bistånd under början av 2016. Genom Utredningsenheten Försörjningsstöds arbete med Mina Sidor har behovet av att kunna handlägga ansökningar elektroniskt ökat och efterfrågats av kommuninvånarna. Under år 2015 har kostnaderna för försörjningsstöd ökat, nya mål har satts av socialnämndens ledamöter för arbetet år 2016 och socialtjänsten har en roll i arbetet som bedrivs i Kalmar med att sänka arbetslösheten med 50 %. Detta gör att arbetet med försörjningsstöd behöver utvecklas och en del i detta förändringsarbete är införande av elektronisk ansökan om ekonomiskt bistånd.
3 (7) Nuläge och önskat läge Idag arbetar båda försörjningsstödsenheterna traditionellt i arbetet med att bevilja bistånd och ge de sökande stöd i att bli självförsörjande. Mottagningsenheten har en utredningstid på i snitt 25 dagar vid alla nya ansökningar om försörjningsstöd (2015). Socialnämnden har antagit målet att utredningstiden i slutet av 2016 ska vara i snitt max 20 dagar medeltiden i Sverige är 15 dagar. Aktuellt mål för Utredningsenheten försörjningsstöds utredningstid är 7 dagar vad gäller kompletta ansökningar. För att arbetet ska kunna utvecklas så att handläggningstiderna förkortas på Mottagningsenheten och möjligheterna att få mer individuellt stöd för den enskilde att komma vidare mot egen försörjning av Utredningsenheten Försörjningsstöd behöver enheternas arbete utvecklas. Utredningsenheten Försörjningsstöd har under slutet av 2015 omorganiserat sig på så sätt att de numera specialiserar sig på olika åldersgrupper i tre olika team istället för att som tidigare arbeta i två team som arbetade med de som var 18-29 alternativt med de som var äldre än 30 år. Idag arbetar de tre teamen utifrån ålder på registerledare; 18-29 år, 30-44 år samt 45 år och uppåt. Enheten har blivit beviljad medel till att kunna anställa tre AVA tjänster under ett år. Detta för att kunna tillgodose det ökade behovet och för att skapa förutsättningar för socialsekreterarna att kunna möta varje enskild person i enskilda möten och samverkansmöten så att personen ökar sin egen försörjning så snart som möjligt. AVA-tjänsterna är i dagsläget inte tillsatta.
4 (7) Ansökningsförfarandet Ansökningar kommer att kunna lämnas på olika sätt: 1. Nya ansökningar ska kunna lämnas genom att: a. Den enskilde kontaktar socialtjänsten, socialsekreterare tar emot checklista som fördelas av enhetschef. Kallelse skickas till den enskilde med möjlighet till besök inom 1-2 veckor b. E-ansökan inkommer och fördelas av enhetschef till socialsekreterare. Socialsekreterare kontaktar den enskilde och bokar tid för besök. 2. Löpande ärenden: a. Blankett med ansökan lämnas in till socialsekreterare som gör bedömning om besök behöver bokas för att beslut ska kunna fattas b. E-ansökan inkommer till socialsekreterare som gör bedömning om besök behöver bokas. För att kunna effektivisera arbetet behöver en kopiator och eventuellt fler datorer ställas i väntrummet på Nygatan. Genom detta kan klienten kopiera sina handlingar och inga originalhandlingar behöver hanteras eller sändas åter av socialsekreterare. Mottagningens personal i receptionen kan vara behjälplig med hur e-ansökan fylls i via datorn i väntrummet (om den enskilde har en mobil e-legitimation) samtidigt som den enskilde lämnar in det underlag som behövs. Ansökan är då komplett när ärendet fördelas. Genom detta sparas tid att få in kompletterande handlingar. Införande av e-tjänster Enheter som påverkas av förändringen: De enheter som direkt påverkas av förändringen är de båda enheterna som arbetar med försörjningsstöd. Utöver detta påverkas administratörerna och Mottagning Barn- och vuxen som bemannar mottagningen. IT-samordnare inom socialtjänsten påverkas då införandet av ny modul görs i ProCapita samt verksamhetsutvecklarna då möjligheterna till att få ett bättre underlag för statistik ökar. Kostnadsuppskattning: Kostnaderna för inköp av modul via ProCapita och anpassning till Kalmar kommuns hemsida uppgår till 35 000 kronor. Utöver detta uppstår kostnader för utbildning av personal.
