Frågor och svar för föreningar om nya ansökningsregler för aktivitetsbidrag från och med 1 januari 2017 Innehåll Generella frågor... 2 Vad är det som ändras 1 januari 2017?... 2 Vad behöver min förening göra innan 1 januari?... 2 Personnummer... 2 Varför ska ni ha medlemmarnas personnummer?... 2 Får ni kräva personnummer?... 3 Hur ger individer sitt medgivande till att deras personnummer använda för att söka bidrag?... 3 Hur kommer ni att hantera våra uppgifter?... 3 Hur gör vi med medlemmar som har skyddad identitet eller saknar personnummer?... 3 En medlem vill inte lämna ifrån sig personnummer hur gör vi?... 3 Vi hanterar personnummer redan idag, hur påverkar förändringen oss?... 3 Personer med funktionsnedsättning får de registreras med personnummer?... 4 E-tjänst... 4 Hur kommer vår förening igång med e-tjänsten?... 4 Kan jag få hjälp med att komma igång med e-tjänsten?... 4 Hur kan jag få hjälp med att ansöka i e-tjänsten?... 4 Varför kan vi inte göra det på blankett längre?... 4 Digital närvaro... 4 Hur gör vi för att registrera närvaro digitalt?... 4 Hur vet vi vilken leverantör vi ska välja?... 5
Generella frågor Vad är det som ändras 1 januari 2017? Ungdomsföreningar måste: ansöka om aktivitets- och lokalbidrag via e-tjänsten använda digitala närvarokort för närvaroregistrering redovisa personnummer på de medlemmar som finns med närvaroregistreringen Pensionärsföreningar måste: ansöka om aktivitets- och lokalbidrag via e-tjänsten sammanställa närvaro i e-tjänsten. Vad behöver min förening göra innan 1 januari? Ungdomsföreningar måste bestämma vilken leverantör av digitala närvarokort som de ska använda från och med 1 januari. Leverantören ska vara godkänd av Idrott & förening. Det finns ett tiotal att välja på (se mer under digital närvaro ). Vi rekommenderar ungdomsföreningar att börja informera medlemmar om det kommande kravet på personnummer. Det är föreningarnas ansvar att innan insamling av personnummer påbörjats ha informerat sina medlemmar om hur de kommer att hantera deras personnummer. De föreningar som inte har ett konto på Idrott & förenings e-tjänst måste också skapa ett sådant för att kunna göra ansökningar. Personnummer Varför ska ni ha medlemmarnas personnummer? Krav på personnummer införs för att förbättra kontrollen på utbetalda bidrag. Bidragen, som består av skattemedel, ska fördelas korrekt och hanteras ansvarsfullt. Insamlingen av personnummer gör exempelvis att föreningar, avsiktigt eller oavsiktligt, inte kommer kunna dubbelrapportera medlemmar eller rapportera medlemmar som inte existerar. Personnumren ger också bättre ett bättre underlag som kan användas när Idrott & förening ska planera nya anläggningar och fördela resurser till föreningslivet. Idrotts- och föreningsförvaltningen har fått uppdraget, som en del i arbetet för ett jämlikt Göteborg, att föreningsbidraget i framtiden ska fördelas utifrån föreningsmedlemmarnas socioekonomiska situation.
Får ni kräva personnummer? Ja. Som bidragsgivare har Idrott & förening rätt att sätta upp vilka kriterier som gäller för föreningar som vill söka bidrag. Att samla in personnummer kan antingen ske genom att personnummersägaren ger sitt medgivande alternativt att insamlingen är klart motiverad med hänsyn till ändamålet, vikten av säker identifiering eller något annat beaktansvärt skäl för att vara tillåten. I det här fallet sker insamlingen genom medgivande från personnummersägaren. Hur ger individer sitt medgivande till att deras personnummer används för att söka bidrag? Det är föreningen som är skyldiga att informera sina medlemmar om att personnumren kommer samlas in och hur de kommer hanteras. Detta görs lämpligen i samband med att medlemsavgiften betalas och medlemskapet förnyas. Om detta framförs tydligt (helst skriftligt) och medlemmen betalar in medlemsavgiften har denna gett sitt medgivande. Om er förening behöver stöd i hur ni kan hantera och informera kring personnummer är ni välkomna att kontakta Stöd & Service på Idrott & förening. Hur kommer ni att hantera våra uppgifter? Idrott & förening kommer att samla in personnumren vid ansökan om aktivitetsbidrag. Personnumren kommer inte finnas hos förvaltningen längre än nödvändigt. Efter kontroller och nödvändiga körningar är gjorda kommer personnumren raderas. Personnumren döljs i systemet vilket innebär att varken handläggare eller någon annan kan se dem. Endast behörig chef kan vid särskilda tillfällen komma åt personnumren. Vi kommer aldrig lämna ut personnumren till tredje part. Hur gör vi med medlemmar som har skyddad identitet eller saknar personnummer? Personer utan svenskt medborgarskap eller personer med skyddad identitet kan inte uppge personnummer på samma vis som andra, men det går att få bidrag för dessa personer. I de fall svenskt personnummer saknas ska skrivs istället 10010 för pojkar och 10000 för flickor. Detta är ett etablerat arbetssätt för andra kommuner som idag hanterar personnummer. En medlem vill inte lämna ifrån sig personnummer hur gör vi? Det är viktigt att föreningen informerar medlemmarna om varför personnumren måste uppges och hur uppgiften kommer hanteras av föreningen. Genom att föreningen hanterar uppgifterna på ett säkert och korrekt sätt minskar risken att en medlem inte vill lämna sitt personnummer. Det kan handla om att föreningen inte lämnar ut uppgifterna till försäljare eller andra aktörer. Medlemmar som anges i närvaroregistreringen utan personnummer genererar inget bidrag, om det inte gäller en utländsk person eller person med skyddad identitet. Vi hanterar personnummer redan idag, hur påverkar förändringen oss? För föreningar som redan idag anger personnummer på sina digitala närvarokort blir det inga förändringar.
Personer med funktionsnedsättning får de registreras med personnummer? Funktionsnedsättning redovisas till idrott & förening för att det inom aktivitetsbidrag inte finns någon övre åldersgräns för den målgruppen. Tanken är att dock att information om funktionsnedsättning inte ska kopplas till specifika individer utan anges på gruppnivå. E-tjänst Hur kommer vår förening igång med e-tjänsten? För att ansöka om bidrag via e-tjänsten behöver föreningens ordförande eller kassör skapa ett personligt konto på www.bok.goteborg.se. För att sedan koppla kontot till föreningen tar föreningens ordförande eller kassör (en av dem räcker) med sig id-kort och årsmötesprotokoll och visar upp dessa på idrotts- och föreningsförvaltningen på Nedre Kaserngården 1, Kviberg. Man får då en aktiveringskod. Den som tagit emot aktiveringskoden kan nu gå in i e-tjänsten och koppla sitt personliga konto till föreningens. Detaljerade instruktioner för att skapa ett konto och söka bidrag i e-tjänsten finner ni här. Kan jag få hjälp med att komma igång med e-tjänsten? Det finns flera sätt att få hjälp med att komma igång med e-tjänsten: Delta på någon av de utbildningar som anordnas under hösten. För datum håll utkik på www.bok.goteborg.se. Support via telefon. Ring 031-368 20 00 mellan 7-18 på vardagar. Boka ett möte med en konsulent. Under perioden april till november kan föreningen få hjälp antingen på Idrott & förenings kontor på Kviberg eller i föreningens egen lokal, förutsatt att föreningen har tillgång till dator med uppkoppling. Ring 031-368 20 00 eller skicka e-post till idrottoforening@ioff.goteborg.se för att boka en konsulent! Hur kan jag få hjälp med att ansöka i e-tjänsten? Instruktion för hur du ansöker om bidrag i e-tjänsten hittar ni här Ni kan alltid få hjälp med ansökan i e-tjänsten via vår telefonsupport som nås på 031-368 20 00. Varför kan vi inte göra det på blankett längre? Hanteringen med pappersblanketter är tidskrävande för både kommunen och för föreningarna. Digitala handlingar ger ett bättre underlag och förenklar administrationen. Digital närvaro Hur gör vi för att registrera närvaro digitalt? Ungdomsföreningar väljer någon av de leverantörer som är godkända av Idrott & förening och därmed fungerar ihop med e-tjänsten. De leverantörer som för närvarande samarbetar med Idrott &
förening är: IdrottOnline, Laget.se, Svenskalag, SportAdmin, Myclub, Sportnik, @medlem, Attendance2 och Xenophon. Support för närvaroregistreringen får du av respektive leverantör. Pensionärsföreningar, som har en förenklad närvarosammanställning, behöver inte använda någon extern leverantör utan gör hela processen i e-tjänsten. Instruktioner för hur ansökan görs hittar ni här. Hur vet vi vilken leverantör vi ska välja? Ungdomsföreningar väljer någon av de leverantörer som är godkända av Idrott & förening och därmed fungerar ihop med e-tjänsten. Se vilka här. Idrott & förening arrangerar en mässa under hösten där föreningar har chansen att träffa alla leverantörer samtidigt och på så vis skaffa sig en bra bild av vad de har att erbjuda. Att prata med andra föreningar som redan använder externa leverantörer är ett annat bra tips!