5 (7) Processgenomförande: Subgruppen Försörjningsstöd föreslås bli projekt ägare vad gäller införande av e-ansökningar. Processägare föreslås bli enhetschefer i Utredningsenheten Försörjningsstöd och Mottagning Försörjningsstöd samt ITsamordnare inom socialtjänsten Lena Nilsson. Enhetscheferna ansvarar för att genomföra processen i respektive enheten och anpassa arbetsformen utifrån nya möjligheter. Nyttorealisering: För att kunna utvärdera nyttorealisering på ett bra sätt behöver statistik tas fram utgångsvärden vad gäller utredningstid och målet att män och kvinnor med långvarigt och mycket långvarigt försörjningsstöd som bedöms ha arbetsförmåga minskar för klienter som är aktuella på Utredningsenheten Försörjningsstöd. Bedömning görs att handläggningstiderna kommer att förkortas och tid kommer att frigöras från administrativa arbetsuppgifter till fler personliga kontakter. Utifrån ett brukarperspektiv så bedöms den ökade tillgängligheten även öka klientens möjlighet att vara delaktig och självständig. Möjlighet att nå mål om ökad tillgänglighet ökar samt målet om att digitalisera e-tjänster. För chefer, politiker och verksamhetsutvecklare innebär utvecklingen av e-hälsa en möjlighet att följa verksamhetens resultat och att leda och styra resurser efter behov. Analys Motiv att införa e-ansökningar: Motivet till att införa e-tjänster tjänster är att den enskilde får en lättillgänglig och kvalitetssäkrad information om försörjningsstöd samt kan följa sin ansökan från ansökan till beslut. Detta innebär en ökad delaktighet för den enskilde. För personalen utgör ett välfungerande och samverkande elektroniskt beslutstöd en möjlighet att hålla en hög kvalitet och säkerhet som underlättar i det dagliga arbetet. Införandet av e-tjänster ökar också möjligheten att nå målet om kortare handläggningstider Koppling till verksamhetsuppdrag: Införandet av e-ansökningar kopplas till målen om ökad tillgänglighet, mål att införa digitaliserade e-tjänster och förkorta handläggningstider. Målgrupper och intressenter: Vid analysen har inte aktuell målgrupp tillfrågats. Dock har införandet av Mina Sidor gjort att allt fler har efterfrågat möjlighet
6 (7) att göra en digital ansökan. I takt med samhällets utveckling förutsätter allt fler personer att ansökningar kan göras digitalt. Kostnader per år: Inköp av modul 25 000 kr, anpassning till hemsidan 10 000 kr och månadskostnad 6500 kr = 113 000 kr år 1 och följande år 78 000 kr/år. Koppling till andra verksamheter: Verksamhetsutvecklare behöver kopplas på i arbetet med försörjningsstöd för att arbeta igenom den process som idag finns beskriven av arbetet. De utvecklingsområden som är påbörjade för år 2016 Mina sidor, ev e-ansökan, förändring i mottagningsarbetet och förändring i arbetet inom utredningsenheten försörjningsstöd kommer göra att processbeskrivningen behöver göras om. Ansökan behöver arbetas igenom och anpassas till att kunna fyllas i digitalt. Samtidigt behöver statistikarbetet utvecklas och hemsidan anpassas till rådande arbetssätt. Genom att vi identifierar klienters behov av insatser för att öka sin egenförsörjning behöver även statisk och uppföljning göras över vilka insatser som finns/görs idag och resultaten av dessa. Risker och hinder: Kö till kopiator Kö till socialsekreterare i Mottagning för första beslut om ekonomiskt bistånd Behov för att kunna genomföra förändringen: Inköp av ProCapita modul Utbilda personal i ny arbetssätt Utbilda administratörer som bemannar mottagning Inköp av kopiator samt eventuella datorer till väntrummet Anpassa hemsidan Planerat startdatum och testperiod: 1 april- 1 november 2016. Utvärdering görs november/december 2016
7 (7)